KEMENTERIAN PENDIDIKAN, KEBUDAYAAN

RISET DAN TEKNOLOGI

UNIVERSITAS ANDALAS
RUMAH SAKIT GIGI DAN MULUT ( RSGM )
Jalan Perintis Kemerdekaan No. 77 Padang
Telp : (0751) 38450 Fax. (0751) 8951443

KEPUTUSAN DIREKTUR
RUMAH SAKIT GIGI DAN MULUT UNAND
NOMOR : 12/UN.16.14D/RSGM/KPT/XIII/2022

TENTANG
KEBIJAKAN PENYELENGARAAN TEKNOLOGI INFORMASI KESEHATAN
RUMAH SAKIT GIGI DAN MULUT UNAND

DIREKTUR RUMAH SAKIT GIGI DAN MULUT UNAND

Menimbang :
a. bahwa dalam upaya meningkatkan mutu pelayanan Rumah Sakit Gigi dan Mulut
Universitas Andalas, maka diperlukan penyelenggaraan teknologi informasi kesehatan
di Rumah Sakit yang bermutu tinggi ;
b. bahwa sesuai ketentuan Pasal 52 ayat (1) Undang-Undang Nomor 44 Tahun 2009
tentang Rumah Sakit, setiap rumah sakit wajib melakukan pencatatan dan
pelaporansemua kegiatan penyelenggaraan rumah sakit dalam bentuk system
informasi manajemen rumah sakit;
c. bahwa pembentukan system informasi manajemen rumah sakit dilakukan dalam
rangkameningkatkan efisiensi dan efektifitas penyelenggaraan rumah sakit di
Indonesia;
d. bahwa agar penyelenggaraan teknologi informasi kesehatan di Rumah Sakit dapat
terlaksana dengan baik, perlu adanya kebijakan DirekturRumah Sakit sebagai landasan
bagi penyelenggaraan teknologi informasi Kesehatan di Rumah Sakit;
e. bahwa sehubungan dengan hal tersebutdiatas perlu ditetapkan Kebijakan
Penyelenggaraan teknologi informasi Kesehatan di Rumah Sakit Gigi dan Mulut
Universitas Andalas
Mengingat :
1. Undang-undang nomor 36 tahun 2009 tentang Kesehatan;
2. Undang-Undang nomor 44 tahun 2009tentang Rumah Sakit;
3. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 269/Menkes/Per/III/2008 tentang Rekam Medis
4. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 1173/Menkes/Per/X/2004 tentang Rumah Sakit
Gigi dan Mulut;
5. Keputusan Menteri Kesehatan RI No. HK.01.07/MENKES/1128/2022 tentang Standar
Akreditasi Rumah Sakit;
 6. Keputusan Direktur Rumah Sakit Gigi dan Mulut Universitas Andalas Padang Nomor
:12/UN.16.14D/RSGM/KPT/XIII/2022 tentang Kebijakan Penyelenggaraan
Teknologi Informasi Kesehatan;

MEMUTUSKAN

Menetapkan :
Pertama : KEPUTUSAN DIREKTUR RUMAH SAKIT GIGI DAN MULUT
UNAND PADANG TENTANG PENYELENGGRAAAN
TEKNOLOGI INFORMASI KESEHATAN DI RUMAH SAKIT GIGI
DAN MULUT UNAND .

Kedua : Menetapkan Penyelenggaraan Teknologi Informasi Kesehatandi Rumah

Sakit Gigi dan Mulut UNAND
Ketiga : Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkannya, dan apabila di
kemudian hari ternyata terdapat kekeliruan dalam penetapan ini akan
diadakan perbaikan sebagaimana mestinya.

DITETAPKAN DI : PADANG
PADA TANGGAL : 7 JULI 2022

Direktur

drg. HARFINDO NISMAL, Sp.BM

NIP. 198010302008011008
 PENYELENGARAAN DATA DAN INFORMASI
DI RUMAH SAKIT GIGI DAN MULUT UNIVERSITAS ANDALAS

BAB I
DEFINISI
A. LATAR BELAKANG
Rumah sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarkan
pelayanan kesehatan peroroangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan
rawat inap,rawat jalan dan gawat darurat.Dalam proser manajemen rumah sakit sangat
terkait dengan pengelola data dan informasi.Runah Sakit mengumpulkan dan
menganalisa kumpulsn data untuk mendukung asuhan pasien dan manajemen rumah
sakit.
Data merupakan fakta atau gambaran mentah (business facts) yang menunjukan
peristiwa yang terjadi dalam organisasi dan lingkungan fisik yang dikumpulkan
melalui serangkaian prosedur. Sementara informasi merupakan data yang diolah
menjadi suatu bentuk yang mempunyai arti dan bermanfaat bagi manusai.Informasi
merupakaninterpetasi data yang disajikan dengan cara yang berarti dan berguna.
Untuk kemudahkan pengelolaan dan data informasi dapat dilakukan melalui
Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit yang selanjutnya disingkat SIMRS adalah
suatu system teknologi informasi kemunikasi yang memproses dan mengintegritasikan
seluruh alur proses pelayanan Rumah Sakit dalam bentuk jaringan koordinasi ‘
pelaporan dan prosedur administrasi untuk memperoleh informasi secara tepat dan
akurat, dan merupakan bagian dari system informasi kesehatan.
Kumpulan data memberikan gambaran/ profil rumah sakit selama kurun waktu
tertentu dan memungkinkan untuk membandingkan kinerja dengan rumah sakit lain.
Karena itu kumpulan datamerupakan suatubagian penting dalam peningkatan kinerja
rumah sakit. Jenis data yang dikumpulkan dirumah sakit bisa jadi jumlahnya cukup
banyak, dan pengumuplan datanyaserta pengelolaanya bersifat terus menerus. Untuk
keprluan tersebut diperlukan adanya pedoman pengelolaan data dan informasi
dilingkungan rumah sakit gigi dan mulut unand

B. MAKSUD DAN TUJUAN

Maksud dan pedoman ini adalah untuk mendukung proses asuhan pasien, manajemen
data rumah sakit dan program mutu
Sedangkan tujuan dari pedoma ini adalah:
1. Sebagai acuan dalam mengelola data dirumah sakit;
2. Menyeragamkan cara pengelolaan data di rumah sakit;
3. Memudahkan proses analisa dan pengambilan keputusan.
 BAB II
TATA LAKSANA PENGELOLAAN DATA DAN INFORMASI

A. Pengumpulan Data
Pengumpulan data dapat dilakukan secara tetap dengan jangka waktu (priode) tertentu.
Pengumpulan data dapat dilakukan harian, bulanan, setiap 3 bulanan (triwulan), 6
bulanan (semester) atau 1 (satu) tahun. Proses pengumuplan data dilakukan oleh unit
pelaksana yang ditunjuk oleh Direktur Rumah Sakit. Dalam proses pengumpulan data
di Rumah Sakit Gigi dan Mulut Unand dapat dilakukan secara manual dan secara
bertahap dilakukan secara elektronik.Jenis data yang dikumpulkan mencakup hal-hal
berikut:
1. Identitas Pasien
- Nomor Identitas
- Nama
- Alamat
- Tempat,Tanggal lahir
- Jenis Kelamin
- Agama
- Setatus Perkawinan
- Nomor Handphone
- Penanggung Jawab
- Cara Pembayaran
2. Pemberian Asuhan
- Hasil Anamnesis
- Hasil Pemeriksaan Fisik
- Diagnosis
- Rencana Penatalaksanaan Asuhan
- Tindakan Pelayanan
- Riwayat Perwatan
- Riwayat Pemeriksaan Penunjang
- Penggunaan Obat
- Riwayat Diit
- Edukasi
- Biaya Pelayanan
- Data Kepulangan
- Data Kelahiran
 - Data Kematian
- Tanggal Pelaksanaan
3. Capaian Mutu dan Keselamtan Pasien
- Indikator Area klinis
- Indikator Area Pelayanan
- Indikator Area Manajemen
- Monitoring Kinerja Staf Klinis
- Kepuasan Pelayanan
- Insiden Keselamatan Pasien
- Budaya Keselamatan
- Sasaran Keselamatan
- Keluhan Pelayanan
4. Survailans PPI atau angka “Healthcare Associated Infections” (HAIs) yang terdiri
dari data :
- Ventilator associated pneumonia (VAP)
- Infeksi Aliran Darah (IAD)
- Infeksi Saluran Kemih (ISK)
- Infeksi Daerah Operasi (IDO)
5. Manajemen
- Sumber Daya Manusia
- Sarana Prasarana
- Pengadaan Barang
- Keuangan
- Kecelakaan kerja
- Manajemen Resiko

B. Analisa Data
Analisa meliputi data kuesioner, perhitungan dan deskripsi hasil analisis. Hasil analisi
harus memberikan penjelasan atau pemahaman mengenai berbagai factor pemicu
kelemahan atau kelebihan pada setiap kompunen yang diukur. Selain itu, hasil analisa
tersebut dapat dibandingkan dengan hasil bulan atau tahun sebelumnya dan rumah
sakit lainya. Data harus dianalisa dengan cepat dn tepat untuk mendapatkan informasi
apakah ada masalah yang memerlukan pengangulangan atau investigasi lebih lanjut.
C. Validasi Data
Sebelum dilakukan pelaporan, data hasil analisa divalidasi terlebih dahulu agar tidak
terjadi kesalahan dalam pelaporan. Data harus dipilah berdasarkan kebutuhan
pelaporanya, periode pelaporan dan format laporan. Validasi dapat dilakukan oleh unit
bersangkutan atau tim yang telah ditentukan.
Katagori data yang harus divalidasi yaitu:
a. Merupakan pengukuranarea klinik baru;
b. Bila ada perubahan sytem pencatatan pasien dari manula ke elktronik sehingga
sumber data berubah;
c. Bila data dipublikasi ke masyarakat baik melalui web site rumah sakit atau media
lain;
d. Bila ada perubahan pengukuran;
e. Bila ada perubahan data pengukjuran tanpa diketahui sebabnya;
f. Bila ada perubahan subyek data seperti perubahan umur rata rata pasien, protocol
riset berubah, panduan praktek klinik baru diberlaukan dan data teknologi dan
metologi pengobatan baru

Proses validasi data mencakup namum tidak terbatas sebagai berikut :

a. Mengumpulkan ulang data oleh orang kedua yang tidak terlibat dalam proses
pengumpulan data sebelumnya (data asli)
b. Menggunakan sampel tercatat, kasus dan data lainya yang sahib secara
statisitik.Sampel 100% hanya dibutuhkan jika jumlah pencatatan, kasus atau data
lainya sangat kecil jumlahnya
c. Membandingkan data asli dengan data yang dikumpulkan ulang
d. Menghitung keakuratan dengan membagi jumlah elemen data yang ditemukan
dengan total jumlah data elemen dekalikan dengan 100.Tingkat akurasi 90%
adalah patokan yang baik.
e. Jika elemen data yang diketemukan ternyata tidak sama
Proses validasi data yang akan dipublikasikan di website atau media lainya diatur
dengan peraturan tersendiri, dan dapat menjamin kerahisaan pasien dan keakurutan
data.

D. Pelaporan Data
Data hasil analisa dilaporkan untuk kebutuhan internal maupun eksternal rumah sakit.
Pelaoran data internal dimaskudkan sebagai salah satu media atau alat untuk me
ningkatkan kinerja pelayanan di Rumah Sakit Gigi dan Mulut Unand secara bertahap,
 konsisten , berkesinambungan berdasrakan informasi yang dimiliki. Pelaporan data
eksternal harus memperhatikan kerahasiaan pasien dan sesuai dengan peraturan
perundang-undanagan.
Laporan dibuat secara periodic baik setiap triwulan, semester, tahunan atau sewaktu
waktu jika diperlukan. Laporanv dilengkapi dengan rekomendasi tindak lanjut bagi
pihak terkait. Laporan didesiminasikan kepada pihak-pihak terkait agar dapat
dimanfaatkan dengan baik.

E. Publikasi Data
Sebelum dilakukan publikasi, data perlu dipilah berdasarkan tingkat kepentingan dan
kerahasiaanya dan mendapatkan persetujuan Direktur.Publikasi data dapat dilakuka
secara manual atau elektronik dengan berbagai media informasi.Publikasi secara
elektronik dapat dilakukan secara periodic melalui websire Rumah Sakit Gigi dan
Mulut Unand.

F. Integrasi Data
Perkembangan teknologi saat ini sangat memungkinkan untuk melakukan integrasi
data baik internal maupun eksternal Rumah Sakit.Integrasi data meliputi data berikut:
1. Program PMKP
2. Surveilans dan data indicator mutu
3. Laporan Pelayanan Unit
Data yang akan di integrasikan atau dibandingkan denga rumah sakit adalah
1. Indikator mutu wajib nasional
2. Angka Infeksi
3. Indikator lainnya yang ditetapkan
 BAB III
TEKNOLOGI MANAJEMEN DATA DAN INFORMASI

A. Sistem Informasi Rumah Sakit

Dalam undang undang kesehatan untuk menyelenggarakan upaya kesehatan yang
efektif dan efisien diperlukan informasi kesehatan. Informasi kesehatan dilakukan
melalui system informasi dan melalui lintas sector. Dalam undang undan rumah sakit,
salah satu Prasarana Rumah Sakit wajib melakukan pencatatan dan pelaporan tentang
semua kegiatan penyelenggara Rumah Sakit dalm bentuk Sistem Informasi
Manajemen Rumah Sakit.
System Informasi Manajemen Rumah Sakit yang selanjutnya disingkat SIMRS adalah
suatu sytem teknologi informasi komunikasi yang memproses dan mengintegrasikan
seluruh alur prose pelayanan Rumah Sakit dalam bentuk jaringan koordinasi, pelaoran
dan prosedur administrasi untuk memperoleh informasi secara tepat dan akurat, dan
merupakan bagian dari Sistem Informasi Kesehatan.Sumber Daya Manusia yang
megelola SIMRS harus komputen dan terlatih.
Penggunaan Teknologi Informasi dalam manajemen data dan informasi dilingkungan
RSGM Unand harus mengunakan aplikasi Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit
(SIMRS), para Profesional Pemberi Asuan (PPA), para Kepala Bidang/ Divisi dan
Kepala Unit Pelayanan harus berpartisipasi dalam memilih mengintegrasikan vdan
menggunakan teknologi manajemen rumah sakit.
Aplikasi SIMRS bertujuan meningkatkan efesiensi, evektivitas, profesionalisme,
kinerja serta akses dan pelayanan Rumah Sakit.Setiap Rumah Sakit harus
melaksanakan pengelolaan dan pengembangan SIMRS harus mampu meningkatkan
dan mendukungproses pelayanan kesehatan di Rumah Sakit meliputi :
a. Kecepatan, akurasi , integrasi, peningkatan pelayanan, peningkatan efesiensi,
kemudahan pelaporan dalam pelaksanaan operasional:
b. Kecepatan mengambil keputusan akurasidan kecepatan indentifikasi masalah dan
kemudahan dalam penyusunan strategi dalam pelaksanaan manajerial dan
c. Budaya kerja ,transparansi, koordiansi antar unit, pemahaman sytem dan
pengurangan biaya administrasi dalam pelaksanaan organisasi.

-
B. Pengembangan Aplikasi SIMRS
Dalam proses perencanaan kebutuhan integrasi dan penggunaan teknologi informasi
atau aplikasi SIMRS harus melibatkan unusur - unsur berikut :
a. Propesioal Pemberi ASuhan (PPA) yang meliputi :
- Dokter Penanggung Jawab Pelayanan (DPJP)
- Perawat
- Bidan
- Ahli Gizi
- Fisioterapi
- Radiografer
- Analis Laboratorium
- Apoteker
b. Manajemen Rumah Sakit yang meliputi
- Direktur
- Wakil Direktur
- Para Kepala Bagian / Bidang
- Para Kepala Sub Bagian/ Seksi
- Para Kepala Instalasi
c. Badan / Pihak lain diluar rumah sakit
- Dinas Kesehatan
- Kementrian Kesehatan
- Badan Penyelenggaraan Jaminan Sosial (BPJS)
- Badan Pusat Statistik

C. Arsitektur SIMRS
Arsitektur SIMRS paling sedikit terdiri atas ;
a. Kegiatan Pelayanan utama (front office)
b. Kegiatan Administrative (back office) dan
c. Komunikasi dan kolaborasi
Selain arsitektur Rumah Sakit dapat mengembangkan SIMRS dengan menabahkan
arsitektur pendukung yang berupa Picture Archive System (PCAS),Sistem Manajemen
Dokumen (Document Management Syestem), Sistem Antar Muka Peralatan Klinik,
serta Data Warehouse dan Bussines Intelegance.
D. Integrasi Data dan Informasi
Data dan Informasi harus dapat di integrasikan melalui aplikasi SIMRS. Integrasi
tersebut meliputi data internal dan eksternal. Dengan pihak eksternal harus dapat
diintegrasikan dengan program pemerintah dan pemerintah daerah serta merupakan
bagian dari system informasi kesehatan. Pengintegrasian dengan program pemerintah
dan pemerintah daerah serta merupakan bagian dari sytem informasi kesehatan.
Pengintegrasikan dengan program pemerintah dan pemerintah daerah dilaksanakan
dalam bentuk kemampuan komunikasi data (interoperablitasi).
SIMRS harus memiliki kemampuan komunikasi data (interoperablitasi) dengan :
a. Sistem Informasi Manajemen
b. Pelaporan Sistem Informasi Rumah Sakit (SIRS)
c. Indonesia Case Base Group’s (INACBG’s)
d. Aplikasi lain yang dikembangkan oleh Pemerintah; dan
e. Sytem Informasi Manajemen Fasilitas Pelayanan Kesehatan lainya

E. Keamanan Data dan Informasi

SIMRS yang diselenggarakan oleh Rumah Sakit harus memenuhi 3 (tiga) unsur yang
meliputi keamanan secara fisik,jaringan dan sytem aplikasi.
a. Keamanan Fisik
1. Kebijakan Hak Akses pada ruang data center/ server
2. Kebijakan Penggunaan Hak Akses Komputer untuk User Pengguna
b. Keamana Jaringan
1. Keamanan Jaringan (network security) dalam jaringan computer sangat penting
dilakukan untuk memonitor akses jaringan dan mencegah penyalah gunaan
sumber daya jaringan yang tidak sah.Tugas Keamanan jaringan dikontrol oleh
administrator jaringan.
2. Segi segi keamanan didefinisikan sebagai berikut:
- Informasi (data) hanya bisa diakses oleh pihak yang memiliki wewenang
- Informasi hanya dapatdiubah oleh pihak yang memiliki wewenang
- Informasi tersedia untuk pihak yang memiliki wewenang ketika dibutuhkan
- Pengiriman suatu informasi dapat diidentifikasikan dengan benar dan ada
jaminan bahwa identitas yang didapat tidak palsu
- Pengiriman maupun penerima informasi tidak dapat menyangkal pengiriman
dan penerimaan pasien
c. Keamanan Aplikasi
Untuk memenuhi syarat keamanan sebuah,maka sytem harus memenuhi syarat-
syarat sebagai berikut:
- Keamanan aplikasi harus mendukung dan mengimplementasikan protocol
keamanan dalam melakukan transfer data (seperti :SSL,TLS).Aplikasi harus
memungkinkan masing- masing user daapt diidentifikasikan secara unik, baik dari
segi nama dan perannya.
- Akses melalui kode akses remote dapat berfungsi dengan baik melalui aplikasi
client (yaitu melalui VPN, modem, wireleas, dan sejenisnya)
- Aplikasi dapat berfungsi dengan baik pada software anti virus yang digunakan saat
ini.

F. Waktu Henti Sistem Data (downtime system)

a. Terencana
Waktu henti yang terencana terjadi ketika ada request fitur atau update fitur di
SIMRS yang dilakukan pada malam hari. Ketika terjadi waktu henti system yang
terencana ini maka pengunaan SIMRS akan menggunakan sytem manual terlebih
dahulu samapai system kembali normal dan setelah normal maka data yang diinput
manual sebelumnya akan dimasukan juga ke SIMRS.
b. Tidak Terencana
Waktu henti yang tidak terencana dibagi menjadi dua factor penyebab, factor
internal dan factor eksternal. Factor internal seperti masalah pada computer,
internet atau kelistrikan didalam intern RSGM Unand. Factor eksternal merupakan
masalah yang terjadi pada vendorSIMRS biasanya berkaitan dengan hosting /
domain. Jika terjadi waktu henti tidak terencana ini baik factor internal maupun
eksternal maka pengguna SIMRS akan langsung melaporkan kepetugas IT untuk
segera ditindak lanjuti, agar pelayanan tetap berjalan normal maka sytem akan
diahlihkan dulu ke sytem manual sampai masalah teselesaikan dan kembali
bekerja secara normal.
 BAB IV
PENUTUP

Pedoman pengelolaan data dan informasi ini dibuat untuk menjadi acauan Rumah Sakit
Gigi dan Mulut Unand dalam pengelolaan data dan informasi. Pedoman ini mencakup
penetapan, pengumupulan, analisa,pelaporan, penyajian data dan pengintegrasiannya
dalam aplikasi SIMRS. Semoga dengan andanya pedoman ini dapat meningkatkan
mutu pelayanan di Rumah Sakit Gigi dan Mulut Unand.

Ditetapkan di : Padang
Pada Tanggal : 7 Juli 2022

Direktur

drg. Harfindo Nismal, Sp.BM

NIP. 198010302008011008