PEDOMAN PENGORGANISASIAN

INSTALASI REKAM MEDIK

Disusun oleh:
Rumah Sakit Universitas Muhammadiyah Malang

RUMAH SAKIT UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH MALANG

Alamat : Jl. Raya Tlogomas No. 45 Malang 65144
Telp. (0341) 561666, 561627
hospital@umm.ac.id

1
 DAFTAR ISI
DAFTAR ISI..................................................................................................................... 2

................................................................................................................................. 4

................................................................................................................................ 5

2.1. SEJARAH BERDIRI ................................................................................... 5

2.2. LOKASI DAN KEDUDUKAN ................................................................. 5

2.3. ASPEK LEGAL ............................................................................................ 6

2.4. GAMBARAN PELAYANAN .................................................................... 6

.............................................................................................................................. 8

.............................................................................................................................. 9

.............................................................................................................................. 11

5.1. Kepala Instalasi Rekam Medis ............................................................... 11

5.2. Koordinator Pendaftaran IGD dan Rawat Inap .................................. 17

5.3. Koordinator Pendaftaran Rawat Jalan .................................................. 21

5.4. Koordinator Indeks Kode Pengyakit & Assemblin ........................... 26

5.5. Koordinator Filing, dan Distribusi ........................................................ 28

5.6. Koordinator Statistik dan Pelaporan..................................................... 30

5.7. Pelaksana Pendaftaran IGD dan Rawat Inap ...................................... 33

5.8. Pelaksana Pendaftaran rawat jalan........................................................ 37

5.9. Pelaksana Pengolahan Data Rekam Medis.......................................... 40

5.10. Pelaksana Pelayanan Berkas Rekam Medis ...................................... 44

2
 5.11. Pelaksana Pelaporan Data Rekam Medis ........................................... 48

............................................................................................................................ 50

TATA HUBUNGAN KERJA....................................................................................... 50

........................................................................................................................... 51

POLA KETENAGAAN DAN KUALIFIKASI PERSONIL ................................... 51

3
 PENDAHULUAN

Rumah Sakit Umum Universitas Muhammadiyah Malang merupakan

unit pelayanan kesehatan dan merupakan Institusi Pelayanan Kesehatan yang
turut berperan dalam pelaksanaan sistem kesehatan nasional.
Sebagai Rumah Sakit dengan latar belakang Islami, Rumah Sakit Umum
Universitas Muhammadiyah Malang terpanggil untuk melayani semua lapisan
masyarakat tanpa memandang latar belakang suku, sosial dan budaya dengan
perilaku Islami serta selalu berusaha meningkatkan mutu layanannya untuk
dapat memuaskan pelanggannya.
Tidak kurang dari 20 sarana kesehatan di Kota dan Kabupaten Malang
bersaing dalam pelayanan kesehatan. Dengan keberadaan kompetitor sebanyak
itu Rumah Sakit Umum Universitas Muhammadiyah Malang dituntut untuk
selalu berupaya meningkatkan kualitas pelayanan secara prima, menciptakan dan
menyajikan ciri khas produk layanan dalam jenis maupun sifat pelayanannya
sehingga mampu mempertahankan bahkan meningkatkan minat masyarakat
untuk memanfaatkan pelayanan yang tersedia.
Sebagai pedoman operasional penyelenggaraan kegiatan Rumah Sakit
Umum Universitas Muhammadiyah Malang, perlu ditetapkan suatu kebijakan
manajemen yang bersifat komprehensif, yang mengacu pada standar pelayanan
rumah sakit yang ditetapkan oleh Departemen Kesehatan (DEPKES) RI dimana di
dalamnya tercantum jenis pelayanan inti rumah sakit. Buku pedoman manajemen
ini akan terus dievaluasi sesuai dengan perkembangan sistem pelayanan
kesehatan nasional, guna meningkatkan kualitas pelayanan dengan mengacu
pada kendali mutu dan kendali biaya rumah sakit.

4
 GAMBARAN UMUM

2.1. SEJARAH BERDIRI

Rumah Sakit Umum Universitas Muhammadiyah Malang mulai
dibangun pada tahun 2009. Proses pembangunannya mulai di proses setelah
mendapatkan Ijin Mendirikan Pembangunan (IMB) dari Pemerintah
Kabupaten Malang melalui unit terpadu perijinan Nomor :
180/058989/IMB.421.302/2009. Pada bulan Oktober 2012 Rumah Sakit Umum
Universitas Muhammadiyah Malang mendapatkan ijin mendirikan rumah
sakit dari Dinas Kesehatan Kabupaten Malang dengan nomor
:503.1/83/421.103/2012. Kemudian pada tanggal 20 Juni 2013 Rumah Sakit
Umum Universitas Muhammadiyah Malang mendapatkan Ijin Operasional
Rumah Sakit Sementara dengan nomor : 180/0006/IORS/421.302/2013.
Rumah Sakit Umum Universitas Muhammadiyah Malang diresmikan
pada tanggal 17 Agustus 2013 bertepatan dengan hari kemerdekaan Republik
Indonesia yang ke 68. Rumah Sakit Umum Universitas Muhammadiyah
Malang merupakan sarana penunjang pendidikan dan merupakan salah satu
profit center dari Universitas Muhammadiyah Malang. Lokasi rumah sakit
tidak jauh dari kampus 3 Universitas Muhammadiyah Malang, yaitu
tepatnya di sebelah timur terminal Landungsari. Berdiri diatas tanah seluas
9 hektare dan memiliki bangunan utama 6 lantai dan beberapa bangunan
gedung penunjang setinggi 5 lantai dan gedung rawat inap setinggi 3 lantai.
Bentuk bangunan yang megah dan mewah dengan ciri khas arsitektur
tiongkok, menjadikan Rumah Sakit Umum Universitas Muhammadiyah
Malang mudah dikenali.

2.2. LOKASI DAN KEDUDUKAN

Lokasi Rumah Sakit Umum Universitas Muhammadiyah Malang terletak

ditempat yang sangat strategis yaitu di Jl. Raya Tlogomas No.45 Malang, di
Kelurahan Landungsari Kecamatan Dau Kota Malang.

5
2.3. ASPEK LEGAL

Rumah Sakit Umum Universitas Muhammadiyah Malang adalah

Rumah Sakit Kelas C yang terakreditasi perdana. Pengesahan Rumah Sakit
Umum Universitas Muhammadiyah Malang sebagai Rumah Sakit kelas C
tertuang dalam Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia nomor
HK.02.03/1/2560/2014 tertanggal 05 September 2014 dengan penetapan
Rumah Sakit Umum Universitas Muhammadiyah Malang sebagai RS Umum
swasta dengan klasifikasi utama setara dengan kelas C. Adapun ditinjau dari
legalitas Rumah Sakit Umum Universitas Muhammadiyah Malang telah
memiliki ijin baik yang lama maupun baru. Adapun perijinan – perijinan
tersebut adalah sebagai berikut :
1. Ijin Mendirikan Bangunan No. 180/058989/IMB.421.302/2009
2. Ijin Mendirikan Bangunan No. 180/00007/IMB-5/421.302/2011
3. Ijin Mendirikan Bangunan No. 640/0849/35.73.407/2011
4. Ijin Operasional No. 180/0010/10RS/421.302/2014
5. Ijin Gangguan No. 503/0318/HO/421.302/2015

2.4. GAMBARAN PELAYANAN

Rumah Sakit Umum Universitas Muhammadiyah Malang menyediakan

layanan kesehatan meliputi :
1. Layanan Medis dan Keperawatan
a. Layanan Gawat Darurat untuk triage, kedaruratan bedah dan non
bedah.
b. Layanan Rawat Inap.
c. Layanan Perawatan Khusus yaitu Perawatan Intensif Care Unit,
Kamar Operasi, Kamar Bersalin, Perinatologi dan Isolasi.
d. Layanan Rawat Jalan yaitu poliklinik umum, poliklinik spesialis,
klinik ibu dan anak, poliklinik gigi dan konsultasi gizi.
e. Layanan Pemeriksaan Kesehatan ( General Check Up ).
2. Layanan Penunjang Medis

6
 a. Layanan Laboratorium,
b. Layanan Radiologi,
c. Layanan CT-Scan,
d. Layanan Farmasi,
e. Layanan Gizi.
3. Layanan Administrasi
a. Layanan Administrasi Perkantoran,
b. Layanan Administrasi Keuangan,
c. Layanan Rekam Medik, dan
d. Layanan Pendidikan dan Pelatihan.
4. Layanan Pendukung
a. Layanan Kerohanian Islam.
b. Layanan Konsultasi Gizi.
c. Layanan Pemulasaraan Jenazah dan Ambulance.
d. Layanan Kantin.
e. Hot Spot Area.

7
 VISI, MISI DAN MOTTO RUMAH SAKIT

Visi RS-UMM
Menjadi rumah sakit pilihan masyarakat dengan keunggulan dalam
pelayanan kesehatan komprehensif, bermutu tinggi, aman, dan efektif.

MISI RS-UMM :
1. Menyelenggarakan pelayanan kesehatan secara utuh, terpadu, dan
bermutu serta minimalisasi kejadian infeksi.
2. Menyelenggarakan manajeman dan peningkatan kualitas sumber daya
manusia.
3. Penguasaan ilmu dan teknologi serta pengembangan pelayanan
unggulan.
4. Memperhatikan dan merespon keluhan / kritik dan hak pasien beserta
keluarga.
5. Menjadi tempat pendidikan dan pelatihan tenaga kesehatan dalam rangka
meningkatkan derajat kesehatan masyarakat.

MOTTO :
Layananku Pengabdianku

8
 VISI, MISI, FALSAFAH, NILAI, DAN TUJUAN
INSTALASI REKAM MEDIS (IRM)

1. Visi Instalasi Rekam Medis

Memberikan pelayanan informasi yang cepat, tepat dan akurat.
2. Misi Instalasi Rekam Medis
Meningkatkan kualitas hidup manusia dengan cara memberikan
pelayanan informasi yang cepat, tepat dan akurat
3. Falsafah Instalasi Rekam Medis
Dokumen pasien yang akurat merupakan dasar untuk menentukan pelayanan
kesehatan bagi pasien
4. Nilai Instalasi Rekam Medis adalah CITRA, yaitu
a) C : Cepat
Memberikan pelayanan secara cepat kepada mitra kerja, pasien dan
keluarga
b) I : Inofatif
Inofatif dalam pelayanan admisnistratif dan informasi kesehatan
c) T : Tepat dan Terpercaya
Menunjang terciptanya tertib administrasi yang tepat dan terpercaya
dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan di rumah sakit
d) R : Rahasia
Kerahasiaan informasi medis pasien aman dan terjaga dengan baik.
e) A : Akurat
Informasi yang dikeluarkan selalu akurat.
5. Tujuan Rekam Medis
Tujuan rekam medis adalah menunjang tercapainya tertib administrasi
dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan di rumah sakit.
Tanpa didukung suatu sistem pengelolaan rekam medis yang baik dan
benar, mustahil tertib administrasi rumah sakit akan berhasil
sebagaimana diharapkan, sedangkan tertib administrasi merupakan

9
 salah satu faktor yang menentukan di dalam upaya pelayanan
kesehatan di rumah sakit
STRUKTUR ORGANISASI INSTALASI REKAM MEDIS
Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit Umum Universitas Muhammadiyah Malang
dipimpin oleh Kepala Instalasi Rekam Medis yang membawahi 4 koordinator
yaitu koordinator tempat pendafataran pasien rawat inap dan IGD, Koordinator
tempat pendaftaran rawat jalan, koordinator indeks kode penyakit dan
assembling, koordinator penyimpanan dan distribusi dokumen rekam medis dan
koordinator statistik dan pelaporan.

Direktur

Direktur Pelayanan

BIDANG PENUNJANG MEDIS

Ka. Instalasi RM

Koor. TPP Koor. TPP Koor. Indeks Kode Koor. Koor.

Rawat Inap Rawat Jalan Pengyakit & Penyimpanan & Statistik &
dan IGD Assembling Distribusi RM Pelaporan

Staff Staff Staff Staff Staff

Staff Staff Staff Staff Staff

10
 URAIAN JABATAN

5.1. Kepala Instalasi Rekam Medis

Nama Jabatan : Kepala Instalasi Rekam Medis

Unit Kerja : Penunjang Medis
Ikhtisar Jabatan :
a) Membuat dan mengevaluasi sistem, Pedoman, SPO, Juknis
kegiatan pelayanan rekam medis, meliputi penerimaan pasien,
pencatatan, pengelolaan data medis, penyimpanan dan
pengambilan data medis.
b) Membagi tugas, memberikan petunjuk serta menyelia pelaksanaan
tugas bawahan, mengatur shift dinas, jadwal cuti, libur, membuat
permintaan kebutuhan sumber daya, ATK, ART, kebutuhan lain
untuk pelaksanaan kegiatan Instalasi Rekam Medis di Rumah Sakit
Umum Universitas Muhammadiyah Malang.
c) Merencanakan sumber daya untuk pelaksanaan kegiatan,
mengevaluasi kebutuhan sumber daya yang dipergunakan.
d) Membuat laporan kinerja pelayanan rumah sakit, sebagai dasar
perencanaan, mengolah data menjadi informasi sebagai penunjang
pengambilan keputusan manajemen.
Uraian Tugas :
a) Menyusun sistem dan SPO, tentang :
 Penerimaan pasien.
 Pencatatan rekam medis.
 Pengelolaan data medis.
 Penyimpanan berkas rekam medis.
 Pengembalian dan pendistribusian berkas rekam medis.
b) Membuat dan mengevaluasi sistem penerimaan pasien rawat jalan
dan rawat inap.
c) Membuat dan mengevaluasi prosedur pencatatan rekam medis..

11
d) Merencanakan dan menetapkan formulir rekam medis.
e) Merencanakan dan mengevaluasi sistem dan prosedur
penyimpanan berkas rekam medis.
f) Merencanakan dan mengevaluasi sistem dan prosedur
peminjaman dan pendistribuasian berkas rekam medis.
g) Merencanakan dan membuat kriteria dalam rangka retensi berkas
rekam medis.
h) Memeriksa kebenaran kode penyakit dan kode tindakan medis.
i) Membuat dan menyajikan laporan kegiatan medis rumah sakit
untuk kepentingan manajemen maupun pihak lain yang
berkepentingan.
j) Membuat laporan dan analisa data morbiditas, mortalitas dan
tindakan operasi.
k) Melaksanakan penilaian terhadap rekam medis in aktif untuk
menilai berkas rekam medis bernilai guna atau tidak.
l) Merencanakan kebutuhan sumber daya yang dibutuhkan untuk
penyelenggaraan rekam medis di rumah sakit.
m) Membuat jadwal kerja, mengatur shift dinas, jadwal cuti dan libur.
n) Membuat permintaan kebutuhan sumber daya, ATK, ART,
kebutuhan lain untuk pelaksanaan kegiatan Instalasi Rekam Medis
di Rumah Sakit Umum Universitas Muhammadiyah Malang.
o) Membuat laporan intern dan ekstern rumah sakit secara berkala
serta analisanya.
p) Membuat uraian pekerjaan bagi bawahan.
q) Mengawasi terhadap pelaksanaan kegiatan.
r) Memeriksa laporan kegiatan kunjungan rawat jalan, inap dan
penunjang sebagai bahan pelaporan dan analisa.
s) Menyelesaikan masalah yang timbul di lingkungan Instalasi
Rekam Medis sehubungan dengan kegiatan pelayanan yang tidak
dapat diselesaikan oleh bawahan.

12
 t) Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan langsung atau
yang terkait dengan kegiatan Instalasi Rekam Medis.

Hasil Kerja :
a) SPO, Juknis kegiatan penerimaan, pencatatan, pengelolaan data
medis, penyimpanan dan pengambilan data medis.
b) Uraian tugas bawahan.
c) Petunjuk kerja bawahan.
d) Supervisi pelaksanaan tugas bawahan.
e) Laporan intern dan ekstern yang sudah tercetak.Rencana kerja dan
anggaran kebutuhan Instalasi Rekam Medis.
f) Program kerja, pelaksanaan dan evaluasi kegiatan
penyelenggaraan rekam medis.

Tanggung jawab :
a) Ketepatan dan kesesuaian rencana dan tata kerja di Instalasi
Rekam Medis.
b) Ketepatan dan kebenaran pelaksanaan kegiatan:
 Admission Dan Registrasi
 Assembling dan indeks kode penyakit.
 Statistik dan pelaporan rumah sakit.
 Penyimpanan dan pendistribusian berkas rekam medis Yang
sesuai dengan SPO, Juknis yang ditetapkan
c) Ketepatan dan kesesuaian rencana kebutuhan sumber daya
dengan realisasi.
d) Kebenaran dan ketepatan laporan kepada managemen.

Wewenang :
a) Menilai, menegur dan memotivasi bawahan di Instalasi Rekam
Medis.

13
 b) Mengatur rencana kegiatan penyelenggaraan Instalasi Rekam
Medis.
c) Meminta arahan dari atasan.
d) Meminta masukan dari bawahan dan unit kerja lain yang terkait.
e) Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan.

Bahan Kerja :
a) Kebijakan, pedoman, Juknis Depkes RI.
b) Informasi langsung tak langsung tentang kegiatan bawahan.
c) Informasi pengajuan usulan, jadwal dinas dan cuti di Instalasi
Rekam Medis.
d) Laporan kasus yang menyangkut pelayanan terhadap pasien dari
bawahan.

Perangkat Kerja :
a) Komputer & ATK.
b) Telepon.
Sifat Jabatan :
Jabatan struktural yang dikerjakan pada jam kerja rumah sakit, yaitu :
Senin – Jumat : jam 08.00 - 16.00
Sabtu : jam 08.00 – 13.00.

Nama Bawahan Langsung :

a) koordinator Pendaftaran Rawat Jalan
b) koordinator Pendaftaran Rawat Inap
c) koordinator Idex dan Coding dan Assembling
d) koordinator Filling dan Distribusi
e) koordintor Statistik dan Pelaporan

Korelasi Jabatan :

14
N JABATAN UNIT DALAM HAL
O ORGANISASI

1Ka. Instalasi Rekam Medis Penunjang Medis Pelaporan

Pengarahan
2koordinator Pendaftaran Instalasi Rekam Penugasan
Rawat Jalan Medis Pengkoordinasian
kegiatan
3koordinator Pendaftaran Instalasi Rekam Penugasan
Rawat Inap dan IGD Medis Pengkoordinasian
kegiatan
koordinator Idex dan Instalasi Rekam Penugasan
Coding dan Assembling Medis Pengkoordinasian
kegiatan
koordinator Filling dan Instalasi Rekam Penugasan
Distribusi Medis Pengkoordinasian
kegiatan
koordintor Statistik dan Instalasi Rekam Penugasan
Pelaporan Medis Pengkoordinasian
kegiatan
6 Karu Instalasi Rawat Jalan Bagian Koordinasi tentang
Keperawatan pelayanan registrasi
pasien.
8 Karu Instalasi Rawat Inap Bagian Koordinasi tentang
Keperawatan pelayanan registrasi
rawat inap
9 Karu Instalasi Gawat Bagian Koordinasi tentang
Darurat Keperawatan pelayanan registrasi
pasien
1 Karu Logistik Bagian Umum Pengadaan ATK
0

15
 1 Kepala Unit lain yang Bagian lain yang Koordinasi tugas
1 terkait terkait

Kondisi Lingkungan Kerja :

NO ASPEK FAKTOR

1 Tempat kerja : Ruang Diruang tertutup

pengolahan data rekam medis
Resiko Bahaya :
NO ASPEK FAKTOR

1 Stress manajerial Tanggung jawab dan beban

pelaksanaan tugas

Syarat Jabatan :
NO JENIS PELATIHAN PENGALAMAN
PENDIDIKAN

1 Minimal DIII - Pelatihan ICD 10 - Pengalaman di

Rekam - Pelatihan Pelaporan Rekam Medis min 5
Medis. Rumah Sakit tahun.
- Pelatihan manajerial
rumah sakit

Upaya Fisik :
1. Duduk : sering
2. Berdiri : sering
3. Berjalan : sering
4. Memegang : sering

Kondisi Fisik :
1. Jenis Kelamin : laki-laki/wanita
2. Berbadan : sehat jasmani dan rohani
3. Umur minimal : 22 tahun

16
5.2. Koordinator Pendaftaran IGD dan Rawat Inap

Nama Jabatan : Koordinator Pendaftaran IGD dan Rawat Inap

Unit Kerja : Instalasi Rekam Medis
Ikhtisar Jabatan :
a) Membuat dan mengevaluasi sistem, Pedoman, SPO, Juknis
kegiatan pelayanan Pendaftaran IGD dan Rawat Inap.
b) Membagi tugas, memberikan petunjuk serta menyelia pelaksanaan
tugas bawahan, mengatur shift dinas, jadwal cuti, libur, membuat
permintaan kebutuhan sumber daya, ATK, ART, kebutuhan lain
untuk pelaksanaan kegiatan Pendaftaran IGD dan Rawat Inap di
Rumah Sakit Umum Universitas Muhammadiyah Malang.
Uraian Tugas:
a) Merencanakan sumber daya untuk pelaksanaan kegiatan,
mengevaluasi kebutuhan sumber daya yang dipergunakan,
membuat laporan realisasi volume kegiatan pelayanan, sebagai
dasar perencanaan, mengolah data menjadi informasi sebagai
penunjang pengambil keputusan Kepala Rekam Medis.
b) Melaporkan kegiatan harian dan permasalahan di lapangan serta
tindakan yang sudah dilaksanakan kepada Kepala Rekam Medis
c) Mengkoordinir pelayanan rekam medis yang meliputi Pendaftaran
IGD dan Pendaftaran Rawat Inap
d) Menyampaikan data kinerja pelayanan rekam medis yang meliputi
pendaftaran IGD/rawat inap.
e) Membantu Kepala Rekam Medis dalam memantau kinerja petugas
pelayanan rekam medis yang meliputi petugas pendaftaran
IGD/rawat inap
f) Membantu Kepala Rekam Medis dalam memastikan pelayanan
rekam medis berjalan sesuai SOP dan jadwal yang ditetapkan
g) Membuat Jadwal Jaga pendaftaran IGD/rawat inap dengan
persetujuan Kepala Instalasi Rekam Medis
h) Melaksanakan kegiatan pelayanan pendaftaran IGD/rawat inap.

17
 i) Melaksanakan koordinasi yang diperlukan terhadap pihak lain
dalam hal pelayanan pendaftaran IGD/rawat inap.
j) Menghadiri rapat rutin di lingkungan pendaftaran IGD/rawat
inap.
k) Melaksanakan tugas yang diberikan oleh Kepala Instalasi Rekam
Medis dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas rumah sakit
l) Menyelesaikan masalah yang timbul di lingkungan Pendaftaran
Rawat Jalan sehubungan dengan kegiatan pelayanan yang tidak
dapat diselesaikan oleh bawahan
Hasil Kerja :
a) SPO Juknis kegiatan penerimaan, pencatatan, pendistribusian berkas
rekam medis.
b) Uraian tugas bawahan.
c) Petunjuk kerja bawahan.
d) Rencana kerja dan anggaran kebutuhan Pendaftaran IGD dan Rawat
Inap
e) Program Kerja, pelaksanaan dan evaluasi kegiatan pelayanan
Pendaftaran IGD dan Rawat Inap
f) Pelaporan kegiatan harian dan permasalahan di lapangan serta
tindakan yang sudah dilaksanakan kepada RSU. Universitas
Muhammadiyah Malang.
Tanggung Jawab :
a) Kegiatan dan kesesuaian rencana dan tata kerja di Pendaftaran IGD
dan Rawat Inap
b) Ketetapan dan kebenaran pelaksanaan kegiatan :
 Penerimaan pasien.
 Pencatatan rekam medis.
c) Ketetapan dan kesesuaian rencana kebutuhan sumber daya dengan
realisasi.
d) Kelancaran dan kebenaran pelayanan pendaftaran pasien rawat jalan

18
 e) Kelancaran dan kebenaran pengiriman berkas rekam medis sampai
di poliklinik dan ruang perawatan.
f) Kebenaran dan ketetapan informasi pelayanan yang diberikan
kepada pasien.
g) Kebenaran laporan kunjungan pasien rawat inap.
h) Kebenaran pembatalan pendaftaran pasien rawat inap
i) Kebenaran laporan kegiatan harian.
j) Keadilan pembagian dinas shift bawahan.
Wewenang :
a) Menilai, menegur, memberi sanksi dan motivasi bawahan di bagian
Pendaftaran IGD dan Rawat Inap
b) Mengatur rencana kegiatan penyelenggaraan registrasi.
c) Meminta arahan dari atasan.
d) Meminta masukkan dari bawahan dan Instalasi kerja lain yang
terkait.
e) Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan.
f) Menilai, menegur, memberi motivasi bawahan.
g) Mengatur kegiatan Pendaftaran IGD dan Rawat Inap.
h) Mengusulkan alternatif pemecahan masalah.
BAHAN KERJA
a) Kebijakan, pedoman, juknis Depkes RI.
b) Kebijakan pengelolaan SDM Rumah Sakit Umum Universitas
Muhammadiyah Malang.
c) Pencatatan realisasi kegiatan pelayanan.
d) Pencatatan realisasi kebutuhan sumber daya.
PERANGKAT KERJA :
a) Komputer
b) Telepon
c) ATK
d) SOP
SIFAT JABATAN :

19
 Dikerjakan pada jam kerja rumah sakit, yaitu :
Dinas shift pagi : Jam 07.00 – 14.00 WIB
Dinas shift siang : Jam 14.00 – 21.00 WIB
Dinas shift Malam : Jam 21.00 – 07.00 WIB

Nama Bawahan Langsung :

Staf Pendaftaran IGD dan Rawat Inap

Korelasi Jabatan :
NO JABATAN UNIT ORGANISASI DALAM HAL

1 Ka. Instalasi Rekam Penunjang Medis Pelaporan

Medis Pengarahan
2 Koordinator TPP Rawat Instalasi Rekam Pengkoordinasian
jalan Medis kegiatan
3 Karu Instalasi Rawat Inap Bagian Keperawatan Koordinasi tentang
pelayanan registrasi RI
4 Karu Instalasi Rawat Bagian Keperawatan Koordinasi tentang
Jalan pelayanan registrasi RJ
5 Karu Intalasi Gawat Bagian Keperawatan Koordinasi tentang
Darurat pelayanan registrasi IGD
6 Unit lain yang terkait Bagian yang terkait Koordinasi tugas

Kondisi Lingkungan Kerja :

NO ASPEK FAKTOR

1 Tempat kerja : Admission dan Diruang terbuka, umum dan berAC

Registrasi

Resiko Bahaya :
NO ASPEK FAKTOR

20
 1 Stress manajerial Tanggung jawab dan beban pelaksanaan
tugas

Syarat Jabatan :
NO JENIS PELATIHAN PENGALAMAN
PENDIDIKAN
1 DIII Rekam - Pelatihan Rekam Medis. -Pengalaman di Admission
Medis/SLTA - Pelatihan Customer dan Registrasi min 2 tahun.
Plus Service.

Upaya Fisik :
Duduk : sering
Berdiri : sering
Berjalan : sering
Memegang : sering

Kondisi Fisik :
Jenis Kelamin : laki-laki/wanita
Berbadan : sehat jasmani dan rohani
Umur minimal : 21 tahun

5.3. Koordinator Pendaftaran Rawat Jalan

Nama Jabatan : Koordinator Pendaftaran Rawat Jalan

Unit Kerja : Instalasi Rekam Medis
Ikhtisar Jabatan :
a) Membuat dan mengevaluasi sistem, Pedoman, SPO, Juknis
kegiatan pelayanan Pendaftaran Rawat Jalan.
b) Membagi tugas, memberikan petunjuk serta menyelia pelaksanaan
tugas bawahan, mengatur shift dinas, jadwal cuti, libur, membuat
permintaan kebutuhan sumber daya, ATK, ART, kebutuhan lain

21
 untuk pelaksanaan kegiatan Pendaftaran Rawat Jalan di Rumah
Sakit Umum Universitas Muhammadiyah Malang.
URAIAN TUGAS :
a) Menyusun sistem dan SPO, tentang :
 Penerimaan pasien.
 Laporan kinerja produktivitas, mutu dan efisiensi.
b) Membuat dan menyajikan laporan kegiatan pelayanan rawat jalan
untuk kepentingan manajemen maupun pihak lain yang
berkepentingan.
c) Merencanakan kebutuhan sumber daya yang dibutuhkan untuk
penyelenggaraan Pendaftaran Rawat Jalan di rumah sakit.
d) Mengawasai terhadap pelaksanaan kegiatan.
e) Memeriksa laporan kegiatan kunjungan rawat jalan, dan peunjang
sebagai bahan pelaporan dan analisa.
f) Menyelesaikan masalah yang timbul di lingkungan Pendaftaran
Rawat Jalan sehubungan dengan kegiatan pelayanan yang tidak
dapat diselesaikan oleh bawahan.
g) Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan langsung atau
yang terkait dengan kegiatan Pendaftaran Rawat Jalan.
h) Mengatur kegiatan pendaftaran pasien rawat jalan
i) Mengawasi kelancaran kegiatan pendaftaran pasien rawat jala.
j) Memberi petunjuk teknis kepada bawahan.
k) Membuat catatan dan melaporkan kepada atasan.
l) Membuat laporan pembatalan / penundaan pendaftaran pasien
rawat jalan.
TANGGUNG JAWAB
a) Kegiatan dan kesesuaian rencana dan tata kerja Pendaftaran Rawat
Jalan
b) Ketetapan dan kebenaran pelaksanaan kegiatan :
 Penerimaan pasien.
 Pencatatan rekam medis.

22
 c) Ketetapan dan kesesuaian rencana kebutuhan sumber daya
dengan realisasi.
d) Kelancaran dan kebenaran pelayanan pendaftaran pasien rawat
jalan
e) Kelancaran dan kebenaran pengiriman berkas rekam medis
sampai di poliklinik dan ruang perawatan.
f) Kebenaran dan ketetapan informasi pelayanan yang diberikan
kepada pasien.
g) Kebenaran laporan kunjungan pasien rawat jalan.
h) Kebenaran pembatalan pendaftaran pasien rawat jalan.
i) Kebenaran laporan kegiatan harian.
j) Keadilan pembagian dinas shift bawahan.
WEWENANG
a) Menilai, menegur, memberi sanksi dan motivasi bawahan di
bagian Pendaftaran Rawat Jalan
b) Mengatur rencana kegiatan penyelenggaraan Pendaftaran Rawat
Jalan.
c) Meminta masukkan dari bawahan dan Instalasi kerja lain yang
terkait.
d) Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan.
e) Menilai, menegur, memberi motivasi bawahan.
f) Mengatur kegiatan pendaftaran pasien rawat jalan.
g) Mengusulkan alternatif pemecahan masalah terkait Pendaftaran
Rawat Jalan.
HASIL KERJA
a) SPO Juknis kegiatan penerimaan, pencatatan Pendaftaran Rawat
Jalan .
b) Petunjuk kerja bawahan Pendaftaran Rawat Jalan.
c) Rencana kerja dan anggaran kebutuhan Pendaftaran Rawat Jalan .
d) Program Kerja, pelaksanaan dan evaluasi kegiatan pelayanan
Pendaftaran Rawat Jalan .

23
 e) Laporan dan informasi kinerja Pendaftaran Rawat Jalan RSU.
Universitas Muhammadiyah Malang.
BAHAN KERJA
a) Kebijakan, pedoman, juknis Depkes RI.
b) Kebijakan pengelolaan SDM Rumah Sakit Umum Universitas
Muhammadiyah Malang.
c) Pencatatan realisasi kegiatan pelayanan.
d) Pencatatan realisasi kebutuhan sumber daya.
PERANGKAT KERJA :
a) Komputer
b) Telepon
c) ATK
d) SOP
SIFAT JABATAN :
Dikerjakan pada jam kerja rumah sakit, yaitu :
Dinas shift pagi : Jam 07.00 – 14.00 WIB
Dinas shift siang : Jam 14.00 – 21.00 WIB

Nama Bawahan Langsung :

Staf Tpp Rawat Jalan

Korelasi Jabatan :
NO JABATAN UNIT ORGANISASI DALAM HAL

1 Ka. Instalasi Rekam Penunjang Medis Pelaporan

Medis Pengarahan
2 Koordinator TPP Rawat Instalasi Rekam Pengkoordinasian
jalan Medis kegiatan
3 Karu Instalasi Rawat Inap Bagian Keperawatan Koordinasi tentang
pelayanan registrasi RI

24
 4 Karu Instalasi Rawat Bagian Keperawatan Koordinasi tentang
Jalan pelayanan registrasi RJ
5 Karu Intalasi Gawat Bagian Keperawatan Koordinasi tentang
Darurat pelayanan registrasi IGD
6 Unit lain yang terkait Bagian yang terkait Koordinasi tugas

Kondisi Lingkungan Kerja :

NO ASPEK FAKTOR

1 Tempat kerja : Admission dan Diruang terbuka, umum dan berAC

Registrasi

Resiko Bahaya :
NO ASPEK FAKTOR

1 Stress manajerial Tanggung jawab dan beban pelaksanaan

tugas

Syarat Jabatan :
NO JENIS PELATIHAN PENGALAMAN
PENDIDIKAN

1 DIII Rekam - Pelatihan Rekam Medis. -Pengalaman di Admission

Medis/SLTA - Pelatihan Customer dan Registrasi min 2 tahun.
Plus Service.

Upaya Fisik :
Duduk : sering
Berdiri : sering
Berjalan : sering
Memegang : sering

Kondisi Fisik :
Jenis Kelamin : laki-laki/wanita

25
 Berbadan : sehat jasmani dan rohani
Umur minimal : 21 tahun

5.4. Koordinator Indeks Kode Pengyakit & Assemblin

NAMA JABATAN : Koordinator Indeks Kode Pengyakit & Assembling

INSTALASI ORGANISASI : Instalasi Rekam Medis
IKHTISAR JABATAN :
a) Menyusun langkah kegiatan assembling dan indeks kode penyakit,
penyimpanan dan pendistribusian, statistik dan pelaporan rekam medis
rawat jalan dan rawat inap.
b) Membagi tugas dan memberi petunjuk serta mengawasi pelaksanaan
petugas rekam medis.
c) Membuat laporan kegiatan managemen rekam medis berupa indikator
kinerja mutu pelayanan.
URAIAN TUGAS :
a) Menyusun sistem dan SPO sebagai pedoman kerja, tentang Assembling
Dan Indeks Kode Penyakit.
b) Memberi kode data penyakit berdasarkan diagosa dokter sesuai buku ICD
10.
c) Memberi kode tindakan kedokteran berdasarkan tindakan yang dilakukan
oleh dokter
d) Memberi kode tindakan kedokteran sesuai buku ICD 9 CM
e) Memberi petunjuk dilingkungan rekam medis sesuai dengan bidang
tugasnya
f) Menyelia pelaksanaan kegiatan managemen rekam medis serta menilai
hasilnya sebagai bahan untuk pembinaan.
g) Memeriksa hasil kerja dilingkungan managemen rekam medis
berdasarkan hasil pelaksanaan tugas agar tidak terjadi kekeliruan.
h) Memproses pengajuan cuti petugas rekam medis laporan kepada atasan
sebagai bahan pengaturan.
i) Memproses kebutuhan ATK, ART, dan sarana lain.

26
 j) Mengkoordinir semua kegiatan penyelenggaraan rekam medis.
k) Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan untuk menyelesaikan/
menangani bila terjadi penyimpangan/kasus yang terjadi pada
penyelenggaraan rekam medis.
l) Membuat laporan kinerja mutu pelayanan rekam medis untuk
kepentingan laporan Instalasi Rekam Medis secara keseluruhan.

HASIL KERJA :
a) Laporan data volume kegiatan pada sarana pelayanan kesehatan yang
mencakup seluruh jenis kegiatan pelayanan di sarana pelayanan
kesehatan.
b) Laporan mutu pelayanan khusus pada pelayanan rekam medis.
c) Rekapitulasi ketidaklengkapan rekam medis.
d) Rekapitulasi ketidak tepatan pengembalian berkas rekam medis.
TANGGUNG JAWAB
a) Bertanggung jawab atas kebenaran dan ketepatan pengkodean
diagnosa penyakit dan pelaporan data.
b) Kelancaran dan ketepatan waktu penyelenggaraan rekam medis.
c) Ketepatan dan kebenaran assembling
d) Laporan ketidak tepatan waktu pengisian rekam medis
WEWENANG
1. Koordinator dengan profesi kesehatan yang terkait.
2. Koordinator dengan rekam sekerja.
BAHAN KERJA :
1. Buku ICD 10
2. Buku ICD 9 CM
3. Berkas rekam medis.
4. Formulir pendukung.
PERANGKAT KERJA
1. perangkat SIRS (computer)
2. ATK

27
 3. Meja tulis
SIFAT JABATAN
Dinas shift pagi Senin – Jumat : Jam 08.00 – 16.00 Wib
Dinas shift pagi sabtu : Jam 08.00 – 13.00 Wib
KORELASI JABATAN
NO JABATAN INSTALASI ORGANISASI DALAM HAL
1. Kepala Instalasi Rekam Instalasi Rekam Medis Penugasan,
Medis dan pelaporan.
2. Rekan sekerja Instalasi Rekam Medis koordinasi
KONDISI LINGKUNGAN KERJA
NO ASPEK FAKTOR
1. Tempat kerja : ruang pengolahan data Di ruang tertutup

5.5. Koordinator Filing, dan Distribusi

NAMA JABATAN : Koordinator Filing, dan Distribusi

INSTALASI ORGANISASI : Instalasi Rekam Medis
IKHTISAR JABATAN :
Melakukan tugas penyimpanan berkas rekam medis rawat jalan,
meliputi perakitan, sampai dengan terjajarnya berkas rekam medis di rak
penyimpanan dengan benar dan tepat. Pengambilan kembali berkas rekam
medis yang tersimpan termasuk penempatan outguide di posisi berkas rekam
medis yang keluar.
HASIL KERJA
1. Berkas rekam medis yang tersedia untuk didistribusikan.
2. Terjajarnya outguide (tracer) pada posisi berkas rekam medis yang
keluar.
3. Berkas rekam medis rawat jalan terjajar sesuai dengan sistem
penjajaran yang berlaku.
4. Outguide (tracer) yang siap pakai.
BAHAN KERJA
1. Berkas rekam medis.

28
 2. Outguide (tracer)
PERANGKAT KERJA
1. Perangkat SIRS (komputer)
2. ATK
3. Telepon.
SIFAT JABATAN
Fungsional (2 shift)
1. Dinas shift pagi : Jam 07.00 – 14.00 Wib
2. Dinas shift sore : Jam 14.00 – 21.00 Wib
URAIAN TUGAS :
1. Menulis tracer dari registrasi.
2. Menempelkan tracer pada outguide.
3. Mengeluarkan berkas rekam medis sesuai dengan nomor rekam
medis yang diminta, dengan menepatkan outguide pada posisi
rekam medis yang keluar.
4. Menyerahkan berkas rekam medis ke poliklinik dan gawat darurat .
5. Menerima berkas rekam medis dari analising dan asembling.
6. Melakukan perakitan, meliputi penyusunan lembar rekam medis
rawat jalan, memvalidasi nomor rekam medis, nama pasien.
7. Menjajarkan berkas rekam medis sesuai dengan sistem Stright
Numerical filling.
8. Melakukan retensi pemilahan berkas rekam medis setelah 5 tahun
sejak kunjungan terakhir.
TANGGUNG JAWAB
1. Bertanggung jawab atas kebenaran dan ketetapan penyimpanan.
2. Bertanggung jawab atas kebenaran dan ketepatan berkas rekam
medis yang keluar.
3. Bertanggung jawab atas kerapihan dan keamanan berkas rekam
medis.
4. Bertanggung jawab atas perangkat kerja.

29
 5. Bertanggung jawab atas keamanan dan kerapihan ruang
penyimpanan.
WEWENANG
1. Mengusulkan kebutuhan ATK dan perangkat kerja ke Kepala
Instalasi Rekam Medis.
2. Mengusulkan perbaikan perangkat kerja.

KORELASI JABATAN
INSTALASI
NO JABATAN DALAM HAL
ORGANISASI
Kepala Instalasi Rekam Instalasi Rekam Penugasaan, pelaporan
1.
Medis Medis penyimpanan.
Instalasi Rekam Kolaborasi tentang
2. Teman Sejawat
Medis pendaftaran pasien.

KONDISI LINGKUNGAN KERJA

NO ASPEK FAKTOR
1. Tempat kerja : Registrasi penyimpanan. Di ruang tertutup

RESIKO BAHAYA
NO ASPEK FAKTOR
1. Stress operasional Tanggung jawab dan beban pelaksanaan tugas
penyimpanan.
2. Gangguan kesehatan fisik Kondisi ruang penyimpanan salah posisi
dalam melakukan kegiatan.

5.6. Koordinator Statistik dan Pelaporan

NAMA JABATAN : Koordinator Statistik dan Pelaporan.

INSTALASI ORGANISASI : Instalasi Rekam Medis
IKHTISAR JABATAN
URAIAN TUGAS :

30
 a) Menyusun laporan secara periodic yang diperlukan sebagai dasar
pengambilan keputusan.
b) Menghitung menggunakan statistic rumah sakit terhadap indicator
efisiensi pelayanan rawat inap, BOR, AvLOS, Tol, BTO.
c) Menganalisa hasil pengolahan data kunjungan pasien rawat jalan, rawat
inap.
d) Menyusun laporan morbiditas, mortalitas.
e) Merekapitulasi data penyakit, tindakan medis dan penyebab kematian.
f) Menganalisa dan merangking kasus penyakit terbanyak.
g) Menganalisa mutu pelayanan kesehatan.
h) Menerima sensus harian rawat jalan, inap dan penunjang.
i) Melakukan rekapitulasi pengumpulan data kunjungan rawat jalan, inap.
j) Menghitung dengan menjumlahkan masing-masing kunjungan harian.
k) Menghitung peroilahan hari perawatan masing-masing ruang
perawatan.
l) Menghitung perolehan hari perawatan masing-masing kelas perawatan.
m) Menghitung prosentase (BOR) harian.
n) Mencatat dalam bentuk laporan harian ke Direktur Utama

HASIL KERJA :
a) Laporan pola penyakit pasien rawat jalan, rawat inap.
b) Laporan efisiensi pelayanan rawat inap (grafik berber Johnson)
c) Rekapitulasi kunjungan rawat jalan.
d) Rekapitulasi kunjungan rawat inap.
e) Rekapitulasi data diagnosis pasien rawat jalan, inap.
f) Rekapitulasi data tindakan medis.
g) Rekapitulasi hari perawatan, pemanfaatan tempat tidur pasien.
h) Rekapitulasi data pasien keluar hidup / meninggal.
i) Laporan kegiatan rumah sakit, morbiditas, mortaliatas, ketenagaan,
investarisasi rumah sakit dalam laporan RL1, RL2, RL3, RL4, RL5 dan
laporan insidentil lainnya ke Dinas Kesehatan

31
TANGGUNG JAWAB
1. Bertanggung jawab atas kebenaran laporan morbiditas dan mortalitas.
2. Bertanggung jawab atas kebenaran laporan analisa volume kegiatan
pelayanan.
3. Bertanggung jawab atas kebenaran laporan dan analisa (barber Johson)
4. Bertanggung jawab atas kebanaran analisa mutu pelayanan kesehatan.
5. Bertanggung jawab atas kebenaran data kunjungan.
6. Bertanggung jawab atas kebenaran pencatatan.
7. Bertanggung jawab atas perangkat kerja.
WEWENANG
1. Koordinator dengan profesi kesehatan yang terkait.
2. Koordinator dengan rekam sekerja.
3. Menanyakan Instalasi kerja pelayanan kebenaran data kunjungan.
4. Mengusulkan perbaikan perangkat kerja.

BAHAN KERJA :
1. Berkas rekam medis.
2. Sistem informed rumah sakit (data base pasien)
3. Buku ICD 10
4. Buku ICD 9 CM
5. Sensus harian, rekapitulasi, laporan harian.
6. Formulir pendukung.
7. Sensus harian kunjungan pasien rawat jalan.
8. Sensus harian kunjungan pasien rawat inap.
PERANGKAT KERJA
1. perangkat SIRS (komputer)
2. ATK
3. Meja tulis
SIFAT JABATAN
Dinas shift pagi Senin – Jumat : Jam 08.00 – 16.00 Wib
Dinas shift pagi sabtu : Jam 08.00 – 13.00 Wib

32
 KORELASI JABATAN
INSTALASI
NO JABATAN DALAM HAL
ORGANISASI
1. Kepala Instalasi Rekam Instalasi Rekam Medis Penugasan, pelaporan.
Medis
3. Rekan sekerja Instalasi Rekam Medis koordinasi

KONDISI LINGKUNGAN KERJA

NO ASPEK FAKTOR
1. Tempat kerja : ruang rekam medis Di ruang tertutup

5.7. Pelaksana Pendaftaran IGD dan Rawat Inap

Nama Jabatan : Pelaksana Pendaftaran IGD dan Rawat Inap

Unit Kerja : Instalasi Rekam Medis
Uraian Tugas :
a) Pendaftaran IGD
1. Melayani pendaftaran pasien IGD baru dan lama 24 jam
2. Melayani pendaftaran pasien rawat inap dari IGD
3. Memesan ruang perawatan bagi pasien dari IGD yang akan
dirawat
4. Memesan ruang perawatan bagi pasien yang akan pindah ruangan
5. Memberikan penjelasan tentang surat pernyataan rawat inap dan
pembayaran pasien ketika dinas sore dan malam
6. Memasukkan data pasien ke SIMRS
7. Memeriksa kelengkapan berkas jaminan pasien
8. Menghadiri rapat rutin di lingkungan Instalasi Rekam Medis

b) Pendaftaran Rawat Inap

1. Melayani pendaftaran pasien rawat inap

33
 2. Mencarikan ruang perawatan bagi pasien yang akan dirawat dan
pindah ruangan
3. Memberikan penjelasan tentang surat pernyataan rawat inap
4. Memasukkan data pasien ke SIMRS
5. Memeriksa kelengkapan berkas jaminan pasien
6. Menghadiri rapat rutin di Instalasi Rekam Medis

Hasil Kerja :
1. Pasien terdaftar di ruangan-ruangan pelayanan rawat inap.
2. Data pasien terdata pada SIMRS
3. Pasien mendapatkan layanan informasi pelayanan rawat inap.

Bahan Kerja :
1. Susunan langkah kegiatan pendaftaran pasien.
2. Daftar fasilitas Rumah Sakit Umum Universitas Muhammadiyah
Malang
3. Formulir isian pasien.
4. Ketentuan yang berkaitan untuk penerimaan pasien rekanan.

Perangkat Kerja :
1. Perangkat SIRS ( komputer ).
2. ATK.

Sifat Jabatan :
Fungsional yang dikerjakan pada jam kerja shift rumah sakit, yaitu :
Dinas shift pagi : Jam 07.00 – 14.00 WIB
Dinas shift siang : Jam 14.00 – 21.00 WIB
Dinas shift Malam : Jam 21.00 – 07.00 WIB

Tanggung jawab :

34
 1. Bertanggung jawab atas kebenaran data identitas sosial yang di
entry.
2. Bertanggung jawab atas informasi yang diberikan.
3. Bertanggung jawab atas pelayanan pendaftaran pasien rawat inap.
4. Bertanggung jawab atas perangkat kerja.
5. Bertanggung jawab atas laporan harian pasien rawat inap.

Wewenang :
1. Memberikan informasi kedaan ruangan perawatan rawat inap.
2. Memesan ruangan perawatan
3. Memberikan masukan kepada atasan langsung

Korelasi Jabatan :
N JABATAN UNIT DALAM HAL
O ORGANISASI
1 Ka. Instalasi Rekam Penunjang Medis Pelaporan
Medis Pengarahan
2 koordinator Instalasi Rekam Medis Penugasan
Pendaftaran Rawat Pengkoordinasian
Jalan kegiatan
3 koordinator Instalasi Rekam Medis Penugasan
Pendaftaran Rawat Pengkoordinasian
Inap kegiatan
4 koordinator Instalasi Rekam Medis Penugasan
Assembling Pengkoordinasian
kegiatan
5 koordinator Idex dan Instalasi Rekam Penugasan
Coding Medis Pengkoordinasian
kegiatan
6 koordinator Filling Instalasi Rekam Penugasan
dan Distribusi Medis

35
 Pengkoordinasian
kegiatan
7 koordintor Statistik Instalasi Rekam Penugasan
dan Pelaporan Medis Pengkoordinasian
kegiatan
8 Karu Instalasi Rawat Bagian Keperawatan Koordinasi tentang
Jalan pelayanan registrasi
pasien.

Kondisi Lingkungan Kerja :

NO ASPEK FAKTOR
1 Tempat kerja : Pendaftaran Diruang tertutup
IGD dan Rawat Inap berventilasi/IGD

Resiko Bahaya :
NO ASPEK FAKTOR
1 Stress operasional Tanggung jawab dan beban
pelaksanaan tugas pelayanan
pendaftaran IGD dan rawat inap.

Syarat Jabatan :
NO JENIS PELATIHAN PENGALAMAN
PENDIDIKAN
1 DIII Rekam - Pelatihan
Medis/ Customer Service.
SLTA Plus

Upaya Fisik :
1. Duduk : sering
2. Berdiri : sering
3. Berjalan : sering

36
 4. Memegang : sering

Kondisi Fisik :
1. Jenis Kelamin : laki-laki/wanita
2. Berbadan : sehat jasmani dan rohani
3. Umur minimal : 18 tahun

5.8. Pelaksana Pendaftaran rawat jalan

Nama Jabatan : Pelaksana Pendaftaran rawat jalan

Unit Kerja : Instalasi Rekam Medis
Uraian Tugas :
c) Pendaftaran pasien rawat jalan
a) Melayani pendaftaran pasien rawat jalan
b) Memberikan penjelasan proses rawat jalan
c) Memasukkan data pasien ke SIMRS
d) Memeriksa kelengkapan berkas jaminan pasien
e) Menghadiri rapat rutin di lingkungan Instalasi Rekam Medis

Hasil Kerja :
4. Pasien terdaftar di ruangan-ruangan pelayanan rawat inap.
5. Data pasien terdata pada SIMRS
6. Pasien mendapatkan layanan informasi pelayanan rawat inap.

Bahan Kerja :
5. Susunan langkah kegiatan pendaftaran pasien.
6. Daftar fasilitas Rumah Sakit Umum Universitas Muhammadiyah
Malang.
7. Formulir isian pasien.
8. Ketentuan yang berkaitan untuk penerimaan pasien rekanan.

37
Perangkat Kerja :
3. Perangkat SIRS ( komputer ).
4. ATK.

Sifat Jabatan :
Fungsional yang dikerjakan pada jam kerja shift rumah sakit, yaitu :
Dinas shift pagi : Jam 07.00 – 14.00 WIB
Dinas shift siang : Jam 14.00 – 21.00 WIB

Tanggung jawab :
6. Bertanggung jawab atas kebenaran data identitas sosial yang di
entry.
7. Bertanggung jawab atas informasi yang diberikan.
8. Bertanggung jawab atas pelayanan pendaftaran pasien rawat inap.
9. Bertanggung jawab atas perangkat kerja.
10. Bertanggung jawab atas laporan harian pasien rawat inap.

Wewenang :
4. Memberikan informasi kedaan ruangan perawatan rawat inap.
5. Memesan ruangan perawatan
6. Memberikan masukan kepada atasan langsung

Korelasi Jabatan :
N JABATAN UNIT DALAM HAL
O ORGANISASI
1 Ka. Instalasi Rekam Penunjang Medis Pelaporan
Medis Pengarahan
2 koordinator Instalasi Rekam Medis Penugasan
Pendaftaran Rawat Pengkoordinasian
Jalan kegiatan

38
 3 koordinator Instalasi Rekam Medis Penugasan
Pendaftaran Rawat Pengkoordinasian
Inap kegiatan
4 koordinator Instalasi Rekam Medis Penugasan
Assembling Pengkoordinasian
kegiatan
5 koordinator Idex dan Instalasi Rekam Penugasan
Coding Medis Pengkoordinasian
kegiatan
6 koordinator Filling Instalasi Rekam Penugasan
dan Distribusi Medis Pengkoordinasian
kegiatan
7 koordintor Statistik Instalasi Rekam Penugasan
dan Pelaporan Medis Pengkoordinasian
kegiatan
8 Karu Instalasi Rawat Bagian Keperawatan Koordinasi tentang
Jalan pelayanan registrasi
pasien.

Kondisi Lingkungan Kerja :

NO ASPEK FAKTOR
1 Tempat kerja : Pendaftaran Diruang semi terbuka
rawat jalan

Resiko Bahaya :
NO ASPEK FAKTOR
1 Stress operasional Tanggung jawab dan beban
pelaksanaan tugas pelayanan
pendaftaran rawat jalan.

Syarat Jabatan :

39
 NO JENIS PELATIHAN PENGALAMAN
PENDIDIKAN
1 DIII Rekam - Pelatihan
Medis/ Customer Service.
SLTA Plus

Upaya Fisik :
5. Duduk : sering
6. Berdiri : sering
7. Berjalan : sering
8. Memegang : sering

Kondisi Fisik :
1. Jenis Kelamin : laki-laki/wanita
2. Berbadan : sehat jasmani dan rohani
3. Umur minimal : 18 tahun

5.9. Pelaksana Pengolahan Data Rekam Medis

Nama Jabatan : Pelaksana Pengolahan Data Rekam Medis

Unit Kerja : Instalasi Rekam Medis
Uraian Tugas :
a) Evaluasi Kelengkapan Rekam Medis
1. Berkas rekam medis yang telah selesai dari ruangan, segera
dikembalikan ke Instalasi Rekam Medis dengan menggunakan buku
pengembalian.
2. Petugas memeriksa berkas rekam medis yang kembali dengan buku
pengembalian (sesuai atau tidak).
3. Berkas rekam medis diperiksa kelengkapannya, termasuk keberadaan
rontgennya.

40
 4. Petugas memeriksa kebenaran nomor RM di berkas RM, sampul dan
rontgen pasien.
5. Lembaran-lembaran rekam medis diperiksa melalui formulir
Assembling.
6. Apabila ada berkas rekam medis yang tidak lengkap, dikembalikan ke
ruangan perawatan untuk dilengkapi
7. Berkas yang sudah lengkap diinput dikomputer
8. Menghadiri rapat rutin di lingkungan Instalasi Rekam Medis

c) Coding
1. Memberikan kode penyakit pada RM pasien rawat inap setelah pasien
pulang serta berkas jaminan pasien sesuai dengan ICD-10
2. Memberikan kode tindakan sesuai dengan ICD-9CM
3. Berkas RM yang sudah dicoding siap untuk diinput di komputer
4. Menyerahkan berkas jaminan yang telah dicoding ke Instalasi
Administrasi Pasien
5. Menghadiri rapat rutin di lingkungan Instalasi Rekam Medis

Hasil Kerja :
1. Hasil evaluasi kelengkapan pengembalian RM
2. Tersedia laporan tepat waktu
3. Hasil Coding tepat waktu
4. Data sensus harian tepat waktu
5. Terpenuhinya permintaan data medis pasien

Bahan Kerja :

41
 1. Laporan unit pelayanan
2. Sensus Harian
3. SIMRS
4. Buku Pengembalian RM

Perangkat Kerja :
1. ICD-10
2. ICD-9CM
3. Komputer
4. ATK.
5. Telepon

Sifat Jabatan :
Fungsional yang dikerjakan pada jam kerja shift rumah sakit, yaitu :
Senin – Minggu : Jam 08.00 - jam 16.00

Tanggung jawab :
1. Bertanggung jawab atas ketepatan evaluasi pengembalian RM
2. Bertanggung jawab atas ketepatan coding
3. Bertanggung jawab atas kebenaran laporan RM
4. Bertanggung jawab atas keamanan berkas RM
5. Bertanggung jawab atas kerapihan dan penataan berkas RM
6. Bertanggung jawab atas perangkat kerja.

Wewenang :
1. Memberikan laporan kepada pihak yang membutuhkan
2. Meberi kode penyakit dan tindakan
3. Memberikan permintaan data medis kepada pihak yang
membutuhkan
4. Memberikan masukan kepada atasan langsung

42
Korelasi Jabatan :
N JABATAN UNIT DALAM HAL
O ORGANISASI
1 Ka. Instalasi Penunjang Medis Pelaporan
Rekam Medis Pengarahan
2 Koordinator Instalasi Rekam Penugasan
Tempat Medis Pengkoordinasian
Pendaftaran Rawat kegiatan
Jalan
3 Koordinator Instalasi Rekam Penugasan
Tempat Medis Pengkoordinasian
pendaftaran IGD kegiatan
dan Rawat Inap

Kondisi Lingkungan Kerja :

NO ASPEK FAKTOR
1 Tempat kerja : Pengolahan Diruang tertutup berventilasi/
Data Rekam Medis AC

Resiko Bahaya :
NO ASPEK FAKTOR
1 Stress operasional Tanggung jawab dan beban
pelaksanaan tugas pengolahan
data RM.

Syarat Jabatan :
NO JENIS PELATIHAN PENGALAMAN
PENDIDIKAN

43
 1 DIII Rekam 1. Coding (petugas coding)
Medis/SLTA 2. SIRS (petugas
pelaporan)

Upaya Fisik :
1. Duduk : sering
2. Berdiri : jarang
3. Berjalan : sering
4. Memegang : sering

Kondisi Fisik :
1. Jenis Kelamin : laki-laki/wanita
2. Berbadan : sehat jasmani dan rohani
3. Umur minimal : 18 tahun

5.10. Pelaksana Pelayanan Berkas Rekam Medis

Nama Jabatan : Pelaksana Pelayanan Berkas Rekam Medis

Unit Kerja : Instalasi Rekam Medis
Uraian Tugas :
a) Pencarian berkas rekam medis
1. Mencari berkas RM untuk kunjungan ulang/kontrol ke Rumah Sakit
Umum Universitas Muhammadiyah Malang di ruang arsip maupun
di ruang lain berdasarkan tracer yang tercetak di SIMRS
2. Mencari riwayat berobat pasien di SIMRS (History pasien) ketika
berkas pasien tidak ditemukan di ruang arsip
3. Jika berkas rekam medis tidak ditemukan setelah dicari di rak/ruang
lain yang terkait, petugas membuat rekam medis sementara tanpa
memberi nomor rekam medis baru dan berkas lama tetap harus dicari.
Setelah berkas lama ditemukan, disatukan dengan berkas rekam
medis sementara.

44
 4. Petugas mengeluarkan berkas rekam medis yang dicari dan
melampirkan tracer ke berkas rekam medis pasien
5. Mencari dan menyiapkan berkas pasien yang akan dipinjam oleh
dokter atau bagian lain di Rumah Sakit Umum Universitas
Muhammadiyah Malan
6. Peminjaman rekam medis harus tertulis di buku peminjaman
7. Menghadiri rapat rutin di lingkungan Instalasi Rekam Medis

b) Distribusi Rekam Medis

1. Mendistribusikan berkas RM ke poliklinik dan unit lain yang terkait
2. Menuliskan/entry waktu pengiriman berkas RM sebelum distribusi
berkas
3. Menghadiri rapat rutin di lingkungan Instalasi Rekam Medis

c) Penyimpanan Rekam Medis

1. Menerima berkas rekam medis dari poliklinik/IGD serta dari
pengolahan data RM.
2. Memeriksa kelengkapan berkas RM dari poliklinik
3. Memulangkan melalui SIMRS berkas RM dari poliklinik
4. Menyusun berkas RM berdasarkan nomor RM
5. Menyimpan berkas RM di Roll O’Pack/rak penyimpanan
6. Menghadiri rapat rutin di lingkungan Instalasi Rekam Medis

Hasil Kerja :
1. Berkas RM tersedia di setiap poliklinik
2. Berkas rekam medis tersedia bagia setiap pasien yang berobat di RSPG
3. Peminjaman rekam medis terlayani dan tertulis

Bahan Kerja :
1. Tracer
2. Buku Pengembalian RM

45
 3. Hasil pengecekan kelengkapan berkas RM
4. SIMRS

Perangkat Kerja :
1. Komputer dan ATK.
2. Telepon

Sifat Jabatan :
Fungsional yang dikerjakan pada jam kerja shift rumah sakit, yaitu :
Senin – Minggu : Jam 08.00 - jam 16.00

Tanggung jawab :
1. Bertanggung jawab atas kebenaran distribusi RM
2. Bertanggung jawab atas ketepatan pengeluaran berkas
3. Bertanggung jawab atas keamanan berkas RM
4. Bertanggung jawab atas kerapihan dan penataan berkas RM
5. Bertanggung jawab atas perangkat kerja.

Wewenang :
1. Mengeluarkan berkas RM dari ruang arsip
2. Memberikan masukan kepada atasan langsung

Korelasi Jabatan :
N JABATAN UNIT DALAM HAL
O ORGANISASI
1 Ka. Instalasi Penunjang Medis Pelaporan
Rekam Medis Pengarahan
2 Koordinator Instalasi Rekam Penugasan
Tempat Medis Pengkoordinasian
Pendaftaran Rawat kegiatan
Jalan

46
 3 Koordinator Instalasi Rekam Penugasan
Tempat Medis Pengkoordinasian
pendaftaran IGD kegiatan
dan Rawat Inap

Kondisi Lingkungan Kerja :

NO ASPEK FAKTOR
1 Tempat kerja : Pendaftaran Diruang tertutup berventilasi/
AC

Resiko Bahaya :
NO ASPEK FAKTOR
1 Stress operasional Tanggung jawab dan beban
pelaksanaan tugas pelayanan RM.

Syarat Jabatan :
NO JENIS PELATIHAN PENGALAMAN
PENDIDIKAN
1 DIII Rekam
Medis/SLTA

Upaya Fisik :
1. Duduk : sering
2. Berdiri : sering
3. Berjalan : sering
4. Memegang : sering

Kondisi Fisik :
1. Jenis Kelamin : laki-laki/wanita
2. Berbadan : sehat jasmani dan rohani

47
 3. Umur minimal : 18 tahun

5.11. Pelaksana Pelaporan Data Rekam Medis

Nama Jabatan : Pelaksana Pelaporan Data Rekam Medis

Unit Kerja : Instalasi Rekam Medis
Uraian Tugas :
b) Sensus Harian
1. Petugas mengecek data pasien rawat melalui SIMRS
2. Melaksanakan sensus pasien rawat inap di setiap ruang rawat inap
setiap hari
3. Data pasien tersebut diinput dikomputer sesuai ruangan
4. Jika terjadi ketidak sesuaian antara SIMRS dan hasil sensus, petugas
konfirmasi ke ruangan rawat inap
5. Merekap hasil sensus harian selama 1 bulan
6. Menghadiri rapat rutin di lingkungan Instalasi Rekam Medis
d) Pelaporan Rekam Medis
Internal :
1. Proses pengumpulan/penagihan data dari unit terkait dimulai
tanggal 01 di awal bulan berikutnya
2. Data bersumber dari SIMRS dan manual (unit terkait)
3. Data direkapitulasi berdasarkan data SIMRS (kunjungan rawat jalan,
IGD, rawat inap, diagnosa, rujukan, kematian) melalui program
excell
4. Data yang bersumber dari unit terkait/penunjang direkapitulasi dan
dinput di komputer
5. Data sensus dibuatkan rekapan per ruangan dan keseluruhan
Eksternal :
1. Laporan eksternal rutin berupa SIRS bersumber SIMRS
2. Data SIMRS direkap dan dipindahkan ke format SIRS
3. Menghadiri rapat rutin di lingkungan Instalasi Rekam Medis

48
e) Korespondensi Rekam Medis
1. Meminta surat/formulir permintaan informasi medis tertulis
kepada pihak yang membutuhkan
2. Petugas meminta surat kuasa dari pasien jika permintaan tidak dari
pasien langsung
3. Petugas meminta identitas pasien dan kartu pengenal pasien dan
pihak peminta serta Kartu Keluarga untuk permintaan dari
anak/orang tua pasien
4. Menyediakan berkas RM pasien yang memerlukan informasi medis
5. Meminta dokter mengisi formulir informasi medis
6. Menyerahkan informasi medis kepada pihak yang memerlukan
7. Mendokumentasikan bukti penyerahan informasi medis melaui
buku serah terima
8. Menghadiri rapat rutin di lingkungan Instalasi Rekam Medis

49
 TATA HUBUNGAN KERJA

IRJ-IGD IRNA Keuangan Manajemen

INTERN

PASIEN INSTALASI DOKTER

REKAM MEDIS

EKSTERN

ASURANSI REKANAN Kemenkes LAIN-LAIN

50
 POLA KETENAGAAN DAN KUALIFIKASI PERSONIL

Dalam upaya mempersiapkan tenaga rekam medis yang handal, perlu

kiranya melakukan kegiatan menyediakan, mempertahankan sumber daya
manusia yang tepat bagi organisasi Instalasi Rekam Medis.
Adanya perencanaan sumber daya manusia adalah proses mengantisipasi
dan menyiapkan perputaran orang kedalam, didalam dan keluar organisasi.
Tujuannya adalah mendayagunakan sumber sumber tersebut seefektif mungkin
sehingga pada waktu yang tepat dapat disediakan sejumlah orang yang sesuai
dengan persyaratan jabatan.
Perencanaan bertujuan untuk mempertahankan dan meningkatkan
kemampuan organisasi dalam mencapai sasarannya melalui strategi
pengembangan kontribusi.

1. Pola ketenagaan dan kualifikasi sumber daya manusia

Mengacu Undang-undang No. 32 tentang tenaga kesehatan, tenaga yang
ditugaskan di Instalasi Rekam Medis adalah Perekam Medis yang masuk dalam
rumpun keteknisian medis. Dengan terbitnya SK No. 135 / Men.PAN/XII/2002
tentang petunjuk pelaksanaan jabatan Perekam Medis dan angka kreditnya,
ketentuan umumnya bahwa Perekam Medis sebagai pegawai (negeri) sipil diberi
tanggung jawab, wewenang dan hak secara penuh oleh pejabat yang
berwewenang untuk melakukan kegiatan pelayanan rekam medis pada Instalasi
pelayanan kesehatan. Ditegaskan melalui SK Menteri Kesehatan RI No. 377 /
MenKes/SK/III/2007, tentang standar profesi Perekam Medis dan Informatika
Kesehatan, mensyaratkan bagi profesi Perekam Medis untuk memberikan
pelayanan informasi kesehatan yang merupakan pelayanan penunjang secara
professional yang berorientasi pada kebutuhan informasi kesehatan bagi pemberi
layanan kesehatan.

51
 Kualifikasi pendidikan yang harus ditempuh untuk seorang tenaga yang
menyelenggarakan manajemen informasi kesehatan / rekam medis secara baik
dan benar adalah seorang profesi Manajemen Informasi Kesehatan / Perekam
Medis adalah :
a. Diploma III Rekam Medis dn Informasi Kesehatan yang ditempuh selama
6 (enam) semester dengan gelar Ahli Madya.
b. Diploma IV Manajemen Informasi Kesehatan yang ditempuh selama 8
(delapan) semester dengan gelar Saraja Sains Terapan MIK.
c. Strata 1 Manajemen Informasi Kesehatan yang ditempuh selama 8
(delapan) semester dengan gelar Sarjana Manajemen Informasi Kesehatan.
d. Strata 2 Pasca Sarjana Manajemen Informasi Kesehatan yang ditempuh
selama 4 (empat) semester dengan gelar Magister Manajemen Informasi
Kesehatan.

Dalam menjalankan tugas profesinya dan meningkatkan kualitas sumber daya

manusia, maka diwajibkan untuk memiliki kompetensi sebagai berikut :
a. Klasifikasi dan kodefikasi penyakit, masalah yang berkaitan dengan
kesehatan dan tindakan medis.
b. Aspek Hukum dan Etika Profesi.
c. Manajemen rekam medis
d. Menjaga mutu rekam medis.
e. Statistik Kesehatan
f. Kemitraan Profesi.

2. Pola kebutuhan tenaga

Kebutuhan tenaga untuk melaksanakan kegiatan pelayanan rekam medis
didasarkan pada analisa beban kerja. Dengan menghitung waktu yang
dibutuhkan untuk melaksanakan kegiatan dibagi dengan waktu kerja efektif
hasilnya adalah merupakan jumlah tenaga yang dibutuhkan. Yang harus
diketahui adalah :

52
 Jenis jenis kegiatan, langkah-langkah kegiatan, waktu yang dibutuhkan
setiap langkah kegiatan, rata-rata kegiatan yang dapat diselesaikan.

3. Rekruitmen
Rekruitmen adalah suatu proses menemukan dan menarik tenaga kerja
yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk melamar menjadi karyawan.
Sumber untuk memenuhi kebutuhan tenaga kerja adalah :
a. Dari dalam organisasi sendiri (internal)
b. Dari luar organisasi (eksternal)
Rekruitmen tenaga kerja di Instalasi Rekam Medis lebih besar dengan
melakukan rekruitmen internal, dengan pertimbangan tenaga kerja yang
bersangkutan sudah lebih dikenal dan dapat dilakukan secara tepat. Namun
rekruitmen eksternal juga dibutuhkan oleh karena untuk memperoleh
wawasan baru dari luar organisasi. Rekruitmen eksternal bila mana dari dalam
organisasi tidak tersedia. Dilakukan secara internal dengan memberikan surat
pemberitahuan ke seluruh Instalasi kerja akan adanya kebutuhan tenaga di
Instalasi Rekam Medis, sesuai formasi jabatan dan kualifikasinya.
Rekruitmen dilakukan berdasarkan analisa kebutuhan tenaga, dimana dari
hasil penghitungan kebutuhan tenaga ditemukan jumlah kegiatan yang
dilakukan tidak seimbang dengan jumlah tenaga yang ada.

3. Seleksi
Seleksi adalah bagian terpenting dalam rekruitmen tenaga kerja. Dilakukan
untuk memperoleh tenaga yang sesuai berdasarkan persyaratan jabatan.
Proses seleksi biasanya dilakukan untuk tenaga kerja yang diinginkan
menjabat pada jabatan tertentu di Instalasi Rekam Medis.
Seleksi tenaga dilakukan melalui :
a. Analisa kebutuhan tenaga
b. Seleksi pegawai melalui test kompetensi
c. Evaluasi terhadap seluruh karyawan setelah 3 bulan masa percobaan.

53
4. Peningkatan kompetensi
Peningkatan kompetensi tenaga di Instalasi Rekam Medis bisa dilakukan
melalui pendidikan dan pelatihan.
a. Pendidikan
Mengacu surat Keputusan Menteri Kesehatan RI No.
377/Menkes/SK/III/2007 tentang standar Profesi Perekam Medis dan
informasi Kesehatan, petugas di Instalasi Rekam Medis harus memiliki
pendidikan formal :
1) Diploma III Rekam Medis dn Informasi Kesehatan yang ditempuh
selama 6 (enam) semester dengan gelar Ahli Madya.
2) Diploma IV Manajemen Informasi Kesehatan yang ditempuh selama
8 (delapan) semester dengan gelar Saraja Sains Terapan MIK.
3) Strata 1 Manajemen Informasi Kesehatan yang ditempuh selama 8
(delapan) semester dengan gelar Sarjana Manajemen Informasi
Kesehatan.
4) Strata 2 Pasca Sarjana Manajemen Informasi Kesehatan yang
ditempuh selama 4 (empat) semester dengan gelar Magister
Manajemen Informasi Kesehatan.
b. Pelatihan
Pelatihan untuk peningkatan kompetensi tenaga rekam medis bisa melalui
:
In House Training, yaitu program pelatihan yang diselenggarakan
oleh rumah sakit, sebagai contoh :
1) Pelatihan manajemen Umum
2) Pelatihan system kearsipan
3) Pelatihan Manajemen Mutu
4) Pelatihan Teknologi dan Informasi
Eksternal Course, yaitu program pelatihan diluar rumah sakit yang
diikuti sesuai dengan kebutuhan dalam upaya meningkatkan mutu
pelayanan rumah sakit khususnya rekam medis.

54
 BAB IX
KEGIATAN ORIENTASI

9.1 PENGEMBANGAN STAF

Pengembangan staf diarahkan pada pengembangan sumber daya
manusia dengan menitikberatkan pada penguasaan bidang tugas masing –
masing baik secara teori maupun praktek sehingga mampu menjalankan
tugasnya dengan sebaik – baiknya.
Setiap pegawai mempunyai hak dan kesempatan yang sama untuk
mengembangkan diri melalui pendidikan dan pelatihan, kursus, seminar,
semiloka, lokakarya dll, sepanjang memenuhi persyaratan yang diperlukan
dan hasil dari pendidikan dan pelatihan tersebut dapat menunjang
pelaksanaan tugasnya serta terjangkau oleh kemampuan Rumah Sakit.
Pendidikan maupun di luar Rumah Sakit Umum Universitas
Muhammadiyah Malang.
Pengembangan Staf di Rumah Sakit Umum Universitas Muhammadiyah
Malang melalui :
1. Orientasi Pegawai Baru Rekam Medis
2. Orientasi Pagawai Mutasi Rekam medis dari Unit Lain
3. Orientasi dari unit terkait
Lama orientasi :
1. Pegawai baru Rekam Medis selama 3 bulan
2. Pegawai mutasi dari unit lain selama 1 bulan
3. Program Orientasi Pegawai Baru dari Unit yang terkait Rekam Medis
selama 3 bulan
Pegawai Baru Rekam Medis
Materi Orientasi
1. Introduction
a. Pengenalan Struktur Organisasi Rumah Sakit Umum Universitas
Muhammadiyah Malang dan Instalasi Rekam Medis.

55
 b. Pengenalan visi, misi, falsafah, tujuan Rumah Sakit.
c. Peraturan kepegawaian (hak dan kewajiban).
d. Pengenalan visi, misi, falsafah, tujuan dan motto Rekam Medis.
e. Peraturan, kebijakan dan prosedur layanan Rekam Medis.
f. Pengenalan Rekam Medis secara umum, meliputi :
- Ruang Kerja Rekam Medis : Assembling, Koding Indexing,
Administrasi,
Ruang Arsip dan tempat Pendaftaran Pasien dan Informasi
- Jam kerja Rekam Medis
- Pengenalan Staf Rekam Medis
- Pengenalan aspek hukum Rekam Medis

- Keterkaitan Rekam Medis dengan unit terkait .

2. Orientasi Kerja
a. Pengenalan tugas dan tanggung jawab petugas Rekam Medis
b. Sistem yang dipergunakan Rekam Medis
c. Pelayanan Pendaftaran Pasien da Informasi serta Pemeriksaan
Penunjang.
d. Pengenalan Prosedur Pelayanan R. Jalan dan R. Inap meliputi :
- Pengisian Nomor Rekam Medis untuk pasien R.Jalan dan R. Inap
.
- Pengisian Nomor Berkas Rekam Medis untuk pasien R. Inap.
- Pengisian identitas pasien (untuk pasien baru), meliputi: nama,
alamat, no.telpon, kab/kodya, tanggal lahir, status perkawinan.
agama, jenis kelamin.
- Pengisian data periksa, meliputi : tanggal dan jam periksa, klinik
yang dituju, dokter jaga, dokter pengirim, biaya.
- Back Up data
- Edit data karena kesalahan.
e. Pengenalan formulir dokumen Rekam Medis beserta juknisnya.
f. Pengambilan dan penyimpanan kembali berkas Rekam Medis Rawat

56
 Jalan dan Rawat Inap.
g. Peminjaman Berkas Rekam Medis Rawat Jalan dan Rawat Inap (
sesuai dengan Protap Pelayanan dan Protap Peminjaman Berkas )
h. Pengenalan tulisan diagnosa pada berkas Rekam Medis
i. Pengenalan sistem Coding ICD 10, ICD 9CM dan sistem indek.
j. Mengenal sumber data
k. Pengenalan Sistem Pelaporan Rekam Medis
l. Pengarsipan
Program Orientasi Pegawai Mutasi dari Unit lain
Materi Orientasi
1. Introduction
Tidak dilaksanakan oleh karena sudah pernah didapat di unit kerja yang
lama.
2. Orientasi Kerja
Orientasi kerja rekam medis
Program Orientasi Pegawai Baru dari Unit yang terkait Rekam Medis
Materi Orientasi
1. Introduction
Dilaksanakan sendiri oleh unit yang bersangkutan
2. Orientasi Kerja
a. Sistem Rekam medis yang dipergunakan
b. Tugas dan tanggung jawab petugas dari unit tekait terhadap Rekam
Medis
c. Aspek hukum dari pada rekam medis pasien.
d. Pengenalan formulir dokumen Rekam Medis beserta juknisnya.
e. Pengenalan sistem coding (ICD 10) dan sistem index.
f. Prosedur penyimpanan dan peminjaman berkas Rekam Medis
g. Sistem pencatatan dan pelaporan Rekam Medis
Pembimbing
a. Kepala Instalasi Rekam Medis
b. Karu Pendaftaran Pasien dan Informasi

57
 c. Koordinator Pengolahan Data dan Pengarsipan
Metode
a. Ceramah
b. Orientasi di lapangan
Tempat
a. Ruang Pertemuan Rumah Sakit Umum Universitas Muhammadiyah
Malang
b. Kantor Instalasi Rekam Medis
c. TPPI (Tempat Pendaftaran Pasien dan Informasi)
Evaluasi
Meliputi :
- Motivasi
- Kemampuan
- Kemauan/minat
Yang mengevaluasi : Kepala Instalasi Rekam Medis
Hasil evaluasi : Dikirim ke Sub Bagian Umum dan SDI

9.2 PROGRAM PENDIDIKAN

Program Pendidikan untuk meningkatkan kualitas Sumber Daya Insani
ditempuh meliputi :
1. Jangka Pendek
- Pelatihan, kursus
2. Jangka Panjang
- Pelatihan, kursus, semiloka, seminar dll
- Mengadakan study banding
- Pendidikan D-3 Rekam Medis

58
 BAB X
PERTEMUAN / RAPAT

Pertemuan rapat di Instalasi Rekam Medis dengan stafnya minimal satu kali
dalam satu bulan.
Rapat berkala terdiri dari :
1. Rapat Rutin diselenggarakan pada :
Waktu : Setiap Jumat ke dua setiap bulan
Jam : 13.00 – selesai
Tempat : Ruang Rapat Instalasi Rekam Medis
Peserta : Ka.Instalasi Rekam Medis, Pelaksana yang tidak
bertugas dan bertugas
Materi :
1. Evaluasi kinerja mutu
2. Evalusi SDM
3. Evaluasi terhadap materi dan pelaksanaan pelayanan rekam
medis.
4. Perencanaan dan upaya peningkatan kinerja SDM.
5. Masalah dan pemecahannya.
6. Rekomendasi dan usulan untuk peningkatan kinerja pelayanan
rekam medis.
Kelengkapan rapat :
1. Undangan, daftar hadir, notulen.
2. Laporan / rekomendasi
3. Usulan kepada atasan
2. Rapat Insidentil diselenggarakan pada :
Waktu : sewaktu-waktu bila ada masalah atau sesuatu hal yang
perlu dibahas segera.
Jam : Sesuai undangan
Tempat : Sesuai undangan

59
Peserta : Kabid. Penunjang Medis, Ka.Instalasi Rekam Medis,
Pelaksana yang tidak bertugas dan bertugas.
Materi : Sesuai dengan masalah yang perlu dibahas.
Kelengkapan rapat :
1. Undangan, daftar hadir, notulen.
2. Laporan / rekomendasi.
3. Usulan kepada atasan.

60
 BAB XI
PELAPORAN

Perencanaan di Instalasi Rekam Medis dilakukan pada bulan November

tahun berjalan untuk mengusulkan rencana kerja dan anggaran untuk tahun
mendatang. Rencana dan anggaran ini mengacu pada :
- Evaluasi kinerja dan kebutuhan satu tahun yang lalu.
- Kebutuhan yang diajukan meliputi :
1. Anggaran opersional yang terdiri atas :
a. Kebutuhan rutin alat tulis kantor termasuk komputer supplies (SIRS),
kebutuhan rumah tangga Instalasi Rekam Medis.
b. Biaya pemeliharaan sarana dan prasarana.
c. Biaya pengembangan sumber daya manusia termasuk pendidikan
formal dan pelatihan.
2. Anggaran investasi
Kebutuhan investasi mesin penyimpanan (medis elektronik).
Penyusunan rancana kerja mengacu kepada jenis kegiatan yang ada
di Instalasi Rekam Medis sebagai dasar dalam memberikan pelayanan
kepada pasien.
Kemudian berdasarkan usulan rencana kerja anggaran tahun
mendatang dari tiap tiap bagian, maka pada bulan Oktober rumah sakit
mengeluarkan keputusan rencana kerja anggaran untuk tahun
mendatang.
Mengacu pada rencana kerja anggaran rumah sakit yang telah
ditetapkan tersebut maka pada Instalasi Rekam Medis membuat program
kerja yang merupakan penjabaran dari musrenbang di Instalasi Rekam
Medis untuk tahun tersebut.

Kerangka acuan program kerja tahunan adalah :

a. Pendahuluan / latar belakang
Berisi latar belakang dari mengapa program tersebut perlu dibuat.

61
b. Tujuan
Tujuan meliputi tujuan khusus dan tujuan umum. Tujuan disini adalah
merupakan tujuan program.
c. Sasaran program
Tentukan sasaran program
d. Langkah-langkah kegiatan / pentahapan kegiatan.
Perlu diuraikan langkah – langkah kegiatan dan skedulnya.
e. Pembiayaan
Agar disebutkan sumber dana dan besarnya
f. Waktu dan tempat pelaksanaan
Agar dijelaskan kepan kegiatan tersebut dilaksanakan.
g. Siapa pelaksanannya
Untuk program khusus di Instalasi Rekam Medis pelaksanannya adalah
orang yang bekerja di Instalasi Rekam Medis yang melaksanaan kegiatan
program tersebut. Untuk program yang melibatkan Instalasi lain
cantumkan dengan siapa koordinasi dilakukan.
h. Susun jadual pelaksanaan (jadual kegiatan)
Agar dibuat time table sehingga memudahkan dalam pelaksanan.
Laporan yang dilaksanakan oleh Instalasi Rekam Medis dapat dibedakan
menjadi laporan Internal dan Eksternal.
1. Laporan Internal
Laporan internal adalah laporan yang ditunjukkan kepada atasan
langsung, laporan bersifat vertikal dan horisontal adalah Instalasi kerja
terkait dengan kegiatan di Instalasi Rekam Medis. Laporan internal
dilaksanakan secara rutin dan insidentil.
a. Laporan rutin
Laporan rutin adalah laporan yang dikerjakan secara rutin dan
periodik bulan, triwulan, semester dan tahunan, dalam bentuk laporan
kegiatan pelayanan, diantaranya :
a. Laporan kunjungan pasien rawat jalan, inap.
b. Laporan morbiditas, mortalitas dan penyakit menular.

62
 c. Laporan tentang efisiensi pelayanan rawat inap, BOR, LOS, BTO,
TOI
d. Laporan berkas rekam medis tidak lengkap.
b. Laporan Rutin dan Bersifat Horisontal
Laporan yang bersiafat rutin dan horisontal adalah laporan yang
ditunjukkan kepada Instalasi Instalasi lain yang berkaitan di Rumah
Sakit Umum Universitas Muhammadiyah Malang, antara lain :
1) Laporan berkas rekam medis yang belum dikembalikan ke bagian
rekam medis.
2) Laporan ketidaktepatan pengembalian berkas rekam medis.
3) Laporan ketidaklengkapan berkas rekam medis.
c. Laporan Insidentil
Laporan Insidentil adalah laporan mengenai rekam medis pada
khususnya dan Rumah Sakit Umum Universitas Muhammadiyah
Malang secara umum yang harus segera dilaporkan karena kegiatan
dengan kinerja rumah sakit.
Laporan insidentil yang berkaitan dengan keadaan kesakitan /
morbiditas dalam program surveilans atau penyakit yang potensial
terhadap kejadian luar biasa (KLB), dilaksanakan 24 jam ke Kantor
Dinas Kesehatan setempat.

2. Laporan Ekstrenal
Sesuai dengan PERMENKES NOMOR 1171 TAHUN 2011, tentang
Sistem Informasi Rumah Sakit yang menjadi acuan dalam perumusan petujuk
teknis menegenai sistem pelaporan rumah sakit seluruh Indonesia, maka
laporan yang harus dibuat dan dikirim sebagai berikut :

Periode
Jenis Data Nama Formulir Kode Keterangan
Laporan
Data Dasar rumah sakit RL 1 Tahunan

63
Data Indikator Pelayanan rumah RL 1.1 Direktorat
kegiatan sakit Jenderal
rumah Fasilitas tempat tidur RL 1.2 Bina Upaya
sakit Ketenagaan RL 2 Kesehatan

Kegiatan pelayanan rawat inap RL 3.1 Dan Dinas

Kegiatan pelayanan rawat RL 3.2 kesehatan

rawat darurat Propinsi

Kegiatan kesehatan gigi & RL 3.3 dan

mulut kotamadya

Kegiatan kebidanan RL 3.4

Kegiatan Perinatologi RL 3.5
Kegiatan Pembedahan RL 3.6
Kegiatan Radiologi RL 3.7
Kegiatan Laboratorium RL 3.8
Pelayanan rehabilitasi medik RL 3.9
Kegiatan pelayanan khusus RL 3.10
Kegiatan kesehatan jiwa RL 3.11
Kegiatan keluarga berencana RL 3.12
Pengadaan obat, penulisan & RL 3.13
pelayanan resep
Kegiatan rujukan RL 3.14
Cara bayar RL 3.15
Data keadaan morbiditas RL 4a
pasien rawat inap
Data keadaan morbiditas RL 4b
pasien rawat jalan
Data bulanan RL 5 Bulanan

Pengunjung rumah sakit RL 5.1

Kunjungan rawat jalan RL 5.2

64
Daftar 10 besar penyakit rawat RL 5.3
inap
Daftar 10 penyakit rawat jalan RL 5.4

65
 PENUTUP

Pedoman Pengorganisasian instalasi rekam medis ini dibuat dengan

tujuan sebagai pedoman untuk instalasi rekam medis di Rumah Sakit Umum
Universitas Muhammadiyah Malang.
Pedoman Pengorganisasian yang berkualitas selain adanya standarisasi
tata cara dan pedomannta juga harus dilakukannya evaluasi secara berkala apakah
pedoman yang telah ditetapkan ini dapat diterapkan secara maksimal atau ketidak
patuhan staf terhadap pedoman yang dilakukan. Oleh karenanya, tidak ada gading
yang tak retak, kesempurnaan hanya milik Allah semata, sehingga pedoman ini tetap
harus selalu dilakukan review secara berkala agar tercipta pelayanan yang berkualitas
secara terus menerus.

Malang,30 Oktober 2017

Direktur,

Prof. Dr. dr. Djoni Djunaedi, Sp.PD, KPTI

66