PENERIMAAN PASIEN DI TPPRJ

No. Dokumen
No. revisi
Halaman
1/2
RUMAH SAKIT UMUM DAERAH BITUNG

Jl. S.H.Sarundajang

Kel Manembo Nembo, Bitung

STANDAR
PROSEDUR
OPERASIONAL
(SPO)
PENGERTIAN
TUJUAN

KEBIJAKAN

PROSEDUR

Tanggal terbit

DITETAPKAN
DIREKTUR

22-12-2014
Dr. Jeaneste Watuna M.MKes
Prosedur ini mengatur tata cara pelayanan di Sub
Bagian Rekam Medik untuk menerima dan mendaftar
pasien yang akan berobat di rawat jalan.
Memberikan pedoman dan aturan dalam proses
penerimaan pasien di TPPRJ
1. Berdasarkan jenis pengunjung terdiri dari:
a. Pasien / pengunjung baru adalah orang yang
baru pertama kali datang berobat ke rumah sakit
Dadi Keluarga
b. Pasien / pengunjung lama adalah orang yang
pernah datang berobat ke RSU Dadi Keluarga
sehingga memiliki kartu control.
2. Berdasarkan cara pembayaran terdiri dari:
a. Pasien Umum
b. Pasien BPJS
PBI (Penerimaan Bantuan Iuran)
Non PBI
c. Pasien Asuransi lain
I.
PASIEN BARU
1.
Pasien Umum
a. Pasien membayar Uang Pendaftaran Rp.
10.000 di loket pendaftaran.
b. Pasien mendaftarkan diri sebagai pasien
baru di loket pendaftaran dan dicatat data
identitas diri / poliklinik yang dituju melalui
loket pendaftaran.
c. Kartu berobat baru diserahkan kepada
penderita/ keluarga di loket pendaftaran.
d. Petugas rekam medik/ urusan arsip
mengantarkan dokumen rekammedik ke
poliklinik yang dituju.
2. Pasien BPJS dan Asuransi lain
a. Pasien menyerahkan surat rujukan dari
Puskesmas/dokter keluarga beserta kartu

BPJS/Asuransi lain yang asli di pendaftaran

b. Pasien mendaftarkan diri sebagai pasien
baru di loket pendaftaran dan dicatat data
identitas diri / poliklinik yang dituju.
c. Petugas pendaftaran / urusan pelayanan
membuatkan dokumen rekam medis baru
dan kartu control
d. Kartu berobat baru diserahkan kepada
penderita/ keluarga di loket pendaftaran.
e. Petugas rekam medik / urusan arsip
mengantarkan dokumen rekam medis pasien
yang akan berobat ke poliklinik dituju.
3. Pasien baru lansia (Umum /BPJS / Asuransi
lain) pelayanan pendaftaran didahulukan.
II.
PASIEN LAMA
1. Pasien Umum
a. Pasien membayar uang pendaftaran Rp.
5.000 di loket pendaftaran.
b. Pasien mendaftarkan diri sebagai pasien
lama di loket pendaftaran dan mendaftar ke
poliklinik yang diminati (apabila kartu tidak
dibawa / hilang, pasien mengganti biaya
pembuatan kartu berobat baru sebesar Rp.
1.000)
c. Petugas rekam medik/ urusan arsip mencari
dan mengambil di rak arsip dokumen rekam
medik.
d. Petugas rekam medik/ urusan arsip
mengantarkan dokumen rekam medis
pasien yang akan berobat ke poliklinik yang
dituju.
2. Pasien BPJS dan Asuransi lain.
a. Pasien menyerahkan surat rujukan dari
Puskesmas/dokter keluarga beserta kartu
BPJS/Asuransi lain yang asli .
b. Pasien mendaftarkan diri sebagai pasien
lama di loket pendaftaran dan menulis
identitas diri / poliklinik yang dituju
(apabila kartu kontrol tidak dibawa / hilang
pasien
tanpa
mengganti
biaya
pembuatan/gratis)
c. Petugas rekam medik / urusan arsip siap
mencari dan mengambil di rak arsip
dokumen rekam medik.
d. Petugas rekam medik/ urusan arsip
mengantarkan dokumen rekam medis pasien

yang akan berobat ke poliklinik yang

diminati.
UNIT TERKAIT

Loket pendaftaran rawat jalan, sub bagian rekam medik

PENERIMAAN PASIEN DI TPPGD

No. Dokumen
RUMAH SAKIT UMUM DAERAH BITUNG

No. revisi

Halaman
1/2

Jl. S.H.Sarundajang

Kel Manembo Nembo, Bitung

STANDAR
PROSEDUR
OPERASIONAL
(SPO)
PENGERTIAN
TUJUAN

KEBIJAKAN

PROSEDUR

Tanggal terbit

DITETAPKAN
DIREKTUR

22-12-2014
Dr. Jeaneste Watuna M.MKes
Prosedur ini mengatur tata cara pelayanan di Sub
Bagian Rekam Medik untuk menerima dan mendaftar
pasien yang akan berobat di Instalasi Gawat Darurat.
Memberikan pedoman dan aturan dalam proses
penerimaan pasien di TPPGD
1.
Berdasarkan jenis pengunjung terdiri
dari:
a.
Pasien / pengunjung baru adalah orang yang
baru pertama kali datang berobat ke RSU Dadi
Keluarga.
b. Pasien / pengunjung lama adalah orang yang
pernah datang berobat ke rumah sakit Dadi
Keluarga sehingga memiliki kartu berobat.
2. Berdasarkan cara pembayaran terdiri dari:
a.
Pasien Umum
b.
Pasien BPJS
c.
Pasien Asuransi Lain
PASIEN BARU
1. Pasien / Keluarga pasien mendaftarkan
diriidentitas lengkap.
2. Pasien rekam medik / urusan pelayanan
membuatkan dokumen rekam medik.
3. Petugas rekam medik menyerahkan dokumen
rekam medik tersebut kepada petugas IGD
4. Petugas rekam medik memberikan kartu control
ke keluarga penderita
PASIEN LAMA
1. Pasien / Keluarga Pasien menyerahkan atau
menginformasikan identas lengkap.
2. Petugas rekam medik mencari dokumen medik
di gudang rekam medik

3. Petugas rekam medik menyerahkan dokumen

rekam medik tersebut kepada petugas IGD.
UNIT TERKAIT

Sub Bagian Rekam Medik

Instalasi Gawat Darurat

PENERIMAAN PASIEN DI TPPRI

No. Dokumen

No. revisi

RUMAH SAKIT UMUM DAERAH BITUNG

Halaman
1/2

Jl. S.H.Sarundajang

Kel Manembo Nembo, Bitung

STANDAR
PROSEDUR
OPERASIONAL
(SPO)

Tanggal terbit

DITETAPKAN
DIREKTUR

22-12-2014
Dr. Jeaneste Watuna M.MKes

PENGERTIAN

Prosedur ini mengatur tata cara pelayanan di Sub

Bagian Rekam Medik untuk menerima dan mendaftar
pasien yang akan berobat di Rawat Inap

TUJUAN

Memberikan pedoman dan aturan dalam proses

penerimaan pasien di TPPRI

KEBIJAKAN

PROSEDUR

UNIT TERKAIT

Berdasarkan asal pengiriman pasien:

1. Pasien dari IRJ (TPPRI)
2. Pasien dari IGD (TPPGD)
1. Petugas TPPRI menerima pendaftaran pasien /
keluarga pasien dari IRJ / IGD
2. Pendaftaran ditulis dalam register TPPRI meliputi
tanggal masuk, jam masuk nomor rekam medik,
nama lengkap pasien, alamat lengkap, umur, jenis
kelamin, prosedur masuk rumah sakit, ruang dan
kelas.
3. Petugas TPPRI memberikan informasi kepada
pasien / keluarga pasien tentang fasilitas ruang
perawatan dan pelayanan medis serta tarif yang
diberlakukan.
4. Petugas TPPRI menyampaikan informasi tentang
tata tertib di RSU Dadi Keluarga kepada pasien /
keluarga pasien.
5. Pasien / keluarga pasien menandatangani formulir
kesediaan dirawat di RSU Dadi Keluarga.
6. Pasien diantar petugas ke ruangan dan kelas yang
disepakati.
Sub Bagian Rekam Medik, Instalasi Rawat Inap

PEMBUATAN DOKUMEN MEDIK BARU

No. Dokumen
RUMAH SAKIT UMUM DAERAH BITUNG

No. revisi

Halaman
1/2

Jl. S.H.Sarundajang

Kel Manembo Nembo, Bitung

STANDAR
PROSEDUR
OPERASIONAL
(SPO)

Tanggal terbit

DITETAPKAN
DIREKTUR

22-12-2014
Dr. Jeaneste Watuna M.MKes

PENGERTIAN

Prosedur ini mengatur tata cara untuk membuat dan

menyusun dokumen medis baru untuk pasien baru
maupun untuk pasien lama yang kembali berobat
setelah 5 (lima) tahun maupun data komputer tidak
diketemukan.

TUJUAN

Untuk memberikan pedoman/ aturan dalam proses

pembuatan dokumen medis baru.

KEBIJAKAN

PROSEDUR

UNIT TERKAIT

Setiap pasien yang berobat di RSU Dadi Keluarga

hanya memiliki satu dokumen rekam medik.
1. Pasien baru yang berobat di RSU Dadi Keluarga
dibuatkan dokumen medik baru dan karu control
sesuai dengan urutan nomor dokumen rekam medik
baru dan kartu berobat sesuai dengan urutan nomor
dokumen rekam medik.
2. Pasien lama yang kembali berobat (tidak aktif)
setelah lebih dari 5 (lima) tahun, apabila dalam data
lama (komputer) tidak ditemukan, maka akan
diterbitkan dokumen rekam medik baru dengan
nomor sesuai dengan urutan dokumen rekam
medik.
Petugas pendaftaran, sub bagian rekam medik

ASSEMBLING (PERAKITAN)
No. Dokumen
RUMAH SAKIT UMUM DAERAH BITUNG

No. revisi

Halaman
1/2

Jl. S.H.Sarundajang

Kel Manembo Nembo, Bitung

STANDAR
PROSEDUR
OPERASIONAL
(SPO)

Tanggal terbit

DITETAPKAN
DIREKTUR

22-12-2014
Dr. Jeaneste Watuna M.MKes

PENGERTIAN

Prosedur ini mengatur tata cara untuk menyusun lembar

formulir secara urut untuk dijadikan suatu dokumen
medik.

TUJUAN

Untuk memberikan pedoman /aturan dalam proses

perakitan (assembling)

KEBIJAKAN

1. Assembling (perakitan) dokumen medik baru

dilakukan untuk pelayanan di Instalasi Rawat Jalan
(minimal 250 dokumen) dan Instalasi Rawat Inap
(minimal 100 dokumen)
2. Assembling (perakitan) dokumen medik lama
dilaksanakan sesuai kebutuhan.

PROSEDUR

Assembling Dokumen Rawat Jalan

1. Siapkan formulir RM 01 (instalasi gawat
darurat), (RM 02 (pemeriksaan penderita), RM
03 (konsultasi penderita), RM 04 (pemeriksaan
penunjang), RM 05 (resep).
2. Susunlah formulir RM 02, RM 03, RM 04, RM
05 dalam map dokumen medik.
3. Berilah nomor register sesuai numerator pada
RM 02 (pemeriksaan penderita) dalam kolom
nomor dokumen rekam medik.
Assembling Dokumen Rawat Inap
1. Siapkan formulir RM 6, 6.1 (pemeriksaan
penderita), RM 07 (pantauan perkembangan
penyakit dan terapi), RM 08.1 (pengkajian
perawatan), RM 09 (rencana asuhan
keperawatan),
RM
10.1
(tindakan
/
implementasi), RM 10.2 (pengawasan umum
harian penderita), RM 10.3 (chek list pemberian

obat oral / parenteral), RM 11(catatan

perkembangan penderita), RM 12 (resume
perawatan), RM 13 (ringkasan akhir perawatan
inap), RM 14 (sebab kematian).
2. Susunlah formulir RM 6, 6.1 , RM 07, RM
08.1, RM 08.2, RM 9, RM 10.1 , RM 10.2, RM
10.3, RM 11, RM 12, RM 13, RM 14.
3. Tanda penomoran, hasil assembling tersebut
dikirimkan ke TPPRI (Tempat Pendaftaran
Pasien Rawat Inap).
UNIT TERKAIT

Sub Bagian Rekam Medik

IDENTIFIKASI PASIEN
No. Dokumen

No. revisi

RUMAH SAKIT UMUM DAERAH BITUNG

Halaman
1/2

Jl. S.H.Sarundajang

Kel Manembo Nembo, Bitung

STANDAR
PROSEDUR
OPERASIONAL
(SPO)

PENGERTIAN

TUJUAN

Tanggal terbit

DITETAPKAN
DIREKTUR

22-12-2014
Dr. Jeaneste Watuna M.MKes
Prosedur ini mengatur tata cara mendata pasien sesuai
dengan identitas pasien yang meliputi nama, umur, jenis
kelamin, agama dan alamat yang ditulis secara benar,
jelas dan lengkap.
Memberikan pedoman dan aturan dalam proses
penulisan identifikasi pasien.
Pasien yang berobat ke RSUD Bitung akan didata

KEBIJAKAN

identifikasinya secara benar, jelas dan lengkap.

1. Nama ditulis lengkap sesuai dengan kartu identitas

PROSEDUR

diri yang masih berlaku.

2. Alamat, umur , agama ditulis dengan kartu identitas
diri yang masih berlaku.
3. Pekerjaan dan pendidikan ditulis berdasarkan
informasi langsung dari pasien / keluarga.
4. Penanggung jawab dan hubungan keluarga dengan
pasien ditulis berdasarkan informasi langsung dari
pasien / keluarga.

UNIT TERKAIT

Sub Bagian Rekam Medik

PERINATOLOGI
No. Dokumen
RUMAH SAKIT UMUM DAERAH BITUNG

No. revisi

Halaman
1/2

Jl. S.H.Sarundajang

Kel Manembo Nembo, Bitung

STANDAR
PROSEDUR
OPERASIONAL
(SPO)
PENGERTIAN
TUJUAN

KEBIJAKAN

PROSEDUR

Tanggal terbit

DITETAPKAN
DIREKTUR

22-12-2014
Dr. Jeaneste Watuna M.MKes
Prosedur ini mengatur tata cara mencatat identitas bayi
(baru lahir) berdasarkan data fisik bayi.
Untuk mencegah tertukarnya bayi.
a. Identifikasi bayi dilakukan petugas setempat:
- Petugas IGD Perinatal : lahir di IGD + luar RS
- Petugas IBS Perinatal : lahir di IBS
- Petugas VK Perinatal : lahir di VK
b. Identitas nama menggunakan nama Ibu, bila bayi
kembar, ditambah tanda A, B dst.
c. Identitas bayi ditulis dalam 2 macam:
1. Label gelang dipasang pada lengan / kaki bayi +
ibu
i. Isi data : nama, Tgl, jam lahir, jenis, BBL
ii. Warna gelang : biru untuk jenis laki-laki,
merah untuk jenis perempuan.
2. Lembar / blangko identitas, dipasang pada
status RM. Isi data:
iii. Nama bayi, cara lahir, penolong
iv. Antropometri, jenis kelamin, tgl, jam lahir
v. Stempel telapak kaki bayi
vi. Tanda tangan penolong + orang tua / saksi
d. Identifikasi : disaksikan oleh orang tua / keluarga
e. Label gelang dipasang dengan kunci mati, dan
digunting pada waktu bayi pulang / telah
diserahkan pada ibu
f. Blangko identitas bayi dan label gelang disediakan
di VK, IGD, dan IBS.
1. Identifikasi bayi baru lahir segera dilakukan setelah
resusitasi / mengatasi kegawatan.
2. Bila memungkinkan perlihatkan bayi pada ibu /
orang tua sebelum atau saat identifikasi.
3. Lembar identitas bayi setelah diisi, ditanda tangani

oleh penolong bayi (bidan / dokter) dan orang tua.

4. Lembar identitas bayi segera gabungkan dengan
status RM bayi.
UNIT TERKAIT

NICU
VK
IBS
Bayi kiriman dari luar (RS/PKM) usia 0 28 hari.

PENGISIAN REGISTER RAWAT JALAN, RAWAT

INAP DAN GAWAT DARURAT

No. Dokumen

No. revisi

Halaman
1/2

RUMAH SAKIT UMUM DAERAH BITUNG

Jl. S.H.Sarundajang

Kel Manembo Nembo, Bitung

STANDAR
PROSEDUR
OPERASIONAL
(SPO)

Tanggal terbit

DITETAPKAN
DIREKTUR

22-12-2014
Dr. Jeaneste Watuna M.MKes

PENGERTIAN

Prosedur ini mengatur tata cara mengisi kolom isian

yang terdapat pada register rawat jalan, rawat inap dan
gawat darurat.

TUJUAN

Memberikan pedoman dan aturan dalam proses

penulisan register rawat jalan, rawat inap dan gawat
darurat serta penertiban administrasi

KEBIJAKAN

Data pasien yang berkunjung ke RSU Dadi Keluarga

dicatat dalam buku register (register rawat inap / rawat
jalan / IGD)
i.

PROSEDUR

ii.

iii.

Penulisan Register Rawat Jalan

1. Tulis poliklinik, tanggal dan dokter yang
bertugas
2. Nomor urut
3. Nomor register rekam medik
4. Nama penderita
5. Alamat lengkap, wilayah, umur, jenis kelamin,
kiriman, bayar, kunjungan.
6. Sebab datang, diagnosa, kasus, dirujuk, tindak
lanjut, penunjang dan tindakan
Penulisan Register Rawat Inap
1. Tanggal masuk
2. Nomor register rekaman medik
3. Nama lengkap penderita
4. Alamat lengkap
5. Umur
6. Jenis kelamin
7. Agama
8. Prosedur rumah sakit
9. Cara masuk rumah sakit
10. Ruang dan kelas
Penulisan Register Gawat Darurat
1. Tulis IGD, tanggal dan dokter yang bertugas
2. Nomor urut
3. Nomor register rekam medik
4. Nama lengkap
5. Alamat lengkap, wilayah, kiriman, bayar
kunjungan

6. Diagnosa
7. Tindak lanjut, penunjang medik, dirujuk
8. Tindakan dan keterangan
UNIT TERKAIT

Sub Bagian Rekam Medik

PENYAJIAN DATA PASIEN

No. Dokumen

No. revisi

RUMAH SAKIT UMUM DAERAH BITUNG

Halaman
1

Jl. S.H.Sarundajang

Kel Manembo Nembo, Bitung

STANDAR
PROSEDUR
OPERASIONAL
(SPO)
PENGERTIAN
TUJUAN
KEBIJAKAN
PROSEDUR

UNIT TERKAIT

Tanggal terbit

DITETAPKAN
DIREKTUR

22-12-2014
Dr. Jeaneste Watuna M.MKes
Prosedur ini mengatur tata cara untuk menampilkan data
dalam bentuk tabel, ataupun grafik sehingga menjadi
informasi yang dapat dibaca.
Sebagai bahan informasi dan pelaporan agar lebih
mudah dibaca dan dimengerti.
Penyajian data dibuat tiap bulan dalam bentuk tabel, dan
setahun sekali dalambentuk tabel besar dan grafik.
1. Petugas rekam medik mengolah data baik secara
manual dan computer untuk dibuat tabel sebulan
sekali, baik data rawat jalan maupun data rawat
inap, meliputi antara lain:
b. Jenis kunjungan
c. Jenis pembayaran
d. Jenis kelamin
e. Kasus
f. Asal wilayah
g. Jenis penyakit
h. Jenis operasi
i. Jumlah kematian
2. Petugas rekam medik mengolah data bulanan
menjadi data tahunan baik secara manual dan
computer untuk dibuat tabel dan grafik setahun
sekali, baik data rawat jalan maupun data rawat
inap.
3. Grafik data ditampilkan dalam bentuk grafik
batangan dan grafik bulets (berdasarkan prosentase)
Sub Bagian Rekam Medik

PENGUMPULAN DATA PASIEN

No. Dokumen
RUMAH SAKIT UMUM DAERAH BITUNG

No. revisi

Halaman
1

Jl. S.H.Sarundajang

Kel Manembo Nembo, Bitung

STANDAR
PROSEDUR
OPERASIONAL
(SPO)
PENGERTIAN
TUJUAN
KEBIJAKAN
PROSEDUR

UNIT TERKAIT

Tanggal terbit

DITETAPKAN
DIREKTUR

22-12-2014
Dr. Jeaneste Watuna M.MKes
Prosedur ini mengatur tata cara mengumpulkan data
pasien secara periodik sebagai bahan informasi dan
pelaporan.
Digunakan sebagai bahan informasi dan pelaporan.
Pengolahan Rekam Medik yang akurat mendukung
pelayanan medis di Rumah Sakit.
1. Petugas Rekam Medik mengumpulkan data secara
periodik.
2. Setiap hari : mengumpulkan sensus rawat inap dan
rawat jalan serta data lainnya untuk diolah sesuai
kebutuhan untuk membuat baik secara manual
maupun komputerisasi.
3. Setiap bulan mengumpulkan sensus bulanan dari
ruangan rawat inap untuk mempersiapkan dan
membuat laporan RLL.
4. Setiap tiga bulan sekali mengumpulkan dokumen
medik rawat inap yang pulang antara tanggal 1 10
(sekitar 10 Dokumen medik) untuk membuat
laporan data individual.
Instalasi Rawat Jalan, instalasi Gawat Darurat, instalasi
Rawat Inap, sub Bagian Rekam Medik

PENYIMPANAN DOKUMEN MEDIK

No. Dokumen
RUMAH SAKIT UMUM DAERAH BITUNG

No. revisi

Halaman
1

Jl. S.H.Sarundajang

Kel Manembo Nembo, Bitung

STANDAR
PROSEDUR
OPERASIONAL
(SPO)
PENGERTIAN
TUJUAN

KEBIJAKAN

PROSEDUR

UNIT TERKAIT

Tanggal terbit

DITETAPKAN
DIREKTUR

22-12-2014
Dr. Jeaneste Watuna M.MKes
Prosedur ini mengatur tata cara menyimpan data dan
menata dokumen medik sehingga mudah untuk dicari
dan diambil apabila diperlukan.
Untuk mempermudah proses pencarian / pengambilan
dokumen rekam medik
1. Penyelenggaraan penyimpanan dokumen rekam
medik yang tepat sasaran merupakan bukti tentang
mutu pelayanan.
2. Cara penyimpanan dokumen rekam medik dengan
menggunakan sistem nomor langsung (straight
numerical), diurutkan dari nomor terkecil ke nomor
yang besar.
3. Penyimpanan dokumen medik dibagi dua:
1) Arsip dokumen aktif (lima tahun terakhir masih
berobat)
2) Arsip non aktif (lima tahun tidak pernah berobat
atau mati)
1. Petugas urusan arsip dokumen medik menerima/
memeriksa pengambilan dokumen rekam medik.
2. Petugas urusan arsip dokumen rekam medik
mengurutkan (sortir) nomor dokumen rekam
medik.
3. Petugas urusan arsip memasukkan dokumen rekam
medik ke dalam rak dengan cara menjajarkan (map
berdiri) sesuai dengan nomor urut dan
mengeluarkan traser (kertas pengganti dokumen
rekam medik).
Sub Bagian Rekam Medik

PENGAMBILAN DOKUMEN REKAM MEDIK

No. Dokumen
RUMAH SAKIT UMUM DAERAH BITUNG

No. revisi

Halaman
1

Jl. S.H.Sarundajang

Kel Manembo Nembo, Bitung

STANDAR
PROSEDUR
OPERASIONAL
(SPO)
PENGERTIAN
TUJUAN
KEBIJAKAN
PROSEDUR

UNIT TERKAIT

Tanggal terbit

DITETAPKAN
DIREKTUR

22-12-2014
Dr. Jeaneste Watuna M.MKes
Prosedur ini mengatur tata cara mengambil dokumen
rekam medik sesuai dengan peraturan / prosedur yang
ada..
Untuk memberikan pedoman/ aturan dalam proses
pengambilan dokumen rekam medik.
Pengambilan dokumen hanya boleh dilakukan oleh
petugas rekam medik (urusan arsip).
1. Adanya permintaan melalui formulir pendaftaran
pasien lama.
2. Lihat nomor dokumen rekam medik dan nama
pasien yang akan diambil.
3. Lihat tanda digit nomor pada urutan rak
penyimpanan dokumen rekam medik.
4. Ambil dokumen rekam medik dan masukantraser
pada rak untuk menggantikan posisi dokumen
rekam medik yang diambil.
5. Cek kembali nomor rekam medik/ nama pasien
sesuai dengan permintaan.
6. Dilanjutkan prosedur distribusi / peminjaman.
Sub Bagian Rekam Medik

PENGENDALIAN DOKUMEN REKAM MEDIK

No. Dokumen
RUMAH SAKIT UMUM DAERAH BITUNG

No. revisi

Halaman
1

Jl. S.H.Sarundajang

Kel Manembo Nembo, Bitung

STANDAR
PROSEDUR
OPERASIONAL
(SPO)
PENGERTIAN

TUJUAN

KEBIJAKAN

PROSEDUR

UNIT TERKAIT

Tanggal terbit

DITETAPKAN
DIREKTUR

22-12-2014
Dr. Jeaneste Watuna M.MKes
Prosedur ini mengatur tata cara untuk mengendalikan /
mengontrol dokumen rekam medik yang keluar dari
ruang penyimpanan dokumen.
Untuk memudahkan monitoring dokumen rekam medik
ke poliklinik secara cepat dan tepat guna mendukung
pelayanan medis kepada pasien.
Pengendalian dilakukan dengan lembar kendlai yang
berisi informasi, nama , nomor rekam medik, poliklinik
yang diminati dan cara pembayaran (umum, askes,
astek, dan lain-lain).
1. Dokumen rekam medik yang diambil dari rak
diserahkan kepada petugas kendali.
2. Petugas kendali menulis nama, nomor, rekam
medik, poliklinik yang diminati dan cara
pembayaran (umum, askes, astek dan lain-lain).
3. Dilanjutkan prosedur distribusi
4. Selesai
jam
pelayanan
petugas
kendali
merekapitulasi jumlah dokumen rekam medik yang
keluar dari gudang arsip.
Sub Bagian Rekam Medik

PEMINJAMAN DOKUMEN REKAM MEDIK

No. Dokumen
RUMAH SAKIT UMUM DAERAH BITUNG

No. revisi

Halaman
1

Jl. S.H.Sarundajang

Kel Manembo Nembo, Bitung

STANDAR
PROSEDUR
OPERASIONAL
(SPO)

PENGERTIAN

TUJUAN

KEBIJAKAN

PROSEDUR

Tanggal terbit

DITETAPKAN
DIREKTUR

22-12-2014
Dr. Jeaneste Watuna M.MKes
Prosedur ini mengatur tata cara peminjaman dokumen
rekam medik untuk keperluan tertentu setelah
mendapatkan persetujuan dari yang berwewenang
dengan mengikuti pedoman / aturan yang berlaku.
Untuk memberikan pedoman / aturan dalam proses
peminjaman dokumen rekam medik.
1. Peminjaman dapat dilakukan untuk keperluan
penelitian, pengendalian, visum et repertum,
asuransi dan tindak lanjut perawatan.
2. Peminjaman dapat dilakukan oleh tenaga kesehatan
yang berkompeten terhadap dokumen rekam medik
tersebut.
3. Peminjaman bertanggung jawab atas keutuhan
urutan lembar per lembar dalam dokumen rekam
medik dan tidak terjadi kerusakan.
I.
Peminjaman oleh Tenaga Kesehatan di Rumah
Sakit Umum Dadi Keluarga.
1. Peminjam datang ke bagian arsip rekam medik
dengan membawa identitas dokumen pasien
yang akan dipinjam meliputi : nomor rekam
medik, nama pasien, tanggal pulang rawat (bila
pernah dirawat), dan kunjungan terakhir di
Rumah Sakit Umum Dadi Keluarga.
2. Petugas urusan arsip mencari dokumen rekam
medik yang dimaksud di ruang penyimpanan.
3. Petugas urusan arsip menyerahkan blanko/
formulir peminjaman yang harus diisi dan
ditanda tangani peminjam.
4. Peminjam menyerahkan blanko peminjaman
yang telah diisi dan ditanda tangani kepada
petugas urusan arsip.
5. Dokumen rekam medik diserahkan kepada

peminjam.
II.

UNIT TERKAIT

Peminjaman oleh Tenaga Kesehatan di Luar

RSUD Bitung.
1. Peminjam membuat surat yang ditujukan
kepada Direktur RSUD Bitung dengan
melampirkan surat ijin tertulis dari pasien yang
memiliki dokumen baru.
2. Sub Bagian Rekam Medik cq Kepala Tata
Usaha menerima reposisi Direktur perihal
peminjaman tersebut.
3. Peminjam menghubungi bagian arsip rekam
medik untuk maksud tersebut.
4. Petugas arsip melayani peminjaman seperti
peminjaman oleh tenaga kesehatan di RSUD
Bitung, dengan ketentuan dokumen tidak dapat
dibawa ke luar dari rumah sakit, atau di foto
copy.
5. Untuk kepentingan pengadilan isi dokumen
rekam medik dapat difoto copy dengan ijin /
permintaan tertulis dari dokter yang merawat /
yang berhak terhadap informasi dokumen
tersebut.
Sub Bagian Rekam Medik
Sub Bagian Tata Usaha

PENGAMBILAN DOKUMEN REKAM MEDIK

No. Dokumen
RUMAH SAKIT UMUM DAERAH BITUNG

No. revisi

Halaman
1

Jl. S.H.Sarundajang

Kel Manembo Nembo, Bitung

STANDAR
PROSEDUR
OPERASIONAL
(SPO)
PENGERTIAN
TUJUAN
KEBIJAKAN
PROSEDUR

UNIT TERKAIT

Tanggal terbit

DITETAPKAN
DIREKTUR

22-12-2014
Dr. Jeaneste Watuna M.MKes
Prosedur ini mengatur tata cara mengambil dokumen
rekam medik sesuai dengan peraturan / prosedur yang
ada..
Untuk memberikan pedoman/ aturan dalam proses
pengambilan dokumen rekam medik.
Pengambilan dokumen hanya boleh dilakukan oleh
petugas rekam medik (urusan arsip).
1. Adanya permintaan melalui formulir pendaftaran
pasien lama.
2. Lihat nomor dokumen rekam medik dan nama
pasien yang akan diambil.
3. Lihat tanda digit nomor pada urutan rak
penyimpanan dokumen rekam medik.
4. Ambil dokumen rekam medik dan masukantraser
pada rak untuk menggantikan posisi dokumen
rekam medik yang diambil.
5. Cek kembali nomor rekam medik/ nama pasien
sesuai dengan permintaan.
6. Dilanjutkan prosedur distribusi / peminjaman.
Sub Bagian Rekam Medik

PENGENDALIAN DOKUMEN REKAM MEDIK

No. Dokumen
RUMAH SAKIT UMUM DAERAH BITUNG

No. revisi

Halaman
1

Jl. S.H.Sarundajang

Kel Manembo Nembo, Bitung

STANDAR
PROSEDUR
OPERASIONAL
(SPO)
PENGERTIAN

TUJUAN

KEBIJAKAN

PROSEDUR

UNIT TERKAIT

Tanggal terbit

DITETAPKAN
DIREKTUR

22-12-2014
Dr. Jeaneste Watuna M.MKes
Prosedur ini mengatur tata cara untuk mengendalikan /
mengontrol dokumen rekam medik yang keluar dari
ruang penyimpanan dokumen.
Untuk memudahkan monitoring dokumen rekam medik
ke poliklinik secara cepat dan tepat guna mendukung
pelayanan medis kepada pasien.
Pengendalian dilakukan dengan lembar kendlai yang
berisi informasi, nama , nomor rekam medik, poliklinik
yang diminati dan cara pembayaran (umum, askes,
astek, dan lain-lain).
1.
Dokumen rekam medik yang diambil dari rak
diserahkan kepada petugas kendali.
2. Petugas kendali menulis nama, nomor, rekam
medik, poliklinik yang diminati dan cara
pembayaran (umum, askes, astek dan lain-lain).
3. Dilanjutkan prosedur distribusi
4. Selesai
jam
pelayanan
petugas
kendali
merekapitulasi jumlah dokumen rekam medik yang
keluar dari gudang arsip.
Sub Bagian Rekam Medik