BAB 1

PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Pelayanan kesehatan dimasyarakat dilakukan melalui kegiatan
pengawasan, pengendalian dan penilaian yang meliputi pencatatan,
pelaporan, monitoring, dan evaluasi. Pencatatan dan pelaporan adalah
indikator kerberhasilan suatu kegiatan. Tanpa adanya pencatatan dan
pelaporan, kegiatan atau program apapun yang dilaksanakan tidak akan
terlihat wujudnya.Output dari pencatatan dan pelaporan ini adalah sebuah
data informasi yang berharga serta bernilai bila menggunakan metode
yang tepat dan benar. Jadi data dan informasi ini merupakan sebuah unsur
terpenting dalam sebuah organisasi, karena data dan informasilah yang
berbicara tentang keberhasilan atau perkembangan organisasi tersebut.
Pencatatan dan pelaporan yang dilakukan oleh bidan komunitas mengacu
kepada Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas (SP2TP)
yang disyahkan dengan keputusan Menteri Kesehatan No.
86/Menkes/II/1981 dan Keputusan Direktur Jenderal Pembinaan
Kesehatan Masyarakat No.590/BM/DJ/Info/V/1996.
Tersedianya data dan informasi yang akurat, tepat waktu dan
mutakhir secara periodik dan teratur untuk pengelola kesehatan
masyarakat melalui puskesmas di berbagai tingkat administrasi. SP2TP
bertujuan agar semua hasil kekgiatan puskesmas (didalam dan diluar
gedung) dapat dicatat serta dilaporkan kejenjang selanjutnya sesuai dengan
kebutuhan secara benar, berkala dan teratur, guna menunjang pengelolaan
upaya kesehatan masyarakat.

BAB II
PEMBAHASAN

A. Pengertian Pencatatan dan Pelaporan

1
 Pencatatan (recording) dan pelaporan (reporting) berpedoman kepada
sistem pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas (SP2TP). Beberapa
pengertian dasar dari SP2TP menurut depkes RI (1992) adalah sebagai
berikut :
1. Sistem pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas adalah kegiatan
pencatatan dan pelaporan data umum, sarana, tenaga dan upaya
pelayanan kesehatan di puskesmas termasuk puskesmas pembantu,
yang ditetapkan melalui surat keputusan Menteri Kesehatan RI No.
63/Menkes/SK/II/1981.
2. Sistem adalah satu kesatuan yang terdiri atas beberapa komponen yang
saling berkaitan, berintegarasi dan mempunyai tujuan tertentu.
3. Terpadu merupakan gabungan dari berbagai macam kegiatan
pelayanan kesehatan puskesmas, untuk menghindari adanya pencatatan
dan pelaporan lain yang dapat memperberat beban kerja petugas
puskesmas.
Pencatatan adalah kegiatan atau proses pendokumentasian suatu
aktivitas dalam bentuk tulisan. Pencatatan dilakukan diatas kerja, disket,
pita nama dan pita filem. Bentuk catatan dapat berupa tulisan, grafik,
gambar dan suara (syahlan: 253).
Sedangkan setiap kegiatan yang dilakukan diakhiri dengan pembuatan
laporan. Laporan adalah catatan yang memberikan informasi tentang
kegiatan tertentu dan hasilnya yang disampaikan ke pihak yang berwenang
atau berkaitan dengan kegiatan tersebut (syahlan : 256).pencatatan dan
pelaporan adalah indikator keberhasilan suatu kegiatan. Tanpa ada
pencatatan dan pelaporan, kegiatan atau program apapun yang
dilaksanakan tidak akan terlihat wujudnya. Output dari pencatatan dan
pelaporan ini adalah sebuah data dan informasi yang berharga dan bernilai
bila menggunakan metode yang tepat dan benar. Jadi, data dan informasi
merupakan sebuah unsur terpenting dalam sebuah organisasi, karena data
dan informasilah yang berbicara tentang keberhasilan atau perkembangan
organisasi tersebut.

2
 Sistem pencatatan secara umum terbagi dalam 2 bagian, yaitu Sistem
Pencatatan Tradisional Dan Sistem Pencatatan Non-Tradisional. Sistem
Pencatatan Tradisional adalah sistem pencatatan yang memiliki catatan
masing-masing dari setiap profesi atau petugas kesehatan, dimana dalam
sistem ini masing-masing disiplin ilmu (Dokter, Bidan, Perawat.
Epidemiolog, Ahli Gizi dan sebagainya) mempunyai catatan sendiri-
sendiri secara terpisah. Keuntungan sistem ini adalah pencatatan dapat
dilakukan secara lebih sederhana. Kelemahan sistem ini adalah data
tentang kesehatan yang terkumpul kurang menyeluruh, koordinasi antar
petugas kesehatan tidak ada dan upaya pelayanan kesehatan secara
menyeluruh dan tuntas sulit dilakukan.
Sistem Pencatatan Non-Tradisional adalah Pencatatan yang
berorientasi pada Masalah (Problem Oriented Record/POR). Keuntungan
sistem ini adalah kerjasama antar tim kesehatan secara menyeluruh. Setiap
petugas kesehatan dituntut untuk membuat pencatatan tentang data
kesehatan sebaik mungkin.
Berdasarkan pengertian-pengertian tersebut, maka dapat pula
disimpulkan bahwa pencatatan dan pelaopran merupakan :
1. Suatu kegiatan mencatat dengan berbagai alat atau media tentang
data kesehatan yang diperlukan sehingga terwujud tulisan yang
biasa dibaca dan dipahami isinya.
2. Salah satu kegiatan administrasi kesehatan yang harus dikerjakan
dan dipertanggung jawabkan oleh petugas kesehatan.
3. Kumpulkan informasi kegiatan upaya pelayanan kesehatan yang
berfungsi sebagai alat atau sarana komunikasi yang penting antar
petugas kesehatan.
Puskesmas merupakan ujung tombak sumber data kesehatan
khususnya bagi dinas kesehatan kota dan sitem pencatatan dan
pelaporan Terpadu Puskesmas juga merupakan fondasi dari data
kesehatan. Sehingga diharapkan terciptanya sebuah informasi yang
akurat, representatif dan reliable yang dapat dijadikan pedoman dalam
penyusunan perencanaan kesehatan. Setiap program akan

3
menghasilkan data. Data yang dihasilkan perlu dicatat, dianalisis dan
dibuat laporan. Data yang disajikan adalah informasi tentang
pelaksanaan program dan perkembangan masalah kesehatan
masyarkat. Informasi yang ada perlu dibahas, dikoordinasikan,
diitegrasikan agar menajdi pengetahuan bagi semua staf puskesmas.
Sistem pencatatan dan Pelaporan Puskesmas mencakup 3 hal :
1. Pencatatan, pelaporan dan pengolahan;
2. Analisis; dan
3. Pemanfaatan.
Pencatatan hasil kegiatan oleh pelaksana dicatat dalam buku-buku
register yang berlaku untuk masing-masing program. Data tersebut
kemudian direkapitulasi ke dalam format laporan SP3 yang sudah
dibutuhkan.koordinator SP3 di Puskesmas menerima laporan-laporan
dalam format buku tadi dalam 2 rangkap,yaitu satu untuk arsip dan
yang lainnyauntuk dikirim ke koordinator SP3 di Dinas Kesehatan
Kabupaten meneruskan ke masing-masing pengelola program di Dinas
kesehatan kabupaten. Dari dinas kesehatan kabupaten, setelah diolah
dan dianalisis dikirim ke koordinator SP3 di dinas kesehatan provinsi
dan seterusnya dilanjutkan proses untuk pemanfaatannya. Frekuensi
pelaporan sebagai berikut :
1. Bulanan;
2. Tribulan;
3. Tahunan.
Laporan bulanan mencakup data kesakitan, gizi, KIA, imuniasi,
KB dan penggunaan obat-obat. Laporan tribulanan meliputi kegiatan
rujukan puskesmas antara lain kunjungan puskesmas, rawat tinggal,
kegiatan rujukan puskesmas pelayanan medik kesehatan gigi. Laporan
tahunan terdiri dari data dasar yang meliputi fasilitas pendidikan ,
kesehatan lingkungan, peran serta masyarakat dan lingkungan
kadinasan, data ketenagaan puskesmas dan puskesmas pembantu.
Pengambilan keputusan ditingkat kabupaten dan kecamatan
memerlukan data yang dilaporkan dalam SP3 yang bernilai, yaitu data

4
 atau informasi harus lengkap dan data tersebut harus diterima tepat
waktu oleh Dinas Kesehatan kabupaten, sehingga dapat dianalisis dan
diinformasikan (Santoso. 2008).
Untuk pengembangan efektifitas sistem informasi manajemen
puskesmas, standar mutu (input, proses, lingkungan dan output) perlu
dikaji dan dirumuskan kembali, masing-masing komponen terutama
proses pencatatan dan pelaporannya perlu ditingkatkan.
Batasan dari pencatatan dan pelaporan kegiatan adalah sebagai berikut:
1. Pencatatan dan pelaopran penyelenggaraan tiap kegiatan bagi
tenaga kesehatan adalah melakukan pencatatan data
penyelenggaraan tiap kegiatan bagi tenaga kesehatan dan
melaoprkan data tersebut kepada instansi yang berwenang berupa
laporan lengkap pelaksanaan kegiatan dengan menggunakan format
yang ditetapkan.
2. Pencatatan dan pelaporan rekapitulasi kegiatan tiap triwulan adalah
melakukan pencatatan data pada semua kegiatan dalam satu
triwulan berjalan dan melaporkan data tersebut dalam bentuk
rekapitulasi kegiatan triwulan kepada instansi yang berwenang
dengan menggunakan format yang ditetapkan.
Pencatatan dan pelaporan rekapitulasi kegiatan yang diselenggarakan
setiap triwulan dan tiap tahun adalah pencatatan data untuk semua
kegiatan dalam satu triwulan dan satu tahun berjalan serta melaporkan
data tersebut dalam bentuk rekapitulasi data kegiatan triwulan dan
tahunan kepada instansi yang berwenang dengan menggunakan format
yang telah ditetapkan.
B. Tujuan Pencatatan dan Pelaporan
1. Tujuan umum
Sistem pencatatan dan pelaporan terpadu (SP2TP) bertujuan agar
semua hasil kegiatan puskesmas ( di dalam dan di luar gedung) dapat
dicatat serta dilaporkan ke jenjang selanjutnya sesuai sengan
kebutuhan secara benar, berkala dan teratur guna menunjang
pengelolaan upaya kesehatan masyarakat. Pengelolaan SP2TP di

5
 kabupaten baru masih terkendali dengan rendahnya kelengkapan dan
ketepatan waktu penyampaian laporan SP2TP ke Dinas Kesehatan .
2. Tujuan khusus
a. Tercatatnya semua data hasil kegiatan puskesmas sesuai kebutuhan
secara benar, berkelanjutan dan teratur.
b. Terlaporkannya data ke jenjang administrasi berikutnya sesuai
kebutuhan dengan menggunakan format yang telah ditetapkan
secara benar, berkelanjutan dan teratur.
C. Ruang Lingkup
Ruang lingkup pencatatan dan pelaopran kegiatan kiblat pada pedoman ini
meliputi :
1. Ruang lingkup kegiatan kiblat dalam pedoman ini adalah semua
kegiatan diklat pada pedoman ini meliputi :
a. Pemerintah pusat:
Departemen kesehatan dan semua perangkat, departemen atau
lembaga pemerintah lain yang memiliki institusi pelayanan
kesehatan dan institusi pendidikan kesehatan.
b. Pemerintah daerah provinsi dan kabpupaten atau kota semua
perangkatnya.
c. Swasta terutama institusi pelayanan kesehatan swasta dan institusi
pendidikan kesehatan swasta.
d. Organisasi-organisasi profesi di bidang kesehatan.
2. Ruang lingkup pencatatan dan pelaporan kegiatan diklat dalam
pedoman ini, meliputi :
a. Pencatatan dan pelaporan penyelenggaraan tiap kegiatan diklat
bagi tenaga kesehatan.
b. Pencatatan dan pelaporan rekapitulasi kegiatan diklat bagi tenaga,
kesehatan triwulan.
c. Pencatatan dan pelaopran rekapitulasi kegiatan yang
diselenggarakan di Bapelkes tiap triwulan dan tiap tahun.
D. Pelaksanaan Pencatatan dan Pelaporan Kesehatan Masyarakat
Semua kegiatan pokok baik didalam maupun diluar gedung puskesmas,
puskesmas pembantu dan bidan di desa harus dicatat. Untuk memudahkan
dapat menggunakan formulir standar yang menggunakan formulir standar
yang ditetapkan dalam SP2TP. Jenis formulir standar yang digunakan
dalam pencatatan adalah sebagai berikut :
1. Rekam kesehatan keluarga (RKK)

6
 Rekam kesehatan keluarga atau yang disebut family folder adalah
himpunan kartu-kartu individu suatu keluarga yang memperoleh
pelayanan kesehatan dipuskesmas, kegunaan dari RKK adalah untuk
mengikuti keadaan kesehatan dan gambaran penyakit di suatu
keluarga.
Penggunaan RKK diutamakan pada anggota keluarga yang mengidap
salah satu penyakit atau kondisi, misalnya penderita TBC paru, kusta,
keluarga risiko tinggi yaitu ibu hamil risiko tinggi, neonatus risiko
tinggi (BBLR), balita kurang energi kronis (KEK).
2. Kartu rawat jalan
Kartu rawat jalan atau leboih dikenal dengan kartu rekam medik pasien
meruakan alat untuk mencatat identitas dan status pasien rawat jalan
yang berkunjung ke puskesmas.
3. Kartu indesks penyakit
Kartu indeks penyakit merupakan alat bantu untuk mencatat identitas
pasien, riwayat dan perkembangan penyakit. Kartu indeks penyakit
diperuntukan khusus penderita penyakit TBC paru dan kista.
4. Kartu ibu
Kartu ibu merupakan alat bantu untuk mengetahui identitas, status
kesehatan dan riwayat kehamilan sampai kelahiran.
5. Kartu anak
Kartu anak adalah alat bantu untuk mencatat identitas, status
kesehatan, pelayanan preventif-promotif-kuratif-rehabilitatif yang
diberikan kepada balita dan anak prasekolah.
6. KMS balita, anak sekolah
Merupakan alat bantu untuk mencatat identitas, pelayanan dan
pertumbuhan yang telah diperoleh blita dan anak sekolah.
7. KMS ibu hamil
Merupakan alat untuk mengetahui identitas dan mencatat
perkembangan kesehatan ibu hamil dan pelayanan kesehatan yang
diterima ibu hamil.
8. KMS ibu lanjut
KMS usia lanjut merupakan alat untuk mencatat kesehatan usia secara
pribadi baik fisik maupun psikososial dan digunakan untuk memantau
kesehatan, deteksin dini penyakit dan evaluasi kemajuan kesehatan
usia lanjut.

7
 9. Register
Register merupakan formulir untuk mencatat atau merekap data
kegiatan di dalam dan diluar gedung puskesmas, yang telah dicatat
dikartu dan catatan lainnya.
Ada beberapa jenis register sebagai berikut:
a. Nomor indeks pengunjung puskesmas.
b. Rawat jalan.
c. Register kunjungan.
d. Register rawat inap.
e. Register KIA dan KB.
f. Register kohort ibu dan balita.
g. Register deteksi dini tumbuh kembang dan gizi.
h. Register register penimbangan balita.
i. Register imunisasi.
j. Register gizi.
k. Register kapsul beryodium.
l. Register anak sekolah.
m. Sensus harian: kunjungan , kegiatan KIA, imunisasi dan penyakit.
E. Pelaporan Kesehatan Masyarakat
Pelaporan adalah catatan yang memberikan informasi tentang kegiatan
tertentu dan hasilnya disampaikan ke pihak yang berwenang atau berkaitan
terhadap kegiatan tersebut. Sesuai dengan keputusan direktur jenderal
pembinaan kesehatan masyarakat No. 590/BM/DJ/Info/V/96, pelaporan
puskesmas menggunakan tahun klender yaitu bulan januari-Desember
dalam tahun yang sama. Formulir pelaporan dikembangkan sesuai dengan
kebutuhan dan kemampuan atau beban kerja dipuskesmas. Setiap
mengakhiri kegiatan harus ada pembuatan laporan.
Berbeda dengan catatan, laporan harus disampaikan ke orang atau
pihak lain. Proses laporan dilakukan tertulis. Maanfaat laporan, meliputi
pertanggung jawaban otentik tentang pelaksanaan kegiatan, memberi
informasi terdokumentasi, bahan bukti kegiatan (bukti hukum), bahan
pelayanan, bahan penyusunan rencana dan evaluasi, serta bahan untuk
penelitian. Laporan yang lengkap terdiri atas unsur : pendahuluan, (latar
belakang, tujuan, ruang lingkup); isi laporan (perencanaan kegiatan,
pelaksanaan kegiatan, hasil kegiatan secara nyata, masalah dan hambatan,
saran untuk tindak lanjut): dan jika diperlukan, dilengkapi rekomendasi.
Jenis laporan dibagi menjadi duan, yaitu pelaporan kejadian luar biasa atau

8
 darurat yang memerlukan pelayanan dan bantuan cepat. Sementara laporan
berkala, misalnya laporan harian, mingguan, bulanan, triwulan, kuartalan
dan tahunan.
F. Kegiatan Pencatatat dan Pelaporan Kesehatan Masyarakat
1. Mentabuluasi data upaya kesehatan yang dilakukan.
2. Mengkompilasi data dari puskesmas dari puskesma. Menyusun kartu
indeks penyakit menyusun sensus harian untuk mengolah data
kesakitan.
3. Menyajikan daam bentuk narasi, tabel, grafik sesuai kebutuhan.
4. Melakukan berbagai perhitungan-perhitungan dengan menggunakan
data denomintor.
5. Melakuakn analisa untuk kebutuhan pemantauan, intervensi, serta
perencanaan di masa mendatang.
6. Membuat peta wilayah puskesmas termasuk saranana kesehatan.
G. Pemanfaatan Pencatatan dan Pelaporan Kesehatan Masyarakat.
1. Untuk memenuhi kebutuhan administrasi pada jenjang yang lebih
tinggi dalam rangka perencanaan, pembinaan dan pentapan
kebijaksanaan.
2. Dimanfaatkan puskesmas untuk meningkatkan upaya kesehatan
masyarakat melalui :
a. Perencanaan (perencanaan mikro).
b. Penggerakan dan pelaksanaan (lokakarya puskesmas).
c. Pengawasan, pengendalian dan penilaian (stratifikasi).
Manfaat pencatatan dan pelaporan antara lain :
1. Memudahkan dalam mengelola informasi kegiatan ditingkat pusat,
provinsi dan kabupaten/kota.
2. Memudahkan dalam memperoleh data untuk perencanaan dalam rangka
pengembangan tenaga kesehatan.
3. Memudahkan dalam melakukan pembinaan tenaga kesehatan.
4. Memudahkan dalam melakukan evaluasi hasil.
Manfaat pencatatan
1. Memberikan informasi tentang keadaan masalah/kegiatan.
2. Sebagai bahan bukti dari suatu kegiatan/peristiwa.
3. Bahan proses belajar dan bahan penelitian
4. Sebagai pertanggung jawaban.
5. Bahan pembuatan laporan.
6. Perencanaan,pelaksanaan dan evaluasi.
7. Bukti hukum.

9
 8. Alat komunikasi dalam penyampaian pesan serta mengingatkan
kegiatan peristiwa khusus.
H. Bentuk pencatatan berdasarkan isi
1. Catatan tradisional : berisi hal-hal yang didengar dan dilakukan oleh
pencatat secara sistematis, tidak lengkap dan biasanya berupa catatan
harian.
2. Catatan sistematis : menggambarkan pola keadaan, masalah dan
langkah pemecahan masalah.
Batasan dari pencatatan dan pelaporan adalah sebagai berikut:
a. Pencatatan dan pelaporan penyelenggaraan tiap kegiatan bagi tenaga
kesehatan adalah melakukan pencatatan data penyelenggaraan tiap
kegiatan bagi tenaga kesehatan dan melaporkan data tersebut kepada
instansi yang berwenang berupa laporan lengkap pelaksanaan
kegiatan dengan menggunakan format yang ditetapkan.
b. Pencatatan dan pelaporan rekapitulasi kegiatan tiap triwulan adalah
melakukan pencatatan data pada semua kegiatan dalam satu triwulan
berjalan dan melaporkan data tersebut dalam bentuk rekapitulasi
kegiatan triwulan kepada instansi yang berwenang dengan
menggunakan format yang ditetapkan.
c. Pencatatan dan pelaporan rekapitulasi kegiatan yang diselenggarakan
setiap triwulan dan tiap tahun adalah pencatatan data untuk semua
kegiatan dalam satu triwulan dan satu tahun berjalan, serta
melaporkan data tersebut dalam bentuk rekapitulasi data kegiatan
triwulan an dan tahuanan kepada instansi yang berwenang dengan
menggunakan format yang telah ditetapkan.

I. Macam-macam pencatatan
Model naratif atau narasi sering disebut teknik pencatatan yang
berorientasi pada sumber data.
1. Keuntungan
a. Sudah di kenal.
b. Udah dikombinasikan dengan cara dokumentasi lain.
c. Jika ditulis dengan tepat bisa mencakup seluruh keadaan pasien.
d. Mudah ditulis.
2. Kekurangan

10
 a. Tidak terstuktur dan simpang siur datanya.
b. Perlu banyak waktu.
c. Terbatas dengan kemampuan pelayanan kesehatan.
d. Informasi sulit untuk jangka panjang.

Naratif adalah model lama, tradisional yang paling fleksibel. Sistem

pencatatan naratif cara penulisannya mengikuti dengan ketat urutan
kejadian atau kronologis. Dengan cara naratif ini tiap institusi
mempunyai kebijakan sendiri dalam sistem pencatatan.

J. Pengelolaan pencatatan dan pelaporan

1. Pencatatan
Semua kegiatan pokok baik didalam maupun diluar gedung
puskesmas, puskesmas pembantu dan bidan didesa harus di catat.
Untuk memudahkan dapat menggunakan formulir standar yang
ditetapkan dalam SP2TP. Jenis formulir standar yang digunakan dalam
pencatatan adalah sebagai berikut :
a. Rekam Kesehatan Keluarga (RKK)
Kegunaan untuk mengikuti keadaan kesehatan dan gambaran
penyakit disuatu keluarga. Penggunaan dalam anggota keluarga
yang mengidap salah satu penyakit misalnya penderita TBC paru,
kusta, keluarga risiko tinggi yaitu ibu hamil risiko tinggi. Dalam
pelaksanaannya keluarga yang menggunakan RKK diberi alat
bantu Kartu Tanda Pengenal Keluarga (KTPK) untuk memudahkan
pencarian berkas pada saat melakukan kunjungan ulang.
b. Kartu rawat jalan
Kartu rawat jalan atau lebih dikenal dengan kartu rekam medik
pasien merupakan kartu untuk pencatatan identitas dan status
pasien rawat jalan yang berkunjung ke puskesmas.
c. Kartu indeks penyakit
Merupakan alat bantu untuk mencatat identitas pasien, riwayat
dan perkembangan penyakit. Kartu indeks penyakit
diperuntukkan khusus penderita penyakit TBC, paru dan kusta.
d. Kartu ibu
Merupakan alat bantu untuk mengetahui identitas, status
kesehatan dan riwayat kehamilan sampai kelahiran.
e. Kartu anak

11
 Merupakan alat bantu untuk mencatat identitas, status
kesehatan, pelayanan preventif, promotif, kuratif, dan
rehabilitaif yang diberikan kepada balita dan anak pra sekolah.
f. KMS balita, anak sekolah
Merupakan alat bantu untuk mencatat identitas pelayanan dan
pertumbuhan yang di peroleh balita dan sekolah.
g. KMS ibu hamil
Merupakan anak untuk mengetahui identitas dan mencatat
perkembangan kesehatan ibu hamil dan pelayanan kesehatan
yang di terima ibu hamil.
h. KMS usia lanjut (USILA)
Meruapakan alat untuk mencatat kesehatan usia lanjut secara
pribadi baik fisik maupun psikososial dan di gunakan untuk
memantau kesehatan, deteksi dini penyakit dan evaluasi
kemajuan kesehatan USILA.
i. Register
Merupakan formulir untuk mencatat dan merekap data kegiatan
baik di dalam maupun di luar gedung puskesmas, yang telah di
catat di kartu dan catatan lainnya ada beberapa jenis register
sebagai berikut :
1) Nomor indeks pengunjung puskesmas
2) Rawat jalan.
3) Register kunjungan.
4) Register rawat inap.
5) Register KIA dan KB.
6) Register kohort ibu dan balita.
7) Register deteksi dini tumbuh kembang dan gizi.
8) Register penimbangan balita.
9) Register imunisasi.
10) Register gizi.
11) Register kapsul beryodium.
12) Register anak sekolah.
13) Sensus harian kunjungan, kegiatan KIA, imunisasi dan
penyakit.

Adapun kriteria sistem pencatatan data kesehatan yang baik mencakup

hal-hal di bawah ini:

12
 a. Pencatatan harus sistematis, jelas, ringks dan mengacu pada respon
pasien terhadap kejadian penyakit atau intervensi yang diberikan.
b. Ditulis dengan baik dan menghindari keslahan.
c. Tepat waktu, ditulis segera setelah tindakan/kegiatandilakukan.
d. Ditulis secara terperinci mencakup what, why, when, where, who,
and how.
e. Menghindari kata kata yang sulit diukur.
f. Mencantumkan nama jelas dan tanda tangan setelah melakukan
pencatatan.

2. Pelaporan
Pelaporan merupakan cara komunikasi petugas kesehatan yang dapat
dilakukan dengan baik secara tertulis maupun lisan tentang hasil dari
suatu kegiatan atau intervensi yang telah dilaksanakan.
a. Laporan lisan
1) Kelemahan : kemungkinan yang dilaporkan hanyalah hal-hal
yang baik-baik saja dan bersifat subjektif.
2) Keuntungan : hasil dari kegiatan/intervensi yang telah
dilakukan dan data yang telah berkumpul dapat segera
ditindaklanjuti dalam waktu yang lebih cepat.
b. Laporan Tertulis
1) Kelemahan : Memakan waktu dan biaya yang lebih.
2) Keuntungan : Bisa lebih bersifat objektif dan lebih terperinci
serta pelaporan dapat bersifat positif maupun negatif.

Pencatatan dan pelaporan menurut POTTER dan PERRY adalah:

a. Komunikasi
Sebagai alat komunikasi yang efektif antar petugas kesehatan
sehingga kesinambungan informasi dan upaya pelayanan kesehatan
dapat tercapai.
a. Pendidikan
Sebagai informasi tentang gambaran penyakit atau masalah
kesehatan dan pemecahannya.
b. Pengalokasian dana
Dapat digunakan untuk merencanakan tindakan dan kegiatan yang
tepat dengan dana yang tersedia.
c. Evaluasi

13
 Sebagai dasar untuk melakukan evaluasi terhadap hasil intervensi
yang diberikan.
d. Dokumen yang sah
Sebagai bukti nyata dan legal yang dapat digunakan bila
didapatkan adanya penyimpangan serta bila diperlukan untuk
keperluan pengadilan.
e. Jaminan mutu
Dapat memberikan jaminan kepada masyarakat terhadap mutu
pelayanan kesehatan yang diberikan.
f. Penelitian
Merupakan sumber data yang sangat bermanfaat untuk kepentingan
penelitian atau riset.
g. Analisis
Merupakan dasar analisis masalah kesehatan pada individu,
keluarga maupun masyarakat.
h. Feed back
Dapat digunakan sebagai umpan balik dalam rangka meningkatkan
pelayanan kesehatan pada masyarakat.

3. Penatalaksanaan
Pencatatan dengan format
a. Family folder
b. Buku register
1) Rawat jalan dan inap
2) Penimbangan
3) Kohort ibu
4) Kohord anak
5) Persalinan
6) Laboratorium
7) Pengamatan penyakit memar
8)Imunisasi
9) PKM
c. Kartu indeks penyakitn(Kelompok penyakit)
d. Kartu perusahaan
e. Kartu murid
f. Sensus harian ( penyakit dan kegiatan puskesmas mempermudah)

4. Pelaporan
Jenis dan periode laporan :
a. Bulanan
1) Data kesakitan
2) Data kematian
3) Data operasional (gizi,imunisasi,KIA,KB dan sebagainya).

14
 4) Data manajemen obat.
b. Triwulan
Data kegiatan puskesmas
c. Tahunan
1) Umum dan fasilitas
2) Saran
3) Tenaga.

K. Mekanisme Pencatatan
Pencatatan dapat dilakukan di dalam dan di luar gedung. Di dalam
gedung, loket memegang pernanan penting bagi seorang pasien yang
berkunjung pertama kali atau yang melakukan kunjungan ulang dan
dapat kartu tanda pengenal. Kemudian pasien disalurkan pada uni
pelayanan yang dituju. Apabila diluar gedung pasien dicatat dalam
register dengan pelayanan yang diterima.
1. Pengelolaan Laporan
Sesuai dengan Keputusan Direktur Jendral Pembinaan Kesehatan
masyrakat No.590/BM/DJ/Info/Info/96, pelaporan puskesmas
menggunakan tahun kalender bulan januari sampai dengan bulan
Desember dalam tahun yang sama. Formulir pelaporan
dikembangkan sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan/beban
kerja di puskesmas.

Formulir Laporan dari puskesmas ke Dati II

a. Laporan Bulanan
1) Data kesakitan (LB 1)
2) Data obat-obatan (LB 2)
3) Data kegiatan gizi, KIA/KB dan imunisasi termasuk
pengamatan penyakit menular (LB 3).
b. Laporan sentinel
1) Laporan bulanan sentinel (LB 1S)
Laporan yang memuat data penderita penyakit yang dapat
dicegah dengan imunisasi (PD31), penyakit infeksi saluran
pernafasan akut (ISPA). Dan diare, menurut umur dan status
imunisasi. Puskesmas yang memuat LB 1S adalah
puskesmas yang ditunjuk yaitu dari setiap DATI II, Dinas
Kesehatan DATI I dan pusat (Ditjen PPM dan PLP).

15
 2) Laporan bulanan sentinel (LB 2S)
Dalam laporan ini memuat data KIA, gizi tetabus
neonatorum, dan penyakit akibat kerja. Laporan bulanan
sentinel hanya diperuntukkan bagi puskesmas rawat inap.
Laporan ini dilaporkan ke dinas kesehatan DATI.
3) Laporan Tahunan
Meliputi :
a) Data dasar puskesmas (LT-1)
b) Data kepegawaian (LT-2)
c) Data peralatan (LT-3)
2. Alur Laporan
Laporan Dati II dikirimkan ke Dinas Kesehatan Dati 1 dan Karwil
Departemen Kesehatan Provinsi serta Pusat (Ditjen Pembinaan
Kesehatan Masyarakat) dalam bentuk rekapitulasi dari laporan
SP2TP. Laporan tersebut meliputi :
a. Laporan Triwulan
1) Hasil entri data /rekapitulasi laporan LB1
2) Hasil entri data/rekapitulasi laporan LB2
3) Hasil entri data/rekapitulasi laporan LB3
4) Hasil entri data/rekapitulasi laporan LB4
b. Laporan Tahunan
1) Hasil entri data/rekapitulasi laporan LT-1
2) Hasil entri data/rekapitulasi laporan LT-2
3) Hasil entri data/rekapitulasi laporan LT-3
3. Frekuensi Laporan
a. Laporan Triwulan
Laporan triwulan dikirim paling lambat tanggal 20 bulan
berikutnya dari triwulan yang dimaksud (contoh: laporan
triwulan pertama tanggal 20 April 2009, maka laporan triwulan
berikutnya adalah tanggal 20 Mei 2009). Laporan ini diberikan
kepada dinas-dinas terkait di bawah ini:
1) Kepala Dinas Kesehatan Dati I
2) Kepala Kantor Wilayah Depkes Provinsi
3) Depkes RI Cq Ditjen Binkesman
b. Laporan Tahunan
Laporan tahunan dikirim paling lambat akhir bulan februari di
tahun berikutnya dan diberikan kepadan dinas-dinas terkait
berikut ini:
1) Kepala Dinas Kesehatan Dati II
2) Kepala Kantor Wilayah Depkes Provinsi

16
 3) Depkes RI Cq Ditjen Binkesmas

4. Mekanisme Pelaporan
a. Tingkat puskesmas
Laporan dari perpustakaan pembantu dan bidan di desa
disampaikan ke pelaksana kegiatan di puskesmas.

2) Pelaksana-pelaksana merekapitulasi yang dicatat baik didalam

maupun diluar gedung serta laporan yang diterima dari puskesma
pembantu dan bidan di desa.

3) Hasil rekapitulasi pelaksaan kegiatan dimasukkan ke formulir

laporan sebanyak dua rangkap, untuk disampaikan kepada coordinator
SP2TP.

4) Hasil rekapitulasi pelaksanaan kegiatan diolah dan dimanfaatkan

untuk tindak lanjut yang diperlukan untuk meningkatkan kinerja kegiatan.

b .Tingkat Dati II

1) Pengolahan data SP2TP di Dati II menggunakan perangkat

lunak yang ditetapkan oleh depkes.

2) Laporan SP2TP dari puskesmas yang diterima dinas kesehatan

Dati II disampaikan kepada pelaksana SP2TP untuk direkapitulasi/entri data.

3) Hasil rekapitulasi dikoreksi, diolah serta dimanfaatkan sebagai

bahan untuk umpan balik, bimbingan teknis ke puskesmas dan tindak lanjut untuk
meningkat kinerja program.

4) Hasil rekapitulasi data setiap 3 bulan dibuka dalam rangkap

3(dalam bentuk soft file) untuk dikirimkan ke dinas kesehatan Dati I, kanwil
depkes Provinsi dan Departemen Kesehatan.

c. tingkat Dati I

17
 1) pengolahan dan pemanfaatan data SP2TP di dati I mempergunakan
perangkat lunak sama dengan dati II

2) laporan dari dinkes dati II, diterima oleh dinas kesehatan dati I dan
kanwil I dalam bentuk soft lens dikomplikasi/direkapitulasi.

3) hasil rekapitulasi disampaikan ke pengelolaan program dati I untuk

diolah dan dimanfaatkan serta dilakukan tindak lanjut, bimbingan dan
pengendalian.

d. tingkat pusat

hasil olahan yang dilaksanakan ditjen dinkesmas paling lambat 2 bulan

setelah berakhirnya triwulan disampaikan kepada pengelola program terkait dan
pusat data kesehatan untuk dianalisis dan dimanfaatkan sebagai umpan balik,
kemudain dikirimkan kanwil depkes provinsi.

6. metode penelitian dalam pencatatan dan pelaporan

Penelitian ini merupakan penelitian deksriktif, dengan rancangan studi

kasus dengan menggunakan metode kualitatif, maksudnya adalah untuk menggali
informasi sebanyak-banyaknya dan secara detail pada proses pelaksanaan sistem
pencatatn dan pelaporan puskesmas.

7. hasil penelitian dalam pencatatan dan pelaporan

Porses pelaksanaan SP2TP di dinas kesehatan kabupaten timur tengah

selatan, mengalami berbagai hambatan, khususnya yang berkaitan dengan
pengetahuan dan perilaku para pengelola dan pengguna data, yang kurnag
mendukung terhadap keberhasilan SP2TP. Kulaitas aspek teknis yakni penguasaan
tentang SP2TP, proses datanya, sarananya serta kapasitas SDM belum memadai
dan mendapat perhatian sebagai mana mestinya. Aspek sistem dalam konteks
organiasional yang berkaitan dengan aspek perilaku khususnya menyangkut
dengan peran, tugas dan tanggungjawab yang diwujudkan lewat sikap, motivasi

18
dan tindakan nyata dalam pelaksanaan SP2TP dan pemanfaatan data secara
konsisten belum nampak.

19