1.

Pengertian  Pengendalian rekaman merupakanpengendalian yang berisi catatan

informasi tentang pelaksanaan suatu kegiatan.

 Jenis rekaman dapat berupa Laporan Bulanan Upaya Pelaksanaan

Kegiatan, Gambar hasil kegiatan, Grafik,Visum, Surat undangan
dan Data Komputer
2. Tujuan  Sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk mengendalikan
dan memelihara rekaman puskesmas

 Memudahkandibaca, diambil dan ditunjukkan bila

diperlukan.
3. Kebijakan SK Kepala Puskesmas Nomor 013 Tahun 2016 tentang Pengendalian
Dokumen

4. Referensi Persyaratan SML ISO 14001:2004, Klausul 4.5.4 Pengendalian

Rekaman.
5. Prosedur A.Penyimpanan Rekaman
1) KTU menetapkan jangka waktu penyimpanan rekaman yang
akan disimpan (10 tahun)dan bila telah melampaui masa simpan,
maka rekaman dapat dimusnahkan atau diperpanjang masa
simpannya sesuai dengan kebijakan dari Wakil Manajemen
2) Rekaman harus di simpan pada media yang aman dan sesuai
dengan jenis rekaman yang disimpan.
3) Selama disimpan, rekaman harus dijaga agar tetap mudah dibaca
dan diambil untuk ditunjukkan bila diperlukan.
4) Media penyimpanan harus diidentifikasi sesuai dengan jenis dan
nama rekaman yang disimpan.
5) Rekaman yang disimpan harus dicatat pada Daftar Rekaman yang
Disimpan
6) Untuk Rekaman yang bersifat rahasia (seperti : Hasil Medical
Check Up,Data base pegawai , hasil investigasi kecelakaan kerja)
dan diberi label RAHASIA

B. Pemusnahan Rekaman,
1) Sebelum memusnahkan rekaman, pemelihara rekaman membuat
 Berita Acara Pemusnahan dan harus disetujui oleh Wakil
Manajemen
2) Rekaman yang dimusnahkan harus dicatat dalam Daftar Rekaman
yang Dimusnahkan
6.Diagram Alir

KTU menetapkan jangka waktu

penyimpanan

Petugas mencatat pada Daftar

Rekaman yang Disimpan

Petugas memasukkan dokumen

dalam file folder yang sesuai

7.DokumenTerkait Laporan Bulanan Upaya Pelaksanaan Kegiatan, Gambar hasil

kegiatan, Grafik,Visum, Surat undangan Data Komputer, Buku Daftar
Rekaman yang disimpan , Daftar Rekaman yang dimusnahkan

8.Unit Terkait KTU, PJ Program, Pelaksana, Wakil manajemen

9. Rekamanhistorisperubahan
No Yang dirubah Isi Perubahan Tgl.mulaidiberlakukan