PENCATATAN DAN PELAPORAN

PUSKESMAS

No.
:
Dokumen
No. Revisi :
SOP Tanggal
:
Terbit
Halaman :1-4

Kepala Puskesmas Sulamu

Puskesmas
Sulamu
Yansry Lusrida Manafe, S.Tr.Keb
Nip : 19730129 200604 2 013

1. Pengertian 1. Pencatatan adalah kegiatan atau proses pendokumentasian suatu

aktifitas dalam bentuk tulisan diatas kertas, file computer dan
lain-lain disertai tulisan, grafik, gambar dan suara.
2. Pencatatan dan Pelaporan adalah mekanisme penyampaian
informasi hasil kegiatan dari Pelaksana Kegiatan kepada
Penanggung jawab Kegiatan dan untuk dilakukan tindak lanjut
3. Pencatatan dan pelaporan puskesmas merupakan kegiatan
pengumpulan data dan informasi di tingkat puskesmas, baik factor
utama dan tenaga pendukung lain yang menyangkut puskesmas
untuk dikirim ke pusat dinas.
2. Tujuan Mendapatkan data dan informasi secara akurat, tepat waktu dan
mutakhir secara periodik dan teratur pengolahan program kesehatan
masyarakat melalui puskesmas di berbagai tingkat administrasi
3. Kebijakan Surat Keputusan Kepala Puskesmas Nomer 445/003/ Tahun 2019
tentang Ketersediaan Data dan Informasi Puskesmas
4. Referensi 1. PMK No 44 Tahun 2016 tentang Pedoman Manajemen Puskesmas
PMK No 4 Tahun 2019 tentang SPM
5. Peralatan ATK dan Komputer
6. Langkah- 1. Pelaksanaan Pencatatan Dan Pelaporan
Langkah Semua kegiatan pokok baik didalam maupun diluar gedung
puskesmas, puskesmas pembantu, dan bidan di desa harus
dicatat. Untuk memudahkan dapat menggunakan formulir standar
yang telah ditetapkan dalam SP2TP. Jenis formulir standar yang
digunakan dalam pencatatan adalah sebagai berikut 2 :
a. Rekam Kesehatan Keluarga (RKK)
Rekam kesehatan keluarga atau yang disebut family folder
adalah himpunan kartu-kartu individu suatu keluarga yang
memperoleh pelayanan kesehatan di Puskesmas. Dalam
pelaksanaannya keluarga yang menggunakan RKK diberi alat
bantu kartu tanda pengenal keluarga (KTPK) untuk
memudahkan pencarian berkas pada saat melakukan
kunjungan ulang.
b.Kartu Rawat Jalan
Kartu rawat jalan atau lebih dikenal dengan kartu rekam medic
pasien merupakan alat untuk mencatat identitas dan status
pasien rawat jalan yang berkunjung ke Puskesmas.
c. Kartu Indeks Penyakit
Kartu indeks penyakit merupakan alat bantu untuk mencatat
identitas pasien, riwayat, dan perkembangan penyakit. Kartu
indeks penyakit diperuntukan khusus penderita penyakit TBC
paru dan kusta serta 10 besar penyakit yang ada di Puskesmas.
SOP PENCATATAN DAN PELAPORAN PUSKESMAS 1
 d.KMS Ibu Hamil
Merupakan alat untuk mengetahui identitas dan mencatat
perkembangan kesehatan ibu hamil dan janin serta pelayanan
kesehatan yang diterima ibu hamil dan tindak lanjut.
e. Register
Register merupakan formulir untuk mencatat atau merekap data
kegiatan didalam dan di luar gedung Puskesmas, yang telah
dicatat di kartu dan catatan lainnya.
2. Bentuk Pencatatan
a. Bentuk Pencatatan Berdasarkan Pada Sasaran, Yaitu :
1) Catatan Individu (CatatanIbu, Bayi, Dan Balita);
2) Catatan Keluarga (Kesehatan KeluargaTertentu);
3) Catatan Masyarakat (biasanya pada kegiatan survey
komunitas apabila ditemukan masalah komunitas yang lebih
diarahkan pada ibu dan anak balita).
b.Bentuk Catatan Berdasarkan Kegiatan, Yaitu :
1) Catatan Pelayanan Kesehatan Anak;
2) Catatan Pelayanan Kesehatan KB;
3) Catatan Pelayanan Kesehatan Ibu;
4) Catatan Imunisasi;
5) Catatan Kunjungan Rumah / PHN
6) Catatan Persalinan;
7) Catatan KematianI bu Dan Bayi; Dan
8) Catatan Rujukan.
c. Sementara Bentuk Catatan Berdasarkan Proses Pelayanan,
Yaitu :
1) Catatan Awal/Masuk;
2) Catatan Pengembangan Berisi Kemajuan/Perkembangan
Pelayanan;
3) Catatan Pindah;
4) Catatan Keluar.
3. Mekanisme Pencatatan
Pencatatan kegiatan harian program Puskesmas dapat dilakukan
di dalam dan di luar gedung
a. Pencatatan yang dibuat di dalam gedung Puskesmas
Pencatatan yang dibuat di dalam gedung Puskesmas adalah
semua data yang di peroleh dari pencatatan kegiatan harian
program yang dilakukan dalam gedung Puskesmas seperti
tekanan darah, laboratorium, KB dan lain-lain. Pencatatan dan
pelaporan ini menggunakan family folder, kartu indeks penyakit,
buku register dan sensus harian.
b.Pencatatan yang dibuat di luar gedung Puskesmas
Pencatatan yang dibuat di luar gedung Puskesmas adalah
data yang dibuat berdasarkan catatan harian yang dilaksanakan
diluar gedung Puskesmas seperti Kegiatan posyandu, kesehatan
lingkungan, UKS, dan lain-lain.
Pencatatan harian masing-masing progam Puskesmas
dikombinasi menjadi laporan terpadu Puskesmas atau yang
disebut dengan system pencatatan dan pelaporan terpadu
Puskesmas (SP2TP). SP2TP inidikirim kedinas kesehatan
Kabupaten atau kota setiap awal bulan, kemudian ke Dinas
Kesehatan kabupaten atau kota mengolahnya dan mengirimkan
umpan baliknya ke Dinas Kesehatan Provinsi dan Departemen
Kesehatan Pusat. Umpan balik tersebut harus dikirimkan
kembali secara rutin ke Puskesmas untuk dapat dijadikan
evaluasi keberhasilan progam
4. Pelaporan
Sesuai dengan Keputusan Direktur Jendral Pembinaan Kesehatan
masyarakat No.590/BM/DJ/Info/Info/96, pelaporan Puskesmas
SOP PENCATATAN DAN PELAPORAN PUSKESMAS 2
 menggunakan tahun kalender yaitu dar ibulan Januari sampai
dengan Desember dalam tahun yang sama. Formulir pelaporan
dikembangkan sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan/beban
kerja di Puskesmas.
5. Mekanisme Pelaporan
a. Tingkat Puskesmas
1) Laporan dari Puskesmas pembantu dan bidan di desa
disampaikan ke pelaksana kegiatan di Puskesmas.
2) Pelaksana kegiatan merekapitulasi data yang di catat baik di
dalam maupun di luar gedung serta laporan yang di terima
dari Puskesmas pembantu dan bidan di desa.
3) Hasil rekapitulasi pelaksanaan kegiatan dimasukkan ke
formulir laporan sebanyak 2 rangkap, untuk disampaikan
kepada koordinator SP2TP.
4) Hasil rekapitulasi pelaksanaan kegiatan diolah dan
dimamfaatkan untuk tindak lanjut yang diperlukan untuk
meningkatkan kinerja kegiatan.
b.Tingkat Kabupaten
1) Pengolahan data SP2TP di Dinas Kesehatan Banyuwangi
menggunakan perangkat lunak yang ditetapkan oleh Depkes.
2) Laporan SP2TP dari Puskesmas yang diterima Dinas
Kesehatan Banyuwangi disampaikan kepada pelaksana SP2TP
untuk direkapitulasi/entri data.
3) Hasil rekapitulasi dikoreksi, diolah serta dimamfaatkan
sebagai bahan untuk umpan balik, bimbingan teknis ke
Puskesmas dan tindak lanjut untuk meningkatkan kinerja
program.

SOP PENCATATAN DAN PELAPORAN PUSKESMAS 3

7. Bagan Alir
Pelaksana Program

Melakukan Kegiatan Program

Puskesmas

Pelaksana Program Mencatat

Kegiatan

Hasil Pencatatan Disampaikan

Kepada Pemegang Program

Pemegang Program dan Pelaksana

Program Membuat Laporan

Laporan Disampaikan
Kepada Kepala
Puskesmas

8. Hal-hal yang
perlu
diperhatikan
9. Unit Terkait Semua komponen kegiatan upaya kesehatan wajib dan
pengembangan
10. Dokumen Tim ManajemenPuskesmas KalibaruKulon
Terkait Koordinator Program Puskesmas KalibaruKulon
11. Rekaman No Yang dirubah Isi Perubahan Tggl mulai di
Historis berlakukan
Perubahan

SOP PENCATATAN DAN PELAPORAN PUSKESMAS 4