PENCATATAN DAN PELAPORAN

DOKUMEN
No. Dokumen : SOP/007/BAB-2/
PKM-MNW/2018
No. Revisi : 00
SOP
Tanggal Terbit : 15-01-2018
Halaman : 1-6
Kepala Puskesmas
Perawatan Menawi
Pemerintah
Kabupaten
Kepulauan Yapen
Marthen Sembai, S.Kep
NIP. 196210311987031011

PENGERTIAN 1. Pencatatan adalah kegiatan atau proses pendokumentasian

suatu aktifitas dalam bentuk tulisan diatas kertas, file
komputer dan lain-lain disertai tulisan, grafik, gambar dan
suara.
2. Pencatatan dan pelaporan puskesmas merupakan kegiatan
pengumpulan data dan informasi di tingkat puskesmas, baik
factor utama dan tenaga pendukung lain yang menyangkut
puskesmas untuk dikirim ke pusat dinas.
TUJUAN Sebagai acuan bagi petugas untuk mendapatkan data dan
informasi secaraakurat,tepat waktu dan mutakhir secara periodik
dan teratur pengolahan program kesehatan masyarakat melalui
puskesmas di berbagai tingkat administrasi
KEBIJAKAN SK Kepala Puskesmas Perawatan Menawi Nomor : SK / 002 / AK
/ PKM-MNW / 2018 tentang Kebijakan Pengelolaan Puskesmas
Perawatan Menawi
REFERENSI 1. Permenkes RI Nomor 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan
2. Permenkes RI Nomor 75 Tahun 2014 tentang Pelayanan
Kesehatna Puskesmas.
3. Permenkes RI No 46 Tahun 2015 tentang Akreditasi
Puskesmas, Klinik Mandiri, Tempat Praktek Dokter Umum
Mandiri, Tempat Praktik Dokter Gigi Mandiri.
PROSEDUR 1. PelaksanaanPencatatan Dan Pelaporan
Semua kegiatan pokok baik didalam maupun diluar
gedung puskesmas, puskesmas pembantu, dan bidan di desa
harus dicatat. Untuk memudahkan dapat menggunakan
formulir standar yang telah ditetapkan dalam SP2TP. Jenis
formulir standar yang digunakan dalam pencatatan adalah
sebagai berikut 2 :
a. Rekam Kesehatan Keluarga (RKK)
Rekam kesehatan keluarga atau yang disebut family folder
adalah himpunan kartu-kartu individu suatu keluarga yang
memperoleh pelayanan kesehatan di Puskesmas. Dalam
pelaksanaannya keluarga yang menggunakan RKK diberi
alat bantu kartu tanda pengenal keluarga (KTPK) untuk
memudahkan pencarian berkas pada saat melakukan
kunjungan ulang.
b. Kartu Rawat Jalan
Kartu rawat jalan atau lebih dikenal dengan kartu rekam
medic pasien merupakan alat untuk mencatat identitas dan
status pasien rawat jalan yang berkunjung ke Puskesmas.
c. Kartu Indeks Penyakit
Kartu indeks penyakit merupakan alat bantu untuk
mencatat identitas pasien, riwayat, dan perkembangan
penyakit. Kartu indeks penyakit diperuntukan khusus
penderita penyakit TBC paru dan kusta serta 10 besar
penyakit yang ada di Puskesmas.
d. KMS Ibu Hamil
Merupakan alat untuk mengetahui identitas dan mencatat
perkembangan kesehatan ibu hamil dan janin serta pelayanan
kesehatan yang diterima ibu hamil dan tindak lanjut.
e. Register
Register merupakan formulir untuk mencatat atau merekap
data kegiatan didalam dan di luar gedung Puskesmas,
yang telah dicatat di kartu dan catatan lainnya.
2. Bentuk Pencatatan
a. Bentuk Pencatatan Berdasarkan Pada Sasaran, Yaitu :
1) Catatan Individu (CatatanIbu, Bayi, Dan Balita);
2) Catatan Keluarga (Kesehatan KeluargaTertentu);
3) Catatan Masyarakat (biasanya pada kegiatan survey
komunitas apabila ditemukan masalah komunitas yang
lebih diarahkan pada ibu dan anak balita).
b. Bentuk Catatan Berdasarkan Kegiatan, Yaitu :
1) Catatan Pelayanan Kesehatan Anak;
2) Catatan Pelayanan Kesehatan KB;
3) Catatan Pelayanan Kesehatan Ibu;
4) Catatan Imunisasi;
5) Catatan Kunjungan Rumah / PHN
6) Catatan Persalinan;
7) Catatan KematianI bu Dan Bayi; Dan
8) Catatan Rujukan.
c. Sementara Bentuk Catatan Berdasarkan Proses
Pelayanan, Yaitu :
1) Catatan Awal / Masuk;
2) Catatan Pengembangan Berisi Kemajuan / Perkembangan
Pelayanan;
3) Catatan Pindah;
4) Catatan Keluar.
3. Mekanisme Pencatatan
Pencatatan kegiatan harian program Puskesmas dapat
dilakukan di dalam dan di luar gedung
a. Pencatatan yang dibuat di dalam gedung Puskesmas
Pencatatan yang dibuat di dalam gedung Puskesmas adalah
semua data yang di peroleh dari pencatatan kegiatan harian
program yang dilakukan dalam gedung Puskesmas seperti
tekanan darah, laboratorium, KB dan lain-lain. Pencatatan
dan pelaporan ini menggunakan family folder, kartu indeks
penyakit, buku register dan sensus harian.
 b. Pencatatan yang dibuat di luar gedung Puskesmas
Pencatatan yang dibuat di luar gedung Puskesmas
adalah data yang dibuat berdasarkan catatan harian yang
dilaksanakan diluar gedung Puskesmas seperti Kegiatan
posyandu, kesehatan lingkungan, UKS, dan lain-lain.
Pencatatan harian masing-masing progam
Puskesmas dikombinasi menjadi laporan terpadu
Puskesmas atau yang disebut dengan system pencatatan
dan pelaporan terpadu Puskesmas (SP2TP). SP2TP
inidikirim kedinas kesehatan Kabupaten atau kota setiap
awal bulan, kemudian ke Dinas Kesehatan kabupaten atau
kota mengolahnya dan mengirimkan umpan baliknya ke
Dinas Kesehatan Provinsi dan Departemen Kesehatan
Pusat. Umpan balik tersebut harus dikirimkan kembali
secara rutin ke Puskesmas untuk dapat dijadikan evaluasi
keberhasilan progam
4. Pelaporan
Sesuai dengan Keputusan Direktur Jendral Pembinaan
Kesehatan masyarakat No.590/BM/DJ/Info/Info/96, pelaporan
Puskesmas menggunakan tahun kalender yaitu dar ibulan
Januari sampai dengan Desember dalam tahun yang sama.
Formulir pelaporan dikembangkan sesuai dengan kebutuhan
dan kemampuan/beban kerja di Puskesmas.
5. Mekanisme Pelaporan
a. Tingkat Puskesmas
1) Laporan dari Puskesmas pembantu dan bidan di desa
disampaikan ke pelaksana kegiatan di Puskesmas.
2) Pelaksana kegiatan merekapitulasi data yang di catat
baik di dalam maupun di luar gedung serta laporan yang
di terima dari Puskesmas pembantu dan bidan di desa.
3) Hasil rekapitulasi pelaksanaan kegiatan dimasukkan ke
formulir laporan sebanyak 2 rangkap, untuk disampaikan
kepada koordinator SP2TP.
 4) Hasil rekapitulasi pelaksanaan kegiatan diolah dan
dimamfaatkan untuk tindak lanjut yang diperlukan untuk
meningkatkan kinerja kegiatan.
b. Tingkat Kabupaten
1) Pengolahan data SP2TP di Dinas Kesehatan
Banyuwangi menggunakan perangkat lunak yang
ditetapkan oleh Depkes.
2) Laporan SP2TP dari Puskesmas yang diterima Dinas
Kesehatan Banyuwangi disampaikan kepada pelaksana
SP2TP untuk direkapitulasi/entri data.
3) Hasil rekapitulasi dikoreksi, diolah serta dimamfaatkan
sebagai bahan untuk umpan balik, bimbingan teknis ke
Puskesmas dan tindak lanjut untuk meningkatkan kinerja
program.
DIAGRAM
ALIR
Pelaksana Program

Melakukan Kegiatan Program

Puskesmas

Pelaksana Program Mencatat

Kegiatan

Hasil Pencatatan Disampaikan Kepada

Pemegang Program

Pemegang Program dan Pelaksana

Program Membuat Laporan

Laporan Disampaikan Kepada

Kepala Puskesmas
UNIT TERKAIT Semua komponen kegiatan upaya kesehatan wajib dan
pengembangan
DOKUMEN Laporan semua Program
TERKAIT

REKAMAN HISTORIS PERUBAHAN

Tanggal :
TANGGAL MULAI
NO. YANG DIRUBAH ISI PERUBAHAN
DIBERLAKUKAN