1.1. Prinsip
1.2. Prosedur
1) Pengetikan
Beberapa hal harus diperhatikan dalam pengetikan naskah :
a. Bentuk Naskah Dinas
Naskah dinas menggunakan bentuk setengah lurus atau setengah balok (semi
block style) posisi rata kiri-kanan. Untuk Surat atau korespondensi Bentuk yang
dipakai adalah bentuk surat setengah lurus (semi block style) dengan sedikit
penyesuaian yaitu posisi rata kiri kecuali untuk penulisan tanggal posisi yang
digunakan adalah posisi rata kanan dan penulisan judul pada jenis surat tertentu
maka yang digunakan adalah posisi sejajar di tengah
2) Regulasi
a) Ruang tepi atas : sekurang – kurangnya 2,5 cm dari tepi atas kertas;
b) Ruang tepi bawah : sekurang – kurangnya 2,5 cm dari tepi bawah kertas;
c) Ruang tepi kiri : sekurang – kurangnya 3,5 cm dari tepi kiri kertas;
d) Ruang tepi kanan : sekurang – kurangnya 2 cm dari tepi kanan kertas.
Catatan :
Dalam pelaksanaannya, penentuan ruang tepi seperti tersebut di atas bersifat
fleksibel, disesuaikan dengan banyak atau tidaknya isi suatu naskah dinas.
Penentuan ruang tepi (termasuk juga jarak spasi dalam paragraph) hendaknya
memperhatikan aspek keserasian dan estetika.
e. Line Spacing
Seluruh line spacing yang digunakan 1,15 (satu koma lima belas) dengan spasi:
before : 0 pt
after : 0 pt
2) Pembubuhan Paraf
Naskah akhir terlebih dahulu diteliti dan diparaf oleh pejabat setingkat di bawah
pejabat penanda tangan di akhir nama jabatan. Selanjutnya pejabat dua tingkat di
bawah pejabat penandatangan memberikan paraf di awal nama jabatan. Naskah
akhir (net) Naskah dinas dibuat menjadi dua rangkap, dengan pembubuhan paraf
ditempatkan pada lembar naskah dinas pertama.
a. Untuk naskah dinas yang ditandatangani oleh Direktur KLINIK MUTIARA SEHAT
PTP pembubuhan paraf pada rangkap duanya dilakukan oleh kepala bidang atau
kepala bagian terkait, di akhir nama jabatan penandatanganan dan Kepala
Instalasi /karu/pengelola program/pembuat naskah di awal nama jabatan
penandatangan.
Contoh:
Paraf
KEPALA KLINIK MUTIARA SEHAT PTP Paraf
Ka Ins /
Kabi
pengelol
d/
a
Kaba
program
g
/
Pembua drg. Fahmi Tsani
t naskah
/karu
3) Warna Tinta
Tinta yang digunakan untuk penulisan surat berwarna hitam, dan untuk warna tinda
yang digunakan dalam pembubuhan paraf dan tanda tangan berwarna hitam.
b. Untuk naskah dinas yang ditandatangani oleh Direktur KLINIK MUTIARA SEHAT
PTP penambahan tanda tangan Kabid/Kabag diletakkan di sebelah kiri dari tanda
tangan pengelola program atau Kepala Instalasi /karu//pembuat naskah/ketua
terkait program . Tanda tangan pangkat rendah berada dikanan semakin kekiri dan
bawah semakin tinggi pangkatnya.
Contoh:
TTD TTD
Nama lengkap Nama lengkap
Standar Prosedur Operasional (SPO)
1) Pengertian
Standar Prosedur Operasional adalah suatu perangkat instruksi / langkah –
langkah yang dibakukan untuk menyelesaikan proses kerja rutin tertentu.
3) Manfaat SPO
a) Memenuhi persyaratan standar pelayanan Klinik/Akreditasi Klinik.
b) Mendokumentasi langkah-langkah kegiatan.
c) Memastikan staf Klinik memahami bagaimana melaksanakan
pekerjaannnya.
4) Susunan
a) Kotak Heading terdiri dari :
(1) Heading dan kotaknya dicetak pada setiap halaman. Pada halaman
pertama kotak heading harus lengkap, untuk halaman-halaman
berikutnya kotak heading dapat hanya memuat : Kotak Nama
KLINIK, Judul SPO, No. Dokumen, No. Revisi dan Halaman.
(2) Kotak KLINIK diberi nama KLINIK dan logo KLINIK
(3) Judul SPO: diberi judul/nama SPO sesuai proses kerjanya.
(4) No. Dokumen: diisi sesuai dengan ketentuan penomoran yang
berlaku di KLINIK yang bersangkutan, yang dibuat sistematis agar
ada keseragaman.
(5) No. Revisi: diisi dengan status revisi, dianjurkan menggunakan
huruf. Contoh: dokumen baru diberi huruf A, dokumen revisi
pertama diberi huruf B dan seterusnya. Tetapi dapat juga dengan
angka, misalnya untuk dokumen baru dapat diberi nomor 0,
sedangkan dokumen revisi pertama diberi nomor 1, dan seterusnya.
(6) Halaman: diisi nomor halaman dengan mencantumkan juga total
halaman untuk SPO tersebut. Misalnya: halaman pertama: 1/5,
halaman kedua: 2/5, halaman terakhir : 5/5.
(7) SPO diberi penamaan sesuai ketentuan (istilah) yang digunakan
KLINIK, misalnya: SPO,prosedur, prosedur tetap, petunjuk
pelaksanaan, prosedur kerja dan sebagainya.
(8) Tanggal terbit: diberi tanggal sesuai tanggal terbitnya atau tanggal
diberlakukannya SPO tersebut.
(9) Ditetapkan Kepala: diberi tanda tangan Kepala dan nama jelasnya.
b) Isi SPO
(1) Pengertian: berisi penjelasan dan atau definisi tentang istilah yang
mungkin sulit dipahami atau menyebabkan salah pengertian.
(2) Tujuan: berisi tujuan pelaksanaan SPO secara spesifik. Kata kunci :
” Sebagai acuan penerapan langkah-langkah
untuk ...................................”
(3) Kebijakan: berisi kebijakan Kepala/Pimpinan Klinik yang menjadi
dasar dibuatnya SPO tsb. Dicantumkan intisari kebijakan yang
mendasari SPO tersebut, tidak perlu dituliskan nomor
peraturan/keputusan dari kebijakan terkait.
(4) Prosedur: bagian ini merupakan bagian utama yang menguraikan
langkah-langkah kegiatan untuk menyelesaikan proses kerja
tertentu menggunakan kalimat perintah.
(5) Unit terkait: berisi unit-unit yang terkait dan atau prosedur terkait
dalam proses kerja tersebut.
PEMILIHAN PEMASOK
MENGKOMUNIKASIKAN PERSYARATAN
PENERIMAAN BARANG
PERIKSA BARANG
MENEMPATKAN DI GUDANG
Tahun dikeluarkan
Bulan dikeluarkan
Identitas RS : RSPH
JUDUL SPO
Ditetapkan Oleh :
Kepala Klinik Mutiara Sehat PTP
STANDAR Tanggal Terbit :
PROSEDUR
OPERASIONAL ……………………….
drg. Fahmi Tsani
Pengertian pengertian yang sudah aplikatif
1.
2. ..dst
a.
b.
c….dst
Unit Terkait 1.
2.
3.
dst
CONTOH FORMAT
PERATURAN
TENTANG
MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM
MEMUTUSKAN:
Pasal 1
Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm.
Pasal 2
Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm.
Pasal 3
Pada saat Peraturan Klinik Mutiara Sehat PTP ini mulai berlaku,
Peraturan Klinik Mutiara Sehat PTP Nomor ………………… tentang
………………………. dicabut dan dinyatakan tidak berlaku. (Jika
Regulasi diperbarui)
Pasal 4
Peraturan Kepala Klinik Mutiara Sehat PTP ini berlaku sejak tanggal
ditetapkan.
Ditetapkan di ………..,
pada tanggal ……………………….
Kepala Klinik Mutiara Sehat PTP,