SOP PENCATATAN DAN PELAPORAN

No. Dokumen : 445.4/SOP/PKM-

Parigi/2022

No. Revisi :-
SOP
TanggalTerbit : Maret 2022

Halaman :

UPTD Puskesmas dr. Akbar Sutanto

Parigi NIP. 19770411 201001 1 009

1. Pengertian Pencatatan adalah kegiatan atau proses pendokumentasian suatu

aktifitas dalam bentuk tulisan diatas kertas, file computer dan lain-lain
disertai tulisan, grafik, gambar dan suara.
Pencatatan dan pelaporan puskesmas merupakan kegiatan
pengumpulan data dan informasi di tingkat puskesmas, baik factor
utama dan tenaga pendukung lain yang menyangkut puskesmas untuk
dikirim ke pusat dinas.

2. Tujuan Mendapatkan data dan informasi secara akurat,tepat waktu dan

mutakhir secara periodik dan teratur pengolahan program kesehatan
masyarakat melalui puskesmas di berbagai tingkat administrasi

3. Kebijakan a.

4. Referensi a. UU.36 tahun 2009 tentang Kesehatan.

b. Permenkes 75 tahun 2014 tentang Puskesmas

c. Buku panduan gerakan masyarakat hidup sehat

5. Alat dan Bahan a. Komputer

b. ATK

6. Prosedur
langkah-langkah 1. Pelaksanaan Pencatatan Dan Pelaporan
Semua kegiatan pokok baik didalam maupun diluar gedung
puskesmas, puskesmas pembantu, dan bidan di desa harus dicatat.
Untuk memudahkan dapat menggunakan formulir standar yang telah
 ditetapkan dalam SP2TP. Jenis formulir standar yang digunakan dalam
pencatatan adalah sebagai berikut 2 :
a. Rekam Kesehatan Keluarga (RKK)
Rekam kesehatan keluarga atau yang disebut family folder adalah
himpunan kartu-kartu individu suatu keluarga yang memperoleh
pelayanan kesehatan di Puskesmas. Dalam pelaksanaannya
keluarga yang menggunakan RKK diberi alat bantu kartu tanda
pengenal keluarga (KTPK) untuk memudahkan pencarian berkas
pada saat melakukan kunjungan ulang.
b. Kartu Rawat Jalan
Kartu rawat jalan atau lebih dikenal dengan kartu rekam medic
pasien merupakan alat untuk mencatat identitas dan status pasien
rawat jalan yang berkunjung ke Puskesmas.
c. Kartu Indeks Penyakit
Kartu indeks penyakit merupakan alat bantu untuk mencatat
identitas pasien, riwayat, dan perkembangan penyakit. Kartu indeks
penyakit diperuntukan khusus penderita penyakit TBC paru dan
kusta serta 10 besar penyakit yang ada di Puskesmas.
d. KMS Ibu Hamil
Merupakan alat untuk mengetahui identitas dan mencatat
perkembangan kesehatan ibu hamil dan janin serta pelayanan
kesehatan yang diterima ibu hamil dan tindak lanjut.
e. Register
Register merupakan formulir untuk mencatat atau merekap data
kegiatan didalam dan di luar gedung Puskesmas, yang telah dicatat
di kartu dan catatan lainnya.
2. Bentuk Pencatatan
a. Bentuk Pencatatan Berdasarkan Pada Sasaran, Yaitu :
1) Catatan Individu (CatatanIbu, Bayi, Dan Balita);
2) Catatan Keluarga (Kesehatan KeluargaTertentu);
3) Catatan Masyarakat (biasanya pada kegiatan survey komunitas
apabila ditemukan masalah komunitas yang lebih diarahkan pada
ibu dan anak balita).
b. Bentuk Catatan Berdasarkan Kegiatan, Yaitu :
1) Catatan Pelayanan Kesehatan Anak;
2) Catatan Pelayanan Kesehatan KB;
 3) Catatan Pelayanan Kesehatan Ibu;
4) Catatan Imunisasi;
5) Catatan Kunjungan Rumah / PHN
6) Catatan Persalinan;
7) Catatan KematianI bu Dan Bayi; Dan
8) Catatan Rujukan.
c. Sementara Bentuk Catatan Berdasarkan Proses Pelayanan, Yaitu :
1) Catatan Awal/Masuk;
2) Catatan Pengembangan Berisi Kemajuan/Perkembangan
Pelayanan;
3) Catatan Pindah;
4) Catatan Keluar.
3. Mekanisme Pencatatan
Pencatatan kegiatan harian program Puskesmas dapat dilakukan di
dalam dan di luar gedung
a. Pencatatan yang dibuat di dalam gedung Puskesmas
Pencatatan yang dibuat di dalam gedung Puskesmas adalah semua
data yang di peroleh dari pencatatan kegiatan harian program yang
dilakukan dalam gedung Puskesmas seperti tekanan darah,
laboratorium, KB dan lain-lain. Pencatatan dan pelaporan ini
menggunakan family folder, kartu indeks penyakit, buku register dan
sensus harian.
b. Pencatatan yang dibuat di luar gedung Puskesmas
Pencatatan yang dibuat di luar gedung Puskesmas adalah
data yang dibuat berdasarkan catatan harian yang dilaksanakan
diluar gedung Puskesmas seperti Kegiatan posyandu, kesehatan
lingkungan, UKS, dan lain-lain.
Pencatatan harian masing-masing progam Puskesmas
dikombinasi menjadi laporan terpadu Puskesmas atau yang disebut
dengan system pencatatan dan pelaporan terpadu Puskesmas
(SP2TP). SP2TP inidikirim kedinas kesehatan Kabupaten atau kota
setiap awal bulan, kemudian ke Dinas Kesehatan kabupaten atau
kota mengolahnya dan mengirimkan umpan baliknya ke Dinas
Kesehatan Provinsi dan Departemen Kesehatan Pusat. Umpan balik
tersebut harus dikirimkan kembali secara rutin ke Puskesmas untuk
dapat dijadikan evaluasi keberhasilan progam
 4. Pelaporan
Sesuai dengan Keputusan Direktur Jendral Pembinaan Kesehatan
masyarakat No.590/BM/DJ/Info/Info/96, pelaporan Puskesmas
menggunakan tahun kalender yaitu dari bulan Januari sampai dengan
Desember dalam tahun yang sama. Formulir pelaporan dikembangkan
sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan/beban kerja di Puskesmas.
5. Mekanisme Pelaporan
a. Tingkat Puskesmas
1) Laporan dari Puskesmas pembantu dan bidan di desa
disampaikan ke pelaksana kegiatan di Puskesmas.
2) Pelaksana kegiatan merekapitulasi data yang di catat baik di
dalam maupun di luar gedung serta laporan yang di terima dari
Puskesmas pembantu dan bidan di desa.
3) Hasil rekapitulasi pelaksanaan kegiatan dimasukkan ke formulir
laporan sebanyak 2 rangkap, untuk disampaikan kepada
koordinator SP2TP.
4) Hasil rekapitulasi pelaksanaan kegiatan diolah dan dimamfaatkan
untuk tindak lanjut yang diperlukan untuk meningkatkan kinerja
kegiatan.
b. Tingkat Kabupaten
1) Pengolahan data SP2TP di Dinas Kesehatan Kota Tangerang
Selatan menggunakan perangkat lunak yang ditetapkan oleh
Depkes.
2) Laporan SP2TP dari Puskesmas yang diterima Dinas Kesehatan
Kota Tangerang Selatan disampaikan kepada pelaksana SP2TP
untuk direkapitulasi/entri data.
3) Hasil rekapitulasi dikoreksi, diolah serta dimamfaatkan sebagai
bahan untuk umpan balik, bimbingan teknis ke Puskesmas dan
tindak lanjut untuk meningkatkan kinerja program.
7. Diagram Alur
Pelaksana Melakukan Kegiatan Pelaksana Program
Program Program Puskesmas Mencatat Kegiatan

Pemegang Program dan Hasil Pencatatan

Pelaksana Program Disampaikan Kepada
Membuat Laporan Pemegang Program
8. Unit terkait a. Semua komponen kegiatan upaya Kesehatan esensial dan
pengembangan

9. Dokumen Terkait N
10. Rekaman Histori
Perubahan
No Yang di ubah Isi Perubahan Tgl Mulai Diberlakukan