BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Penataan naskah dinas Klinik Sayang Bunda merupakan pengaturan tentang
cara melaksanakan tugas dan fungsi dalam berbagai bidang kegiatan administrasi di
lingkungan Klinik Sayang Bunda. Salah satu komponen penting dalam
penatalaksanaan naskah adalah administrasi umum. Ruang lingkup administrasi
umum meliputi tata naskah dinas, penamaan lembaga, singkatan dan akronim,
kearsipan, serta tata ruang perkantoran.
Tata naskah dinas sebagai salah satu unsur administrasi umum meliputi antara
lain, pengaturan tentang jenis dan penyusunan naskah dinas, penggunaan logo dan
cap dinas, penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan benar, korespondensi
naskah dinas, kewenangan, perubahan, pencabutan, pembatalan produk hukum,
dan ralat.
Ketentuan tentang tata naskah dinas yang berlaku di Klinik Sayang Bunda
mengacu pada :
1. Peraturan Walikota Palembang Nomor 69 Tahun 2010 tentang Pedoman
Pelaksanaan Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Kota Palembang.
2. Pedoman Penyusunan Dokumen Akreditasi Fasilitas Kesehatan Tingkat
Pertama, Ditjen Bina Upaya KesehatanDirektorat Bina Upaya Kesehatan
Dasar Tahun 2015.

B. Maksud dan Tujuan

1. Maksud
Pedoman Tata Naskah Dinas Klinik Sayang Bunda dimaksudkan
sebagai acuan penyelenggaraan tata naskah dinas pada Klinik Sayang
Bunda.
2. Tujuan
Pedoman Tata Naskah Dinas Klinik Sayang Bunda bertujuan
menciptakan keseragaman dan kelancaran komunikasi tulis yang efektif dan
efisien dalam penyelenggaraan klinik.
3. Definisi
Adapun definisi yang terkait dengan Pedoman Tata Naskah Klinik
Sayang Bunda meliputi hal-hal sebagai berikut :
1. Administrasi umum adalah rangkaian kegiatan administrasi yang
meliputi tata naskah dinas, penamaan lembaga, singkatan dan akronim
serta kearsipan.
2. Naskah dinas adalah komunikasi tulis sebagai alat komunikasi
kedinasan yang dibuat dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yang
berwenang dilingkungan Klinik Sayang Bunda dalam rangka
penyelenggaraan tugas di lingkungan Klinik Sayang Bunda.
3. Tata naskah dinas adalah penyelenggaraan komunikasi tulis yang
meliputi pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan,
pengabsahan, distribusi dan penyimpanan naskah dinas, serta media
yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.
 BAB III
TATA LAKSANA

A. Pedoman Tata Naskah Kedinasan

Ketentuan Umum
Dalam Pedoman Tata Naskah Klinik Sayang Bunda, yang dimaksud dengan:
1. Daerah adalah Kota Palembang;
2. Pemerintah Kota adalah Pemerintah Kota Palembang;
3. Walikota adalah Walikota Palembang;
4. Unit pelaksana teknis selanjutnya disebut UPT adalah unsur pelaksana
teknis operasional dinas untuk melaksanakan sebagian urusan dinas.
5. Tata naskah dinas adalah pengelolaan informasi tertulis yang meliputi
pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan,
distribusi dan penyimpanan naskah dinas serta media yang digunakan
dalam komunikasi kedinasan.
6. Naskah dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan
yang dibuat dan atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di
lingkungan Klinik Sayang Bunda
7. Naskah dinas elektronik adalah naskah dinas berupa komunikasi informasi
yang dilakukan secara elektronik atau terekam dalam multimedia elektronik
8. Format adalah naskah dinas yang menggambarkan tata letak dan
redaksional, serta penggunaan lambang/logo dan cap dinas.
9. Stempel/cap adalah tulisan dan/atau lambang yang digunakan sebagai
tanda pengenal yang sah dan berlaku, dibubuhkan pada ruang tanda
tangan.
10. Kop naskah dinas adalah bagian atas dari surat resmi Klinik Sayang Bunda
yang berisi logo, nama perusahaan dan alamat lengkap.
11. Kewenangan Penandatanganan Naskah Dinas adalah kekuasaan yang
ada pada seorang pejabat untuk menandatangani naskah sesuai dengan
tugas dan tanggung jawab pada jabatannya.
12. Delegasi adalah pelimpahan wewenang dan tanggung jawab dari pejabat
kepada pejabat atau dibawahnya.
13. Surat pernyataan adalah naskah dinas yang berisi pernyataan tertulis dari
pejabat sebagai tanda bukti untuk menerangkan atau menjelaskan
kebenaran sesuatu hal.
14. Surat perjanjian adalah naskah dinas yang berisi kesepakatan bersama
antara dua belah pihak atau lebih untuk melaksanakan tindakan atau
perbuatan hukum yang telah disepakati bersama.
15. Surat tugas adalah naskah dinas dari atasan yang ditujukan kepada
bawahan atau pejabat yang berwenang kepada bawahan yang berisi
perintah untuk melaksanakan pekerjaan sesuai dengan tugas dan
fungsinya.
16. Surat perintah perjalanan dinas adalah naskah dinas dari pejabat yang
berwenang kepada bawahan atau pejabat tertentu untuk melaksanakan
perjalanan dinas.
17. Dokumentasi kegiatan adalah berisi tentang pendokumentasian telah
dilakukan nya kegiatan tersebut.
18. Surat kuasa adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang kepada
bawahan berisi pemberian wewenang dengan atas namanya untuk
melakukan suatu tindakan tertentu dalam rangka kedinasan.
19. Surat undangan adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi
undangan kepada pejabat/pegawai yang tersebut pada alamat tujuan untuk
menghadiri suatu acara kedinasan.
20. Surat pernyataan melaksanakan tugas adalah naskah dinas dari pejabat
yang berwenang berisi pernyataan bahwa seseorang pegawai telah
menjalankan tugas.
21. Surat panggilan adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi
panggilan kepada seorang pegawai untuk menghadap.
22. Lembar disposisi adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi
petunjuk tertulis kepada bawahan.
23. Laporan adalah naskah dinas dari bawahan kepada atasan berisi informasi
dan pertanggungjawaban tentang pelaksanaan tugas kedinasan.
24. Rekomendasi adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi
pernyataan atau catatan tentang sesuatu hal yang dapat dijadikan bahan
pertimbangan kedinasan.
25. Berita acara adalah naskah dinas yang berisi pernyataan atas sesuatu hal
yang ditandatangani oleh para pihak.
26. Notulen adalah naskah dinas yang memuat catatan proses sidang atau
rapat.
27. Daftar hadir adalah naskah dinas dari pejabat berwenang yang berisi
pernyataan atas kehadiran seseorang.
28. Surat keputusan adalah surat yang berisi keputusan pimpinan klinik
terhadap sesuatu terhadap penunjukan pejabat, dengan kebijakan
organisasi atau lembaga tersebut
29. Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah dokumen yang berkaitan
dengan prosedur yang dilakukan secara kronologis untuk menyelesaikan
suatu pekerjaan yang bertujuan untuk memperoleh hasil kerja yang paling
efektif.
30. Surat kesehatan adalah surat pernyataan yang dibuat oleh pihak
berwenang dalam hal kesehatan seseorang.
31. Surat keterangan buta warna adalah surat pernyataan yang dibuat oleh
pihak berwewenang setelah dilakukan pemeriksaan kepada orang
tersebut.
32. Surat keterangan sakit adalah surat yang dipergunakan oleh seseorang
untuk meminta izin kepada pimpinan untuk tidak masuk kerja.
33. Surat pelimpahan tugas adalah surat pelimpahan wewenang dan tanggung
jawab dari dinas/pejabat kepada pejabat atau dibawahnya
34. Surat mengajukan usulan adalah surat untuk mengajukan permohonan
usulan ke dinas atau pejabat
35. Surat permintaan cuti adalah surat permohonan yang diajukan oleh
seorang pegawai kepada pimpinan atau instansi tempatnya bekerja yang
isinya permohonan izin tidak bekerja untuk sementara waktu.
36. Surat pengantar adalah naskah dinas berisi jenis dan jumlah barang yang
berfungsi sebagai tanda terima.
37. Perubahan adalah merubah atau menyisipkan suatu naskah dinas.
38. Pencabutan adalah suatu pernyataan tidak berlakunya suatu naskah dinas
sejak ditetapkan pencabutan tersebut.
39. Pembatalan adalah pernyataan bahwa suatu naskah dinas dianggap tidak
pernah dikeluarkan.
Tata Naskah Dinas

Asas tata naskah dinas terdiri atas :

a. Asas Efisien dan Efektif;
dilakukan melalui penyederhanaan dalam penulisan, penggunaan ruang
ataulembar naskah dinas, spesifikasi informasi, serta dalam penggunaan
BahasaIndonesia yang baik, benar dan lugas.
b. Asas Pembakuan;
dilakukan melalui tata cara dan bentuk yang telah dibakukan.
c. Asas Akuntabilitas;
penyelenggaraan tata naskah dinas harus dapat dipertanggungjawabkan dari
segi isi, format, prosedur, kewenangan, keabsahan dan dokumentasi
d. Asas Keterkaitan;
tata naskah dinas diselenggarakan dalam satu kesatuan sistem.
e. Asas Kecepatan dan Ketepatan;
tata naskah dinas diselenggarakan tepat waktu dan tepat sasaran.
f. Asas Keamanan.
tata naskah dinas harus aman secara fisik dan substansi

Prinsip-prinsip penyelenggaraan naskah dinas terdiri atas :

a. Ketelitian
diselenggarakan secara teliti dan cermat dari bentuk, susunan pengetikan,
isi,struktur, kaidah bahasa dan penerapan kaidah ejaan didalam pengetikan.
b. Kejelasan
diselenggarakan dengan memperhatikan kejelasan aspek fisik dan materi
dengan mengutamakan metode yang cepat dan tepat.
c. Singkat dan Padat
diselenggarakan dengan menggunakan Bahasa Indonesia yang baik dan benar
d. Logis dan Meyakinkan
diselenggarakan secara runtut dan logis dan meyakinkan serta struktur kalimat
harus lengkap dan efektif
Penyelenggaraan naskah dinas dilaksanakan sebagai berikut :
A. Pengelolaan Surat Masuk;
Pengelolaan surat masuk dilakukan melalui :
a. Instansi penerima menindaklanjuti surat yang diterima melalui tahapan:
1) diagendakan dan diklasifikasikan sesuai sifat surat serta didistribusikan
ke unit pengelola;
2) unit pengelola menindaklanjuti sesuai dengan klasifikasi surat dan
arahan pimpinan; dan
3) surat masuk diarsipkan pada unit tata usaha
b. Rekaman surat jawaban yang mempunyai tembusan disampaikan kepada
yang berhak.
c. Alur surat menyurat diselenggarakan melalui mekanisme dari tingkat
pimpinan tertinggi hingga ke pejabat struktural terendah yang berwenang.

B. Pengelolaan Surat Keluar;

Pengelolaan surat keluar dilakukan melalui tahapan:
a. Konsep surat keluar diparaf secara berjenjang dan terkoordinasi sesuai
tugas dan kewenangannya dan diagendakan oleh unit tata usaha dalam
rangka pengendalian;
b. Surat keluar yang telah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang diberi
nomor, tanggal dan stempel oleh unit tata usaha
c. Surat keluar sebagaimana dimaksud pada hurup b wajib segera dikirim;
d. Surat keluar diarsipkan pada unit tata usaha.

C. Tingkat Keamanan;
Tingkat keamananan dilakukan dengan mencantumkan kode pada sampul
naskah dinas sebagai berikut :
a. Surat rahasia disingkat R, merupakan surat yang materi dan sifatnya
memiliki tingkat keamanan yang tinggi, erat hubungannya dengan rahasia
klinik,
b. Surat penting disingkat P, merupakan surat yang tingkat keamanan isi
surat perlu mendapat perhatian penerima surat.
 c. Surat konfidensial disingkat K, merupakan surat yang materi dan sifatnya
memiliki tingkat keamanan sedang yang berdampak kepada terhambatnya
kegiatan klinik.
d. Surat biasa disingkat B, merupakan surat yang materi dan sifatnya biasa
namun tidak dapat disampaikan kepada yang tidak berhak.

D. Kecepatan Proses;
Kecepatan proses sebagai berikut:
a. Amat segera/kilat, dengan batas waktu 24 jam setelah surat diterima;
b. Segera, dengan batas waktu 2 x 24 jam setelah surat diterima;
c. Penting, dengan batas waktu 3 x 24 jam setelah surat diterima;
d. Biasa dengan batas waktu maksimum 5 hari kerja setelah surat diterima.

E. Penggunaan Kertas Surat;

Penggunaan kertas surat sebagai berikut :
a. Kertas yang digunakan untuk naskah dinas adalah HVS 70 gram
b. Penggunaan kertas HVS diatas 70 gram atau jenis lain, hanya terbatas
untuk jenis naskah dinas yang mempunyai nilai kesamaan tertentu dan nilai
kegunaan dalam waktu lama
c. Ukuran kertas yang digunakan untuk surat menyurat dan laporan adalah
HVS A4
d. Ukuran kertas yang digunakan untuk Pedoman, Panduan, Kerangka Acuan
Kerja (KAK) adalah kertas HVS (A4)

F. Pengetikan Sarana Administrasi dan Komunikasi Perkantoran;

Pengetikan sarana administrasi dan komunikasi perkantoran adalah sebagai
berikut :
a. Arial 12 atau disesuaikan dengan kebutuhan;
b. Spasi 1 atau 1,5 sesuai kebutuhan

G. Warna dan Kualitas Kertas.

Warna dan kualitas kertas adalah kertas berwarna putih dengan kualitas baik.
 BAB II
RUANG LINGKUP

Ruang lingkup Pedoman Tata Naskah Klinik Sayang Bunda meliputi

pengaturan tentang jenis dan format naskah dinas, penyusunan naskah
dinas,korespondensi naskah dinas, pejabat penandatangan naskah dinas,
penggunaan logo dalam naskah dinas, serta perubahan, pencabutan,pembatalan,
dan ralat naskah dinas.
Tata naskah dinas Klinik Sayang Bunda terbagi dua, yaitu :
1. Pedoman Tata Naskah Kedinasan
2. Pedoman Tata Naskah Akreditasi

I. PEDOMAN TATA NASKAH KEDINASAN

Bentuk dan susunan naskah di Klinik Sayang Bunda, terdiri atas :
a. Surat Pernyataan
b. Surat Perjanjian
c. Surat Tugas
d. Surat Perintah Perjalanan Tugas
e. Dokumentasi Kegiatan
f. Surat Kuasa
g. Surat Undangan
h. Lembar Disposisi
i. Laporan
j. Surat Rekomendasi
k. Notulen
l. Daftar Hadir
m. Surat Keputusan
n. SOP
o. Surat Kesehatan
p. Surat Pernyataan Buta Warna
q. Surat Keterangan Hamil
r. Surat Pelimpahan Tugas
s. Surat Mengajukan Usulan
t. Surat Permintaan Cuti
1.1 Paraf, Penulisan Nama, Penandatanganan, Pendelegasian
Penandatanganan dan Penggunaan tinta untuk Naskah Dinas
(1) Setiap naskah dinas sebelum ditandatangani terlebih dahulu diparaf.
(2) Naskah dinas dalam bentuk susunan produk hukum sebelum ditandatangani
terlebih dahulu diparaf oleh pejabat pembuat naskah dinas pada setiap lembar
sebelah kanan bawah.
(3) Paraf sebagaimana dimaksud pada nomor (1) dan nomor (2) dilakukan oleh
pejabat terkait secara horizontal dan vertikal.
(4) Paraf sebagaimana dimaksud pada nomor (1) dan nomor (2) merupakan tanda
tangan singkat sebagai bentuk redaksi dan pengetikan naskah dinas.
(5) Apabila Kepala Klinik berhalangan, penandatanganan naskah dinas dilakukan
oleh Kepala Tata Usaha.
(6) Paraf sebagaimana dimaksud pada ayat (4) meliputi :
 Paraf hirarki
 Paraf koordinasi

1.2 Penulisan Nama

(1) Penulisan nama Kepala Klinik pada naskah dinas :
a. Dalam bentuk dan susunan produk hukum menggunakan gelar; dan
b. Dalam bentuk dan susunan surat juga menggunakan gelar.
(2) Penulisan nama pejabat selain yang dimaksud pada nomor (1) menggunakan
gelar, dan jabatan

1.3 Penggunaan Tinta

(1) Tinta yang digunakan untuk naskah dinas berwarna hitam
(2) Tinta yang digunakan untuk penandatanganan dan paraf naskah dinas
berwarna Hitam.

1.4 Stempel
1. Jenis stempel untuk naskah di Klinik Sayang Bunda adalah stempel Klinik terdiri
atas:
a. Stempel Klinik Sayang Bunda
b. Stempel nama dokter Klinik Sayang Bunda/SIP
2. Stempel untuk naskah dinas menggunakan tinta berwarna ungu dan dibubuhkan
pada bagian kiri tandatangan pejabat yang menandatangani naskah dinas.
3. Petugas yang berhak menggunakan stempel
a. Stempel Klinik Sayang Bunda: Kepala Klinik Sayang Bunda, Kepala Tata
Usaha, Bendahara dan Sekretaris
b. Stempel nama dokter Klinik Sayang Bunda/SIP: Kepala Klinik Sayang Bunda,
Kepala Tata Usaha, Bendahara, petugas pendaftaran, asisten dokter yang
bertugas
4. Petugas yang berwenang menyimpan stempel Klinik Sayang Bunda dan stempel
nama dokter Klinik Sayang Bunda adalah Kepala tata usaha

1.5 Kop Naskah Dinas

1. Kop naskah dinas Klinik Sayang Bunda berisi logo Klinik Sayang Bunda beserta
alamat Klinik Sayang Bunda dan Nomor Telepon Klinik Sayang Bunda
2. Kop naskah dinas Klinik Sayang Bunda digunakan untuk naskah dinas yang
ditandatangani Kepala Klinik Sayang Bunda

1.6 Sampul Naskah Dinas

1. Sampul naskah dinas Klinik Sayang Bunda berbentuk empat persegi panjang
2. Pada sampul naskah dinas berisi logo Klinik Sayang Bunda beserta alamat dan
nomor telepon Klinik Sayang Bunda
3. Ukuran sampul naskah dinas Klinik Sayang Bunda adalah sampul seperempat
folio ukuran panjang 23cm dan lebar 11cm.
4. Jenis naskah dinas Klinik Sayang Bunda menggunakan sampul warna putih.

1.7 Papan Nama

Papan nama di Klinik Sayang Bunda berbentuk empat persegi
panjang.dengan ukuran 1,5 M x 1 M dengan mencantumkan logo Klinik Sayang
Bunda, dan alamat Klinik Sayang Bunda.
II. PEDOMAN TATA NASKAH AKREDITASI
1. DOKUMEN AKREDITASI KLINIK SAYANG BUNDA
a. Jenis Dokumen Berdasarkan Sumber
1) Dokumen Internal
Sistem manajemen mutu, sistem penyelenggaraan pelayanan upaya
kesehatan perorangan Klinik Sayang Bunda perlu dibakukan
berdasarkan regulasi internal yang ditetapkan oleh Kepala Klinik
Sayang Bunda. Regulasi internal tersebut disusun dan ditetapkan
dalam bentuk dokumen yang harus disediakan oleh Klinik Sayang
Bunda

2) Dokumen eksternal
Merupakan Regulasi eksternal berupa peraturan perundangan dan
pedoman-pedoman yang diberlakukan oleh Kementerian Kesehatan,
Dinas Kesehatan Provinsi/Kabupaten/Kota dan organisasi profesi
sebagai acuan bagi Klinik Sayang Bunda dalam menyelenggarakan
administrasi manajemen dan upaya kesehatan perorangan.
Dokumen-dokumen eksternal tersebut ada di Klinik Sayang Bunda
sebagai dokumen yang dikendalikan.

b. Jenis Dokumen Akreditasi Klinik Sayang Bunda

1) Dokumen Induk
Dokumen asli dan telah disahkan oleh Kepala Klinik Sayang Bunda.

2) Dokumen Terkendali
Dokumen yang didistribusikan ke sekretariat/tiap unit/pelaksana di
Klinik Sayang Bunda, terdaftar dalam Daftar Distribusi Dokumen
Terkendali, menjadi acuan dalam melaksanakan pekerjaan dan dapat
ditarik bila ada perubahan (revisi). Dokumen ini harus ada
tanda/stempel “TERKENDALI”.

3) Dokumen Tidak Terkendali

Dokumen yang didistribusikan untuk kebutuhan eksternal atau atas
permintaan pihak di luar Klinik Sayang Bunda hanya dapat digunakan
 untuk keperluan insidentil, tidak dapat digunakan sebagai acuan
dalam melaksanakan pekerjaan dan memiliki tanda/stempel “TIDAK
TERKENDALI”. Yang berhak mengeluarkan dokumen ini adalah
Penanggung Jawab Manajemen Mutu dan tercatat pada Daftar
Distribusi Dokumen Tidak Terkendali.

4) Dokumen Kedaluwarsa
Dokumen yang dinyatakan sudah tidak berlaku oleh karena
mengalami perubahan/revisi sehingga tidak dapat lagi menjadi acuan
dalam melaksanakan pekerjaan. Dokumen ini harus ada
tanda/stempel “KEDALUWARSA”. Dokumen induk diidentifikasi dan
dokumen sisanya dimusahkan

c. Jenis Dokumen Yang Perlu Disediakan

1) Penyelenggaraan Manajemen Klinik:
a) Kebijakan Kepala Klinik ,
b) Rencana Lima Tahunan Klinik,
c) Pedoman/manual mutu,
d) Pedoman/panduan teknis yang terkait dengan manajemen,
e) Standar Operasional Prosedur (SOP),
f) Kerangka Acuan Kegiatan.
2) Penyelenggaraan Upaya Kesehatan Perorangan (UKP)
a) Kebijakan tentang Pelayanan Klinis,
b) Pedoman Pelayanan Klinis,
c) Standar Operasional Prosedur (SOP),
d) Kerangka Acuan terkait dengan Program/kegiatan Pelayanan Klinis,
e) Peningkatan Mutu dan Keselamatan Pasien.

2. PENYUSUNAN DOKUMEN AKREDITASI KLINIK SAYANG BUNDA

a. Kebijakan
Kebijakan adalah Peraturan/Surat Keputusan yang ditetapkan oleh
Kepala Klinik Sayang Bunda yang merupakan garis besar yang bersifat
mengikat dan wajib dilaksanakan oleh penanggung jawab maupun
pelaksana. Berdasarkan kebijakan tersebut, disusun pedoman/panduan dan
Standar Operasional Prosedur (SOP) yang memberikan kejelasan langkah-
langkah dalam pelaksanaan kegiatan di Klinik Sayang Bunda.
Penyusunan Peraturan/Surat Keputusan tersebut harus didasarkan
pada peraturan perundangan, baik Undang-undang, Peraturan Pemerintah,
Peraturan Presiden, Peraturan Daerah, Peraturan Kepala Daerah, Peraturan
Menteri dan pedoman-pedoman teknis yang berlaku seperti yang ditetapkan
oleh Kementerian Kesehatan, Kementerian Dalam Negeri, Dinas Kesehatan
Provinsi Sumatera Selatan, dan Dinas Kesehatan Kota Palembang
Peraturan/Surat Keputusan Kepala Klinik Sayang Bunda dapat
dituangkan dalam pasal-pasal dalam keputusan tersebut, atau merupakan
lampiran peraturan/keputusan.
Format Peraturan/Surat Keputusan disesuaikan dengan Peraturan
Daerah yang berlaku atau dapat disusun sebagai berikut:
1) Pembukaan ditulis dengan huruf kapital:
a) Kebijakan : Peraturan/Keputusan Kepala (sebutkan nama
Puskesmas Keramasan)
b) Nomor : ditulis sesuai sistem penomoran di Klinik Sayang
Bunda, contoh : 440/001/KP/KSB/2019
c) Judul : ditulis judul Peraturan/Keputusan tentang
d) Dengan Rahmat Tuhan Yang Maha Esa
e) Jabatan pembuat keputusan ditulis simetris, diletakkan di tengah
margin diakhiri dengan tanda koma titik koma
2) Konsideran, meliputi:
a) Menimbang:
(1) Memuat uraian singkat tentang pokok-pokok pikiran yang
menjadi latar belakang dan alasan pembuatan keputusan,
(2) Huruf awal kata “menimbang” ditulis dengan huruf kapital diakhiri
dengan tanda baca titik dua (:), dan diletakkan di bagian kiri,
(3) Konsideran menimbang diawali dengan penomoran
menggunakan huruf kecil dan dimulai dengan kata “bahwa”
dengan “b” huruf kecil, dan diakhiri dengan tanda baca titik koma
(;)
b) Mengingat:
(1) Memuat dasar kewenangan dan peraturan perundangan yang
memerintahkan pembuat Peraturan/Surat Keputusan tersebut,
(2) Peraturan perundangan yang menjadi dasar hukum adalah
peraturan yang tingkatannya sederajat atau lebih tinggi,
(3) Kata “mengingat” diletakkan di bagian kiri sejajar kata
menimbang,
(4) Konsideran yang berupa peraturan perundangan diurutkan
sesuai dengan hirarki tata perundangan dengan tahun yang
lebih awal disebut lebih dulu, diawali dengan nomor 1, 2, dst,
dan diakhiri dengan tanda baca titik koma titik koma(;).
c) Diktum:
(1) Diktum “MEMUTUSKAN” ditulis simetris di tengah, seluruhnya
dengan huruf kapital;
(2) Diktum menetapkan dicantumkan setelah kata memutuskan
sejajar dengan kata menimbang dan mengingat, huruf awal kata
menetapkan ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan
tanda baca titik dua (:);
(3) Nama keputusan sesuai dengan judul keputusan (kepala),
seluruhnya ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan
tanda baca titik (.).

d) Batang Tubuh.
(1) Batang tubuh memuat semua substansi Peraturan/Surat
Keputusan yang dirumuskan dalam diktum-diktum, misalnya:
Kesatu:
Kedua:
Dst
(2) Dicantumkan saat berlakunya Peraturan/Surat Keputusan,
perubahan, pembatalan, pencabutan ketentuan, dan peraturan
lainnya, dan
(3) Materi kebijakan dapat dibuat sebagai lampiran Peraturan/Surat
Keputusan, dan pada halaman terakhir ditandatangani oleh
pejabat yang menetapkan Peraturan/Surat Keputusan.
 e) Kaki:
Kaki Peraturan/Surat Keputusan merupakan bagian akhir substansi
yang memuat penanda tangan penerapan Peraturan/Surat
Keputusan, pengundangan peraturan/keputusan yang terdiri dari:
(1) Tempat dan Tanggal Penetapan,
(2) Nama Jabatan ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan
tanda koma (,),
(3) Tanda tangan Pejabat, dan
(4) Nama Lengkap yang menanda tangani.
f) Penandatanganan:
Peraturan/Surat Keputusan Kepala Klinik Sayang Bunda
ditandatangani oleh Kepala Klinik Sayang Bunda, dituliskan nama
tanpa gelar.
g) Lampiran Peraturan/Surat Keputusan:
(1) Halaman pertama harus dicantumkan nomor dan Judul
Peraturan/ Surat Keputusan.
(2) Halaman terakhir harus ditandatangani oleh Kepala Klinik
Sayang Bunda.

Hal-hal yang perlu diperhatikan untuk dokumen Peraturan/Surat Keputusan

yaitu:
1) Kebijakan yang telah ditetapkan Kepala Klinik Sayang Bunda masih tetap
berlaku meskipun terjadi penggantian Kepala Klinik Sayang Bunda hingga
adanya kebutuhan revisi atau pembatalan.
2) Kebijakan berupa Peraturan, pada batang tubuh tidak ditulis sebagai
diktum tetapi dalam bentuk Bab-bab dan Pasal-pasal.

b. Manual Mutu
Manual mutu adalah dokumen yang memberi informasi yang konsisten ke
dalam maupun ke luar tentang sistem manajemen mutu. Manual mutu disusun,
ditetapkan, dan dipelihara oleh organisasi menjadi panduan implementasi
manajemen mutu.
Pedoman/Panduan adalah kumpulan ketentuan dasar yang memberi arah
langkah-langkah yang harus dilakukan. Pedoman merupakan dasar untuk
menentukan dan melaksanakan kegiatan. Panduan adalah petunjuk dalam
melakukan suatu kegiatan, Dapat diartikan bahwa pedoman mengatur
beberapa hal, sedangkan panduan hanya mengatur 1 (satu) kegiatan saja.
Pedoman/Panduan dapat diterapkan dengan baik dan benar melalui
penerapan SOP.
Mengingat sangat bervariasinya bentuk dan isi pedoman/panduan maka
Klinik Sayang Bunda menyusun sistematika pedoman/panduan sesuai
kebutuhan.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pembuatan dokumen pedoman
atau panduan yaitu:
a. Setiap pedoman atau panduan harus dilengkapi dengan peraturan atau
keputusan Kepala Klinik Sayang Bunda untuk pemberlakuan
pedoman/panduan tersebut
b. Peraturan Kepala Klinik Sayang Bunda tetap berlaku meskipun terjadi
penggantian Kepala Klinik Sayang Bunda.
c. Setiap pedoman/panduan sebaiknya dilakukan evaluasi minimal setiap
2-3 tahun sekali.
d. Bila Kementerian Kesehatan telah menerbitkan pedoman/panduan
untuk suatu kegiatan/pelayanan tertentu, maka Klinik Sayang Bunda
dalam membuat pedoman/panduan wajib mengacu pada
pedoman/panduan yang diterbitkan oleh Kementerian Kesehatan.
e. Format sistematika pedoman/panduan Klinik Sayang Bunda yang
digunakan mengacu pada sistematis yang lazim yaitu sebagai berikut:
a) Format Pedoman Pengorganisasian Unit Kerja
Kata Pengantar
BAB I Pendahuluan
BAB II Gambaran Umum
BAB III Visi, Misi, Falsafah, Nilai dan Tujuan
BAB IV Struktur Organisasi Unit Kerja
BAB V Uraian Jabatan
BAB VI Tata Hubungan Kerja
BAB VII Pola Ketenagaan dan Kualifikasi Personil
BAB VIII Kegiatan
BAB IX Pertemuan/ Rapat
 BAB X Pelaporan
1. Laporan Harian
2. Laporan Bulanan
3. Laporan Tahunan

b) Format Pedoman Pelayanan Unit Kerja

Kata Pengantar
BAB I PENDAHULUAN
1. Latar Belakang
2. Tujuan Pedoman
3. Sasaran Pedoman
4. Ruang Lingkup Pedoman
5. Batasan Operasional
BAB II STANDAR KETENAGAAN
1. Kualifikasi Sumber Daya Manusia
2. Distribusi Ketenagaan
3. Jadwal Kegiatan
BAB III STANDAR FASILITAS
1. Denah Ruang
2. Standar Fasilitas
BAB IV TATA LAKSANA PELAYANAN
1. Lingkup Kegiatan
2. Metode
3. Langkah Kegiatan
BAB V LOGISTIK
BAB VI KESELAMATAN SASARAN
BAB VII KESELAMATAN KERJA
BAB VIII PENGENDALIAN MUTU
BAB IX PENUTUP

c) Format Panduan Pelayanan

BAB I DEFINISI
BAB II RUANG LINGKUP
BAB III TATA LAKSANA
 BAB IV DOKUMENTASI

c. Penyusunan Kerangka Acuan Program/Kegiatan

Kerangka acuan disusun untuk program atau kegiatan yang akan
dilakukan oleh Klinik Sayang Bunda. Kerangka Acuan program/kegiatan yang
dibuat diantaranya adalah program pengembangan SDM, program
peningkatan mutu klinik dan keselamatan pasien, program pencegahan
bencana, program pencegahan kebakaran, kegiatan pelatihan triase gawat
darurat dan sebagainya.
Sistematika kerangka acuan program/kegiatan adalah sebagai berikut :
1) Pendahuluan
Hal-hal yang bersifat umum yang masih terkait dengan upaya/ kegiatan.
2) Latar belakang
Latar belakang merupakan alasan mengapa program tersebut disusun.
3) Tujuan umum dan khusus
Tujuan umum secara garis besar sedangkan tujuan khusus lebih terinci.
4) Kegiatan pokok dan rincian kegiatan
Langkah-langkah kegiatan yang harus dilakukan sehingga tercapainya
tujuan.
5) Cara melaksanakan kegiatan
Metode untuk melaksanakan kegiatan pokok dan rincian kegiatan, seperti
membentuk tim, melakukan rapat, melakukan audit dan lain-lain.
6) Sasaran
Sasaran program adalah target pertahun yang spesifik dan terukur untuk
mencapai tujuan-tujuan upaya kesehatan.
7) Jadwal pelaksanaan kegiatan
Perencanaan waktu untuk tiap-tiap rincian kegiatan yang akan dilaksanakan
digambarkan dalam bentuk ganchart.
8) Evaluasi pelaksanaan kegiatan dan pelaporan
Evaluasi dilakukan dalam kurun waktu tertentu sehingga apabila akan
segera diketahui ada pergeseran/penyimpangan jadwal makadapat segera
diperbaiki sehingga tidak menganggu program/kegiatan secara keseluruhan.
9) Pencatatan, pelaporan dan evaluasi kegiatan
Pencatatan adalah catatan kegiatan, bagaimana melakukan kegiatan atau
membuat dokumentasi kegiatan.
Pelaporan adalah bagaimana membuat laporan program dan kapan
laporanharus diserahkan serta kepada siapa saja laporan tersebut
diserahkan.
Evaluasi kegiatan adalah evaluasi pelaksanaan program/kegiatan secara
menyeluruh.

d. Standar Operasional Prosedur (SOP)

SOP adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai
berbagai proses penyelenggaraan aktivitas organisasi, bagaimana dan kapan
harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan (Permenpan No. 035 Tahun
2002).
Tujuan Penyusunan SOP agar berbagai proses kerja rutin terlaksana
dengan efisien, efektif, konsisten/seragam dan aman dalam rangka
meningkatkan mutu pelayanan melalui pemenuhan standar yang berlaku
Manfaat SOP :
1. Memenuhi persyaratan standar pelayanan puskesmas
2. Mendokumentasi langkah-langkah kegiatan
3. Memastikan staf klinik memahami bagaimana melaksanakan pekerjanya
Sistematika SOP :
Isi dari SOP setidaknya adalah sebagai berikut
1) Pengertian: diisi definisi judul SOP, dan berisi penjelasan dan atau definisi
tentang istilah yang mungkin sulit dipahami atau menyebabkan salah
pengertian/menimbulkan multi persepsi.
2) Tujuan: berisi tujuan pelaksanaan SOP secara spesifik. Kata kunci: “Sebagai
pedoman petugas dalam penerapan langkah-langkah untuk....”
3) Kebijakan: berisi kebijakan Kepala Klinik Sayang Bunda yang menjadi dasar
dibuatnya SOP tersebut.
4) Referensi: berisi dokumen eksternal sebagai acuan penyusunan SOP, bisa
berbentuk buku, peraturan perundang-undangan, ataupun bentuk lain
sebagai bahan pustaka.
5) Langkah-langkah prosedur
Merupakan bagian utama yang menguraikan langkah-langkah kegiatan
untuk menyelesaikan proses kerja tertentu
6) Unit terkait
Yaitu unit-unit terkait dan atau prosedur terkait dalam proses kerja tersebut.
7) Diagram alir
Sebaiknya dilengkapi diagram alir untuk memudahkan dalam pemahaman
langkah-langkah.
Diagram alir ada 2 macam yaitu digram alir makro dan diagram alir mikro.
a) Diagram alir makro : menunjukkan kegiatan secara garis besar dari
proses yang ingin kita tingkatkan, yaitu simbol balok

b) Diagram alir mikro : menunjukkan rincian kegiatan-kegiatan dari tiap

tahapan. Diagrammikro memiliki bentuk-bentuk simbol sebagai berikut :

- Awal kegiatan

- Akhir kegiatan

Ya
- Simbol keputusan ?

Tidak

- Penghubung
 - Dokumen :

- Arsip

8) Syarat penyusunan SOP

a) SOP ditulis oleh mereka yang melakukan pekerjaan
b) SOP merupakan alir kerja dari suatu kegiatan
c) SOP harus dapat dikenali dengan jelas siapa melakukan apa, dimana,
kapan dan mengapa
d) SOP tidak menggunakan kalimat majemuk, subjek, predikat dan objek
nya harus jelas
e) SOP harus menggunakan kalimat perintah
f) SOP harus jelas, ringkas dan mudah dilaksanakan
9) Evaluasi SOP
Evaluasi dilakukan terhadap isi maupun penerapan SOP dilakukan dengan
menggunakan daftar tilik :
a) Daftar tilik adalah daftar urutan kerja yang dikerjakan secara konsisten
b) Daftar tilik merupakan bagian dari sistem manajemen mutu untuk
mendukung standarisasi suatu proses pelayanan
c) Daftar tilik tidak dapat digunakan untuk SOP yang kompleks
d) Daftar tilik digunakan untuk mendukung, mempermudah pelaksanaan dan
memonitor SOP
e) Daftar tilik untuk mengecek kepatuhan terhadap SOP
Evaluasi isi SOP :
(1) Dilaksanakan minimal dua tahun sekali
(2) SOP masih bisa digunakan atau diperbaiki/ revisi
(3) Revisi SOP bila alur tidak sesuai, adanya perkembangan IPTEK
pelayanan kesehatan, perubahan organisasi, perubahan fasilitas
(4) Peraturan Klinik Sayang Bunda tetap berlaku meskipun terjadi
penggantian Klinik Sayang Bunda
 BAB IV
PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN

A. Dokumen
Dokumen Klinik Sayang Bunda merupakan data manajemen Klinik,
sehingga data maupun dokumen Klinik wajib dikelola secara baik agar tidak
sampai tercecer.Untuk memudahkan didalam pengelolaan dokumen penting
ditentukan sistem pengendalian dokumen agar memudahkan didalam
pengelolaan, penyimpanan dan pencarian untuk diberlakukan pelaksanaannya.
Sistem tersebut digunakan sebagai pedoman didalam pengelolaan dokumen di
Klinik, baik dokumen yang bertalian dengan dokumen administrasi Klinik
maupun dokumen akreditasi Klinik. Oleh karena itu sebagai acuan didalam
pengelolaan dokumen di Klinik Sayang Bunda maka wajib disusun Pedoman
Pengendalian Dokumen Klinik Sayang Bunda.

Prosedur pengendalian dokumen di Klinik Sayang Bunda harus ditetapkan

oleh Kepala Klinik Sayang Bunda yang dijadikan acuan oleh seluruh unit di
klinik. Tujuannya agar terkendalinya kerahasiaan dokumen, proses perubahan,
penerbitan, distribusi dan sirkulasi dokumen.

1) Identifikasi Penyusunan/Perubahan Dokumen

Hasil self assessment digunakan sebagai acuan untuk mengidentifikasi
dokumen apakah sudah sesuai standar akreditasi yang sudah ada.
2) Kepala Tata Usaha Klinik, penanggungjawab Admen, dan UKP
bertanggungjawab terhadap pelaksanaan identifikasi/perubahan serta
penyusunan dokumen.
3) Pengesahan dokumen disahkan oleh Kepala Klinik Sayang Bunda
4) Sosialisasi dokumen
SOP perlu disosialisasikan agar dikenali oleh seluruh pelaksana, jika
pelaksanaan SOP rumit maka perlu dilakukan pelatihan.
5) Pencatatan dokumen, distribusi dan penarikan dokumen
Kepala Klinik menunjuk salah satu anggota tim mutu/tim akreditasi sebagai
petugas pengendali dokumen.
Petugas tersebut bertanggungjawab atas :
a) Penomoran dokumen
 Penomoran diatur pada kebijakan pengendalian dokumen, dengan
ketentuan :
(1) Semua dokumen harus diberi nomor
(2) Klinik agar membuat kebijakan tentang pemberian nomor sesuai
dengan tata naskah yang dijadikan pedoman
(3) Pemberian nomor mengikuti tata naskah klinik atau ketentuan
penomoran (bisa menggunakan garis miring atau dengan sistem
digit)
2. Pencatatan dalam Daftar Dokumen Eksternal atau Internal
3. Menyerahkan dokumen kepada pengusul untuk digandakan
4. Mendistribusikan dokumen yang sudah diberi stempel terkendali
(1) Distribusi adalah kegiatan atau usaha menyampaikan dokumen
kepada Unit upaya atau pelaksana yang memerlukan dokumen
tersebut agar dapat digunakan sebagai panduan dalam
melaksanakan kegiatannya.
(2) Distribusi harus memakai ekspedisi dan/atau formulir tanda terima.
(3) Distribusi dokumen bisa hanya untuk unit kerja tertentu tetapi bisa
juga untuk seluruh unit kerja lainnya.
5. Menarik dokumen lama apabila dokumen pengganti telah tersedia serta
mengisi format usulan penambahan/penarikan dokumen
6. Mengarsipkan dokumen induk yang sudah tidak berlaku dengan
membubuhkan stempel “KEDALUARSA” dan kemudian menyimpan
dokumen tersebut selama 2 tahun.
7. Memusnahkan dokumen sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan.
6) Tata Cara Penyimpanan Dokumen
a) Dokumen asli (master dokumen yang sudah dinomori dan sudah
ditandatangani) agar disimpan di bagian Tata Usaha Klinik.
b) Dokumen rekaman disimpan dimasing-masing unit
c) Dokumen di unit harus diletakkan di tempat yang mudah dilihat, mudah
diambil, dan mudah dibaca oleh pelaksana.
7) Penataan dokumen
Untuk memudahkan didalam pencarian dokumen akreditasi klinik
dikelompokkan masing-masing sesuai dengan bab/kelompok pelayanan
 dengan diurutkan setiap urutan kriteria dan elemen penilaian, dibuat daftar
secara berurutan.
8) Revisi atau perubahan dokumen
a) Dilakukan setelah proses pengkajian serta mendapat pengesahan
sesuai pejabat yang berwenang
b) Setiap kali revisi seluruh halaman akan mengalami perubahan
c) Isi revisi atau perubahan harus tercatat pada riwayat perubahan
dokumen
d) Tanggal terbit dokumen pada sudut kanan atas cover merupakan
tanggal terbit dokumen terkini (untuk dokumen selain kebijakan dan
SOP)

1. Pengertian Pengendalian Dokumen

a. Pedoman Pengendalian Dokumen Klinik adalah sistem pengelolaan

dokumen/surat menyurat dan rekaman implementasi, yang meliputi
sistem penomoran maupun penyimpanan dokumen Klinik, baik dokumen
perkantoran maupun dokumen akreditasi Klinik.

b. Dokumen Eksternal adalah: buku, peraturan, standar, surat keputusan,

kebijakan yang merupakan acuan/referensi di dalam penyusunan
dokumen akreditasi Klinik

c. Dokumen/arsip aktif adalah dokumen yang frekuensi pemakaian masih

tinggi/masih dipakai didalam kegiatan, dan masih disimpan diunit-unit
pelayanan,

d. Dokumen/arsip inaktif adalahdokumen yang frekuensi pemakaiannya

sudah rendah/sudah tidak dipakai, untuk dokumen rekam medik apabila
pasien yang sudah mati atau sudah pindah.

e. Master dokumen akreditasi yang telah lengkap/telah dinomori, disahkan

dan ditanda-tangani namun belum dibubuhi cap Klinik

f. Kelompok dokumen adalah kelompok jenis-jenis dokumen/rekaman

(contoh kelompok SOP)
2. Penetapan Penomoran Dokumen

a. Surat masuk dan keluar diberi nomer sesuai dengan ketentuan

Pemerintah Daerah Kota Palembang Tentang Pedoman Pelaksanaan
Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Kota Palembang nomor
69 Tahun 2010.
b. Penomoran dokumen akreditasi dilakukan di sekretariat akreditasi
dengan dibantu masing-masing Kelompok Kerja
c. Penomoran dokumen diurutkan sesuai dengan pengkodean
d. Urutan penomoran meliputi :
1) Pengendalian dokumen perkantoran
“Nomor kode surat/Nomor surat 3 (tiga) digit tanpa spasi/Kode
surat/Nama Klinik/Tahun surat.
Contoh Format : 440/001/SK/KSB/2018
Keterangan
440 : Nomor Kode Surat
001 : Nomor Surat
SK : Surat Keluar
KSB : Nama Klinik Sayang Bunda
2018 : Tahun Surat Masuk Ke Klinik
Nomor kode surat :
Kode 440 untuk Sekretariat dan Bidang/Program:
a) Program terkait urusan Umum
b) Perlengkapan
c) Program terkait Urusan Sarana dan Prasarana
d) Informasi Kesehatan
e) Program terkait urusan pelayanan Kesehatan
f) Program terkait urusan penanggulangan Masalah
Kesehatan
g) Program terkait urusan Farmasi
h) Program terkait urusan pelayanan laboratorium
i) Program terkait urusan Sumber Daya Manusia
Kesehatan
j) Kepegawaian
 k) Perencanaan dan pengadaan program dan keuangan
l) Laporan Keuangan

2) Pengendalian dokumen akreditasi

“Nomor kode surat/Nomor Surat/Kode dokumen/Nama Klinik/Tahun
dokumen”.
Contoh Format : 440/001/KP/KSB/2018
Keterangan :
440 : Nomor kode surat
001 : Nomor Surat
KP : Kode dokumen
KSB : Kode Klinik Sayang Bunda
2018 : Tahun dokumen

2. Ketentuan Pengendalian Dokumen

Pengendalian dokumen dengan menerapkan hal-hal sebagai berikut:
Pengkodean dokumen berdasarkan jenis dokumen :
KP : Keputusan
MM : Manual Mutu
PDM : Pedoman
KAK : Kerangka Acuan Kegiatan
SOP : Standar Operasional Prosedur
DT : Daftar Tilik
DOK-EKS : Dokumen ekternal
AI : Audit Internal
SU : Survey
TM : Tinjauan Manajemen
PKS : Perjanjian Kerjasama
IMUT : Indikator Mutu
MOU : Memorandum of understanding
ST : Surat Tugas
SK : Surat Keluar
SS : Surat Sakit
KIR : Surat Keterangan Sehat
1) Penetapan Ketentuan Penulisan Dokumen
Petugas menuliskan dokumen menggunakan ketentuan umum sebagai
berikut :
1. Naskah dokumen akreditasi diketik pada satu halaman tidak boleh bolak-
balik dengan tipe huruf arial
2. Judul bab/dokumen menggunakan arial ditebalkan, huruf kapital
3. Judul sub bab menggunakan Arial ditebalkan
4. Jarak antar baris disesuaikan spasinya
5. Bahasa yang digunakan adalah bahasa Indonesia
6. Penggunaan kertas HVS diatas 70 gram, ukuran kertas yang digunakan
untuk surat menyurat dan laporan adalah HVS A4
7. Tipe Margin : disesuaikan, teks rata tepi kanan kiri(justify)
8. Penomeran ditulis secara konsisten dari awal sampai akhir naskah.

2) Penetapan Identitas Dokumen

Setiap dokumen terkendali memiliki bagian header di halaman pertama yang
merupakan identitas dokumen yang berisi :
1. Nama jenis dokumen
2. Judul dokumen
3. Logo Klinik Sayang Bunda
4. Nomor dokumen
5. Nomor revisi
6. Tanggal terbit
7. Halaman
8. Pengesahan Kepala Klinik

3) Penyimpanan Dokumen/Arsip/Perkantoran
a. Dokumen Rekam Medis inaktif wajib disimpan sekurang-kurangnya 5
(lima) tahun untuk family folder, untuk status Rekam Medik 2 (dua) tahun,
terhitung dari tanggal terakhir pasien berkunjung, setelah batas waktu
sebagaimana dimaksud diatas dilampaui, dan Pasien Meninggal rekam
medis dapat dimusnahkan, kecuali persetujuan tindakan dan persetujuan
 lain harus disimpan dengan jangka waktu 5 (lima) tahun, terhitung dari
tanggal kunjungan.
b. Dokumen disimpan dalam file folder yang ada diantaranya folder rujukan,
folder surat tugas, folder surat masuk, folder surat keluar.
1) Surat Masuk
Surat masuk diterima oleh Petugas Tata Usaha Puskesmas yang
kemudian dibukukan kedalam buku agenda surat masuk. Setelah
dibukukan diteruskan ke Kasubbag Tata Usaha. Surat yang bersifat
tindak lanjut segera diberikan lembaran disposisi yang telah diberi
nomor sesuai nomor agenda diteruskan ke Kepala Puskesmas
Keramasan. Setelah Kepala Puskesmas mengisi disposisi
dikembalikan ke Tata Usaha untuk diarsipkan (diagendakan), dan akan
diteruskan ke petugas yang didisposisikan dengan batas waktu
maksimal 1 hari. Sedangkan surat yang bersifat pemberitahuan akan
ditempelkan di papan informasi Puskesmas atau disampaikan dalam
komunikasi Internal.Penomoran Surat Masuk/Pencatatan Surat Masuk,
di beri nomor sesuai dengan nomor urut pada agenda surat masuk.
2) Surat Keluar Puskesmas
Surat keluar adalah surat yang dibuat oleh Puskesmas baik dalam
berupa undangan, pemberitahuan, atau laporan untuk dikirimkan
kepada pihak lain, baik perorangan maupun kelompok. Surat keluar di
Puskesmas Keramasan adalah sebagai berikut :
Konsep surat keluar terlebih dahulu dibuat dan dikoreksi oleh Unit Tata
Usaha kemudian dilanjutkan ke Kepala Puskesmas untuk di periksa
kembali selanjutnya ditandatangani oleh Kepala Puskesmas. Setelah
itu dikembalikan ke Tata Usaha untuk didokumentasikan dengan
diberikan nomor dan dikirim ke alamat yang dituju oleh ekspeditor
(pengarsipan dan buku eskpedisi).
3) Penyimpanan dokumen/arsip kepegawaian puskesmas dilakukan
dengan menggunakan box file masing-masing nama pegawai dengan
urutan arsip kepegawaian yang ditentukan.
 c. Peminjaman Dokumen.

Peminjaman dokumen dari antar unit/lintas unit dengan mempergunakan

ekpedisi peminjaman, sedangkan peminjaman yang dilakukan oleh lintas
sektor atau dinas atasan harus memakai surat resmi dan melewati
ketetatausahaan serta persetujuan Kepala Puskesmas.

d. Format-Format.

Untuk menyeragamkan format yang digunakan di Klinik Sayang Bunda

dilampirkan format- format sebagai berikut:

1) Format disposisi surat masuk

2) Format surat keluar

3) Format Surat Keputusan/ Kebijakan

4) Format Standar Operasional Prosedur (SOP )

5) Format rekam Medik

6) Format resep

7) Format persetujuan tindakan (Inform Consent)

8) Format permintaan pemeriksaan laboratorium

9) Format surat keterangan sehat

10) Format surat keterangan sakit

B. Rekaman Implementasi
Rekaman implementasi adalah dokumen yang menjadi bukti objektif dari
kegiatan yang dilakukan atau hasil yang dicapai dalam pelaksanaan kegiatan
PuskesmasKeramasan untuk melaksanakan regulasi internal atau kegiatan
yang direncanakan.
Catatan/rekaman implementasi sebagai bukti pelaksanaan kegiatan juga
harus menetapkan SOP terdokumentasi untuk mendefinisikan pengendalian
yang diperlukan untuk identifikasi, penyimpanan, perlindungan, pengambilan,
lama simpan dan permusnahan. Catatan/rekaman implementasi harus dapat
terbaca,segera dapat teridentifikasi dan dapat diakses kembali.
 BAB V
PENUTUP

Hendaknya setiap pegawai Puskesmas Keramasan mengetahui Pedoman Tata

Naskah Puskesmas Keramasandan menerapkannya dalam Tata Naskah Kedinasan
dan Akreditasi.Penyusunan kebijakan, pedoman/panduan, SOP dan Kerangka
acuan program selain diperlukan komitmen Kepala Puskesmas, juga diperlukan staf
yang mampu dan mau menyusun dokumen tersebut.
Dengan tersusunnya Pedoman Tata Naskah Puskesmas Keramasan diharapkan
dapat membantu puskesmas dalam pelaksanaan Tata Naskah Kedinasan dan
Akreditasi Puskesmas Keramasan untuk menunjang peningkatan pelayanan yang
bermutu.