PANDUAN PENGELOLAAN DATA DAN INFORMASI

UPT BLUD PUKESMAS SEKOTONG

1. Pengertian
Data adalah angka dan fakta kejadian berupa keterangan dan tanda – tanda yang secara
relative belum bermakna bagi Puskesmas.
Informasi adalah data yang telah diolah atau diproses menjadi bentuk yang mengandung
nilai dan makna yang berguna untuk meningkatkan pengetahuan dalam mendukung
pembangunan kesehatan.
Pengelolaan data dan informasi di Puskesmas adalah proses penatalaksanaan mulai dari
identifikasi data menjadi informasi, pelaporam serta distribusi informasi.

2. Ruang Lingkup
Ruang lingkup panduan ini meliputi pengumpulan data, penyimpanan data, pencarian
kembali data, analisa data, pelaporan dan distribusi informasi.

3.Tata Laksana
a. Pengumpulan dan Penyimpanan Data
Pengumpulan data merupakan kegiatan pengumpulan data dari sumber data (Petugas
pelaksana kegiatan, Petugas Pelaksana Program, Peanggung jawab Upaya ataupun
petugas lain yang telah ditunjuk untuk membuat data yang dibutuhkan Puskesmas).

Penyimpanan data merupakan kegiatan penyimpanan data yang ada di puskesmas

baik secara manual maupun elektronik.
Langkah-langkah yang dilakukan dalam pengumpulan dan penyimpanan data:
1.Petugas mengidentifikasi kebutuhan data
2.Petugas menentukan sumber data.
3.Petugas meminta data.
4.Petugas mengingatkan kepada sumber data untuk mengumpulakan atau mengirim
data tepat waktu setiap tanggal 3 ( tiga ) bulanberikutnya untuk data yang bersifat
 rutin.
5.Petugas menerima data dari sumber data.
6.Petugas Melakukan Pengecekan kelengkapan data sesuai dengan indikator data
pada masing – masing penanggung jawab Program
7.Petugas melakukan koordinasi kepada sumber data untuk data yang belum lengkap.
8.Petugas menyimpan data kedalam File sesuai dengan jenis data
b. Pencarian Kembali Data
Pencarian Kembali data merupakan kegiatan proses pencarian data sesuai dengan
permintaan /kebutuhan, dengan langkah – langkah :
1.Petugas Mengidentifikasi kebutuhan/permintaan data
2.Petugas mencari data di dalam file penyimpanan
3.Petugas mencatat dalam buku register permintaan data
4.Petugas meminta tanda tangan yang melakukan permintaan data
c. Analisis Data
Analisis data merupakan kegiatan mengolah/memperoses data yang telah
dikumpulkan menjadi informasi yang disajikan dalam bentuk grafik ataupun bentuk
lainnya agar lebih mudah difahami, Langkah – langkah melakukan analisa data
meliputi :
1.Petugas menentukan data yang akan dianalisa
2.Petugas melakukan validasi data
3.Petugas melakukan pengelompokan data
4.Petugas membuat grafik/Histogram ataupun bentuk lainnya
5.Petugas menyimpan arsip Informasi
6.Petugas melaporkan informasi kepada pihak yang bekepentingan]
d. Distribusi Informasi
Pelaporan dan Distribusi Informasi merupakan kegiatan melaporkan informasi yang
telah dibuat kepada atasan serta mendistribusikan informasi kepada pihak yang
berkepentingan/yang dianggap memiliki hubungan dengan informasi yang dibuat.
Langkah – langkah Distribusi Informasi :
1.Petugas menentukan tujuan pelaporan dan distribusi Informasi
2.Petugas mencatat dalam buku pelaporan dan distribusi informasi
 3. Petugas melakukan koordinasi dengan Ka.Sub bag TU terkait dengan data dan
Informasi yang sudah di distribusi
4.Petugas mengirimkan Informasi sesuai alamat tujuan
e. Dokumentasi
1.SOP – SOP Pengumpulan data dan Penyimpanan data, Pencarian data kembali,
analisa data,Pelaporan dan Distribusi Informasi
2. Soft Copy data
3. Laporan - Laporan

Sekotong,02 Januari 2019

Mengetahui
Pemimpin UPT BLUD Puskesmas Sekotong

drg. I NYOMAN ADNYANA PUTRA

Pembina-IV/a
NIP. 19711231 200212 1 015