LAPORAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN (MAGANG INDUSTRI)

D3 REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN

TENTANG

FAKTOR – FAKTOR YANG MEMPENGARUHI WAKTU TUNGGU

PELAYANAN REKAM MEDIS UNIT PENDAFTARAN RAWAT JALAN
RSI SULTAN HADLIRIN JEPARA

TAHUN 2021

Disusun oleh :

MUHAMMAD AQIL KAFA

D22.2019.02919

PROGRAM STUDI D3 REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN

FAKULTAS KESEHATAN UNIVERSITAS DIAN NUSWANTORO SEMARANG

TAHUN 2021
 KETERANGAN PELAKSANAAN PRAKTIK KERJA (MAGANG
INDUSTRI)

Mahasiswa tersebut dibawah ini :

Nama : MUHAMMAD AQIL KAFA
NIM : D22.2019.02919

D3 Rekam Medis Dan Informasi Kesehatan Fakultas Kesehatan UDINUS

Telah Melaksanakan Praktik Kerja (Magang Industri) Tentang :

FAKTOR – FAKTOR YANG MEMPENGARUHI WAKTU TUNGGU

PELAYANAN REKAM MEDIS UNIT PENDAFTARAN RAWAT JALAN
RSI SULTAN HADLIRIN JEPARA

Mulai Tanggal 29 November 2021 Sampai Dengan 11 Desember 2021

Di RSI Sultan Hadlirin Jepara
Kabupaten Jepara

Pembimbing Lahan Praktik Kerja (Magang Industri)

(Siska Mirfiyati A.md)

i
 HALAMAN PENGESAHAN

LAPORAN PRAKTIK KERJA (MAGANG INDUSTRI) D3

REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN
TENTANG
FAKTOR – FAKTOR YANG MEMPENGARUHI WAKTU TUNGGU
PELAYANAN REKAM MEDIS UNIT PENDAFTARAN RAWAT JALAN
RSI SULTAN HADLIRIN JEPARA
KABUPATEN JEPARA BULAN NOVEMBER - DESEMBER TAHUN
2021

DISUSUN OLEH :
MUHAMMAD AQIL KAFA
D22.2019.02919
Telah disetujui :

Hari :
Tanggal :

Pembimbing Akademik Pembimbing Lapangan

(Maulana Tomy Abiyasa,M.Kes) (Siska Mirfiyati A.md)

Penguji Akademik

( )

ii
 BUKTI PENYERAHAN LAPORAN
Laporan Praktik Kerja Lapangan (Magang Industri) telah diserahkan kepada

Nama Instansi : Universitas Dian Nuswantoro

Alamat : Jl. Nakula I No. 5-11 Semarang

Kota : Semarang

Pada :

Hari :

Tanggal :

Yang menerima,

(…………….)

iii
 KATA PENGANTAR

Puji syukur atas kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan hidayah-
Nya yang telah memberikan bayak kesempatan, sehingga penulis dapat menyelesaikan
Laporan Praktik Kerja (Magang Industri) berjudul
“Ketepatan Kode Diagnosis Kasus Ibu Hamil Dan Melahirkan
Di Bagian Koding Indeksing RSI Sultan Hadlirin“. Laporan ini disusun guna melengkapi salah
satu persyaratan dalam menyelesaikan Praktik Kerja bagi mahasiswa Fakultas Kesehatan
Program Studi DIII Rekam Medis dan Informasi Kesehatan. Dalam penyusunan laporan ini,
Penulis menyadari sepenuhnya bahwa selesainya laporan PL ini tidak terlepas dari dukungan,
semangat, serta bimbingan dari berbagai pihak. Oleh karena itu, Penulis ingin menyampaikan
ucapan terima kasih kepada:
1. Kedua orang tua yang selalu memberi dukungan serta do’a yang tiada henti untuk
kelancaran penyususnan laporan magang ini
2. Dr. H Gunawan WSDT MH. M. Kes selaku Direktur RSI Sultan Hadlirin Jepara
3. Sisca Mirfiyati, AMD selaku Kepala Instalasi Rekam Medis RSI Sultan Hadlirin Jepara
sekaligus sebagai pembimbing lahan RSI Sultan Hadlirin Jepara
4. Dr.dr. Zaenal Sugiyanto, M.Kes, selaku Ketua Program Studi DIII Rekam Medis dan
Informasi Kesehatan
5. Maulana Tomy Abiyasa A.Md PK, SKM selaku dosen pembimbing
6. Segenap staff rekam medis di RSI Sultan Hadlirin dan semua pihak yang telah
membantu baik secara langsung maupun tidak langsung.
Penyusunan Laporan Praktik Kerja ini disusun dengan sebaik-baiknya, namun masih terdapat
kekurangan di dalam penyusunan laporan ini. Oleh karena itu, saran dan kritik yang sifatnya
membangun dari semua pihak sangat diharapkan, tidak lupa harapan kami semua laporan
Praktek Lapangan ini dapat bermanfaat bagi pembaca serta dapat menambah ilmu
pengetahuan bagi Penulis.

Jepara, 11 Desember 2021

Muhammad Aqil Kafa

iv
 DAFTAR ISI

Contents
KETERANGAN PELAKSANAAN PRAKTIK KERJA (MAGANG INDUSTRI) ...................................................... i
HALAMAN PENGESAHAN ........................................................................................................................ ii
BUKTI PENYERAHAN LAPORAN .............................................................................................................. iii
KATA PENGANTAR.................................................................................................................................. iv
DAFTAR ISI............................................................................................................................................... v
BAB I ........................................................................................................................................................ 1
GAMBARAN INSTITUSI ............................................................................................................................ 1
A. Gambaran Umum Institusi .......................................................................................................... 1
1. Kondisi dan Situasi Lokasi ....................................................................................................... 1
2. Visi, Misi dan Motto Institusi .................................................................................................. 1
3. Jenis Pelayanan Institusi ......................................................................................................... 1
B. Gambaran Unit Rekam Medis ..................................................................................................... 3
4. Struktur Organisasi Unit Rekam Medis ................................................................................... 3
5. Visi dan Misi Unit Rekam Medis.............................................................................................. 3
6. Informasi Spesifik Unit Rekam Medis ..................................................................................... 4
BAB II ....................................................................................................................................................... 7
PELAKSANAAN PENGELOLAAN REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN DI BAGIAN
PENDAFTARAN ........................................................................................................................................ 7
C. Tugas Pokok TPPRJ ...................................................................................................................... 7
D. Deskripsi Pekerjaan TPPRJ .......................................................................................................... 7
E. Formulir yang digunakan di bagian TPPRJ .................................................................................. 8
F. Alur dan Prosedur ....................................................................................................................... 8
7. Alur dan Prosedur TPPRJ ......................................................................................................... 8
G. Sistem – Sistem Terkait pendaftaran (sistem penomoran,penamaan, dan antrian).................. 9
H. Standar Mutu bagian TPPRJ ...................................................................................................... 10
I. Melakukan evaluasi Kepatuhan dan Kinerja satu standart....................................................... 10
J. Mengidentifikasi pengendalian risiko bagian pendaftaran rawat jalan ................................... 10
K. Teknologi informasi................................................................................................................... 11
L. Laporan yang dihasilkan (laporan internal dan eksternal) ....................................................... 11
BAB III .................................................................................................................................................... 13
PEMBAHASAN ....................................................................................................................................... 13
M. Pembahasan .......................................................................................................................... 13
N. Identifikasi Masalah dan Penyebab Masalah............................................................................ 17

v
 O. Solusi dan langkah-langkah pemecahan masalah..................................................................... 19
BAB IV.................................................................................................................................................... 20
PENUTUP ............................................................................................................................................... 20
A. Kesimpulan................................................................................................................................ 20
B. Saran ......................................................................................................................................... 20
LAMPIRAN ............................................................................................................................................. 21

vi
 BAB I

GAMBARAN INSTITUSI

A. Gambaran Umum Institusi

1. Kondisi dan Situasi Lokasi
Rumah Sakit Islam Sultan Hadlirin Jepara adalah rumah sakit islam swasta
yang dimiliki oleh Yayasan Kesehatan Sultan Hadlirin. Letak Rumah Sakit Islam Sultan
Hadlirin sangat mudah dijangkau karena letaknya dekat dengan Jepara kota.
Rumah Sakit Islam Sultan Hadlirin Jepara memberi pelayanan kesehatan
kepada pasien BPJS dan Umum untuk masyarakat sampai sekarang.

2. Visi, Misi dan Motto Institusi

Visi, Misi, dan Motto Rumah Sakit Islam Sultan Hadlirin Jepara :
a. Visi dan misi
RSI Sultan Hadlirin Jepara memiliki Visi yaitu “Terwujudnya Rumah
Sakit Unggulan Islami yang bermaslakhat bagi umat”. Untuk
mewujudkan visi tersebut RSI Sultan Hadlirin Jepara memliki misi
sebagai berikut.
a. Menyelenggarakan pelayanan kesehatan paripurna dan
rujukan yang bermutu
b. Menyediakan dan meningkatkan sumber daya manusia yang
professional dan islami
c. Mewujudkan suasana lingkungan yang asri, nyaman,
komunikatif dan informatif
d. Menjaliln kerjasama pemangku kepentingan (stake holder)
dengan memperhatikan aspirasi masyarakat tentang mutu
pelayanan, eksistensi, dan lain lain.

b. “Motto Dari Rumah Sakit Islam Sultan Hadlirin Jepara

“Istitho’ah istiqomah Amanah (berkemampuan, komitmen/konsisten,
bertanggung jawab)”

3. Jenis Pelayanan Institusi

Jenis pelayanan di Rumah Sakit Islam Sultan Hadlirin Jepara adalah sebagai
berikut :
a. Unit Gawat Darurat (UGD)

1
 Pada unit ini dilakukan untuk melayani pasien yang mengalami
keadaan darurat di Rumah Sakit Islam Sultan Hadlirin Jepara. Pelayanan di
UGD dilaksanakan 24 jam.

b. Unit Rawat Jalan (URJ)

Pada unit ini adalah tempat dimana pasien mendapatkan pelayanan
berobat rawat jalan sebagai arahan pertama untuk menentukan apakah pasien
perlu di rawat inap atau pulang atau bahkan perlu di rujuk ke rumah sakit
lainnya. Di bawah ini adalah jenis pelayanan rawat jalan di Rumah Sakit Islam
Sultan Hadlirin Jepara :

1. Poliklinik Rawat Jalan

Poliklinik Penyakit Dalam
Poliklinik Bedah Umum
Poliklinik Anak
Poliklinik Kandungan dan Kebidanan
Poliklinik THT
Poliklinik Mata
Poliklinik Saraf
Poliklinik Jiwa / Psikiatri
Poliklinik Rehabilitasi Medik
Poliklinik Gigi dan Mulut
Poliklinik Psikologi
Poliklinik Gizi

2. Poliklinik Spesialis dan Sub Spesialis

o Poliklinik Penyakit Dalam
Gastroenterologi, Endokrinologi, Rheumatologi, Tropik Infeksi,
Hematologi, Hepatologi, Ginjal dan Hipertensi
o Poliklinik Kandungan & Kebidanan
Fetomaternal, Fertilitas dan Endokrin Reproduksi, Onkologi-
Gineakologi, Obstetri Sosial, Andrologi
o Poliklinik Mata
Vitroretina, Rekonstruksi, Glaukoma, Infeksi,Onkologi, Pediatric
Kongenital, Strabismus
o Poliklinik Syaraf
Neuro Pedriatri-Epilepsi, Neuro Vascular, Neuro Emergensi,
Neuro Sub Infeksi, Neuro Sub Headaches-Vertigo, Neuro
Fungsiluhur-Neuro Sonologi
o Klinik Kesehatan Jiwa
o Poliklinik THT
Penyakit Telinga, Gangguan pendengaran, Penyakit Hidung dan
Sinus, Larink dan Farink, Onkologi Kepala Leher, Plastik
Rekonstruksi, Alergi Imunologi.

2
 o Poliklinik Anak
Endokrin/Alergi Anak, Ginjal Anak, Neuro Anak, Onkologi
Hematologi, Gizi Anak, Jantung dan Paru, Perinatologi.
o Poliklinik Gigi & Mulut
Bedah Mulut, Prostodonsi, Pedodonsi, Orthodonsi, Konservasi,
Periodonsi.
o Poliklinik Bedah
Bedah Anak, Bedah Saraf, Bedah Jantung dan Vaskuler, Bedah
Plastik, Bedah Urologi, Bedah Orthopedi, Bedah Toraks, Bedah
Digestif, Bedah Onkologi.

3. Klinik Rehabilitasi Medik

4. Klinik Stroke
5. Pelayanan Poliklinik Khusus
o Klinik Genetika
o Klinik Gizi Sub Klinik Obesitas
o Pelayanan kesehatan tradisional, alternatif dan komplementer
(Tradkom)

c. Unit Rawat Inap (URI)

Pada unit ini, biasanya setiap ruang perawatan rawat inap diberi nama
yang berbeda antara satu dengan yang lainnya. Dan di bagian inilah dibedakan
kelas perawatan-nya. Di Rumah Sakit Islam Sultan Hadlirin Jepara terdapat 10
ruang perawatan, dengan kapasitas tempat tidur sebanyak 131 tempat tidur.
d. Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan (TPPRJ) dibedakan menjadi 2 loket,
yaitu :
1. Loket pendaftaran pasien UMUM
2. Loket pendaftaran pasien BPJS
e. Instalasi Penunjang Medis
Adapun instalasi penunjang medis di RSI Sultan Hadlirin Jepara :
1. IGD 24 jam
2. ICU
3. Medical Check-Up
4. Laboratorium
5. Radiologi
6. Farmasi
7. Instalasi gizi

B. Gambaran Unit Rekam Medis

4. Struktur Organisasi Unit Rekam Medis
(terlampir)
5. Visi dan Misi Unit Rekam Medis

3
 Visi, dan Misi Unit Rekam Medis Rumah Sakit Islam Sultan Hadlirin Jepara :
a. Visi
Menjadi instalasi Rekam medis islami yang bermanfaat
b. Misi
1) Pengembalian CM/DRM dengan tepat waktu
2) Pengkodean Tepat
3) Analisa CM/DRM sebagai informasi untuk mengelola rumah sakit
6. Informasi Spesifik Unit Rekam Medis
a. TPPRJ
1) Pendaftaran pasien lama
a) Mendaftarkan pasien sesuai dengan poliklinik yang dituju.
b) Meminta nomor Rekam medis lalu daftarkan sesuai poli yang di
tuju.
c) Cari di komputer bagi pasien yang lupa membawa kartu berobat
ataupun hilang, setelah itu daftarkan pasien sesuai dengan
poliklinik yang dituju.
2) Pendaftaran pasien baru
a) Mendaftarkan pasien baru dengan cara mewawancarai pasien
mengenai identitas pasien, mengecek ulang pasien apakah pasien
benar pasien lama atau pasien baru, khusus pasien BPJS harus
membawa surat rujukan.
b) Lalu, input data diri pasien berdasarkan KTP atau identitas diri
lainnya, dan daftar sesuai poliklinik yang dituju.
b. TPPRI
a) Menyapa keluarga pasien / pasien.
b) Mempersilahkan pasien / keluarga pasien untuk duduk.
c) Menanyakan apakah ada surat pengantar rawat inap.
d) Menanyakan apakah pasien pernah berobat ke RSUP Dr Kariadi. Jika
pasien tersebut adalah pasien lama, maka input data diri pasien dengan
nomor rekam medis lama, dan jika pasien tersebut adalah pasien baru,
maka catat data diri pasien sesuai dengan KTP atau data diri lainnya
dengan nomor rekam medis baru yang secara otomatis akan muncul di
komputer.
c. TPPGD
a) Pasien gawat darurat ditolong terlebih dahulu, kemudian pasien / keluarga
pasien diarahkan ke bagian pendaftaran untuk mendaftarkan diri.

4
 b) Petugas meminjam KTP atau data diri lainnya untuk pengisian identitas diri
pasien, jika pasien baru maka akan muncul nomor rekam medis baru
secara otomatis di komputer, jika pasien lama maka memakai nomor rekam
medis yang lama.
c) URJ
URJ adalah tempat pelayanan pasien yang akan berobat di rawat jalan
atau sebagai penentu apakah pasien perlu di rawat inap atau tidak. Jenis
pelayanan rawat jalan di RS Ken Saras Kabupaten Semarang adalah sebagai
berikut :
Poliklinik Penyakit Dalam
Poliklinik Bedah Umum
Poliklinik Anak
Poliklinik Kandungan dan Kebidanan
Poliklinik THT
Poliklinik Mata
Poliklinik Saraf
Poliklinik Jiwa / Psikiatri
Poliklinik Rehabilitasi Medik
Poliklinik Gigi dan Mulut
Poliklinik Psikologi
Poliklinik Gizi
d. URI
URI adalah pengobatan pada pasien rawat inap. Rawat inap di RS Ken
Saras Kabupaten Semarang dibedakan menjadi beberapa kelas perawatan,
sebagai berikut :
1. IGD 24 jam
2. ICU
3. Medical Check-Up
4. Laboratorium
5. Radiologi
6. Farmasi
7. Instalasi gizi
Adapun bagian pengolahan data rekam medis di RSI Sultan Hadlirin Jepara
adalah sebagai berikut :
a. Assembling
1. Menerima pengembalian rekam medis dari ruang rawat inap dengan
menandatangani buku serah terima dokumen rekam medis.
2. Formulir rekam medis yang kosong dikeluarkan dari dokumen rekam medis
pasien,jika ada yang kurang di lengkapi, kemudian formulir pasien disusun
sesuai dengan urutannya.

5
b. Koding / Indeksing
1. Menerima SEP pasien.
2. Membaca diagnosa dan tindakan pasien rawat jalan.
3. Memberikan kode penyakit pada diagnosa dan tindakan pasien dengan
menggunakan ICD 10 volume 1 dan 3, serta ICD 9 CM.
4. Menuliskan kode tersebut di lembar SEP pasien.
5. Menuliskan pada komputer untuk di GROUPING.
c. Filling
1. Rekam medis yang sudah digunakan, dikembalikan ke ruangan rekam
medis, kemudian disusun dibagian assembling, lalu diberi kode penyakit
dan tindakan dengan koder, lalu di indeks di buku indeksing.
2. Petugas bagian filling menyortir dokumen rekam medis sesuai dengan
tempatnya.
d. Analising / Reporting
1. Petugas pengolahan data rawat jalan menerima laporan harian dari seluruh
poliklinik yang terdapat di RSUP Dr Kariadi.
2. Setelah semua data terkumpul, maka data tersebut di rekapitulasi menjadi
Rekapitulasi Laporan (RL).

6
 BAB II

PELAKSANAAN PENGELOLAAN REKAM MEDIS DAN INFORMASI

KESEHATAN DI BAGIAN PENDAFTARAN

C. Tugas Pokok TPPRJ

Tugas pokok TPPRJ sebagai berikut :
a. Menerima pendaftaran pasien yang akan berobat di rawat jalan,
b. Melakukan pencatatan pendaftaran,
c. Menyediakan formulir-formulir rekam medis dalam folder DRM bagi pasien
yang baru pertama kali berobat (pasien baru) dan pasien yang datang pada
kunjungan berikutnya (pasien lama),
d. Mengarahkan pasien ke Unit Rawat Jalan (URJ) atau poliklinik yang sesuai
dengan keluhannya,
e. Memberi informasi tentang pelayanan-pelayanan di rumah sakit yang
bersangkutan.

Fungsi TPPRJ sebagai berikut :

a. Pencatat identitas ke formulir rekam medis rawat jalan, data dasar pasien, KIB,
KIUP dan buku register pendaftaran pasien rawat jalan,
b. Pemberi dan pencatat nomor rekam medis sesuai dengan kebijakan
penomoran yang ditetapkan,
c. Penyedia DRM baru untuk pasien baru,
d. Penyedia DRM lama untuk pasien lama melalui bagian Filling,
e. Penyimpan dan pengguna KIUP,
f. Pendistribusi DRM untuk pelayanan rawat jalan,
g. Penyedia informasi jumlah kunjungan pasien rawat jalan.

D. Deskripsi Pekerjaan TPPRJ

a. Menyiapkan formulir dan catatan serta nomor rekam medis yang diperlukan
untuk pelayanan. Formulir dan catatan yang perlu disiapkan yaitu
• Formulir-formulir DRM rawat jalan baru yang telah diberi nomor rekam
medis, yaitu formulir rekam medis yang belum berisi catatan pelayanan
pasien yang lalu,
• Buku Register Pendaftaran Pasien Rawat Jalan yaitu buku yang berisi
catatan identitas pasien sebagai catatan pendaftaran,

7
 • Buku ekspedisi yaitu buku yang digunakan untuk serah terma DRM agar
jelas siapa yang menerimanya,
• KIUP (Kartu Indeks Utama Pasien) yaitu kartu indeks yang digunakan
pasien sebagai petunjuk pencarian kembali identitas pasien,
• KIB/KTPP (Kartu Identitas Berobat/Kartu Tanda Pengenal Pasien) yaitu
kartu identitas pasien yang diserahkan kepada pasien untuk digunakan
kembali bila datang berobat lahi,
• Tracer yaitu kartu yang digunakan untuk petunjuk digunakannya
(keluarnya) DRM dari rak filling sehingga dapat digunakan untuk
peminjaman DRM ke filing,
• Buk Catatan Penggunaan Nomor Rekam Medis yaitu buku yang berisi
catatan penggunaan nomor rekam medis,
• Karcis pendaftaran pasien.
b. Menanyakan kepada pasien yang datang, apakah sudah pernah berobat? Bila
belum berarti pasien baru dan bila sudah berarti pasien lama.

E. Formulir yang digunakan di bagian TPPRJ

Formulir yang digunakan pada bagian tpprj antara lain :
1. Formulir data pasien atau RM 1
2. Formulir isian data sosial
3. SEP (Surat Egabilitas Pasien)
4. General consent ( untuk pasien baru)
5. Formulir kronologi (bagi pasien yang cidera)
F. Alur dan Prosedur
7. Alur dan Prosedur TPPRJ
a. Petugas memanggil nomor antrian
b. Petugas menanyakan pernah berobat atau belum
1) Jika pasien lama :
• Menanyakan membawa KIB atau tidak.
• Bila membawa KIB, maka catat nama dan nomor rekam medis pada
tracer untuk dimintakan DRM lama ke bagian filling.
• Bila tidak membawa KIB, maka tanyakan nama dan alamat untuk
dicari di KIUP.
• Mencatat nama dan nomor rekam medis yang ditemukan di KIUP
pada tracer untuk dimintakan DRM lama ke bagian filling.

8
 • Mempersilahkan pasien baru untuk membayar di loket pembayaran
(jika pasien umum).
• Pelayanan pasien asuransi kesehatan disesuaikan dengan peraturan
dan prosedur asuransi penanggung biaya pelayanan kesehatan.
2) Jika pasien baru :
• Menanyakan identitas pasien secara lengkap untuk dicatat pada
formulir rekam medis rawat jalan, KIB dan KIUP.
• Menyerahkan KIB kepada pasien dengan pesan untuk dibawa
kembali bila datang berobat berikutnya.
• Menyimpan KIUP sesuai urut abjad (alfabetik).
• Menanyakan keluhan utamanya guna memudahkan mengarahkan
pasien ke poliklinik yang sesuai.
• Menanyakan apakah membawa surat rujukan. Bila membawa :
▪ Tempelkan pada formulir rekam medis rawat jalan,
▪ Baca isinya ditujukan kepada dokter siapa atau diagnosisnya apa
guna mengarahkan pasien menuju ke poliklinik yang sesuai.
• Mempersilahkan pasien menunggu di ruang tunggu Poliklinik yang
sesuai.
• Mengirimkan DRM ke poliklinik yang sesuai dengan menggunakan
buku ekspedisi.

G. Sistem – Sistem Terkait pendaftaran (sistem penomoran,penamaan, dan

antrian)
1. Sistem antrian
a. Nomor antrian seri A untuk pasien yang datang langusung.
b. Nomor antrian B untuk pasien pelayanan jalur cepat(terprogram)
c. Nomor antrian seri C untuk pasien yang telah melakukan reservasi
pendaftaran melalui telepon/SMS/Website paling lambat H-2
2. Sistem penomoran
sistem penomoran pada pendaftaran rawat jalan untuk penomoran rekam
medisnya menggunakan sistem penomoran Unit Numbering System (UNS)
yaitu suatu sistem penomoran dimana sistem ini memberikan satu nomor
rekam medis pada pasien berobat jalan maupun rawat inap dan gawat darurat
serta bayi baru lahir.

3. Sistem penamaan
Pada sistem ini petugas menggunakan penamaan sesuai dengan identitas
yang diberikan oleh pasien tanpa mencantumkan gelar karena akan
mempersulit pencarian pada sistem.

9
 H. Standar Mutu bagian TPPRJ
Hasil kerja dari bagian pendaftaran adalah sebagai berikut :
1. Melayani pendaftaran pasien dengan tuntas (tidak ada kesalahan)
2. Kecepatan petugas dalam melakukan pendaftaran pasien.
3. Ketepatan petugas dalam menuliskan identitas pasien.
4. Kelengkapan dan kejelasan petugas dalam memberikan informasi mengenai
pelayanan yang dada di rumah sakit

I. Melakukan evaluasi Kepatuhan dan Kinerja satu standart

Daftar tilik pendaftaran pasien baru Rawat Jalan
NO DAFTAR YA TIDAK KETERANGAN
1 Apa petugas customer service dan √
perawat melakukan skrining
pendaftaran?
2 Apa Petugas meminta pasien/keluarga √
untuk mengisi formulir identitas sosial
bagi pasien baru sesuai dengan kartu
identitas resmi pasien?
3 Apa petugas memberikan nomor antrian √
pendaftaran?
4 Apa petugas mengarahkan pasien √
untuk duduk menunggu panggilan dari
loket pendaftaran sesuai nomor antrian?
5 Apa petugas pendaftaran memanggil √
pasien berdasarkan nomor antrian?
6 Apa petugas pendaftaran meminta √
nomor antrian?
7 Apa petugas pendaftaran meminta dan √
mengecek persyaratan administrasi
pasien JKN?
8 Apa Petugas pendaftaran mengentri √
data pasien ke sistem HMIS,
membuatkan/print set berkas rekam
medis pasien rawat jalan, KIB (Kartu
Identitas Berobat) dan mencetak Surat
Eligibilitas Peserta (SEP) serta form
kendali dan verifikasi?
9 Apa petugas pendaftaran √
mempersilakan pasien menuju klinik
yang dituju?
10 Apa petugas distribusi mengirim berkas √
rekam medis ke klinik yang dituju
pasien?

J. Mengidentifikasi pengendalian risiko bagian pendaftaran rawat jalan

Pernyataan Resiko Sumber Resiko Pengendalian Resiko
Penurunan mutu dalam Sistem eror Sistem eror melebihi 1 jam
pelayanan petugas akan mlakukan
secara manual pada SEP

10
Petugas tertular Emerging dan re-emerging Penggunaan apd
disease
Komplain pasien Penanganan pasien lama Ada tim bencana dan sudah
karena sumber daya RS dilakukan simuasi bencana
kurang siap bila terjadi
musibah massal atau
bencana

K. Teknologi informasi
1. Keamanan sistem dan keamanan data
Keamanan sistem adalah bagaimana upaya kita untuk mengamankan sebuah
computer dari gangguan dan segala ancaman yang membahayakan data-data
pasien. Dalam hal ini RSUP Dr. Kariadi menerapkan adanya user dan password
yang dibuat setiap petugas dan hanya bisa diakses oleh petugas itu sendiri saat
mengaplikasi kan aplikasi RS. Aplikasi tersebut meliputi KIS, HMIS, RME dal
lain-lain.
2. Pengguna sistem
Sebagai pengguna sistem juga mempunyai tanggung jawab untuk mengatur
dan menjaga kerahasiaan data atau informasi pasien maupun rumah sakit.

L. Laporan yang dihasilkan (laporan internal dan eksternal)

1. Laporan internal rumah sakit yaitu laporan-laporan yang dibuat oleh rumah sakit
untuk digunakan oleh pihak rumah sakit itu sendiri, guna disosialisasikan kepada
unit/ bagian pelayanan yang ada di rumah sakit. Laporan internal rumah sakit
meliputi :
a. Data klasifikasi 20 macam penyakit, sebab kematian, jenis operasi dan
kegiatan pelayanan dokter dalam periode tertentu.
b. Tingkat efisiensi rumah sakit .
c. Cakupan pelayanan rawat jalan.
d. Laporan RL5.2
e. Laporan tentang pendaftaran pasien atau rekapan kunjungan perhari &
perbulan

2. Laporan eksternal rumah sakit adalah laporan yang ditunjukan kepada Direktorat
Jendral Bina Pelayanan Medik Kesehatan RI, Dinas Kesehatan Provinsi, Dinas
Kesehatan Kabupaten/Kota. Pelaporan eksternal rumah sakit dibuat sesuai
dengan kebutuhan Departemen Kesehatan RI. Laporan eksternal rumah sakit
meliputi :
a. Data dasar rumah sakit (RL 1.1)
b. Indikator pelayanan rumah sakit (RL 1.2)
c. Data fasilitas tempat tidur rawat inap (RL 1.3)
d. Data ketenagaan (RL 2)
e. Data kegiatan pelayanan rawat inap (RL 3.1)
f. Data pelayanan gawat darurat (RL 3.2)
g. Data kegiatan kesehatan gigi dan mulut (RL 3.3)
h. Data kegiatan kebidanan (RL 3.4)
i. Data kegiatan prinatologi (RL 3.5)

11
j. Data kegiatan pembedahan (RL 3.6)
k. Data kegiatan radiologi (RL 3.7)
l. Data pemeriksaan laboratorium (RL 3.8)
m. Data pelayanan rehabilitasi medik (RL 3.9)
n. Data kegiatan pelayanan khusus (RL 3.10)
o. Data kegiatan kesehatan jiwa (RL 3.11)
p. Data kegiatan keluarga berencana (RL 3.12)
q. Data kegiatan obat, penulisan dan pelayanan resep (RL 3.13)
r. Data kegiatan rujukan (RL 3.14)
s. Data cara bayar (RL 3.15)
t. Data keadaan morbiditas dan mortalitas pasien rawat inap (RL 4a)
u. Data keadaan morbiditas pasien rawat jalan Rumah Sakit (RL 4b)
v. Data pengunjung Rumah Sakit (RL 5.1)
w. Data kunjungan rawat jalan (RL 5.2)
x. Data daftar 10 besar penyakit rawat inap (RL 5.3)
y. Data daftar 10 besar penyakit rawat jalan (RL 5.4)

12
 BAB III
PEMBAHASAN
M. Pembahasan
1. Tugas pokok dari TPPRJ sebagai berikut :
1) Melakukan wawancara untuk mengisi identitas pribadi data sosial pasien
rawat jalan
2) Memvalidasi kebenaran dan kelengkapan pengisian identitas pribadi data
sosial pasien rawat jalan dan membuat Kartu identitas Berobat (KIB)
3) Memilih, mengkode diagnosa awal pasien Rawat Jalan sesuai buku pedoman
yang telah ditentukan
4) Mencetak Surat Elegibilitas Peserta (SEP) dan ringkasan perawatan untuk
pasien JKN (Jaminan Kesehatan Nasional)
5) Memberikan informasi kepada pasien berupa :
a) Masa berlaku rujukan pasien JKN
b) Klinik yang dituju
c) Jam praktek dokter
2. Deskripsi pekerjaan
Petugas pendaftaran rawat jalan adalah seorang petugas yang ditunjuk oleh
pejabat yang berwenang untuk melaksanakan kegiatan koding dan indeksing
pasien rawat jalan. Dalam melaksanakan tugasnya bertanggung jawab kepada
penanggung jawab pelayanan dan mutu pelayanan, Pada proses pendaftaran
pasien rawat jalan merpati meliputi pendaftaran lantai dasar 1 petugas
mendaftarkan pasien dengan standart waktu 5 menit sesuai kemampuan
petugas,lebih tepatnya untuk pasien baru 3 menit sedangkan pasien lama
sekitar 2,5 menit, bedanya dengan teori pada standart waktu pelayanan yaitu 10
menit sedangkan kariadi lebih cepat yaitu 5 menit.
3. Formulir yang digunakan di TPPRJ
a. Rekam Medis 1
adalah formulir yang diabadikan. Pengetahuan pengisian butir data sudah
dilakukan dengan lengkap. Pengetahuan apakah formulir dirancang dengan
baik akan mempermudah pengisian formulir.SEP (Surat Eligibilitas Peserta)
b. General Consent (khusus pasien baru)
adalah Lembar persetujuan umum dan termasuk bagian penting dari rekam
medis pasien. General consent merupakan salah satu formulir yang wajib
diisi guna menunjang akreditasi dan hendaknya dapat diketahui dan
demengerti isinya oleh keluarga dan pasien dirumah sakit.

13
 c. Kartu identitas Berobat (KIB)
Kartu tanda pengenal sebagai pasien yang berisi identitas pasien dan
nomor rekam medis dan setiap kali berobat harus dibawa
d. Tracer
4. Alur dan prosedur
a. Petugas customer service dan perawat melakukan skrining pendaftaran.
b. Petugas customer service dan/atau perawat meminta pasien/keluarga untuk
mengisi formulir identitas sosial bagi pasien baru sesuai dengan kartu identitas
resmi pasien yaitu KTP (Kartu Tanda Penduduk), KK (Kartu Keluarga).
c. Satpam memberikan nomor antrian pendaftaran
d. Satpam dan/customer service mengarahkan pasien untuk duduk menunggu
panggilan dari loket pendaftaran sesuai nomor antrian.
e. Petugas pendaftaran memanggil pasien berdasarkan nomor antrian untuk
melakukan proses pendaftaran.
f. Petugas pendaftaran meminta nomor antrian.
g. Petugas pendaftaran menanyakan kepada pasien, apakah sudah pernah
berobat ke RSI Sultan Hadlirin Jepara atau belum.
1) Jika belum pernah disebut pasien baru
• Petugas pendaftaran meminta dan mengecek persyaratan
administrasi pasien Jaminan Kesehatan Nasional meliputi kartu
kepesertaan, surat Rujukan, KTP atau KK (bagi anak-anak)
• Petugas pendaftaran mengentri data pasien ke sistem HMIS,
membuatkan/print set berkas rekam medis pasien rawat jalan, KIB
(Kartu Identitas Berobat) dan mencetak Surat Eligibilitas Peserta
(SEP) serta form kendali dan verifikasi.
• Petugas pendaftaran mencetak tracer 2 bagian :
a. Satu bagian diberikan kepada pasien,
b. Satu bagian lagi dimasukkan ke berkas rekam medis pasien
tersebut untuk dibuatkan folder/map, berkas rekam medis
kemudian diserahkan kepada petugas ekpedisi.
• Petugas pendaftaran mempersilakan pasien menuju klinik yang
dituju.
• Petugas distribusi mengirim berkas rekam medis ke klinik yang dituju
pasien.
2) Jika sudah pernah disebut pasien lama
• Petugas menanyakan KIB kepada pasien.

14
 a. Jika tidak membawa KIB, petugas meminjam kartu identitas
pasien untuk dicarikan nomor rekam medisnya di
Komputer/KIUP. Selanjutnya petugas membuatkan KIB dengan
nomor RM lama jika KIB hilang.
b. Jika membawa KIB, petugas meminta KIB kepada pasien untuk
dilakukan entri ke komputer pendaftaran
• Petugas pendaftaran meminta dan mengecek persyaratan
administrasi pasien Jaminan Kesehatan Nasional meliputi :
▪ Asli dan fotokopi kartu kepesertaan
▪ Asli dan fotokopi surat sujukan
▪ Fotokopi KTP atau KK (bagi anak-anak).

Bagi pasien yang habis rawat inap, rujukan diganti dengan resume
pasien pulang berlaku untuk 2x kunjungan dengan kasus yang sama.
Rujukan berlaku sampai 6 bulan untuk pelayanan kasus yang sama. Jika
tidak lengkap petugas pendaftaran menyarankan kepada
pasien/pengantar untuk melengkapi. Jika persyaratan administrasi
lengkap, petugas pendaftaran membubuhkan stempel “Syarat
Pendaftaran Lengkap” pada kertas nomor antrian yang digabungkan
dengan bendel potokopi persyaratan..

• Petugas pendaftaran mengentri data identitas pasien ke komputer.

Apabila saat mengentrikan nomor RM pasien ke komputer muncul kotak
warning ”PASIEN INI SUDAH MENINGGAL DUNIA DENGAN DISERTAI
KODE ICD DIAGNOSIS MENINGGAL” maka petugas pendaftaran
melakukan konfirmasi identitas pasien ke keluarga pasien.
• Petugas pendaftaran mencetak Surat Eligibilitas Peserta (SEP) serta form
kendali dan verifikasi.
• Petugas pendaftaran mencetak tracer 2 bagian :
a. Satu bagian diberikan kepada pasien,
b. Satu bagian lagi dikirim ke bagian penyimpanan untuk diambilkan
rekam medisnya (jika pasien sudah reservasi pendaftaran lewat
telepon/SMS/website, petugas membubuhkan stempel “Pendaftaran
via Reservasi”). Petugas penyimpanan memasukkan tracer ke
berkas rekam medis pasien tersebut, berkas rekam medis kemudian
diserahkan kepada petugas ekpedisi.
• Petugas mempersilakan pasien menuju klinik yang dituju.

15
 • Petugas distribusi mengirim berkas rekam medis ke klinik yang dituju
pasien.

Prosedur :

• Prosedur penerimaan dan pendaftaran pasien rawat jalan baru.

• Prosedur penerimaan dan pendaftaran pasien rawat jalan lama.

5. Sistem – sistem terkait pendaftaran (sistem penomoran,penamaan, dan antrian)

1. Sistem antrian
a. Untuk pasien baru yang belum melakukan pendaftaran online.
b. Untuk pasien lama yang tidak bisa melakukan pendaftaran online karena
ada alasan tertentu.
c. Untuk pasien yang akan melakukan tindakan (sudah mendapatkan
perjanjian secara tertulis dari poli).
d. Antrian untuk pasien baru sudah melakukan pendaftaran online.
e. Antrian untuk pasien lama sudah online yang menggunakan asuransi
selain BPJS.
2. Sistem penomoran : untuk penomoran rekam medis sudah secara otomatis
melalui sistem.
3. Sistem penamaan : sesuai dengan yang tercantum di identitas pasien tanpa
gelar.
6. Standart mutu bagian TPPRJ
• Melayani pasien dengan baik dan tidak ada kesalahan
• Memberikan edukasi kepada pasien dengan tepat dan jelas
• Memberikan informasi terkait pelayanan rumah sakit

16
 7. Melakukan evaluasi kepatuhan dan kinerja satu standart.
Standart pendaftaran :
a. Menginput identitas pasein berdasarkan kk ( 17 tahun ke bawah ), ktp.
b. Prosesnya pendaftaran pasein ke poli ( bpjs, umum )
c. Bpjs memastikan lembaran dokter sama pengasahan harus sama.

Proses brijing :Memasukan nomor surat kontrol pasein dengan hasil input yang
merupakan sken barkot diu lembar jkn.

8. Mengidentifikasi dan pengendalian resiko bagian pendaftaran

a. Kesalahan memasukkan data pasien.
b. Kesalahan dalam baca diagnosa.
c. Terdapat lembar pengesahan yang beda penanganan.
d. Untuk lembar dokter, pihak Rumah Sakit harus menanyakan/mengaktifkan
data rujukan yang dimana membutuhkan waktu
e. Beresiko susah melakukan claim data keuangan.
f. Data ganda di BPJS (1 orang memiliki 2 BPJS)
g. Kartu bpjs tidak aktif
h. Pinjer print susah untuk di gunakan (sulit terdeteksi)
9. Teknologi informasi (keamanan data, keamanan sistem, pengguna sistem atau
otorisasi)
a. Keamanan data : untuk di pendaftaran di bagi perbagian, setiap SDM fasilitas
berbeda-beda. Pendaftaran hanya bisa membuka bagian pendaftaran.
b. Keamanan sistem : untuk penyimpanan data ada 3 lokasi yaitu SIMRS,
Gedung Rekam Medis.

10. Laporan yang dihasilkan (laporan internal dan eksternal)

Berdasarkan hasil pengamatan laporan yang dihasilkan di pendaftaran rawat
jalan yaitu laporan internal. Laporan internal yaitu laporan sensus harian rawat
jalan, laporan RL 4B data keadaan morbiditas pasien rawat jalan dan laporan RL
5.
N. Identifikasi Masalah dan Penyebab Masalah
Pada bagian TPPRJ terjadi beberapa masalah, berikut merupakan faktor-faktor yang
mempengaruhi terjadinya masalah di TPPRJ. Antara lain, sistem pendaftaran lemot,
dimana petugas tidak bisa mendaftarkan pasien sesuai standart waktu.
Apabila permasalahanin tidak segera diatasi, maka pasien yang mendaftar menjadi
menumpuk di ruang tunggu pendaftaran dan hal ini sangat tidak efisien. Selain itu,
menjadi faktor yang mempengaruhi waktu pelayanan pendaftaran. Berikut
merupakan identifikasi penyebab masalah yang terjadi di TPPRJ menggunakan
metode 5M.

17
NO FAKTOR FAKTOR PERMASALAHAN
1 Man (Manusia) Tenaga kerja di Rumah Sakit Umum Islam Sultan
Hadlirin Jepara khususnya di bagian pendaftaran
terdapat 4 petugas yang dimana 4 petugas on the spot
untuk pasien baru dan lama dan 2 petugas online yang
dimana hanya satu shift saja yaitu 07.00-14.30 dengan
waktu hari kerja yaitu 6 hari dalam satu minggu.

2 Money (Modal) Pada sistem jika terjadi masalah seperti eror atau lemot
mengakibatkan waktu tunggu yang lama dan
membutuhkan penggunaan komputer lain sedangkat
komputer lain juga digunakan jika seperti ini terus terjadi
perlu adanya perbaikan dan menyebabkan biaya
menjadi meningkat. Selain itu, terdapat perwakilan dari
pasien yang mengatakan pasien baru, akhirnya petugas
perlu mengecek apakah pasien baru mengakibatkan
lamanya waktu tunggu pasien.

3 Material (Bahan Baku) Bahan baku yang digunakan di pendaftaran yaitu

formulir rekam medis yang terdapat data sosial, SEP
dan general consent untuk alat komunikasi antar pasien
dengan dokter. Dan formulir rekam medis tersebut
dimasukkan ke dalam folder DRM untuk diserahkan
kepada petugas agar disimpan di rak penyimpanan.

4 Machines (Mesin) Pada bagian pendaftaran untuk pendataan dan

pendaftaran pasien menggunakan komputer dan printer
untuk mencetak formulir rekam medis. Selain itu
petugas pendaftaran menggunakan telfon untuk alat
komunikasi antara petugas pendaftaran dengan bagian
poli yang dituju pasien.

5 Method (Metode) Pada bagian SOP terkait pendaftaran rawat jalan sudah
sesuai, namun terdapat beberapa masalah di luar
kendali petugas seperti sistem yang lemot
mengakibatkan terjadinya penumpukan pasien dan
mempengaruhi waktu pelayanan pendaftaran pasien.

18
O. Solusi dan langkah-langkah pemecahan masalah
Berdasarkan hasil identifikasi masalah di atas, di bagian Pendaftaran Rawat
Jalan sering terjadi sistem pendaftaran lemot . Berikut merupakan langkah-langkah
pemecahan masalah dengan metode 5M
FAKTOR FAKTOR MASALAH PEMECAHAN MASALAH

Method (Metode) Pada bagian SOP terkait Seharusnya, selain

pendaftaran rawat jalan adanya SOP, pendaftaran
sudah sesuai, namun rawat jalan juga membuat
terdapat beberapa kebijakan berupa
masalah di luar kendali pedoman yang memuat
petugas seperti sistem semua terkait pelayanan
yang lemot dan pelaksanaan rekam
mengakibatkan terjadinya medis untuk menghindari
penumpukan pasien dan terjadinya faktor yang
mempengaruhi waktu mempengaruhi waktu
pelayanan pendaftaran pelayanan pendaftaran
pasien. pasien rawat jalan.

19
 BAB IV
PENUTUP

A. Kesimpulan

1. Tugas Pokok dan Fungsi Pendaftaran

Tugas pokok dan fungsi bagian pendaftaran rawat jalan di Rumah Sakit Islam
Sultan Hadlirin Jepara sudah sesuai dengan teori yang tersedia.

2. Deskripsi Pekerjaan
Deskripsi pekerjaan bagian pendaftaran rawat jalan di Rumah Sakit Islam Sultan
Hadlirin Jepara sudah sesuai dengan teori yang berlaku.

3. Formulir Yang Digunakan

Formulir yang digunakan bagian pendaftaran rawat jalan di Rumah Sakit Islam
Sultan Hadlirin Jepara sudah sesuai dengan SOP yang berlaku.

4. Alur dan Prosedur

Alur dan prosedur yang digunakan sudah sesuai dengan SOP yang berlaku.

B. Saran

1. Mengadakan evaluasi secara rutin dengan mengikut sertakan pihak yang terlibat
dalam pendaftaran.
2. Dilakukan pengecekan lebih lanjut terkait faktor yang mempengaruhi waktu
pelayanan pendaftaran di Rumah Sakit Islam Sultan Hadlirin Jepara.

20
 LAMPIRAN

1. Struktur Organisasi Unit Rekam Medis RSI Sultan Hadlirin Jepara

21
2. Dokumentasi

Momen foto Bersama dengan petugas RM dan TPPRJ di ruang Rekam Medis

22
Momen foto Bersama di TPPGD

23