SISTEM PENCATATAN DAN

PELAPORAN PUSKESMAS
MAKALAH ASKEB V
TENTANG
SISTEM PENCATATAN DAN PELAPORAN PUSKESMAS

D
I
S
U

S
U
N
OLEH :

RIZKY RAHMADHANI
0112042

DOSEN PEMBIMBING :
YULIARNI S.SIT. MPH
PRODI DIII KEBIDANAN
STIKES LENGGOGENI PADANG
2013/2014

BAB I
PENDAHULUAN
1.1

Latar Belakang
Sistem Pencatatan dan Pelaporan Puskesmas (SP3) merupakan instrumen
vital dalam sistem kesehatan. Informasi tentang kesakitan, penggunaan
pelayanan kesehatan di puskesmas, kematian, dan berbagai informasi kesehatan
lainnya berguna untuk pengambilan keputusan dan pembuatan kebijakan di
tingkat kabupaten atau kota maupun kecamatan.
Pencatatan dan pelaporan adalah indikator keberhasilan suatu kegiatan.
Tanpa ada pencatatan dan pelaporan, kegiatan atau program apapun yang
dilaksanakan tidak akan terlihat wujudnya. Output dari pencatatan dan
pelaporan ini adalah sebuah data dan informasi yang berharga dan bernilai bila
menggunakan metode yang tepat dan benar. Jadi, data dan informasi merupakan
sebuah unsur terpenting dalam sebuah organisasi, karena data dan informasilah
yang berbicara tentang keberhasilan atau perkembangan organisasi tersebut.

Sesuai dengan sistem kesehatan nasional, upaya kesehatan diselenggarakan melalui upaya
kesehatan puskesmas, peran serta masyarakat dan rujukan upaya kesehatan. Puskesmas
mempunyai fungsi sebagai penembangnya peran serta masyarakat, pusat pembinaan kesehatan
masyarakat dan pusat pelayanan kesehatan masyarakat. Dalam rangka membina petugas
puskesmas untuk bekerjasama dalam tim sehingga dapat melaksanakan fungsi puskesmas dengan
baik, telah dikembangkan Lokakarya Mini Puskesmas.1

Pencatatan dan pelaporan yang dilakukan oleh bidan di komunitas mengacu kepada Sistem
Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas (SP2TP) yang disyahkan dengan Keputusan
Menteri Kesehatan No. 63/Menkes/II/1981 dan Keputusan Direktur Jenderal Pembinaan
kesehatan Masyarakat No. 590/BM/DJ/Info/V/1996.

Tersedianya data dan informasi yang akurat, tepat waktu dan mutakhir secara periodik dan
teratur untuk pengelolaa kesehatan masyarakat melalui puskesmas di berbagai tingkat
administrasi. SP2TP bertujuan agar semua hasil kegiatan puskesmas (didalam dan diluar gedung)
dapat dicatat serta dilaporkan kejenjang selanjutnya sesuai dengan kebutuhan secara benar,
berkala dan teratur, guna menunjang pengelolan upaya kesehatan masyarakat.2

1.2
1.

Tujuan
Mengetahui pengertian dari pencatatan dan pelaporan
2.
3.

Mengetahui tujuan, manfaat dari pencatatan dan pelaporan

Mengetahui batasan-batasan pencatatan dan pelaporan dalm suatu

kegiatan
4.
5.

Mengetahui ruang lingkup pencatatan dan pelaporan

Mengetahui dan memahami pengelolaan dari pencatatan dan pelaporan

1.3

Manfaat

1. Penulis dapat mengaplikasikan ilmu yang telah didapatkan selama pendidikan

2. Pembaca dapat memahami isi dari makalah

BAB II
PEMBAHASAN

2.1

Pengertian Sistem Pencatatan Dan Pelaporan Terpadu Puskesmas (SP2TP)

SP2TP adalah kegiatan pencatatan dan pelaporan data umum, sarana, tenaga dan upaya
pelayanan kesehatan di Puskesmas yang bertujuan agar didapatnya semua data hasil kegiatan
Puskesmas (termasuk Puskesmas dengan tempat tidur, Puskesmas Pembantu, Puskesmas
keliling, bidan di Desa dan Posyandu) dan data yang berkaitan, serta dilaporkannya data tersebut
kepada jenjang administrasi diatasnya sesuai kebutuhan secara benar, berkala dan teratur, guna
menunjang pengelolaan upaya kesehatan masyarakat (Ahmad, 2005).
Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas adalah kegiatan pencatatan dan
pelaporan data umum, sarana, tenaga dan upaya pelayanan kesehatan di Puskesmas yang

ditetapkan melalui SK MENKES/SK/II/1981. Data SP2PT berupa Umum dan demografi,

Ketenagaan, Sarana, Kegiatan pokok Puskesmas.
Menurut Yusran (2008) Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas (SP2TP)
merupakan kegiatan pencatatan dan pelaporan puskesmas secara menyeluruh (terpadu) dengan
konsep wilayah kerja puskesmas. Sistem pelaporan ini ini diharapkan mampu memberikan
informasi baik bagi puskesmas maupun untuk jenjang administrasi yang lebih tinggi, guna
mendukung manajemen kesehatan (Tiara, 2011).
Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas merupakan sumber pengumpulan data
dan informasi ditingkat puskesmas. Segala data dan informasi baik faktor utama dan tenaga
pendukung lain yang menyangkut puskesmas untuk dikirim ke pusat serta sebagai bahan laporan
untuk kebutuhan. Menurut Bukhari Lapau (1989) data yang dikumpul oleh puskesmas dan
dirangkum kelengkapan dan kebenaranya. Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas
(SP2TP) ialah laporan yang dibuat semua puskesmas pembantu, posyandu, puskesmas keliling
bidan-bidan desa dan lain-lain yang termasuk dalam wilayah kerja puskesmas (Syaer, 2011).
Perencanaan yang telah disusun dari tiap-tiap upaya kesehatan pokok puskesmas sehingga
dapat di hindarkan terjadinya tumpang tindih dalam pelaksanaan kegiatannya.3

2.2

Tujuan SP2TP
Tujuan Sistem Informasi Manajemen di Puskesmas adalah untuk meningkatkan kualitas
manajemen Puskesmas secara lebih berhasil guna dan berdaya guna, melalui pemanfaatan secara
optimal data SP2TP dan informasi lain yang menunjang. Tujuan dimaksud dapat terwujud
apabila: (Ahmad, 2005).

1)

Data SP2TP dan data lainnya diolah disajikan dan diinterprestasikan sesuai dengan

petunjuk Pengolahan dan Pemanfaatan data SP2TP.

2)

Pengolahan, analisis, interprestasi dan penyajian dilakukan oleh para penanggung jawab

masing-masing kegiatan di Puskesmas dan mengelola program disemua jenjang administrasi.

3)

Informasi yang diperoleh dari pengolahan dan interprestasi data SP2TP dan sumber lainnya

dapat bersifat kualitatif (seperti meningkat, menurun, dan tidak ada perubahan) dan bersifat
kuantitatif dalam bentuk angka seperti jumlah, persentase dan sebagainya.

2.2.1 Tujuan Umum

Tujuan umum dari Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas (SP2TP) ini
ialah data dan informasi yang akurat tepat waktu dan mutakhir secara periodik dan teratur
pengolahan

program

kesehatan

masyarakat

melalui

puskesmas

di

berbagai

tingkat

administrasi. Adapun tujuan umum ialah: (Syaer, 2011).

1. Tersedianya data secara akurat yang meliputi segala aspek.
2. Terlaksananya pelaporan yang secara teratur diberbagai jenjang administrasi sesuai dengan
prosedur yang berlaku.
3. Digunakan data tersebut sebagai alat pengambilan keputusan dalam rangka pengelolaan rencana
dalam bidang program kesehatan.4

2.2.2 Tujuan Khusus

Tersedianya data dan informasi yang akurat tepat waktu dan mutakhir secara periodik dan
teratur pengolahan program kesehatan masyarakat melalui puskesmas di berbagai tingkat
administrasi.5

2.3

Manfaat Pencatatan Dan Pelaporan

1. Memudahkan dalam mengelola informasi kegiatan di tingkat pusat, provinsi, dan Kabupaten/kota
2. Memudahkan dalam memperoleh data untuk perencanaan dalam rangka pengembangan tenaga
kesehatan
3. Memudahkan dalam melakukan pembinaan tenaga kesehatan
4. Memudahkan dalam melakukan evaluasi hasil

2.4

Batasan Pencatatan Dan Pelaporan

Batasan dari pencatatan dan pelaporan kegiatan adalah sebagai berikut :

Pencatatan dan pelaporan penyelenggaraan tiap kegiatan bagi tenaga kesehatan adalah
melakukan pencatatan data penyelenggaraan tiap kegiatan bagi tenaga kesehatan dan melaporkan
data tersebut kepada instansi yang berwenang berupa laporan lengkap pelaksanaan kegiatan
dengan menggunakan format yang ditetapkan.

Pencatatan dan pelaporan rekapitulasi kegiatan tiap triwulan adalah melakukan pencatatan data
pada semua kegiatan dalam satu triwulan berjalan dan melaporkan data tersebut dalam bentuk
rekapitulasi kegiatan triwulan kepada instansi yang berwenang dengan menggunakan format
yang ditetapkan.

Pencatatan dan pelaporan rekapitulasi kegiatan yang diselenggarakan setiap triwulan dan tiap

tahun adalah pencatatan data untuk semua kegiatan dalam satu triwulan dan satu tahun berjalan
serta melaporkan data tersebut dalam bentuk rekapitulasi data kegiatan triwulan dan tahunan
kepada instansi yang berwenang dengan menggunakan format yang telah ditetapkan.6

2.5

Ruang Lingkup Pencatatan Dan Pelaporan

Ruang lingkup pencatatan dan pelaporan, meliputi jenis data yang dikumpulkan, dicatat, dan
dilaporkan puskesmas. Jenis data tersebut mencakup:
1. Umum dan demografi
2. Sarana fisik
3. Ketenagaan
4. Kegiatan pokok yang dilakukan di dalam dan di luar gedung
Data umum meliputi peta wilayah dan wilayahnya, jumlah desa, dusun/RW, jumlah posyandu
dan sasaran program.7

2.6

Pelaksanaan Pencatatan Dan Pelaporan

Semua kegiatan pokok baik didalam maupun diluar gedung puskesmas, puskesmas pembantu,
dan bidan di desa harus dicatat. Untuk memudahkan dapat menggunakan formulir standar yang
telah ditetapkan dalam SP2TP. Jenis formulir standar yang digunakan dalam pencatatan adalah
sebagai berikut 2 :

Rekam kesehatan keluarga (RKK)

Rekam kesehatan keluarga atau yang disebut family folder adalah himpunan kartu-kartu
individu suatu keluarga yang memperoleh pelayanan kesehatan dipuskesmas.Kegunaan dari
RKK adalah untuk mengikuti keadaan kesehatan dan gambaran penyakit di suatu
keluarga.Pengguna RKK diutamakan pada anggota keluarga yang mengidap salah satu penyakit
atau kondisi, misalnya penderita TBC paru, kusta, keluarga resiko tinggi yaitu ibu hamil resiko
tinggi, neonatus resiko tinggi (BBLR), balita kurang energi kronis (KEK).Dalam pelaksanaannya
keluarga yang menggunakan RKK diberi alat bantu kartu tanda pengenal keluarga (KTPK) untuk
memudahkan pencarian berkas pada saat melakukan kunjungan ulang.

Kartu rawat jalan

kartu rawat jalan atau lebih dikenal dengan kartu rekam medik pasien merupakan alat untuk
mencatat identitas dan status pasien rawat jalan yang berkunjung ke puskesmas.

Kartu indeks penyakit

Kartu indeks penyakit merupakan alat bantu untuk mencatat identitas pasien, riwayat, dan
perkembangan penyakit. Kartu indeks penyakit diperuntukan khusus penderita penyakit TBC
paru dan kusta.

Kartu ibu
Kartu ibu merupakan alat bantu untuk mengetahui identitas, status kesehatan, dan riwayat
kehamilan sampai kelahiran.

Kartu anak
Kartu anak adalah alat bantu untuk mencatat identitas, status kesehatan, pelayanan preventifpromotif-kuratif-rehabilitatif yang diberikan kepada balita dan anak prasekolah.

KMS balita dan anak sekolah

Merupakan alat bantu untuk mencatat identitas, pelayanan, dan pertumbuhan yang telah
diperoleh balita dan anak sekolah.

KMS ibu hamil

Merupakan alat untuk mengetahui identitas dan mencatat perkembangan kesehatan ibu hamil
dan pelayanan kesehatan yang diterima ibu hamil.

KMS usia lanjut

KMS usia lanjut merupakan alat untuk mencatat kesehatan usia lanjut secara pribadi baik
fisik maupun psikososial, dan digunakan untuk memantau kesehatan, deteksin dini penyakit, dan
evaluasi kemajuan kesehatan usia lanjut.

Register
Register merupakan formulir untuk mencatat atau merekap data kegiatan didalam dan di luar
gedung puskesmas, yang telah dicatat di kartu dan catatan lainnya.
Ada beberapa jenis register sebagai berikut :

Nomor indeks pengunjung puskesmas

Rawat jalan

Register kunjungan

Register rawat inap

Register KIA dan KB

Register kohort ibu dan balita

Register deteksi dini tumbuh kembang dan gizi

Register penimbangan batita

Register imunisasi

Register gizi

Register kapsul beryodium

Register anak sekolah

Sensus harian: kunjungan, kegiatan KIA, imunisasi, dan penyakit.

2.7

Bentuk Pencatatan
Bentuk Pencatatan Meliputi :

radisional : berisi hal-hal yang didengar dan dilakukan oleh pencatat secara tidak sistematis, tidak lengkap,
dan biasanya berupa catatan harian.

istematis: menggambarkan pola keadaan, masalah, dan langkah pemecahan masalah.2

Bentuk Pencatatan Berdasarkan Pada Sasaran, Yaitu :

1. Catatan Individu (Catatan Ibu, Bayi, Dan Balita);
2. Catatan Keluarga (Kesehatan Keluarga Tertentu);
3. Catatan Masyarakat (biasanya pada kegiatan survei komunitas apabila ditemukan masalah
komunitas yang lebih diarahkan pada ibu dan anak balita).

Bentuk Catatan Berdasarkan Kegiatan, Yaitu :

1. Catatan Pelayanan Kesehatan Anak;

2. Catatan Pelayanan Kesehatan KB;

3. Catatan Pelayanan Kesehatan Ibu;
4. Catatan Imunisasi;
5. Catatan Kunjungan Rumah;
6. Catatan Persalinan;
7. Catatan Kelainan;
8. Catatan Kematian Ibu Dan Bayi; Dan
9. Catatan Rujukan.
Sementara Bentuk Catatan Berdasarkan Proses Pelayanan, Yaitu :
1. Catatan Awal/Masuk;
2. Catatan Pengembangan Berisi Kemajuan/Perkembangan Pelayanan;
3. Catatan Pindah; Dan Catatan Keluar.

2.8

Mekanisme Pencatatan

Pencatatan kegiatan harian program puskesmas dapat dilakukan di dalam dan di luar gedung
1. Pencatatan yang dibuat di dalam gedung puskesmas
Pencatatan yang dibuat di dalam gedung puskesmas adalah semua data yang di peroleh
dari pencatatan kegiatan harian program yang dilakukan dalam gedung puskesmas seperti
tekanan darah, laboratorium, KB dan lain-lain. Pencatatan dan pelaporan ini menggunakan
family folder, kartu indeks penyakit, buku register dan sensus harian.
2. Pencatatan yang dibuat di luar gedung puskesmas

Pencatatan yang dibuat di luar gedung Puskesmas adalah data yang dibuat berdasarkan
catatan harian yang dilaksanakan diluar gedung Puskesmas seperti Kegiatan progam yandu,
kesehatan lingkungan, UKS, dan lain-lain. Pencatatan dan Pelaporan ini menggunakan kartu
register

dan

kartu

murid.

Pencatatan harian masing-masing progam Puskesmas dikombinasi menjadi laporan

terpadu puskesmas atau yang disebut dengan system pencatatan dan pelaporan terpadu
Puskesmas (SP2TP). SP2TP ini dikirim ke dinas kesehatan Kabupaten atau kota setiap awal
bulan, kemudian ke Dinas Kesehatan kabupaten atau kota mengolahnya dan mengirimkan umpan
baliknya ke Dinas Kesehatan Provinsi dan Departemen Kesehatan Pusat. Umpan balik tersebut
harus dikirimkankembali secara rutin ke Puskesmas untuk dapat dijadikan evaluasi keberhasilan
progam. Namun sejak otonomi daerah dilaksanakan puskesmas tidak punya kewajiban lagi
mengirimkan laporan ke Departemen Kesehatan Pusat tetapi dinkes kabupaten/kota lah yang
berkewajiban menyampaikan laporan rutinnya ke Departemen Kesehatan Pusat.7

2.9

Pelaporan
Sesuai dengan Keputusan Direktur Jendral Pembinaan Kesehatan masyarakat

No.590/BM/DJ/Info/Info/96, pelaporan puskesmas menggunakan tahun kalender yaitu dari bulan

Januari sampai dengan Desember dalam tahun yang sama. Formulir pelaporan dikembangkan
sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan/beban kerja di puskesmas.2
Formulir Laporan dari Puskesmas ke kabupaten
1. Laporan Bulanan

 Data Kesakitan (LB 1)

Data obat-obatan (LB 2)
Data kegiatan gizi, KIA/KB,imunisasi termasuk pengamatan penyakit menular (LB 3)

2. Laporan Sentinel
Berikut adalah bentuk laporan sentinel.

Laporan bulan sentinel (LB 1S)

Laporan yang memuat data penderita penyakit yang dapat dicegah dengan imunisasi (PD31),
penyakit infeksi saluran pernafasan akut (ISPA). Dan diare, menurut umur dan status imunisasi.
Puskesmas yang memuat LB 1S adalah puskesmas yang ditunjukyaitu satu puskesmas dari setiap
kab/kota dengan periode laporan bulan serta dilaporkan ke dinas kesehatan kab/kota, Dinas
kesehatan provinsi dan pusat (Ditjen PPM dan PLP).

Laporan bulanan sentinel (LB 2S)

Dalam laporan ini memuat data KIA, gizi, tetanus neonatorum, dan penyakit akibat kerja.
Laporan bulanan sentinel hanya diperuntukkan bagi puskesmas rawat inap. Laporan ini
dilaporkan ke dinas kesehatan

3. Laporan Tahunan
Laporan tahunan meliputi :

Data dasar puskesmas (LT-1)

Data kepegawaian (LT-2)

Data peralatan (LT-3)

2.10

Alur Pelaporan

Laporan dari Dati II dikirimkan ke Dinas Kesehatan Dati I dan Kanwil Depkes Propinsi serta
Pusat (Ditjen Pembinaan Kesehatan Masyarakat) dalam bentuk rekapitulasi dari laporan SP2TP.2
Laporan tersebut meliputi sebagai berikut :
1. Laporan Triwulan :
Hasil entri data/rekapitulasi laporan LB 1
Hasil entri data/rekapitulasi laporan LB 2
Hasil entri data/rekapitulasi laporan LB 3
Hasil entri data/rekapitulasi laporan LB 4
2. Laporan Tahunan :
Hasil entri data/rekapitulasi laporan LT 1
Hasil entri data/rekapitulasi laporan LT 2
Hasil entri data/rekapitulasi laporan LT 3

2.11

Frekuensi Laporan

1. Laporan Triwulan
Laporan triwulan dikirim paling lambat tanggal 20 bulan berikutnya dari triwulan yang
dimaksud (contoh : laporan triwulan pertama tanggal 20 April 2009, maka laporan triwulan
berikutnya adalah tanggal 20 Mei 2009). Laporan ini diberikan kepada dinas-dinas terkait di
bawah ini :

Kepala Dinas Kesehatan Dati I

Kepala Kantor Wilayah Depkes Provins

Depkes RI Cq Ditjen Binkesmas

2. Laporan Tahunan
Laporan tahunan dikirim paling lambat akhir bulan Februari di tahun berikutnya dan
diberikan kepada dinas-dinas terkait berikut ini 4 :

Kepala Dinas Kesehatan Dati I

Kepala Kantor Wilayah Depkes Provinsi

Depkes RI Cq Ditjen Binkesmas

2.12

Mekanisme Pelaporan

1. Tingkat Puskesmas
a.

Laporan dari puskesmas pembantu dan bidan di desa disampaikan ke pelaksana kegiatan di

puskesmas.
b.

Pelaksana kegiatan merekapitulasi data yang dicatat baik di dalam maupun di luar gedung

serta laporan yang di terima dari puskesmas pembantu dan bidan di desa.
c.

Hasil rekapitulasi pelaksanaan kegiatan dimasukkan ke formulir laporan sebanyak 2

rangkap, untuk disampaikan kepada koordinator SP2TP.

d.

Hasil rekapitulasi pelaksanaan kegiatan diolah dan dimamfaatkan untuk tindak lanjut yang

diperlukan untuk meningkatkan kinerja kegiatan.

2. Tingkat Dati II
a.

Pengolahan data SP2TP di Dati II menggunakan perangkat lunak yang ditetapkan oleh

Depkes.

b.

Laporan SP2TP dari puskesmas yang diterima Dinas Kesehatan Dati II disampaikan

kepada pelaksana SP2TP untuk direkapitulasi/entri data.

c.

Hasil rekapitulasi dikoreksi, diolah serta dimamfaatkan sebagai bahan untuk umpan balik,

bimbingan teknis ke puskesmas dan tindak lanjut untuk meningkatkan kinerja program.
d.

Hasil rekapitulasi data setiap 3 bulan dibuat dalam rangkap 3 ( dalam bentuksoft file) untuk

dikirimkan ke Dinas Kesehatan Dati I, Kanwil Depkes Provinsi, dan Departemen Kesehatan.
3. Tingkat Dati I
a.

Pengolahan dan pemamfaatan data SP2TP di Dati I mempergunakan perangkat lunak sama

dengan Dati II.

b.

Laporan dari Dinkes Dati II, diterima oleh Dinkes Dati I dan Kanwil Depkes dalam bentuk

soft file diteruskan ke pelaksana untuk dikompilasi/direkapitulasi.

c.

Hasil rekapitulasi disampaikan ke pengelola program Dati I untuk diolah dan

dimamfaatkan serta dilakukan tindak lanjut, bimbingan dan pengendalian.

4. Tingkat Pusat
Hasil olahan yang dilaksanakan Ditjen Binkesmas paling lambat 2 bulan setelah
berakhirnya triwulan tersebut disampaikan kepada pengelola program terkait dan Pusat Data
Kesehatan untuk dianalisis dan dimamfaatkan sebagai umpan balik, kemudian dikirimkan ke
Kanwil Depkes Provinsi.5

2.13

Metode Penelitian Dalam Pencatatan Dan Pelaporan

Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif, dengan rancangan studi kasus dengan
menggunakan metode kualitatif, maksudnya adalah untuk menggali informasi sebanyak-

banyaknya dan secara detail pada proses pelaksanaan sistem pencatatan dan pelaporan
puskesmas.4

BAB III
PENUTUP
3.1

Kesimpulan

Program pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas (SP2TP) didalam

pelaksanaannya masih terbatas pada data yang merupakan hasil dari interaksi
antara masyarakat dengan fasilitas kesehatan. SP2TP dapat juga membantu
dalam perencanaan program-program kesehatan di puskesmas. Namun dalam
kenyataannya belum berjalan seperti yang harapkan, bahkan kehadiran sistem
pencatatan dan pelaporan di puskesmas dilihat sebagai suatu hal yang cukup
membebani

petugas

puskesmas.

Evaluasi

dilakukan

untuk

mengkaji

pelaksanaan sistem pencatatan dan pelaporan di Puskesmas, menemukan

masalah-masalah yang dihadapi baik dari aspek teknis dan non teknis.
3.2

Saran
Diharapkan kepada seluruh tenaga kesehatan (terutama bidan yang
ditempatkan di puskesmas) agar lebih memperhatikan pembuatan laporan
puskesmas. Sehingga dapat diperoleh data yang akurat untuk memantau
kesehatan masyarakat.