NAMA : AZIZAH AMIRAH

NIM : 044854758

POKJAR : LUWU UTARA

TUGAS 1

LANGKAH-LANGKAH YANG HARUS DILAKUKAN DALAM PEMBUATAN NASKAH DINAS

1) Persyaratan pembuatan
Setiap naskah harus merupakan intisari dari pemikiran yang ringkas dan jelas sesuai
dengan maksud dan tujuan dibuatnya naskah dinas yang susun secara sistematika.
Dalam pembuatannya perlu memperhatikan syarat-syarat berikut :
a. Ketelitian
Dalam membuat naskah dinas harus mencerminkan ketelitian dan kecermatan,
baik dalam bentuk, susunan, pengertian, isi, struktur, kaidah kearsipan, dan
penerapan kaida ejaan di dalam pengetikan
b. Kejelasan
Naska dinas harus memperlihatkan kejelasan maksud dari materi yang di muat
dalam naska dinas
c. Logis dan singkat
Naska dinas harus menggunakan bahasa indonnesia yang formal, logis secara
efektif, singkat, padat dan lengkap sehingga mudah di pahami bagi pihak yang
menerima naska dinas.
d. Pembakuan
Naska dinas harus taat mengikuti aturan yang baku yang berlaku sehingga dapat
menjamin terciptanya arsip yang autik realiable

2) Penomoran naskah dinas

Penomoranpada naska dinas merupakan bagian penting dalam proses penciptaan
arsip. Oleh karena itu, susunanya harus dapat memberikan kemudahan penyimpanan,
pengamanan, temu balik, dan penilaian arsip.
1. Nomor naskah dinas arahan
Peraturan, pedoman, petunjuk pelaksanaan / petunjuk teknis, intruksi , prosedur
tetap [SOP], dan surat edaran.
Susunan nomor naska dinas yang bersifat pengaturan dan penetapan terdiri dari
tulisan nomor, nomor naska [nomor urut dalam satu tahun takwim ],tulisan tahun
dengan huruf kapital, dan tahun terbit

PERATURAN KEPALA ARSIP NASIONAL REPOBLIK INDONESIA

NOMOR ... TAHUN ...
NOMOR
PEDOMAN TATA NASKA DINAS

Contoh format penomoran peraturan

 PROSEDUR TETAP
NOMOR ... TAHUN
TENTANG
PROSODUR PENGAMANAN GEDUNG

Contoh formatpenomoraan prosedur tetap

SURAT EDARAN
NOMOR ... TAHUN ...
TENTANG
TATA CARA PENGAJUAN ANGKA KREDIT
BAGI PEJABAT FUNGSIONAL ARSIPARIS

Contoh format penomoran surat edaran

2. Pedoman dan petunjuk pelaksanaan petunjuk teknis

Pedoman dan petunjuk pelaksanaan /petunjuk teknis merupakan peraturan ,yang
penomorannya sama dengan nomor peraturan, dengan susunansebagai
berikut;nomor urut penomoran dan petunjuk pelaksanaan /petunjuk teknis, dan
tahun terbit.
3. Surat perintah/ surat tugas
Susunan penomoran suratperintah/surat tugas sebagai berikut.
Kode klasifikasi , nomor urut surat perintah /surat tugas, dan tahun terbit
Contoh format surat perintah
KP.00.00 ; Kode klasifikasi
2350 ; Nomor surat tugas
2013 ; Tahun 2013
a. Nomor surat dinas
Susunan nomor surat dinas meliputi; kategori klasifikasi keamanan surat dinas ,
nomor naska [nomor urut dalam tahun takwi ], kode klasifikasi arsip, bulan, dan
tahun terbit.
b. nomor nota
nota dinas bersifat internal, dengan susunan penomoran sebagai berikut; nomor
naska dinas [ nomor urut dalam satu tahun takwi ], kode klasifikasi, bulan [ ditulis
dalam dua tiga], dan tahun terbit.

Nota dinas yang ditandatangani deputi bidang konservasi arsip

Nomor 190/KN,01/XI/2013

190 : Nomor urut nota dinas dalam satu tahun

KN : Kode klasifikasi

XI : Bulan ke -11 [November]

 2013 : Tahun 2013
3) Pengunaan Kertas, Amplo, Dan Tinta

Kertas, amplo, dan tinta merupakan media/ sarana surat menyurat untuk merekam
informasi dalam komunikasi keinasan.

a. Penggunaan kertas
1. Kertas yang di gunakan untuk kegiatan dinas adalah HVS minimal 70 gram,
antara lain untuk kegiatan surat-menyurat , penggadaan, dan dokumen laporan.
2. Pembuatan naska dinas dari draf hingga net yang di hubungi paraf tidak boleh
menggunakan kertas bekas karena naska dinas dari draf sampai dengan
ditandatangan imerupakan satu berkas arsip
3. Naska dinas yang bernilai guna sekunder atau permanen, harus menggunkan
kertas dengan standar kertas permanen;
a. Gramatur minimal 70 gram
b. Ketahanan sobek minimal 350 mN;
c. Ketahanan lipat minimal 2,42 [metode schopper] atau 2,18 [metode MIT]
d. Ph pada rentang 7,5-10;
e. Kandungan alkasi kertas minimal 0,4 mol asam /kg;
f. Daya tahan oksidasi mengandung bilangan kappa minmal 5.
4. Kertas yang digunakan utuk naska dinas yang ukurannya disesuaikan dengan
jenis naska yang terdiri atas;
a. naska dinas arahan menggunakan kertas F4 berukuran 210 X 330 mm;
b. naska dinas arahan menggunakan kertas A4 berukuran 297 X 210 mm
[8 ¼ x11 ¼ inci]
c. naska dinas khusus menggunakan kertas A4 berukuran 297 X 210 mm[ 8
¼ x11 ¾ inci]
d. laporan menggunakan kertas A4 berukuran 297 X 210 mm[ 8 ¼ X 11 ¾
inci ];
e. telaah staf menggunkan kertas A4 berukuran 297 X 210 mm [8 ¼ X 11 ¾
inci]
b. Amplop
Amplop adalah sarana kelengkapan penyampaian surat, terutama untuk surat ke
luar lembaga.Ukuran,bentuk, dan warn sampul yang di gunakan untuk surat
menyurat di lingkungan lembaga, diatur sesuai dengan keperluan lembaga masing
masing dengan mepertimbangan efisiensi
1. Ukuran
Ukuran amplop yang digunakan untuk pemgiriman naska dinas disesuaikan
dengan jenis, ukuran, dan ketebalan naska dinas akan didistribusikan.
2. Warna
Amplop naska dinas menggunakan kertas berwarna putih atau coklat muda.
3. Penulisan pengirim dan tujuan
Pada amplop harus di cantumkan alamat pengirim dan alamat tujuan, alamat
pengirim berupa lambang Negara/logo lembaga, nama lembaga, jabatan serta
 alamat lembaga, sedangkan alamat tujuan naska dinas di tulis lengkap dengan
nama jabatan/lembaga dan alamat lembaga.
4. Cara melipat dan memasukan surat kedalam sampu
Surat yang siap untuk dikirim dilipat sesuai ukuran amplop dengan
mempertemukan susut sudutnya agar lipatan lurus dan rapi dengan kepala surat
menghadap ke sudut sudutnya agar lipatan lurus dan rapi dengan kepala surat
menghada ke depan ke arah peneria/pembaca surat. Pada amplop yang
mempunyai jendela kertas kaca, kedudukan alamat tujuan pada surat harus
tepat pada jendela amplop
4) Ketentuan jarak spasi, jenis dan ukuran huruf serta kata penyambung
Dalam menentukan jarak spasi,hendaknya di perhatikan aspek keserasian, estetika dan
banyaknya isi naska dinas dengan memperhatikan ketentuan sebagai berikut.
a. Jarak antara judul dan isi adalah dua spasi;
b. Jika judul lebih dari satu baris, jarak antara baris pertama dengan baris kedua
dalah satu spasi ;
c. Jarak masing- masing baris disesuaikan dengan keperluan
d. Jenis dan ukuran huruf
a) Jenis huruf yang digunakan pada kop naska dinas adalah Tahoma 12
b) Jenis huruf yang di gunakan untuk naska dinas arahan adlah Bookman
Old
Styl12
c) Jenis naska dinas lainya menggunakan huruf Arial 12

Kata penyambung adalah kata yang digunakan sebagai tanda bahwa teks masi
berlanjut pada halaman berikutnya (jika naska lebi dari satu halaman). Kata
penyambung ditulis pada akhir setiap halaman pada baris terakhir tekds di sudut
kanan bahwa halaman. Dengan urutan kata penyambung dan tiga buah titik.
Kata kata penyambung itu di ambil persis sama dari kata pertama halaman
berikutnya menunjukan pasal atau di beri garis bawa atau dicetak miring, kata
penyambung juga harus dituliskan sama. Kata penyambung tidak digunakan
untuk pergantian bagian.

5) Penentuan Batas/Ruang Tepi

Demi keserasian dan kerapian (stetika) dalam penyusunan naska dinas, diatur
supaya tidak seluru permukaan kertas digunakan secara penuh. Oleh karena itu, perlu
ditetapkan batas antara tepi kertas dan naska, baik pada tepi atas,kanan,bawa,maupun
pada tepi kiri sehingga terhadap ruang yang dibiarkan kosong.penentuan ruang tepi
dilakukan berdasarksn ukuran yang terdapat ruang yang dibiarkan kosong. Penetuan
ruang tepi dilakukan berdasarkan ukuran yang terdapat pada peralatan yang digunakan
untuk membuat naska dinas berikut.
a. Ruang tepi atas: apabila menggunakan kop naska dinas, 2 spasi di bawah kop,
dan apabila tanpa kop naska dinas, sekurang- kurangnya 2 cm dari tepi atas
kertas
b. Ruang tepi bawa : sekurang –kuragnya 2,5 cm dari tepi bawa kertas.
c. Ruang tepi kiri : sekurang –kurangnya 3 cm dari tepi kiri kertas
 d. Ruang tepi kanan : sekurang – kuragnya 2 cm dari tepi kanan kertas

Catatandalam pelaksanaannya, penetuan ruang tepi seperti tersebut di atas

bersifat fleksibel, sesuai dengan banyak atau tidaknya isi suatu naska dinas.
Penetusn ruang tepi ( termasuk juga jarak spasi dalam paragraf ) hendaknya
memperhatikan aspek keserasian dan estetika.

6) Nomor Halaman
Nomor halaman naskah dinas ditulis dengan menggunakan nomor urut angka Arab dan
dicantumkan secara simetris di tengah atas dengan membubuhkan tanda hubungan (-)
sebelum dan setelah nomor, kecuali halaman pertama naska dinas yang menggunakan
kop naska dinas tidak perlu mencantumkan halaman.

7) Tembusan
Tembusan surat bagian ini dicantumkan di sebelah kiri bawa, yang menunjukan bahwa
pihak tersebut perlu mengetahui isi surat tersebut.

8) Lampiran
Jika naskah memiliki beberpa lampiran, setiap lampiran harus di beri nomor urut dengan
angka arab. Nomor lanjutan dari halamanl lampiran merupakan nomor lanjutan dari
halaman sebelumnya.

9) Penggunaan logo lembaga/lambang Negara

Lambang Negara,logo, dan cap dinas digunakan dalam tata naska dinas sebagai tanda
pengenal atau identifikasi yang bersifat tetap dan resmi. Untuk mmeperoleh
keseragaman dalam penyelenggaraan tata naska dinas di seluru jajaran aparatur
pemerintah, perlu di tentukan penggunaan lambang Negara, logo, dan cap dinas pada
kertas surat amplop.
a. Penggunaan Lambang Negara
1) Lambang Negara digunakan dalam tata naska dinas sebagai tanda pengenal
atau identifikasi yang bersifat tetap dan resmi
2) Lambang Negara digunakan pada naska dinas yang ditandatangani sendiri oleh:
a. Presiden dan wakil presiden
b. Ketua, wakil ketua, dan anggota majelis permusyawaratan rakyat
c. Ketua, wakil ketua, dan anggota dewan perwakilan rakyat
d. Ketua, wakil ketua, dan anggota dewan perwakilan daerah
e. Ketua, wakil ketua, ketua muda ,dan hakim agung pada mahkama agung,
serta ketua ,wakil ketua,dan hakim pada semua badan peradilan.
f. Ketua, wakil ketua, dan hakim konstitusi padamahkama konstitusi
g. Ketua, wakil ketua, dan anggota badan pemeriksa keuangan
h. Menteri, wakil menteri, jabatan setingkat menteri, dan wakil jabatan, setingkat
menteri
i. Kepala lembaga pemerintah non-kementrian
 j. Ketua dan anggota lembaga non-struktural (pejabat Negara lainnya yang di
tentukan oleh undang undang )
k. Kepala perwakilan republik indonesia di luar negeri yang kedudukannya
sebagai duta besar luar biasa dan berkuasa penuh,
l. Gubernur,dan wakil gubernur
m. Bupati/wali kota dan wakil bupati /wakil wali kota
3) Lambang Negara dapat digunakan dapat pada naska dinas yang ditandatangani
oleh pejabat yang bertindak atas nama pejabat yang diwakilkannya
4) lambang Negara di tempatkan pada bagian atas kepala surat secara simetris
pada naska dinas
b. Penggunaan logo
1) Logo adalah tanda pemgenal atau identitas berupa simbol atau huruf yang
digunakan dalam tata naska dinas sebagai identitas lembaga agar publik lebih
mudah mengenalnya
2) Setiap lembaga wajib memiliki logo sebagai identitas lembaga
3) Logo digunakan oleh pejabat yang berwenang selain pimpinan tertinggi pada
lembaga pemerintah baik pusat maupun daerah dan sekretariat lembaga
Negara
4) Logo di tempatkan disebelah kiri kepala surat pada surat pada naska dinas
c. Pengunaan lambang Negara dan logo dalam kerja sama
1) Dalam kerja sama yang di lakukan oleh pemerintah (G to G ), menggunakan
map naskah dinas dengan lambang Negara
2) Tata letak logo dalam perjajian kerja sama sektoral,baik antar
kementerian/kabupaten/kota (di dalam negeri ), logo yang dimiliki lembaga
masing masing di letakan di atas map naska perjanjian

10) Pengaturan paraf Naskah Dinas Dan Penggunaan Cap

a. Penggunaan paraf dinas
1) Pembubuhan paraf secara Hierarkis
a) Naska dinas sebelum di tanda tangani oleh pejabat yang berwenang
konsepnya harus di paraf terlbih dahulu minimal oleh dua pejabat pada
dua jenjang jabatan struktur di bawahnya
b) Naska dinas yang konsepnya di buatoleh pejabat yang akan
menandatangani naska dinas tersebut akan memerlukan paraf
c) Naska dinas yang kosepnya terdiri atas beberapa lembar,harus di paraf
terlebih dahulu pada setiap lembar naska dinas oleh pejabat yang
menandatangani dan pejabat pada dua jenjag jabatan struktural di
bawahnya;dan
d) Letak pembubuhan paraf diatur sebagai berikut:
 untuk paraf pejabat yang berada satu tingkat di bawa pejabat
penandatanganan naska dinas berada di sebelah kanan/setelah nama
jabatan penandatanganan
  untuk paraf pejabat yang berada dua tingkat di bawa pejabat
penandatanganan naska dinas berada di sebelah kiri /sebelum nama
jabatan penandatanganan;dan
 untuk paraf pejabat yang berada tiga tingkat di sebua paraf pejabat
yang di atasnya
b. pembubuhan paraf koordinasi
naskah dinas yang materinya saling berkaitan dan memerlukan koordinasi
antarunit kerja maka pejabat yang berwenang dari unit terkait serta membutuhka
para f pada kolom paraf koordinasi.
c. penggunaan cap
1) pengertian cap
Cap adalah alat untuk membuat rerekam tanda atau simbol suatu lembaga.
Cap digunakan untuk pengabsakan naska dinas. Cap di bagi menjadi dua,
yaitu :
 Cap jabatan adalah cap yang membuat nama jabatan yang
digunakan sebagai tanda keabsakan naskadinas.
 Cap lembaga adalah cap yang memuat nama jabatan
yangdigunakan sebagai tanda keabsahan naska dinas
2) Bentuk cap
 Cap jabatan
Untuk lembaga, menggunakan tinta berwarna ungu dengan ukuran
diameter sebagai beriku.
 Cap lembaga
Bentuk dan spesifikasi cap lembaga dengan logo sebagai berikut.
Bentuk bundar, terdiri atas tiga lingkaran dengan jari jari R1
=18,5mm,R2=17,5 mm, dan R3=13,5mm.tebal garis lingkaran R1
=+0,8mm dan R2=+0,2mm.
 Penggunaan cap untuk naska dinas sangat rahasia
Cap yang digunakan untuk naska dinas yang membutuhkan tingkat
keamanan tinggi ( naska dinas sangat rahasia) sebaiknya
menggunakan cap yang di cetak timbul ( emboss) tanpa
menggunakan tinta dengan maksud untuk menghindari
penyalagunaan pemakaian

11) Perubahan, pencabutan, pembatalan, dan ralat naskah dinas

Perubahan, pencaburan,pembatalan, serta ralat naska dinas dapat dilakukan dengan
syarat harus jelas menunjukan naska dinas atau bagian mana dari naska dinas tersebut
yang di adakan perubahan, pencabutan, pembatalan, dan/atau ralat
a. Pengertian
perubahan adalah mengubah bagian tertentu dari naska di atas yang
dinyatakan dalam lembar perubshan
pencabutan adalah mencabut naska dinas tertentu karena bertentangan
atau tidak sesuai dengan peraturan perundang undangan yang lebih
tinggi, khusus , atau naska dinas yang baru di terapkan
 pembatalan adalah menyatakan seluru materi naska dinas tidak di
berlakukan lagi melalui suatu pernyataan pembatalan dalam naska dinas
yang baru
Ralat adalah perbaikan yang dilakukan terhadap sebagian materi naska
dinas melalui pernyataan ralat dalam naska dinas yang baru
b. Tata cara perubahan, pencabutan,pembatalan, dan ralat
naskah dinas yang bersifat mengatur, apabila diubah, dicabut, atau
dibatalkan, harus diubah,di cabut, dibatalkan dengan maska dinasbyang
setingkat atau lebih tinggi.
pejabat yang berhak menetukan perubahan, pencabutan, dan
pembatalam adalah pejabat yang mendatangani naska dinas tersebut
atau oleh pejabat yang lebih tinggi kedudukannya
Ralat yang bersifat kekeliruan kecil seperti salah ketik, dilaksanakan oleh
pejabat yang menandatangani naska dinas