PETUNJUK PELAKSANAAN ADMINISTRASI

DEWAN RACANA SULTAN SULAIMAN – AMINAH SYUKUR

GERAKAN PRAMUKAGUGUS DEPAN 10.055 – 10.056
PANGKALAN UIN SULTAN AJI MUHAMMAD IDRIS SAMARINDA

BAB I
PENDAHULUAN
1. Umum
a. Racana Sultan Sulaiman – Aminah Syukur adalah wadah pembinaan dan
pengembangan kaderisasi kepemimpinan di lingkungan Gerakan Pramuka Gugus
Depan 10.055 – 10.056 Pangkalan UIN Sultan Aji Muhammad Idris Samarinda
yang beranggotakan Pramuka Penegak dan Pandega Putra dan Putri, bersifat
kolektif dan kolegial. Oleh karena itu, dukungan administrasi atau tata usaha perlu
dilaksanakan secara tertata dan tertib namun sederhana.
b. Pada dasarnya administrasi Dewan Racana Sultan Sulaiman – Aminah Syukur
mengacu pada Keputusan Kwartir Nasional Gerakan Pramuka Nomor 041 Tahun
1995 tentang Petunjuk Pelaksanaan Administrasi Satuan Pramuka dan Pedoman
Penyelengaraan Tertib Administrasi(PPTA) IAIN Samarinda Tahun 2020. Akan
tetapi perlu diterbitkan petunjuk pelaksanaan yang lebih teknis guna kepentingan
intern Dewan Racana.

2. Maksud dan Tujuan

a. Maksud Petunjuk Pelaksanaan Administrasi dan Rencana Kerja Dewan Racana
Sultan Sulaiman – Aminah Syukur adalah untuk memberi pedoman dan arahan
teknis bagi Dewan Racana dalam menjalankan tugasnya mengelola satuan
sekaligus melatih dasar -dasar tata usaha kepada anggotanya.
b. Tujuannya adalah untuk mendorong, mengatur dan menertibkan tata usaha Dewan
Racana Sultan Sulaiman – Aminah Syukur.

3. Dasar
a. Undang – Undang Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2010 tentang Gerakan
Pramuka.
b. Keputusan Presiden RI Nomor 238 Tahun 1961 tentang Gerakan Pramuka.
c. Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Gerakan Pramuka.
 d. Keputusan Kwartir Nasional Gerakan Pramuka Nomor 041 Tahun 1995 tentang
Pentunjuk Pelaksanaan Administrasi Satuan Pramuka.
e. Pedoman Penyelanggaran Tertib Administrasi IAIN Samarinda Tahun 2020.

4. Ruang Lingkup
Petunjuk penyelenggaraan ini diatur dengan tata urut sebagai berikut:
a. Pendahuluan
b. Pengertian dan Fungsi
c. Administrasi Dewan Rencana
d. Administrasi Surat – Menyurat
e. Penyusunan Laporan
f. Rencana Kerja Dewan Racana
g. Analisis Kepengurusan
h. Penutup

BAB II
PENGERTIAN DAN FUNGSI
1. Pengertian
Administrasi Dewan Racana Sultan Sulaiman – Aminah Syukur mencakup dua
pengertian administrasi, yaitu:
a. Administrasi dalam arti luas yaitu pengelolaan satuan yang meliputi perencaan,
pengorganisasian, pelaksanaan dan pengendalian kegiatan kepramukaan di racana.
b. Administrasi dalam arti sempit adalah segala sesuatu yang berhubungan dengan
proses tulis menulis/ketatausahaan.

2. Fungsi
Administrasi Dewan Racana Sultan Sulaiman – Aminah Syukur berfungsi sebagai
berikut:
a. Pembinaan dan pengawasan kegiatan tulis – menulis surat(Korespondensi) di
dalam racana.
b. Pedoman pelaksanaan keadministrasian yang besifat teknis.
c. Acuan dan pendorongan kreativitas anggota dalam tata cara tulis – menulis surat.
 BAB III
ADMINISTRASI DEWAN RACANA
1. Administrasi Dewan Racana Sultan Sulaiman – Aminah Syukur meliputi:
a. Daftar Induk Anggota
Berisi data-data anggota Racana yang aktif dibuat oleh dewan untuk
mendokumentasikan data anggota untuk per-angkatan. Contoh sebagaimana
terlampir.
b. Program Kerja Semester
Susunan perencanaan program-program kerja kegiatan racana selama 6 bulan.
Contoh sebagaimana terlampir.
c. Rencana Latihan Mingguan
Merupakan gambaran rencana kegiatan mingguan secara mendetail yang bisa
menjadi acuan kegiatan latihan mingguan. Contoh sebagaimana terlampir
d. Iuran Anggota
Merupakan sejumlah uang yang dibayarkan anggota kepada bendahara untuk
menunjang kegiatan-kegiatan Racana Sultan Sulamin-Aminah Syukur yang
kemudian tercatat dibuku iuran. Adapun iuran anggota teridiri dari iuran
mingguan dan iuran kegiatan. Contoh sebagimana terlampir
e. Daftar Hadir Latihan dan Rapat
Sebagai bukti kehadiran anggota Racana. Contoh sebagaimana terlampir
f. Buku Notulan Rapat
Catatan singkat yang digunakan untuk mengetahui jalannya rapat dari awal hingga
Akhir. Contoh sebagaimana terlampir
g. Buku Agenda Surat Masuk
Buku yang digunakan untuk mendata surat yang masuk. Conroh sebagaimana
terlampir
h. Buku Agenda Surat Keluar
Buku yang digunakan untuk mendata surat yang keluar. Contoh sebagaimana
terlampir.
i. Buku Tamu
Buku tamu sebagai layanan gugus depan kepada para tamu atau undangan juga
sebagai bukti otentik identitas tamu undangan dan juga sebagai pendataan tamu
yang berkunjung ke sekretariat. Contoh sebagaimana terlampir
j. Buku Inventaris
 Buku Inventaris adalah sebuah buku yang berfungsi untuk mencatat seluruh data
barang inventaris milik Racana Sultan Sulaiman- Aminah Syukur .Contoh
sebagaimana terlampir
BAB IV
ADMINISTRASI SURAT – MENYURAT
1. Pedoman Umum
Surat yang dimaksud di dalam pedoman administrasi surat – menyurat ini adalah
sarana komunikasi timbal balik yang mengandung pesan – pesan resmi organisasi
yang tertulis di atas kertas secara khusus dipergunakan untuk sebuah kepentingan
tersebut. Ketentuan surat – menyurat yang berlaku dan dapat dijadikan sarana
komunikasi harus memenuhi ketentuan sebagai berikut:
a. Persyaratan Penyusunan
Dalam penyusunan surat dinas/tata persuratan perlu memperhatikan syarat –
syarat sebagai berikut:
1) Ketelitian;
2) Kejelasan;
3) Singkat dan Padat;
4) Logis dan Meyakinkan;
5) Pembakuan.
b. Penggunaan Bahasa
Bahasa yang digunakan di dalam surat dinas harus jelas, tepat dan menguraikan
masksud, tujuan, serta isi surat yang sesuai dengan kaidah Ejaan Yang
Disempurnakan(EYD) Bahasa Indonesia dan kamus besar Bahasa Indonesia.
Sebelum proses pengetikan surat, perlunya pembuatan draf atau konsep untuk surat
terlebih dahulu guna menghindari kesalahan atau kekeliruan dalam pengetikan. Agar
mempermudah pemantauan dan pengecekan surat, maka seluruh jenis surat harus
dibuatkan copy atau salinannya sebagai bentuk arsip.

2. Bentuk Surat
a. Bentuk surat adalah pola atau patron sebuah surat yang ditentukan oleh letak
(layout) bagian – bagian surat.
b. Bentuk yang digunakan dalam penulisan surat Dewan Racana Sultan Sulaiman –
Aminah Syukur adalah bentuk lurus (Semi Block Style).
Contoh bentuk surat sebagaimana terlampir
3. Penggunaan Kertas dan Amplop
a. Kertas
Kertas merupakan alat untuk merekam informasi yang dikomunikasikan dalam
bentuk media konvensional(Kertas). Adapun ketentuan kertas yang digunakan
dalam administasi surat-menyurat Dewan Racana Sultan Sulaiman – Aminah
Syukur sebagai berikut:
1) Jenis kertas yang digunakan dalam pembuatan surat adalah kertas HVS
(houtvrij schrift) minimal 70 – 80 gram, antara lain untuk kegiatan surat –
menyurat, penggandaan, dan pelaporan. Kecuali surat – surat khusus seperti
ucapan selamat, sertifikat, dan lain – lain.
2) Ukuran kertas yang digunakan untuk naskah dinas ukurannya disesuaikan
dengan jenis naskah yang terdiri atas:
a) Naskah dinas menggunakan kertas A4 yang berukuran 297 x 210 mm( 8¼
x 11¾ inci);
b) Laporan menggunakan kertas A4 yang berukuran 297 x 210 mm ( 8¼ x
11¾ inci); dan
c) Sertifikat menggunakan kertas A4 yang berukuran 297 x 210 mm ( 8¼ x
11¾ inci).
d) Piagam Penghargaan menggunakan kertas A4 yang berukuran 297 x 210
mm ( 8¼ x 11¾ inci).
b. Amplop
Amplop adalah sarana kelengkapan penyampaian surat, terutama untuk surat
keluar. Ukuran, bentuk, dan warna sampul yang digunakan untuk surat – menyurat
menyesuaikan kebutuhan dengan mempertimbangkan efisiensinya.
1) Ukuran amplop yang digunakan untuk pengiriman surat keluar disesuaikan
dengan jenis, ukuran, dan ketebalan surat dinas yang akan didistribusikan.
Amplop yang biasa digunakan adalah sebagai berikut:
a) Sampul Rekat Silang Tutup (Opened)
b) Sampul Surat Bisnis (Commercial)
2) Warna amplop surat menggunakan kertas berwarna putih.
3) Penulisan pengiriman dan tujuan, pada amplop surat dinas dicantumkan kop
surat pada bagian atas dan alamat tujuan di letakkan di kanan bawah.
 4) Lipatan yang biasa digunakan adalah Lipatan Ganda Sejajar (Parallel Double
Fold) dan Lipatan Surat Akordion (Accordion Fold).

4. Warna Kertas, Tinta dan Font

a. Warna kertas yang digunakan adalah putih. Kecuali surat – surat khusus seperti
ucapan selamat, sertifikat dan lain – lain.
b. Warna tinta yang digunakan dalam penulisan surat adalah hitam.
c. Warna tinta yang digunakan untuk cap dinas/stemple berwarna ungu.
d. Font surat adalah arial ukuran 12.

5. Paragraf dan Spasi Surat

Isi surat dinas diketik 1 spasi dengan jarak 1,5 spasi antar paragraf. Masing – masing
paragraf dimulai dengan 1 ketuk Tab diawal tiap paragraph atau 7 ketukan spasi.

6. Penentuan Batas/Ruang Tepi (Margins)

a. Ruang Tepi Atas (Top) : ukuran 2 cm dari tepi atas kertas;
b. Ruang Tepi Bawah (Bottom) : ukuran 2 cm dari tepi bawah kertas;
c. Ruang Tepi Kiri (Left) : ukuran 3 cm dari tepi kiri kertas, batas ruang tepi kiri ini
diatur cukup lebar agar pada waktu dilubangi untuk kepentingan
arsip/penyimpanan dalam ordner tidak berakibat hilangnya huruf atau angka pada
naskah dinas tersebut.
d. Ruang Tepi Kanan (Right) : ukuran 2 cm dari tepi kanan kertas.

7. Salinan
Salinan surat dinas hanya diberikan kepada yang berhak dan terdapat pada tembusan
surat.

8. Penggunaan Lambang/Logo
a. Lambang/logo UIN Sultan Aji Muhammad Idris Samarinda
Ketentuan penggunaan logo UINSI Samarinda adalah sebagai berikut:
1) Lambang/Logo wajib digunakan untuk:
a) Kop surat keluar yang dituju dalam ruang lingkup UINSI Samarinda yang
dikeluarkan oleh Dewan Racana.
 b) Amplop surat yang di tuju dalam ruang lingkup UINSI Samarinda yang
dikeluarkan oleh Dewan Racana.
2) Lambang/Logo dapat digunakan untuk hal – hal lain yang memerlukan
lambang/logo
3) Gambar ambang/logo UIN Sultan Aji Muhammad Idris sebagaiamana
terlampir
b. Lambang/Logo Racana Sultan Sulaiman – Aminah Syukur
Ketentuan penggunaan lambang/logo Racana adalah sebagai berikut:
1) Lambang/Logo wajib digunakan untuk:
a) Kop surat keluar yang dituju dalam ruang lingkup UINSI Samarinda yang
dikeluarkan oleh dewan racana.
b) Amplop surat yang dituju dalam ruang lingkup UINSI Samarinda yang
dikeluarkan oleh dewan racana.
2) Lambang/Logo dapat digunakan untuk hal – hal lainya yang memerlukan
lambang/logo.
3) Gambar lambang/logo Racana Sultan Sulaiman-Aminah Syukur sebagaiamana
terlampir
c. Lambang/logo Tunas Kelapa
Ketentuan penggunan lambang/logo tunas kelapa adalah sebagai berikut:
1) Lambang/Logo wajib digunakan untuk:
a) Kop surat keluar yang ditujukan kepada lembaga/instansi diluar UINSI
Samarinda yang dikeluarkan oleh Gugus Depan.
b) Amplop surat yang ditujukan kepada lembaga/instansi diluar UINSI
Samarinda yang dikeluarkan oleh Gugus Depan.
2) Lambang/Logo dapat digunakan untuk hal – hal lain yang memerlukan
lambang/logo.
3) Gambar ambang/logo Tunas Kelapa sebagaiamana terlampir
d. Lambang/Logo WOSM(World Scout Organization of Scout Movement)
Ketentuan penggunaan lambang/logo WOSM adalah sebagai berikut:
1) Lambang/Logo wajib digunakan untuk:
a) Kop surat keluar yang ditujukan kepada lembaga/instansi diluar UINSI
Samarinda yang dikeluarkan Gugus Depan.
b) Amplop surat yang ditujukan kepada lembaga/instansi diluar UINSI
Samarinda yang dikeluarkan Gugus Depan.
 2) Lambang/Logo dapat digunakan untuk hal – hal lain yang memerlukan
lambang/logo.
3) Gambar ambang/logo WOSM sebagaiamana terlampir

9. Bagian Surat
Setiap surat terdiri dari beberapa bagian surat. Dari beberapa bagian tersebut
terbentuklah sebuah surat. Penempatan bagian – bagian surat pada posisi tertentu akan
membentuk model (Style) yang tertentu pula. Bagian – bagian tersebut adalah:
a. Kepala Surat (Kop)
1) Pada kepala surat terdapat hal – hal yang merupakan identitas ogranisasi,
yaitu:
a) Nama organisasi
b) Alamat sanggar
c) Nomor telpon
d) Nomor faksimili (jika ada)
e) Nomor kode pos
f) Alamat e-mail/website (jika ada)
g) Lambang/logo
2) Kop tersebut terdiri dari
a) Kop Gugus Depan
 Kop Gudep digunakan untuk tujuan surat kepada lembaga/instansi
diluar UINSI Samarinda yang dikeluarkan oleh Gugus Depan.
 Kop Gudep ini berisikan lambang tunas kelapa pada sebelah kiri atas
dan lambang WOSM pada sebelah kanan atas. Masing – masing tiap
lambang berukuran 2,5 cm x 2,5 cm.
 Tulisan nama organisasi,nama gugus depan, nama pangkalan ditulis
lengkap/tidak boleh disingkat dengan menggunakan huruf kapital
Bold, jenis huruf Arial dan ukuran 12.
 Tulisan alamat sanggar, alamat e-mail/websiteditulis lengkap/tidak
boleh disingkat dengan menggunakan huruf kapital tanpa Bold, jenis
huruf Arial dan ukuran 9.
Contoh Kop Surat sebagaimana terlampir.
b) Kop Racana
 Kop Racana terbagi menjadi beberapa yang terfokus pada tujuan dan sifat
surat tersebut, seperti :
 Kop Racana pada surat yang ditujukan ke dalam ruang lingkup UINSI
Samarinda yang dikeluarkan oleh Dewan Racana . Menggunakan
lambang Racana Sultan Sualaiman – Aminah Syukur pada sebelah atas
kanan dan lambang UINSI Samarinda pada sebelah kiri lambang
tersebut menggunakan ukuran 2,5 cm x 2,5 cm.
 Tulisan nama organisasi, nama gugus depan, nama pangkalan ditulis
lengkap/tidak boleh disingkat dengan menggunakan huruf kapital
Bold, jenis huruf Arial dan ukuran 12.
 Tulisan alamat sanggar, alamat e-mail/website ditulis lengkap/tidak
boleh disingkat dengan menggunakan huruf kapital tanpa Bold, jenis
huruf Arial dan ukuran 9.
Gambar Kop Racana sebagaimana terlampir
c) Kop Reka Kerja Kegiatan
 Kop Reka kerja disesuaikan dengan nama kegiatannya.
 Kop Reka kerja hanya menggunakan lambang Racana pada posisi
sebelah kiri atas. Penggunaan lambang tersebut menggunakan ukuran
2,5 cm x 2,5 cm.
 Tulisan nama organisasi, nama gugus depan, nama pangkalan ditulis
lengkap/tidak boleh disingkat dengan menggunakan huruf kapital
Bold, jenis huruf Arial dan ukuran 12.
 Tulisan alamat sanggar, alamat e-mail/website ditulis lengkap/tidak
boleh disingkat dengan menggunakan huruf kapital tanpa Bold, jenis
huruf Arial dan ukuran 9.
Gambar Kop Reka Kerja Kegiatan sebagaimana terlampir.
3) Kop diatas dibuat untuk mempermudah pengarsipan surat keluar dan penujuan
surat.

b. Nomor Surat
Cara penomoran surat yang digunakan Racana Sultan Sulaiman – Aminah Syukur
mengandung 8 item kode mengarahkan pada Pedoman Penyelenggaraan
Administrasi Kampus, sebagai berikut :
1) Kode Institut/Kampus
Kode institut/kampus adalah In.18.
2) Nomor Surat
Nomor surat disesuaikan dengan jumlah surat yang sudah dikeluarkan dan
tetap berkesinambungan.
3) Jenis Nomor Urut Surat
a) Nomor Urut Surat disesuaikan dengan urutan jenis surat yang sudah
ditetapkan dan dijelaskan pada table di bawah ini:
Nomor Urut Jenis
Jenis Surat Keterangan
Surat
01 Surat Biasa ditandai Surat yang dibuat pengurus
dengan SB untuk keperluan organisasi
seperti : Permohonan,
Peminjaman,Pemberitahuan,
dan Rekomendasi.
02 Surat Undangan Surat yang dibuat pengurus
ditandai dengan SU untuk mengundang personal
atau lembaga.
03 Surat Keputusan Surat yang dibuat untuk
ditandai dengan SK mengesahkan setiap
keputusan yang ditetapkan
oleh pengurus.
04 Surat Intruksi Surat yang dibuat untuk
ditandai dengan SI menginstruksikan lembaga
atau personal.
05 Surat Mandat Surat yang digunakan untuk
ditandai dengan SM pelimpahan kewenangan
oleh ketua
lembaga/organisasi kepada
anggota atau kepada
unit/satuan dibawahnya.
06 Surat Jalan ditandai Surat yang dipakai untuk
dengan SJ keperluan anggota yang
 berpergian
mengatasnamakan
organisasi tersebut.
07 Surat Pernyataan Surat yang digunakan untuk
ditandai dengan SP keperluan membuat
pernyataan untuk
organisasi/satuan/personal.
08 Surat Ketetapan Surat yang digunakan untuk
ditandai SKt menetapkan hasil
musyawarah yang dilakukan
pengurus.
09 Surat Peringantan Surat yang digunakan untuk
ditandai dengan SPr memberikan peringatan
kepada instansi maupun
personal yang melanggar
kode etik organisasi
b) Nama Lembaga UKK Pramuka menggunakan nomor gudep yang ditulis
yaitu 10.055-10.056
c) Kode periode kepengurusan sesuai dengan periode menjabat yang ditulis
dengan angka romawi (tmt 2011).
d) Kode bulan pembuatan surat sesuai dengan bilangan bulan yang ditulis
dengan angka.
e) Kode tahun pembuatan surat ditulis sesuai dengan bilangan tahun
dibuatnya yang ditulis dengan angka.
f) Contoh Penomoran Surat
Nomor : In.18/001/SB.01/10.055-10.056/XI/10/2021
In.18 Kode universitas
001 Nomor urut surat sejak awal periode kepengurusan baru
SB.01 Jenis Surat. Nomor urut jenis surat
10.055-10.056 Nama lembaga(UKK Pramuka)
XI Periode/Angkatan ke 11
10 Bulan ditetapkannya surat
2021 Tahun pembuatan surat
 g) Untuk Kepanitian/Reka Kerja dapat menggunakan susunan pada dibawah
ini, yaitu:
 Kode Institut/Kampus
 Nomor Surat
 Jenis Surat nomor Urut Jenis Surat
 Kode Kepanitian
 Nama Lembaga
 Periode Kepengurusan
 Bulan
 Tahun
Kode Kepanitian Keterangan
RK.P Reka Kerja Pelantikan
RK.M Reka Kerja Milad
RK.Jr Reka Kerja Jurika
RK.Sr Reka Kerja Safari Ramadhan
RK.PLP Reka Kerja PALAPA
RK.Pt Reka Kerja Petara
RK.Pw Reka Kerja Pewara
RK.Mdr Reka Kerja Mudera
Contoh Penomoran Surat
Nomor : In.18/001/SB.01/RK.M/10.055-10.056/XI/10/2021
In.18 Kode universitas
001 Nomor urut surat sejak awal periode kepengurusan baru
SB.01 Jenis Surat. Nomor urut jenis surat
RK.M Kode Kepanitian
10.055-10.056 Nama lembaga(UKK Pramuka)
XI Periode/Angkatan ke 11
10 Bulan ditetapkannya surat
2021 Tahun pembuatan surat

c. Lampiran
1) Jika surat memiliki beberapa lampiran, ditulis sesuai dengan jumlah lampiran
yang ada.
 2) Penulisan satuan dapat dinyatakan dengan : lembar, eksemplar, atau bundel.
3) Penulisan lampiran tidak boleh disingkat (Lamp.).
d. Hal/Perihal Surat
1) Perihal surat merupakan materi pokok surat yang dinyatakan dengan
kelompok kata singkat tetapi jelas.
2) Bila perihal ditulis dengan huruf biasa (gabungan huruf kapital dan huruf
kecil/Capitalize Each Word), maka huruf awal setiap kata depan atau
penghubung harus ditulis dengan huruf kapital.
3) Pada akhir perihal tidak diberi tanda titik.
e. Alamat Tujuan
1) Alamat surat tidak wajib diawali dengan Kepada dan sejenisnya.
2) Pemakaian Yang Terhormat/Yth.Hanya ditunjuk untuk orang, sedangkan
“Kepada” ditunjukan untuk organisasia atau lembaga.
3) Penulisan nama orang/organisasi/lembaga tujuan ditulis dengan Capitalize
Each Word (gabungan huruf besar dan huruf kecil) yang di bold.
4) Contoh penulisan alamat surat:
 Penulisan pada lembar surat:
Yth. Rektor UIN Sultan Aji Muhammad Idris Samarinda
Di-
Tempat
 Penulisan pada lembar amplop:
Yth. Rektor UIN Sultan Aji Muhammad Idris Samarinda
Di-
Tempat
f. Salam Pembuka
1) Salam pembuka selalu diawali dengan:
Assalamualaikum Wr. Wb.,
Salam Pramuka,
g. Isi Surat
Isi surat yang paling ideal adalah yang terdiri atas tiga macam alinea, yaitu alinea
pembuka, alinea transisi, dan alinea penutup.
h. Salam Penutup
 1) Salam penutup berfungsi sebagai ungkapan hormat atau akrab terhadap
penerima surat.
2) Salam penutup ditulis sebagai mana berikut:
Wasalamulaikum Wr. Wb.,
Salam Pramuka.
i. Tanggal Surat
1) Tanggal Surat ditulis dengan angka disertai tempat pembuatan surat.
2) Bulan surat ditulis dengan huruf secara lengkap.
3) Tahun surat ditulis lengkap empat digit dengan angka.
4) Tanggal surat terletak dibagaian bawah sebelah kanan setelah penutup surat.
j. Jabatan Penanda Tangan
1) Apabila surat tersebut menggunakan Kop Gugus Depan maka yang
menandatangi adalah ketua Majelis Pembimbing Gugus Depan dan/atau ketua
gugus depan dan/atau pembina gugus depan. Contoh sebagaimana terlampir
2) Apabila surat tersebut menggunakan Kop Racana maka yang menandatangani
adalah ketua dewan racana. Contoh sebagaimana terlampir
3) Apabila surat tersebut menggunakan Kop Reka Kerja, maka Ketua Reka Kerja
berada di margin kiri dan sekretaris kegiatan berada di margin kanan. Surat ini
harus mengetahui Ketua Dewan Racana Putra dan Putri. Contoh sebagaimana
terlampir
k. Tanda Tangan dan Nama Penanggung Jawab
1) Penulisan nama harus diikuti Nomor Tanda Anggota (NTA).
2) Penanda tanganan surat dapat dilakukan oleh:
a) Kak Mabigus, jika surat tersebut adalah:
 Surat Mandat/Surat Tugas, SK Kepengurusan Dewan, SK Kepanitian
b) Pembina, jika surat tersebut adalah:
 Surat yang ditujukan kepada lembaga/instansi diluar kampus UINSI
Samarinda, Surat Aktif Organisasi, sertifikat.
c) Ketua Dewan Racana, jika surat tersebut adalah:
 Surat yang ditujukan di dalam kampus UINSI Samarinda.
d) Ketua dan Sekretaris Reka Kerja dengan mengetahui KDR Putra dan Putri,
jika surat tersebut adalah surat kegiatan yang dikeluarkan oleh Reka Kerja
tersebut.
 l. Tembusan dan Arsip
1) Apabila ada pihak lain diluar tujuan surat yang berhak mengetahui perihal
dalam surat maka perlu ditambahkan tembusan surat yang terletak pada kiri
bawah setelah tanda tangan.
2) Contoh penulisan tembusan:
Tembusan
1. Nama Jabatan
2. …
3. …
4. Dst.
m. Stempel
Stemple terbagi menjadi 4 yaitu stempel Dewan Racana Sultan Sulaiman –
Aminah Syukur, stemple Reka Kerja, Stempel Mabigus, dan Stempel Gugus
Depan:
1) Bentuk stempel berbentuk persegi Panjang dengan setiap sudutnya
membentuk garis lengkung (Rectangle Rounded Corner).
2) Ukuran garis stemple bagian luar 32 x 44 mm.
3) Ukuran garis stempel bagian dalam 29 x 41 mm.
4) Pada bagian tengah terdapat lambang tunas kelapa untuk stempel Reka Kerja,
stempel Mabigus, dan stempel Gugus Depan. Pada stempel Dewan Racana
terdapat lambang dua tunas kelapa.
5) Pada bagian bawah lambang terdapat tulisan Gerakan Pramuka, Nomor Gugus
Depan, dan bagian atas lembang tedapat keterangan Reka Kerja pada stempel
Reka Kerja.
6) Pada stempel Majelis Pembimbing dan Dewan Racana, dibagian bawah
lambang terdapat tulisan Nama Majelis Pembimbing atau Dewan Racana,
Nama Pangkalan, dan Nomor Gugus Depan.
7) Tinta stempel baik stempel Dewan Racana maupun Reka Kerja menggunakan
warna biru ungu.

BAB V
PENYUSUNAN PROPOSAL DAN LAPORAN
1. Proposal merupakan rancangan usulan kegiatan secara jelas dan detail terkait
pelaksanaan kegiatan yang akan dijalankan.
2. Proposal disusun dalam bentuk naskah. Adapun sistematikannya sebagai berikut:
a. Cover Proposal menuliskan project proposal, lambang organisasi serta nama dan
masa bakti
b. Halaman Judul
c. Halaman Pengesahan
d. Kata Pengantar
e. Daftar Isi
f. BAB I Judul Kegiatan
1.1. Latar Belakang
1.2. Tujuan
1.3. Manfaat
g. BAB II Pelaksanaan Kegiatan
2.1 Waktu
2.2 Tempat
2.3 Peserta
2.4 Biaya
h. BAB III Penutup
3.1 Kesimpulan
3.2 Saran
i. Lampiran
1. RAB
2. Susunan Panitia
3. Lain - Lain
3. Laporan merupakan suatu bentuk pertanggungjawaban tertulis, yang berfungsi
sebagai sumber informasi dalam hal mengetahui hasil yang dicapai dan pengambilan
keputusan selanjutnya.
4. Laporan pertanggung jawaban atau disingkat “LPJ” disusun dalam bentuk naskah.
Adapun sistematikannya sebagai berikut:
a. LPJ Reka Kerja Kegiatan
1) Cover
2) Halaman Judul
3) Halaman Pengesahan
4) BAB I JUDUL KEGIATAN
1.1 Latar Belakang
 1.2 Dasar Hukum
1.3 Maksud dan Tujuan
5) BAB II PELAKSANAAN KEGIATAN
2.1 Kepanitiaan dan Peserta
2.2 Narasumber
2.3 Waktu Pelaksanaan
2.4 Biaya
6) BAB III HASIL YANG DICAPAI
3.1 Faktor Pendukung
3.2 Faktor Penghambat
3.3 Hal – Hal Lain
7) BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN
4.1 Kesimpulan
4.2 Saran
8) BAB V PENUTUP
9) LAMPIRAN
1. Laporan Keungan
2. Dokumentasi
3. Daftar Hadir Peserta
4. Lain - Lain
b. LPJ Dewan Racana
1) Cover
2) Halaman Judul
3) Halaman Pengesahan
4) Kata Pengantar
5) Daftar Isi
6) BAB I PENDAHULUAN
7) BAB II REALISASI PROGRAM KERJA
8) BAB III HAMBATAN DAN TANTANGAN
9) BAB IV PENUTUP
10) Lampiran - Lampiran

BAB VI
INVENTARISASI
1. Inventarisasi adalah usaha pendataan kekayaan/barang - barang Racana atau Gudep.
2. Inventaris dilakukan dengan mengisi buku inventaris yang telah dibuat.

BAB VII
PENUTUP
1. Masa Peralihan
Seluruh komponen pada Petunjuk Pelaksanaan Administrasi Dewan Racana Sultan
Sulaiman – Aminah Syukur diberikan kesempatan selama 1(satu) bulan untuk
mengadakan penyesuaian dengan Petunjuk Pelaksanaan ini dalam masa peralihan
sejak tanggal ditetapkannya petunjuk penyelenggaraan ini.
2. Lain – Lain
Hal lain yang belum diatur dalam petunjuk penyelenggaraan ini akan diatur kemudian
oleh Pemangku Adat dan Dewan Kehormatan Pandega dengan mempertimbangkan
masukan Dewan Racana/Warga Racana dan tetap memperhatikan Pedoman
Penyelenggaran Tertib Administrasi(PPTA) Kampus serta perkembangan zaman dan
kebutuhan Racana Sultan Sulaiman – Aminah Syukur Gugus Depan 10.055 - 10.056
pangkalan UIN Sultan Aji Muhammad Idri Samarinda.
1. Administrasi Dewan Racana
a. Daftar Induk Anggota
b. Program Kerja Semester
c. Rencana Latihan Mingguan
d. Iuran Anggota
e. Daftar Hadir Latihan dan Rapat
f. Buku Notulan Rapat
g. Buku Agenda Surat Masuk
h. Buku Agenda Surat Keluar
i. Buku Tamu
j. Buku Inventaris

2. Logo

3. Kop Surat
a. Gugus Depan

b. Racana
c. Reka Kerja

d. Stampel Dewan Racana

e. Stempel Reka Kerja