BAB I

PENDAHULUAN

1. Latar Belakang
Pencatatan dan pelaporan adalah indikator keberhasilan suatu kegiatan.
Tanpa ada pencatatan dan pelaporan, kegiatan atau program apapun yang
dilaksanakan tidak akan terlihat wujudnya.Output dari pencatatan dan pelaporan
ini adalah sebuah data dan informasi yang berharga dan bernilai bila
menggunakan metode yang tepat dan benar. Jadi, data dan informasi
merupakan sebuah unsur terpenting dalam sebuah organisas, karena data dan
informasilah yang berbicara tentang keberhasilan atau perkembangan organisasi
tersebut.
Puskesmas merupakan ujung tombak sumber data kesehatan khususnya
bagi dinas kesehatan kota dan Sitem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu
Puskesmas juga merupakan pondasi dari data kesehatan. Sehingga diharapakan
terciptanya sebuah informasi yang akurat, representatif dan reliable yang dapat
dijadikan pedoman dalam penyusunan perencanaan kesehatan. Setiap yang
dapat dijadikan pedoman dalam penyusunan perencanaan kesehatan. program

akan menghasilkan data. Data yang dihasilkan perlu dicatat, dianalisis, dan
dibuat aporan. Data yang disajikan adalah informasi tentang pelaksanaan
progam dan perkembangan masalah kesehatan masyarakat. Informasi yang ada

perlu dibahas, dikoordinasikan, diintegrasikan agar menjadi pengetahuan bagi

semua staf puskesmas.

Pencatatan harian masing-masing progam Puskesmas dikombinasi menjadi

laporan terpadu puskesmas atau yang disbut dengan system pencatatan dan
pelaporan terpadu Puskesmas (SP2TP).

2. Batasan Masalah
Makalah ini membahas mengenai kegiatan surveilans, pencatatan dan
pelaporan data surveilans di Puskesmas Pauh serta permasalahan yang ada
dalam rangkaian kegiatan tersebut.

3. Tujuan Penulisan

Pedoman ini bertujuan untuk mengetahui pelaksanaan kegiatan pencatatan

dan pelaporan data surveilans di Puskesmas serta permasalahan yang ada
dalam rangkaian kegiatan.
4. Metode Penulisan
Metode penulisan makalah ini berupa tinjauan pustaka yang merujuk pada
berbagai literatur, analisis, dan diskusi.
 BAB II
SISTEM PENCATATAN DAN PELAPORAN UPT
PUSKESMAS DTP KAMARANG

A. pengertian sistem pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas (sp2tp)

Sistem Pencatatan dan Pelaporan Puskesmas (SP3) merupakan instrumen
vital dalamsistem kesehatan. Informasi tentang kesakitan, penggunaan
pelayanan kesehatan dipuskesmas, kematian, dan berbagai informasi kesehatan
lainnya berguna untuk pengambilankeputusan dan pembuatan kebijakan di
tingkat kabupaten atau kota maupun kecamatan
sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas adalah kegiatan
pencatatan danpelaporan data umum,sarana, tenaga, dan upaya pelayanan
kesehatan di Puskesmas yang ditetapkan melalui SK MENKES/SK/II/1981. Data
SP2PTberupa Umum dan demografi,Ketenagaan, Sarana, Kegiatan pokok
Puskesmas. Menurut Yusran (2008) Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu
Puskesmas (SP2TP) merupakan kegiatan pencatatan dan pelaporan puskesmas
secara menyeluruh (terpadu) dengan konsep wilayah kerja puskesmas. Sistem
pelaporan ini diharapkan mampu memberikan informasi baik bagi puskesmas
maupun untuk jenjang administrasi yang lebih tinggi, guna mendukung
manajemen kesehatan. SP2TP adalah kegiatan pencatatan dan pelaporan data
umum,sarana, tenaga dan upaya pelayanankesehatan di Puskesmas yang
bertujuan agar didapatnya semua data hasil kegiatan Puskesmas(termasuk
Puskesmas dengan tempat tidur, Puskesmas Pembantu, bidan di Desa
danPosyandu) dan data yang berkaitan, serta dilaporkannya data tersebut
kepada jenjangadministrasi diatasnya sesuai kebutuhan secara benar, berkala
dan teratur, guna menunjang pengelolaan upaya kesehatan masyarakat.
Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas merupakan
sumberpengumpulan data dan informasi ditingkat puskesmas. Segala data dan
informasi baik faktorutama dan tenaga pendukung lain yangmenyangkut
puskesmas untuk dikirim ke pusat sertasebagai bahan laporan untuk kebutuhan.
Menurut Bukhari Lapau (1989) data yang dikumpuloleh puskesmas dan
dirangkum kelengkapan dan kebenaranya. Sistem Pencatatan danPelaporan
Terpadu Puskesmas (SP2TP) ialah laporan yang dibuat semua
puskesmaspembantu, posyandu, puskesmas keliling bidan-bidan desa dan lain-
lain yang termasuk dalamwilayah kerja puskesmas. Pencatatandanpelaporan
mencangkup: b.1: Data umum dan demografi wilayah kerja puskesmas, b.2: Data
ketenagaan puskesmas, dan b.3: Data saranayang dimiliki puskesmas.
Sistem Pencatatan dan Pelaporan Puskesmas mencakup 3 hal: (1)
pencatatan,pelaporan, dan pengolahan; (2) analisis; dan (3) pemanfaatan.
Pencatatan hasil kegiatan oleh pelaksana dicatat dalam buku-buku register yang
berlaku untuk masing-masing program.Data tersebut kemudian direkapitulasikan
ke dalam format laporan SP3 yang sudah dibukukan. Koordinator SP3 di
puskesmas menerima laporan-laporan dalam format buku tadidalam 2 rangkap,
yaitu satu untuk arsip dan yang lainnya untuk dikirim ke koordinator SP3 diDinas
Kesehatan Kabupaten. Koordinator SP3 di Dinas Kesehatan Kabupaten
meneruskan kemasing-masing pengelola program di Dinas Kesehatan
Kabupaten. Dari Dinas KesehatanKabupaten, setelah diolah dan dianalisis
dikirim kekoordinator SP3 di Dinas Kesehatan Provinsi dan seterusnya
dilanjutkan proses untuk pemanfaatannya. Frekuensi pelaporan sebagai berikut:
(1) bulanan; (2) tribulan; (3) tahunan. Laporan bulanan mencakup datakesakitan,
gizi, KIA, imunisasi, KB, dan penggunaanobat-obat. Laporan tribulanan
meliputikegiatan puskesmas antara lain kunjungan puskesmas,rawat tinggal,
kegiatan rujukan puskesmas pelayanan medik kesehatan gigi. Laporan tahunan
terdiri dari data dasar yang meliputi fasilitas pendidikan, kesehatan lingkungan,
peran serta masyarakat dan lingkungan kedinasan, data ketenagaan puskesmas
dan puskesmas pembantu. Pengambilan keputusan ditingkat kabupaten dan
kecamatan memerlukan data yang dilaporkan dalam SP3 yang bernilai,yaitu data
atau informasi harus lengkap dan data tersebut harus diterima tepat waktu oleh
Dinas Kesehatan Kabupaten, sehinggadapat dianalisis dan
diinformasikan.Puskesmas merupakan ujung tombak sumber data kesehatan
khususnya bagi dinas kesehatan kota dan Sitem Pencatatan dan Pelaporan
Terpadi Puskesmas juga merupakan fondasi dari data kesehatan. Sehingga
diharapakan terciptanya sebuah informasi yang akurat,representatif dan reliable
yang dapat dijadikan pedoman dalam penyusunan perencanaankesehatan.
Setiap program akan menghasilkan data. Data yangdihasilkan perlu
dicatat,dianalisis dan dibuat laporan.Data yang disajikan adalah informasi
tentang pelaksanaanprogam dan perkembangan masalah kesehatan
masyarakat. Informasi yang ada perlu dibahas,dikoordinasikan, diintegrasikan
agar menjadi pengetahuan bagi semua staf puskesmas.Pencatatan harian
masing-masing progam Puskesmas dikombinasimenjadi laporan
terpadupuskesmas atau yang disbut dengan system pencatatan dan pelaporan
terpadu Puskesmas (SP2TP).Muninjaya (2004) berpendapat bahwa “untuk
pengembangan efektifitas Sistem Informasi Manajemen Puskesmas, standar
mutu (Input, Proses, Lingkungan dan Output)
perlu dikaji dan dirumuskan kembali, masing-masing komponen terutama proses
pencatatandan pelaporannya perlu ditingkatkan”
 B. tujuan sistem pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas (sp2tp)
Tujuan SP2TP (Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas)
adalah agarsemua data hasil kegiatan Puskesmas dapat dicatat serta dilaporkan
ke jenjang diatasnyasesuai kebutuhan secara benar, berkala dan teratur,guna
menunjang pengelolaan upayakesehatan masyarakat.
1. Tujuan Umum:
Meningkatkan kualitas manajemen Puskesmas secara lebih berhasil guna
dan berdayaguna melalui pemanfaatan secara optimal data SP2TP dan
informasi lain yg menunjang.
2. Tujuan Khusus:
Sebagai dasar penyusunan perencanaan tingkat Puskesmas.Sebagai dasar
penyusunan rencana pelaksanaan kegiatan pokok puskesmas (Lokakarya
mini )Sebagai dasar pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kegiatan pokok
puskesmasUntuk mengatasi berbagai kegiatan hambatan pelaksanaan kegiatan
pokok puskesmas

C. Jenis pencatatan terpadu puskesmas

Pencatatan kegiatan harian progam puskesmas dapat dilakukan di dalam
dan di luargedung.Pencatatan yang dibuat di dalam gedung Puskesmas
Pencatatan yang dibuat di dalam gedung Puskesmas adalah semua data yang
diperolehdari pencatatan kegiatan harian progam yang dilakukan dalam gedung
puskesmas seperti tekanan darah, laboratorium, KB dan lain-lain.Pencatatan dan
pelaporan inimenggunakan:family folder kartu indeks penyakit, buku register dan
sensus harian.pencatatan yang dibuat di luar gedung PuskesmasPencatatan
yang dibuat di luar gedung Puskesmas adalah data yang dibuat
berdasarkancatatan harian yang dilaksanakan diluar gedung Puskesmas
sepertiKegiatan progam yandu, kesehatan lingkungan, UKS, dan lain-lain.
Pencatatan danPelaporan ini menggunakan kartu register dan kartu
murid.catatan harian masing-masing progam Puskesmas dikombinasi menjadi
laporan terpadu puskesmas atau yang disebut dengan sistem pencatatan dan
pelaporan terpaduPuskesmas (SP2TP). SP2TP ini dikirim ke dinas kesehatan
Kabupaten atau kota setiap awalbulan, kemudian ke Dinas Kesehatan kabupaten
atau kota mengolahnya dan mengirimkanumpan baliknya ke Dinas Kesehatan
Provinsi dan Departemen Kesehatan Pusat. Umpan baliktersebut harus
dikirimkan kembali secara rutin ke Puskesmas untuk dapat dijadikan
evaluasikeberhasilan progam. Namun sejak otonomi daerah dilaksanakan
puskesmas tidak punyakewajiban lagi mengirimkan laporan ke Departemen
 Kesehatan Pusat tetapi dinkeskabupaten/kota lah yang berkewajiban
menyampaikan laporan rutinnya ke DepartemenKesehatan Pusat

D. Jenis pelaporan terpadu puskesmas

Ada beberapa jenis laporan yang dibuat oleh Puskesmas antara lain:
1) Laporan harian untuk melaporkan kejadian luar biasapenyakit tertentu.
2) Laporan mingguan untuk melaporkan kegiatan penyakityang sedang
ditanggulangi
3) Laporan bulanan untuk melaporkan kegiatan rutin progam.Laporan jenis
ini ada 4 jenis yaitu: LB1, berisi data kesakitan LB2, berisi data kematian
LB3, berisi data progam gizi, KIA, KB, dll LB4, berisi data obat-obatan
Bentuk Formulir Pelaporan
a.Formulir LB: untuk data kesakitan dan obat dengan LPLPO
b.Formulir LT: untuk data kegiatan
c.Formulir LS: untuk data sarana, kegiatan dan kematian
d. LB1: laporan data kesakitan ( Kasus lama, Kasus baru)

e. LB2: laporan data kematian (tidak dipakai) laporan obat-obatan (LPLPO)

f. LB3 : GIZI, dan KB ,Imunisasi,KIA, Pengamatan Penyakit Menular, seperti:

diare, malaria, DBD, TB Paru, Kusta, Filaria,ISPA, Rabies dan lain-lain.

g. LB4: Kunjungan Puskesmas, Kehatan Olahraga, Kesehatan Sekolah,Rawat

Tinggal Dll
h. LT : laporan kegiatan Puskesmas (tribulan)
 LT 1 : Keadaan sarana Puskesmas,Dasar UKS,Kesehatan Lingkungan,
Kesehatan Jiwa,Program Pendidikan dan Pelatihan, Program
Pemberantasan Penyakit dan Gizi
 LT 2 (kepegawaian): Tenaga PNS di Puskesmas,Tenaga PTT di
PuskesmasTenaga PNS di Puskesmas Pembantu
 LT 3 (peralatan) : Linen,Peralatan Laboratorium,Peralatan untuk
Kesehatan Gigi,Peralatan untuk Penyuluhan,Peralatan untuk Tindakan
Medis dan Non Medis
i. Laporan data dasar Puskesmas
LSD1: data kependudukan, fasilitas pendidikan, kesehatan, lingkungan dan
peran serta)
LSD2: ketenagaan Puskesmas dan Puskesma Pembantu
LSD3: peralatan Puskesmas dan Puskesmas Pembantu
Ada juga jenis laporan lain seperti laporan triwulan, laporan
semester, dan laporantahunan yang mencakup data kegiatan progam yang
 sifatnya lebih komprehensif disertaipenjelasan secara naratif. Yang terpenting
adalah bagaimana memanfaatkan semua jenis datayang telah dibuat dalam
laporan sebagai masukan atau input untuk menyusun
perencanaanpuskesmas (micro planning ) dan lokakarya mini puskesmas
(LKMP).Analisis data hasil kegiatan progam puskesmas akan diolah dengan
menggunakan statistiksederhana dan distribusi masalah dianalisis
menggunakan pendekatan epidemiologis.deskriptif. Data tersebut akan
disusun dalam bentuktabel dan grafik informasi kesehatan dandigunakan
sebagai masukan untuk perencanaan pengembangan progam puskesmas.
Datayang digunakan dapat bersumber dari pencatatan masing-masing
kegiatan progam kemudiandata dari pimpinan puskesmas yang merupakan
hasil supervisi lapangan.

E. Prosedur pengisian sistem pencatatan dan pelaporan

terpadu puskesmas (sp2tp)
Prosedur pengisian SP2TP, yaitu:
1) Formulir SP2TP mengacu pada formulir cetakan 2006 baik bulanan maupun
tahunan.
2) Pada formulir SP2TP diisi oleh masing-masing penanggung jawab program.
3) Penanggung jawab program bertangung jawab penuh terhadap kebenaran data
yang ada.
4) Hasil akhir pengisian data di ketahui oleh kepala puskesmas.
5) Di dalam pengentrian ke komputer dapat dilakukan oleh petugas yang ditunjuk
atau staf pengelola program bersangkutan.Data pada formulir SP2TP agar
diarsipkan sebagai bukti didalam pertanggung jawaban akhir minimal 2 tahun.
6) Semua data diisi berdasarkan kegiatan yang dilakukan oleh puskes

F. Pengorganisasian Puskesmas
Pengorganisasian tingkat puskesmas didefinisikan sebagai proses penetapan
pekerjaan-pekerjaan pokok untuk dikerjakan, pengelompokan pekerjaan,
pendistribusian otoritas/wewenang dan pengintegrasian semua tugas-tugas dan
sumber-sumber daya untuk mencapai tujuan puskesmas secara efektif dan efisien.
Secara aplikatif pengorganisasian tingkat puskesmas adalah pengaturan pegawai
puskesmas dengan mengisi struktur organisasidan tata kerja (SOTK) puskesmas
yang ditetapkan oleh Peraturan Daerah Kabupaten/Kotadisertai dengan pembagian
tugas dan tanggung jawab serta uraian tugas pokok dan fungsi(Tupoksi), serta
pengaturan dan pengintegrasian tugas dan sumber daya puskesmas untuk
melaksanakan kegiatan dan program puskesmas dalam rangka mencapai tujuan
puskesmas.
Berdasarkan definisi tersebut, fungsi pengorganisasian Puskesmas merupakan
alat untukmemadukan (sinkronisasi) dan mengatur semua kegiatan yang
dihubungkan denganpersonil/pegawai, finansial, material, dan metode puskesmas
untuk mencapai tujuanpuskesmas yang telah disepakati bersama antara pimpinan
dan pegawai puskesmas.Pengorganisasian Puskesmas meliputi hal-hal berikut:

a. Cara manajemen Puskesmas merancang struktur formal Puskesmas untuk

penggunaansumber daya Puskesmas secara efisien,
b. Bagaimana Puskesmas mengelompokkan kegiatannya, dimana setiap
pengelompokkan diikuti penugasan seorang penanggung jawab program yang
diberiwewenang mengawasi stafnya.
c. Hubungan antara fungsi, jabatan, tugas, dan pegawai Puskesmas.
d. Cara pimpinan Puskesmas membagi tugas yang harus dilaksanakan dalam
unit kerja dan mendelegasikan wewenang untuk mengerjakan tugas tersebut.
Berdasarkan Keputusan Menteri Kesehatan Nomor 128/Menkes/SK/II/2004,
bahwa untuk dapat terlaksananya rencana kegiatan Puskesmas, perlu
dilakukan pengorganisasian .Ada dua macam pengorganisasian yang harus
dilakukan. Pertama, pengorganisasian berupa penentuan para
penanggungjawab dan para pelaksana untuk setiap kegiatan serta untuk
setiapsatuan wilayah kerja. Dengan perkataan lain, dilakukan pembagian
habis seluruh program kerja dan seluruh wilayah kerja kepada seluruh
petugas puskesmas dengan mempertimbangkan kemampuan yang
dimilikinya. Penentuan para penanggungjawab ini
dilakukan melalui pertemuan penggalangan tim pada awal tahun kegiatan.
Kedua,pengorganisasian berupa penggalangan kerjasama tim secara lintas
sektoral. Ada dua bentukpenggalangan kerjasama yang dapat dilakukan:
 Penggalangan kerjasama dalam bentuk dua pihak, yakni antara
dua sektor terkait,misalnya antara puskesmas dengan sektor
tenaga kerja pada waktu menyelenggarakanupaya kesehatan kerja.
 Penggalangan kerjasama dalam bentuk banyak pihak, yakni antar
berbagai sektorterkait, misalnya antara puskesmas dengan sektor
pendidikan, sektor agama, sektorkecamatan pada waktu
menyelenggarakan upaya kesehatan sekolah.
 Penggalangan kerjasama lintas sektor ini dapat dilakukan:
 Secara langsung yakni antar sektor-sektor terkait.
  Secara tidak langsung yakni dengan memanfaatkan pertemuan
koordinasi kecamatan(Keputusan Menteri Kesehatan, 2004).Ada2
(dua) hal yang perlu pengorganisasian tingkat Puskesmas, yakni:
(1) Pengaturan berbagai kegiatan yang ada di dalam RO
(Rancangan Operasional) Puskesmas,Sehingga membentuk satu
kesatuan program yang terpadu dan sinergi untuk mencapai
tujuanPuskesmas, dan (2) Pengorganisasian pegawai Puskesmas,
yaitu pengaturan tugas dantanggung jawab setiap pegawai
Puskesmas, sehingga setiap kegiatan dan programmempunyai
penanggung jawabnya. Dengan memahami fungsi
pengorganisasian Puskesmasakan lebih memudahkan mempelajari
fungsi penggerakan dan pelaksanaan (actuating/ aktuasi) dan akan
diketahui gambaran pembimbingan dan pengarahan
yangdiperlukan oleh pegawai Puskesmas sesuai dengan
pembagian tugas dan tanggung jawab(Sulaeman, 2009).Untuk
kelancaran kegiatan SP2TP di Puskesmas, maka dibentuk
pengorganisasianyang terdiri dari:
a. Penanggung Jawab (Kepala Puskesmas)Tugas penanggung jawab adalah
memberikan bimbingan kepada koordinator SP2TP dan para pelaksana
kegiatan di Puskesmas.
b. Koordinator (Petugas yang ditunjuk Kepala Puskesmas)Koordinator SP2TP
bertugas: Mengumpulkan laporan dari masing-masing pelaksana
kegiatan.Bersama dengan para pelaksana kegiatan membuat laporan
bulanan SP2TP danmengirimkan laporan tersebut ke DInas Kesehatan Dati
II paling lambat tanggal10 bulan berikutnya.Bersama dengan para
pelaksana kegiatan membuat laporan tahunan SP2TP danmengirimkan
laporan tersebut ke Dinas Dati II paling lambat 31 Januari tahun
berikutnya.Menyimpan arsip laporan SP2TP dari masing-masing pelaksana
kegiatan.Bertanggung jawab atas kelancaran pelaksanaan SP2TPkepada
KepalaPuskesmas.Mempersiapkan pertemuan berkala setiap 3 bulan
yangdipimpin oleh KepalaPuskesmas dengan pelaksanaan kegiatan untuk
menilaipelksanaan kegiatan SP2TP.
c. Anggota (Pelaksana Kegiatan di Puskesmas)

d. Pelaksana kegiatan SP2TP bertugas:

 Mencatat setiap kegiatan pada kartu individu dan register yang ada.
 Mengadakan bimbingan terhadap Puskesmas Pembantu dan Bidan
di Desa.
 Melakukan rekapitulasi data dari hasil pencatatan dan laporan
PuskesmasPembantu serta Bidan di Desa menjadi laporan kegiatan
yang menjadi tanggungjawabnya.
 Hasil dari rekapitulasi ini merupakan bahan untuk
mengisi/membuatlaporan SP2TP. Setiap tanggal 5 mengisi/membuat
laporan SP2TP dari hasil kegiatan masing-asing dalam 2 rangkap
dan disampaikan kepada coordinator SP2TP Puskesmas.Dengan
rincian satu rangkap untuk arsip coordinator SP2TP Puskesmas dan
saturangkap oleh Koordinator SP2TP Puskesmas disampaikan ke
Dinas Kesehatan.
 Mengolah dan memanfaatkan data hasil rekapitulasi untuk tindak
lanjut yangdiperlukan dalam rangka meningkatkan kinerja kegiatan
yang menjadi tanggungjawabnya.
 Bertanggung jawab atas kebenaran isi laporan kegiatannya.
 BAB IV
PENUTUP
 Kesimpulan
Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas (SP2TP) merupakan
kegiatan pencatatan dan pelaporan puskesmas secara menyeluruh (terpadu)
dengan konsep wilayahkerja puskesmas, dengan tujuan agar semua data hasil
kegiatan Puskesmas dapat dicatat sertadilaporkan ke jenjang diatasnya sesuai
kebutuhan secara benar, berkala dan teratur, gunamenunjang pengelolaan
upaya kesehatan masyarakat. Pencatatan kegiatan harian progampuskesmas
dapat dilakukan di dalam dan di luar gedung dan pelaporannya dapat
berupa,Laporan harian untuk melaporkan kejadian luar biasapenyakit tertentu,
Laporan mingguanuntuk melaporkan kegiatan penyakit yang sedang
ditanggulangi dan Laporan bulanan untuk melaporkan kegiatan rutin progam.

 Saran
Kegiatan pencatatan dan pelaporan puskesmas yang sering terlambat
sebaiknya benar-benar menjadi perhatian khusus, yaitu dengan lebih
mendisiplinkan lagi petugas puskesmas dalam menyelesaikan laporannya