MAKALAH PENCATATAN DAN

PELAPORAN PELAYANAN KB

DISUSUN OLEH :

1. NIA AJENG PRATIWI

2. NIA ANDRIYANI
3. NISSA RAF SANJANI
4. NOER AFIFAH
5. NUR AMANAH USWATUN HASANAH
6. NUR FADILLA SANDYANA

TINGKAT : II.B

AKADEMI KEBIDANAN

RUMAH SAKIT PUSAT ANGKATAN DARAT GATOT SOEBROTO

TAHUN AJARAN 2015/2016

 KATA PENGANTAR

Dengan mengucapkan puji dan syukur kehadirat Allah SWT yang memberikan

rahmat dan hidayah-Nya sehingga kami dapat menyelesaikan makalah dengan judul
“PENCATATAN DAN PELAPORAN PELAYANAN KB”

Makalah ini merupakan tugas dari mata kuliah keluarga berencana, dalam

penyusunan makalah kami mendapatkan bantuan dan sumbangan saran dari berbagai pihak.

Dalam pembuatan makalah ini kami menyadari masih banyak kekurangan,sehingga
kami mengharapkan sumbang saran yang membangun. Semoga makalah ini bermanfaat.

Jakarta, Oktober 2015

 BAB I
PENDAHULUAN

1.1  LATAR BELAKANG
Kegiatan pencatatan dan pelaporan program KB Nasional merupakan suatu proses untuk
mendapatkan data dan informasi yang merupakan suatu substansi pokok dalam system informasi
program KB nasional dan dibutuhkan untuk kepentingan operasional program.

Data dan informasi tersebut juga merupakan bahan pengambilan keputusan, perencanaan,
pemantauan, dan penilaian serta pengendalian program. Oleh karena itu, data dan informasi yang
dihasilkan harus akurat, tepat waktu, dan dapat dipercaya. Dalam upaya memenuhi harapan data
dan informasi yang dihasilkan merupakan data dan informasi yang berkualitas, maka selalu
dilakukan langkah – langkah penyempurnaan sesuai dengan perkembangan program dengan visi
dan misi, program baru, serta perkembngan kemajuan teknologi informasi.Dalam tahun 2001
pencatatan dan pelaporan program KB Nasional telah dilaksanakan sesuai dengan sisttem
pencatatan dan pelaporan yang disempurnakan melalui Instruksi Menteri Pemberdayaan
Perempuan / Kepala BKKBN Nomor 191/HK – 011/-D2/2000 tanggal 29 september 2000.
Kegiatan pencatatan dan pelaporan Program KB Nasional meliputi : pengumpulan, pencatatan
serta pengolahan data dan informasi tentang kegiatan dan hasil kegiatan operasional.

1.2  TUJUAN
1.2.1 Tujuan Umum: 

 Tersedianya data dan informasi yang akurat, tepat waktu dab mutakhir secara periodik
dan teratur untuk pengelolaa kesehatan masyarakat melalui puskesmas di berbagai tingkat
administrasi.SP2TP bertujuan agar semua hasil kegiatan puskesmas (didalam dan diluar
gedung)dapat dicatat serta dilaporkan kejenjang selanjutnya sesuai dengan kebutuhan secara
benar, berkala dan teratur, guna menunjang pengelolan upaya kesehatan masyarakat.

1.2.2 Tujuan Khusus:

1. Tersedianya data yang meliputi keadaan fisik, tenaga, sarana dan kegiatan pokok
puskesmas yang akurat, tepat waktu dan mutakhir secara teratur
2. Terlaksananya pelaporan data secara teratur ke berbagai jenjang administrasi berikutnya
sesuai kebutuhan dengan menggunakan format yang telah ditetapkan secara benar,
berkelanjutan dan teratur sesuai dengan peraturan yang berlaku
3. Digunakan data tersebut untuk mengambil keputusan dalam rangka pengolahan program
kesehatan masyarakat melalui puskesmas diberbagai tingkat administrasi.
4.  Sistem pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas adalah kegiatan pencatatan dan
pelaporan data umum, sarana, tenaga dan upaya pelayanan kesehatn di puskesmas
termasuk puskesmas pembantu, yang ditetapkan melalui surat keputusan Menteri
Kesehatan RI no.63/Menkes/SK/II/1981
5. Sistem adalah satu kesatuan yang terdiri atas beberapa komponen yang saling berkaitan,
berintegrasi dan mempunyai tujuan tertentu
6. Terpadu merupakan gabungan dari berbagai macam kegiatan pelayanan kesehatan
puskesmas, untuk menghindari adanya pencatatan dan pelaporan lain yang dapat
memperberat beban kerja petugas puskesmas.
7. Pencatatan dan pelaporan penyelenggaraan tiap kegiatan bagi tenaga kesehatan adalah
melakukan pencatatan data penyelenggaraan tiap kegiatan bagi tenaga kesehatan dan
melaporkan data tersebut kepada instansi yang berwenang berupa laporan lengkap
pelaksanaan kegiatan dengan menggunakan format yang di tetapkan.
8. Pencatatan dan pelaporan rekapitulasi kegiatan tiap triwulan adalah melakukan
pencatatan data pada semua kegiatan dalam satu triwulan berjalan dan melaporkan data
tersebut dalam bentuk rekapitulasi kegiatan triwulanan kepada instansi yang berwenang
dengan menggunakan format yang di tetapkan
9. Pencatatn dan pelapopran rekapitulasi kegiatan yang di selenggarakan setiap triwulan dan
tiap tahun adalah pencatatan data untuk semua kegiatan dalam satu triwulan dan satu
tahun berjalan, serta melaporkan data tersebut dalam bentuk rekapitulasi kegiatan
triwulanan dan tahunan kepada instansi yang berwenang dengan menggunakan format
yang telah di tetapkan.
10.
 BAB II
PEMBAHASAN

A. Pengertian Pencatatan Dan Pelaporan

Pencatatan adalah kegiatan atau proses pendokumentasian suatu aktifitas dalam bentuk
tulisan. Pencatatan dilakukan di atas kertas, disket, pita nam, pita film. Bentuk catatan dapat
berupa tulisan, grafik, gambar dan suara. Selanjutnya untuk melengkapi pencatatan setiap
kegiatan yang dilakukan diakhiri dengan pembuatan laporan.

Pelaporan adalah catatan yang memberikan informasi tentang kegiatan tertentu dan
hasilnya disampaikan ke pihak yang berwenang atau berkaitan dengan kegiatan tertentu

.Pencatatan (recording) dan pelaporan(reporting) berpedoman kepada sistem pencatatan

dan pelaporan terpadu puskesmas (SP2TP).

Beberapa  pengertian dasar dari SP2T4P menurut DepKes. Ri (1992) adalah sebagai berikut:

Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas (SP2TP) didalam pelaksanaannya

masih terbatas pada data yang merupakan hasil dari interaksi antara masyarakat dengan fasilitas
kesehatan. SP2TP/SIMPUS dapat juga membantu dalam perencanaan program-program
kesehatan di puskesmas. Namun dalam kenyataannya belum berjalan seperti yang harapkan,
bahkan kehadiran  sistem pencatatan dan pelaporan di puskesmas dilihat sebagai suatu hal yang
cukup membebani petugas puskesmas. Evaluasi dilakukan untuk mengkaji pelaksanaan sistem
pencatatan dan pelaporan di Puskesmas, menemukan masalah-masalah yang dihadapi baik dari
aspek teknis dan non teknis.

1.      Memudahkan dalam mengelola informasi kegiatan di tingkat pusat,provinsi,dan kab/kota

2.      Memudahkan dalam memperoleh data untuk perencanaan dalam rangka pengembangan

tenaga kesehatan

3.      Memudahkan dalam melakukan pembinaan tenaga kesehatan

4.      Memudahkan dalam melakukan evaluasi hasil

B. Tujuan Pencatatan Dan Pelaporan

         Tujuan umum :

Sistem pencatatan dan pelaporan bertujuan agar semua hasil kegiatan puskesmas(di dalam dan di
luar gedung) dapat di catat serta di laporkan ke jenjangselanjutnyasesuia dengan kebutuhan
secara benar, berkala, dan teratur, guna menunjang pengelolaan upaya kesehatan masyarakat.
          Tujuan Khusus :

1.        Tercatatanya semua data hasil kegiatan puskesmas sesuai kebutuhan secara benar,
berkelanjutan , dan teratur.

2.        Terlaporkannya data ke jenjang administrasi berikutnya sesuai kebutuhan dengan

menggunakan format yang telah di tetapkan secara benar, berkelanjutan dan teratur.

3.        Menciptakan kondisi yang efektif dan efisien sehingga tidak terjadi tumpang tindih dan
kesenjangan.

C. Metode Penelitian Dalam Pencatan Dan Pelaporan

Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif, dengan rancangan studi kasus dengan
menggunakan metode kualitatif, maksudnya adalah untuk menggali informasi sebanyak-
banyaknya dan secara detail pada proses pelaksanaan sistem pencatatan dan pelaporan
puskesmas.

D. Hasil Penelitian Dalam Pencatatan Dan Pelaporan

Proses pelaksanaan SP2TP di Dinas Kesehatan Kabupaten Timor Tengah Selatan,
mengalami berbagai hambatan, khususnya yang berkaitan dengan pengetahuan dan perilaku para
pengelola dan pengguna data, yang kurang mendukung terhadap keberhasilan SP2TP. Kualitas
aspek teknis yakni penguasaan tentang SP2TP, proses datanya, sarananya serta kapasitas SDM
belum memadai dan mendapat perhatian sebagaimana mestinya. Aspek sistem dalam konteks
organisasional yang berkaitan dengan aspek perilaku khususnya menyangkut dengan peran,
tugas dan tanggung jawab yang diwujudkan lewat sikap, motivasi dan tindakan nyata dalam
pelaksanaan SP2TP dan pemanfaatan data secara konsisten belum nampak.

E. Ruang lingkup

 SP2TP di lakukan oleh semua puskesmas termasuk puskesmas pembantu dan puskesmas
keliling
 Pencatatan dan pelaporan tercakup:  data umum dan data demografi wilayah kerja
puskesmas, data ketenagaan dipuskesmas, data sarana yang dimiliki puskesmas dan data
kegiatan pokok puskesmas meliputi 18 upaya pokok puskesmas baik di dalam atau di luar
gedung
 Pelaporan dilakukan secara periodik (bulanan,tribulanan, semester dan tahunan.
 F. Macam-macam Pencatatan
Model naratif atau narasi. Sering di sebut tekhnik pencatatan yang berorientasi pada
sumber data.

       Keuntungan
1.      Sudah di kenal
2.      Udah di kombinasikan dengan cara dokumentasi lain
3.      Jika di tulis dengan tepat bisa mencakup seluruh keadaan pasien
4.      Mudah di tulis
         Kekurangan

1.      tidak terstruktur dan simpang siur datanya.

2.      Perlu banyak waktu
3.      Terbatas dengan kemampuan pelayanan kesehatan
4.      Informasi sulit untuk jangka panjang
Naratif adalah model lama, tradisional yang paling fleksible. Sistem pencatatan naratif
cara penulisannya mengikuti dengan ketat urutan kejadian atau kronologis. Dengan cara naratif
ini tiap institusi mempunyai kebijakan sendiri dalam sistem pencatatan.

G. Pengelolaan Pencatatan dan Pelaporan

a) Pencatatan

Semua kegiatan pokok baik di dalam gedung maupun di luar gedung puskesmas,
puskesmas pembantu, dan bidan di desa harus di catat. Untuk memudahkan dapat menggunakan
formulir standar yang telah di tetapkan SP2TP. Jenis formulir standar yang digunakan dalam
pencatatan adalah sebagi berikut :

1.      Rekam Kesehatan  Keluarga(RKK)

Kegunaan untuk mengikuti keadaan kesehatan dan gambaran penyakit di suatu keluarga.
Penggunaan dalam anggota keluarga yang mengindap salah satu penyakit misalnya penderita
TBC paru,Kusta, keluarga resiko tinggi yaitu ibu hamil resiko tinggi.

2.      Kartu rawat jalan

 Merupakan kartu untuk pencatatan identitas dan status pasien rawat jalan yang berkunjung ke
puskesmas.

3.      Kartu indeks penyakit

Merupakan alat bantu untuk mencatat identitas pasien , riwayat dan perkembangan penyakit

4.      Kartu Ibu

Merupakan  alat bantu untuk mengetahui identitas, status kesehatan dan riwayat kehamilan
sampai kelahiran

5.      Kartu anak

Merupakan alat bantu untuk mencatat identitas, status kesehatan, pelayanan preventif,
promotif, kuratif, dan rehabilitative yang di berikan kepada balita dan anak pra sekolah

6.      KMS balita, anak sekolah

Merupakan alat bantu untuk mencatat identitas pelayanan  dan pertumbuhan yang di peroleh
balita dan sekolah.

7.      KMS ibu hamil

Merupakan alat untuk mengetahui identitas dan mencatat perkembangan kesehatan ibu hamil
dan pelayanan kesehatan yang di terima ibu hamil.

8.      KMS usia lanjut(USILA)

Merupakan alat untuk mencatat kesehatan usia lanjut secara pribadi baik fisik maupun
psikososial dan di gunakan untuk memantau kesehatan, deteksi dini penyakit, dan evaluasi
kemajuan kesehatan USILA.

9.      Register       

Merupakan formulir untuk mencatat dan merekap data kegiatan baik di dalam maupun di luar
gedung puskesmas, yang telah di catat di kartu dan catatan lainnya

Ada beberapa jenis register sebagai berikut:

1) nomor indeks pengunjung puskesmas

2) rawat jalan
3) register kunjungan
4) register rawat inap
5) register KIA dan KB
6) register kohort ibu dan balita
7) register deteksi dini tumbuh kembang dan gizi
8) register penimbangan balita
9) register imunisasi
 10) register gizi
11) Register kapsul beryodium
12) register anak sekolah
13) sensus harian kunjungan, kegiatan KIA, imunisasi , dan penyakit.

b) Pelaporan

            Sesuai dengan keputusan Direktur Jenderal Pembinaan Kesehatan Masyarakat No.
590/BM/DJ/INFO/V/96, pelaporan puskesmas menggunakan tahun kalender yaitu dari bulan
februari sampai dengan desember dalam tahun yang sama.

H. Batasan
Dalam melaksanakan pencatatan dan pelaporan yang tepat dan benar diperlukan
keseragaman pengertian sebagai berikut :

1. Pencatatan dan pelaporan pelayanan kontrasepsi adalah suatu kegiatan merekam dan
menyajikan berbagai aspek yang berkaitan dengan pelayanan oleh fasilitas pelayanan KB.
2. Peserta KB adalah pasangan usia subur (PUS) yang menggunakan kontrasepsi.
3. Peserta KB baru adalah PUS yang pertama kali menggunakan kontrasepsi atau PUS yang
kembali menggunakan kontrasepsi setelah mengalami kehamilan yang berakhir dengan
keguguran atau persalinan.
4. Peserta KB lama adalah peserta KB yang masih menggunakan kontrasepsi tanpa diselingi
kehamilan.
5. Peserta KB ganti cara adalah peseta KB yang berganti pemakaian dari satu metode
kontrasepsi ke metode kontrasepsi lainnya.
6. Pelayanan fasilitas pelayanan KB adalah semua kegiatan pelyanan kontrasepsi oleh fasilitas
pelayanan KB baik berupa pemberian atau pemasangan kontrasepsi maupun tindakan-
tindakan lain yang berkaitan dengan pelayanan kontrasepsi yang diberikan pada PUS baik
calon maupun peserta KB.
7. Pelayanan kontrasepsi oleh fasilitas pelayanan KB di dalam fasilitas pelayanan adalah
pemberian atau pemasangan kontrasepsi maupun tindakan-tindakan lain yang berkaitan
kontrasepsi kepada calon dan peserta KB yang dilakukan dalam fasilitas pelayanan KB.
8. Pelayanan kontrasepsi oleh fasilitas pelayanan KB di luar fasilitas pelayanan adalah
pemberian peayanan kontrasepsi kepada calon dan peserta KB maupun tindakan-tindakan
lain yang berkaitan dengan pelayanan kontrasepsi yang dilakukan di luar fasilitas
pelayanan KB (TKBK,Safari,Posyandu).
9. Definisi fasilitas pelayanan KB:
a. Fasilitas pelayanan KB sederhana adalah fasilitas pelayanan KB yang dipimpin oleh
minimal seorang paramedis atau dan yang sudah mendapat latihan KB dan
memberikan pelayanan: cara sederhana (kondom,obat vaginal), pil KB,suntik
KB,IUD bagi fasilitas pelayanan yang mempunyai bidang yang telah mendapat
pelatihan serta upaya penanggulangan efek samping, komplikasi ringan dan upaya
rujukannya.
 b. Fasilitas pelayanan KB lengkap adalah fasilitas pelayanan KB yang dipimpin oleh
minimaldokter umum yang telah mendapat pelatihan dan memberikan pelayanan:
cara sederhana, suntik KB,IUD bagi dokter atau bidan yang telah mendapat pelatihan,
implant bagi dokter yang telah mendapat pelatihan, kontap pria bagi fasilitas yang
memenuhi persyratan untuk pelayanan kontap pria.
c. Fasilitas pelayanan KB sempurna adalah fasilitas pelayanan KB yang dipimpin oleh
minimal dokter spesialis kebidanan, dokter spesialis bedah/dokter umum yang telah
mengikuti pelatihan dan memberikan pelayanan: cara seerhana, pil KB, suntik KB,
IUD, pemasangan dan pencabutan implant, kontap pria, kontap wanita bagi fasilitas
yang memenuhi persyaratan untuk pelayanan kontap wanita.
d. Fasilitas pelayanan KB paripurna adalah fasilitas pelayanan KB yang dipimpin oleh
minimal dokter spesialis kebidanan yang telah mngikuti pelatihan penanggulangan
infertilisasi dan rekanalisasi/dokter spesialis bedah yang telah mengikuti pelatihan
pengaggulangan infertilitas dan rekanalisasi serta memberikan pelayanan semua jenis
kontrasepsi ditambah dengan pelayanan rekanalisasi dan penanggulangan infertilitas.
10. Status fasilitas pelayanan KB adalah status kepemilikan pengelolaan fasilitas pelayanan KB
yang dikelompokkan dalam 4 (empat) status kepemilikan yaitu: Depkes, ABRI, Swasta
serta instansi pemerintah lain diluar Depkes dan ABRI.
11. Konseling adalah suatu kegiatan yang dilakukan oleh petugas medis atau paramedic dalam
bentuk percakapan individual dalam usaha untuk membantu PUS guna meningkatkan
kemampuan dalam memilih pengunaan metode kontrasepsi serta memantapkan
penggunaan kontrasepsi yang telah dipilih.
12. Konseling baru adalah suatu kegiatan konseling yang dilakukan oleh petugas medis atau
paramedic kepada calon peserta KB yang akhirnya menjadi peserta KB baru pada saat itu.
13. Konseling lama adalah suatu kegiatan konseling yang dilakukan oleh petugas medis atau
paramedic kepada peserta KB untuk memantapkan penggunaan kontrasepsi.
14. Akibat sampingan atau komplikasi adalah kelainan dan atau gangguan kesehatan akibat
penggunaan kontrasepsi.
15. Akibat sampingan atau komplikasi ringan adalah kelainan dan atau gangguan kesehatan
penggunaan kontrasepsi yang penanganannya tidak memerlukan rawat inap.
16. Akibat sampingan atau komplikasi berat adalah kelainan dan atau gangguan kesehatan
akibat penggunaan kontraspsi yang penanganannya memerlukan rawat inap.
17. Kegagalan adalah terjadinya kehamilan pada peserta KB.

1.    LANGKAH-LANGKAH PELAKSANAAN

Dalam upaya mewujudkan pencatatan dan pelaporan pelayanan kontrasepsi Gerakan

Keluarga Berencana Nasional, hal-hal yang harus dilakukan oleh setiap petugas dan pelaksana
KB adalah mengetahui dan memahami batasan-batasan pengertian dari istilah-istilah yang
dipergunakan serta mengetahui dan memahami berbagai jenis dan fungsi instrument-instrumen
pencatatan dan pelaporan yang dipergunakan, cara-cara pengisiannya serta mekanisme dan arus
pencatatan dan pelaporan tersebut.
1)      Jenis-jenis Serta Kegunaan, Register, dan Formulir.

a)      Kartu Pendaftaran Klinik KB (K/O/KB/85)

Digunakan sebagai sarana untuk pendaftaran pertama bagi klinik KB baru dan
pendaftaran ulang semua klinik KB.

Pendaftaran ulang dilakukan setiap akhir tahun anggaran (bulan maret setiap tahun).
KArtu ini berisi infomasi tentang identitas klinik KB, jumlah tenaga, dan sarana klinik KB
serta jumlah desa di wilayah kerja klinik KB yang bersangkutan.

b)      Kartu Tanda Akseptor KB Mandiri (K/I/B/89)

Dipergunakan sebagai tanda pengenal dan tanda bukti bagi setiap peserta KB. Kartu ini
diberikan terutama kepada peserta KB baru baik dari pelayanan KB jalur pemerintah maupun
swasta (dokter/bidan praktek swasta/apotek dan RS/Klinik KB swasta). Pada jalur pelayanan
pemerintah, kartu ini merupakan sarana untuk memudahkan mencari kartu status peserta KB
(K/IV/KB/85). Kartu ini merupakan sumber informasi bagi PPKBD/Sub PPKB tentang
kesertaan anggota binaannya di dalam berKB.

c)      Kartu Status Peserta KB (K/IV/KB/85)

Dibuat bagi setiap pengunjung baru klinik KB yaitu peserta KB baru dan peserta KB
lama pindahan dari klinik KB lain atau tempat pelayanan KB lain. Kartu ini berfungsi untuk
mencatat ciri-ciri akseptor hasil pemeriksaan klinik KB dan kunjungan ulangan peserta KB.

d)     Kartu Klinik KB (R/I/KB/90)

Dipergunakan untuk mencatat semua hasil pelayanan kontrasepsi kepada semua peserta
KB setiap hari pelayanan. Tujuan penggunaan register ini adalah untuk memudahkan petugas
klinik KB dalam membuat laporan pada akhir bulan.

e)      Register Alat-alat Kontrasepsi di Klinik KB (R/II/KB/85)

Dipergunakan untuk mencatat penerimaan dan pengeluaran (mutasi) alat-alat kontrasepsi

di klinik KB. Tujuan adalah untuk memudahkan membuat laporan tentang alat kontrasepsi
setiap akhir bulan.

f)       Buku Bantu Hasil Pelayanan Kontrasepssi Pada Dokter/Bidan Praktek Swasta

(B/I/DBS/10)

Buku Bantu hasil pelayanan kontrasepsi dokter/bps ini digunakan oleh dokter/bps untuk
mencatat hasil pelayanan peserta KB baru/ ulangan pada setiap hari pelayanan KB di tempat
pelayanan dokter/ bps.

g)      Laporan Bulanan Tugas Penghubung Tentang Hasil Pelayanan Kontrasepsi Oleh

Dokter/Bps (F/I/PH/DBS/10)
 Formulir ini digunakan oleh penghubunng DBS untuk mencatat dan melaporkan hasil
pelayanan kontrasepsi. Laporan ini dibuat dengan cara mengambil atau mencatat data/
informasi dari buku Bantu hasil pelayanan kontrasepsi pada dokter/ bps setiap akhir bulan.

h)      Laporan Bulanan Klinik KB (F/II/KB/90)

Dipergunakan sebagai sarana untuk melaporkan kegiatan dan hasil-hasil kegiatan

pelayanan kontrasepsi oleh klinik KB didalam dan diluar klinik KB yang meliputi frekuensi
pelayanan dan hasil pelayanan KB dan peserta ganti cara konseling, akibat
sampingan/komplikasi dan kegagalan dan persediaan kontrasepsi diklinik KB dan didesa.

i)        Rekapitulasi Laporan Bulanan Klinik KB (Rek/F/II/KB/90)

Digunakan sebagai sarana untuk melaporkan kegiatan dan hasil-hasil kegiatan pelayanan
kontrasepsi oleh klinik KB diwilayah kabupaten/kotamadya (Rekapitulasi Laporan
F/II/KB/90)

2)      Cara Pengisian Kartu, Register dan Formulir

A.    Kartu Pendaftaran Klinik Keluarga Berencana (K/O/KB/85)

Penjelasan umum

1) Kartu ini digunakan sebagai sarana untuk pendaftaran pertama dan pendaftaran
ulang semua klinik KB. Pendaftaran ulang dilakukan setiap akhir tahun anggaran
(bulan Maret setiap tahun). Kartu ini berisi informasi tentang identitas klinik, tenaga
dan saran klinik KB yang bersangkutan.
2) Kartu ini dibuat dalam rangkap 5 (lima) dengan tambahan lembar ”khusus” pada
lembar pertama yang dipergunakan untuk laporan ke BKBN pusat.
3) Ditandatangani oleh penanggung jawab klinik KB yang bersangkutan.
4) Kartu pendaftaran ini setelah diisi dan masing – masing dikirim :
 1 lembar K/O/KB/85 yang khusus (bagian sebelah kanan dari lembar pertama
untuk BKBN pusat di Jakarta.
 1 lembar untuk BKBN propinsi
 1 lembar untuk Unit Pelaksana Propinsi
 1 lembar untuk BKBN Kabupaten/kotamadya
 1 lembar untuk Unit Pelaksana Kabupaten/Kotamadya.
 1 lembar untuk arsip klinik KB yang bersangkutan.

B.     Kartu Tanda Akseptor KB Mandiri (K/I/KB/89)

Penjelasan Umum

1) Kartu Tanda Akseptor KB Mandiri diisi oleh klinik KB/RS pemerintah maupun
swasta dan Dokter/Bidan yang berpraktek swasta, untuk diberikan kepada setiap
peserta KB baru.
 2) Kartu ini dimaksudkan sebagai kartu tanda pengenal (kartu identitas) dan agar
selalu dibawa keklinik KB/RS atau ketempat pelayanan KB lainnya yang
dikehendaki  oleh peserta KB.
3) Bagi peserta KB aktif yang masih menggunakan kartu lama (K/I/KB/85) dan ingin
mendapatkan pelayanan KB melalui jalur swasta dapat pula diberikan kartu
akseptor yang baru ini.
4) Apabila kartu ini hilang, rusak (tidak dapat dibaca lagi) atau peserta KB yang
bersangkutan berganti cara  maka harus diganti dengan kartu yang baru.

C. Kartu Tanda Status Peserta Keluarga Berencana ( KB/IV/KB/85)

Penjelasan umum.

Kartu Status Peserta KB diisi dan diberikan lagi setiap pengunjung baru, yaitu
pengunjung yang datang keklinik KB dengan status sebagai peserta KB baru atau peserta
KB pindahan dari klinik KB/tempat pelayanan kontrasepsi lain.

Kartu Status Peserta KB ini terdiri dari dua halaman :

1) Halaman  belakang, dipergunakan untuk catatan pemeriksaan lanjutan apabila peserta KB

melakukan kunjungan ulangan keklinik.
2) Halaman depan terdiri dari dua bagian yaitu:
a) Bagian sebelah kiri, untuk mencatat ciri-ciri peserta KB. Bagian ini terutama
dimaksudkan untuk mencatat cir-ciri setiap peserta KB baik peserta KB baru
maupun peserta KB pindahan dari klinik KB/tempat pelayanan kontrasepsi lain.
c) Data dibagian ini sangat diperlukan apabila suatu saat untuk mengetahui ciri-ciri akseptor
KB secara Nasional maupun tingkat wilayah lainya.
b) Bagian sebelah kanan, untuk mencatat hasi-hasil pemeriksaan klinik.
c) Petugas klinik KB yang melakukan pengisisan K/IV/KV/85 membutuhkan tanda
tangan dan nama terang pada K/IV/KV/85 di tempat yang telah disediakan.

D.    Register Alat-alat Kontrasepsi KB (R/II/KB/85)

1) Register ini dibuat dengan tujuan untuk mempermudah petugas klinik KB

memuat/mengisi laporan bulanan klinik KB (F/II/KB/9), khususnya untuk bagian tabel
V : “Persediaan Kontrasepsi di Klinik KB”.
2) Pada setiap hari pelayanan, semua penerimaan dan pengeluaran kontrasepsi
dicatat/dibukukan dalam register alat-alat kontrasepsi ini.
3) Setiap baris menunjukan penerimaan/pengeluaran kontrasepsi pada satu tanggal tertentu.
Pada hari/tanggal berikutnya,
4) Pengeluaran/pemasukan dicatat pada hari/tanggal berikutnya, emikian seterusnya untuk
setiap hariplayanan, sampai habis periode satu bulan.
 5) Setelah sampai pada hari/tanggal terakhir dari satu bulan yang bersangkutan dilakukan
penjumlahan untuk penerimaan dan pengeluaran alat kontrasepsi selama satu bulan.
6) Disamping, kedalam register ini dituliskan pula siss(stock) alat-alat kontrasepsi yang ada
diklinik KB pada akhir bulan.
7) Untuk tiap hari dalam bulan berikutnya pencatatan dilakukan pada lembar (halaman)
baru.
                                                                 

E.     Laporan Bulanan Klinik Keluarga Berencana (F/II/KB/90)

Penjelasan Umum

1) Laporan bulanan klinik KB dibuat oleh petugas klinik KB sebulan sekali, yaitu pada
setiap akhir bulan kegiatan pelayanan kontrasepsi di klinik KB.
2) Laporan bulanan klinik KB sebagai sarana untuk melaporkan kegiatan pelayanan
kontrasepsi dan hasilnya, yaitu pelayanan oleh klinik KB (di dalam dan diluar klinik
KB) serta PPKBD/Sub PPKBD diwilayah binaan klinik KB yang bersangkutan.
3) Laporan bulanan klinik KB ditandatangani oleh pimpinan klinik KB atau petugas
yang ditunjuk.
4) Laporan bulanan klinik KB dibuat rangkap 5(lima), yaitu:
 1 (satu) lembar dikirim ke BKKBN Pusat
 1(satu) lembar dikirim ke BKKBN Kabupaten Kota Madya
 1 (satu) lembar dikirim ke Unit Pelaksana tingkat Kabupaten Kota Madya
 1 (satu) lembar dikirim ke Camat
 1 (satu) lembar sebagai arsip untuk klinik kB yang bersangkutan
5) Laporan bulanan klinik KB yang dikirim ke BKKBN Pusat (Minat Biro Pencatatan
dan Pelaporan) dengan menggunakan sampul atau amplop khusus tanpa dibubuhi
perangko dan sudah harus dikirimkan selambat-lambatnya tanggal 5 bulan
berikutnya.
6) Pengisian laporan bulanan klinik kB ini didasarkan pada data yang terdapat dalam:
 Register klinik KB (R/I/KB/89)
 Register alat kontrasepsi KB (R/I/KB/85)
 Laporan bulanan PLKB (F/I/PLKB/90)
 Laporan-laporan serta catatan-catatan lainya.
F.      Rekapitulasi Laporan Bulanan Klinik KB (REK/F/II/89)

Penjelasan Umum.

1) Rekapitulasi laporan bulanan klinik KB (REK/F/II/KB/89) ini dibuat sebulan sekali,

yaitu pada awal bulan berikutnya dari bulan laporan. Tujuannya untuk melaporkan
seluruh kegiatan pelayanan KB dan hasilnya dari seluruh klinik KB yang berada di
suatu wilayah kabupaten/kotamadya pada satu bulan laporan.
2) Rekapitulasi laporan bulanan klinik KB ini dibuat oleh BKKBN
Kabupaten/Kotamadya dalam rangkap 3 (tiga) dan dikirim kepada:
 a. 1 (satu) lembar untuk BKKBN Propinsi.
b. 1 (satu) lembar untuk Unit Pelayanan KB Departemen Kesehatan
Tingkat Kabupaten/Kotamadya.
c. 1 (satu) lembar untuk arsip.
3) Rekapitulasi
Rekapitulasi laporan bulanan klinik KB ini harus sudah dikirimkan ke BKKBN
Propinsi yang bersankutan selambat-lambatnya tanggal 15 bulan berikutnya dari bulan
laporan.Lembar rekapitulasi ini ditandatangani oleh Kepala BKKBN
Kabupaten/Kotamadya yang bersangkutan.

2. MEKANISME DAN ARUS PENCATATAN DAN PELAPORAN

PELAYANAN KONTRASEPSI
1.  Pada waktu mendaftar untuk pembukuan/peresmian klinik KB baru dibuat Kartu
Pendaftaran Klinik KB(K/O/KB/85) dalam rangkap 5, masing-masing untuk BKKBN
Pusat, BKKBN Propinsi, Unit pelaksana KB tingkat propinsi, BKKBN
Kabupaten/Kotamadya, Unit Pelaksana KB tingkat kabupaten /kotamadya dan arsip.
2. Setiap bulan maret dilakukan pendaftaran ulang klinik KB dengan mengisi K/O/KB/85
untuk setiap klinik KB. Hal ini dimaksudkan untuk melakukan ”updating” data dan
informasi mengenai klinik KB yang bersangkutan.
3. Bagi setiap pengunjung baru di Klinik KB, yaitu meliputi peserta KB baru dan peserta
KB pindahan dari klinik KB atau tempat pelayanan kontrasepsi lainya, dibuatkan Kartu
Tanda Akseptor KB Mandiri (K/I/KB/89) untuk peserta KB yang bersangkutan.
4. Bagi setiap pengunjung baru tersebut dibuat pula kartu status peserta KB (K/IV/KB/85)
yang antara lain memuat ciri-ciri peserta KB yang bersangkutan. Kartu ini disimpan di
klinik KB yang bersangkutan untuk digunakan kembali sewaktu peserta KB melakukan
kunjungan ulang di klinik tersebut. Untuk seorang peserta KB, menurut seri peserta KB
dalam K/IB/KB/85 harus sama dengan nomor seri peserta KB pada K/I/KB/89.
5. Semua hasil pelayanan kontrasepsi oleh klinik KB setiap hari, baik didalam maupun
diluar klinik KB tersebut, dicatat didalam register klinik KB (R/I/KB/90).
6. Semua penerimaan/pengeluaran alat kontrasepsi oleh klinik KB setiap hari dicatat di
dalam Register alat-alat kontrasepsi Klinik KB (R/II/85).
7. Setiap akhir bulan, data pada R/I/KB/90 dan R/II/KB/85 dijumlahkan untuk selanjutnya
dimasukan kedalam Laporan Bulanan Klinik KB.
8. Laporan Bulanan Klinik KB (F/II/KB/90) dibuat oleh petugas klinik KB setiap awal
bulan berikutnya dengan sumber-sumber data dari R/T/KB/90, R/II/KB/85 dan
F/I/PLKB/90. Laporan bulanan klinik KB (F/II/KB/90) dibuat dalam rangkap 5,
masing-masing dikirim kepada: BKKBN Pusat, BKKBN Kabupaten/Kotamadya, Unit
Pelaksan tingkat Kabupaten/Kotamadya, Camat, dan Arsip.

Selambat-lambatnya tanggal 5 bulan berikutnya, laporan ini sudah harus dikirimkan

dari klinik KB.
 a) Lembar pertama Laporan Bulanan Klinik KB (F/II/KB/90), dikirim ke
BKKBN Pusat minat Biro Pencataan dan Pelaporan, selambat-lambatnya
tanggal 5 bulan berikutnya.
b) Lembar kedua Lembar Bulanan Klinik KB (F/II/KB/90) dikirim ke BKKBN
Kabupaten/Kotamadya yang bersangkutan selambat-lambatnya tanggal 5
bulan berikutnya.
c) Lembar ketiga Laporan Bulanan Klinik Kb (F/II/KB/90) dikirim ke Unit
Pelaksana Kabupaten/Kotamadya yang bersangkutan selambat-lambatnya
tanggal 5 bulan berikutnya.
d)  Lembar keempat Laporan Bulanan Klinik KB (F/II/KB/90)dikirim ke Camat
yang bersangkutan, minat Pengawas PLKB selambat-lambatnya tanggal 5
bulan berikutnya.
9. BKKBN Kabupaten/Kotamadya setiap bulan merekapitulasi F/II/Kb/90 yang diterima
dari klinik KB diwilayah Kabupaten/Kotamadya yang bersangkutan kedalam
Rek/F/II/KB/90. Rekapitulasi ini dibuat dalam rangkap tiga masing-masing untuk
dikirimkan ke BKKBN Propinsi,
Unit Pelaksana Depkes tingkat Kabupaten/Kotamadya, dan Arsip.
a. Rekapitulasi laporan Bulanan Klinik KB (Rek/F/II/KB/90), dikirim ke BKKBN
Propinsi selambat-lambatnya tanggal 5 bulan berikutnya.
b. Lembar kedua Rekapitulasi laporan Bulanan Klinik KB (Rek/F/II/KB/90),
dikirim ke Unit Pelaksana KB Depkes di Kabupaten/Kotamadya diwilayah
kerjanya selambat-lambatnya tanggal 5 bulan berikutnya.
10. BKKBN Pusat (Biro Pencatatan dan Pelaporan)
Menyampaikan umpan balik ke komponen-komponen di BKKBN Pusat, BKKB
Propinsi dan Instasi lain di tingkat pusat selambt-lambatnya 2 bulan sesudah bulan
laporan.
11. BKKBN Propinsi di Bidang Bina Program
Menyampaikan umpan balik kepada BKKBN Kabupaten/Kotamadya di wilayah
kerjanya dengan tembusan kepada bidang-bidang lain di BKKBN Propinsi dan instansi
terkait di Propinsi selambat-lambatnya 1 bulan sesudah bulan laporan.

CARA-CARA ANALISA

Tujuan dari analisa ini adalah untuk melihat trend (perkembangan dengan cara
membandingkan hasil kegiatan pelayanan, kontrasepsi dari bulan kebulan(tahun-
ketahun).

Misalnya mengenai :

-       Pencapaian peserta KB dari bulan ke bulan.

-       Komposisi alat kontrasepasi yang dipakai.
-       Perkiraan pencapaian diakhir tahun anggaran
-       Dan lain-lain.
3. MONITORING DAN EVALUASI SISTEM PENCATATAN DAN PELAPORAN
PELAYANAN KONTRASEPSI

Dalam pelaksanaan system pencatatan dan pelaporan kontrasepsi masih dirasakan adanya
kelebihan dan kekurangan, sehingga perlu selalu dilakukan monitoring dan evaluasi. Melalui
sitem Pencatatan dan pelaporan Pelayanan Kontrasepsi dari hasil monitoring dan evaluasi
tersebut dapat diketahui hambatan dan permasalahan yang timbul, sehingga dapat dilakukan
perbaikan.

a. Cakupan Laporan
Dalam melakukan monitoring dan evaluasi tehadap cakupan terhadap laporan
meliputi jumlah, ketepatan waktu data yang dilaporkan, mulai dari tingkat lapangan
sampai ketingkat pusat.

b. Kualitas Data
Dalam melakukan evaluasi terhadap kualitas dan pencatatan dan pelaporan
pelayanan kontrasepsi perlu dilihat bagaimana masukan laporanya, baik laporan
bulanan maupun laporan tahunan serta bagaimana informasi yang disajikan setiap
bulanan atau tahunan. Dalam hal ini sering/dapat terjadi laporan mengalami
keterlambatan dan cakupanya belum dapat optimal maupun kualitas dan kuantitas
datanya serta informasi yang disampaikan belum optimal. Keterlambatan penyajian
data dan informasi setiap bulannya dapat disebabkan oleh proses pengumpulan
laporan yang terlambat serta banyaknya kesalahan pengolahan ke bawah dan
kesamping sehingga memperlambat proses pengolahanya.

c. Tenaga
Dalam melakukan evaluasi terhadap tenaga pencatatan dan pelaporan pelayanan
kontrasepsi, hal-hal yang perlu diperhatikan yaitu ketersediaan/jumlah tenaga dan
kualitas tenaga:
 Ketersediaan/jumlah tenaga
Bagaimana kondisi jumlah petugas RR Klinik yang melakukan pencatatan
pelaporan pelayanan kontrasepsi.
 Kualitas Tenaga

d. Sarana
Dalam melakukan evaluasi terhadap sarana, perlu dilihat bagaimana sarana
pendukung kelancaran pelaksanaan pencatatan dan pelaporan diantaranya :
 Ketersediaan formulir dan kartu
 Ketersediaan Buku Petunjuk Teknis Pencatatan dan Pelaporan Pelayanan
Kontrasepsi
 Ketersediaan faksimili untuk seluruh Kabupaten/Kota untuk kecepatan pelaporan
 Ketersedian computer sampai dengan tingkat Kabupaten/Kota
4. PENDOKUMENTASIAN RUJUKAN KB

Tujuan sistem rujukan disini adalah untuk meningkatkan mutu, cakupan, dan efisiensi
pelaksanaan pelayanan metode kontrasepsi secara terpadu. Perhatian khusus terutama ditujukan
untuk menunjang upaya penurunan angka kejadian efek samping, komplikasi, dan kegagalan
penggunaan kontrasepsi.

Sistem rujukan upaya kesehatan adalah suatau system jaringan fasilitas pelayanan kesehatan
yang memungkinkan terjadinya penyerahan tanggung jawab secara timbal balik atas masalah
yang timbul, baik secara vertical maupun secara horizontal kepada fasilitas pelayanan yang lebih
kompeten, terjangkau dan rasional, tidak dibatasi oleh wilayah administrasi. Dengan pengertian
tersebut, maka merujuk berarti meminta pertolongan secara timbal balik kepada fasilitas
pelayanan yang lebih kompeten untuk penanggulangan masalah yang sedang dihadapi.

Tata Laksana

Rujukan Medik dapat belangsung:

1. Internal antar petugas disatu puskesmas

2. Antara puskesmas pembantu dengan puskesmas
3. Antara masyarakat dan Puskesmas
4. Antara satu Puskesmas dan Puskesmas lain
5. Antar Puskesmas dan Rumah Sakit, Laboratorium atau fasilitas pelayanan
lainya
6. Internal antara bagian atau unit pelayanan dalam satu Rumah Sakit
7. Antara Rumah Sakit, Laboratorium atau fasilitas pelayanan lain dan Rumah
Sakit Laboratorium atau fasilitas pelayanan yang lain
Rangkaian jaringan fasilitas pelayanan kesehatan dalam system rujukan tersebut berjenjang
dari yang paling sederhana ditingkat keluarga sampai satuan fasiltas pelayanan kesehatan
nasional dengan dasar pemikiran rujukan ditujukan secara timbal balik kesatuan fasilitas
pelayanan yang lebih kompeten, terjangkau, dan rasional serta tanpa dibatasi oleh wilayah
administrasi.

Jaringan Fasilitas Pelayanan Kesehatan

Rujukan bukan berarti melepaskan tanggungjawab dengan menyerahkan klien-klien ke

fasilitas pelayanan kesehatan lainya, akantetapi karena kondisi klien yang mengharuskan
pemberian pelayanan yang lebih kompeten dan bermutu melalui upaya rujukan.

Untuk itu dalam melaksanakan rujukan harus telah pula diberikan :

1. Konseling tentang kondisi klien-klien yang menyebabkan perlu dirujuk.

2. Konseling tentang kondisi yang diharapkan diperoleh di tempat rujukan.
3. Informasi tentang fasilitas pelayanan kesehatan tempat rujukan yang dituju.
4. Pengantar tertulis kepada fasilitas pelayanan yang dituju mengenai kondisi klien
saat ini riwayat sebelunyaa serta upaya/tindakan yang telah diberikan.
 5. Bila perlu berikan upaya mempertahankan keadaan umum klien
6. Bila perlu, karena kondisi klien, dalam perjalanan menuju tempat rujukan harus
didampingi perawat/bidan.
7. Menghubungi fasilitas pelayanan tempat rujukan dituju agar memungkinkan
segera menerima rujukan klien.
Fasilitas pelayanan kesehatan yang menerima rujukan, setelah memberikan upaya
penanggulangan dan kondisi klien telah memungkinkan, harus segera mengembalikan klien ke
tempat fasilitas pelayanan asalnya dengan terlebuh dahulu memberikan:

a. Konseling tentang kondisi klien sebelum dan sesudah diberi upaya penaggulangan
b. Nasehat yang perlu diperhatikan klien mengenai kelanjutan penggunaan kontrasepsi
c. Pengantar tertulis kepada fasilitas pelayanan yang merujuk mengenai kondisi klien
berikut upaya penanggulangan yang telah diberikan serta saran-saran upaya
pelayanan lanjutan yang harus dilaksanakan,terutama tentang penggunaan
kontrasepsi.
 BAB III
PENUTUP

3. KESIMPULAN

Pencatatan dan pelaporan pelayanan kontrasepsi adalah suatu kegiatan merekam dan
menyajikan berbagai aspek yang berkaitan dengan pelayanan oleh fasilitas pelayanan KB.

Pelayanan fasilitas pelayanan KB adalah semua kegiatan pelayanan kontrasepsi oleh

fasilitas pelayanan KB baik berupa pemberian atau pemasangan kontrasepsi maupun tindakan-
tindakan lain yang berkaitan dengan pelayanan kontrasepsi yang diberikan pada PUS baik calon
maupun peserta KB.

Dalam upaya mewujudkan pencatatan dan pelaporan pelayanan kontrasepsi Gerakan

Keluarga Berencana Nasional, hal-hal yang harus dilakukan oleh setiap petugas dan pelaksana
KB adalah mengetahui dan memahami batasan-batasan pengertian dari istilah-istilah yang
dipergunakan serta mengetahui dan memahami berbagai jenis dan fungsi instrument-instrumen
pencatatan dan pelaporan yang dipergunakan, cara-cara pengisiannya serta mekanisme dan arus
pencatatan dan pelaporan tersebut.

Tujuan system rujukan disini adalah untuk meningkatkan mutu, cakupan dan efisiensi
pelaksanaan pelayanan metode kontrasepsi secara terpadu. Perhatian khusus terutama ditujukan
umtuk menunjang upaya penurunan angka kejadian efek samping, komplikasi dan kegagalan
penggunaan kontrasepsi.

System rujukan upaya kesehatan adalah suatu system jaringan fasilitas pelayanan
kesehatan adalah suatu system jaringan fasilitas pelayanan kesehatan yang memungkinkan
terjadinya penyerahan tanggung jawab secara timbal balik  atas masalah yang timbul, baik secara
vertical maupun secara horizontal kepada fasilitas pelayanan yang lebih kompeten, terjangkau
dan rasional.
 DAFTAR PUSTAKA

BKKBN.1994.Informasi Pelayanan Kontrasepsi . Jakarta

www.kesehatanibu.depkes.go.id

www.khanzhima.wordpress.com

www.babel.bkkbn.go.id
Yunitari’s blog pencatatan pelaporan pelayanan KB, yunitari’sblogspot.com

Welcome my sweet home midwife pencata