RUMAH

SAKIT

D K

PENERIMAAN PASIEN DI TPPRJ

No. Dokumen
SPO.CM.001

No.Revisi
00

Tanggal Tebit

DADI
KELUARGA

RSU DADI KELUARGA

PURWOKERTO
JL. SULTAN AGUNG
No. 8A
STANDAR PROSEDUR
OPERASIONAL

PENGERTIAN
TUJUAN

KEBIJAKAN

PROSEDUR

3 Desember 2013

Hal
1/2
Ditetapkan Oleh Direktur
RSU Dadi Keluarga :

dr. Esa Dhiandani

Prosedur ini mengatur tata cara pelayanan di Sub Bagian Rekam Medik
untuk menerima dan mendaftar pasien yang akan berobat di rawat jalan.
Memberikan pedoman dan aturan dalam proses penerimaan pasien di
TPPRJ
1. Berdasarkan jenis pengunjung terdiri dari:
a. Pasien / pengunjung baru adalah orang yang baru pertama kali
datang berobat ke rumah sakit Dadi Keluarga
b. Pasien / pengunjung lama adalah orang yang pernah datang
berobat ke RSU Dadi Keluarga sehingga memiliki kartu control.
2. Berdasarkan cara pembayaran terdiri dari:
a. Pasien Umum
b. Pasien BPJS
PBI (Penerimaan Bantuan Iuran)
Non PBI
c. Pasien Asuransi lain
I.
PASIEN BARU
1.
Pasien Umum
a. Pasien membayar Uang Pendaftaran Rp. 10.000 di loket
pendaftaran.
b. Pasien mendaftarkan diri sebagai pasien baru di loket
pendaftaran dan dicatat data identitas diri / poliklinik yang
dituju melalui loket pendaftaran.
c. Kartu berobat baru diserahkan kepada penderita/ keluarga di
loket pendaftaran.
d. Petugas rekam medik/ urusan arsip mengantarkan dokumen
rekammedik ke poliklinik yang dituju.
2. Pasien BPJS dan Asuransi lain
a. Pasien menyerahkan surat rujukan dari Puskesmas/dokter
keluarga beserta kartu BPJS/Asuransi lain yang asli di
pendaftaran
b. Pasien mendaftarkan diri sebagai pasien baru di loket
pendaftaran dan dicatat data identitas diri / poliklinik yang
dituju.
c. Petugas pendaftaran / urusan pelayanan membuatkan
dokumen rekam medis baru dan kartu control
d. Kartu berobat baru diserahkan kepada penderita/ keluarga di
loket pendaftaran.
e. Petugas rekam medik / urusan arsip mengantarkan dokumen
rekam medis pasien yang akan berobat ke poliklinik dituju.

RUMAH
SAKIT

D K

PENERIMAAN PASIEN DI TPPRJ

No. Dokumen
SPO.CM.001

No.Revisi
01

Tanggal Terbit

DADI
KELUARGA

RSU DADI KELUARGA

PURWOKERTO
JL. SULTAN AGUNG
No. 8A
STANDAR PROSEDUR
OPERASIONAL

UNIT TERKAIT

3 Desember 2013

Hal
2/2
Ditetapkan Oleh Direktur
RSU Dadi Keluarga :

dr. Esa Dhiandani

3. Pasien baru lansia (Umum /BPJS / Asuransi lain) pelayanan

pendaftaran didahulukan.
II.
PASIEN LAMA
1. Pasien Umum
a. Pasien membayar uang pendaftaran Rp. 5.000 di loket
pendaftaran.
b. Pasien mendaftarkan diri sebagai pasien lama di loket
pendaftaran dan mendaftar ke poliklinik yang diminati
(apabila kartu tidak dibawa / hilang, pasien mengganti biaya
pembuatan kartu berobat baru sebesar Rp. 1.000)
c. Petugas rekam medik/ urusan arsip mencari dan mengambil di
rak arsip dokumen rekam medik.
d. Petugas rekam medik/ urusan arsip mengantarkan dokumen
rekam medis pasien yang akan berobat ke poliklinik yang
dituju.
2. Pasien BPJS dan Asuransi lain.
a. Pasien menyerahkan surat rujukan dari Puskesmas/dokter
keluarga beserta kartu BPJS/Asuransi lain yang asli .
b. Pasien mendaftarkan diri sebagai pasien lama di loket
pendaftaran dan menulis identitas diri / poliklinik yang dituju
(apabila kartu kontrol tidak dibawa / hilang pasien tanpa
mengganti biaya pembuatan/gratis)
c. Petugas rekam medik / urusan arsip siap mencari dan
mengambil di rak arsip dokumen rekam medik.
d. Petugas rekam medik/ urusan arsip mengantarkan dokumen
rekam medis pasien yang akan berobat ke poliklinik yang
diminati.
Loket pendaftaran rawat jalan, sub bagian rekam medik

RUMAH
SAKIT

D K

PENERIMAAN PASIEN DI TPPGD

No. Dokumen
SPO.CM.002

No.Revisi
01

Tanggal Terbit

DADI
KELUARGA

RSU DADI KELUARGA

PURWOKERTO
JL. SULTAN AGUNG
No. 8A
STANDAR PROSEDUR
OPERASIONAL

PENGERTIAN

TUJUAN

KEBIJAKAN

PROSEDUR

UNIT TERKAIT

Hal
1/1
Ditetapkan Oleh Direktur
RSU Dadi Keluarga :

3 Desember 2013
dr. Esa Dhiandani

Prosedur ini mengatur tata cara pelayanan di Sub Bagian Rekam Medik
untuk menerima dan mendaftar pasien yang akan berobat di Instalasi
Gawat Darurat.
Memberikan pedoman dan aturan dalam proses penerimaan pasien di
TPPGD
1.
Berdasarkan jenis pengunjung terdiri dari:
a.
Pasien / pengunjung baru adalah orang yang baru pertama kali
datang berobat ke RSU Dadi Keluarga.
b. Pasien / pengunjung lama adalah orang yang pernah datang
berobat ke rumah sakit Dadi Keluarga sehingga memiliki kartu
berobat.
2. Berdasarkan cara pembayaran terdiri dari:
a.
Pasien Umum
b.
Pasien BPJS
c.
Pasien Asuransi Lain
PASIEN BARU
1. Pasien / Keluarga pasien mendaftarkan diriidentitas lengkap.
2. Pasien rekam medik / urusan pelayanan membuatkan dokumen
rekam medik.
3. Petugas rekam medik menyerahkan dokumen rekam medik
tersebut kepada petugas IGD
4. Petugas rekam medik memberikan kartu control ke keluarga
penderita
PASIEN LAMA
1. Pasien / Keluarga Pasien menyerahkan atau menginformasikan
identas lengkap.
2. Petugas rekam medik mencari dokumen medik di gudang rekam
medik
3. Petugas rekam medik menyerahkan dokumen rekam medik
tersebut kepada petugas IGD.
Sub Bagian Rekam Medik
Instalasi Gawat Darurat

PENERIMAAN PASIEN DI TPPRI

RUMAH
SAKIT

No. Dokumen
SPO.CM.003

D K

No.Revisi
00

Tanggal Terbit

DADI
KELUARGA

RSU DADI KELUARGA

PURWOKERTO
JL. SULTAN AGUNG
No. 8A
STANDAR PROSEDUR
OPERASIONAL

PENGERTIAN

TUJUAN

Ditetapkan Oleh Direktur

RSU Dadi Keluarga :

3 Desember 2013
dr. Esa Dhiandani

Prosedur ini mengatur tata cara pelayanan di Sub Bagian Rekam Medik
untuk menerima dan mendaftar pasien yang akan berobat di Rawat Inap
Memberikan pedoman dan aturan dalam proses penerimaan pasien di
TPPRI
Berdasarkan asal pengiriman pasien:
1. Pasien dari IRJ (TPPRI)
2. Pasien dari IGD (TPPGD)

KEBIJAKAN
1.
2.

3.
PROSEDUR
4.
5.
6.
UNIT TERKAIT

Hal
1/1

Petugas TPPRI menerima pendaftaran pasien / keluarga pasien dari

IRJ / IGD
Pendaftaran ditulis dalam register TPPRI meliputi tanggal masuk, jam
masuk nomor rekam medik, nama lengkap pasien, alamat lengkap,
umur, jenis kelamin, prosedur masuk rumah sakit, ruang dan kelas.
Petugas TPPRI memberikan informasi kepada pasien / keluarga
pasien tentang fasilitas ruang perawatan dan pelayanan medis serta
tarif yang diberlakukan.
Petugas TPPRI menyampaikan informasi tentang tata tertib di RSU
Dadi Keluarga kepada pasien / keluarga pasien.
Pasien / keluarga pasien menandatangani formulir kesediaan dirawat
di RSU Dadi Keluarga.
Pasien diantar petugas ke ruangan dan kelas yang disepakati.

Sub Bagian Rekam Medik, Instalasi Rawat Inap

PEMBUATAN DOKUMEN MEDIK BARU

RUMAH
SAKIT

No. Dokumen
SPO.CM.004

D K

Revisi
00

Tanggal Terbit

DADI
KELUARGA

RSU DADI KELUARGA

PURWOKERTO
JL. SULTAN AGUNG
No. 8A
STANDAR PROSEDUR
OPERASIONAL

PENGERTIAN

3 Desember 2013

Hal
1/1
Ditetapkan Oleh Direktur
RSU Dadi Keluarga :

dr. Esa Dhiandani

Prosedur ini mengatur tata cara untuk membuat dan menyusun dokumen
medis baru untuk pasien baru maupun untuk pasien lama yang kembali
berobat setelah 5 (lima) tahun maupun data komputer tidak diketemukan.

TUJUAN

Untuk memberikan pedoman/ aturan dalam proses pembuatan dokumen

medis baru.

KEBIJAKAN

Setiap pasien yang berobat di RSU Dadi Keluarga hanya memiliki satu
dokumen rekam medik.
1.

PROSEDUR

UNIT TERKAIT

2.

Pasien baru yang berobat di RSU Dadi Keluarga dibuatkan dokumen

medik baru dan karu control sesuai dengan urutan nomor dokumen
rekam medik baru dan kartu berobat sesuai dengan urutan nomor
dokumen rekam medik.
Pasien lama yang kembali berobat (tidak aktif) setelah lebih dari 5
(lima) tahun, apabila dalam data lama (komputer) tidak ditemukan,
maka akan diterbitkan dokumen rekam medik baru dengan nomor
sesuai dengan urutan dokumen rekam medik.

Petugas pendaftaran, sub bagian rekam medik

ASSEMBLING (PERAKITAN)

RUMAH
SAKIT

No. Dokumen
SPO.CM.005

D K

No.Revisi
00

Tanggal Terbit

DADI
KELUARGA

RSU DADI KELUARGA

PURWOKERTO
JL. SULTAN AGUNG
No. 8A
STANDAR PROSEDUR
OPERASIONAL

Hal
1/1
Ditetapkan Oleh Direktur
RSU Dadi Keluarga :

3 Desember 2013
dr. Esa Dhiandani

PENGERTIAN

Prosedur ini mengatur tata cara untuk menyusun lembar formulir secara
urut untuk dijadikan suatu dokumen medik.

TUJUAN

Untuk memberikan pedoman /aturan dalam proses perakitan (assembling)

1.

KEBIJAKAN
2.

PROSEDUR

UNIT TERKAIT

Assembling (perakitan) dokumen medik baru dilakukan untuk

pelayanan di Instalasi Rawat Jalan (minimal 250 dokumen) dan
Instalasi Rawat Inap (minimal 100 dokumen)
Assembling (perakitan) dokumen medik lama dilaksanakan sesuai
kebutuhan.
Assembling Dokumen Rawat Jalan
1. Siapkan formulir RM 01 (instalasi gawat darurat), (RM 02
(pemeriksaan penderita), RM 03 (konsultasi penderita), RM 04
(pemeriksaan penunjang), RM 05 (resep).
2. Susunlah formulir RM 02, RM 03, RM 04, RM 05 dalam map
dokumen medik.
3. Berilah nomor register sesuai numerator pada RM 02
(pemeriksaan penderita) dalam kolom nomor dokumen rekam
medik.
Assembling Dokumen Rawat Inap
1. Siapkan formulir RM 6, 6.1 (pemeriksaan penderita), RM 07
(pantauan perkembangan penyakit dan terapi), RM 08.1
(pengkajian perawatan), RM 09 (rencana asuhan keperawatan),
RM 10.1 (tindakan / implementasi), RM 10.2 (pengawasan umum
harian penderita), RM 10.3 (chek list pemberian obat oral /
parenteral), RM 11(catatan perkembangan penderita), RM 12
(resume perawatan), RM 13 (ringkasan akhir perawatan inap),
RM 14 (sebab kematian).
2. Susunlah formulir RM 6, 6.1 , RM 07, RM 08.1, RM 08.2, RM 9,
RM 10.1 , RM 10.2, RM 10.3, RM 11, RM 12, RM 13, RM 14.
3. Tanda penomoran, hasil assembling tersebut dikirimkan ke TPPRI
(Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Inap).

Sub Bagian Rekam Medik

IDENTIFIKASI PASIEN

RUMAH
SAKIT

No. Dokumen
SPO.CM.006

D K

Tanggal Terbit

DADI
KELUARGA

RSU DADI KELUARGA

PURWOKERTO
JL. SULTAN AGUNG
No. 8A
STANDAR PROSEDUR
OPERASIONAL

PENGERTIAN

TUJUAN
KEBIJAKAN

Revisi
00

Hal
1/1
Ditetapkan Oleh Direktur
RSU Dadi Keluarga :

3 Desember 2013
dr. Esa Dhiandani

Prosedur ini mengatur tata cara mendata pasien sesuai dengan identitas
pasien yang meliputi nama, umur, jenis kelamin, agama dan alamat yang
ditulis secara benar, jelas dan lengkap.
Memberikan pedoman dan aturan dalam proses penulisan identifikasi
pasien.
Pasien yang berobat ke RSU Dadi Keluarga akan didata identifikasinya
secara benar, jelas dan lengkap.
1. Nama ditulis lengkap sesuai dengan kartu identitas diri yang masih
berlaku.
2.

PROSEDUR

Alamat, umur , agama ditulis dengan kartu identitas diri yang masih
berlaku.

3.

Pekerjaan dan pendidikan ditulis berdasarkan informasi langsung dari

pasien / keluarga.

4.
UNIT TERKAIT

Penanggung jawab dan hubungan keluarga dengan pasien ditulis

berdasarkan informasi langsung dari pasien / keluarga.

Sub Bagian Rekam Medik

PERINATOLOGI

RUMAH
SAKIT

No. Dokumen
SPO.CM.007

D K

Revisi
00

Tanggal Terbit

DADI
KELUARGA

RSU DADI KELUARGA

PURWOKERTO
JL. SULTAN AGUNG
No. 8A
STANDAR PROSEDUR
OPERASIONAL

3 Desember 2013

Hal
1/1
Ditetapkan Oleh Direktur
RSU Dadi Keluarga :

dr. Esa Dhiandani

PENGERTIAN

Prosedur ini mengatur tata cara mencatat identitas bayi (baru lahir)
berdasarkan data fisik bayi.

TUJUAN

Untuk mencegah tertukarnya bayi.

a.

KEBIJAKAN

PROSEDUR

UNIT TERKAIT

Identifikasi bayi dilakukan petugas setempat:

- Petugas IGD Perinatal : lahir di IGD + luar RS
- Petugas IBS Perinatal : lahir di IBS
- Petugas VK Perinatal : lahir di VK
b. Identitas nama menggunakan nama Ibu, bila bayi kembar, ditambah
tanda A, B dst.
c. Identitas bayi ditulis dalam 2 macam:
1. Label gelang dipasang pada lengan / kaki bayi + ibu
i. Isi data : nama, Tgl, jam lahir, jenis, BBL
ii. Warna gelang : biru untuk jenis laki-laki, merah untuk jenis
perempuan.
2. Lembar / blangko identitas, dipasang pada status RM. Isi data:
iii. Nama bayi, cara lahir, penolong
iv. Antropometri, jenis kelamin, tgl, jam lahir
v. Stempel telapak kaki bayi
vi. Tanda tangan penolong + orang tua / saksi
d. Identifikasi : disaksikan oleh orang tua / keluarga
e. Label gelang dipasang dengan kunci mati, dan digunting pada waktu
bayi pulang / telah diserahkan pada ibu
f. Blangko identitas bayi dan label gelang disediakan di VK, IGD, dan
IBS.
1. Identifikasi bayi baru lahir segera dilakukan setelah resusitasi /
mengatasi kegawatan.
2. Bila memungkinkan perlihatkan bayi pada ibu / orang tua sebelum
atau saat identifikasi.
3. Lembar identitas bayi setelah diisi, ditanda tangani oleh penolong
bayi (bidan / dokter) dan orang tua.
4. Lembar identitas bayi segera gabungkan dengan status RM bayi.
Neonatus, meliputi:
Bayi baru lahir di RSU Dadi Keluarga, bayi kiriman luar usia 0 28 hari.

PENGISIAN REGISTER RAWAT JALAN,RAWAT INAP DAN

GAWAT DARURAT

RUMAH
SAKIT

No. Dokumen
SPO.CM.008

D K
DADI
KELUARGA

RSU DADI KELUARGA

PURWOKERTO
JL. SULTAN AGUNG
No. 8A
STANDAR PROSEDUR
OPERASIONAL

Revisi
00

Hal
1/1

Tanggal Terbit

Ditetapkan Oleh Direktur

RSU Dadi Keluarga :

3 Desember 2013

dr. Esa Dhiandani

PENGERTIAN

Prosedur ini mengatur tata cara mengisi kolom isian yang terdapat pada
register rawat jalan, rawat inap dan gawat darurat.

TUJUAN

Memberikan pedoman dan aturan dalam proses penulisan register rawat

jalan, rawat inap dan gawat darurat serta penertiban administrasi

KEBIJAKAN

Data pasien yang berkunjung ke RSU Dadi Keluarga dicatat dalam buku
register (register rawat inap / rawat jalan / IGD)
vii.

viii.

PROSEDUR

ix.

UNIT TERKAIT

Penulisan Register Rawat Jalan

1. Tulis poliklinik, tanggal dan dokter yang bertugas
2. Nomor urut
3. Nomor register rekam medik
4. Nama penderita
5. Alamat lengkap, wilayah, umur, jenis kelamin, kiriman, bayar,
kunjungan.
6. Sebab datang, diagnosa, kasus, dirujuk, tindak lanjut, penunjang
dan tindakan
Penulisan Register Rawat Inap
1. Tanggal masuk
2. Nomor register rekaman medik
3. Nama lengkap penderita
4. Alamat lengkap
5. Umur
6. Jenis kelamin
7. Agama
8. Prosedur rumah sakit
9. Cara masuk rumah sakit
10. Ruang dan kelas
Penulisan Register Gawat Darurat
1. Tulis IGD, tanggal dan dokter yang bertugas
2. Nomor urut
3. Nomor register rekam medik
4. Nama lengkap
5. Alamat lengkap, wilayah, kiriman, bayar kunjungan
6. Diagnosa
7. Tindak lanjut, penunjang medik, dirujuk
8. Tindakan dan keterangan

Sub Bagian Rekam Medik

PENYAJIAN DATA PASIEN

RUMAH
SAKIT

No. Dokumen
SPO.CM.009

D K

Tanggal Terbit

DADI
KELUARGA

RSU DADI KELUARGA

PURWOKERTO
JL. SULTAN AGUNG
No. 8A
STANDAR PROSEDUR
OPERASIONAL

3 Desember 2013

Revisi
00

Hal
1/1
Ditetapkan Oleh Direktur
RSU Dadi Keluarga :

dr. Esa Dhiandani

PENGERTIAN

Prosedur ini mengatur tata cara untuk menampilkan data dalam bentuk
tabel, ataupun grafik sehingga menjadi informasi yang dapat dibaca.

TUJUAN

Sebagai bahan informasi dan pelaporan agar lebih mudah dibaca dan
dimengerti.

KEBIJAKAN

Penyajian data dibuat tiap bulan dalam bentuk tabel, dan setahun sekali
dalambentuk tabel besar dan grafik.
1.

PROSEDUR

2.

3.

UNIT TERKAIT

Petugas rekam medik mengolah data baik secara manual dan

computer untuk dibuat tabel sebulan sekali, baik data rawat jalan
maupun data rawat inap, meliputi antara lain:
b. Jenis kunjungan
c. Jenis pembayaran
d. Jenis kelamin
e. Kasus
f. Asal wilayah
g. Jenis penyakit
h. Jenis operasi
i. Jumlah kematian
Petugas rekam medik mengolah data bulanan menjadi data tahunan
baik secara manual dan computer untuk dibuat tabel dan grafik
setahun sekali, baik data rawat jalan maupun data rawat inap.
Grafik data ditampilkan dalam bentuk grafik batangan dan grafik
bulets (berdasarkan prosentase)

Sub Bagian Rekam Medik

RUMAH
SAKIT

D K
DADI
KELUARGA

RSU DADI KELUARGA

PURWOKERTO
JL. SULTAN AGUNG
No. 8A
STANDAR PROSEDUR
OPERASIONAL

PENGERTIAN
TUJUAN
KEBIJAKAN

PROSEDUR

UNIT TERKAIT

PENGUMPULAN DATA PASIEN

No. Dokumen
SPO.CM.010
Tanggal Terbit

3 Desember 2013

Revisi
00

Hal
1/1
Ditetapkan Oleh Direktur
RSU Dadi Keluarga :

dr. Esa Dhiandani

Prosedur ini mengatur tata cara mengumpulkan data pasien secara

periodik sebagai bahan informasi dan pelaporan.
Digunakan sebagai bahan informasi dan pelaporan.
Pengolahan Rekam Medik yang akurat mendukung pelayanan medis di
Rumah Sakit.
1. Petugas Rekam Medik mengumpulkan data secara periodik.
2. Setiap hari : mengumpulkan sensus rawat inap dan rawat jalan serta
data lainnya untuk diolah sesuai kebutuhan untuk membuat baik
secara manual maupun komputerisasi.
3. Setiap bulan mengumpulkan sensus bulanan dari ruangan rawat inap
untuk mempersiapkan dan membuat laporan RLL.
4. Setiap tiga bulan sekali mengumpulkan dokumen medik rawat inap
yang pulang antara tanggal 1 10 (sekitar 10 Dokumen medik) untuk
membuat laporan data individual.
Instalasi Rawat Jalan, instalasi Gawat Darurat, instalasi Rawat Inap, sub
Bagian Rekam Medik

RUMAH
SAKIT

D K
DADI
KELUARGA

RSU DADI KELUARGA

PURWOKERTO
JL. SULTAN AGUNG
No. 8A
STANDAR PROSEDUR
OPERASIONAL

PENGERTIAN
TUJUAN
KEBIJAKAN

PROSEDUR

UNIT TERKAIT

PEMBERIAN KODE PENYAKIT

No. Dokumen
SPO.CM.011
Tanggal Terbit

3 Desember 2013

Revisi
00

Hal
1/1
Ditetapkan Oleh Direktur
RSU Dadi Keluarga :

dr. Esa Dhiandani

Prosedur ini mengatur tata cara Koding penyakit, yaitu pemberian

penetapan dengan menggunakan huruf dan angka yang mewakili
komponen data penyakit..
Agar dapat keseragaman pemberian kode sesuai dengan ICD X.
Agar penyelenggaraan rekam medis dikelola secara professional dan
dikenal oleh orang lain.
1. Kode penyakit yang sesuai dengan ICD X disimpan dalam file
computer dengan nama X_ICD.dbf.
2. Komputer dinyalakan sesuai dengan prosedur kerja computer.
3. Pada waktu input data rawat jalan maupun rawat inap, setelah sampai
pada diagnosa, baca diagnosa dengan benar, ketik minimal 2 huruf
depan lalu tekan enter untuk memilih diagnosa yang tepat dan secara
otomatis akan kelaur nomor kodingnya. Bila di dalam daftar tidak ada
nama penyakit tersebut, maka buka buku ICD X dan cari nama
penyakit tersebut kemudian diketik di computer beserta nomor
kodenya, dan data disimpan di dalam computer.
Sub Bagian Rekam Medik

RUMAH
SAKIT

D K
DADI
KELUARGA

RSU DADI KELUARGA

PURWOKERTO
JL. SULTAN AGUNG
No. 8A
STANDAR PROSEDUR
OPERASIONAL

PENGERTIAN
TUJUAN

KEBIJAKAN

PROSEDUR

UNIT TERKAIT

PENYIMPANAN DOKUMEN MEDIK

No. Dokumen
SPO.CM.012
Tanggal Terbit

3 Desember 2013

Revisi
00

Hal
1/1
Ditetapkan Oleh Direktur
RSU Dadi Keluarga :

dr. Esa Dhiandani

Prosedur ini mengatur tata cara menyimpan data dan menata dokumen
medik sehingga mudah untuk dicari dan diambil apabila diperlukan.
Untuk mempermudah proses pencarian / pengambilan dokumen rekam
medik
1. Penyelenggaraan penyimpanan dokumen rekam medik yang tepat
sasaran merupakan bukti tentang mutu pelayanan.
2. Cara penyimpanan dokumen rekam medik dengan menggunakan
sistem nomor langsung (straight numerical), diurutkan dari nomor
terkecil ke nomor yang besar.
3. Penyimpanan dokumen medik dibagi dua:
1.
Arsip dokumen aktif (lima tahun terakhir masih berobat)
2.
Arsip non aktif (lima tahun tidak pernah berobat atau mati)
1. Petugas urusan arsip dokumen medik menerima/ memeriksa
pengambilan dokumen rekam medik.
2. Petugas urusan arsip dokumen rekam medik mengurutkan (sortir)
nomor dokumen rekam medik.
3. Petugas urusan arsip memasukkan dokumen rekam medik ke dalam
rak dengan cara menjajarkan (map berdiri) sesuai dengan nomor urut
dan mengeluarkan traser (kertas pengganti dokumen rekam medik).
Sub Bagian Rekam Medik

RUMAH
SAKIT

D K
DADI
KELUARGA

RSU DADI KELUARGA

PURWOKERTO
JL. SULTAN AGUNG
No. 8A
STANDAR PROSEDUR
OPERASIONAL

PENGERTIAN
TUJUAN
KEBIJAKAN

PROSEDUR

UNIT TERKAIT

PENGAMBILAN DOKUMEN REKAM MEDIK

No. Dokumen
SPO.CM.013
Tanggal Terbit

3 Desember 2013

Revisi
00

Hal
1/1
Ditetapkan Oleh Direktur
RSU Dadi Keluarga :

dr. Esa Dhiandani

Prosedur ini mengatur tata cara mengambil dokumen rekam medik sesuai
dengan peraturan / prosedur yang ada..
Untuk memberikan pedoman/ aturan dalam proses pengambilan dokumen
rekam medik.
Pengambilan dokumen hanya boleh dilakukan oleh petugas rekam medik
(urusan arsip).
1. Adanya permintaan melalui formulir pendaftaran pasien lama.
2. Lihat nomor dokumen rekam medik dan nama pasien yang akan
diambil.
3. Lihat tanda digit nomor pada urutan rak penyimpanan dokumen
rekam medik.
4. Ambil dokumen rekam medik dan masukantraser pada rak untuk
menggantikan posisi dokumen rekam medik yang diambil.
5. Cek kembali nomor rekam medik/ nama pasien sesuai dengan
permintaan.
6. Dilanjutkan prosedur distribusi / peminjaman.
Sub Bagian Rekam Medik

RUMAH
SAKIT

D K
DADI
KELUARGA

RSU DADI KELUARGA

PURWOKERTO
JL. SULTAN AGUNG
No. 8A
STANDAR PROSEDUR
OPERASIONAL

PENGERTIAN
TUJUAN
KEBIJAKAN

PROSEDUR

UNIT TERKAIT

PENGENDALIAN DOKUMEN REKAM MEDIK

No. Dokumen
SPO.CM.014
Tanggal Terbit

3 Desember 2013

Revisi
00

Hal
1/1
Ditetapkan Oleh Direktur
RSU Dadi Keluarga :

dr. Esa Dhiandani

Prosedur ini mengatur tata cara untuk mengendalikan / mengontrol

dokumen rekam medik yang keluar dari ruang penyimpanan dokumen.
Untuk memudahkan monitoring dokumen rekam medik ke poliklinik
secara cepat dan tepat guna mendukung pelayanan medis kepada pasien.
Pengendalian dilakukan dengan lembar kendlai yang berisi informasi,
nama , nomor rekam medik, poliklinik yang diminati dan cara
pembayaran (umum, askes, astek, dan lain-lain).
1. Dokumen rekam medik yang diambil dari rak diserahkan kepada
petugas kendali.
2. Petugas kendali menulis nama, nomor, rekam medik, poliklinik yang
diminati dan cara pembayaran (umum, askes, astek dan lain-lain).
3. Dilanjutkan prosedur distribusi
4. Selesai jam pelayanan petugas kendali merekapitulasi jumlah
dokumen rekam medik yang keluar dari gudang arsip.
Sub Bagian Rekam Medik

RUMAH
SAKIT

D K
DADI
KELUARGA

RSU DADI KELUARGA

PURWOKERTO
JL. SULTAN AGUNG
No. 8A
STANDAR PROSEDUR
OPERASIONAL

PENGERTIAN
TUJUAN

KEBIJAKAN

PROSEDUR

PEMINJAMAN DOKUMEN REKAM MEDIK

No. Dokumen
SPO.CM.015
Tanggal Terbit

3 Desember 2013

Revisi
00

Hal
1/2
Ditetapkan Oleh Direktur
RSU Dadi Keluarga :

dr. Esa Dhiandani

Prosedur ini mengatur tata cara peminjaman dokumen rekam medik untuk
keperluan tertentu setelah mendapatkan persetujuan dari yang
berwewenang dengan mengikuti pedoman / aturan yang berlaku.
Untuk memberikan pedoman / aturan dalam proses peminjaman dokumen
rekam medik.
1. Peminjaman dapat dilakukan untuk keperluan penelitian,
pengendalian, visum et repertum, asuransi dan tindak lanjut
perawatan.
2. Peminjaman dapat dilakukan oleh tenaga kesehatan yang
berkompeten terhadap dokumen rekam medik tersebut.
3. Peminjaman bertanggung jawab atas keutuhan urutan lembar per
lembar dalam dokumen rekam medik dan tidak terjadi kerusakan.
I. Peminjaman oleh Tenaga Kesehatan di Rumah Sakit Umum Dadi
Keluarga.
1. Peminjam datang ke bagian arsip rekam medik dengan membawa
identitas dokumen pasien yang akan dipinjam meliputi : nomor
rekam medik, nama pasien, tanggal pulang rawat (bila pernah
dirawat), dan kunjungan terakhir di Rumah Sakit Umum Dadi
Keluarga.
2. Petugas urusan arsip mencari dokumen rekam medik yang
dimaksud di ruang penyimpanan.
3. Petugas urusan arsip menyerahkan blanko/ formulir peminjaman
yang harus diisi dan ditanda tangani peminjam.
4. Peminjam menyerahkan blanko peminjaman yang telah diisi dan
ditanda tangani kepada petugas urusan arsip.
5. Dokumen rekam medik diserahkan kepada peminjam.
II. Peminjaman oleh Tenaga Kesehatan di Luar RSU Dadi Keluarga.
1. Peminjam membuat surat yang ditujukan kepada Direktur RSU
Dadi Keluarga dengan melampirkan surat ijin tertulis dari pasien
yang memiliki dokumen baru.
2. Sub Bagian Rekam Medik cq Kepala Urusan Arsip menerima
reposisi Direktur perihal peminjaman tersebut.
3. Peminjam menghubungi bagian arsip rekam medik untuk maksud
tersebut.
4. Petugas arsip melayani peminjaman seperti peminjaman oleh
tenaga kesehatan di RSU Dadi Keluarga, dengan ketentuan
dokumen tidak dapat dibawa ke luar dari rumah sakit, atau di foto
copy.

RUMAH
SAKIT

D K

PEMINJAMAN DOKUMEN REKAM MEDIK

No. Dokumen
SPO.CM.015
Tanggal Terbit

DADI
KELUARGA

RSU DADI KELUARGA

PURWOKERTO
JL. SULTAN AGUNG
No. 8A
STANDAR PROSEDUR
OPERASIONAL

3 Desember 2013

5.

UNIT TERKAIT

Revisi
00

Hal
2/2
Ditetapkan Oleh Direktur
RSU Dadi Keluarga :

dr. Esa Dhiandani

Untuk kepentingan pengadilan isi dokumen rekam medik dapat

difoto copy dengan ijin / permintaan tertulis dari dokter yang
merawat / yang berhak terhadap informasi dokumen tersebut.

Sub Bagian Rekam Medik

Sub Bagian Tata Usaha

RUMAH
SAKIT

D K
DADI
KELUARGA

RSU DADI KELUARGA

PURWOKERTO
JL. SULTAN AGUNG
No. 8A
STANDAR PROSEDUR
OPERASIONAL

PENGERTIAN
TUJUAN
KEBIJAKAN

PROSEDUR

UNIT TERKAIT

PENGAMBILAN DOKUMEN REKAM MEDIK

No. Dokumen
SPO.CM.016
Tanggal Terbit

3 Desember 2013

Revisi
00

Hal
1/1
Ditetapkan Oleh Direktur
RSU Dadi Keluarga :

dr. Esa Dhiandani

Prosedur ini mengatur tata cara mengambil dokumen rekam medik sesuai
dengan peraturan / prosedur yang ada..
Untuk memberikan pedoman/ aturan dalam proses pengambilan dokumen
rekam medik.
Pengambilan dokumen hanya boleh dilakukan oleh petugas rekam medik
(urusan arsip).
7. Adanya permintaan melalui formulir pendaftaran pasien lama.
8. Lihat nomor dokumen rekam medik dan nama pasien yang akan
diambil.
9. Lihat tanda digit nomor pada urutan rak penyimpanan dokumen
rekam medik.
10. Ambil dokumen rekam medik dan masukantraser pada rak untuk
menggantikan posisi dokumen rekam medik yang diambil.
11. Cek kembali nomor rekam medik/ nama pasien sesuai dengan
permintaan.
12. Dilanjutkan prosedur distribusi / peminjaman.
Sub Bagian Rekam Medik

RUMAH
SAKIT

D K
DADI
KELUARGA

RSU DADI KELUARGA

PURWOKERTO
JL. SULTAN AGUNG
No. 8A
STANDAR PROSEDUR
OPERASIONAL

PENGERTIAN
TUJUAN
KEBIJAKAN

PROSEDUR

UNIT TERKAIT

PENGENDALIAN DOKUMEN REKAM MEDIK

No. Dokumen
SPO.CM.017
Tanggal Terbit

3 Desember 2013

Revisi
00

Hal
1/1
Ditetapkan Oleh Direktur
RSU Dadi Keluarga :

dr. Esa Dhiandani

Prosedur ini mengatur tata cara untuk mengendalikan / mengontrol

dokumen rekam medik yang keluar dari ruang penyimpanan dokumen.
Untuk memudahkan monitoring dokumen rekam medik ke poliklinik
secara cepat dan tepat guna mendukung pelayanan medis kepada pasien.
Pengendalian dilakukan dengan lembar kendlai yang berisi informasi,
nama , nomor rekam medik, poliklinik yang diminati dan cara
pembayaran (umum, askes, astek, dan lain-lain).
5. Dokumen rekam medik yang diambil dari rak diserahkan kepada
petugas kendali.
6. Petugas kendali menulis nama, nomor, rekam medik, poliklinik yang
diminati dan cara pembayaran (umum, askes, astek dan lain-lain).
7. Dilanjutkan prosedur distribusi
8. Selesai jam pelayanan petugas kendali merekapitulasi jumlah
dokumen rekam medik yang keluar dari gudang arsip.
Sub Bagian Rekam Medik