SOP PENCATATAN DAN PELAPORAN

No. Dok :
No. Rev :
SOP
Tgl Terbit :
Halaman :
PUSKESMAS
LENDANG EFFENDI, S.Si
NIP.019690807 199203 1 010
NANGKA

1. Pengertian 1. Pencatatan adalah kegiatan atau proses

pendokumentasian suatu aktifitas dalam bentuk
tulisan diatas kertas, file computer dan lain-lain disertai
tulisan, grafik, gambar dan suara.
2. Pencatatan dan pelaporan puskesmas merupakan
kegiatan pengumpulan data dan informasi di tingkat
puskesmas, baik factor utama dan tenaga pendukung
lain yang menyangkut puskesmas untuk dikirim ke
pusat dinas.
2. Tujuan Mendapatkan data dan informasisecaraakurat,tepat waktu
dan mutakhir secara periodik dan teratur pengolahan
program kesehatan masyarakat melalui puskesmas di
berbagai tingkat administrasi
3. Kebijakan SK Kepala Puskesmas No
4. Referensi Permenkes no 75 th 2014

5. Alat dan
ATK dan Komputer
Bahan
6. Langkah – 1. PelaksanaanPencatatan Dan Pelaporan
Langkah Semua kegiatan pokok baik didalam maupun diluar
gedung puskesmas, puskesmas pembantu, dan bidan di
desa harus dicatat. Untuk memudahkan dapat
menggunakan formulir standar yang telah ditetapkan
dalam SP2TP. Jenis formulir standar yang digunakan
dalam pencatatan adalah sebagai berikut 2 :
a. Rekam Kesehatan Keluarga (RKK)
Rekam kesehatan keluarga atau yang disebut
 family folder adalah himpunan kartu-kartu individu
suatu keluarga yang memperoleh pelayanan
kesehatan di Puskesmas. Dalam pelaksanaannya
keluarga yang menggunakan RKK diberi alat bantu
kartu tanda pengenal keluarga (KTPK) untuk
memudahkan pencarian berkas pada saat melakukan
kunjungan ulang.
b.Kartu Rawat Jalan
Kartu rawat jalan atau lebih dikenal dengan kartu
rekam medic pasien merupakan alat untuk mencatat
identitas dan status pasien rawat jalan yang
berkunjung ke Puskesmas.
c. Kartu Indeks Penyakit
Kartu indeks penyakit merupakan alat bantu untuk
mencatat identitas pasien, riwayat, dan
perkembangan penyakit. Kartu indeks penyakit
diperuntukan khusus penderita penyakit TBC paru
dan kusta serta 10 besar penyakit yang ada di
Puskesmas.
d.KMS Ibu Hamil
Merupakan alat untuk mengetahui identitas dan
mencatat perkembangan kesehatan ibu hamil dan
janin serta pelayanan kesehatan yang diterima ibu
hamil dan tindak lanjut.
e. Register
Register merupakan formulir untuk mencatat atau
merekap data kegiatan didalam dan di luar gedung
Puskesmas, yang telah dicatat di kartu dan catatan
lainnya.
2. Bentuk Pencatatan
a. Bentuk Pencatatan Berdasarkan Pada Sasaran, Yaitu
:
1) Catatan Individu (CatatanIbu, Bayi, Dan Balita);
 2) Catatan Keluarga (Kesehatan KeluargaTertentu);
3) Catatan Masyarakat (biasanya pada kegiatan
survey komunitas apabila ditemukan masalah
komunitas yang lebih diarahkan pada ibu dan
anak balita).
b.Bentuk Catatan Berdasarkan Kegiatan, Yaitu :
1) Catatan Pelayanan Kesehatan Anak;
2) Catatan Pelayanan Kesehatan KB;
3) Catatan Pelayanan Kesehatan Ibu;
4) Catatan Imunisasi;
5) Catatan Kunjungan Rumah / PHN
6) Catatan Persalinan;
7) Catatan KematianI bu Dan Bayi; Dan
8) Catatan Rujukan.
c. Sementara Bentuk Catatan Berdasarkan Proses
Pelayanan, Yaitu :
1) Catatan Awal/Masuk;
2) Catatan Pengembangan Berisi
Kemajuan/Perkembangan Pelayanan;
3) Catatan Pindah;
4) Catatan Keluar.
3. Mekanisme Pencatatan
Pencatatan kegiatan harian program Puskesmas dapat
dilakukan di dalam dan di luar gedung
a. Pencatatan yang dibuat di dalam gedung Puskesmas
Pencatatan yang dibuat di dalam gedung Puskesmas
adalah semua data yang di peroleh dari pencatatan
kegiatan harian program yang dilakukan dalam
gedung Puskesmas seperti tekanan darah,
laboratorium, KB dan lain-lain. Pencatatan dan
pelaporan ini menggunakan family folder, kartu
indeks penyakit, buku register dan sensus harian.
b.Pencatatan yang dibuat di luar gedung Puskesmas
 Pencatatan yang dibuat di luar gedung
Puskesmas adalah data yang dibuat berdasarkan
catatan harian yang dilaksanakan diluar gedung
Puskesmas seperti Kegiatan posyandu, kesehatan
lingkungan, UKS, dan lain-lain.
Pencatatan harian masing-masing progam
Puskesmas dikombinasi menjadi laporan terpadu
Puskesmas atau yang disebut dengan system
pencatatan dan pelaporan terpadu Puskesmas
(SP2TP). SP2TP inidikirim kedinas kesehatan
Kabupaten atau kota setiap awal bulan, kemudian ke
Dinas Kesehatan kabupaten atau kota mengolahnya
dan mengirimkan umpan baliknya ke Dinas
Kesehatan Provinsi dan Departemen Kesehatan
Pusat. Umpan balik tersebut harus dikirimkan
kembali secara rutin ke Puskesmas untuk dapat
dijadikan evaluasi keberhasilan progam
4. Pelaporan
Sesuai dengan Keputusan Direktur Jendral Pembinaan
Kesehatan masyarakat No.590/BM/DJ/Info/Info/96,
pelaporan Puskesmas menggunakan tahun kalender
yaitu dar ibulan Januari sampai dengan Desember
dalam tahun yang sama. Formulir pelaporan
dikembangkan sesuai dengan kebutuhan dan
kemampuan/beban kerja di Puskesmas.
5. Mekanisme Pelaporan
a. Tingkat Puskesmas
1) Laporan dari Puskesmas pembantu dan bidan di
desa disampaikan ke pelaksana kegiatan di
Puskesmas.
2) Pelaksana kegiatan merekapitulasi data yang di
catat baik di dalam maupun di luar gedung serta
laporan yang di terima dari Puskesmas pembantu
 dan bidan di desa.
3) Hasil rekapitulasi pelaksanaan kegiatan
dimasukkan ke formulir laporan sebanyak 2
rangkap, untuk disampaikan kepada koordinator
SP2TP.
4) Hasil rekapitulasi pelaksanaan kegiatan diolah dan
dimamfaatkan untuk tindak lanjut yang
diperlukan untuk meningkatkan kinerja kegiatan.
b.Tingkat Kabupaten
1) Pengolahan data SP2TP di Dinas Kesehatan
Banyuwangi menggunakan perangkat lunak yang
ditetapkan oleh Depkes.
2) Laporan SP2TP dari Puskesmas yang diterima
Dinas Kesehatan Banyuwangi disampaikan kepada
pelaksana SP2TP untuk direkapitulasi/entri data.
3) Hasil rekapitulasi dikoreksi, diolah serta
dimamfaatkan sebagai bahan untuk umpan balik,
bimbingan teknis ke Puskesmas dan tindak lanjut
untuk meningkatkan kinerja program.

7. Bagan Alir
8. Hal-hal
yang perlu
diperhatikan
9. Unit Semua komponen kegiatan upaya kesehatan wajib dan
terkait pengembangan