PERATURANDIREKTUR

RUMAHSAKITTRIMEDIKA KETAPANG
NOMOR:
TENTANG:
PANDUANMANAJEMENDANPENGELOLAANDATAD
ANINFORMASI

Menimbang : Dalam upayameningkatkanmutupelayananRUMAH SAKIT

TRIMEDIKA KETAPANG guna pelayanan kesehatan kepada
masyarakat kab, Grobogan.Makadiperlukanpenyelenggaraan
manajemen data yang terencana
dansesuaidengankebutuhanpengguna,untukituperludibuatPedo
manPengelolaanDatadanInformasi.
Mengingat : 1. Undang-
UndangNomor36Tahun2009tentangKesehatan(Lembar
anNegaraRepublikIndonesia Tahun 2009 Nomor 144,
TambahanLembaran Negara Republik Indonesia
Nomor5063).
2. Undang-
UndangNomor44Tahun2009tentangRumahSakit(Lemb
aranNegaraRepublikIndonesia Tahun 2009 Nomor
153, TambahanLembaran Negara Republik Indonesia
Nomor5072).
3. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor
82/Menkes/PER/III/2008tentangRekamMedis.
4.PeraturanMenteriKesehatanNomor340/Menkes/
PER/III/2010tentangKlasifikasiRumah Sakit.
MENETAPKAN: PANDUANMANAJEMENDANPENGELOLAAN
DATADANINFORMASI
PERTAMA : PedomanManajamendanPengelolaanDatadan
Informasi RUMAH SAKIT TRIMEDIKA
KETAPANG, Sebagaimanatercantumdalam lampiran.
KEDUA : PedomanPengelolaanDatadanInformasimerupakanacua
n dalam menyelenggarakan pelayanan
kesehtankepadaseluruhkaryawanRUMAH SAKIT
TRIMEDIKA KETAPANG
KETIGA: Keputusaniniberlakusejaktanggalditetapkan.
DITETAPKANDIGROBOGANPADA
TANGGAL OKTOBER
2022DIREKTUR,

drg. Aris Setyawan, MPH, M.Ked.Klin,Sp.BM (K)

NIP :
LAMPIRAN: PeraturanDirekturRSTK
NOMOR :
TENTANG : PANDUANMANAJEMENDANPENGELOLAAN
DATADANINFORMASI

PEDOMAN

EDISII

RUMAH SAKIT TRIMEDIKA

KETAPANG
Jl. Pangeran Puger (Jalan Raya Purwodadi-Pati Km. 6), Grobogan, Jawa Tengah.
Telp (0292) 5140267
 BAB
IDEFINIS
A. LatarBelakang I

Dalam upaya peninggkatan kesehatan masyarakat serta

pengukuranfungsiklinisdanfungsimanajemendirumahsakitakanmenghasilkan
akumulasi data serta informasi. Untuk memahami seberapa baikkemampuan
rumah sakit bergantung pada hasil analisis data dan informasi yangterkumpul
dibanding rumah sakit lain. Olehkarenaitu,rumahsakitperlumempunyai sistem
manajemen data yang didukung dengan teknologi informasimulai dari
pengumpulan, pelaporan, analisis, validasi, serta publikasi data
untukinternalrumahsakitdaneksternalrumahsakit.Publikasidataharusmemperhatika
nkerahasiaanpasiensesuaidenganperaturanperundang-
undangan.Datayangdimaksud meliputi data indikator mutu unit dan data mutu
prioritas rumah sakit,data pelaporan insiden keselamatan pasien, data hasil
monitoring kinerja staf, dandata hasil pengukuran budaya keselamatan. Rumah
sakit seyogianya mempunyaisistem manajemen data secara elektronik sehingga
memudahkan dalam mengeloladatatersebut.
Untuk memahami seberapa baikkemampuan rumah sakit bergantung pada
hasil analisis data dan informasi
yangterkumpuldibandingrumahsakitlain.Padarumahsakitbesardankomplekssifatny
adibutuhkanteknologidanataustafyangmempunyaikompetensimengeloladata.Ruma
hsakitmemahamiprioritaspengukurandanperbaikansebagaidukunganyangpenting.
Merekamemberikandukungansecarakonsistensesuaidengan
sumberdayarumahsakitdan peningkatanmutu.
Oleh karena itu, rumah sakit perlu mempunyai sistem pengelolaan data
daninformasiyangdidukungdenganteknologiinformasimulaidaripengumpulan,
pelaporan, analisis, validasi, serta publikasi data untuk internal rumah sakit
daneksternal rumah sakit. Publikasi data harus memperhatikan kerahasiaan
pasiensesuaidenganperaturanperundang-undangan.Datayang dimaksudmeliputi:
1) dataindikatormutu unit dan data mutu prioritas rumah sakit.
2) datapelaporaninsidenkeselamatanpasien.
3) datahasilmonitoringkinerjastaf.
4) datahasilpengukuranbudayakeselamatan.Rumahsakitseyogianyamempunya
isistempengelolaandatadaninformasisecaraelektroniksehinggamemudahkan
dalam mengeloladata tersebut.
B. Tujuan
1. MemudahkandalampengelolaanManajemenData
2. Pengukuran mutu dapat dilakukan secara terintegrasi sesuai
denganperkembanganteknologi informasi.

C. Definisi
Untukmenyamakanpersepsidalammemahamipedomaninimakadisusunpengerti
an-pengertiansebagaiberikut:
1. Datamerupakanmerupakan
Angkadanfaktakejadianberupaketerangandantanda-
tandayangsecararelatifbelum bermaknabagi rumahsakit.
2. Input
Merupakansekumpulandata mentahdalamorganisasimaupun
diluarorganisasiuntuk di proses dalamsuatusistem pengelolaandata.
3. Processing
Merupakan konversi/pemindahan, manipulasi dan analisis
inputmentahmenjadi bentuk yang lebih berarti bagimanusia.
4. Output
Merupakandistribusiinformasiyangsudahdiproseskeanggotaorganisasidim
anaoutput tersebut akan digunakan.
 5. Informasi
Merupakandatayangtelahdiolahataudiprosesmenjadibentukyangmemilikini
laidanmaknayangbergunauntukmeningkatkanpengetahuandalam
mendukung pembangunankesehatan.

D. Kebijakan
1. KebijakanUmum
RumahSakit Trimedika Ketapangmenyediakanteknologiyang
mendukungsistemmanajemendatapengukuranmututerintegrasisesuaide
ngan perkembangan teknologi informasi.
2. KebijakanKhusus
a. Rumahsakitmempunyairegulasisistemmanajemendatayangterin
tegrasimeliputidataindikatormutu,indikatorprioritas rumah
sakit, data dari pelaporan insiden keselamatan,data hasil
monitoring kinerja staf klinis, data hasil
pengukuranbudayakeselamatan pasien;
b. Integrasi seluruh data yang meliputi pengumpulan,
pelaporan,analisis,validasitidakterlepasdarifasilitasdanteknolog
iuntukmenerapkansistem manajemen data;
c. Publikasiinformasiindikatormutumenggunakanteknologiinterne
tmelalui website.
 BAB
IIRUANGLINGKU
P

Adapunruanglingkuppanduansistemmanajemendataadalahsebagaiberikut:
a. Pengumpulandataindikator
b. Pelaporan
c. Analisisdataindikator
d. Validasi
e. Publikasi
 BAB
IIITATALAKSA
NA

A. Pengumpulandata
Indikator dilakukan oleh penanggung jawab pengumpul datayang kemudian
di input ke dalam sensusharian.
B. Pelaporan
Kegiatanyangdilakukanuntukmendokumentasikandanmelaporkanindikatormu
tu meliputi indikator area Rumah Sakit, indikator area manajemen, indikator
sasarankeselamatan pasien, pelaporan insiden keselamatan pasien (IKP), laporan
auditClinicalPathway.

C. Validasi Data
Validasi data adalah suatu proses yang dilakukan untuk menjaga
konsistensidatadengancaradilakukanpengecekandatakembaliolehseorangvalidator(
orangkedua)yang telah ditunjuk(bukan pengumpul data pertama).
Tujuanvalidasidataadalah:
1. Memonitoringakurasidatayangdikumpulkan
2. Memverifikasi bahwa pengambilan data adalah konsisten
danreproducible
3. Verifikasiekspetasitentang volumedata yangdikumpulkan
Prinsipsiapayangmelakukanvalidasidata
adalahvalidatorbukanpengumpuldataatautidakterlibatdalamprosespengumpulandat
a(orangkedua).Validasidatadilakukanketika:
1. Indikatorbaruditerapkankhususnya,indikatorklinisyangdimaksudkan
untuk membantu rumah sakit melakukan evaluasi
danmeningkatkanproses atau hasil klinis yang penting
Bilaterjadisuatuperubahanterhadapindikator:
 Carapengumpulan datadiubah
 Prosespengambilandata
 PIC(Person In Charge)/Pengumpulan data
 2. Sumber data telah diubah, seperti kalau sebagian dari rekam
medispasiendigantikandenganformatelektroniksehinggasumberdatasek
arangberupakertas maupun elektronik
3. Numerator,denumerator,definisioperasional
4. Subjek pengumpulan data diubah, seperti perubahan umur rata-
ratapasien, komorbiditas, perubahan protokol riset, penerapan
pedomanpraktekyangbaru,atauteknologibarudanmetodologibarupengo
batandiperkenalkan/dilaksanakan.

D. Prosedurvalidasidata
1. Mengumpulkan ulang data oleh orang kedua yang tidak terlibat
dalampengumpulandata sebelumnya.
2. Menggunakan sampel statistik dari catatan, kasus dan data
lain.Sampel100%dibutuhkanhanyajikajumlahpencatatan,kasus,ataudatal
ainnyasangat kecil jumlanya.
3. Membandingkandata aslidengandatayangdikumpulkanulang.
4. Kalkulasi akurasi dengan membagi jumlah elemen data yang
ditemukandengan total jumlah data elemen dikalikan 100. Tingkat
akurasi 90%adalahpatokan yang baik.
5. Jika elemen data yang ditemukan ternyata tidak sama dengan
catatanalasannya(misalnyadatatidakjelasdefinisinya)dandilakukantindak
ankoreksi.
6. Koleksi sampel baru setelah semua tindakan koreksi dilakukan
untukmemastikantindakanmenghasilkantingkatakurasiyangdiharapkan.

E. AnalisisData
Indikatordatayangdianalisisyaitu:
1. DataIndikator Kunci/IndikatorPrioritas
a. Indikator11areaklinis
b. Indikator9areamanajemen
 c. Indikator6sasarankeselamatan
d. IndikatorInternationalLibrary
e. Indikatorunitkerja
2. DataHasilEvaluasiProtokolKlinis
a. DataSurveilancePPI
b. InsidenKeselamatanPasien:Sentinel,KTD,KNC
c. Data dari bab PKPO (KNC, KTD dan sentinel) Analisa data
melaluigrafiksangatmembantudalammemperlihatkanperubahanapakah
menujuperbaikan sesuaiyang diharapkan.
d. Analisisdatadapatmenggunakanalatstatistic:
1) RunChart
2) BarChartControlChart
3) Histogram
4) ParetoChart
Sasarandarianalisisdataadalahagardapatdilakukanperbandinganbagirum
ah sakit melalui empat carayaitu :
a. Dengandirisendiridalamwaktutertentu,sepertidaribulankebulanatau
dari tahun ketahunberikutnya.
b. Dengan rumah sakit lain yang sama seperti menggunakan data
basereferensi
c. Dengan standar, seperti ditetapkan oleh badan akreditasi,
ikatanprofesional, atau menggunakan ketentuan yang ditetapkan
dalamundangundangatau peraturan.
d. Denganpraktek-
praktekyangdiakuidikepustakaansebagaipedomanpraktekyanglebih
baikataupalingbaik.Perbandinganinimembanturumahsakitmemaha
misumberdansifatperubahanyangtidakdikehendaki serta membantu
fokus padaupayaperbaikan.

3. PublikasiData
 Publikasi adalah proses penerbitan laporan dengan media publikasi
secarainternal dan eksternal ke luar RS setelah mendapatkan persetujuan dari
DirekturRS. Denganprosedur publikasi sebagai berikut :
1. Publikasilaporandilakukansecarainternaldaneksternalsesuaikebutuhan.
2. Publikasi internal dilakukan dengan presentasi hasil laporan data
tiaptriwulansesuai kebutuhan dandisosialisasikan ke unitkerja.
3. Publikasieksternaldilakukandengankerjasamauntukmempublikasikand
atakemediamasyarakatsesuaidenganpersetujuandirekturRSdan
kesiapandata.

Dalamrangkamengembangkandanmemilihaplikasipengelolaandatasecaraelektroni
kperlupartisipasipihak-
pihakterkaityangadadirumahsakit,diantaranyaProfesionalPemberiAsuhan(PPA)
danparaKepala Bidang/Divisiserta
paraKepalaUnitPelayanandalammemilih,mengintegrasikandanmenggunakantekno
logimanajemeninformasi.Agarhaltersebutdapatterlaksanamakadibuatlahbeberapata
hapan sebagaiberikut:

1. Initiatingprocesses
Menetapkankapanprojectmanagementdimulai,halinibiasanyaditandaidenga
npertemuanawal.
2. Planningprocesses
Menyusunprojectmanagementplansampaidengansatuanaktifitasterkecilyan
g dapat dieksekusi oleh unit terkecil di dalam project organization.Dalam
merencanakan dan merancang proses manajemen informasi
untukmemenuhi kebutuhan informasi rumah sakit ada beberapa hal yang
perludiperhatikanyaitu:
a) Prosesperencanaankebutuhan informasimelibatkan
unitterkaitdanpengguna.Adapunyangdimaksudpenggunamel
iputi:
 Profesionalpemberi asuhan(PPA)
 Kepalabidang/divisidan kepalaunitpelayanan.
 Badan/
pihaklaindiluarrumahsakityangmembutuhkandatada
ninformasitentangoperasionaldanpelayanan
rumahsakit
b) Prosesperencanaankebutuhaninformasimengacupadaperatur
anperundang-undangan yangberlaku.

c) Perencanaan disesuaikan dengan besar

dankompleksitasrumah sakit.

3. Executingprocesses
Mengkoordinasikansumberdayauntukmengeksekusiprojectplan.
a. ControllingProccess

Melakukan pengendalian terhadap eksekusi

pekerjaan,yaitu dengan memantau dan mengambil tindakan
perbaikanjikaterjadiketidaksesuaiaansertamelakukanchanger
equestmanagmentjikamemangdiperlukanperubahankearahay
anglebihpositifterhadaprencanaproyek.Dalamprosesinidiliba
tkanPPAdanparakepalabidang/divisisertakepala
 unitpelayanandalammemilih,mengintegrasikandanmenggun
akan teknologi manajemen informasi. Pelibatan
iniuntukmemastikanpengelolaandatadaninformasipengelola
an data dan informasi dan informasi rumah
sakityangdibuatdapatmenyediakankumpulandatasertamenen
tukan data dan informasi yang secara rutin
(regulardikumpulkansesduai dengankebutuhan pengguna
data.
b. Closingprocesses
Pada saat akhir project melakukan penutupan setelah
semuasasarandari pekerjaan telahterpenuhi.
 BAB
IVDOKUMENT
ASI

Panduaninidisusununtukmenjadiacuandalammanajemendataterintegrasi.
Pendokumentasiannyaberupa:
1. Laporanvalidasidata
2. SPOvalidasidata
3. Datapencatatandanpelaporanmutuprioritas
4. Analisisdatadenganmenggunakanparetochart
5. Publikasidatasecarainternaldaneksternal
 BAB
VPENUT
UP
PedomanManajemenDatadiharapkanberjalansecaraberkesinambungandanberkelan
jutanuntukmenunjangpelayananrumahsakityangamandanbermutu.