BAHAN AJAR

PENANDATANGANAN DAN TUJUAN NASKAH DINAS

Deskripsi Singkat :
Topik

Pokok Bahasan : Kabupaten/kota.

Waktu : 6 x 45 menit

Tujuan : Agar peserta pelatihan dapat memahami dan

mempraktekkan penggunaan istilah-istilah pada
penandatanganan dan tujuan naskah dinas di
lingkungan kabupaten/kota.

Metode : Ceramah, diskusi, tanya jawab dan simulasi.

Alokasi Waktu : 2 kali pertemuan, yaitu 2 x 3 x 45 menit.

TIK : Setelah melaksanakan pelatihan ini peserta platihan

diharapkan dapat memahami dan mempraktekkan
penggunaan istilah-istilah pada penandatanganan dan tujuan
naskah dinas di lingkungan kabupaten/kota.

Alokasi Waktu : 2 kali pertemuan, yaitu 2 x 3 x 45 menit.

A. Penandatangan
Pada dasarnya penandatanganan naskah dinas dapat dilakukan oleh bukan pembuat
surat atau pimpinan tertinggi pada satuan kerja sepanjang ada pemberian kewenangan sesuai
peraturan yang berlaku. Pemberian kewenangan penandatangan surat biasanya diberikan
kepada bawahannya, maka dalam naskah dinas dilakukan oleh bawahan dan/atau pejabat lain
yang diberi kewenangan akan menggunakan :
1. a.n. : atas nama, huruf a dan n ditulis dengan menggunakan huruf
kecil.

Penggunaan a.n. apabila yang diberi kewenangan secara

hierarkhis dalam struktur organisasi berada satu tingkat di
 bawah pejabat yang memberikan kewenangan.

Contoh :

a.n. Bupati/Walikota…………….
Sekretaris Daerah…………..

Nama Jelas
Pangkat, Gol Ruang
NIP.

2 u.b. : Untuk beliau, huruf u dan b ditulis dengan menggunakan

. huruf kecil.

Penggunaan u.b. apabila yang diberikan kewenangan secara

hierarkhis dalam struktur organisasi berada 2 (dua) tingkat
di bawah pejabat yang memberikan kewenangan.

Contoh :

a.n. Bupati/Walikota…………….
Sekretaris Daerah…………..
u.b.
Kepala Biro…………..

Nama Jelas
Pangkat, Gol Ruang
NIP.

3 ai : Ad interim, huruf a dan i ditulis dengan menggunakan huruf

. kecil dan menyatu tidak menggunakan titik sebagaimana
penulisan a.n. dan u.b. serta ditulis dibelakang jabatan yang
akan menandatangani naskah dinas dimaksud.

Penggunaan ai apabila pejabat penandatanganan

berhalangan dan pejabat yang menggantikannya
kedudukannya sejajar dengan pejabat yang digantikan. Pada
keadaan seperti ini pejabat pengganti biasanya dari luar
 instansi yang bersangkutan.

Contoh :

Bupati/Walikota………….ai

Nama Jelas

4 Plt ; Plh ; Pj : Ditulis didepan nama jabatan yang menjadi kewenangannya.

.

Penggunaan Plt. dilakukan apabila pejabat pemangku jabatan karena satu dan lain
berhalangan tidak berada di tempat untuk jangka waktu sekurang-kurangnya 8 hari kerja.
Penggunaan Plh. dilakukan apabila pejabat pemangku jabatan karena satu dan lain
berhalangan tidak berada di tempat untuk jangka waktu untuk paling lama 8 hari kerja.
Penggunaan Pj. agak berbeda dengan penggunaan Plt. dan Plh. karena Pj. diadakan
guna memenuhi jabatan yang memang kosong sehubungan pejabat definitif memang belum
atau tidak ada. Perlu diperhatikan perbedaan terletak pada keberadaan pejabat definitif.
Sebagai pengingat pada Plt dan Plh pejabat definitif sudah ada, akan tetapi berhalangan atau
tidak berada di tempat sedangkan Pj pejabat definitif tidak ada.
Pj. adalah sebutan bagi pejabat yang diangkat dalam jabatan struktural tertentu, akan
tetapi pangkat golongan ruang pejabat dimaksud berada di bawah satu tingkat pada pangkat
golongan ruang minimal yang diisyaratkan dalam jabatan struktural dimaksud. Contoh :
Pangkat golongan ruang yang diisyaratkan pada jabatan struktural eselon IVa adalah penata
III/c, ketika seorang PNS yang memiliki pangkat golongan ruang Penata Muda III/b diangkat
dalam jabatan struktural eselon IVa, maka sebutannya adalah Pj. diikuti dengan nama
jabatannya.

Contoh :
Plt./Plh./Pj. Bupati/Walikota…………….

Nama Jelas
 Untuk menjadi perhatian pembuat naskah dinas, pada nama jelas penandatanganan
naskah dinas, apabila penandatanganan tidak memiliki pangkat, golongan ruang dan NIP,
maka dibawah nama penandatanganan tidak perlu diberi garis bawah. Selanjutnya harus
selalu diingat yang memiliki NIP hanyalah pejabat karier saja, yaitu mereka yang berstatus
sebagai Pegawai Negeri Sipil, sedangkan pejabat politik tidak memiliki NIP.
B. Tujuan Surat
Adakalanya suatu naskah dinas tidak ditujukan langsung kepada pimpinan tertinggi
satuan kerja, akan tetapi langsung kepada unit pengolah data atau informasi yang dibutuhkan.
Hal ini dilakukan untuk mempermudah penyampaian naskah dinas, sehingga tidak perlu
ditujukan kepada pimpinan satuan kerja, kemudian diturunkan kepada pimpinan unit
pengolah dengan disertai disposisi. Perlakuan naskah dinas seperti tersebut dapat
memperpanjang penyampaian. Untuk itulah guna mempercepat penyampaian kepada unit
pengolah serta mempercepat proses tindak lanjut maupun penyelesaian dalam tata naskah
dinas dapat dipergunakan u.p. U.p. merupakan kepanjangan dari kata untuk diperhatikan.

Contoh penggunaan:

Kepada
Yth. Bupati/Walikota…………….
u.p. Sekretaris Daerah………
atau
Kepada
Yth. Kepala Dinas…………….
u.p. Kepala Bidang………
C. Pengertian Naskah Dinas
Naskah dinas pada umumnya diketik dengan menggunakan huruf times new roman
atau tahoma, namun tidak menutup kemungkinan menggunakan huruf lainnya sepanjang
dapat mudah untuk dibaca dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku pada kabupaten/kota
yang bersangkutan. Ukuran yang digunakan adalah 12 atau 13 font, dengan jarak antar baris
1,5 spasi.
Dalam mengetik naskah dinas pada nama pejabat penandatangan naskah dinas, yang
selalu harus diingat adalah pengetikan nama diberi garis bawah apabila nama pejabat yang
akan menandatangani naskah dimaksud diikuti oleh pangkat golongan ruang dan NIP (Nomor
Induk Pegawai).
 Perlu diingat, bahwa bupati atau walikota pada saat ini tidak berstatus sebagai
Pegawai Negeri, sehingga tidak memiliki NIP, maka pengetikan namanya menggunakan garis
bawah, sebagaiman contoh berikut :

Bupati/Walikota…… Kepala Dinas/Badan/SKPD…….

Nama Jelas Nama Jelas

Pangkat

NIP.

D. Penggunaan Stempel
Stempel pada organisasi perangkat daerah terdiri atas :
1. Stempel jabatan, yang pada stempel tersebut berisikan nama jabatan dan nama
daerah yang bersangkutan;
2. Stempel satuan perangkat daerah, berisikan nama satuan kerja perangkat daerah
yang bersangkutan dengan nama daerah kabupaten/kota di mana satuan perangkat
daerah dimaksud berada.

Pejabat yang berhak menggunakan stempel jabatan adalah Bupati/Walikota, Wakil

Bupati/Wakil Walikota dan Ketua/Wakil Ketua Dewan Perwakilan Rakyat Daerah.
Satuan kerja perangkat daerah di lingkungan pemerintah kabupaten/kota yang berhak
menggunakan stempel SKPD adalah :
1. Sekretariat Daerah Kabupaten/Kota;
2. Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah;
3. Dinas Daerah Kabupaten/Kota;
4. Lembaga Teknis Daerah Kabupaten/Kota;
5. Kecamatan, Kelurahan dan Desa.
Latihan : Setelah selesai menerima pelatihan-pelatihan pada bab III dan IV,
 Praja berlatih untuk membuat berbagai bentuk dan susunan naskah
dinas dengan :

1. Melakukan koordinasi serta pembubuhan paraf koordinasi

secara hierarkhis maupun fungsional;
2. Penandatanganan yang menggunakan a.n, ub, Pjs, Plt dan ai;
3. Tujuan surat langsung dan menggunakan u.p.;
4. Membubuhkan stempel pada naskah dinas.

Makassar, 29 April 2022

Widyaiswara

Muhammad Khaidir