PENCATATAN DAN PELAPORAN

No. Dokumen : 440/ 270 /UPTD

PKM BB/AKR-A/SOP/I/2024
S No. Revisi :
O
P Tanggal Terbit : 05 Januari 2024
Halaman :1/4
UPTD Puskesmas dr. Trechia Lestari
Baun Bango NIP. 199201312019032020

1. Pengertian Pencatatan adalah kegiatan atau proses pendokumentasian

suatu aktifitas dalam bentuk tulisan diatas kertas, file komputer,
dan lain-lain disertai tulisan, grafik, gambar dan suara
Pelaporan adalah penyampaian data-data baik dalam bentuk
hard copy maupun soft copy
Pencatatan dan pelaporan merupakan kegiatan pengumpulan
data dan informasi ditingkat puskesmas, baik faktor utama dan
tenaga pendukung lain yang menyangkut puskesmas untuk
dikirim ke pusat dinas
2. Tujuan Sebagai acuan dalam melaksanakan pencatatan dan pelaporan
hasil kegiatan puskesmas
3. Kebijakan SK Kepala UPTD Puskesmas Baun Bango Nomor:440/044
/UPTD PKM BB /AKR-A/KEP/I/2024 Tentang Pencatatan dan
Pelaporan
4. Referensi PP Nomor 46 Tahun 2014 Tentang Sistem Informasi Kesehatan
Permenkes Nomor 44 Tahun 2016 Tentang Pedoman
Manajemen Puskesmas
5. Alat dan bahan ATK dan Komputer
6. Prosedur/Langkah - 1. Pelaksanaan Pencatatan dan Pelaporan
Langkah Semua kegiatan pokok baik didalam maupun diluar gedung
puskesmas, puskesmas pembantu, dan bidan desa harus
dicatat. Untuk memudahkan dapat menggunakan formulir
standar yang telah ditetapkan dalam SP2TP. Jenis formulir
standar yang digunakan dalam pencatatan adalah sebagai
berikut :
a. Rekam Kesehatan Keluarga (RKK)
Rekam kesehatan keluarga atau yang disebut family folder
adalah himpunan kartu-kartu individu suatu keluarga yang
memperoleh pelayanan kesehatan di puskesmas. Dalam
pelaksanaannya keluarga yang menggunakan RKK diberi
alat bantu kartu tanda pengenal keluarga (KTPK) untuk
memudahkan pencarian berkas pada saat melakukan
kunjungan ulang.
b. Kartu Rawat Jalan
Kartu rawat jalan atau lebih dikenal dengan kartu rekam
medis pasien merupakan alat untuk mencatat identitas
dan status pasien rawat jalan yang berkunjung ke
puskesmas.
c. Kartu Indeks Penyakit
Kartu Indeks penyakit merupakan alat bantu untuk
 mencatat identitas pasien, riwayat dan perkembangan
penyakit. Kartu indeks penyakit diperuntukkan khusus
penderita penyakit TB Paru dan Kusta serta 10 besar
penyakit yang ada di puskesmas
d. KMS Ibu Hamil
Merupakan alat untuk mengetahui identitas dan mencatat
perkembangan kesehatan ibu hamil dan janin serta
pelayanan kesehatan yang diterima ibu hamil dan tindak
lanjut
e. Register
Register merupakan formulir untuk mencatat atau
merekap data kegiatan didalam dan diluar gedung
puskesmas, yang telah dicatat dikartu dan catatan lainnya.

2. Bentuk pencatatan
a. Bentuk pencatatan berdasarkan pada sasaran, yaitu :
1). Catatan Individu ( Catatan Ibu,Bayi dan Balita )
2). Catatan Keluarga ( Kesehatan Keluarga tertentu )
3). Catatan Masyarakat ( biasanya pada kegiatan survey
komunitas apabila ditemukan masalah komunitas
yang lebih diarahkan pada ibu dan anak balita )
b. Bentuk catatan berdasarkan kegiatan, yaitu :
1). Catatan pelayanan kesehatan anak
2. Catatan pelayanan kesehatan KB
3). Catatan pelayanan kesehatan Ibu
4). Catatan Imunisasi
5). Catatan Kunjungan rumah
6). Catatan persalinan
7). Catatan kematian ibu dan bayi
8). Catatan Rujukan
c. Bentuk catatan berdasarkan pross pelayanan, yaitu :
1). Catatan Awal /Masuk
2).Catatan Perkembangan berisi kemajuan /
perkembangan pelayanan
3). Catatan Pindah
4). Catatan Keluar

3. Mekanisme Pencatatan
Pencatatan kegiatan harian program puskesmas dapat
dilakukan didalam dan diluar gedung
a. Pencatatan yang dibuat didalam gedung puskesmas
Pencatatan yang dibuat didalam gedung puskesmas
adalah semua data yang diperoleh dari pencatatan
kegiatan harian program yang dilakukan dalam gedung
puskesmas seperti tekanan darah, laboratorium, KB dan
lain-lain. Pencatatan dan pelaporan ini menggunakan
family folder, kartu indeks penyakit, buku register dan
sensus harian

b. Pencatatan yang dibuat diluar gedung puskesmas

Pencatatan yang dibuat diluar gedung puskesmas adalah
 data yang dibuat berdasarkan catatan harian yang
dilaksanakan diluar gedung puskesmas seperti kegiatan
posyandu, kesehatan lingkungan, UKS dan lain-lain.
Pencatatan harian masing-masing program puskesmas
dikombinasi menjadi laporan terpadu puskesmas atau
yang disebut dengan sistem pencatatan dan pelaporan
terpadu puskesmas (SP2TP). SP2TP ini dikirim ke Dinas
Kesehatan Kabupaten atau Kota setiap awal bulan,
kemudian Dinas Kesehatan Kabupaten atau Kota
mengolahnya dan mengirimkan umpan baliknya ke Dinas
Kesehatan Provinsi dan Departemen Kesehatan Pusat.
Umpan balik tersebut harus dikirimkan kembali secara
rutin ke puskesmas untuk dapat dijadikan evaluasi
keberhasilan program.
4. Pelaporan
Sesuai dengan Keputusan Direktur Jendral Pembinaan
Kesehatan Masyarakat No. 590/BM/DJ/Info/Info/96,
pelaporan puskesmas menggunakan tahun kalender yaitu
dari bulan januari sampai dengan desember dalam tahun
yang sama. Formulir pelaporan dikembangkan sesuai
dengan kebutuhan dan kemampuan / beban kerja di
puskesmas
5. Mekanisme Pelaporan
a. Tingkat Puskesmas
1). Laporan dari puskesmas pembantu dan bidan desa
disampaikan ke pelaksana kegiatan di puskesmas
2). Pelaksana kegiatan merekapitulasi data yang
dicatat baik di dalam maupun luar gedung serta
laporan yang diterima dari puskesmas pembantu dan
bidan di desa
3). Hasil rekapitulasi pelaksanaan kegiatan dimasukan
ke formulir laporan sebanyak 2 rangkap, untuk
disampaikan kepada koordinator SP2TP
4). Hasil rekapitulasi pelaksanaan kegiatan diolah dan
dimanfaatkan untuk tindak lanjut yang diperlukan untuk
meningkatkan kinerja kegiatan.
b. Tingkat Kabupaten
1). Pengolahan data SP2TP di Dinas Kesehatan
menggunakan perangkat lunak yang ditetapkan oleh
Depkes
2). Laporan SP2TP dari puskesmas yang diterima
Dinas Kesehatan disampaikan kepada kepala
pelaksana SP2TP untuk direkapitulasi/entri data
3). Hasil rekapitulasi dikoreksi, diolah serta
dimanfaatkan sebagai bahan untuk umpan balik,
bimbingan teknis ke puskesmas dan tindak lanjut untuk
meningkatkan kinerja program.

7. Bagan Alir
Pelaksana Program
8. Hal – hal yang perlu -
diperhatikan
9. Unit Terkait Semua komponen kegiatan upaya kesehatan wajib dan
pengembangan
10. Dokumen Terkait Laporan semua program
11. Rekaman Historis No Yang dirubah Isi perubahan Tgl mulai
Perubahan diberlakukan