SOP KESEKRETARIATAN KABINET

BEM FKM UNAIR 2019

SOP kesekretariatan adalah berkenaan dengan administrasi yang mencakup:

1. SOP Kesekretariatan
2. SOP Kebendaharaan
3. SOP Aset dan Kelembagaan

Ketentuan Umum
Kesekretariatan kabinet BEM FKM UNAIR terdiri dari: urusan internal, urusan
eksternal, notulen, arsip. Urusan internal adalah urusan surat-menyurat yang menyangkut
lingkungan di dalam BEM FKM UNAIR serta urusan keuangan kegiatan BEM FKM
UNAIR. Urusan eksternal adalah urusan surat-menyurat yang menyangkut lingkungan di luar
BEM FKM UNAIR.Notulen adalah kegiatan pencatatan agenda kegiatan BEM FKM
UNAIR.Arsip adalah salinan surat-surat, proposal, dan laporan kegiatan BEM FKM UNAIR.

A. SOP Kesekretariatan
1. Administrasi Surat Menyurat
a. Seluruh kegiatan surat menyurat BEM FKM UNAIR dibawah koordinasi dan
tanggung jawab sekretaris.
b. Surat yang masuk dari perorangan/lembaga yang ditujukan kepada BEM
FKM UNAIR harus dilaporkan kepada sekretaris Kesekretariatan Kabinet
(Setkab) BEM FKM UNAIR.
c. Surat yang keluar dari BEM FKM UNAIR dibuat oleh masing-masing
departemen/kepanitiaan terkait, dengan sepengetahuan sekretaris
Kesekretariatan Kabinet (Setkab) BEM FKM UNAIR, dan terdaftar secara
rapi di buku surat keluar BEM FKM UNAIR.
d. Surat dianggap sah bila terdapat kop surat BEM FKM UNAIR, tanda
tangan kepala departemen yang bersangkutan, tanda tangan ketua BEM
FKM UNAIR, serta stempel BEM FKM UNAIR.
e. Standar penulisan, baik itu ukuran kertas, font, spasi, dan margin adalah sebagai
berikut :
 Batas bawah 3.5; batas kiri : 3; batas kanan 2.5
 Times New Roman 12
  Spasi 1
 Ukuran kertas F4
f. Surat yang keluar harus mengikuti aturan penomoran surat keluar di buku surat
keluar BEM FKM UNAIR.
Penomoran surat harus mencakup lima bagian, yaitu : nomor surat, kode tujuan
surat, nama lembaga yang mengeluarkan surat, bulan surat dikeluarkan, tahun
surat dikeluarkan. Masing-masing bagian dipisahkan oleh garis miring.
 Nomor surat terdiri dari 3 digit. Nomor surat keluar dipegang oleh
sekretaris II Setkab (jika meminta nomor surat lewat sms/line maka
harus juga dicantumkan perihal surat, departemen yang
mengeluarkan, nama kegiatan, serta nama pj). Format:
Perihal_Ditujukan ke_Nama Kegiatan_Departemen_PJ. Ex. Ijin
Kegiatan_Fakultas_RAKER_SETKAB_Eti.
 Nomor surat untuk kegiatan departemen dikeluarkan oleh sekretaris
II Setkab melalui sekretaris departemen, sehingga sekretaris kegiatan
harus berkoordinasi dengan sekretaris departemen untuk penomoran
surat. Nomor surat untuk kegiatan kepanitiaan di luar departemen
diberikan oleh sekretaris Setkab melalui sekretaris kegiatan secara
langsung.
 Kode tujuan surat ditulis sebagai berikut :
 “A”, apabila surat ditujukan kepada pihak di luar Universitas
Airlangga
 “B”, apabila surat ditujukan kepada pihak eksternal Fakultas
Kesehatan Masyarakat tapi masih dalam lingkup Universitas
Airlangga
 ”C”,apabila surat ditujukan kepada pihak internal Fakultas
Kesehatan Masyarakat
 ”D”,untuk surat keputusan yang dikeluarkan BEM Fakultas
Kesehatan Masyarakat
 Penulisan bulan ketika surat dikeluarkan ditulis dalam angka romawi.
 Penulisan tahun ketika surat dikeluarkan ditulis lengkap
 Contoh Nomor Surat : 001/A/BEM-FKM/UNAIR/II/2018
 Permintaan Nomor surat kepada Jessie Angeline Nathasya Sekretaris
II : 085770011081 , Id Line :jessieangel
 g. Segala bentuk surat-surat kegiatan, diajukan minimal 1 bulan sebelum kegiatan
dilaksanakan (kecuali untuk kegiatan insidental seperti pendelegasian). Hal ini
dilakukan agar perizinan tidak terburu-buru/mendesak.
2. Proposal
Ketentuan Proposal :
a. Dijilid rapi menggunakan mika bening
b. Proposal tidak perlu menggunakan kop standar BEM FKM UNAIR
c. Standart ukuran kertas, font, spasi dan margin (satuan cm)
Kertas = A4; Times New Roman = 12; spasi 1,5: batas atas = 3; batas bawah = 3;
batas kiri = 3; batas kanan = 3.
d. Cover
Pada coverharus terdapat logo UNAIR, logo BEM FKM UNAIR, logo
Departemen,serta logo kegiatan (bila ada), mencantumkan contact person
penanggung jawab kegiatan
e. Setiap proposal minimal harus terdapat hal-hal di bawah ini :
1) Judul
PROPOSAL KEGIATAN
..........................................
DEPARTEMEN ..................
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT
UNIVERSITAS AIRLANGGA
2019
2) Latar Belakang
Latar belakang adalah hal-hal atau alasan-alasan yang mendasari pengambilan
keputusan adanya suatu acara
3) Tujuan
Berisi tentang perumusan hal-hal yang ingin dicapai melalui kegiatan tersebut
4) Mekanisme dan Rancangan Kegiatan
Berisi tentang rincian, tahapan, dan langkah-langkah suatu aktivitas yang
mencakup beberapa sub-aktivitas yang akan dilaksanakan. Pada setiap langkah
sub aktivitas harus dijelaskan maksud dan tujuannya secara ringkas dan jelas
dalam bentuk narasi.
5) Sasaran
Uraikan sasaran kegiatan dan jumlah jika memungkinkan.
6) Sumber daya yang dibutuhkan
Berisi tentang sumberdaya yang dibutuhkan untuk melaksanakan suatu
aktivitas tersebut, dibuat dalam bentuk tabel seperti di bawah. Adapun sumber
pendanaan dapat berasal dari dana Fakultas serta sumber dana lain seperti
sponsorship.
Estimasi Biaya Sumber
Sub Kegiatan Spesifikasi Unit Jumlah Pendanaan
Unit
Cost (Rp) (Rp) (Rp)

a.

Kesekretariata b.
n c.

(total sub kegiatan)

a.

b.
…
c.

(total sub kegiatan)

(total sub kegiatan)

TOTAL

7) Jadwal Pelaksanaan
Berisi jadwal tahapan pelaksanan pekerjaan sesuai dengan yang telah
diuraikan dalam Mekanisme dan Rancangan, serta dibuat seperti tabel di
bawah ini.

Sub aktivitas Waktu

<Sub aktivitas a> 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

<Sub aktivitas b>

<Sub aktivitas c>

 8) Indikator Keberhasilan
Indikator keberhasilan (outcome) adalah suatu alat yang digunakan untuk
mengukur terhadap pencapaian tujuan kegiatan tersebut. Indikator ini berisi
tentang indikator utama maupun indikator tambahan yang spesifik, target
langsung pada awal, pertengahan maupun akhir program, metode pengukuran
untuk setiap indikator kinerja yang ditetapkan, serta penjelasan tentang suatu
capaiannya.
Indikator Target Cara Pengukuran

9) Penanggungjawab
Berisi namadan nomor teleponyang menjadi penanggungjawab kegiatan
tersebut.
10) Penutup
Contoh: Demikian proposal kegiatan yang telah kami susun. Semoga kegiatan
seminar ini bisa meningkatkan kapabilitas mahasiswa dalam menerima dan
menyebarkan informasi yang ada, supaya isu-isu yang salah dan meresahkan
tidak mudah menyeruak dan berdampak negatif bagi kehidupan masyarakat.
Besar harapan kami atas dukungan dan kerja sama dari berbagai pihak untuk
mensukseskan acara ini.(disesuaikan)
11) Lembar Pengesahan
Untuk kegiatan Ekstern (melibatkan kerjasama dengan pihak luar kampus
FKM)maupun Intern (tidak melibatkan kerjasama dengan pihak luar kampus).
Lembar pengesahannya berisi:

 Untuk proposal kegiatan program kerja yang ditujukan kepada Fakultas

Kesehatan Masyarakat.
 LEMBAR PENGESAHAN
PROPOSAL KEGIATAN
....................................................
DEPARTEMEN ....................................
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT
UNIVERSITAS AIRLANGGA
2019
Hormat kami,

Ketua Ketua Departemen …

BEM FKM UNAIR 2019 BEM FKM UNAIR 2019
Stempel BEM
FKM

M. Baharuddin Wisudawan P. paraf kadept

setkab
…
NIM. 101611133063 NIM.

Mengetahui,

a.n. Dekan Dosen Pembimbing Departemen …

Wakil Dekan FKM UNAIR BEM FKM UNAIR 2019

Stempel FKM

Dr. dr. Santi Martini, M.Kes paraf ksbg …

kmhswn
NIP. 196609271997022001 NIP. …

12) Susunan Kepanitiaan (Lampiran I)

Berisi susunan nama orang yang bekerja untuk mengelola acara tersebut.
Contoh:
 SUSUNAN PANITIA KEGIATAN
.....................................
BEM FKM UNAIR
2019
Pelindung :
Penasihat :
Dosen Pembimbing :
Penanggung Jawab : (NIM)
Ketua Panitia : (NIM)
Wakil (jika perlu) : (NIM)
Sekretaris : (NIM)
Bendahara : (NIM)
SieAcara : (NIM)
SieKonsumsi : (NIM)
Sie ... : (NIM)
13) Susunan Acara (Lampiran II)
SUSUNAN ACARA KEGIATAN
.....................................
BEM FKM UNAIR
2019

3. Laporan Pertanggungjawaban
Penyerahan LPJ harus didampingi dengan surat pengantar LPJ yang ditujukan kepada
Wadek I.
Ketentuan Laporan Pertanggungjawaban
a. Dijilid rapi menggunakan mika bening
b. Cover tidak menggunakan kop standar BEM FKM UNAIR
c. Standar ukuran kertas, font, spasi dan margin
Kertas = A4; Times New Roman = 12; spasi 1,5: satuan cm : batas atas = 3; batas
bawah = 3; batas kiri = 3; batas kanan = 3.
d. Cover
Dalam cover harus terdapat logo UNAIR, logo BEM FKM UNAIR, logo
Departemen, logo kegiatan (jika ada)
Mencantumkan contact person panitia kegiatan (ketua panitia dan sekretaris
kegiatan) serta mencantumkan nomor surat balasan izin kegiatan serta
tanggal surat.
Contoh : 2319/ UN3.1.10/ KM/ 2017
4 April 2017
e. Format
Setiap Laporan Pertanggungjawaban minimal harus terdapat hal-hal dibawah ini:
1) Judul
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
KEGIATAN ..........................................
DEPARTEMEN ........................
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT
UNIVERSITAS AIRLANGGA
2019
2) Latar Belakang
Latar belakang adalah hal-hal atau alasan-alasan yang mendasari pengambilan
keputusan adanya suatu acara
3) Tujuan
Berisi tentang perumusan hal-hal yang ingin dicapai melalui kegiatan tersebut.
4) Mekanisme Pelaksanaan
Berisi tentang rincian, tahapan, dan langkah-langkah suatu aktivitas yang
mencakup beberapa sub-aktivitas yang telah dilaksanakan. Pada setiap
langkah sub aktivitas harus dijelaskan maksud dan tujuannya secara ringkas
dan jelas dalam bentuk narasi.
5) Sumber daya yang dibutuhkan
Berisi tentang sumberdaya yang dibutuhkan untuk melaksanakan suatu
aktivitas tersebut, dibuat dalam bentuk tabel. Adapun sumber pendanaan dapat
berasal daridana Fakultas dan/atau paguyuban serta sumber dana lain seperti
sponsorship.
6) Jadwal Pelaksanaan
Berisi jadwal tahapan pelaksanan pekerjaan sesuai dengan yang telah
diuraikan dalam Mekanisme dan Rancangan, serta dibuat seperti tabel pada
ketentuan proposal.
7) Indikator Keberhasilan
Indikator keberhasilan (outcome) adalah suatu alat yang digunakan untuk
mengukur terhadap pencapaian tujuan kegiatan tersebut. Indikator ini berisi
tentang indikator utama maupun indikator tambahan yang spesifik, target
langsung pada awal, pertengahan maupun akhir program, metode pengukuran
untuk setiap indikator kinerja yang ditetapkan, serta penjelasan tentang suatu
capaiannya.
8) Evaluasi Diri Kegiatan
Berisi hasil evaluasi kegiatan (peserta dan panitia yang hadir serta evaluasi
tiap sie)
9) Penanggungjawab
Berisi namadan nomor telepon yang menjadi penanggungjawab kegiatan
tersebut.
10) Penutup
Contoh:
”Demikian Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan ini dibuat dengan harapan
dapat menggambarkan pelaksanaan kegiatan ini. Sebagai penutup kami selaku
panitia menyampaikan terima kasih atas perhatian, dukungan, dan partisipasi
yang telah diberikan”
11) Lembar Pengesahan
Untuk kegiatan Ekstern (melibatkan kerjasama dengan pihak luar kampus
FKM) maupun Intern (tidak melibatkan kerjasama dengan pihak luar kampus).
Lembar pengesahannya berisi:
 LEMBAR PENGESAHAN
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
KEGIATAN....................................................
DEPARTEMEN ..................................
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT
UNIVERSITAS AIRLANGGA
2019
Hormat kami,

Ketua Ketua Departemen …

BEM FKM UNAIR 2019 BEM FKM UNAIR 2019
Stempel BEM
FKM

M. Baharuddin Wisudawan P. paraf kadept …

setkab
NIM. 101611133063 NIM.

Mengetahui,

a.n. Dekan Dosen Pembimbing Departemen …

Wakil Dekan FKM UNAIR BEM FKM UNAIR 2019

Stempel FKM

Dr. dr. Santi Martini, M.Kes paraf ksbg …

kmhswn
NIP. 196609271997022001 NIP. …
12) Kepanitiaan Acara (Lampiran I)
Berisi susunan nama orang-orang yang bekerja untuk mengelola acara
tersebut.
Susunan Kepanitiaan Terdiri dari :
SUSUNAN PANITIA KEGIATAN
.....................................
BEM FKM UNAIR
2019
Pelindung :
Penasihat :
Dosen Pembimbing :
Penanggung Jawab : (NIM)
Ketua Panitia : (NIM)
Wakil (jika perlu) : (NIM)
Sekretaris : (NIM)
Bendahara : (NIM)
SieAcara : (NIM)
SieKonsumsi : (NIM)
Sie .... : (NIM)
13) Susunan Acara (Lampiran II)
SUSUNAN ACARA KEGIATAN
.....................................
BEM FKM UNAIR
2019
14) Materi-Materi Kegiatan (jika ada)
Materi yang diberikan pemateri selama kegiatan berlangsung (Terlampir)
SUSUNAN MATERI KEGIATAN
.....................................
BEM FKM UNAIR
2019
15) Daftar Hadir Peserta dan Panitia (Lampiran III)
DAFTAR HADIR PANITIA
KEGIATAN .....................................
BEM FKM UNAIR
 2019
16) Bukti-Bukti Pembayaran(Lampiran IV)
Segala nota atau kwitansi yang diperoleh dalam rangka terselenggaranya
kegiatan
BUKTI PEMBAYARAN
KEGIATAN .....................................
BEM FKM UNAIR
2019
17) Dokumentasi Kegiatan (Lampiran V)
Berisi foto-foto pelaksanaan kegiatan.
DOKUMENTASI KEGIATAN
.....................................
BEM FKM UNAIR
2019
18) Surat-surat (surat jawaban dari fakultas, surat dari pihak luar misalnya
MoU, surat jawaban dari sponsorship) (Lampiran VII)
LAMPIRAN SURAT KEGIATAN
.....................................
BEM FKM UNAIR
2019
4. Alur Perizinan Kegiatan, Permohonan Dana, Peminjaman Tempat dan Peralatan,
dan Laporan Pertanggungjawaban
Surat izin kegiatan dan permohonandana masing-masing harus dilampiri satu berkas
proposal kegiatan. Alur penandatanganan proposal kegiatanmengikuti alur surat
pengajuan dana.
1. Alur Surat Perizinan Kegiatan

Surat izin kegiatan masuk ke sekretaris departemen untuk dikoreksi.

Disetujui dan ditandatangani oleh Kepala Departemen yang bersangkutan.

Dikoreksi oleh Kepala Departemen SETKAB.Jika tidak sesuai SOP dan ketentuan
yang telah disepakati harus direvisi dan dikoreksikan kembali. Jika sudah benar, akan
diberi paraf oleh Kepala Departemen Setkab.

Disetujui dan ditandatangani oleh Ketua BEM FKM Unair tahun 2019

Diajukan kepada Dosen Pembimbing departemen untuk memperoleh persetujuan dan

tanda tangan.

Surat difoto kopi dua kali, kemudian masing-masing diberi stempel BEM FKM Unair

Surat izin kegiatan yang asli dilampiri satu berkas proposal dimasukkan ke resepsionis
(di bagian lobby fakultas) untuk diproses sesuai dengan prosedur.

Satu lembar surat izin kegiatan diserahkan ke Sekretaris II Setkab untuk dijadikan arsip
BEM FKM Unair dan satu lembar yang lain disimpan sebagai arsip pribadi.

Konfirmasi keberlanjutan proses birokrasi dapat menghubungi bagian kemahasiswaan

(untuk mendapatkan surat balasan dari fakultas).
2. Alur Surat Permohonan Dana

Surat permohonan dana dan proposal masuk ke sekretaris departemen untuk dikoreksi.

Disetujui dan ditandatangani oleh Kepala Departemen yang bersangkutan.

Dikoreksi oleh Kepala Departemen SETKAB.Jika tidak sesuai SOP dan ketentuan
yang telah disepakati harus direvisi dan dikoreksikan kembali. Jika sudah benar, akan
diberi paraf oleh Kepala Departemen Setkab.

Disetujui dan ditandatangani oleh Ketua BEM FKM Unair tahun 2019

Diajukan kepada Dosen Pembimbing departemen untuk memperoleh persetujuan dan

tanda tangan.

Surat permohonan dana dan proposal masuk ke Kasubag Kemahasiswaan (Pak

Saikhon) dan Kaprodi S1 Kesmas untuk mendapat persetujuan/acc.

Meminta persetujuan Wadek I (Bu Santi) melalui sub-bagian Kemahasiswaan (Pak

Jum).

Surat difotokopi dua kali, kemudian masing-masing diberi stempel BEM FKM Unair
dan FKM Unair (bisa didapatkan di sub-bagian kemahasiswaan).

Surat permohonan dana yang asli dilampiri satu berkas proposal dimasukkan ke
resepsionis (di bagian lobby fakultas) untuk diproses sesuai dengan prosedur.

Satu lembar surat permohonan dana diserahkan ke Bendahara I Setkab pada saat
mengambil uang kegiatan dan satu lembar yang lain disimpan sebagai arsip pribadi.

Menghubungi Bendahara I Setkab yang bertanggung jawab untuk mengambil uang di

bagian keuangan yang kemudian diserahkan ke bendahara departemen.
3. Alur Surat Peminjaman Tempat dan Peralatan

Surat peminjaman tempat dan peralatan masuk ke sekretaris departemen untuk

dikoreksi.
Disetujui dan ditandatangani oleh Kepala Departemen yang bersangkutan.

Dikoreksi oleh Kepala Departemen SETKAB.Jika tidak sesuai SOP dan ketentuan
yang telah disepakati harus direvisi dan dikoreksikan kembali. Jika sudah benar, akan
diberi paraf oleh Kepala Departemen Setkab.

Disetujui dan ditandatangani oleh Ketua BEM FKM Unair tahun 2019

Diajukan kepada Dosen Pembimbing departemen untuk memperoleh persetujuan dan

tanda tangan.

Surat peminjaman tempat dan peralatan masuk ke Kasubag Kemahasiswaan (Pak

Saikhon) untuk mendapat persetujuan/acc.

Meminta persetujuan Wadek I (Bu Santi) melalui sub-bagian Kemahasiswaan (Pak

Jum).

Surat difoto kopi dua kali, kemudian masing-masing diberi stempel BEM FKM Unair
dan FKM Unair (bisa didapatkan di sub-bagian kemahasiswaan).

Surat peminjaman tempat dan peralatan yang asli dimasukkan ke resepsionis (di bagian
lobby fakultas) untuk diproses sesuai dengan prosedur.

Satu lembar surat permohonan dana diserahkan ke Sekretaris II Setkab untuk dijadikan
arsip BEM FKM Unair dan satu lembar yang lain disimpan sebagai arsip pribadi.

Konfirmasi peminjaman tempat dan peralatan dapat menghubungi Kasubag Sarana dan
Prasarana (Pak Roni).
 4. Alur Laporan Pertanggungjawaban

Setelah kegiatan terlaksana, departemen/kepanitiaan membuat LPJ kegiatan dan

dikonsultasikan pada dosen pembimbing(apabila dibutuhkan).

LPJ dan surat pengantar LPJ masuk ke sekretaris departemen untuk dikoreksi.

Disetujui dan ditandatangani oleh Kepala Departemen yang bersangkutan.

Dikoreksi oleh Kepala Departemen SETKAB.Jika tidak sesuai SOP dan ketentuan
yang telah disepakati harus direvisi dan dikoreksikan kembali. Jika sudah benar, akan
diberi paraf oleh Kepala Departemen Setkab.

Disetujui dan ditandatangani oleh Ketua BEM FKM Unair tahun 2019

Diajukan kepada Dosen Pembimbing departemen untuk memperoleh persetujuan dan

tanda tangan.

Surat difoto kopi dua kali, kemudian masing-masing diberi stempel BEM FKM Unair

Surat pengantar LPJ yang asli dilampiri satu berkas LPJ dimasukkan ke resepsionis (di
bagian lobby fakultas) untuk diproses sesuai dengan prosedur.

Satu lembar surat pengantar LPJ diserahkan ke Sekretaris II Setkab untuk dijadikan
arsip BEM FKM Unair dan satu lembar yang lain disimpan sebagai arsip pribadi.

Catatan:
1. Proposal yang diberikan kepada pihak fakultas atau rektorat harus dalam cetakan
printer (bukan fotokopi) kecuali lembar pengesahan proposal.
2. Memberikan softfile proposal dan LPJ kegiatan kepada Sekretaris I Setkab.
3. Melakukan konfirmasi kepada Sekretaris I Setkab setelah memasukkan proposal
dan LPJ ke resepsionis dengan format Nama Kegiatan_Departemen_Tanggal
Masuk Proposal/LPJ_Tanggal Pelaksanaan Kegiatan
5. Pembuatan dan Pengarsipan LPJ Singkat
a) LPJ singkat merupakan salah satu bentuk laporan pertanggung jawaban yang harus
dibuat setelah mengadakan kegiatan/program kerja.
b) LPJ singkat dikirim kepada sekretaris I via email setkabfkmunair@gmail.com
paling lambat 1 minggu setelah acara berlansung.
c) LPJ singkat terdiri atas kegiatan rutin dan kegiatan non-rutin.
d) Khusus untuk LPJ singkat kegiatan rutin dapat dilaporkan pada akhir kepengurusan
maksimal pada akhir bulan Oktober
e) Pengisian LPJ singkat sesuai dengan format yang ditentukan. Adapun format LPJ
singkat adalah sebagai berikut.
NAMA DEPARTEMEN :
A. Kegiatan Non Rutin
1. Nama Kegiatan :
1) Deskripsi Kegiatan :
2) Konsep Singkat Acara :
3) Pelaksanaan :
a. Waktu :
b. Tempat :
4) Penanggung Jawab :
5) Hambatan dan Solusi :
6) Laporan Dana :
7) Saran untuk Kepengurusan Selanjutnya
B. Kegiatan Rutin
1. Nama Kegiatan :
1) Deskrpisi Kegiatan :
2) Konsep Singkat Acara :
3) Pelaksanaan :
a. Waktu :
b. Tempat :
4) Penanggung Jawab :
5) Hambatan dan Solusi :
6) Laporan Dana :
7) Saran untuk Kepengurusan Selanjutnya
Keterangan :
 Deskripsi Kegiatan merupakan penjabaran suatu kegiatan/proker.
 Konsep singkat acara merupakan gambaran teknis acara secara singkat
 Untuk laporan dana hanya mencantumkan sumber dana dan pengeluaran
masing-masing sie tanpa harus dirinci.
 KETENTUAN DENDA:
a. LPJ diserahkan kepada SETKAB BEM dan kemahasiswaan maksimal 14
hari setelah kegiatan selesai dilaksanakan. Jika lebih dari 14 hari, maka:
- WAJIB membuat surat pernyataan keterlambatan dan ditandatangani oleh
Ketua BEM, Wakil Ketua BEM, Kadept. SETKAB, serta Kepala
Departemen yang bersangkutan.
- WAJIB membayar denda keterlambatan sebesar Rp5.000,00/minggu.
b. LPJ Singkat dikirim melalui e-mail SETKAB maksimal 7 hari setelah
kegiatan berlangsung. Jika tidak sesuai dengan ketentuan yang ada, maka
WAJIB membayar denda sebesar Rp3.000/hari.
c. SPJ diserahkan kepada SETKAB maksimal 7 hari setelah dana cair atau
setelah acara berlangsung dengan denda keterlambatan sebesar
Rp5.000,00/minggu (dana tersebut akan masuk ke kas BEM)

6. Sertifikat
Ketentuan :
a. Seluruh kegiatan pengeluaran dan pembuatan sertifikat kegiatan BEM FKM UNAIR
harus sepengetahuan Kadept. Setkab dan/atau Sekretaris II Setkab dan dicatat dalam
buku khusus sertifikat BEM FKM UNAIR.
b. Sertifikat yang masuk/didapat dari perorangan/lembaga yang ditujukan kepada BEM
FKM UNAIR harus dilaporkan kepada sekretaris setkab dan diarsipkan.
c. Sertifikat dianggap sah bila terdapat tanda tangan ketua BEM FKM UNAIR, ketua
panitia kegiatan, dan pihak fakultas dan stempel BEM FKM UNAIR.
d. Yang wajib dicantumkan dalam sertifikat meliputi logo UNAIR, logo BEM FKM,
logo departemen, logo kegiatan (jika ada), nama kegiatan, nomor surat, nama, NIM,
status dalam kepanitiaan, tanggal kegiatan, dan tanda tangan (ketua panitia, ketua
BEM, Wadek I)
e. Sertifikat yang dikeluarkan harus mengikuti aturan penomoran sertifikat keluar
sesuai arsip nomor sertifikat yang dipegang oleh Sekretaris II Setkab.
f. Setiap departemen yang mengeluarkan sertifikat wajib menyerahkan soft copy
sertifikat kepada Sekretaris II Setkab untuk arsip BEM FKM UNAIR
maksimal 2 minggu setelah kegiatan dilaksanakan.
g. Penomoran sertifikat harus mencakup lima bagian, yaitu :nomor sertifikat, kode
sertifikat, nama lembaga yang mengeluarkan sertifikat, bulan sertifikat
dikeluarkan, tahun sertifikat dikeluarkan. Masing-masing bagian dipisahkan
oleh garis miring.
 Nomor sertifikat terdiri dari 3 digit. Nomor sertifikat keluar dipegang oleh sekretaris
II BEM jika meminta nomor sertifikat lewat sms/line maka harus juga
dicantumkan perihal surat, departemen yang mengeluarkan, nama kegiatan,
serta nama pj). Format sms: Sertifikat_Kepada (Peserta/panitia/pemateri)_ Nama
Kegiatan_ Departemen _PJ.
Nomor sertifikat untuk kegiatan departemen dan keanggotaan dikeluarkan oleh
Sekretaris II BEM melalui sekretaris departemen, sehingga sekretaris kegiatan atau
sekretaris club harus berkoordinasi dengan sekretaris departemen untuk
penomoran sertifikat. Nomor sertifikat untuk kegiatan kepanitiaan di luar departemen
diberikan oleh sekretaris II BEM melalui sekretaris kegiatan secara langsung.
Kode tujuan sertifikat ditulis sebagai berikut :
 ”E” , untuk sertifikat kegiatan sesuai dengan poin auntuk jenis
sertifikat.
Penulisan bulan ketika surat dikeluarkan ditulis dalam angka romawi.Penulisan tahun
ketika surat dikeluarkan ditulis lengkap.
Contoh nomor sertifikat: 001/E/BEM-FKM/UNAIR/II/2018
h. Pengarsipan sertifikat dikirim dalam bentuk softfile ke sekretaris 1 via email
setkabfkmunair@gmail.com, pengiriman dilakukan satu hari sebelum pengajuan ttd
sertifikat ke dekanat.

B. SOP KEBENDAHARAAN
1. Surat Permohonan Dana Fakultas

Surat permohonan dana dan proposal masuk ke sekretaris departemen untuk dikoreksi.

Disetujui dan ditandatangani oleh Kepala Departemen yang bersangkutan.

Dikoreksi oleh Kepala Departemen SETKAB.Jika tidak sesuai SOP dan ketentuan
yang telah disepakati harus direvisi dan dikoreksikan kembali. Jika sudah benar, akan
diberi paraf oleh Kepala Departemen Setkab.

Disetujui dan ditandatangani oleh Ketua BEM FKM Unair tahun 2019
 Diajukan kepada Dosen Pembimbing departemen untuk memperoleh persetujuan dan
tanda tangan.

Surat permohonan dana dan proposal masuk ke Kasubag Kemahasiswaan (Pak

Saikhon) dan Kaprodi S1 Kesmas untuk mendapat persetujuan/acc.

Meminta persetujuan Wadek I (Bu Santi) melalui sub-bagian Kemahasiswaan (Pak

Jum).

Surat difotokopi dua kali, kemudian masing-masing diberi stempel BEM FKM Unair
dan FKM Unair (bisa didapatkan di sub-bagian kemahasiswaan).

Surat permohonan dana yang asli dilampiri satu berkas proposal dimasukkan ke
resepsionis (di bagian lobby fakultas) untuk diproses sesuai dengan prosedur.

Satu lembar surat permohonan dana diserahkan ke Bendahara I Setkab pada saat
mengambil uang kegiatan dan satu lembar yang lain disimpan sebagai arsip pribadi.

Menghubungi Bendahara I Setkab yang bertanggung jawab untuk mengambil uang di

bagian keuangan yang kemudian diserahkan ke bendahara departemen.

Catatan:
 Setiap pengajuan permintaan dana untuk kegiatan tiap departemen harus didahului
dengan pengajuan proposal yang telah diperiksa oleh kesekretariatan dan disetujui
oleh ketua/waket BEM. Tanpa proposal kegiatan, dana tidak dapat dicairkan dan
diberikan. Proposal tersebut diajukan maksimal 2 minggu sebelum pelaksanaan
kegiatan.
 Bendahara departemen WAJIB memberikan laporan dana yang telah digunakan
(Dana Asli) dan dana sisa (bila ada) dari kegiatan kepada bendahara 1 kabinet
maksimal 1 minggu setelah acara.
  Setiap pemasukan dan pengeluaran dana dari tiap departemen di bawah tanggung
jawab bagian kebendaharaan

2. Surat Pertanggungjawaban (SPJ) dan Dana Asli

a) Setiap kegiatan yang mengajukan dana ke fakultas wajib membuat SPJ dan Dana
Asli.
b) SPJ terdiri dari:
1. Kwitansi yang disertai dengan meterai Rp 6.000,00.
2. Tabel rincian pengeluaran dana dalam kegiatan.
3. Nota atau barang bukti pembayaran yang dikelompokkan berdasarkan sie
kegiatan.
c) Total pengeluaran yang tertulis dalam SPJ harus sama dengan total uang yang
diberikan oleh fakultas, sehingga sisanya adalah 0.
d) Bendahara departemen menghubungi Bendahara I Setkab untuk pengumpulan
SPJ yang kemudian akan diserahkan kepada bagian keuangan fakultas.
e) SPJ diserahkan kepada SETKAB maksimal 7 hari setelah dana cair atau setelah
acara berlangsung dengan denda keterlambatan sebesar Rp5.000,00/minggu.
f) Dana asli adalah laporan keuangan yang sesungguhnya digunakan dalam suatu
kegiatan.
g) Dana asli hanya terdiri dari tabel rincian pengeluaran dana kegiatan.
h) Di dalam dana asli wajib mencantumkan sumber dana lain selain fakultas.
i) Total pengeluaran yang tertulis dalam dana asli tidak harus sama dengan total
uang yang didapatkan, tetapi harus sesuai dengan pengeluaran pada
kenyataannya.
j) Dana asli dikumpulkan kepada Bendahara 1 Setkab maksimal 7 hari setelah dana
cair atau setelah acara berlangsung, atau sesuai kesepakatan kedua belah pihak.

3. Dana Program Kerja Non-Rutin

a) Dana Fakultas untuk program kerja Non-Rutin harus sudah disetujui pada saat
Rapat Anggaran Dana BEM FKM UNAIR
b) Bila dana kegiatan dari fakultas belum diterima, panitia kegiatan dapat
meminjam uang kas BEM sebesar dana yang diajukan ke Fakultas
menyesuaikan dengan kondisi yang ada dengan sepengetahuan ketua BEM.
 c) Dana yang dipinjam dari kas BEM FKM UNAIR dan atau antar-departemen
harus dikembalikan sesuai dengan perjanjian sebelumnya yang telah disepakati.
d) Apabila terdapat dana sisa pasca kegiatan, khususnya kegiatan yang
kepanitiaannya dibentuk melalui “open recruitment”, maka besarnya dana yang
harus dikembalikan ke Bendahara BEM FKM UNAIR adalah sebagai berikut :
Sisa Dana % untuk Departemen % untuk Kas BEM

501.000 - 1.000.000 60 40

>1.000.000 50 50

Dana sisa tersebut sudah dikurangi untuk pembubaran panitia dan hutang
ke kas BEM.
Catatan :
1. Usaha pencarian dana panitia atas persetujuan Ketua BEM FKM UNAIR dan
dengan sepengetahuan Kebendaharaan BEM.
2. Panitia pelaksana wajib memberikan laporan kepada BEM FKM UNAIR
maksimal 1 minggu setelah kegiatan.
3. Hal-hal yang belum tercantum akan diatur dalam rapat pengurus harian.

4. Dana Pendelegasian
1. Dana Fakultas untuk program kegiatan pendelegasian harus sudah disetujui
pada saat Rapat Anggaran Dana BEM FKM UNAIR
2. Untuk pendelegasian yang belum diprogramkan, dana dapat diambil dari Kas
Departemen yang bersangkutan atau jika tidak ada dapat mengambil kas BEM
dan disesuaikan dengan kondisi yang ada
3. Dana yang diambil dari kas BEM harus sepengetahuan Kepala Departemen
Kesekretariatan Kabinet, Bendahara 1 BEM dan Ketua BEM FKM UNAIR
4. Dana dari kas BEM FKM UNAIR yang digunakan untuk pendelegasian harus
dipertanggungjawabkan oleh delegasi yang bersangkutan dengan cara.
a. Delegasi harus membuat LPJ tertulis yang diserahkan pada Sekretaris
BEM FKM UNAIR
b. Membuat laporan keuangan pada Bendahara 1 BEM FKM UNAIR
maksimal 14 hari pasca kegiatan
c. Sisa dana pendelegasian, 100 % harus dikembalikan ke BEM FKM
UNAIR
 5. Dana Kegiatan Insidental
1. Dana kegiatan insidental dapat mengambil dari kas departemen yang
bersangkutan atau jika tidak ada dapat meminjam di kas departemen
lain dan atau kas BEM FKM UNAIR yang disesuaikan dengan kondisi
yang ada
2. Dana yang dipinjam dari kas BEM harus sepengetahuan Kepala Departemen
Kesekretariatan Kabinet, Bendahara 1 BEM dan Ketua BEM FKM UNAIR
3. Membuat laporan keuangan pada Bendahara 1 BEM FKM UNAIR maksimal
14 hari pasca kegiatan
4. Sisa dana kegiatan Insidental 100%, harus dikembalikan ke kas BEM
FKM UNAIR

C. SOP ASET DAN KELEMBAGAAN

Tugas dari kesekretariatan kabinet BEM meliputi pengelolaan fasilitas dan sarana,
inventarisasi aset, pengadaan barang, megatur kebijakan untuk menjaga kebersihan serta
keindahan dan kenyamanan senat.
a. Sekretariat BEM adalah ruangan yang digunakan untuk melaksanakan kegiatan
operasional BEM FKM UNAIR yang selanjutnya disebut Senat.
 b. Tata tertib penggunaan senat serta perizinan penggunaan senat diatur oleh
Kesekretariatan Kabinet BEM FKM UNAIR.
c. Penempelan berbagai macam atribut yang telah mendapat persetujuan pihak yang
berwenang, harus terlebih dulu konfirmasi pada setkab dan penempelan atribut
harus menggunakan selotip bening, dilarang menggunakan lem atau double tape.
1. SOP Piket
a. Piket BEM FKM UNAIR terdiri dari piket harian dan piket bersama..
b. Piket bersama dilaksanakan kurang lebih 2 bulan sekali oleh seluruh pengurus BEM
FKM UNAIR 2019 untuk membersihkan senat dengan jadwal yang telah
ditentukan.
c. Piket bersama merupakan kegaiatan bersama, sehingga apabila tidak dapat
mengikuti WAJIB izin kepada Ketua/Wakil Ketua BEM FKM UNAIR/Setkab.
d. Piket harian dilaksanakan setiap hari mulai dari Senin-Jumat oleh pengurus BEM
FKM UNAIR 2019.
e. Jadwal piket harian diatur oleh Setkab (1 hari=1 departemen yang bertugas)
f. Apabila terdapat anggota dari departemen yang bertugas tidak melaksanakan piket
harian, maka sebagai sanksi wajib membayar denda sebesar Rp 5.000,00/orang
tiap kali meninggalkan 1 piket.
g. Senat merupakan pusat kegiatan mahasiswa, sehingga pemakaian dan kebersihan
senat merupakan tanggung jawab bersama. Seluruh pengurus BEM FKM UNAIR
WAJIB melaksanakan piket sesuai jadwal yang sudah ditentukan.
h. Pengurus BEM WAJIB mengisi daftar hadir piket sebagai bukti telah
melaksanakan piket.
i. Indikator kebersihan pada senat dilihat dari kebersihan lantai, kerapian barang-
barang dan tidak ada sampah yang tercecer.
j. Denda akan menjadi hak Setkab BEM FKM UNAIR untuk keperluan
kesekretariatan dan administrasi.
*Transparansi denda akan dilaporkan kepada pengurus BEM FKM UNAIR.

2. Peminjaman Stempel
Untuk stempel BEM yang ada di senat, tidak boleh keluar dari senat. Stempel yang
boleh dipinjam atau dialih tangankan adalah stempel yang dibawa oleh Sekretaris I
sesuai dengan kesepakatan.
Peminjaman dapat dilakukan dengan konfirmasi terlebih dahulu kepada Sekretaris I,
Yunita Ayu Nur Qomari ke no. 083162963247 / LINE: yunita_elhasbu. Maks H-1
Peminjaman.
3. Peminjaman Senat

Pihak yang akan meminjam senat, diharuskan melakukan konfirmasi kepada

Sekretaris II Setkab baik secara lisan, tulisan, maupun elektronik.

Permohonan peminjaman senat, akan ditampung terlebih dahulu Sekretaris II

Setkab untuk menyesuaikan dengan jadwal pemakaian senat

Konfirmasi persetujuan peminjaman senat diberikan oleh Sekretaris II Setkab

kepada pihak peminjam.

Apabila permohonan peminjaman senat disetujui, terjadi serah terima senat.

Pihak peminjam senat mengisi wajib form peminjaman senat yang

ditempelkan di depan pintu senat.

4. Peminjaman Barang BEM FKM UNAIR

a) Alur Peminjaman Barang BEM FKM UNAIR Untuk Pihak Internal BEM FKM
UNAIR
1) Pihak yang akan meminjam barang milik BEM FKM UNAIR diharuskan
menghubungi Bendahara 2 Setkab (Lu’lu’atul Muawanah/Lulumuawanah28)
2) Apabila peminjaman barang telah disetujui, pihak yang akan meminjam barang
milik BEM FKM UNAIR diharuskan mengisi form peminjaman pada buku
inventaris barang yang telah disediakan dengan format :
Nama :
 NIM :
Departemen :
Nama Kegiatan :
Tanggal Peminjaman :
Tanggal Pengembalian :
3) Form peminjaman / memo peminjaman barang yang telah diisi oleh pihak
peminjam diserahkan kepada Kadept. Setkab untuk di acc.
4) Apabila permohonan peminjaman barang telah disetujui, maka terjadi serah
terima barang.
b) Alur Peminjaman Barang BEM FKM UNAIR Untuk Pihak Eksternal BEM FKM
UNAIR
1) Pihak yang akan meminjam barang milik BEM FKM UNAIR diharuskan
menghubungi Bendahara 2 Dept Setkab (Lu’lu’atul
Muawanah/Lulumuawanah28)
2) Apabila peminjaman barang telah disetujui, pihak yang akan meminjam
barang milik BEM FKM UNAIR diharuskan mengisi surat perjanjian yang
telah disediakan serta form peminjaman pada buku inventaris barang yang
telah disediakan dengan format:
Nama :
NIM :
Fakultas :
Nama Acara :
Nama Organisasi :
Tanggal Peminjaman :
Tanggal Pengembalian :
3) Pihak peminjam barang harus menyerahkan fotocopy KTM dan surat
permohonan peminjaman barang yang ditujukan pada Kepala Departement
Setkab dengan tanda tangan surat minimal hingga Ketua Panitia Kegiatan.
4) Form peminjaman dan surat perjanjian peminjaman barang yang telah diisi
oleh pihak peminjam diserahkan kepada Kadept. Setkab untuk di acc.
5) Apabila permohonan peminjaman barang telah disetujui, maka terjadi serah
terima barang.
c) Ketentuan Peminjaman Barang milik BEM FKM UNAIR
1) Barang yang dipinjam harus mendapat persetujuan pihak kesekretariatan.
2) Peminjaman harus disertai form peminjaman barang yang telah disediakan.
3) Barang yang dipinjam harus dikembalikan maksimal 3 hari setelah acara
berlangsung. Apabila ada keterlambatan dalam pengembalian barang yang
dipinjam, maka akan dikenakan denda sebesar Rp5.000,00/benda/hari.
4) Barang yang akan dipinjam harus dalam keadaan tidak dipakai atau dibutuhkan
oleh BEM FKM UNAIR.
5) Barang tidak dipinjamkan untuk kepentingan pribadi.
 6) Barang yang sudah digunakan harus dikembalikan ke tempatnya semula dan
tertata rapi.
7) Setelah barang dikembalikan, pihak peminjam barang harus mengonfirmasi
kepada Setkab.
8) Segala bentuk transaksi peminjaman harus dicatat dalam buku peminjaman
inventaris BEM FKM UNAIR.
9) Peminjam inventaris BEM FKM UNAIR, selain pengurus BEM FKM UNAIR
harus menyerahkan fotocopy KTM.
10) Barang yang dipinjam dikembalikan seperti kondisi semula, apabila rusak/
hilang, maka peminjam harus mengganti barang yang rusak/ hilang senilai
dengan barang tersebut.

CONTOH SURAT PEMINJAMAN BARANG

SURAT PERJANJIAN PEMINJAMAN BARANG

BEM FKM UNIVERSITAS AIRLANGGA

PIHAK PERTAMA
NAMA : BEM FKM UNIVERSITAS AIRLANGGA
ALAMAT : KAMPUS C UNIVERSITAS AIRLANGGA JL. MULYOREJO SURABAYA

PIHAK KEDUA
NAMA / NIM :
ALAMAT :
NO. TELP :
Kepanitiaan/Departemen :
Mengadakan perjanjian sebagai
berikut ........................................................................................

PASAL I
Kewajiban Pihak I
Pihak pertama meminjamkan barang-barang milik BEM FKM UA yang telah disetujui.
 PASAL II
Kewajiban Pihak II
1. Pihak kedua bertanggung jawab dalam menjaga keadaan barang yang dipinjam tetap
dalam keadaaan baik.
2. Apabila ada kerusakan pada barang yang dipinjam, maka pihak kedua wajib mengganti
barang yang mengalami kerusakan berupa barang itu sendiri atau berupa uang yang
ditentukan oleh pihak pertama.
3. Pihak kedua wajib mengembalikan barang yang dipinjam dari pihak pertama tepat pada
waktu yang telah ditentukan sebelumnya.
4. Apabila ada keterlambatan dalam pengembalian barang, maka pihak kedua akan
dikenakan denda.
Surabaya, ...............................
Pihak Pertama Pihak Kedua

Diah Pramesthi Ningrum .......................

Kadept. Setkab
5. Peletakkan Barang di Senat
1. Barang-barang yang dititipkan/diletakkan di senat ditata rapi
2. Barang-barang yang dititipkan/diletakkan di senat karena keperluan event BEM
FKM diberi jangka waktu 1 minggu sebelum event dan 2 minggu setelah
event.
3. Apabila melebihi jangka waktu maka kepanitiaan lain di dalam departemen yang
sama tidak diperkenankan menitipkan barang sebelum barang tersebut diambil.
4. Barang-barang yang dititipkan/diletakkan di senat ditata rapi dan diberi
tanda/tulisan di kertas HVS A4 dengan format:
Nama Acara :
Departemen :
Tanggal Peletakan :
Tanggal Pengambilan :
5. Barang-barang yang dititipkan/diletakkan di senat (tempat yang sudah disediakan
dan diberi tanda) dalam pengawasan diri sendiri.
6. Segala bentuk kerusakan/kehilangan barang yang dititipkan / diletakkan di senat
bukan tanggung jawab Setkab.

SOP Peminjaman Uang BEM

1. Syarat peminjaman uang BEM :
a) Bersifat urgensi
b) Keterbatasan sumber dana
 c) Keuangan departemen atau kepanitiaan BEM dinyatakan benar-benar terbatas
yang dimaksud tidak ada pemasukan sama sekali
d) Adanya kepentingan yang mendesak yang mengharuskan peminjam meminjam
uang BEM
e) Saldo uang BEM mencukupi
2. Alur peminjaman uang BEM :
a) Peminjam membuat surat permohonan yang ditujukan kepada kepala departemen
kesekretariatan.
 Perihal: Permohonan Peminjaman Uang BEM
 Konten Surat: Nama peminjam, besar nominal uang yang dipinjam,
menyantumkan untuk keperluan apa, dan alasan kenapa meminjam, sebisa
mungkin dijelaskan sejelas-jelasnya
 Tanda tangan surat meliputi bendahara acara, ketua acara, kepala
departemen yang bersangkutan dengan mengetahui ketua BEM
b) Surat permohonan diserahkan kepada Bendahara BEM
c) Bendahara BEM memberikan nota kesepakatan kepada peminjam
d) Peminjam harus mematuhi kesepakatan yang telah dibuat

Keterangan tambahan:
1. Apabila peminjam tidak bisa mengembalikan dana pinjaman sesuai tanggal yang
telah disepekati bersama, maka akan diadakan forum "luar biasa" antara
bendahara terkait, ketua departemen terkait, setkab dan ketua BEM.
2. SOP dapat berubah sewaktu waktu sesuai keadaan di lapangan.