PANDUAN PENGELOLAAN DAN INFORMASI DI RSKIA ANNISA

RUMAH SAKIT KHUSUS IBU DAN ANAK ANNISA

PAYAKUMBUH
2022
 PANDUAN PENGELOLAAN DATA DAN INFORMASI DI RSKIA ANNISA

I. PENGERTIAN
Data adalah angka dan fakta kejadian berupa keterangan dan tanda-tanda yang secara relative
belum bermakna bagi RSKIA ANNISA.
Informasi adalah data yang telah diolah atau diproses menjadi bentuk yang mengandung nilai dan
makna yang berguna untuk meningkatkan pengetahuan dalam mendukung pembangunan
kesehatan.
Pengelolaan data dan informasi di RSKIA ANNISA adalah proses penatalaksanaan mulai dari
identifikasi data, pengumpulan data, penyimpanan data, analisa data menjadi informasi, pelaporan
serta distribusi informasi.

II. RUANG LINGKUP

Ruang lingkup panduan ini meliputi: pengumpulan data, penyimpanan data, pencarian kembali
data, analisa data, pelaporan dan distribusi informasi.

III. TATALAKSANA
a. Pengumpulan dan penyimpanan data
Pengumpulan data merupakan kegiatan pengumpulan data dari sumber data (Petugas pelaksana
kegiatan, Petugas Pelaksana Program, Penanggungjawab Upaya atau pun petugas lain yang
telah ditunjuk untuk membuat data yang dibutuhkan RSKIA ANNISA).
Penyimpanan data merupakan kegiatan penyimpanan data yang ada di RSKIA ANNISA baik
secara manual maupun elektronik.
Langkah-langkah yang dilakukan dalam pengumpulan dan penyimpanan data:
1. Petugas mengidentifikasi kebutuhan data
2. Petugas menentukan sumber data.
3. Petugas meminta data.
4. Petugas mengingatkan kepada sumber data untuk mengumpulkan data tepat waktu setiap
tanggal 5 bulan berikutnya untuk data yang bersifat rutin.
5. Petugas menerima data dari sumber data.
6. Petugas melakukan pengecekan kelengkapan data.
7. Petugas mengembalikan data kepada sumber data untuk data yang belum lengkap.
8. Petugas mencatat data yang diterima kedalam register data untuk data telah lengkap.
9. Petugas memberikan nomor/kode pada data sesuai dengan nomor register.
10. Petugas menyimpan data kedalam file sesuai jenis data dan urutannya.

b. Pencarian kembali data

Pencarian kembali data merupakan kegiatan proses pencarian data sesuai dengan
permintaan/kebutuhan, dengan langkah-langkah :
1. Petugas mengidentifikasi kebutuhan/permintaan data.
2. Petugas mencari jenis dan nomor data di buku register data.
3. Petugas mencari data di dalam file penyimpanan.
4. Petugas mencatat dalam buku peminjaman data jika data dipinjam.
5. Petugas meminta tanda tangan peminjam.

c. Analisa data
Analisis data merupakan kegiatan mengolah/memproses data yang telah dikumpulkan menjadi
informasi yang disajikan dalam bentuk grafik, histogram ataupun bentuk lainnya agar lebih
mudah dipahami.
Metode analisis data yang dipakai:
- Analisis Deskriptif/ berdasarkan karakteristik data
- Analisis Komparatif/perbandingan
- Analisis hubungan dalam dan antar program

Langkah-langkah melakukan analisa data meliputi :

1. Petugas menentukan metode analisis yang di pakai.
2. Petugas mengambil data-data yang akan dianalisa.
 3. Petugas melakukan validasi data.
4. Petugas mengubah bentuk data (transform) dari data narasi menjadi bentuk angka/tabel.
5. Petugas melakukan pengelompokan data
6. Petugas membuat grafik/histogram ataupun bentuk lainnya yang diperlukan.
7. Petugas melakukan validasi informasi.
8. Petugas mengembalikan data-data yang telah dianalisa.
9. Petugas mencatat informasi kedalam buku register.
10. Petugas menyimpan arsip informasi.
11. Petugas melaporkaninformasikepadapihak-pihak yang berkepentingan.

IV. DOKUMENTASI
a. SOP-SOP pengumpulan data dan penyimpanan data, pencarian kembali data, analisis data,
pelaporan dan distribusi informasi
b. Soft copy data
c. Laporan-laporan
d. Brosur-brosur