PANDUAN PENGELOLAAN DATA, INFORMASI, PENCATATAN DAN PELAPORAN

PUSKESMAS BONTANG BARAT

A. PENDAHULUAN
Data adalah angka dan fakta kejadian berupa keterangan dan tanda-tanda yang secara relatif
belum bermakna bagi Puskesmas. Informasi adalah data yang telah diolah atau diproses menjadi
bentuk yang mengandung nilai dan makna yang berguna untuk meningkatkan pengetahuan dalam
mendukung pembangunan kesehatan. Pengelolaan data dan informasi di Puskesmas adalah proses
penatalaksanaan mulai dari identifikasi data, pengumpulan data, penyimpanan data, analisa data
menjadi informasi, pelaporan serta distribusi informasi.
Pencatatan adalah kegiatan atau proses pendokumentasian suatu aktifitas dalam bentuk
tulisan diatas kertas, file komputer, dan lain-lain dengan ilustrasi tulisan, grafik, gambar, dan
suara. Semua kegiatan pokok baik di dalam gedung maupun diluar gedung puskesmas harus
dicatat. Untuk memudahkan pencatatan dapat formulir standar yang telah ditetapkan dalam Sistem
Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas (SP2TP). Pelaporan adalah catatan yang
memberikan informasi tentang kegiatan tertentu dan hasilnya disampaikan ke pihak yang
berwenang atau berkaitan terhadap kegiatan tersebut.
B. RUANG LINGKUP
1. Ruang lingkup pengelolaan data dan informasi : pengumpulan data, penyimpanan data,
pencarian kembali data, analisa data, pelaporan dan distribusi informasi.
2. Ruang lingkup pencatatan dan pelaporan : Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas
(SP2TP).
3. Pencatatan dan pelaporan mencangkup :
a. Data umum dan demografi wilayah kerja puskesmas
b. Data ketenagaan di puskesmas
c. Data sarana yang dimiliki puskesmas
d. Data kegiatan pokok puskesmas baik di dalam gedung maupun diluar gedung.
4. Pelaporan dilakukan secara periodik ( bulanan, tribulanan, semester dan tahunan )
C. TATA LAKSANA
1. Tata laksana Pencatatan dengan menggunakan format
a. Family folder
b. Buku register
 Rawat jalan
 Penimbangan
 Kohort ibu
  Kohort anak
 Laboratorium
 Pengamatan penyakit menular
 Imunisasi
2. Tata laksana Pelaporan
Jenis periode laporan: bulanan, triwulan, dan tahunan
3. Tata laksana Pengumpulan dan penyimpanan data
Pengumpulan data merupakan kegiatan pengumpulan data dari sumber data (Petugas pelaksana
kegiatan, Petugas Pelaksana Program, Peanggung jawab Upaya ataupun petugas lain yang telah
ditunjuk untuk membuat data yang dibutuhkan Puskesmas).
Penyimpanan data merupakan kegiatan penyimpanan data yang ada di puskesmas baik secara
manual maupun elektronik.
Langkah-langkah yang dilakukan dalam pengumpulan dan penyimpanan data:
a. Petugas menentukan sumber data.
b. Petugas meminta data.
c. Petugas mengingatkan kepada sumber data untuk mengumpulkan data tepat waktu paling
lambat tanggal 10 bulan berikutnya untuk data yang bersifat rutin.
d. Petugas menerima data dari sumber data.
e. Petugas melakukan pengecekan kelengkapan data.
f. Petugas mengembalikan data kepada sumber data untuk data yang belum lengkap.
g. Petugas mencatat data yang diterima kedalam lembar monitoring data untuk data telah
lengkap.
h. Petugas menyimpan data ke dalam file sesuai jenis data dan urutannya.
4. Pengelolaan Data
Pengelolaan data merupakan kegiatan mengumpulkan data dari sumber data dan diolah menjadi
suatu informasi sehingga sifat-sifat data dapat dengan mudah dipahami dan bermanfaat untuk
menjawab masalah-masalah yang berkaitan dengan kegiatan.
5. Pencarian kembali data
Pencarian kembali data merupakan kegiatan proses pencarian data sesuai dengan
permintaan/kebutuhan, dengan langkah-langkah :
a. Petugas mengidentifikasi kebutuhan/permintaan data.
b. Petugas mencari data di dalam file penyimpanan.
c. Petugas mencatat dalam buku peminjaman data jika data dipinjam.
d. Petugas meminta tanda tangan peminjam.
6. Analisa data
 Analisis data merupakan kegiatan mengolah/memproses data yang telah dikumpulkan menjadi
informasi yang disajikan dalam bentuk grafik, histogram ataupun bentuk lainnya agar lebih
mudah dipahami.
Metode analisis data yang dipakai:
a. Analisis Deskriptif/ berdasarkan karakteristik data
b. Analisis Komparatif/perbandingan
c. Analisis hubungan dalam dan antar program
Langkah-langkah melakukan analisa data meliputi :
a. Petugas menentukan metode analisis yang di pakai.
b. Petugas mengambil data-data yang akan dianalisa.
c. Petugas melakukan validasi data.
d. Petugas melakukan pengelompokan data
e. Petugas membuat grafik/histogram ataupun bentuk lainnya yang diperlukan.
f. Petugas melakukan validasi informasi.
g. Petugas mengembalikan data-data yang telah dianalisa.
h. Petugas mencatat informasi ke dalam buku register.
i. Petugas menyimpan arsip informasi.
j. Petugas melaporkan informasi kepada pihak-pihak yang berkepentingan.
7. Pelaporan dan distribusi informasi
Pelaporan dan Distribusi Informasi kegiatan melaporkan informasi yang telah dibuat kepada
atasan/Dinas kesehatan serta mendistribusikan informasi kepada instansi/lintas sektor/pihak lain
yang dianggap memiliki hubungan/korelasi dengan informasi yang dibuat.
a. Petugas menentukan tujuan pelaporan dan distribusi Informasi.
b. Petugas mencatat dalam buku pelaporan dan distribusi Informasi.
c. Petugas menyerahkan informasi kepada Ka. Sub bag TU
d. Ka. TU membuat surat pengantar.
e. Ka. Tu meminta pengesahan surat pengantar kepada Kepala Puskesmas.
f. Ka. Sub bag TU menyerahkan informasi kepada bagian umum.
g. Sub bagian TU mencatat dalam buku surat keluar
h. Sub bagian TU memberi penomoran surat.
i. Sub bagian TU mengirimkan informasi sesuai alamat tujuan.

D. PENCATATAN DAN PELAPORAN

Pencatatan dan pelaporan :
a. Dilaksanakan pada setiap jenjang administrasi
 b. Pemanfaatan sesuai dengan tugas dan fungsi dalam pengambilan keputusan
Alur pelaporan
Laporan dari puskesmas dikirimkan ke Dinas Kesehatan dalam bentuk rekapitulasi dari laporan
SP2TP.
Laporan bulanan
a. Data kesakitan (LB 1)
b. Data obat-obatan (LB 2)
c. Data kegiatan gizi, KIA/KB, imunisasi, termasuk pengamatan penyakit menular (LB 3)
d. Data kegiatan puskesmas (LB 4)
Laporan Triwulan :
a. Hasil entri data/rekapitulasi laporan LB 1
b. Hasil entri data/rekapitulasi laporan LB 2
c. Hasil entri data/rekapitulasi laporan LB 3
Laporan tahunan. Laporan tahunan meliputi data berikut :
a. Data dasar puskesmas
b. Data kepegawaian
c. Data peralatan

Bontang, 03 Januari 2017

Kepala PKM Bontang Barat Wakil Manajemen Mutu

dr. Fatimah Asih Winaryo Eva Nur Fitriana, S.Farm.Apt

Nip. 19770517 200903 2 001 NIP. 19850701 201402 2 002