TINJAUAN TERHADAP FAKTOR PENYEBAB KETERLAMBATAN

PELAKSANAAN RETENSI DAN PEMUSNAHAN BERKAS REKAM

MEDIS RAWAT INAP DI RSUP Dr. HASAN SADIKIN BANDUNG

TUGAS BAHASA INDONESIA

Diajukan untuk memenuhi salah satu tugas mata

kuliah kuliah bahasa indonesia

Oleh :

Kariyudin saudi

E711811044

PROGRAM STUDI REKAM MEDIS DAN INFORMASI

KESEHATAN

POLITEKNIK TEDC BANDUNG

2019
 ABSTRAK

“TINJAUAN TERHADAP FAKTOR – FAKTOR PENYEBAB

KETERLAMBATAN PELAKSANAAN RETENSI DAN PEMUSNAHAN
BERKAS REKAM MEDIS RAWAT INAP DI RSUP Dr. HASAN SADIKIN
BANDUNG”

Penelitian ini berjudul Tinjauan Faktor Penyebab Keterlambatan Pelaksanaan

Retensi Berkas Rekam Medis Rawat Inap Di RSUP. Dr. Hasan Sadikin Bandung.
Tujuan penelitian ini untuk mengetahui faktor-faktor penyebab keterlambatan
pelaksanaan retensi berkas rekam medis di RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung.
Metode penelitian yang digunakan adalah metode deskriptif dengan
pendekatan kualitatif. Teknik pengumpulan data dengan observasi dan
wawancara. Observasi dilakukan terhadap data pelaksanaan retensi pada saat
penelitian. Subjek penelitian adalah kepala instalasi rawat inap dan petugas filling.
Instrumen penelitian menggunakan pedoman wawancara dan pedoman observasi
Hasil penelitian menunjukan bahwa faktor penyebab terjadinya keterlambatan
retensi adalah: kekurangan SDM, machine scanning, material dan prosedur yang
belum semua terlaksana. Pelaksanaan retensi berkas rekam medis di RSUP Dr.
Hasan Sadikin Bandung tidak dilakukan secara berkala sehingga tempat
penyimpanan penuh, karena ruangan sudah penuh ada sebagian berkas yang tidak
aktif disimpan di dalam kardus dan hanya diletakan di lantai dekat rak
penyimpanan.
Saran dari peneliti sebaiknya pihak rumah sakit melakukan retensi berkas
rekam medis secara berkala sesuai ketetapan SOP retensi di RSUP Dr. Hasan
Sadikin Bandung.

Kata Kunci : Faktor Penyebab, Retensi, Pemusnahan Rekam Medis

i
 DAFTAR ISI

ABSTRAK .......................................................................................................................... i
KATA PENGANTAR ....................................................................................................... v
BAB I .................................................................................................................................. 1
PENDAHULUAN ............................................................................................................. 1
1.1 Latar Belakang Masalah ...................................................................................... 1
1.2 Rumusan Masalah ................................................................................................ 4
1.3 Batasan Masalah ................................................................................................... 5
1.4 Tujuan Penelitian .................................................................................................. 5
1.4.1 Tujuan Umum ............................................................................................... 5
1.4.2 Tujuan Khusus .............................................................................................. 5
1.5 Manfaat Penulisan ................................................................................................ 5
1.6 Sistematika Penulisan Penelitian ......................................................................... 8
BAB II ................................................................................................................................ 9
TINJAUAN PUSTAKA .................................................................................................... 9
2.1 Landasan Teori ..................................................................................................... 9
a. Pengertian Retensi ............................................................................................ 9
b. Tujuan Retensi .................................................................................................. 9
c. Cara Retensi Berkas Rekam Medis ............................................................... 10
1) Membuat jadwal retensi. ................................................................................... 10
2) Mencari data rekam medis yang sudah melebihi masa aktif 5 tahun dari buku
registrasi. ................................................................................................................... 10
3) Merekap data rekam medis atau nomor rekam medis tersebut untuk mencari
pada rak penyimpanan aktif. ..................................................................................... 10
4) Mengelompokan berkas rekam medis berdasarkan penggolongan atau tahun
kunjungan.................................................................................................................. 10
5) Memindahkan arsip rekam medis inaktif dari rak aktif ke inaktif. ................... 10
6) Melaksanakan mikrofilmisasi atau penyekenan berkas rekam medis inaktif
sesuai dengan ketentuan yang berlaku. ..................................................................... 10
7) Memusnahkan berkas rekam medis yang telah di mikrofilmisasi atau di scanner
dengan cara yang telah ditentukan. ........................................................................... 10

ii
 d. Tata Cara Pemindahan Berkas Rekam Medis Aktif Menjadi Inaktif ....... 10
e. Dasar Hukum Penyelenggaraan Retensi ...................................................... 11
a. Jadwal Retensi ................................................................................................. 11
b. Tujuan Jadwal Retensi ................................................................................... 12
c. Konsep Jadwal Retensi Dan Mikrofilmisasi Berkas Rekam Medis ........... 12
d. Jadwal Pemusnahan ....................................................................................... 13
e. Tujuan Jadwal Pemusnahan .......................................................................... 13
a. Pengertian Rekam Medis ............................................................................... 15
b. Tujuan Rekam Medis ..................................................................................... 16
c. Kegunaan Rekam Medis ................................................................................ 16
d. Nilai Guna Rekam Medis ............................................................................... 17
e. Kepemilikan Rekam Medis ............................................................................ 18
f. Rekam Medis Rawat Inap .............................................................................. 18
Kegiatan Pelayanan Rawat Inap ini meliputi : .......................................................... 19
g. Alur Rekam Medis Rawat Inap ..................................................................... 20
h. Dasar Hukum Penyelenggaraan Rekam Medis ........................................... 23
BAB III............................................................................................................................. 38
METODOLOGI PENELITIAN .................................................................................... 38
3.1 Metode Penelitian................................................................................................ 38
3.2 Subjek Dan Objek Penelitian ............................................................................. 38
3.2.1 Subjek........................................................................................................... 38
3.2.2 Objek ............................................................................................................ 39
3.3 Teknik Penelitian ................................................................................................ 39
3.3.1 Teknik Pengumpulan Data ............................................................................ 39
3.3.2 Kerangka Berpikir .......................................................................................... 40
a. Variabel-variabel yang akan diteliti harus dijelaskan. .............................................. 40
b. Diskusi dalam kerangka berpir harus dapat menunjukkan dan menjelaskan
pertautan/hubungan antara variable yang diteliti, da nada teori yang mendasari. ............ 40
c. Diskusi juga harus dapat menunjukan apakah hubungan variabel itu positif atau
negatif, berbentuk simetris, kausal, atau interaktif (timbal balik). .................................... 40

iii
d. Kerangka berpikir tersebut selanjutnya perlu dinyatakan dalam bentuk diagram
(paradigm penelitian), sehingga pihak lain dapat memahami kerangka piker yang
dikemukakan dalam penelitian.......................................................................................... 41
3.3.3 Waktu Dan Tempat Penelitian ...................................................................... 42
3.4 JadwalPelaksanaan .................................................Error! Bookmark not defined.
BAB IV ............................................................................................................................. 42
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN ............................................................. 43
4.1 Profil RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung ......................................................... 43
4.1.1 Sejarah RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung ................................................ 43
4.1.2 Visi dan Misi RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung ...................................... 47
4.1.3 Tujuan RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung ................................................ 48
4.1.4 Struktur Organisasi RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung........................... 48
4.2 Gambaran Umum Instalasi .................................................................................. 48
4.2.1 Organisasi Instalasi ........................................................................................ 48
4.2.2 Visi Misi, Dan MotoInstalasi .................................................................. 48
4.2.3 Tujuan Instalasi Rekam Medis RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung ........ 49
4.2.4 Struktur Organisasi Rekam Medis RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung 49
4.2.5 Tugas Dan Fungsi Instalasi Rekam Medis RSUP Dr. Hasan Sadikin
Bandung 50
4.3 Hasil Dan Pembahasan ................................................................................... 51
4.3.1 Prosedur Retensi Berkas ............................................................................... 51
4.3.2 Faktor Yang Menyebabkan Keterlambatan ........................................ 53
4.3.3 Dampak Permasalahan........................................................................... 57
4.3.4 Upaya Pemecahan Masalah ................................................................... 58
BAB V .............................................................................................................................. 60
PENUTUP........................................................................................................................ 60
5.1 Kesimpulan ............................................................................................................ 60
5.2 Saran ...................................................................................................................... 60

iv
 KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang masih memberikan
nikmat Iman dan Islam kepada kita semua, dan tidak lupa salam serta shalawat
semoga tercurah kepada Rasprogrullah SAW beserta keluarga dan para
sahabatnya. Alhamdulillah, Tugas Akhir “Tinjauan Terhadap Faktor Penyebab
Keterlambatan Pelaksanaan Retensi Dan Pemusnahan Berkas Rekam Medis
Rawat Inap Di Rsup Dr. Hasan Sadikin Bandung”.
Tugas Akhir ini disusun untuk memenuhi salah satu persyaratan dalam
menyelesaikan tugas Bahasa Indonesia Program Studi Rekam Medis dan
Informasi Kesehatan, Politeknik TEDC Bandung. Dalam penyusunan Tugas
Akhir ini, penulis tidak lepas dari berbagai hambatan namun berkat petunjuk,
bimbingan, bantuan dan dukungan dari berbagai pihak. Maka pada kesempatan ini
penulis ingin mengucapkan terima kasih yang setulus-tulusnya kepada :
1. Drs. Sueb, M.Si, M.MPd., Selaku Direktur Politeknik TEDC Bandung
yang telah memberikan kebijakan didalam proses pembelajaran sehingga
penulis dapat melaksanakan perkuliahan dengan baik selama ini.
2. Ibu Yeti Suryati, S.Kep,Ners,M.Mpd. selaku ketua program Studi Rekam
Medis
3. Ayah dan Ibu tercinta, yang selalu memberikan doa, kasih sayang, serta
dukungan moril maupun materil.
4. Sahabat-sahabat terkasih selalu memberikan semangat, motivasi dan doa.
Penulis menyadari penulisan Tugas Akhir ini masih jauh dari kesempurnaan, oleh
karena itu kritik dan saran sangat penulis harapkan demi kesempurnaan Tugas
Akhir ini di kemudian hari.

Cimahi, januari 2019

Penulis

v
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Rumah Sakit merupakan salah satu sarana yangmampu memberikan
jasa pelayanan kesehatan bagi masyarakat. Menurut UU No 44 tahun 2009
tentang rumah sakit menyebutkan bahwa ‘‘Rumah Sakit adalah institusi
pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan
secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan gawat
darurat”. Penyelenggaraan pelayanan kesehatan di rumah sakit perlu didukung
dengan sarana penunjang yang memadai diantaranya dengan sistem
penyelenggaraan rekam medis yang baik dan berkualitas.
Menurut Permenkes RI No. 269/Menkes/Per/III/2008 tentang Rekam
Medis pada pasal 1, rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan
dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan
pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Setiap rumah sakit harus
membuat rekam medis baik itu rekam medis rawat jalan maupun rekam medis
rawat inap. Rekam medis juga berguna sebagai bukti tertulis atas tindakan-
tindakan pelayanan terhadap seseorang pasien, juga mampu melindungi
kepentingan hukum bagi pasien yang bersangkutan, rumah sakit maupun dokter
dan tenaga kesehatan lainnya, apabila dikemudian hari terjadi suatu hal yang tidak
diinginkan menyangkut rekam medis itu sendiri.
Setiap sarana pelayanan kesehatan berkas rekam medis disimpan di
tempat penyimpanan berkas rekam medis (filling). Cara penyimpanan berkas
rekam medis di setiap sarana pelayanan kesehatan berbeda. Ada dua cara
penyimpanan yaitu secara sentralisasi dan desentralisasi. Cara penyimpanan
sentralisasi adalah penyimpanan berkas seorang pasien dalam satu kesatuan baik
catatan-catatan kunjungan poliklinik maupun catatan-catatan selama pasien
dirawat. Cara penyimpanan desentralisasi adalah penyimpanan berkas rekam
medis pasien rawat inap dan rawat jalan dipisah.

1
 Berkas rekam medis pada rak penyimpanan tidak selamanya akan
disimpan. Hal ini karena jumlah rekam medis di rumah sakit terus bertambah
sehingga ruang penyimpanan akan penuh dan tidak mencukupi lagi untuk rekam
medis yang baru. Pemusnahan berkas rekam medis merupakan salah satu upaya
yang dilakukan oleh pihak rumah sakit dengan tujuan mengurangi penumpukan
berkas rekam medis di ruang penyimpanan.
Untuk sarana pelayanan di rumah sakit, rekam medis pasien rawat
inap harus disimpan sekurang-kurangnya lima tahun sejak pasien berobat terakhir
atau pulang dari berobat di rumah sakit. Setelah lima tahun, rekam medis dapat di
musnahkan kecuali ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medik. Ringkasan
pulang dan persetujuan tindakan medik harus disimpan untuk jangka waktu
sepuluh tahun terhitung dari tanggal dibuatnya ringkasan tersebut (Permenkes RI
No. 269/Menkes/Per/III/2008 tentang Rekam Medis pada pasal 8).
Retensi atau penyusutan merupakan kegiatan memisahkan antara
rekam medis aktif dan rekam medis inaktif, serta pengurangan jumlah formulir
yang terdapat di dalam berkas rekam medis dengan memilah nilai guna dari tiap-
tiap formulir. Kegiatan retensi dilakukan oleh petugas penyimpanan secara
periodik misalnya tiap bulan, triwulan, atau tahunan. Rekam medis yang telah di
retensi harus disimpan pada ruang terpisah dari rekam medis aktif, dengan cara
mengurutkan sesuai tanggal terakhir berobat selanjutnya dikelompokan sesuai
dengan penyakitnya.
Berdasarkan pengamatan di gudang penyimpanan instalasi rekam
medis rawat inap yang dilakukan dengan observasi dan wawancara terhadap staf
bagian penyimpanan berkas rekam medis rawat inap di RSUP Dr. Hasan Sadikin
Bandung, penulis menemukan permasalahan, yaitu banyaknya berkas rekam
medis yang belum dilakukan retensi dan pemusnahan, penulis menemukan
sebanyak 163.096 berkas rekam medis yang belum dilakukan retensi yang dimana
berkas tersebut terhitung dari tahun 2007-2010 sehingga terjadi penumpukan
berkas rekam medis di ruang penyimpanan inaktif, hal ini dikarenakan adanya
penundaan pelaksanaan retensi dan pemusnahan berkas rekam medis, dengan data
sebagaimana tabel 1.1.
 3

Tabel 1.1
Retensi Berkas Rekam Medis Yang Belum Terlaksana

No Tahun Jumlah Berkas

1 2007 37.324

2 2008 39.408

3 2009 43.985

4 2010 42.379

Total 163.096

Sumber : instalasi rekam medis RSHS Dr. Hasan Sadikin Bandung

Tabel 1.1 menunjukan bahwa jumlah berkas rekam medis rawat inap
yang belum di retensi di RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung tercatat secara
keseluruhan adalah 163.096, terdiri dari berkas rekam medis tahun 2007 sebanyak
37.324, tahun 2008 sebanyak 39.408 berkas, tahun 2009 sebanyak 43.985 dan
pada tahun 2010 jumlah berkas rekam medis yang belum diretensi sebanyak
42.379. Hasil wawancara dengan petugas, hal ini terjadi karena terkendala oleh
faktor tenaga, sarana dan prasarana. Retensi yang sedang berjalan saat ini adalah
retensi berkas rekam medis inaktif tahun 2007. Hasil sementara berkas rekam
medis yang sudah diretensi adalah berkas dari SMF penyakit dalam dan
kebidanan dengan jumlah 12.438. SMF penyakit dalam sebanyak 9.117 dan SMF
kebidanan sebanyak 3.321. Dengan hasil sementara ini menunjukan bahwa retensi
berkas rekam medis terlambat, berkas yang tersisa sebanyak 108.279 berkas yang
belum dilakukan retensi dengan catatan pada tahun 2010 tidak di hitung karena
masih di inaktif belum di lakukan ke pemilahan/memilah yang bernilai guna.
Pelaksanaan retensi diberi target oleh kepala instalasi rekam medis selama satu
Tahun dimulai dari bulan Juni 2016-Juni 2017 maka retensi sudah harus
diselesaikan oleh petugas retensi.
 4

Ruang penyimpanan berkas rekam medis rawat inap dan rawat jalan
dipisah karena di RSUP Dr.Hasan Sadikin Bandung menggunakan sistem
penyimpanan desentralisasi. Ruang penyimpanan rekam medis rawat inap
terdapat dua tempat terpisah, yang bertempat di belakang tempat penelitian pusat
instalasi rekam medis dan diatas tempat penelitian pusat instalasi rekam medis.
Kedua ruang penyimpanan tersebut sama-sama berfungsi untuk menyimpan
berkas rekam medis aktif dan inaktif. Rekam medis inaktif mempunyai dua
tempat penyimpanan khusus yang berada di balik kamar mandi dan di atas tempat
penelitian pusat instalasi rekam medis. Namun, karena ruang penyimpanan
tersebut sudah penuh, ada sebagian berkas rekam medis inaktif diletakan dilantai
bawah tangga samping penyimpanan rekam medis aktif dan diatas tangga dekat
rak penyimpanan rekam medis inaktif sehingga tempat penyimpanan menjadi
tidak rapih dan tidak enak dipandang.
Sesuai pengkajian yang telah dilakukan, maka penulis tertarik untuk
mengangkat judul “Tinjauan Terhadap Faktor-Faktor Penyebab
Keterlambatan Pelaksanaan Retensi danPemusnahan Berkas Rekam Medis
Rawat Inap Di RSUP Dr.Hasan Sadikin Bandung”.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang diatas, serta untuk memperjelas tujuan
yang akan di capai, maka dalam penelitian ini masalah yang akan di bahas
dirumuskan dalam bentuk pertanyaan sebagai berikut :
a. Bagaimana prosedur retensi berkas rekam medis rawat inap di RSUP
Dr.Hasan Sadikin Bandung?
b. Faktor-faktor apa saja yang menjadi penyebab keterlambatan dalam
pelaksanaan retensi berkas rekam medis rawat inap diRSUP Dr.Hasan
Sadikin Bandung?
c. Apa saja dampak yang akan terjadi ketika pelaksanaan retensi terlambat
atau tidak berjalan di instalasi rekam medis rawat inap di RSUP Dr.Hasan
Sadikin Bandung?
 5

d. Apa saja upaya yang dilakukan oleh instalasi rekam medis untuk
melakukan retensi berkas rekam medis diRSUP Dr.Hasan Sadikin
Bandung?
1.3 Batasan Masalah
Batasan masalah dalam penelitian ini lebih memfokuskan untuk
mengetahui faktor-faktor penyebab keterlambatan terhadap pelaksanaan retensi
berkas rekam medis rawat inap di RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung.

1.4 Tujuan Penelitian

1.4.1 Tujuan Umum
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui faktor apa saja
yang menjadi penyebab keterlambatan pelaksanaan retensi rawat inap di
RSUP Dr.Hasan Sadikin Bandung.
1.4.2 Tujuan Khusus
a. Mengetahui prosedur retensi di rawat inap di RSUP Dr. Hasan Sadikin
Bandung.
b. Mengetahui faktor-faktor yang menjadi penyebab keterlambatan pada
saat melakukan retensi di rawat inap di RSUP Dr. Hasan Sadikin
Bandung.
c. Mengetahui dampak yang akan terjadi ketika terjadi keterlambatan
dalam pelaksanaan retensi berkas rekam medis rawat inap di RSUP
Dr. Hasan Sadikin Bandung.
d. Mengetahui upaya yang dilakukan oleh instalasi rekam medis untuk
melakukan retensi berkas rekam medis di RSUP Dr. Hasan Sadikin
Bandung.

1.5 Manfaat Penulisan

1.5.1 Bagi Mahasiswa
Dapat menambah wawasan lebih tentang ilmu rekam medis dan
informasi kesehatan dan mengimplementasikan hasil proses
 6

pembelajaran dan menjadi pembekalan pengalaman yang mungkin

dibutuhkan saat menghadapi dunia kerja.

1.5.2 Bagi Instalasi Rekam Medis RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung
Penelitian ini diharapkan dapat memberikan suatu masukan dan
sebagai bahan pertimbangan untuk mengatasi permasalahan yang ada
khususnya di bagian retensi berkas rekam medis rawat inap di RSUP
Dr.Hasan Sadikin Bandung.

1.5.3 Bagi Akademik

Diharapkan dapat menambah referesnsi mengenai faktor-faktor
penyebab keterlambatan pelaksanaan retensi berkas rekam medis dan
memberikan kontribusi bagi Lembaga Politeknik TEDC Bandung
jurusan Rekam medis dan Informasi Kesehatan dan laporan ini dapat
berguna untuk bahan pembelajaran selanjutnya bagi mahasiswa/i rekam
medis dan informasi kesehatan.
1.6 Metede penelitian
Menurut Sugiyono (2012) menjelaskan bahwa ‘metode penelitian
pada dasarnya merupakan cara ilmiah untuk mendapatkan data dengan tujuan
dan kegunaan tertentu’.
Peneliti menggunakan metode penelitian deskriptif. Menurut Dr.
Budiman, (2011). Adapun pengertian deskriptif dalam buku penelitian
kesehatan .
suatu bentuk penelitian yang ditujukan untuk mendeskripsikan atau
menggambarkan fenomena-fenomena buatan manusia, fenomena itu bisa
berupa bentuk, aktivitas, karakteristik, perubahan, hubungan, kesehatan
dan perbedaan antara fenomena yang satu dengan yang lain.

Menurut Sukmadinata, (2008:90) Metode penelitian deskriptif

digunakan untuk ‘memecahkan atau menjawab permasalahan yang sedang
dihadapi pada situasi sekarang’.
Menurut Sugiyono, (2015:8) Metode penelitian kualitatif adalah
‘metode penelitian naturalistik karena penilaiannya dilakukan padakondisi
 7

yang alamiah (naturas setting), disebut juga ethnographi karena pada awalnya
metode ini lebih banyak digunakan untuk penelitian bidang antropologi
budaya; disebut dengan metode kualitatif karena data yang terkumpul dan
analisisnya lebih bersifat kualitatif’.
Metode yang digunakan dalam penelitian ini

menggunakan deskriftif analisis dengan pendekatan kualitatif.

teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini

yaitu dengan teknik observasi, wawancara, stadi,

dokumentasi,adapun teknik pengolahan data dalam penelitian

ini menggunakan analisis penelitian kualitatif.

1.7 Defenisi istilah

Standar Adalah suatu rangkaian instruksi tertulis yang
Operasional mendokumentasikan kegiatan pelaksanaan retensi
Prosedur (SOP) berkas rekam medis inaktif

Rekam Medis Adalah berkas rekam medis yang tidak digunakan

Inaktif lagi terhitung sejak kunjungan terakhir pasien

Sumber Daya Adalah orang yang melaksanakan persiapan

Manusia (SDM) retensi berkas rekam medis

Sarana Adalah alat untuk menopang tercapainya tujuan

yang berfungsi untuk menyimpan berkas rekam
medis inaktif, Scanning, Microfile

Retensi Adalah pemilahan berkas rekam medis aktif dan

inaktif, serta pengurangan jumlah formulir dengan
memilah nilai guna dari tiap-tiap formulir
 8

1.8 Sistematika Penulisan Penelitian

Bab 1 Pendahuluan
Pada bab ini di jelaskan secara singkat mengenai latar belakang, pokok
permasalahan, rumusan masalah, batasan masalah, tujuan penelitian, manfaat
penelitian, dan sistematika penulisan penelitian.
Bab II Tinjauan Pustaka
Pada bab ini menjelaskan mengenai teori-teori yang akan menjadi dasar
dari topik penelitian.

Bab III Metode Penelitian

Pada bab ini menjelaskan mengenai metodelogi yang digunakan dalam
penelitian
Bab IV Hasil Penelitian dan Pembahasan
Pada bab ini penulis menjelaskan tentang tinjauan terhadap faktor – faktor
penyebab keterlambatan pelaksanaan retensi berkas rekam medis rawat inap
di RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung.
Bab V Penutup
Dalam bab ini berisi kesimpulan yang diambil bedasarkan hasil analisa
dari bab sebelumnya serta saran-saran yang dapat membangun dan dapat
memberikan perkembangan
 BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Landasan Teori

2.1.1 Konsep Retensi Berkas Rekam Medis
a. Pengertian Retensi
Retensi adalah proses kegiatan memilih dokumen rekam medis (DRM)
untuk memisahkan DRM aktif dan DRM inaktif sesuai dengan jangka waktu
penyimpanan DRM. Dalam melaksanakan retensi petugas bisa melihat jadwal
retensi arsip (JRA) sebagai pedoman untuk menentukan jangka waktu
penyimpanan DRM, DRM tidak selamanya akan disimpan, DRM akan
dilakukan retensi sekurangkurangnya 5 tahun dilihat dari tanggal terakhir
pasien datang berobat. Pelaksanaan retensi bisa dilakukan setiap hari atau
dalam periode bulanan maupun tahunan. Hal ini bertujuan untuk mengurangi
jumlah DRM yang ada, untuk menghindari terjadinya penumpukan DRM
dengan bertambahnya dokumen setiap harinya maka perlu adanya retensi
DRM.
Dokumen rekam medis (DRM) kemudian akan dilakukan scanner untuk
dipilah dan disimpan formulir rekam medis yang berni guna agar formulir
yang terdapat didalam berkas rekam medis berkurang. (Devita Saraswati,
2015).
b. Tujuan Retensi
Menurut Drijen Yanmed (2006:99) retensi yaitu suatu kegiatan
pengurangan atau memisahkan arsip dari rak penyimpanan dari dokumen
aktif menjadi inaktif.
1) Mengurangi jumlah berkas rekam medis yang semakin
bertambah.
2) Menjaga kerapihan penyusunan berkas rekam medis aktif.
3) Menyiapkan fasilitas yang cukup untuk tersedianya tempat
penyimpanan berkas rekam medis yang baru.

9
 10

4) Memudahkan dalam mengambil kembali berkas rekam medis

aktif.
5) Menyelamatkan rekam medis yang bernilai guna tinggi.
6) Mengurangi berkas rekam medis yang tidak bernilai guna/nilai
guna rendah atau nilai gunanya telah menurun.
7) Mengurangi beban kerja petugas dalam penanganan berkas rekam
medis aktif dan inaktif.
c. Cara Retensi Berkas Rekam Medis
1) Membuat jadwal retensi.
2) Mencari data rekam medis yang sudah melebihi masa aktif 5
tahun dari buku registrasi.
3) Merekap data rekam medis atau nomor rekam medis tersebut
untuk mencari pada rak penyimpanan aktif.
4) Mengelompokan berkas rekam medis berdasarkan penggolongan
atau tahun kunjungan.
5) Memindahkan arsip rekam medis inaktif dari rak aktif ke inaktif.
6) Melaksanakan mikrofilmisasi atau penyekenan berkas rekam
medis inaktif sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
7) Memusnahkan berkas rekam medis yang telah di mikrofilmisasi
atau di scanner dengan cara yang telah ditentukan.
d. Tata Cara Pemindahan Berkas Rekam Medis Aktif Menjadi
Inaktif
1) Dilihat hari tanggal kunjungan terakhir
2) Setelah 5 (lima) tahun dari kunjungan terakhir tersebut berkas
dipisahkan diruang lain atau terpisah dari berkas rekam medis
aktif
3) Berkas rekam medis inaktif dikelompokan sesuai dengan tahun
terakhir kunjungan
a) Tata cara penilaian nilai guna
(1) Seringnya berkas-berkas rekam medis digunakan untuk
pendidikan dan penelitian
 11

(2) Nilai guna:

(a) Primer : Administrasi, Hukum, Keuangan, Ilmu
Pengetahuan dan Teknologi (IPTEK).
(b) Sekunder : pembuktian, sejarah.
b) Lembar rekam medis yang dipilih
(1) Ringkasan masuk dan keluar
(2) Resume
(3) Lembar obserpasi
(4) Identifikasi bayi
(5) Lembar persetujuan
(6) Lembar kematian
e. Dasar Hukum Penyelenggaraan Retensi
1) SK Dirjen Yan Medik
No.78/YanMed/RS/Umdik/YMU/1/91tentang penyelenggaraan
Rekam Medis di Rumah Sakit (Bab III D-E).
2) Surat Edaran Dirjen Yanmed No.HK.00.05.1.5.01160 tahun 1995:
Petunjuk Teknis Pengadaan Formulir RM dasar dan pemusnahan
arsip RM di rumah sakit.
3) Undang-undang No.29 Tahun 2004 tentang peraktik kedokteran
(paragraf 3 pasal 46-47).
4) Manual Rekam Medis (konsil Kedokteran Indonesia,bab v. Item
C,2006).
5) PERMENKES No.269/MenKes/Per/III/2008: tentang rekam
medis.

2.1.2 Konsep Jadwal Retensi

a. Jadwal Retensi
Jadwal retensi adalah suatu daftar yang memuat kebijaksanaan
seberapa jauh sekelompo arsip dapat disimpan atau dimusnahkan
(Barthos, 2007). Dengan demikian, jadwal retensi merupakan suatu
daftar yang menunjukan:
 12

1) Lamanya masing-masing arsip disimpan pada file aktif (satuan

kerja), sebelum dipindahkan ke pusat penyimpanan file inaktif.
2) Jangka waktu lamanya penyimpanan masing-masing sekelompok
arsip sebelum dimusnahkan ataupun dipindahkan ke arsip
Nasional RI.
b. Tujuan Jadwal Retensi
Jadwal retensi arsip mempunyai tujuan sebagai berikut:
1) Menyisihkan arsip-arsip dengan tepat bagin arsip-arsip yang tidak
memiliki jangka waktu simpan lama.
2) Penyimpanan sementara arsip-arsip yang tidak diperlukan lagi
bagi kepentingan administrasi.
3) Pemeliharaan arsip-arsip yang bernilai guna.
c. Konsep Jadwal Retensi Dan Mikrofilmisasi Berkas Rekam
Medis
Jadwal Retensi Arsip (JRA) berdasarkan surat edaran YanMed
No.HK.00.06.1.501160 Tahun 1995 yaitu : “Merupakan daftar yang
berisikan sekurang-kurangnya jenis arsip dan jangka waktu
penyimpanan sesuai kegunaan. Jadwal Retensi Arsip (JRA) disusun
oleh komite medis dan unit rekam medis dengan persetujuan direktur
rumah sakit”
1) Nomor Rekam Medis
2) Tahun Jangka
3) Waktu Penyimpanan
4) Keterangan
Sebelum retensi perlu disusun jadwal retensi, berdasarkan surat
edaran Dirjen Pelayanan Medik Nomor HK.00.06.1.5.01160 tertanggal
21 Maret 1995 tentang petunjuk teknis pengadaan formulir rekam
medis dasar dan pemusnahan arsip rekam medis di rumah sakit.

2.1.4 Konsep JadwalPemusnahan

 13

d. Jadwal Pemusnahan
Jadwal pemusnahan adalah suatu daftar yang memuat
kebijaksanaan seberapa jauh sekelompok berkas yang telah dipilah
dan siap di musnahkan. Dengan demikian, jadwal pemusnahan
merupakan suatu daftar yang menunjukan:

1) Lamanya masing-masing arsip disimpan pada file aktif (satuan

kerja), sebelum dipindahkan ke pusat penyimpanan file inaktif.
2) Jangka waktu lamanya penyimpanan masing-masing sekelompok
arsip sebelum dimusnahkan ataupun dipindahkan ke arsip
Nasional RI.
e. Tujuan Jadwal Pemusnahan
Jadwal pemusnahan arsip mempunyai tujuan sebagai berikut:
1) Menyisihkan arsip-arsip dengan tepat bagin arsip-arsip yang tidak
memiliki jangka waktu simpan lama.
2) Penyimpanan sementara arsip-arsip yang tidak diperlukan lagi
bagi kepentingan administrasi.
3) Pemeliharaan arsip-arsip yang bernilai guna.

Tabel 2.1
Jadwal Retensi/Lama Penyimpanan Berkas Rekam Medis

No Kelompok Rawat Jalan Rawat Inap

Penyakit Aktif Inaktif Aktif Inaktif

1 Penyakit Dalam

*Umum 5 th 2 th 5 th 2 th

*Jantung 5 th 2 th 10 th 2 th

2 Bedah 5 th 2 th 5 th 2 th

3 Kesehatan Anak 5 th 2 th 5 th 2 th

4 Kebidanan 5 th 2 th 5 th 2 th
 14

5 Kandungan 5 th 2 th 5 th 2 th

6 Bedah Saraf 5 th 2 th 5 th 2 th

7 Syaraf 5 th 2 th 5 th 2 th

8 Kedokteran 10 th 2 th 5 th 5 th
Jiwa

9 THT-KL 5 th 2 th 5 th 2 th

10 Kulit Dan
Kelamin

*Umum 5 th 2 th 5 th 2 th

*Kusta 15 th 2 th 15 th 2 th

11 Bedah Mulut 5 th 2 th 5 th 2 th

12 Orthopedi 10 th 2 th 10 th 2 th

13 Kasus Lainnya Ditentukan oleh Direktur Utama

RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung
sesuai dengan kepentingannya

Sumber :Dirjen Pelayanan Medik No.HK.00.06.1.5.01160(1995)

Mikrofilmisasi berkas rekam medis yaitu suatu proses

merubah bentuk lembaran-lembaran rekam medis menjadi bentuk
mikrofilmisasi. Tujuannya untuk melestarikan dokumen dalam
bentuk mikro, sebelum dilakukan pemusnahan.
Prosedur mikrofilmisasi berkas rekam medis :
a) Penyusutan berkas rekam medis inaktif
b) Penilaian atas rekam medis yang telah disusutkan
c) Proses pencucian file
d) Proses penjaketan (memasukan mikrofile ke dalam jaket file)
e) Pemberian identitas pasien pada jaket mikrofile
f) Penjajaran bentuk mikrofile dengan terminal digit filling
 15

Adapun berkas rekam medis yang disimpan secara permanen

antara lain :
a) Lembar rekam medis 1
b) Lembar resume keluar
c) Lembar laporan operasi
d) Lembar persetujuan/penolakan tindakan medis
e) Formulir indeks dokter, penyakit, sebab kematian, operasi
f) Formulir dengan kasus paksaan
g) Formulir ketergantungan obat
h) Lembar keterangan kematian yang akan mendapat sertifikat
kematian
i) Visum et repertum
j) Lambar yang sesuai kasus, diantaranya :
(1)Bayi tabung
(2)Adopsi
(3)Penganiayaan
(4)Buku register

2.1.5 Pengertian keterlambatan

Menurut kamus besar Bahasa Indonesia keterlambatan adalah
lewat dari waktu yang ditentukan.

2.1.6 Konsep Rekam Medis

a. Pengertian Rekam Medis
Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia
No. 269/MENKES/PER/III/2008, “rekam medis adalah berkas yang
berisikan catatan atau dokumen tentang identitas pasien,
pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah
diberikan kepada pasien”.
Menurut Huffman (Firdaus, 2008), “rekam medis adalah
berkas yang menyatakan siapa, apa, mengapa, dimana, kapan dan
 16

bagaimana pelayanan yang diperoleh seorang pasien selama dirawat

atau menjalani pengobatan”.
Menurut Dirjen Yanmed (2006), “rekam medis adalah
keterangan baik yang tertulis maupun yang terekam tentang
identitas, anamnesa, penentuan fisik labolatorium, diagnosa segala
pelayanan dan tindakan medis yang diberikan kepada pasien dan
pengobatan baik yang dirawat inap, rawat jalan, maupun yang
mendapatkan pelayanan gawat darurat”.
b. Tujuan Rekam Medis
Menurut Dirjen Yanmed (2006) “tujuan rekam medis adalah
untuk menunjang tercapainya tertib administrasi dalam upaya
meningkatkan mutu pelayanan dirumah sakit. Tanpa didukung suatu
sistem pengelolaan rekam medis yang baik dan benar, tidak akan
tercipta tertib administrasi merupakan salah satu faktor yang
menentukan didalam upaya pelayanan kesehatan di rumah sakit.
c. Kegunaan Rekam Medis
Dirjen Yanmed (2006) mengemukakan kegunaan rekam
medis dapat dilihat dari beberapa aspek, antara lain:
1) Aspek Administrasi
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai administras,
karena isinya menyangkut tindakan berdasar wewenang dan
tanggung jawab sebagai tenaga rekam medis dan para medis
dalam mencapai tujuan pelayanan kesehatan.
2) Aspek Medis
Suatu berkas rekam medis mempunyai aspek medik,
karena catatan tersebut dipergunakan sebagai dasar untuk
merencanakan pengobatan atau perawatan yang harus diberikan
kepada seorang pasien dan dalam rangka mempertahankan serta
meningkatkan mutu pelayanan melalui kegiatan audit medis,
manajemen resiko klinik serta keamanan/keselamatan pasien dan
kendali biaya.
 17

3) Aspek Hukum
Suatu berkas rekam medis mempunyai aspek hukum,
karena isinya menyangkut masalah adanya jaminan kepastian
hukum atas dasar keadilan, dalam rangka usaha menegakan
hukum serta penyediaan bahan tanda bukti untuk menegakan
keadilan, rekam medis adalah milik dokter dan rumah sakit
sedangkan isinya yang terdiri dari identitas pasien, pemeriksaan,
pengobatan, tindakan, dan pelayanan lain yang telah diberikan
kepada pasien adalah sebagai informasi yang dapat dimiliki oleh
pasien sesuai dengan peraturan dan perundang-undangan yang
berlaku (UU Praktik Kedokteran RI No. 29 Tahun 2004 Pasal 26
ayat 1).
4) Aspek Keuangan
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai uang, karena
isinya menyangkut data atau informasi yang dapat dipergunakan
sebagai aspek keuangan.
5) Aspek Penelitian
Suatu berkas rekam medis mempunyai penelitian, karena
isinya menyangkut data atau informasi perkembangan kronologis
dan kegiatan pelayanan medik yang diberikan kepada pasien,
informasi tersebut dapat digunakan sebagai bahan atau referensi
pengajaran di bidang profesi pendidikan kesehatan.
6) Aspek Dokumentasi
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai yang harus di
dokumentasikan dan dipakai sebagai bahan pertanggung jawaban
dan laporan rumah sakit.

d. Nilai Guna Rekam Medis

Menurut Ery Rustiyanto (2009) mengemukakan nilai guna
rekam medis, antara lain:
1) Bagi Pasien
 18

a) Menyediakan bukti asuhan keperawatan atau tindakan medis

yang diterima oleh pasien.
b) Menyediakan data bagi pasien jika pasien datang untuk yang
kedua kalinya dan seterusnya.
c) Menyediakan data yang dapat melindungi kepentingan hukum
pasien dalam kasus-kasus konpensasi pekerja kecelakaan
pribadi atau mal praktek.
2) Bagi fasilitas layanan kesehatan
a) Memiliki data yang dipakai untuk pekerja professional
kesehatan.
b) Sebagai bukti atas biaya pembayaran pelayanan medis pasien.
c) Mengevaluasi penggunaan sumber daya.
3) Bagi pemeberi pelayanan
a) Menyediakan informasi untuk membantu seluruh tenaga
profesional dalam merawat pasien.
b) Membantu dokter dalam menyediakan data perawatan yang
bersifat berkesinambungan pada berbagai tingkatan pelayanan
kesehatan.
c) Menyediakan data-data untuk penelitian dan pendidikan.
e. Kepemilikan Rekam Medis
Kepemilikan rekam medis dalam pasal 47 ayat 1 (Hatta,
2010:201) menyatakan bahwa “rekam medis milik sarana pelayanan
kesehatan sedangkan isinya milik pasien”.Pasal 52 UU peraktik
kedokteran (Hatta, 2010:201) menyatakan bahwa “memperoleh isi
rekam medis adalah suatu hak pasien”.

f. Rekam Medis Rawat Inap

Pengertian rawat inap adalah pelayanan terhadap pasien rumah sakit
yang menempati tempat tidur perawatan untuk keperluan observasi,
diagnosa, terapi, rehabilitasi medik dan pelayanan penunjang medik
lainnya.
 19

Unit rawat inap sering disebut bangsal perawatan atau ruang

perawatan merupakan inti kegiatan rumah sakit. Bangsal unit rawat
inap biasannya diberi nama bangsal yang berlainan dengan satu
dengan yang lainnya oleh rumah sakit guna memudahkan perbedaan
ruangan. Disetiap bangsal memiliki sejumlah tempat tidur.
Sedangkan pasien yang dirawat terdiri dari pasien yang
berkemampuan membayar pelayanan rawat inap yang berbeda-beda,
oleh karena itu unit rawat inap dibedakan pula atas kelas perawatan.
Kegiatan Pelayanan Rawat Inap ini meliputi :
a) Penerimaan pasien
b) Pelayanan medis
c) Pelayanan penunjang medis
d) Pelayanan perawatan
e) Pelayanan obat
f) Pelayanan makan
g) Pelayanan administrasi keuangan
Unit rawat inap dalam kedudukannya suatu sistem pelayanan
rumah sakit bekerjasama atau berkaitan dengan banyak bagian lain
atau unit fungsional lainnya, antara lain rekam medis, keuangan,
logistik farmasi, radiologi, pemeliharaan sarana rumah sakit,
laboratorium dan tidak lupa berkaitan dengan staf medis fungsional.
Keadaan ini apabila bisa diadakan dengan baik, maka sistem
pelayanan rumah sakit akan berjalan dengan baik juga. Jadi pada
prinsipnya unit rawat inap dalam menjalankan kegiatannya tidak
akan lepas dari bagian-bagian dan mempengaruhi agar nantinya
fungsi pelayanan bisa berjalan dengan baik.
Menurut Permenkes No.269/MENKES/PER/III/2008 isi
rekam medis untuk pasien rawat inap sekurang-kurangnya memuat:
1) Identitas pasien;
2) Tanggal dan waktu;
 20

3) Hasil anamnesis, mencakup sekurang-kurangnya keluhan dan

riwayat penyakit;
4) Hasil pemeriksaan fisik dan penunjang medik;
5) Diagnosis;
6) Rencana penatalaksanaan;
7) Pengobatan dan atau tindakan;
8) Persetujuan tindakan bila diperlukan;
9) Catatan observasi klinis dan hasil pengobatan;
10) Ringkaasan pulang;
11) Nama dan tanda tangan dokter, dokter gigi, atau tenaga kesehatan
tertentu yang memberikan pelayanan kesehatan;
12) Pelayanan laian yang telah dilakuakan oleh tenaga kesehatan
tertentu;
13) Untuk pasien gigi dilengkapi dengan odontogram klinik;
Berdasarkan teori diatas, rekam medis rawat inapa adalah
berkas rekam medis yang sekurang-kurangnya berisi identitas
pasien, pemeriksaan, diagnosis, persetujuan tindakan medis jika ada,
tindakan atau pengobatan, pelayanan lain yang telah diberikan
kepada pasien. Menurut Peraturan Mentri Kesehatan RI
No.269/MENKES/PER/III/2008 tentang rekam medis, rekam medis
pasien rawat inap harus disimpan sekurang-kurangnya lima tahun
sejak pasien berobat terakhir atau pulang dari berobat di rumah sakit.
Setelah lima tahun, rekam medis dapat dimusnahkan kecuali
ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medik. Ringkasan pulang
dan persetujuan tindakan medik wajib disimpan dalam jangka waktu
sepuluh tahun sejak ringkasan dan persetujuan tindakan medik
dibuat.

g. Alur Rekam Medis Rawat Inap

Menurut Dirjen Yanmed (1997;32) alur rekam medis rawat
inap adalah sebagai berikut:
 21

1) Setiap pasien yang membawa surat permintaan rawat inap dari

dokter poliklinik. Unit gawat darurat menghubungi tempat
penerimaan pasien rawat inap, sedangkan pasien rujukan dari
pelayanan kesehatan lainnya terlebih dahulu diperiksa oleh dokter
rumah sakit yang bersangkutan.
2) Apabila tempat tidur diruangan rawat inap yang dimaksud masih
tersedia petugas menerima pasien mencatat dalam buku register
penerimaan rawat inap: Nama, nomor RM, identitas pasien dan
data sosial lainnya. Serta menyiapkan atau mengisi data identitas
pasien pada lembaran masuk RM.
3) Apabila dilakukan sistem uang muka, khusus pasien non akses
dan dianggap mampu, pihak keluarga pasien diminta
menghubungi bagian keuangan untuk membayar uang muka
perawatan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
4) Petugas penerima pasien rawat inap mengirimkan berkas
bersama-sama dengan pasiennya keruangan rawat inap yang
dimaksud.
5) Pasien di terima oleh petugas diruangan rawat inap dan dicatat
pada buku register.
6) Dokteryang bertugas mencatat tentang riwayat penyakit, hasil
pemeriksaan fisik, terapi serta semua tindakan yang diberikan
kepada pasien pada lembar-lembar rekam medis dan menanda
tanganinya. Perawat atau bidan mencatat pengamatan mereka
terhadap pasien dan pertolongan pertama yang diberikan kepada
pasien kedalam catatan perawat atau bidan dan membutuhkan
tanda tangannya, serta mengisi lembar grafik tentang suhu, nadi,
dan pernapasan seorang pasien.
7) Selama diruang rawat inap, perawat dan bidan menambah
lembaran-lembaran rekam medis sesuai dengan pelayanan
kebutuhan pelayanan yang diberikan kepada pasien.
 22

8) Perawat dan bidan berkewajiban membuat sensus harian yang

memberikan gambaran mustasi pasien mulai jam 00.00 sampai
dengan 24.00. sensus harian dibuat rangkap 3 ditanda tangani
kepala ruang rawat inap, dikirim unit rekam medis, tempat
penerimaan rawat inap (sentral opname) dan satu lembar dari
arsip ruang rawat inap, pengiriman sensus harian paling lambat
jam 08.00 pagi hari berikutnya.
9) Petugas ruangan memeriksa kelengkapan rekam medis, sebelum
diserahkan ke instalasi rekam medis.
10) Setelah pasien keluar dari rumah sakit, berkas rekam medis pasien
segera di kembaliakan ke unit rekam medis paling lambat 24 jam
setelah pasien keluar, secara lengkap dan benar.
11) Petugas unit rekam medis mengelola berkas rekam medis yang
sudah lengkap, di masukan kedalam kartu indeks penyakit, indeks
oprasi, indeks kematian, dan indeks sebagainya untuk membuat
laporan statistik rumah sakit.
12) Petugas unit rekam medis membuat rekapitulasi sensus harian
setiap akhir bulan dan mengirimkan ke subbag urusan PPL untuk
bahan laporan rumah sakit.
13) Unit rekam medis menyimpan berkas rekam medis pasien
menurut nomor rekam medisnya (apabila menganut sistem
sentralisasi, berkas rekam medis pasien rawat jalan dan pasien
rawat inap untuk tiap-tiap pasien disatukan).
14) Petugas unit rekam medis mengeluarkan berkas rekam medis
apabila ada permintaan baik keperluan pasien berobat ulang atau
keperluan lainnya.
15) Setiap permintaan rekam medis harus menggunakan surat yang
disebut kartu permintaan.
16) Kartu permintaan dibuat rangkap 3 satu copy ditempel pada
rekam medis satu copy diletakan pada rak penyimpanan sebagai
tanda keluar dan satu copy sebagai arsip yang meminta.
 23

17) Apabila rekam medis yang dipinjam sudah kembali, kedua copy
kartu permintaan tersebut dibuang.
18) Rekam medis pasien yang tidak pernah berobat lagi kerumah
sakit selama lima tahun terakhir dinyatakan sebagai in active
recored.
19) Berkas rekam medis yang sudah dinyatakan sebagai active
recoreddikeluarkan dari rak penyimpanan dan disimpan digudang
rumah sakit atau dimusnahkan.
h. Dasar Hukum Penyelenggaraan Rekam Medis
Dasar hukum tentang penyelenggaraan rekam medis yaitu
anatara lain:
1) UU No. 36 tahun 2014 tentang tenaga kesehatan
2) UU No. 29 tahun 2009 tentang peraktek kedokteran
3) UU No. 44 tahun 2009 tentang rumah sakit
4) PP No. 10 tahun 1960 tentang wajib simpan rahasia kedokteran
5) Peraturan Mentri Kesehatan No.269/MENKES/PER/III/2008
tentang rekam medis
6) Peraturan Pemerintah No.034/Birhub/1992 tentang perencanaan
dan pemeliharaan rumah sakit dimana diantara lain disebutkan
bahwa guna menunjang terselenggaranya rencana induk yang
baik, maka setiap rumah sakit di wajibkan:
a) Mempunyai dan merawat statistik yang Up to date.
b) Membina medical record yang berdasarkan ketentuan-
ketentuan yang telah ditetapkan.
7) Peraturan Mentri Kesehatan No.134/1978 tentang struktur
organisasi dan tata kerja rumah sakit umum dimana anatara
laindisebutkan bahwa salah satu sub bagian adalah pencatatan
medik.

2.1.7 Penyimpanan Rekam Medis

 24

Menurut Depkes RI (1997), ada dua cara pengurusan

penyimpanan dalam penyelenggaraan rekam medis, yaitu:
a. Sentralisasi
Sentralisasi ini diartikan menyimpan rekam medis seorang
pasien dalam satu kesatuan baik catatan-catatan kunjungan poliklinik
maupun catatan-catatan selama seorang pasien dirawat.Sistem ini
disamping banyak kebaikannya juga ada kekurangannya. Kebaikan
dari sistem ini adalah dapat mengurangi terjadinya duplikasi dalam
pemeliharaan dan penyimpanan rekam medis, dapat mengurangi
jumlah biaya yang dipergunakan untuk peralatan dan ruangan, tata
kerja dan peraturan mengenai kegiatan pencatatan medis mudah di
standarisasikan, memungkinkan kegiatan efisiensi kerja petugas
penyimpanan, mudah menerapkan sistem unit record. Adapun
kekurangannya adalah petugas menjadi lebih sibuk karena harus
menangani unit rawat jalan dan unit rawat inap, serta tempat
penerimaan pasien harus bertugas selama 24 jam.
b. Desentralisasi
Dengan cara desentralisasi terjadi pemisahan antara rekam
medis poliklinik dengan rekam medis penderita dirawat. Rekam
medis disimpan di satu tempat penyimpanan sedangkan rekam medis
penderita dirawat disimpan dibagian pencatatan medis.Kebaikan dari
sistem ini adalah efisiensi waktu sehingga pasien mendapatkan
pelayanan lebih cepat dan beban kerja yang dilaksanakan petugas
lebih ringan.Sedangkan kekurangannya adalah terjadi duplikasi
dalam pembuatan rekam medis, biaya yang diperlukan untuk
peralatan dan ruangan lebih banyak.

c. Fasilitas Ruang Penyimpanan

Menurut Depkes RI (1997), alat penyimpanan yang baik,
penerangan yang baik, pengaturan suhu, pemeliharaan ruangan,
perhatian terhadap faktor keselamatan, bagi suatu kamar
 25

penyimpanan berkas rekammedis sangat membantu memelihara dan

mendorong kegairahan kerja dan produktivitas pegawai-pegawai
yang bekerja disitu.
Alat penyimpanan rekam medis yang umum dipakai adalah:
1) Rak terbuka (open self file unit);
Rak terbuka lebih dianjurkan pemakaiannya, dengan
alasan:
a) Harganya lebih murah.
b) Petugas dapat mengambil dan menyimpan rekam medis lebih
cepat.
c) Menghemat ruangan dalam menampung lebih banyak rekam
medis dan tidak terlalu makan tempat.
2) Lemari Lima laci (five drawer file unit).
Apabila menggunakan lemari laci sebagai alat
penyimpanan rekam medis maka ruangan akan terlihat lebih rapih
dan rekam medis menjadi terlindungi dari debu dan kotoran.
Namun suatu kepemeliharaan kebersihan yang baik, akan
memelihara rekam medis tetap rapih dalam penggunaan rak
terbuka.
Jarak antara duabuah rak untuk lalulalang, dianjurkan
sebesar 90 cm. jika penggunaan lemari lima laci dijejer atau
saling berhadapan harus disediakan ruang lowong 150 cm, untuk
memungkinkan membuka laci-laci tersebut. (Depkes RI 1997:82)

3) Roll o’pack
Roll o’pack merupakan alat penyimpanan yang lebih
moderen akan tetapi alat penyimpanan ini hanya mampu dimiliki
oleh rumah sakit tertentu mengingat harganya yang mahal.
d. Penyusutan Rekam Medis
 26

Menurut Depkes RI (1997), penyusutan rekam medis adalah

suatu kegiatan pengurangan arsip dari rak penyimpanan dengan cara:
1) Memindahkan arsip rekam medis inaktif dari rak aktif ke rak
inaktif dengan cara memilah pada rak penyimpanan sesuai dengan
tahun kunjungan.
2) Memikrofilmisasi berkas rekam medis inaktif sesuai ketentuan
yang berlaku.
3) Memusnahkan berkas rekam medis yang telah dimikrofilmsasi
dengan cara tertentu sesuai ketentuan.
Menurut Amsyah (2005), tindakan-tindakan dalam proses
penyusutan:
1) Mengurangi yaitu memilih dan memilah berkas atau folder yang
telah mencapai masa aktif, sesuai dengan jadwal retensi arsip.
Pengurangan ini dapat berarti pula menyisihkan bahan-bahan
yang tidak berguna yang ada didalam folder, misalnya sampul,
formulir yang tidak bernilai, dokumen yang jika disingkirkan
tidak mempengaruhi isi folder secara keseluruhan.
2) Penyisihan berkas, baik yang akan dimusnahkan ataupun yang
akan dipindahkan disisihkan dari berkas aktifnya. Arsip tersebut
harus tetap dalam keadaan teratur dan ditempatkan pada tempat
yang layak pula, misanya pada rak.
3) Sortir, arsip yang telah disisihkan disortir untuk memilah-
milahkan antara berkas yang akan dimusnahkan dan yang akan
dipindahkan. Bagi arsip yang akan dipindahkan untuk sementara
waktu disimpan atau ditahan sementara. Untuk menghindari jika
sewaktu-waktu ada berkas yang masih diperlukan. Batas waktu
penahanan ini dapa dua atau tiga bulan, asalkan tidak terapkan
lama. Bagi berkas yang akan dimusnahkan juga ditahan pada
tempat yang layak dan tetap dalam pengawasan.
4) Pendaftaran, baik arsip yang akan dimusnahkan maupun yang
akan dipindahkan dibuat daftarnya. Kegiatan pendaftaran berupa
 27

pengumuman data melalui suatu survey terhadap arsif-arsif inaktif

yang ada dalam tanggung jawab lembaga negara atau badan
pemerintah yang bersangkutan.
5) Menempatkan pada boks, arsip yang akan dipindahkan tetap
dipertahankan sistem pemberkasannya dan ditempatkan pada bok
yang telah disediakan. Pada bok diberikan label yang memberikan
petunjuk tentang isi bok secara singkat. Membuat berita acara,
pemindahan dan pelaksanaan pemusnahan arsip dilakukan setelah
mendapatkan persetujuan pinpinan untuk kerja. Pelaksanaannya
perlu dengan membuat berita acara, dengan dilampiri daftara
pertelaannya. Untuk pemusnahan arsif harus bener-bener musnah
apapun bentuk arsip yang akan di musnahkan.

2.1.8 Konsep Rumah Sakit

a. Pengertian Rumah Sakit
Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Nomor
340/MENKES/PER/III/2010 pasal 1, Rumah Sakit merupakan
Institusi Pelayanan Kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan
kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan
rawat inap, rawat jalan dan gawat darurat.
Menurut Wolper dan Pena (Gustini, 2011), “rumah sakit
adalah tempat dimana orang sakit mencari dan menerima pelayanan
kedokteran serta tempat di mana pendidikan klinik untuk mahasiswa
kedokteran, perawat, dan berbagai tenaga profesi kesehatan lainnya
diselenggarakan”.

b. Tujuan Rumah Sakit

Tujuan Rumah Sakit menurut Undang-Undang nomor 44
Tahun 2009 pasal 3:
1) Mempermudah akses masyarakat untuk mendapat pelayanan
kesehatan.
 28

2) Memberikan perlindungan terhadap kesehatan pasien,

masyarakat, lingkungan rumah sakit dan sumberdaya manusia di
rumah sakit.
3) Meningkatkan mutu dan mempertahankan standar pelayanan
rumah sakit, dan
4) Memberikan kepastian hukum kepada pasien, masyarakat, sumber
daya manusia rumah sakit, dan rumah sakit.
c. Tugas Dan Fungsi Rumah Sakit
Menurut UU RI No. 44 Tahun 2009 Tentang Rumah Sakit
disebutkan bahwa rumah sakit mempunyai tugas memberikan
pelayanan kesehatan perseorangan secara paripurna.
1) Tugas Rumah Sakit
Rumah sakit mempunyai tugas memberikan pelayanan
kesehatan perorangan secara paripurna.
2) Fungsi Rumah Sakit
Menurut UU RI No. 44 Tahun 2009 Tentang Rumah
Sakit, rumah sakit mempunyai fungsi sebagai berikut:
a) Menyelenggarakan pelayanan pengobatan dan pemulihan
kesehatan sesuai dengan setandar pelayanan rumah sakit.
b) Pemeliharaan dan peningkatan kesehatan perorangan melalui
pelayanan kesehatan yang paripurna tingkat kedua dan ketiga
sesuai kebutuhan medis.
c) Penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan sumber daya
manusia dalam rangka peningkatan kemampuan dalam
pemberian pelayanan kesehatan.
d) Penyelenggaraan penelitian dan pengembangan serta
penapisan teknologi bidang kesehatan dengan memperhatikan
etika ilmu pengetahuan bidang kesehatan.
d. Jenis - Jenis Rumah Sakit
Rumah sakit dapat dibagi berdasarkan jenis pelayanan dan
pengelolaannya. (UU RI No. 44 Tahun 2009 Tentang Rumah Sakit).
 29

1) Berdasarkan jenis pelayanan yang diberikan, rumah sakit

dikategorikan menjadi dua yaitu:
a) Rumah Sakit Umum
adalah rumah sakit yang memberikan pelayanan
kesehatan pada semua bidang dan jenis kesehatan.
b) Rumah Sakit Khusus
adalah rumah sakit yang memberikan pelayanan utama
pada satu bidang atau jenis penyakit tertentu berdasarkan
disiplin ilmu, golongan umur, organ, jenis penyakit, dan
kekhususan lainnya.
2) Berdasarkan pengelolaannya, rumah sakit dapat dibagi menjadi:
a) Rumah Sakit Publik
adalah rumah sakit yang dikelola oleh pemerintah,
pemerintah daerah, dan badan hukum yang bersifat nirlaba.
b) Rumah Sakit Privat
adalah rumah sakit publik yang dikelola pemerintah
dan pemerintah daerah diselenggarakan berdasarkan
pengelolaan badan layanan umum atau badan layanan umum
daerah sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-
undangan.

e. Klasifikasi Rumah Sakit

Dalam rangka penyelenggaraan pelayanan kesehatan secara
berjenjang dan fungsi rujukan, rumah sakit umum dan khusus
diklasifikasikan berdasarkan fasilitas dan kemampuan pelayanan
rumah sakit. (UU RI No. 44 Tahun 2009 Tentang Rumah Sakit).
1) klasifikasi rumah sakit umum terdiri atas:
a) Rumah Sakit Umum Kelas A
b) Rumah Sakit Umum Kelas B
c) Rumah Sakit Umum Kelas C
d) Rumah Sakit Umum Kelas D
 30

2) Klasifikasi Rumah Sakit Khusus terdiri atas:

a) Rumah Sakit Umum Kelas A
b) Rumah Sakit Umum Kelas B
c) Rumah Sakit Umum Kelas C

2.2 Kerangka Konsep Penelitian

Kerangka konsep penelitian adalah kerangka hubungan antara konsep-
konsep yang ingin diamati atau diukur melalui penelitian yang dilakukan.
(Notoatmodjo, 2010). Karena konsep merupakan model konseptual yang
berkaitan dengan bagaimana seorang peneliti menyusun teori atau
menghubungkan secara logis beberapa faktor yang dianggap penting untuk
masalah.
Adapun gambaran kerangka konsep untuk mempermudah dalam
memahami penelitian di RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung, sebagai berikut:

Gambar 2.1
Kerangka Konsep

INPUT OUPUT

1. Prosedur
2. Berkas Rekam
Medis Inaktif
3. Petugas
4. Retensi
5. Mesin
 31

Terlaksananya
PROSES
retensi berkas
2.2.4 Variabel 1. SOP retensi berkas dan rekam medis
Penelitian formulir rekam medis inaktif sudah
Varia pasien rawat inap sesuai dengan
bel 2. Petugas khusus yang SOP apa tidak
penelitian melaksanakan retensi
yang akan 3. Pelaksanaan pemilahan
diamati sudah sesuai SOP
dalam 4. Monitoring dan evaluasi
penelitian ini terhadap pelaksanaan
adalah: pemilahan berkas rekam
a. SOP medis
pemilahan dan
pemusnahan berkas
rekam medis in aktif
b. Berkas rekam medis in aktif
c. Sumber Daya Manusia (SDM), atau petugas rekam medis
d. Sarana
e. Petugas khusus yang melaksanakan retensi dan pemusnahan berkas
rekam medis inaktif
f. Pelaksanaan retensi dan pemusnahan berkas rekam medis inaktif
sudah sesuai SOP
g. Monitoring dan evaluasi terhadap pelaksanaan retensi dan
pemusnahan berkas rekam medis inaktif
h. Terlaksananya penyusutan berkas rekam medis sudah sesuai dengan
SOP

Tabel 2.2
Definisi Operasional Variabel
 32

Variabel Definisi Operasional

Standar Adalah suatu rangkaian instruksi tertulis yang

Operasional mendokumentasikan kegiatan pelaksanaan retensi
Prosedur (SOP) berkas rekam medis inaktif

Rekam Medis Adalah berkas rekam medis yang tidak digunakan

Inaktif lagi terhitung sejak kunjungan terakhir pasien

Sumber Daya Adalah orang yang melaksanakan persiapan

Manusia (SDM) retensi berkas rekam medis

Sarana Adalah alat untuk menopang tercapainya tujuan

yang berfungsi untuk menyimpan berkas rekam
medis inaktif, Scanning, Microfile

Retensi Adalah pemilahan berkas rekam medis aktif dan

inaktif, serta pengurangan jumlah formulir dengan
memilah nilai guna dari tiap-tiap formulir

2.3 Konsep Fishbone

2.3.4 pengertian Fishbone
Diagram tulang ikan atau fishbone diagram adalah salah satu
metode/tool didalam meningkatkan kualiatas. Sering juga diagram ini
disebut dengan diagram Sebab-Akibat atau cause effect diagram.
Penemunya adalah seorang ilmuan Jepang pada Tahun 60-an. Bernama
Dr. Kaoru Ishikawa, ilmuan kelahiran 1915 di Tokyo Jepang yang juga
alumni teknik Kimia Universitas Tokyo. Sehingga sering juga disebut
dengan diagram ishikawa. Metode tersebut awalnya lebih banyak
digunakan untuk manajemen kualitas. Yang menggunakan data verbal
(non-numerical) atau data kualitatif. Dr. Ishikawa juga sebagai orang
pertama yang memperkenalkan 7 alat atau metode pengendalian
 33

kulaitas (7 tool). Yakni fishbone diagram, control chart, run chart,

histogram, scatter diagram, pareto chart, dan flowchart.
Diagram sebab akibat atau fishbonepertama kali diperkenalkan
oleh seorang Profesor, yaitu Prof. Kaoru Ishikawa dari Universitas
Tokyo, oleh karena itu diagram sebab akibat disebut juga dengan
diagram ishikawa atau diagram tulang ikan (fishbone). Pembuatan
diagram sebab akibat ini bertujuan agar dapat memperlihatkan faktor-
faktor penyebab (root cause) dan karakteristik kualitas yang
(effect) disebabkan oleh faktor-faktor penyebab itu.
Umumnya diagram sebab akibat menunjukan 5 faktor yang
disebut sebagai sebab (cause) dari suatu (effect). Kelima faktor tersebut
adalah man(manusia, tenaga, kerja)method(metode), material (bahan),
machine(mesin), dan environment (lingkungan). Diagram ini biasanya
disusun berdasarkan informasi yang didapatkan dari sumbang saran.
Menurut Ariani (2003), diagram sebab akibat dipergunakan untuk
kebutuhan-kebutuhan sebagai berikut:
a. Membantu mengidentifikasi akar penyebab dari suatu masalah,
b. Membantu membangkitkan ide-ide untuk solusi suatu masalah, dan
c. Membantu dalam penyelidikan atau pencarian fakta-fakta lebih
lanjut.

2.3.5 Manfaat Diagram Tulang Ikan(Fishbone)

Fungsi dasar diagram fishbone (Tulang Ikan)/ Cause andEffect
(Sebab dan Akibat)/ Ishikawa adalah untuk mengidentifikasi dan
mengorganisasi penyebab-penyebab yang mungkin timbul dari suatu
efek spesifik dan kemudian memisahkan akar penyebabnya. Sering
dijumpai orang mengatakan “penyebab yang mungkin” dan dalam
kebanyakan kasus harus menguji apakah penyebab untuk hipotesa
adalah nyata, dan apakah memperbesar atau menguranginya akan
memberikan hasil yang diinginkan.
 34

Penerapan diagram fishbone (Tulang Ikan)/ Cause and Effect

(Sebab dan Akibat)/ Ishikawa ini dapat menolong kita untuk dapat
menemukan akar “penyebab” terjadinya masalah khususnya di industri
manufaktur dimana prosesnya terkenal dengan banyaknya ragam
variabel yang berpotensi menyebabkan munculnya permasalahan.
Apabila “masalah” dan “penyebab” sudah diketahui secara pasti, maka
tindakan dan langkah perbaikan akan lebih mudah dilakukan. Dengan
diagram ini, semuanya menjadi lebih jelas dan memungkinkan kita
dapat melihat semua kemungkinan “penyebab” dan mencari “akar”
permasalahan sebenarnya.

2.3.6 Langkah-Langkah Membuat Fishbone Diagram

a. Menentukan Masalah
1) Berikanlah judul, tanggal, nama produk, nama proses dan daftar
nama partisipan
2) Tentukan pernyataan permasalahan yang akan diselesaikan
3) Gambarkan kepala ikan sebagai tempat untuk menuliskan akibat
(effect)
4) Tuliskan pernyataan permasalahan tersebut di kepala ikan sebagai
akibat (effect) dari penyebab-penyebab.
5) Gambarkan tulang belakang ikan dan tulang-tulang besar ikan
6) Tuliskan faktor-faktor penyebab utama yang mempengaruhi
kualitas di tulang besar ikan. Pada umumnya faktor-faktor
penyebab utama di produksi itu terdiri dari 5M +1E yaitu :
Machine(Mesin)
Method(Metode)
Man(Manusia)
Material(Material atau bahan produksi)
Measurement (Pengukuran)
Environment (Lingkungan)
 35

7) Tuliskan penyebab-penyebab sekunder berdasarkan kategori

faktor penyebab utama dan tuliskan di tulang-tulang yang
berukuran sedang
8) Tuliskan lagi penyebab-penyebab yang lebih details yang
mempengaruhi penyebab sekunder kemudian gambarkan tulang-
tulang yang berukuran lebih kecil lagi.
9) Tentukanlah faktor-faktor penyebab tersebut yang memang
memiliki pengaruh nyata terdapat kualitas kemudian berikanlah
tanda di faktor-faktor penyebab tersebut.
a) Hal yang perlu diperhatikan dalam membuat Cause and Effect
diagram :
(1) Setelah suatu masalah atau suatu situasi telah ditetapkan
untuk dibahas lebih lanjut, tanyakan “mengapa-mengapa”
sampai menemukan akar penyebab permasalahannya.
(2) Jika masalah tersebut terdapat beberapa penyebab potensial,
maka kita harus meng-analisis setiap penyebab tersebut.
b. Mengidentifikasi Kategori-Kategori
Garis horizontal utama, buat garis diagonal yang menjadi
“cabang”, setiap cabang mewakili “sebab utama” dari masalah yang
ditulis. Sebab ini diinterprestasikan sebagai “cause”, atau secara
visual dalam fishbone seperti “tulang ikan”. Kategori sebab utama
mengorganisasikan sebab sedemikian rupa sehingga masuk akal
dengan situasi. Kategori-kategorin ini antara lain :
1) Kategori 6M yang digunakan dalam industri manufaktur :
a) Machine (mesin atau teknologi),
b) Method (metode atau proses),
c) Material (termasuk raw material, comsumption, dan
informasi),
d) Man power (tenaga kerja atau pekerjaan fisik) / mind power
(pekerjaan pikiran: kaizen, saran, dan sebagainya).
e) Measurement (pengukuran atau inspeksi), dan
 36

f) Milieu/ Mother Nature (lingkungan).

2) Kategori 8S yang digunakan industri jasa :
a) Product (produk/jasa),
b) Price (harga),
c) Place (tempat),
d) Promotion (promosi atau hiburan),
e) People (orang),
f) Process (proses),
g) Physical Evidence (bukti fisik), dan
h) Productivity & Quality (productivitas dan kualitas).
3) Kategori 5S yang digunakan dalam industri jasa :
a) Surroundings (lingkungan),
b) Suppliers (pemasok),
c) Systems (sistem),
d) Skills (keterampilan), dan
e) Safety (keselamatan).
Kategori tersebut hanya sebagai saran, kita bisa
menggunakan kategori lain yang dapat membantu gagasan-gagasan.
Jumlah kategori biasanya berjumlah 4 sampai dengan 6 kategori.
c. Menemukan Sebab-Sebab Potensial
Saat sebab-sebab dikemukakan, tentukan dimana sebab
tersebut harus ditempatkan dalam fishbone diagram, yaitu tentukan
dibawah kategori yang mana gagasan tersebut harus ditempatkan,
misal: “mengapa bahaya potensial? Penyebab: karyawan tidak
mengikuti prosedur!” karena penyebabnya karyawan (manusia),
maka diletakam dibawah “Man”.
Sebab-sebab ditulis dengan garis horizontal sehingga banyak
“tulang“ kecil keluar dari garis diagonal. Pertanyaan kembali
“mengapan sebab itu muncul?” sehingga “tulang” lebih kecil (sub-
sebab) keluar dari garis horizontal tadi, misal: “mengapa karyawan
 37

disebut tidak mengikuti prosedur? Jawab: karena tidak memakai

APD”.
d. Mengkaji Dan Menentukan Sebab-Sebab Yang Paling Mungkin
Setelah setiap kategori diisi, cari sebab yang paling mungkin
diantara semua sebab-sebab dan sub-sub nya.Jika ada sebab-sebab
yang muncul pada lebih dari satu kategori, kemungkinan merupakan
petunjuk sebab yang paling mungkin.
Mengkaji kembali sebab-sebab yang telah didaftarkan (sebab
yang tampaknya paling memungkinkan) dan tanyakan, ”Mengapa ini
sebabnya?” pertanyaan “ mengapa?” akan membantu sampai pada
sebab pokok dari permasalahan teridentifikasi.Tanyakan
“mengapa?” sampai saat pertanyaan itu tidak bisa dijawab lagi.Kalau
sudah sampai kesitu sebab pokok telah teridentifikasi. Berikut
contoh diagram sebab akibat :

Gambar 2.2
Bentuk Dasar Diagram Fishbone

Sumber : G Hendra Poerwanto (2012)

 38

BAB III

METODOLOGI PENELITIAN

3.1 Metode Penelitian

Menurut Sugiyono (2012) menjelaskan bahwa “metode penelitian
pada dasarnya merupakan cara ilmiah untuk mendapatkan data dengan tujuan
dan kegunaan tertentu”. Peneliti menggunakan metode penelitian deskriptif.
Adapun pengertian deskriptif dalam buku penelitian kesehatan (Dr. Budiman
2011) adalah suatu bentuk penelitian yang ditujukan untuk mendeskripsikan
atau menggambarkan fenomena-fenomena buatan manusia, fenomena itu bisa
berupa bentuk, aktivitas, karakteristik, perubahan, hubungan, kesehatan dan
perbedaan antara fenomena yang satu dengan yang lain.
Metode penelitian deskriptif digunakan untuk memecahkan atau
menjawab permasalahan yang sedang dihadapi pada situasi sekarang
(Sukmadinata, 2008:90).
Metode penelitian kualitatif adalah metode penelitian naturalistik
karena penilaiannya dilakukan padakondisi yang alamiah (naturas setting),
disebut juga ethnographi karena pada awalnya metode ini lebih banyak
digunakan untuk penelitian bidang antropologi budaya; disebut dengan
metode kualitatif karena data yang terkumpul dan analisisnya lebih bersifat
kualitatif (Sugiyono, 2015;8).

3.2 Subjek Dan Objek Penelitian

3.2.1 Subjek
Subjek dalam penelitian ini adalah petugas retensi pada rekam
medis. Sumber data dalam penelitian ini yaitu data primer yang
diperoleh langsung dari wawancara dan observasi kepada petugas
retensi, berkas rekam medis yang sudah inaktif pada pasien rawat inap
 39

digunakan untuk mendapat data tentang jumlah berkas rekam medis

yang terlambat di retensi.

3.2.2 Objek
Objek yang digunakan dalam penelitian ini adalah berkas rekam
medis di unit rawat inap, aspek pengendalian keterlambatan retensi
berkas rekam medis rawat inap meliputi: sumber daya manusia,
kebijakan rumah sakit, prosedur tetap dan berkas rekam medis inaktif
pasien rawat inap Tahun 2007-2010.

3.3 Teknik Penelitian

3.3.1 Teknik Pengumpulan Data
a. Wawancara
Wawancara digunakan sebagai teknik pengumpulan data
apabila penelitian ingin melakukan studi penelitian untuk
menemukan permasalahan yang harus diteliti, dan juga apabila
penelitian ingin mengetahui hal-hal responden yang lebih mendalam
dan jumlah respondennya sedikit/kecil (Sugiyono, 2014:137).
Penelitian melakukan wawancara langsung kepadaPetugas
retensi untuk memperoleh data tentang tingkat keterlambatan retensi
berkas rekam medis dari unit rawat inap ke petugas rekam medis.
b. Pengamatan
Pengamatan adalah suatu hasil perbuatan jiwa secara aktif
dan penuh perhatian untuk menyadari adanya rangsangan. Mula-
mula rangsangan dari luar mengenai indera, dan menjadi
pengindraan, kemudian apabila rangsangan tersebut menarik
perhatian akan dilanjutkan dengan adanya pengamatan
(Notoatmodjo, 2005:93).
c. Dokumentasi
Dokumentasi adalah sekumpulan berkas yakni mencari data
mengenai hal-hal berupa catatan, transkrip, buku, surat kabar,
majalah, prasasti, notulen, agenda dan sebagainya.Dokumen yang
 40

dilakukan dengan cara mengumpulkan data-data yang diperlukan

pada saat penelitian berlangsung mulai dari tertulis mengenai
variabel berupa buku-buku, catatan, prosedur tetap dan
lain.Dokumentasi ini diambil dari berkas rekam medis inaktif pasien
rawat inap pada tahun 2007-2010.
d. Tinjauan Pustaka
Kajian pustaka menurut Nyoman Kutha Ratna dalam
(Prastowo,2012:80), memiliki tiga pengertian yang berbeda yaitu:
1) Kajian pustaka adalah seluruh bahan bacaan yang mungkin
pernah dibaca dan dianalisis, baik yang sudah dipublikasikan
maupun sebagai koleksi pribadi.
2) Kajian pustaka sering dikaitkan dengan kerangka teori atau
landasan teori yaitu teori-teori yang digunakan untuk
menganalisis objek penelitian. Oleh sebab itu, sebagian peneliti
menggabungkan kajian pustaka dan kerangka teori.
3) Kajian pustaka adalah bahan-bahan bacaan yang secara khusus
berkaitan dengan objek penelitian yang sedang dikaji.

3.3.2 Kerangka Berpikir

Menurut Uma Serakan (1992) dalam Sugiyono (2014:97)
mengemukakan bahwa, kerangka berfikir yang baik, memuat hal-hal
sebagai berikut;
a. Variabel-variabel yang akan diteliti harus dijelaskan.
b. Diskusi dalam kerangka berpir harus dapat menunjukkan dan
menjelaskan pertautan/hubungan antara variable yang diteliti, da
nada teori yang mendasari.
c. Diskusi juga harus dapat menunjukan apakah hubungan variabel itu
positif atau negatif, berbentuk simetris, kausal, atau interaktif (timbal
balik).
 41

d. Kerangka berpikir tersebut selanjutnya perlu dinyatakan dalam

bentuk diagram (paradigm penelitian), sehingga pihak lain dapat
memahami kerangka piker yang dikemukakan dalam penelitian.
Secara sistematik, kerangka berpikir dalam penulisan ini
dapat digambarkan sebagai berikut :

Gambar 3.1

Kerangka Berpikir

Machine SDM

Keterlambatan
Pelaksanaan
Retensi

Material Prosedur
 42

Berdasarkan gambar 3.1 kerangka berfikir ini menggunakan

Fishbone Diagram, yang menjadi penyebabnya yaitu:
a. Sember daya manusia (SDM) merupakan semua orang yang bekerja
secara aktif dan berpendidikan serta profesional dibidang kesehatan
untuk mencapai tujuan tertentu dalam suatu organisasi. Sumber daya
manusia diorganisasi ini termasuk Dokter, perawat, dan tenaga
kesehatan lainnya.
b. Prosedur merupakan, langkah-langkah atau proses aktivitas yang
dijalankan organisasi untuk mencapai tujuan tertentu melalui
serangkai pekerjaan.

3.3.3 Waktu Dan Tempat Penelitian

Studi Pendahuluan yang dilakukan bersifat praktek berbasis
kerja.Praktek berbasis kerja dimulai Tanggal 13Februari sampai 24
Februari 2017, terhitung 12 hari kerja.Praktek berbasis kerja dilakukan
di RSUP Dr.Hasan Sadikin Bandung
 BAB IV

HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

4.1 Profil RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung

4.1.1 Sejarah RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung
RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung berdiri di atas lahan seluas 9
hektar yang dulunya merupakan lahan perkebunan dan persawahan
yang diperoleh pemerintah belanda dari pemiliknya. Dimana salah satu
pemilik dari lahan tersebut adalah Dr. Oman Danumiharja.
a. Awal Pembangunan dan Pengembangan RSUP Dr. Hasan
Sadikin Bandung
RSUP Dr. Hasan Sadikin (RSHS) Bandung dibangun pada
tahun 1920 dan diresmikan pada tanggal 15 Oktober 1923 dengan
nama “Het Algemeene Bandoengsche Ziekenhuijs“telah mengalami
berbagai perubahan. Pada tanggal 30 April 1927 namanya diubah
menjadi “Het Gemeente Ziekenhuijs Juliana” dengan kapasitas 300
tempat tidur. Perubahan tersebut antara lain terjadi dalam aspek
manajemen, penampilan fisik, dan aspek lainnya sehingga
mendorong peningkatan kinerja RSHS secara keseluruhan. Selama
penjajahan Jepang, rumah sakit ini dijadikan Rumah Sakit Militer.
Setelah Indonesia merdeka, dikelola oleh pemerintah daerah, yang
dikenal oleh masyarakat Jawa Barat dengan nama “Rumah Sakit
Ranca Badak“. Pada tahun 1954 Rumah Sakit Ranca Badak
ditetapkan menjadi rumah sakit propinsi dan berada di bawah
pengawasan Departemen Kesehatan. Selanjutnya pada tahun 1956
dijadikan rumah sakit umum dengan kapasitas 600 tempat tidur,
bersamaan dengan didirikannya Fakultas KedokteranUniversitas
Padjadjaran. Sejak itu pula Rumah Sakit Ranca Badak digunakan
sebagai tempat pendidikan oleh Fakultas Kedokteran Universitas
Padjadjaran danmerupakanawal kerjasama antara Rumah

43
SakitRancaBadak dengan Fakultas Kedokteran Universitas
Padjadjaran.

44
 45

Pada tanggal 8 Oktober 1967 nama Rumah Sakit Ranca Badak

diubah menjadi Rumah Sakit Umum Pusat Dr. Hasan Sadikin
(RSHS) yang berfungsi sebagai Unit Pelaksana Teknis (UPT)
Departemen Kesehatan Republik Indonesia dan bertanggung jawab
langsung kepada Direktur Jenderal Pelayanan Medik. Pada tahun
1992-1997 RSHS ditetapkan menjadi unit swadana. Keluarnya
Undang-undang nomor 20 tahun 1997 tentang PNBP yang ditindak
lanjuti dengan Surat Keputusan Menteri Keuangan nomor 124 tahun
1997 menyebabkan status RSHS berubah menjadi Rumah Sakit
Pengguna Pendapatan Negara Bukan Pajak (PNBP) yang harus
menyetorkan seluruh pendapatan ke kas negara.
Namun pada tahun 1998 status RSHS berubah lagi
menjadi Institusi Pengguna Pendapatan Negara Bukan Pajak
(PNBP). Pada periode ini RSHS menghadapi hambatan birokrasi
khususnya dalam pengelolaan keuangan sehingga menyebabkan
banyak keterlambatan dalam memenuhi kebutuhan pasien.
Desember tahun 2000, RSHS memperoleh peluang kembali
untuk melakukan perubahan dalam manajemen rumah sakit sejalan
dengan penetapan RSHS sebagai Perusahaan Jawatan (Perjan)
melalui Peraturan Pemerintah No. 119 tahun 2000.
Tahun 2004, RSHS ditetapkan oleh Departemen Kesehatan
RI sebagai Rumah Sakit Kelas A, hal ini diputuskan berdasarkan
kemampuan RSHS dalam memberikan pelayanan medis spesialistik
dan subspesialistik luas.
Dengan keluarnya Undang-Undang BUMN No. 1 tahun
2004, status Perjan tidak ada lagi, sehingga RSHS kembali
mengalami perubahan status.
 46

Sejak tanggal 13 Juni 2005 berdasarkan Keputusan Menteri

Kesehatan Nomor 1234/MENKES/SK/VIII/2005, RSHS secara
resmi ditetapkan menjadi Unit Pelaksana Teknis (UPT) yang
melaksanakan Pola Pengelolaan Keuangan Badan Layanan Umum
(PPK-BLU).
Status sebagai institusi yang melaksanakan PPK BLU baru
secara resmi dimulai pada tahun 2006 dengan melaksanakan
kegiatan-kegiatannya berdasarkan pada Rencana Bisnis dan
Anggaran (RBA) tahun 2006 yang mengacu pada Rencana Strategis
(Renstra) RSHS 2001-2006.
Setelah berakhirnya Renstra RSHS 2001-2006, pada tanggal
2007 dibuat Renstra baru. Periode 2007-2011 dengan melakukan
perubahan visi, misi, tujuan, sasaran, strategi dan program
disesuaikan dengan kondisi-kondisi yang mempengaruhi RSHS.
b. RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung sebagai Rumah Sakit
Pendidikan
Peran RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung dalam dunia
pendidikan diawali pada tahun 1957, saat berdirinya Fakultas
Kedokteran Universitas Padjajaran (FKUP). Sebagai rumah sakit
pendidikan bagi para calon dokter. Selanjutnya status sebagai rumah
sakit pendidikan dikukuhkan pada tahun 1971, dilengkapi dengan
piagam kerjasama antara RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung dengan
Fakultas Kedokteran Universitas Padjajaran yang kemudian
dikembangkan pada tahun-tahun berikutnya. Sejalan dengan filisofi
Medical School And Teaching Hospital Without Walls dimulai
pembangunan gedung rumah sakit pendidikan Universitas Padjajaran
di Jalan Eyckman Nomor 38 Bandung yang bertujuan untuk
mengintegrasikan aspek pendidikan, penelitian dan pelayanan
kesehatan dibawah satu atap dengan RSUP Dr. Hasan Sadikin
Bandung.
 47

c. RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung Sebagai Rumah Sakit

Rujukan Di Jawa Barat
Dengan berpedoman pada Keputusan Menteri Kesehatan
Nomor 124/MENKES/SK/IV/1978, RSUP Dr. Hasan Sadikin
Bandung berstatus sebagai rumah sakit rujukan puncak (Top
Referral Hospital) untuk daerah Jawa Barat dan sekitarnya.
Kegiatan utama RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung sebagai
rumah sakit rujukan adalah sebagai berikut:
1) Melaksanakan upaya pelayanan kesehatan.
2) Melaksanakan upaya rehabilitasi medik.
3) Melaksanakan upaya pencegahan akibat penyakit dan pemulihan
kesehatan.
4) Melaksanakan upaya perawatan.
5) Melaksanakan upaya pendidikan dan latihan tenaga medik dan
paramedik.
6) Melaksanakan sistem rujukan Refferal System.
7) Menjadi tempat penelitian.

4.1.2 Visi dan Misi RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung

a. Visi Rumah Sakit
Menjadi institusi Kesehatanyang unggul dan transformatif
dalam meningkatkan status kesehatan masyarakat.
b. Misi Rumah Sakit
1) Menyelenggarakan pelayanan kesehatan paripurna danprima,yang
terintegrasi dengan pendidikan dan penelitian.
2) Menyelenggarakan sistem rujukan pelayanan kesehatan
berjenjang yang bermutu.
3) Melakukan transformasi dalammewujudkan status
kesehatanmasyarakat yanglebih baik
 48

4.1.3 Tujuan RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung

a. Terselenggaranya pelayanan kesehatan yang terintegrasi sesuai
standar, berorientasi pada kepuasan pelanggan menuju persaingan di
tingkat regional.
b. Terwujudnya RSHS sebagai model Rumah Sakit Pendidikan di
Indonesia.
c. Terwujudnya rumah sakit berbasis penelitian (research based
hospital).
d. Meningkatnya cost recovery rumah sakit untuk menuju kemandirian.

4.1.4 Struktur Organisasi RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung

RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung dipimpin oleh seorang
Direktur Utama yang dibantu oleh empat direktorat, antara lain
Direktorat Medik dan Keperawatan, Direktorat Sumber Daya Manusia
dan Pendidikan, Direktorat Keuangan dan Direktorat Umum dan
Operasional (struktur organisasi RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung
terlampir).

4.2 Gambaran Umum Instalasi Rekam Medis RSUP Dr. Hasan Sadikin
Bandung

4.2.1 Organisasi Instalasi Rekam Medis RSUP Dr. Hasan Sadikin

Bandung

Instalasi rekam medis RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung adalah

organisasi yang dibawahi langsung oleh Direktur Medik dan
Keperawatan.

4.2.2 Visi Misi, Dan MotoInstalasiRekam Medis RSUP Dr. Hasan

Sadikin Bandung

a. Visi Rekam Medis

Menjadi rekam medis berbasis teknologi di indonesia.

 49

b. Misi Rekam Medis

Menyelenggarakan pengelolaan rekam medis yang bermutu
dan berkualitas, terintegrasi baik rawat jalan, gawat darurat maupun
rawat inap.
c. Motto Rekam Medis
Data tepat informasi cepat, anda meminta kami memberikan.

4.2.3 Tujuan Instalasi Rekam Medis RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung
a. Terselenggaranya pelayanan pendaftaran pasien secara cepat dan
tepat guna menunjang pelayanan prima.
b. Menunjang kelancara dalam pelayanan pasien yang dilakaukan
oleh tenagam kesehatan di RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung.
c. Mengolah data pelayanan rumah sakit menjadi informasi bermakna
dan bernilai keilmuan untuk berbagai kepentingan.

4.2.4 Struktur Organisasi Rekam Medis RSUP Dr. Hasan Sadikin

Bandung
Instalasi Rekam Medis dipimpin oleh seorang Kepala Instalasi
Rekam Medis yang membawahi tujuh (7) Kepala Sub Instalasi yaitu
Kepala Sub Instalasi Pengelolaan Rekam Medis Rawat Jalan, Kepala
Sub Instalasi Pengelolaan Rekam Medis Rawat Darurat, Kepala Sub
Instalasi pengelolaan Rekam Medis Rawat Inap, Kepala Sub Instalasi
Pengelolaan Pelaporan Data, Kepala Sub Instalasi Pengelolaan Surat
Keterangan Medis Umum, Kepala Sub Instalasi pengelolaan rekam
medis rawat inap khususnya Paviliun Parahyangan, Kepala Sub
Instalasi pengelolaan rekam medis gedung kemuning (terlampir).
 50

4.2.5 Tugas Dan Fungsi Instalasi Rekam Medis RSUP Dr. Hasan
Sadikin Bandung
a. Tugas Pokok
Instalasi Rekam Medis mempunyai tugas melaksanakan
pengelolaan, evaluasi dan pengembangan Rekam Medis di RSUP
Dr. Hasan Sadikin Bandung serta melakukan penyiapan bahan
penyusunan rencana kebutuhan sumber daya dan pengelolaan rekam
medis.
b. Fungsi Instalasi Rekam Medis
Adapun fungsi Instalasi Rekam Medis sebagai berikut :
1) Membantu Direktur Medik dan Keperawatan dalam bidang
perencanaan, pengaturan, pelaporan dan pengawasan terhadap
kelancaran Rekam Medis Rawat Jalan, Rawat Inap dan Rawat
Darurat.
2) Mengkoordinir pengumpulan, dan pengelolaan data yang
berhubungan dengan pelayanan medis dan perawatan yang
diberikan rumah sakit.
3) Mengkoordinir penyelenggaraan, pengadaan dan penyimpanan
rekam medis rawat jalan, rawat inap dan rawat darurat.
4) Mengkoordinir penyelenggaraan, pembuatan surat keterangan
medis umum, asuransi dan surat keterangan lainnya.
5) Melakukan koordinasi dengan unit lain di lingkungan rumah sakit
dalam pendidikan dan penelitian yang berhubungan dengan data-
data rekam medis sesuai dengan kebijakan yang telah ditetapkan
oleh direktur rumah sakit.
6) Bertanggung jawab atas terselenggaranya pengadaan, penyediaan
dan ketertiban serta menjaga keamanan dan kerahasiaan rekam
medis.
 51

4.3 Hasil Dan Pembahasan

4.3.1Prosedur Retensi Berkas Rekam Medis Rawat Inap di RSUP
Dr. Hasan Sadikin Bandung

Berdasarkan pada hasil penelitian yang dilakukan pada tanggal

13 Februari - 24 Februari di RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung.
a. Prosedur retensi berkas dan formulir rekam medis pasien rawat inap
di RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung.
Prosedur ketepatan waktu retensi berkas rekam medis rawat
inap di RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung adalah retensi berkas
rekam medis rawat inap sesuai dengan waktu yang ditentukan yaitu
5 tahun untuk kasus umum terhitung dari pasien berkunjung
terakhir/meninggal dunia maka berkas rekam medis harus dilakukan
pemindahan dari rak penyimpanan aktif ke rak penyimpanan inaktif
dalam keadaan lengkap.
Prosedur retensi berkas dan formulir rekam medis yaitu :
1) Retensi Berkas Rekam Medis
(1)Petugas penyimpanan berkas rekam medis melakukan
inventariasi/memilah berkas rekam medis yang sudah melewati
masa aktif (untuk kasus umum 5 tahun setelah kunjungan
terakhir/meninggal dunia).
(2)Memindahkan berkas rekam medis inaktif dari rak aktif ke
ruang penyimpanan inaktif.
(3)Mensortir/mengelompokan berkas rekam medis inaktif
berdasarkan tahun kunjungan terakhir dan kode SMF/bagian.
(4)Menyimpan berkas rekam medis inaktif sesuai kode tahun
kunjungan terakhir dan kode SMF/bagian pada rak
penyimpanan inaktif.
2) Retensi Formulir Rekam Medis
(1) Petugas retensi memisahkan berkas rekam medis yang sudah
melewati masa aktif.
 52

(2) Memilah dan memisahkan formulir-formulir yang bernilai

guna, seperti:
(a) Lembaran masuk dan keluar
(b) Ikhtisari waktu pulang/resume keluar
(c) Laporan oprasi
(d) Pernyataan persetujuan atau penolakan
(e) Identifikasi bayi lahir hidup
(f) Surat keterangan kematian
(g) Hasil patologi anatomi
(h) Lembaran tertentu/lembaran khusus lainnya yang
dianggap bernilai guna sesuai ketentuan RSUP Dr.
Hasan Sadikin Bandung.
(3) Mencatat kedalam pormulir pertelaan rekam medis yang
bernilai guna.
(4) Melakukan scanning formulir-formulir yang bernilai guna,
serta menyimpan pada data base sesuai dengan tahun
kunjungan, nomor rekam medis dan nama pasien.
(5) Menyusun dalam bentuk buku formulir-formulir rekam medis
yang bernilai guna berdasarkan tahun kunjungan, nomor
rekam medis dan nama pasien.
(6) Memisahkan dan melaporkan berkas rekam medis sisa/rusak
kepada kepala instalasi rekam medis untuk dimusnahkan.
Hasil penelitian menunjukan bahwa prosedur retensi
berkas dan formulir rekam medis pasien rawat inap sudah
sesuai. Berdasarkan hasil observasi dan wawancara dengan
petugas retensi ditemukan tahapan-tahapan SOP yang belum
dilaksanakan/berjalan seperti memindahkan berkas rekam
medis inaktif dari rak aktif ke ruang penyimpanan inaktif,
menyimpan berkas rekam medis inaktif sesuai kode tahun
kunjungan terakhir dan kode SMF/bagian pada rak
penyimpanan inaktif dan petugas retensi memisahkan berkas
 53

rekam medis yang sudah melewati masa aktif. Faktor yang

menghambat pelaksanaan keterlambatan retensi meliputi:
faktor tenaga, sarana dan prasarana, sumber daya manusia
dan prosedur tetap yang sudah ditentukan belum
dilaksanakan sehingga berdampak kepada terjadinya
penumpukan berkas rekam medis.

4.3.2 Faktor Yang Menyebabkan Keterlambatan Retensi Berkas

Rekam Medis Rawat Inap Di RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung
Berdasarkan hasil observasi untuk mencari faktor penyebab
retensi di peroleh hasil bahwa faktor penyebab keterlambatan
pelaksanaan retensi berkas rekam medis pasien rawat inapdi RSUP Dr.
Hasan Sadikin Bandung yaitu :
a. Faktor sumber daya manusia (SDM)
1) Kekurangan sumber daya manusia (SDM), berdasarkan hasil
observasi dan wawancara sumber daya manusia (SDM) masih
kurang maka petugas retensi menyarankan kepada kepala instalasi
rekam medis agar di tambah satu orang atau dari SDM yang ada
sekarang 4 orang maka harus di tambah menjadi 5 orang.
2) Belum ada petugas khusus yang mengerjakan scanning berkas
rekam medis pada saat itu tetapi berkas yang di retensi sudah ada
namun belum maksimal.
3) Beban kerja yang diberikan belum memenuhi target yang sudah
di tentukan oleh kepala instalasi rekam medis.
b. Faktor dari machine scanning yang menjadi penyebabnya yaitu :
1) Kekurangan pasilitas mesin scanning untuk melakukan scanning
berkas rekam medis rawat inap.
2) Alat scanningkurang baik karena sering mengalami eror dan akan
memperlambat pekerjaan.
 54

c. Faktor dari material yang menjadi penyebabnya yaitu :

1) Kurangnya alat scanningsehingga menyebabkan retensi berkas
rekam medis terlambat.
2) Faktor suhu dan kelembaban suatu yang menyebabkan berkas
rekam medis rusak.
3) Terjadi penumpukan berkas rekam medis dikarenakan ruangan
penyimpanan inaktif sudah tidak mencukupi lagi.
d. Berdasarkan observasi dan wawancara dengan petugas retensi berkas
rekam medis di instalasi rawat inap di RSUP Dr. Hasan Sadikin
Bandung dengan adanya prosedur atau ketentuan yaitu, untuk kasus
umum 5 tahun setelah kunjungan terakhir/meninggal dunia. Dari
163.096 berkas rekam medis yang akan di lakukan retensi yang
terhitung dari tahun 2007-2010 baru 12.438 berkas rekam medis
yang sudah dilakukan retensi, sementara masih menyisakan108.279
berkas yang belum dilakukan retensi dengan catatan pada tahun 2010
tidak di hitung karena masih di inaktif belum di lakukan ke
pemilahan/memilah yang bernilai guna, ini membuktikan bahwa
prosedur atau ketentuan di RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung belum
maksimal sebagaimana mestinya karena masih ada prosedur yang
belum dilaksanakan, adapun prosedur yang belum terlaksana di
karnakan rak penyimpanan inaktif berkas rekam medis sudah tidak
mencukupi lagi sehingga tahapan tersebut belum dilaksanakan.
Dalam prosedur tetap yang ada di RSUP Dr. Hasan Sadikin
Bandung faktor penyebab keterlambatan pelaksanaan retensi berkas
rekam medis rawat inap di gambarkan dalam diagram fishbone pada
gambar sebagai berikut:
 55

Gambar 4.1
Faktor Penyebab Keterlambatan Retensi Berkas Rekam Medis Rawat Inap
Di RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung

Machine SDM
Petugas retensi tidak sesuai beban
kerja/kelebihan beban kerja
Mesin
scanning
eror/kurang
baik
Kekurangan (SDM) hanya
ada 4 petugas seharusnya
di tambah satu orang
kurangnya alat
untuk scanning
berkas rekam Belum ada petugas
medis
scanning khusus
Keterlambatan
Retensi Berkas
Rekam Medis
Kurangnya rak Tidak Di Instalasi
penyimpanan mematuhi Rawat Inap
prosedur

Ada tahap-tahapan SOP

yang belum di
Penumpukan laksanakan
berkas rekam
medis
Ada Prosedur belum
beberapa semua di laksanakan
berkas RM atau dikerjakan
yang rusak
Material Prosedur

Sumber : Oleh penulis (2017)

 56

Berdasarkan gambar 4.1 menunjukan bahwa faktor penyebab

dari keterlambatan pelaksanaan retensi berkas rekam medis yaitu :
a. SDM
Keterlambatan retensi berkas rekam medis di sebabkan oleh
SDM: “mengapa SDM menyebabkan terjadinya keterlambatan
pelaksanaan retensi? Penyebab: pada saat itu belum ada petugas
scanning khusus sehingga terjadi keterlambatan dan penumpukan
berkas rekam medis”. “mengapa belum ada petugas khusus pada saat
itu? Penyebab: kurangnya SDM yang mengakibatkan tidak ada
petugas khusus”. “mengapa bisa terjadi kekurangan SDM?
Penyebab: banyaknya beban kerja yang diberikan terhadap petugas
retensi sehingga menyebabkan terjadinya keterlambatan pelaksanaan
retensi”.
b. Machine
Keterlambatan retensi berkas rekam medis di sebabkan oleh
Machine: “mengapa Machine menyebabkan terjadinya
keterlambatan pelaksanaan retensi? Penyebab: kekurangan Machine
scanning bisa mengakibatkan keterlambatan retensi”. “Mengapa
Machine scanning tidak mencukupi? Penyebab: Machine scanning
yang ada hanya 2 Machine scanning, Machine scanning sekarang ini
tidak dapat memenuhi beban kerja dan sering mengalami eror maka
bisa menyebabkan terjadinya keterlambatan pelaksanaan retensi
berkas rekam medis”.
c. Prosedur
Keterlambatan retensi berkas rekam medis di sebabkan oleh
prosedur: “mengapa prosedur menyebabkan terjadinya
keterlambatan pelaksanaan retensi? Penyebab: prosedur belum
sepenuhnya di laksanakan/dikerjakan”. “mengapa prosedur belum
sepenuhnya di laksanakan/dikerjakan? Penyebab: ada tahapan-
tahapan SOP yang belum berjalan/terlaksana”. “mengapa masih ada
tahapan-tahapan SOP yang belum berjalan/terlaksana? Penyebab:
 57

petugas retensi yang tidak mematuhi prosedur sehingga

menyebabkan terjadinya keterlambatan retensi dan terjadinya
penumpukan berkas rekam medis”.
d. Material
Keterlambatan retensi berkas rekam medis di sebabkan oleh
material: “mengapa material menyebabkan terjadinya keterlambatan
pelaksanaan retensi? Penyebab: karena ada berkas rekam medis yang
rusak”. “mengapa berkas rekam medis bisa rusak? Penyebab: rak
penyimpanan yang sudah tidak mencukupi lagi sehingga terjadi
penumpukan berkas rekam medis”. “mengapa bisa terjadi
penumpukan berkas rekam medis? Penyebab: kekurangan sarana dan
prasarana sehingga menyebabkan terjadinya penumpukan berkas
rekam medis”.

4.3.3 Dampak PermasalahanDalam Retensi Berkas Rekam Medis Di

Instalasi Rawat Inap
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara dengan petugas
rekam medis dampak yang terjadi dari keterlambatan pelaksanaan
retensi berkas rekam medis rawat inap yaitu:
a. SDM (Sumber Daya Manusia), dampak yang terjadi dari faktor
tersebut yaitu:
Pelaksanaan retensi berkas rekam medis jadi terlambat dan
akan terjadi penumpukan berkas rekam medis, dikarnakan petugas
retensi berkas rekam medis kurang mencukupi.
b. Machine, dampak yang terjadi dari faktor tersebut yaitu :
Memperlambat beban kerja petugas retensi berkas rekam
medis yang sudah di tentukan oleh kepala rekam medis, petugas
retensi berkas rekam medis mempunyai beban kerja yang harus di
capai dalam satu hari sebanyak 250-300 berkas rekam medis yang
harus di selesaikan, sementara dengan keadaan mesin seperti yang
 58

sudah di gambarkan di atas petugas retensi hanya mencapai 150

berkas rekam medis dalam satu hari.
c. Material, dampak yang terjadi dari faktor tersebut yaitu :
1) Menghambat pekerjaan petugas retensi berkas rekam medis,
dengan adanya kerusakan yang terdapat di berkas rekam medis
maka petugas retensi harus merapihkan terlebih dahulu berkas
rekam medis sehingga ketika akan dilakukan scanningberkas
rekam medis harus rapih supaya tidak mengalami eror pada saat
dilakukan scanning.
2) Terjadi penumpukan berkas rekam medis dikarnakan ruang
penyimpanan yang sudah tidak bisa menampung berkas rekam
medis.
d. Prosedur, dampak yang terjadi dari faktor tersebut yaitu :
Penumpukan berkas rekam medis di instalasi rawat inap
karena berkas rekam medis terlambat di retensi, ditemukan banyak
berkas rekam medis inaktif yang masih di simpan di rak
penyimpanan aktif hal ini akan menghambat pengambilan berkas
rekam medis aktif dikarnakan rak penyimpanan semakin penuh dan
tidak mencukupi.

4.3.4 Upaya Pemecahan MasalahDalam Keterlambatan Retensi Berkas

Rekam Medis Rawat Inap Di RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung
Berdasarkan permasalahan yang saat ini sedang di hadapi
keterlambatan retensi berkas rekam medis rawat inap di RSUP Dr.
Hasan Sadikin Bandung, upaya yang telah dilakukan yaitu :
a. SDM (sumber daya manusia), upaya yang dilakukan yaitu :
Instalasi rekam medis RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung
sudah mengusulkan untuk penambahan SDM agar petugas retensi
mencukupi dan tidak terjadi keterlambatan dalam pelaksanaan
retensi berkas rekam medis, tetapi masih belum terlaksana.
b. Machine, upaya yang dilakukan yaitu :
 59

Instalasi rekam medis RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung

sudah mengusulkan untuk mengganti dan menambah machine
scanning dengan yang baru agar dalam pengerjaan retensi tidak
terlambat lagi tetapi RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung masih belum
memberikan machine yang di butuhkan oleh rekam medis terutama
di instalasi rawat inap.
c. Material, upaya yang dilakukan yaitu :
Instalasi rekam medis RSUP Dr. Hasan Sadikin
Bandungsudah mengusulkan untuk melengkapi kebutuhan sarana
dan prasarana yang ada di bagian penyimpanan agar tidak terjadi
penumpukan tetapi masih belum terlaksana.
d. Prosedur, upaya yang dilakukan yaitu :
Kepala instalasi rekam medis RSUP Dr. Hasan Sadikin
Bandungsudah mengusulkan kepada petugas retensi agar
mengerjakan tahapan-tahapan yang sudah ada dalam prosedur agar
tidak terjadi penumpukan berkas rekam medis di instalasi rawat inap
tetapi belum semuanya terlaksana.
Upaya yang di usulkan di atas agar pelaksanaan retensi
berkas rekam medis tidak terlambat di retensi. keterlambatan
pelaksanaan retensi bisa menyebabkan terjadinya penumpukan
berkas di rak failling baik yang di rak penyimpanan aktif maupun di
rak penyimpanan inaktif, dengan terjadinya penumpukan berkas
maka akan mengurangi kualitas berkas rekam medis (berkas rekam
medis rusak).
 BAB V

PENUTUP

5.1 Kesimpulan
a. Prosedur ketepatan waktu retensi berkas rekam medis rawat inap di RSUP
Dr. Hasan Sadikin Bandung Sudah ada tetapi belum dilaksanakan secara
optimal dengan terbukti adanya berkas rekam medis yang menumpuk di
penyimpanan.
b. Faktor-faktor yang menyebabkan terjadinya keterlambatan retensi dan
pemusnahan yaitu:
1) Sumber daya manusia (SDM) : SDM tidak sesuai atau petugas retensi
tidak mematuhi prosedur yang ada.
2) Machine scanning : Mesin scanning sering rusak/eror dan juga tidak
mencukupi.
3) Material : Material tempat penyimpanan berkas rekam medis sudah
tidak bisa menampung berkas rekam medis yang akan disimpan.
c. Dampak yang terjadi mengakibatkan rak penyimpanan berkas rekam
medis sudah tidak mencukupi, penumpukan berkas rekam medis dan
menghambat kualitas pelayanan.
d. Upaya yang dilakukan pihak instalasi rekam medis dalam mengatasi
keterlambatan pelaksanaan retensi yaitu memberikan kerja tambahan,
menambah SDM, mengganti machine scanning dan menambahan machine
scanning.

5.2 Saran
Setelah mengambil kesimpulan dari pembahasan permasalahan, maka
penulis dapat mengemukakan beberapa saran yang diharapkan dapat
menyelesaikan masalah yang ada dan semoga dapat dijadikan bahan
pertimbangan bagi pihak Rumah Sakit Umum Pusat Dr. Hasan Sadikin
Bandung.Saran yang dapat penulis kemukakan adalah :
a. Petugas retensi untuk selalu membaca SOP dan selalu mengikuti SOP agar
tidak terjadi penumpukan berkas rekam medis.

60
 61

b. Kepala instalasi rekam medis sebaiknya mengontrol pekerjaan petugas

retensi setiap hari supaya petugas retensi tidak lalay untuk mengerjakan
retensi, sehingga petugas retensi punya rasa tanggung jawab terhadap
pekerjaannya sendiri dan kemungkinan beban kerja yang ada bisa tercapai.
c. Kepala instalasi sebaiknya memberikan ketegasan kepada petugas retensi
agar dapat menjalankan tahapan-tahapan SOP yang sudah ada agar tidak
terjadi keterlambatan dan penumpukan berkas rekam medis.
d. Petugas retensi sebaiknya melaksanakan retensi secara berkala sebagai
mana yang sudah ditetapkan dalam buku SOP retensi yang ada di RSUP
Dr. Hasan Sadikin Bandung supaya retensi berkas rekam medis tidak
terlambat.
 62

Daftar Pustaka

http://dokumen.tips/education/makalah -rawat-inap-5593d65e2614c.htm1[10
oktober 2018]

https://lib.ui.ac.id/naskahringkas/2016-06s5613fauriah%20ajeng%20arvauli
[21desember 2018]

Dirjen Yanmed (1997).Pedoman Pengeloolaan Rekam Medis Dirumah Sakit Di

Indonesia. Jakarta: Depkes RI.

Dirjen Yanmed (2006). Pedoman pengelolaan rekammedis di rumah sakit di

Indonesia. Jakarta: Depkes RI.

http://muan-munahwirahman.blogspot.com/2012/03/identifikasi-rekam-medis.
html[20 desember 2018]

Mentri Kesehatan Republic Indonesia. (2008). Peraturan Menteri Kesehatan

Nomor 269 Tentang Rekam Medis.Jakarta

Hatta,Gemala R (2008). Manajemen Informasi Kesehatan. Jakarta: UI Press.