PENCATATAN DAN PELAPORAN

No.Dokumen : 445/SOP/PKM-
PKRC2/II/2022/067
SOP No.Revisi : 00
Tanggal Terbit : 15 Februari 2022
Halaman : 1/5

PUSKESMAS dr. DIDING PILIANG

PANGKALAN Pembina / IVa

KERINCI II NIP.198307282010012042

1. Pencatatan adalah kegiatan atau proses pendokumentasian suatu aktifitas dalam

1. Pengertian
bentuk tulisan diatas kertas, file komputer dan lain-lain disertai tulisan, grafik, gambar
dan suara.
2. Pencatatan dan pelaporan puskesmas merupakan kegiatan pengumpulan data
dan informasi di tingkat puskesmas, baik faktor utama dan tenaga pendukung lain
yang menyangkut puskesmas untuk dikirim ke pusat dinas.
Mendapatkan data dan informasi secara akurat,tepat waktu dan mutakhir secara
2. Tujuan
periodik dan teratur pengolahan program kesehatan masyarakat melalui puskesmas
di berbagai tingkat administrasi.
Surat Kepala Puskesmas Nomor.445/PKM-PKRC2/II/2022/067 Tentang
3. Kebijakan
Pencatatan dan Pelaporan di Puskesmas Pangkalan Kerinci II

Tata Naskah Puskesmas Pangkalan Kerinci II

4. Referensi
Pelaksanaan Pencatatan Dan Pelaporan
5. Prosedur/
Semua kegiatan pokok baik didalam maupun diluar gedung puskesmas,
langkah-
langkah puskesmas pembantu, dan bidan di desa harus dicatat. Untuk memudahkan dapat
menggunakan formulir standar yang telah ditetapkan dalam SP2TP. Jenis formulir
standar yang digunakan dalam pencatatan adalah sebagai berikut 2 :
a. Rekam Kesehatan Keluarga (RKK)
Rekam kesehatan keluarga atau yang disebut family folder adalah
himpunan kartu-kartu individu suatu keluarga yang memperoleh pelayanan
kesehatan di Puskesmas. Dalam pelaksanaannya keluarga yang
menggunakan RKK diberi alat bantu kartu tanda pengenal keluarga (KTPK)
untuk memudahkan pencarian berkas pada saat melakukan kunjungan ulang.
 b. Kartu Rawat Jalan
Kartu rawat jalan atau lebih dikenal dengan kartu rekam medik pasien
merupakan alat untuk mencatat identitas dan status pasien rawat jalan yang
berkunjung ke Puskesmas.
c. Kartu Indeks Penyakit
Kartu indeks penyakit merupakan alat bantu untuk mencatat identitas pasien,
riwayat, dan perkembangan penyakit. Kartu indeks penyakit diperuntukan
khusus penderita penyakit TBC paru dan kusta serta 10 besar penyakit yang
ada di Puskesmas.
a. KMS Ibu Hamil
Merupakan alat untuk mengetahui identitas dan mencatat perkembangan
kesehatan ibu hamil dan janin serta pelayanan kesehatan yang diterima ibu
hamil dan tindak lanjut.
b. Register
Register merupakan formulir untuk mencatat atau merekap data kegiatan
didalam dan di luar gedung Puskesmas, yang telah dicatat di kartu dan catatan
lainnya.
1. Bentuk Pencatatan
a. Bentuk Pencatatan Berdasarkan Pada Sasaran, Yaitu :
1) Catatan Individu (CatatanIbu, Bayi, Dan Balita);
2) Catatan Keluarga (Kesehatan KeluargaTertentu);
3) Catatan Masyarakat (biasanya pada kegiatan survey komunitas apabila
ditemukan masalah komunitas yang lebih diarahkan pada ibu dan anak
balita).
b. Bentuk Catatan Berdasarkan Kegiatan, Yaitu :
1) Catatan Pelayanan Kesehatan Anak;
2) Catatan Pelayanan Kesehatan KB;
3) Catatan Pelayanan Kesehatan Ibu;
4) Catatan Imunisasi;
5) Catatan Kunjungan Rumah / PHN
6) Catatan Persalinan;
7) Catatan KematianI bu Dan Bayi; Dan
8) Catatan Rujukan.
c. Sementara Bentuk Catatan Berdasarkan Proses Pelayanan, Yaitu :
1) Catatan Awal/Masuk;
2) Catatan Pengembangan Berisi Kemajuan/Perkembangan Pelayanan;
3) Catatan Pindah;
 4) Catatan Keluar.
2. Mekanisme Pencatatan
Pencatatan kegiatan harian program Puskesmas dapat dilakukan di dalam dan di
luar gedung
a. Pencatatan yang dibuat di dalam gedung Puskesmas
Pencatatan yang dibuat di dalam gedung Puskesmas adalah semua data yang
di peroleh dari pencatatan kegiatan harian program yang dilakukan dalam
gedung Puskesmas seperti tekanan darah, laboratorium, KB dan lain-lain.
Pencatatan dan pelaporan ini menggunakan family folder, kartu indeks
penyakit, buku register dan sensus harian.
b. Pencatatan yang dibuat di luar gedung Puskesmas
Pencatatan yang dibuat di luar gedung Puskesmas adalah data
yang dibuat berdasarkan catatan harian yang dilaksanakan diluar gedung
Puskesmas seperti Kegiatan posyandu, kesehatan lingkungan, UKS, dan lain-
lain.
Pencatatan harian masing-masing progam Puskesmas dikombinasi
menjadi laporan terpadu Puskesmas atau yang disebut dengan system
pencatatan dan pelaporan terpadu Puskesmas (SP2TP). SP2TP inidikirim
kedinas kesehatan Kabupaten atau kota setiap awal bulan, kemudian ke Dinas
Kesehatan kabupaten atau kota mengolahnya dan mengirimkan umpan
baliknya ke Dinas Kesehatan Provinsi dan Departemen Kesehatan Pusat.
Umpan balik tersebut harus dikirimkan kembali secara rutin ke Puskesmas
untuk dapat dijadikan evaluasi keberhasilan progam
3. Pelaporan
Sesuai dengan Keputusan Direktur Jendral Pembinaan Kesehatan masyarakat
No.590/BM/DJ/Info/Info/96, pelaporan Puskesmas menggunakan tahun kalender
yaitu dar ibulan Januari sampai dengan Desember dalam tahun yang sama.
Formulir pelaporan dikembangkan sesuai dengan kebutuhan dan
kemampuan/beban kerja di Puskesmas.
4. Mekanisme Pelaporan
a. Tingkat Puskesmas
1) Laporan dari Puskesmas pembantu dan bidan di desa disampaikan ke
pelaksana kegiatan di Puskesmas.
2) Pelaksana kegiatan merekapitulasi data yang di catat baik di dalam maupun
di luar gedung serta laporan yang di terima dari Puskesmas pembantu dan
bidan di desa.
3) Hasil rekapitulasi pelaksanaan kegiatan dimasukkan ke formulir laporan
sebanyak 2 rangkap, untuk disampaikan kepada koordinator SP2TP.
 4) Hasil rekapitulasi pelaksanaan kegiatan diolah dan dimamfaatkan untuk
tindak lanjut yang diperlukan untuk meningkatkan kinerja kegiatan.
b. Tingkat Kabupaten
1) Pengolahan data SP2TP di Dinkes Kab Pelalawan menggunakan
perangkat lunak yang ditetapkan oleh Depkes.
2) Laporan SP2TP dari Puskesmas yang diterima Dinkes Kab Pelalawan
disampaikan kepada pelaksana SP2TP untuk direkapitulasi/entri data.
Hasil rekapitulasi dikoreksi, diolah serta dimanfaatkan sebagai bahan untuk
umpan balik, bimbingan teknis ke Puskesmas dan tindak lanjut untuk
meningkatkan kinerja program.
6. Diagram Pelaksana Program
Alir

Melakukan Kegiatan Program Puskesmas

Pelaksana Program Mencatat Kegiatan

Hasil Pencatatan Disampaikan Kepada

Pemegang Program

Pemegang Program dan Pelaksana

Program Membuat Laporan

Laporan Disampaikan Kepada

Kepala Puskesmas

7. Hal-hal
yang perlu
diperhatika
n
Semua komponen kegiatan upaya kesehatan wajib dan pengembangan
8. Unit Terkait
Tim Manajemen Puskesmas Pangkalan Kerinci II
9. Dokumen
Koordinator Program Puskesmas Pangkalan Kerinci II
Terkait

10. Rekaman
historis No Yang diubah Isi perubahan Tanggal mulai
perubahan diberlakukan