PENGUMPULAN, PENYIMPANAN, DAN

RETRIEVING (PENCARIAN KEMBALI)

DATA

No Dokumen : ADM-In/
SOP-038/
I/PKT/2020
SOP
No. Revisi : 01
Tanggal Terbit : 06-01-2020
Halaman : 1/9
PUSKESMAS
dr. Hj.Sri Pramudian K
KELAYAN NIP.19780607 200701 2 016
TIMUR

1. Pengertian Pengelolaan data dan informasi adalah data adalah angka

dan fakta kejadian berupa keterangan dan tanda-tanda
yang secara relatif belum bermakna.
Informasi adalah data yang telah diolah atau diproses
menjadi bentuk yang mengandung nilai dan makna.
Pengelolaan data dan informasi di Puskesmas adalah
seperangkat tatanan yang meliputi data, informasi,
indikator, prosedur, perangkat, teknologi, dan sumber
daya manusia yang saling berkaitan dan dikelola secara
terpadu untuk mengarahkan tindakan atau keputusan.
2. Tujuan a. Sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk
menjamin ketersediaan, kualitas, dan akses terhadap
informasi kesehatan.
b. Sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk
Membantu pengambilan keputusan untuk mendeteksi
dan mengendalikan masalah kesehatan, dan
memantau perkembangannya.
3. Kebijakan Surat Keputusan Kepala Puskesmas Kelayan Timur
Nomor: ADM-In/SK-026/I/PKT/2020 tentang
Ketersediaan Data dan Informasi di Puskesmas.
4. Referensi a. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia nomor 46
tahun 2014 tentang sistem informasi kesehatan
b. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia nomor 46
tahun 2015 tentang Akreditasi Puskesmas
c. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia nomor 44
tahun 2016 tentang Pedoman Manajemen Puskesmas
d. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia
nomor 43 tahun 2019 tentang Pusat Kesehatan
Masyarakat
5. Prosedur / Langkah-langkah pengelolaan data dan informasi adalah :
a. Petugas sistem informasi Puskesmas mengumpulkan
Langkah-
data dari petugas lainnya.
langkah b. Petugas sistem informasi Puskesmas menyimpan data
yang telah diberikan oleh petugas lainnya
c. Petugas sistem informasi Puskesmas memanggil
 kembali data yang telah disimpan.
d. Petugas sistem informasi Puskesmas melakukan
analisis data.
e. Petugas sistem informasi Puskesmas melakukan
pelaporan dan distribusi informasi.
f. Petugas sistem informasi Puskesmas melakukan
evaluasi terhadap pengelolaan data.
g. Petugas sistem informasi Puskesmas melakukan
tindak lanjut kinerja pengelolaan data dan informasi.

Langkah-langkah pengumpulan data :

a. Petugas sistem informasi Puskesmas mempersiapkan
instrumen pengumpulan data untuk dibagikan
kepada petugas lainnya.
b. Petugas sistem informasi Puskesmas mengumpulkan
data dari penyelenggaraan rekam medik.
c. Petugas sistem informasi Puskesmas mengumpulkan
data dari petugas lainnya meliputi data dasar, data
UKM esensial, data UKM pengembangan, data UKP,
data Keperawatan Kesehatan Masyarakat, data
laboratorium, data kefarmasian, data profil kesehatan
keluarga (Prokesga).
d. Petugas sistem informasi Puskemas mempelajari data
yang telah dikumpulkan dari petugas lainnya.
e. Petugas sistem informasi Puskesmas merekapitulasi
kembali data yang telah dikumpulkan dari petugas
lainnya.
f. Petugas sistem informasi Puskesmas
mendokumentasikan data yang telah dikumpulkan.
g. Petugas sistem informasi Puskesmas mengarsipkan
data yang telah dikumpulkan.

Langkah-langkah penyimpanan data :

a. Petugas sistem informasi Puskesmas memasukkan
data yang telah direkapitulasi.
b. Petugas sistem informasi Puskesmas memeriksa
kembali data yang telah dimasukkan.
c. Petugas sistem informasi Puskesmas menyimpan data
yang telah dimasukkan dalam bentuk file atau basis
data di sistem komputer, dan dalam arsip atau
catatan manual.
d. Petugas sistem informasi Puskesmas menjaga
keamanan dan kerahasiaan data dan informasi
e. Petugas sistem informasi Puskesmas membatasi hak
akses pengguna data dan informasi.
f. Petugas sistem informasi Puskesmas menyediakan
cadangan data dan informasi kesehatan secara
teratur
g. Petugas sistem informasi Puskesmas
2/9
mendokumentasikan penyimpanan data.

9/9
 h. Petugas sistem informasi Puskesmas mengarsipkan
penyimpanan data.
Langkah-langkah pencarian kembali data (retrieving):
a. Petugas sistem informasi Puskesmas melakukan
pencarian kembali data (retrieving) atas permintaan
petugas lainnya.
b. Petugas sistem informasi Puskesmas memberikan
data yang diminta kepada petugas lainnya.
c. Petugas sistem informasi Puskesmas menyimpan
kembali data yang telah di retrieving.

Langkah-langkah analisis data :

a. Petugas sistem informasi Puskesmas menganalisis
data yang telah dikumpulkan berdasarkan metode
analisis data (analisis deskriptif, analisis komparatif,
analisis hubungan dalam program dan antar
program).
b. Petugas sistem informasi Puskesmas membuat
gambaran analisis yang merupakan interpretasi dari
data yang dianalisis.
c. Petugas sistem informasi Puskesmas membuat
perumusan masalah dari analisis data (identifikasi
masalah, menetapkan urutan prioritas masalah,
mencari akar penyebab masalah, menetapkan cara
pemecahan masalah).
d. Petugas sistem informasi Puskesmas membuat
penyajian data dalam bentuk tekstual, numerik dan
model lain.
e. Petugas sistem informasi Puskesmas
mendokumentasikan analisis data.
f. Petugas sistem informasi Puskesmas mengarsipkan
analisis data.

Langkah-langkah Pelaporan data :

a. Petugas sistem informasi Puskesmas melaporkan
laporan hasil rekapitulasi data kepada Kepala Tata
Usaha
b. Kepala Tata usaha memeriksa laporan hasil
rekapitulasi data.
c. Kepala Tata usaha melaporkan laporan hasil
rekapitulasi data kepada Kepala Puskesmas.
d. Kepala Puskesmas memeriksa laporan hasil
rekapitulasi data.
e. Kepala Puskesmas menandatangani laporan hasil
rekapitulasi data.
f. Petugas sistem informasi Puskesmas mengirimkan
laporan hasil rekapitulasi data setiap bulanan,
tribulanan, dan tahunan ke Dinas Kesehatan Kota
Banjarmasin 3/9
sesuai jadwal yang telah ditentukan.
g. Petugas sistem informasi Puskesmas

9/9
 mendokumentasikan laporan hasil rekapitulasi data.
h. Petugas sistem informasi Puskesmas mengarsipkan
laporan hasil rekapitulasi data.

Langkah-langkah distribusi/penyampaian informasi data:

a. Petugas sistem informasi Puskesmas melakukan
pemilahan sebelum penyebarluasan data dan
informasi kesehatan kepada pengguna data.
b. Petugas sistem informasi Puskesmas melakukan
penyebarluasan data dan informasi kesehatan kepada
pengguna data dengan media non elektronik melalui
kegiatan pemberian akses, pendistribusian,
pertukaran.
c. Petugas sistem informasi Puskesmas
mendokumentasikan pendistribusian/penyampaian
data dan informasi kepada pengguna data.
d. Petugas sistem informasi Puskesmas mengarsipkan
pendistribusian/penyampaian data dan informasi
kepada pengguna data.
6. Diagram Alir Langkah-langkah pengelolaan data dan informasi adalah :

Mengumpulkan data

Menyimpan data

. Memanggil kembali data

Melakukan analisis data.

Melakukan pelaporan dan

distribusi informasi

Melakukan evaluasi

Melakukan tindak lanjut

Langkah-langkah4/9
pengumpulan data :

9/9
 Mempersiapkan instrumen

Mengumpulkan data dari penyelenggaraan

rekam medik.

Mengumpulkan data dari petugas lainnya

meliputi data dasar, data UKM esensial, data
UKM pengembangan, data UKP, data
Keperawatan Kesehatan Masyarakat, data
laboratorium, data kefarmasian, data profil
kesehatan keluarga (Prokesga).

Mempelajari data

Merekapitulasi kembali data

Mendokumentasikan data

Mengarsipkan data

Langkah-langkah penyimpanan data :

5/9

9/9
7. Unit Terkait a. Unit Admen
b. Unit UKM
c. Unit UKP

Rekaman Histori Perubahan

Tanggal Mulai
No Yang Diubah Isi Perubahan
Diberlakukan
Nomor Perubahan Nomor Dokumen 06 Januari 2020
1
Dokumen ADM-In/SOP-038/I/PKT/2020
SK Kepala Puskesmas Kepala
Puskesmas Kelayan Timur
Nomor Nomor: ADM-In/SK-
2
Kebijakan 026/I/PKT/2020 tentang
Ketersediaan Data dan Informasi
di Puskesmas.
Perubahan Permenkes RI Nomor
3 Referensi 43 Tahun 2019 tentang pusat
kesehatan masyarakat
4 Diagram Alir Penambahan Diagram Sesuai
dengan langkah - langkah
kegiatan

9/9