PEMERINTAH KABUPATEN KOTAWARINGIN BARAT

DINAS KESEHATAN
PUSKESMAS SUNGAI RANGIT
Jl. A.Yani Km.17 Sungai Rangit Kode Pos 74182 Telp. (0532) 2032211
Email:pkm.sungai.rangit@gmail.com Website: www.puskesmas-sungairangit.com

SISTIM PENGELOLAAN DATA DAN INFORMASI

PUSKESMAS SUNGAI RANGIT TAHUN 2016
I. PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Dalam menjalankan fungsi Puskesmas, harus tersedia data dan informasi di
Puskesmas yang digunakan untuk pengambilan keputusan baik untuk
peningkatan pelayanan di Puskesmas maupun untuk pengambilan keputusan di
tingkat Kabupaten. Pengambilan keputusan dalam upaya meningkatkan status
kesehatan masyarakat perlu didukung oleh ketersediaan data dan informasi.
Data dan informasi tersebut digunakan baik untuk pengambilan keputusan di
Puskesmas dalam peningkatan pelayanan maupun pengembangan program-
program kesehatan sesuai dengan kebutuhan masyarakat, maupun pengambilan
keputusan pada tingkat kebijakan di Dinas Kesehatan. Data dan informasi
tersebut meliputi minimal: data wilayah kerja yang menjadi tanggung jawab,
demografi, budaya dan kebiasaan masyarakat, pola penyakit terbanyak,
surveilans epidemiologi, evaluasi dan pencapaian kinerja pelayanan, evaluasi
dan pencapaian kinerja, data dan informasi lain yang ditetapkan oleh Dinas
Kesehatan Kabupaten/Kota, Dinas Kesehatan Provinsi dan Kementerian
Kesehatan (Sesuai kebutuhan).

B. Tujuan
1. Teridentifikasi data dan informasi yang harus tersedia di Puskesmas.
2. Tersedianya pengumpulan, penyimpanan, retrieving data.
3. Terlaksananya analisis data untuk diproses menjadi informasi.
4. Pelaporan dan distribusi informasi kepada pihak-pihak yang membutuhkan
dan berhak memperoleh informasi.
5. Terlaksanya evaluasi dan tindak lanjut terhadap pengelolaan data dan
informasi.

1
 II. IMPLEMENTASI PENGELOLAAN DATA DAN INFORMASI

A. Teridentifikasi data dan informasi yang harus tersedia di Puskesmas.

Ketersediaan data dan informasi di Puskesmas yang lengkap dan valid
digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan untuk meningkatkan
pelayanan dan pengembangan program di Puskesmas
Dalam menjamin ketersediaan data dan informasi di Puskesmas maka dilakukan
proses :
a. Pengumpulan data
b. Pengolahan dan analisis data
c. Penyajian data
d. Pemutakhiran data
e. Pelatihan teknis tenaga pengelola
f. Workshop dan desiminasi informasi.
Pimpinan Puskesmas dan seluruh penanggung jawab Unit Pelayanan wajib
berpartisipasi dalam pengelolaan komunikasi informasi di Puskesmas mulai dari
perencanaan, pelaksanaan, monitoring dan evaluasi. Para penanggung jawab
program wajib melakukan kolaborasi dalam pelaksanaan pengelolaan
komunikasi informasi di Puskesmas yang diselenggarakan di seluruh jajaran
Puskesmas. Pengelolaan Komunikasi Informasi dilakukan dengan pendekatan
multi disiplin dan dikoordinir oleh penanggung jawab program Promkes.
Pengelolaan Komunikasi Informasi berisi paling kurang:
a. Perencanaan pengelolaan komunikasi informasi disusun dengan pendekatan
multi disiplin dan dikoordinir oleh program Promkes.
b. Data dan informasi hasil dari monitoring evaluasi, keluhan masyarakat, kotak
saran dan laporan bulanan serta laporan tahunan.
c. Kemudahan Akses mendapatkan Informasi merupakan salah satu prioritas
d. Kegiatan kegiatan dalam Pengelolaan Komunikasi Informasi terkoordinasi
dari semua Unit Kerja dan Unit Pelayanan melalui Pertemuan Minilokakarya
bulanan.
e. Kemudahan mendapatkan Akses Informasi dilakukan dengan menggunakan
seluruh Potensi Sumber Daya yang ada di Puskesmas dengan
memperhatikan kearifan lokal.

2
 Jenis Data dan Informasi yang tersedia
di Puskesmas Sungai Rangit Tahun 2016

1. Bagian Administrasi dan Manajemen

No Jenis Data dan Penanggungjawab Ket
Informasi Pengisi Data
1. Keuangan BOK
2. Keuangan JKN
3. Keuangan Penerimaan
4. Keuangan Pengeluaran
5. Keuangan Jampersal
6. LB1
7. LB 2
8. LB 3
9. LB 4
10. Absensi Puskesmas
11. Absensi Pustu
12. Absensi Poskesdes
13. Data Kepegawaian
14. Data Barang Puskesmas

2. Bagian Upaya Kesehatan Masyarakat

No Jenis Data dan Penanggungjawab Ket
Informasi Pengisi Data
1. Data P3
Data Imunisasi
Data Surveilans
Epidemiologi / W2
Data Malaria
Data ISPA
Data Diare
Data TB
2. Data KIA KB
3. Data Promkes
4. Data Kesling

3
 No Jenis Data dan Penanggungjawab Ket
Informasi Pengisi Data
5. Data Gizi
6. Data Lansia
7. Data UKS
Data UKGS

3. Bagian Upaya Kesehatan Perorangan

No Jenis Data dan Informasi Penanggungjawab Ket
Pengisi Data
1. Pendaftaran dan Rekam Medik
(P-Care)
2. Rujukan
3. Laboratorium
4. Obat

B. Tersedianya pengumpulan, penyimpanan, retrieving data.

Pengumpulan, penyimpanan dan retriving data adalah usaha untuk memelihara
data yang didapat sehingga mudah untuk didapatkan kembali sewaktu-waktu
apabila dibutuhkan. Tujuannya mendapatkan data yang valid sebagai bahan
baku analisis data dan untuk menetukan perencanaan tindak lanjut.
Langkah-langkah dalam Pengumpulan, Penyimpanan Dan Retriving (Pencarian
Kembali) Data yaitu :
a. Petugas menyiapkan peralatan yang diperlukan untuk pengumpulan data.
b. Petugas melakukan pengumpulan data melalui wawancara.
c. Petugas melakukan pengumpulan data melalui observasi.
d. Petugas melakukan pengumpulan data dengan melihat dokumen yang
berkaitan.
e. Petugas melakukan pengumpulan data melalui diskusi terpusat.
f. Petugas melakukan pengecekan data yang telah terkumpul.
g. Petugas menyiapkan sarana penyimpanan data (komputer atau buku).
h. Petugas menyimpan data yang telah dikumpulkan ke dalam sarana
penyimpanan data.
i. Petugas mempersiapkan peralatan untuk retriving data.
j. Petugas membuat kode khusus untuk data yang telah tersimpan agar
mempermudah pencarian data kembali.

4
 k. Petugas mencoba me retriving data dengan kode yang telah dibuat.

C. Terlaksananya analisis data untuk diproses menjadi informasi.

Kegiatan untuk mengambil kesimpulan dari data yang sudah diolah, yang
selanjutnya akan menjadi bahan pertimbangan untuk memberikan masukan bagi
perencanaan, monitoring, bimbingan dan pengendalian fungsi Puskesmas.
Tujuannya adalah mengolah data menjadi informasi, sehingga karakteristik atau
sifat-sifat data tersebut dapat dengan mudah dipahami dan bermanfaat untuk
menjawab masalah-masalah.
Untuk melakukan analisa data selain diperlukan hasil pencapaian cakupan
kegiatan pelayanan, manajemen termasuk mutu pelayanan (bagi Puskesmas
yang telah menerapkan mutu pelayanan) juga diperlukan semua data kegiatan
Puskesmas, sumberdaya Puskesmas dan keadaan lingkungan (fisik dan non
fisik), yang terkait dengan kegiatan yang akan dianalisa.
Langkah-langkah merumuskan masalah dan penyebabnya:
a. Identifikasi kesenjangan pencapaian hasil cakupan kegiatan pelayanan,
manajemen Puskesmas dan pencapaian mutu kegiatan.
b. Identifikasi faktor penyebab, pendukung, peluang dan ancaman prioritas
masalah kegiatan pelayanan kesehatan yang dihadapi Puskesmas dalam
tahun anggaran berjalan.
c. Perumusan analisis sebab akibat, menggunakan suatu teknik untuk
mengidentifikasikan semua masalah dalam suatu situasi tertentu sebagai
rangkaian hubungan sebab akibat.
d. Penentuan prioritas masalah kegiatan pelayanan kesehatan dengan
menggunakan metoda, untuk menentukan urutan masalah dari yang paling
penting sampai dengan yang kurang penting.

D. Pelaporan dan distribusi informasi kepada pihak-pihak yang membutuhkan

dan berhak memperoleh informasi.
Laporan adalah penyampaian berita, keterangan pemberitahuan ataupun
pertanggungjawaban baiksecara lisan maupun secara tertulis dari bawahan
kepada atasan sesuai dengan wewenang dan tanggung jawab yang ada antara
mereka.
Distribusi informasi adalah penyampaian dan penyebaran informasi kepada
pihak-pihak berkaitan untuk mendapatkan umpan balik.

5
Tujuannya adalah untuk melaporkan data yang telah diolah kepada atasan dan
mendapatkan umpan balik positif yang kemudian dapat didistribusikan kepada
konsumen.

Langkah-langkah antara lain:

a. Petugas menyiapkan informasi yang akan dilaporkan.
b. Petugas memberi kebenaran informasi yang akan dilaporkan.
c. Petugas melaporkan informasi yang diperoleh kepada atasan.
d. Petugas menunggu feedback/umpan balik laporan.
e. Petugas menerima hasil umpan balik laporan.
f. Petugas mempelajari umpan balik laporan.
g. Petugas merencanakan kegiatan sesuai hasil laporan yang telah disetujui
oleh atasan.
h. Petgas menyiapkan sarana untuk menindak lanjuti perencanaan kegiatan.
i. Petugas mendistribusikan hasil perencanaan kegiatan.
j. Petugas memantau kegiatan pendistribusian.
k. Petugas mengevaluasi hasil kegiatan.
l. Petugas mendokumentasikan hasil kegiatan.
m. Petugas memeriksa hasil kegiatan.

6
III. EVALUASI IMPLEMENTASI DAN TINDAK LANJUT
PENGELOLAAN DATA DAN INFORMASI

7
 IV. PENUTUP

Dalam penyelenggaraan program Puskesmas, kegiatannya meliputi: perencanaan,

pengorganisasi, pelaksanaan kegiatan, monitoring dan evaluasi, serta pencatatan,
pelaporan dan pemantauan. Kegiatan pencatatan, pelaporan dan pemantauan
merupakan komponen penting dalam program. Selain fungsi untuk penunjang
pelayanan, hasil pencatatan dan pelaporan serta pemantauan menjadi dasar untuk
membuat perencanaan dan evaluasi program.

Sungai Rangit, Desember 2016

Kepala Puskesmas Sungai Rangit

ABED NEGO
NIP. 196003231984021003