KOMUNIKASI DAN KOORDINASI

No. Dokumen

No. Revisi
SOP
Tanggal Terbit

Halaman

PUSKESMAS Petrus Lalus Asuat, .

OEOLO NIP. ……………….

1. Pencatatan adalah kegiatan atau proses pendokumentasian suatu aktifitas

dalam bentuk tulisan diatas kertas, file computer dan lain-lain disertai
tulisan, grafik, gambar dan suara.
1. Pengertian
2. Pencatatan dan pelaporan puskesmas merupakan kegiatan pengumpulan data
dan informasi di tingkat puskesmas, baik factor utama dan tenaga
pendukung lain yang menyangkut puskesmas untuk dikirim ke pusat dinas.
Mendapatkan data dan informasi secara akurat,tepat waktu dan mutakhir secara
2. Tujuan periodik dan teratur pengolahan program kesehatan masyarakat
melalui puskesmas di berbagai tingkat administrasi
SK Kepala Puskesmas No. ……………………………………… tentang
3. Kebijakan
…………….
4. Referensi Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 43 Tahun 2019 tentang Puskesmas
5. Peralatan ATK dan Komputer
6. Langkah-langkah 1. PelaksanaanPencatatan Dan Pelaporan
Semua kegiatan pokok baik didalam maupun diluar gedung puskesmas,
puskesmas pembantu, dan bidan di desa harus dicatat. Untuk memudahkan
dapat menggunakan formulir standar yang telah ditetapkan dalam SP2TP.
Jenis formulir standar yang digunakan dalam pencatatan adalah sebagai
berikut:
a. Rekam Kesehatan Keluarga (RKK)
Rekam kesehatan keluarga atau yang disebut family folder adalah
himpunan kartu-kartu individu suatu keluarga yang memperoleh
pelayanan kesehatan di Puskesmas. Dalam pelaksanaannya keluarga yang
menggunakan RKK diberi alat bantu kartu tanda pengenal keluarga
(KTPK) untuk memudahkan pencarian berkas pada saat melakukan
kunjungan ulang.
b. Kartu Rawat Jalan
Kartu rawat jalan atau lebih dikenal dengan kartu rekam medic pasien
merupakan alat untuk mencatat identitas dan status pasien rawat jalan
yang berkunjung ke Puskesmas.
c. Kartu Indeks Penyakit
Kartu indeks penyakit merupakan alat bantu untuk mencatat identitas
pasien, riwayat, dan perkembangan penyakit. Kartu indeks penyakit
diperuntukan khusus penderita penyakit TBC paru dan kusta serta 10
besar penyakit yang ada di Puskesmas.
d. KMS Ibu Hamil
Merupakan alat untuk mengetahui identitas dan mencatat perkembangan
kesehatan ibu hamil dan janin serta pelayanan kesehatan yang diterima
ibu hamil dan tindak lanjut.
e. Register
Register merupakan formulir untuk mencatat atau merekap data kegiatan
 didalam dan di luar gedung Puskesmas, yang telah dicatat di kartu dan
catatan lainnya.
2. Bentuk Pencatatan
a. Bentuk Pencatatan Berdasarkan Pada Sasaran, Yaitu :
1) Catatan Individu (CatatanIbu, Bayi, Dan Balita);
2) Catatan Keluarga (Kesehatan KeluargaTertentu);
3) Catatan Masyarakat (biasanya pada kegiatan survey komunitas apabila
ditemukan masalah komunitas yang lebih diarahkan pada ibu dan anak
balita).
b. Bentuk Catatan Berdasarkan Kegiatan, Yaitu :
1) Catatan Pelayanan Kesehatan Anak;
2) Catatan Pelayanan Kesehatan KB;
3) Catatan Pelayanan Kesehatan Ibu;
4) Catatan Imunisasi;
5) Catatan Kunjungan Rumah / PHN
6) Catatan Persalinan;
7) Catatan KematianI bu Dan Bayi; Dan
8) Catatan Rujukan.
c. Sementara Bentuk Catatan Berdasarkan Proses Pelayanan, Yaitu :
1) Catatan Awal/Masuk;
2) Catatan Pengembangan Berisi Kemajuan/Perkembangan Pelayanan;
3) Catatan Pindah;
4) Catatan Keluar.
3. Mekanisme Pencatatan
Pencatatan kegiatan harian program Puskesmas dapat dilakukan di dalam
dan di luar gedung
a. Pencatatan yang dibuat di dalam gedung Puskesmas
Pencatatan yang dibuat di dalam gedung Puskesmas adalah semua data
yang di peroleh dari pencatatan kegiatan harian program yang dilakukan
dalam gedung Puskesmas seperti tekanan darah, laboratorium, KB dan
lain-lain. Pencatatan dan pelaporan ini menggunakan family folder, kartu
indeks penyakit, buku register dan sensus harian.
b. Pencatatan yang dibuat di luar gedung Puskesmas
Pencatatan yang dibuat di luar gedung Puskesmas adalah data yang dibuat
berdasarkan catatan harian yang dilaksanakan diluar gedung Puskesmas
seperti Kegiatan posyandu, kesehatan lingkungan, UKS dan lain-lain.
Pencatatan harian masing-masing progam Puskesmas dikombinasi
menjadi laporan terpadu Puskesmas atau yang disebut dengan system
pencatatan dan pelaporan terpadu Puskesmas (SP2TP). SP2TP inidikirim
kedinas kesehatan Kabupaten atau kota setiap awal bulan, kemudian ke
Dinas Kesehatan kabupaten atau kota mengolahnya dan mengirimkan
umpan baliknya ke Dinas Kesehatan Provinsi dan Departemen Kesehatan
Pusat. Umpan balik tersebut harus dikirimkan kembali secara rutin ke
Puskesmas untuk dapat dijadikan evaluasi keberhasilan progam.
4. Pelaporan
Sesuai dengan Keputusan Direktur Jendral Pembinaan Kesehatan
masyarakat No.590/BM/DJ/Info/Info/96, pelaporan Puskesmas
menggunakan tahun kalender yaitu dar ibulan Januari sampai dengan
Desember dalam tahun yang sama. Formulir pelaporan dikembangkan sesuai
dengan kebutuhan dan kemampuan/beban kerja di Puskesmas.
5. Mekanisme Pelaporan
a. Tingkat Puskesmas
1) Laporan dari Puskesmas pembantu dan bidan di desa disampaikan ke
pelaksana kegiatan di Puskesmas.
2) Pelaksana kegiatan merekapitulasi data yang di catat baik di dalam
 maupun di luar gedung serta laporan yang di terima dari Puskesmas
pembantu dan bidan di desa.
3) Hasil rekapitulasi pelaksanaan kegiatan dimasukkan ke formulir
laporan sebanyak 2 rangkap, untuk disampaikan kepada koordinator
SP2TP.
4) Hasil rekapitulasi pelaksanaan kegiatan diolah dan dimamfaatkan
untuk tindak lanjut yang diperlukan untuk meningkatkan kinerja
kegiatan.
b. Tingkat Kabupaten
1) Pengolahan data SP2TP di Dinas Kesehatan Banyuwangi
menggunakan perangkat lunak yang ditetapkan oleh Depkes.
2) Laporan SP2TP dari Puskesmas yang diterima Dinas Kesehatan
Banyuwangi disampaikan kepada pelaksana SP2TP untuk
direkapitulasi/entri data.
3) Hasil rekapitulasi dikoreksi, diolah serta dimamfaatkan sebagai bahan
untuk umpan balik, bimbingan teknis ke Puskesmas dan tindak lanjut
untuk meningkatkan kinerja program.

Pelaksana Program

Melakukan Kegiatan
Program Puskesmas

Pelaksana Program
Mencatat Kegiatan

Hasil Pencatatan disampaikan

7. Bagan Alir kepada Pemegang Program

Pemegang Program dan

Pelaksana Program
Membuat laporan

Laporan disampaikan
kepada
Kepala Puskesmas

7. Hal-hal yang
Perlu diperhatikan
8. Unit terkait Semua komponen kegiatan upaya kesehatan wajib dan pengembangan
9. Dokumen Terkait

Tanggal Mulai
NO Yang Diubah Isi Perubahan
10. Rekaman diberlakukan
Historis
NO DAFTAR TILIK YA TIDAK
1
2
3
4