PENCATATAN DAN

PELAPORAN

No. Dokumen :
No. Revisi :
Tanggal
SOP Terbit :

Halaman :1-4

Kepala UPTD Puskesmas

UPTD Sinasih
Puskesmas
Sinasih
Paulina Aritonang,SKM
NIP. 19690281991032002
1. Pengertian 1. Pencatatan adalah kegiatan atau proses pendokumentasian suatu
aktifitas dalam bentuk tulisan diatas kertas, file computer dan lain-lain
disertai tulisan, grafik, gambar dan suara.
2. Pencatatan dan pelaporan puskesmas merupakan kegiatan
pengumpulan data dan informasi di tingkat puskesmas, baik factor
utama dan tenaga pendukung lain yang menyangkut puskesmas
untuk
dikirim ke pusat dinas.
2. Tujuan Mendapatkan data dan informasisecaraakurat,tepat waktu dan mutakhir
secara periodik dan teratur pengolahan program kesehatan masyarakat
melalui puskesmas di berbagai tingkat administrasi
3. Kebijakan SK Kepala Puskesmas No.

4. Referensi Permenkes no 75 th 2014

5. Peralatan ATK dan Komputer

SOP PENCATATAN DAN PELAPORAN PUSKESMAS 1

6. Langkah- PelaksanaanPencatatan Dan Pelaporan
Langkah Semua kegiatan pokok baik didalam maupun diluar gedung
puskesmas, puskesmas pembantu, dan bidan di desa harus dicatat.
Untuk memudahkan dapat menggunakan formulir standar yang
telah ditetapkan dalam SP2TP. Jenis formulir standar yang
digunakan dalam pencatatan adalah sebagai berikut 2 :
a. Rekam Kesehatan Keluarga (RKK)
Rekam kesehatan keluarga atau yang disebut family folder
adalah himpunan kartu-kartu individu suatu keluarga yang
memperoleh pelayanan kesehatan di Puskesmas. Dalam
pelaksanaannya keluarga yang menggunakan RKK diberi alat
bantu kartu tanda pengenal keluarga (KTPK) untuk memudahkan
pencarian berkas pada saat melakukan kunjungan ulang.
b. Kartu Rawat Jalan
Kartu rawat jalan atau lebih dikenal dengan kartu rekam medic
pasien merupakan alat untuk mencatat identitas dan status pasien
rawat jalan yang berkunjung ke Puskesmas.
c. Kartu Indeks Penyakit
Kartu indeks penyakit merupakan alat bantu untuk mencatat identitas
pasien, riwayat, dan perkembangan penyakit. Kartu indeks penyakit
diperuntukan khusus penderita penyakit TBC paru dan kusta serta
10 besar penyakit yang ada di Puskesmas.

SOP PENCATATAN DAN PELAPORAN PUSKESMAS 2

 d. KMS Ibu Hamil
Merupakan alat untuk mengetahui identitas dan mencatat
perkembangan kesehatan ibu hamil dan janin serta pelayanan
kesehatan yang diterima ibu hamil dan tindak lanjut.
e. Register
Register merupakan formulir untuk mencatat atau merekap data
kegiatan didalam dan di luar gedung Puskesmas, yang telah dicatat
di kartu dan catatan lainnya.
2. Bentuk Pencatatan
a. Bentuk Pencatatan Berdasarkan Pada Sasaran, Yaitu :
1) Catatan Individu (CatatanIbu, Bayi, Dan Balita);
2) Catatan Keluarga (Kesehatan KeluargaTertentu);
3) Catatan Masyarakat (biasanya pada kegiatan survey komunitas
apabila ditemukan masalah komunitas yang lebih diarahkan pada
ibu dan anak balita).
b. Bentuk Catatan Berdasarkan Kegiatan, Yaitu :
1) Catatan Pelayanan Kesehatan Anak;
2) Catatan Pelayanan Kesehatan KB;
3) Catatan Pelayanan Kesehatan Ibu;
4) Catatan Imunisasi;
5) Catatan Kunjungan Rumah / PHN
6) Catatan Persalinan;
7) Catatan KematianI bu Dan Bayi; Dan
8) Catatan Rujukan.
c. Sementara Bentuk Catatan Berdasarkan Proses Pelayanan, Yaitu :
1) Catatan Awal/Masuk;
2) Catatan Pengembangan Berisi Kemajuan/Perkembangan
Pelayanan;
3) Catatan Pindah;
4) Catatan Keluar.
3. Mekanisme Pencatatan
Pencatatan kegiatan harian program Puskesmas dapat dilakukan di
dalam dan di luar gedung
a. Pencatatan yang dibuat di dalam gedung Puskesmas
Pencatatan yang dibuat di dalam gedung Puskesmas adalah semua
data yang di peroleh dari pencatatan kegiatan harian program yang
dilakukan dalam gedung Puskesmas seperti tekanan darah,
laboratorium, KB dan lain-lain. Pencatatan dan pelaporan ini
menggunakan family folder, kartu indeks penyakit, buku register dan
sensus harian.
b. Pencatatan yang dibuat di luar gedung Puskesmas
Pencatatan yang dibuat di luar gedung Puskesmas adalah data
yang dibuat berdasarkan catatan harian yang dilaksanakan diluar
gedung Puskesmas seperti Kegiatan posyandu, kesehatan
lingkungan, UKS, dan lain-lain.

SOP PENCATATAN DAN PELAPORAN PUSKESMAS 3

 Pencatatan harian masing-masing progam Puskesmas
dikombinasi menjadi laporan terpadu Puskesmas atau yang disebut
dengan system pencatatan dan pelaporan terpadu Puskesmas
(SP2TP). SP2TP inidikirim kedinas kesehatan Kabupaten atau kota
setiap awal bulan, kemudian ke Dinas Kesehatan kabupaten atau
kota mengolahnya dan mengirimkan umpan baliknya ke Dinas
Kesehatan Provinsi dan Departemen Kesehatan Pusat. Umpan balik
tersebut harus dikirimkan kembali secara rutin ke Puskesmas untuk
dapat dijadikan evaluasi keberhasilan progam
4. Pelaporan
Sesuai dengan Keputusan Direktur Jendral Pembinaan Kesehatan
masyarakat No.590/BM/DJ/Info/Info/96, pelaporan Puskesmas
menggunakan tahun kalender yaitu dar ibulan Januari sampai dengan
Desember dalam tahun yang sama. Formulir pelaporan dikembangkan
sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan/beban kerja di Puskesmas.
5. Mekanisme Pelaporan
a. Tingkat Puskesmas
1) Laporan dari Puskesmas pembantu dan bidan di desa
disampaikan ke pelaksana kegiatan di Puskesmas.
2) Pelaksana kegiatan merekapitulasi data yang di catat baik di dalam
maupun di luar gedung serta laporan yang di terima dari Puskesmas
pembantu dan bidan di desa.
3) Hasil rekapitulasi pelaksanaan kegiatan dimasukkan ke formulir
laporan sebanyak 2 rangkap, untuk disampaikan kepada
koordinator SP2TP.
4) Hasil rekapitulasi pelaksanaan kegiatan diolah dan dimamfaatkan
untuk tindak lanjut yang diperlukan untuk meningkatkan kinerja
kegiatan.
b. Tingkat Kabupaten
1) Pengolahan data SP2TP di Dinas Kesehatan Banyuwangi
menggunakan perangkat lunak yang ditetapkan oleh Depkes.
2) Laporan SP2TP dari Puskesmas yang diterima Dinas Kesehatan
Banyuwangi disampaikan kepada pelaksana SP2TP untuk
direkapitulasi/entri data.
3) Hasil rekapitulasi dikoreksi, diolah serta dimamfaatkan sebagai
bahan untuk umpan balik, bimbingan teknis ke Puskesmas dan
tindak lanjut untuk meningkatkan kinerja program.

SOP PENCATATAN DAN PELAPORAN PUSKESMAS 4

7. Bagan Alir
Pelaksana Program

Melakukan Kegiatan Program

Puskesmas

Pelaksana Program
Mencatat
Kegiatan

Hasil Pencatatan Disampaikan

Kepada Pemegang Program

Pemegang Program dan Pelaksana

Pemegang
Program Program
Membuat dan
Laporan
Pelaksana Program Membuat
Laporan

Laporan
Disampaikan
Kepada Kepala
Puskesmas

8. Hal-hal yang
perlu
diperhatikan
9. Unit Terkait Semua komponen kegiatan upaya kesehatan wajib dan pengembangan
10. Dokumen Tim ManajemenPuskesmas KalibaruKulon
Terkait Koordinator Program Puskesmas KalibaruKulon
11. Rekaman No Yang dirubah Isi Perubahan Tgl.mulai
Historis diberlakukan
Perubahan

SOP PENCATATAN DAN PELAPORAN PUSKESMAS 5