ADMINISTRASI

SURAT
MENYURAT
■ Administrasi adalah rangkaian kegiatan penataan yang dilakukan
oleh sekolompok orang secara bersama-sama untuk mencapai
tujuan
■ Kesekretariatan adalah keseluruhan rankaian kegiatan penataan
terhadap pekerjaan perkantoran, surat menyurat dan tugas dalam
rangka mencapai tujuan organisasi
■ Administrasi dan kesekretariatan adalah keseluruhan proses
pelaksanaan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan
perkantoran dan tugas dalam rangka menunjang kelancaran
pencapaian organisasi
■ Surat adalah salah satu sarana untuk menyampaikan informasi
secara tertulis dari pihak satu ke pihak yang lain
Fungsi Surat
1. Tanda bukti tertulis yang autentik
contoh: surat perjanjian
2. Alat pengingat
contoh: surat yang telah diarsipkan
3. Dokumen historis
contoh: surat dalam arsip lama untuk mengetahui perkembangan masa lampau
4.Pedoman/ dasar bertindak
contoh: surat keputusan, perintah

Tujuan Surat
■ Memperlancar lalu lintas dan distribusi informasi ke pihak internal dan eksternal
■ Mengamankan rahasia administrasi
■ Mengelola dan memelihara seluruh dokumentasi organisasi
Syarat Penulisan Surat yang Baik
1. Surat disusun dengan teknik penyusunan yang benar, yaitu:
a. Penyusunan letak bagian-bagian surat (bentuk surat) tepat sesuai dengan
aturan atau pedoman yang telah ditentukan.
b. Pengetikan surat benar, jelas, bersih, dan rapi, dengan format yang menarik.
c. Pemakaian kertas sesuai dengan ukuran umum
■ Disusun secara sistematis sesuai dengan aturan yang berlaku dalam penyusunan
surat
■ Bahasa yang digunakan harus singkat, padat dan  jelas
■ Harus memperhatikan keindahan, kerapian dan ketelitian dalam membuat surat
■ Ada yang bertanda tangan dan paling bagus apabila dibubuhi stempel
Bahasa Surat
■ Agar pesan atau informasi yang disampaikan mudah dipahami, surat
hendaknya ditulis dengan menggunakan bahasa efektif, yaitu jelas, lugas
dan komunikatif dapat mengungkapkan pesan secara tepat sesuai dengan
maksud yang ingin dikemukakan oleh penulis
■ Jelas, maksudnya agar isi atau informasi yang disampaikan mudah
dipahami
■ Lugas, jika kata-kata yang digunakan langsung mengungkapkan pokok
persoalan yang akan disampaikan
■ Komunikatif, jika mudah dipahami dan mampu menimbulkan pemahaman
yang sama pada pikiran pembacanya
 Pembagian Surat
■ Jenis-jenis surat dibagi menurut:
1. Kepentingan isi dan asal pengirimannya
a. Surat pribadi
b. Surat dinas: surat keterangan, surat kelakuan baik, surat izin, dll.
c. Surat niaga: surat perkenalan, surat permintaan, penawaran, surat klaim, dll.
2. Wujud dan fisik surat: surat bersampul, surat tanpa sampul, kartu pos, faksimili, email.
3. Cara pengirimannya: surat kilat khusus, surat kilat, pengiriman biasa, surat-surat
elektronik.
4. Jaminan keamanan dan isinya: surat sangat rahasia, surat rahasia, surat konfidensial
terbatas), surat biasa.
5. Jumlah sasaran yang hendak dicapai: surat biasa, surat edaran, dan surat pengumuman.
6. Tingkat penyelesaiannya: surat sangat penting, surat penting, surat biasa.
.Jenis berkas surat
1. Surat masuk dan surat keluar
■ Surat masuk
– surat yang diterima dari pihak luar organisasi
– Harus di arsipkan
– Buku kendali surat masuk
■ Surat Keluar
Surat keluar terdiri dari surat khusus dan surat umum. Surat khusus
adalah surat keputusan yang dikeluarkan oleh ketua organisasi. Surat
umum terdiri dari surat eksternal dan surat internal 
Penomoran surat
Penomoran surat terdiri dari: A/B/C/D/E/F/G
A = Nomor urut
B = kode Jenis Surat
C = ruang lingkup Surat (A=untuk Internal & B=untuk ekternal
D = Kode lembaga yang ditetapkan perguruan tinggi
E = Nama Lembaga
F = Bulan
G = Tahun

Contoh 1: 01/SK/UN51.03/BEMFEUBT/I/2012

Contoh 2: 02/UND/UN51/PANPEL_BEMFEUBT/II/2012
Format/ Bentuk Surat

1. Format lurus penuh (full block style)

2. Format lurus (block style)
3. Format setengah lurus (semi block)
4. Format lekuk/ bergerigi (indented style)
5. Format paragraf menggantung (hanging paragraph style)
Bagian-Bagian Surat

1. kepala surat atau kop surat

a) nama instansi atau badan usaha
b) alamat lengkap
c) nomor telepon
d) nomor kotak pos
e) nomor kode pos
f) lambang atau logo instansi/badan usaha

Contoh :

DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL

 
KANTOR WILAYAH PROVINSI LAMPUNG
 
SMP NEGERI 5 BANDAR LAMPUNG
 Jalan Beo 134 Tanjung Agung Bandarlampung 35133
Telepon 0721 256 344
2. Tanggal Surat
Contoh: 2 Januari 2013

3. Nomor Surat
Contoh: 105/AB/I/2013

4. Lampiran
Contoh: Dua berkas, 112 eksemplar

5. Hal surat
Contoh: Kunjungan akademik

6. Alamat Surat
Contoh: Yth. Ibu Dewi Sukmasari, S.E.  Jalan
Jendral Suprapto No. 96, Kota Baru Bandarlampung
7. Salam Pembuka
Contoh: Dengan hormat,

8. Paragraf Pembuka
Contoh:
1. Dalam rangka hari Pendidikan Nasional, kami akan menyelenggarakan berbagai
kegiatan.
2. Berkenaan dengan surat saudara tanggal 14 Januari 2011, Nomor 2211/DJ/II/2011,
tentang permintaan
tenaga pengajar, kami beritahukan bahwa….
 
9. Paragraf Isi
Contoh: Kami mengharapkan kehadiran Saudara pada
hari : Sabtu
tanggal : 5 Januari 2013 pukul : 10.00 s.d. 12.00 tempat : Perpustakaan Teknokrat

10. paragraf penutup

Contoh: atas permintaan Saudara, kami ucapkan terima kasih

11. salam penutup

Contoh: Salam Kami, Hormat Kami, dll
12. tanda tangan
13. nama penanda tangan
14. jabatan penanda tangan
15. Tembusan
16. inisial
TERIMA KASIH