AJ05-RK1d*)

Nama : Sulistiono
Nim : 030609635
Matkul : Pemasaran Jasa Kerasipan
Tugas 3

NASKAH TUGAS MATA KULIAH

UNIVERSITAS TERBUKA
SEMESTER: 2020/21.1

Fakultas : FHISIP
Program Studi : D-4 Kearsipan
Kode/Nama MK : ASIP4325/Pengurusan Surat, Tata Persuratan dan Formulir
Tugas : 3
Penulis Soal/Institusi : Santi Dewiki/ UT
Penelaah Soal//Institusi : Dewi Maharani R./UT

No Soal Skor
a. Deskripsikan mengenai:
1) Definisi formulir minimal berdasarkan tiga (3) pendapat ahli.
2) Tujuan formulir
3) Struktur formulir
4) Fungsi formulir

1 b. Buatlah contoh formulir pendaftaran: 30

1) Anggota seminar
2) Anggota organisasi

c. Bagaimana tahapan penggunaan formulir di organisasi atau di tempat

kerja Anda?

Siapakah yang berwenang untuk menandatangani tata naskah dinas di suatu

Perguruan Tinggi, pada jenis-jenis naskah dinas berikut ini.
a. Peraturan;
b. Keputusan;
c. Instruksi;
d. Surat Perintah;
e. Surat Edaran;
f. Surat Dinas;
2 20
g. Nota Dinas;
h. Memo;
i. Surat Undangan;
j. Surat Tugas;
k. Surat Pengantar;

Buatlah dalam bentuk tabel atau matriks!

3 a. Deskripsikan pengertian dan pengendalian naskah dinas!! 15

b. Bagaimana sistem pengurusan naskah dinas tersebut?
c. Jelaskan perbedaan sistem pengurusan naskah dinas secara tradisional
dan secara pola baru modern!
d. Bagaimana cara pengendalian naskah dinas masuk?
 AJ05-RK1d*)
No Soal Skor

Bagaimana merencanakan dan merancang sarana temu kembali?

4 35

JAWABAN:

No 1
a. Deskripsikan mengenai:
1) Definisi formulir minimal berdasarkan tiga (3) pendapat ahli.

Pengertian Formulir Menurut Para Ahli

1. Menurut KBBI ( Kamus Besar Bahasa Indonesia )

Menurut KBBI Pengertian formulir adalah sebuah helai kertas isian atau surat isian yang sudah diisi dan segera
harus diberikan kepada bagian pendafataran . Dapat juga dikatakan jika formulir adalah selembar kertas atau
lebih yang memiliki ruang terformat dan harus diisi oleh pendaftar atau penggunanya .

2. Menurut Puspitawati

Beliau menyatakan bahwa pengertian formulir adalah sehelai kertas atau media yang mempunyai ruang untuk
dapat diisi dengan berbagai macam informasi sebagai sebuah dasar pencatatan transaksi atau aktivitas ekonomi
suatu unit tertentu disebuah organisasi .

3. Menurut Rama dan Jones

Beliau menyatakan bahwa pengertian formulir adalah sebuah dokumen yang terpola dan berisi sebuah field
kosong yang harus diisi oleh pendaftar atau pengguna dengan sebuah data .
Jadi berdasarkan beberapa pengertian formulir secara umum dan menurut ahli tersebut dapat ditarik kesimpulan
bahwa Pengertian Formulir merupakan selembar atau sehelai kertas atau lebiih yang berisikan field kosong
yang mana field kosong tersebut harus diisi dengan data yang sebenarnya oleh pengguna atau pendaftar
disebuah unit tertentu .

2) Tujuan formulir

1. Formulir bertujuan untuk memperoleh data seseorang secara spesifik sesuai dengan yang diperlukan.
2. Formulir bertujuan sebagai salah satu syarat dalam administrasi suatu hal seperti pendaftaran sebuah
lomba, pembuatan ktp atau sim, atau hal lainnya.
3. Formulir bertujuan untuk membuat keseragaman serta pengelompokkan dalam pengisian suatu data.
4. Formulir bertujuan sebagai bukti dalam pertanggungjawaban data yang kita berikan.
5. Formulir bertujuan untuk mempermudah menyeleksi seseorang dalam pemberkasan.

3) Struktur formulir

Formulir terdiri dari bagian atau struktur utama yakni pembuka atau kepala formulir, badan formulir atau isi,
serta penutup atau ekor formulir.

1. Pembuka atau kepala formulir

Di bagian kepala formulir atau pembuka, terdapat beberapa informasi terkait perusahaan, institusi, atau lembaga
yang berperan mengeluarkan formulir. Adapun beberapa informasi di formulir adalah berupa nama
perusahaan/instansi/lembaga, alamat lengkap, serta nomor telepon yang aktif.

2. Isi atau badan formulir

 AJ05-RK1d*)
Di bagian badan formulir atau isi biasanya diawali dengan instruksi atau ketentuan pengisian formulir. Setelah
instruksi, terdapat isian atau tabel dengan menggunakan format tertentu. Selanjutnya isian atau tabel tersebut
harus diisi dengan benar dan lengkap oleh pengguna atau pendaftar sesuai ketentuan atau instruksi pengisian
formulir.

3. Penutup atau ekor formulir

Bagian atau struktur yang terakhir adalah ekor formulir atau penutup yang di dalamnya berisikan waktu dan
tempat pengisian formulir, nama lengkap yang mengisi, serta tanda tangan yang mengisi formulir. Sama seperti
formulir dalam bentuk fisik, formulir digital juga mempunyai struktur atau bagian yang sama.

4) Fungsi formulir

1. Dapat mencari suatu keterangan tertentu .

2. Dapat menghimpun data yang sama
3. Dapat menyampaikan informasi yang sama
4. Menjadi bukti fisik
5.Menjadi dasar petunjuk untuk melakukan pekerjaan .

b. Buatlah contoh formulir pendaftaran:

1) Anggota seminar
 AJ05-RK1d*)
2) Anggota organisasi

d. Bagaimana tahapan penggunaan formulir di organisasi atau di tempat kerja Anda?

Penggunaan formulir dimaksudkan untuk peningkatan efisiensi kerja dari kantor yang bersangkutan. Oleh
karena itu tepatlah apabila dalam setiap kantor, diusahakan adanya keseragaman dalam pembuatan,
penggunaan, penyimpanan, dan pemeliharaan formulir, jadi untuk formulir yang dipergunakan guna maksud
yang sama, hendaklah dibuat seragam, baik ukuran, warna, tebal-tipisnya kertas, kolomnya, dan lain-lain.

Dalam rangka merancang (membuat formulir), maka pedoman yang perlu diperhatikan antara lain adalah
sebagai berikut: Tugas pokok organisasi, Pekerjaan dan keterangan yang dibutuhkan untuk melakukan tugas
termaksud, Pelaksanaan proses kerja secara menyeluruh sehingga dapat dibuat pengklasifikasian pekerjaan,
Mengetahui oleh siapa, atau oleh unit mana dan kapan pekerjaan termaksud masing-masing harus dilakukan,
Frekuensi pekerjaan termaksud dilakukan, dan bagaimana hubungan kerja antar unit dalam rangka pelaksanaan
tugas. Hal tersebut penting untuk mengetahui:, Jam kerja rata-rata untuk tiap jenis pekerjaan, Nilai
produktivitas pegawai, Arah dan urus formulir yang akan dicapai, Jumlah kolom dan pertanyaan serta instruksi
yang harus dicantumkan dalam formulir, Banyaknya tembusan yang harus dibuat.
 AJ05-RK1d*)
No 2
No Jenis Naskah Wewenang Tanda Tangan
1 Peraturan ditandatangani oleh Kepala ANRI
2 Keputusan Kepala atau Sekretaris Utama atas nama Kepala menggunakan lambang negara
3 Instruksi ditanda tangani Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia
4 Surat Perintah ditandatangani oleh atasan atau pejabat yang berwenang berdasarkan lingkup
fungsi, tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya yaitu Kepala ANRI, Pimpinan
tinggi madya, Pimpinan tinggi pratama dan Kepala Unit Pelaksana Teknis
5 Surat Edaran ditandatangani Kepala atau atas nama Kepala menggunakan lambang negara
6 Surat Dinas ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung
jawabnya yaitu Kepala ANRI, Pimpinan tinggi madya, Pimpinan tinggi pratama dan
Administrator tertentu
7 Nota Dinas ditandatangani oleh pejabat yang berwenang berdasarkan lingkup fungsi, tugas,
wewenang, dan tanggung jawabnya yaitu Kepala ANRI, pimpinan tinggi madya,
pimpinan tinggi pratama, administrator dan pengawas
8 Memo ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang dan tanggung
jawabnya yaitu Kepala ANRI, pimpinan tinggi madya, pimpinan tinggi pratama dan
administrator tertentu
9 Surat Undangan ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung
jawabnya yaitu Kepala ANRI, pimpinan tinggi madya, pimpinan tinggi pratama,
administrator, dan pengawas
10 Surat Tugas ditandatangani oleh atasan atau pejabat yang berwenang berdasarkan lingkup tugas,
wewenang, dan tanggung jawabnya
11 Surat Pengantar ditandatangani oleh Pejabat Administrator dan atauPengawas yang melakukan tugas
ketatausahaanbaik yang mengirim dan menerima sesuai dengan tugas, wewenang,
dan tanggung jawabnya.

No 3

a. Deskripsikan pengertian dan pengendalian naskah dinas!

Naskah dinas adalah komunikasi tulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan/atau dikeluarkan oleh
pejabat yang berwenang di lingkungan instansi pemerintah dalam rangka penyelenggaraan tugas pemerintahan.
Naskah Dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan diterima oleh
pejabat yang berwenang di lingkungan ANRI dalam rangka penyelenggaraan tugas pemerintahan dan
pembangunan
Naskah dinas arahan merupakan naskah dinas yang memuat kebijakan pokok atau kebijakan pelaksanaan yang
harus dipedomani dan dilaksanakan dalam penyelenggaraan tugas dan kegiatan setiap instansi pemerintah yang
berupa produk hukum yang bersifat pengaturan, penetapan, dan penugasan.
Ruang lingkup TataNaskah Dinas di LingkunganArsip Nasional Republik Indonesiaterdiri atas:
a. jenis dan format Naskah Dinas;
b. pembuatan Naskah Dinas;
c. kewenangan penandatanganan; dan
d. pengamananNaskah Dinas.

b. Bagaimana sistem pengurusan naskah dinas tersebut?

Setiap Naskah Dinas harus memuat informasi yang ringkas dan jelas sesuai dengan maksud dan tujuan
dibuatnya Naskah Dinas yang disusun secara sistematis.
Dalam pembuatannya perlu memperhatikan syarat sebagai berikut:
a. Ketelitian, dalam membuat Naskah Dinas harus mencerminkan ketelitian dan kecermatan, baik dalam
bentuk, susunan, pengetikan, isi, struktur, kaidah bahasa, dan penerapan kaidah ejaan di dalam pengetikan
sesuai konteksnya.
 AJ05-RK1d*)
b. Kejelasan, Naskah Dinas harus memperlihatkan kejelasan maksud dari materi yang dimuat dalam Naskah
Dinas.
c. Logis dan Singkat, Naskah Dinas harus menggunakan bahasa Indonesia yang formal, logissecara efektif,
singkat, padat, dan lengkapsehingga mudah dipahami bagi pihak yang menerimaNaskah Dinas.
d. Pembakuan, Naskah Dinas harus taat mengikuti aturan baku yang berlaku sehingga dapat menjamin
terciptanya arsip yang autentik dan reliable

Pembuatan Naskah Dinas terdiri atas:

a. persyaratan pembuatan;
b. nama instansi/jabatan pada kepala Naskah Dinas;
c. susunan Naskah Dinas; d. penomoran Naskah Dinas;
e. penggunaan kertas, amplop dan tinta;
f. ketentuan jarak spasi, jenis dan ukuran huruf, serta kata penyambung;
g. penentuan batas/ruang tepi;
h. nomor halaman;
i. tembusan;
j. lampiran;
k. penggunaan logo lembaga/lambang negara;
l. pengaturan paraf Naskah Dinas dan penggunaan cap;
m. perubahan, pencabutan, pembatalan dan ralat Naskah Dinas; dan
n. hal yang perlu diperhatikan

c. Jelaskan perbedaan sistem pengurusan naskah dinas secara tradisional dan secara pola baru
modern!
Perbedaannya terdapat pada media rekam kertas jika secara tradisional sedangkan pada pola modern media
rekam menggunakan media rekam elektronik.

d. Bagaimana cara pengendalian naskah dinas masuk?

Prinsip penanganan Naskah Dinas masuk meliputi:

a) penerimaan Naskah Dinas masuk dipusatkan di Unit Kearsipan atau unit lain yang menyelenggarakan
fungsi kesekretariatan.
b) penerimaan Naskah Dinas dianggap sah apabila diterima oleh petugas atau pihak yang berhak menerima
di Unit Kearsipan.
c) Naskah Dinas masuk yang disampaikan langsung kepada pejabat atau staf unit pengolah harus
diregistrasikan di Unit Kearsipan.

Pengendalian Naskah Dinas masuk dengan media rekam kertas dilaksanakan melalui tahapan sebagai berikut:
a. penerimaan;
Pada tahap penerimaan, Naskah Dinas masuk yang diterima dalam sampul tertutup dikelompokkan
berdasarkan kategori klasifikasi keamanan: sangat rahasia (SR), rahasia (R), terbatas (T), biasa (B).
b. pencatatan;
(1) Pada tahap pencatatan, Naskah Dinas masuk yang diterima dari petugas penerimaan yang telah
dikelompokkan berdasarkan kategori klasifikasi keamanan.
(2) Pencatatan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan dengan registrasi Naskah Dinas pada
sarana pengendalian Naskah Dinas.
(3) Sarana pengendalian Naskah Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dapat berupa:
a. buku agenda Naskah Dinas masuk;
b. kartu kendali; atau
c. takah.
(4) Registrasi sebagaimana dimaksud pada ayat (2) paling sedikit memuat:
a. nomor urut;
b. tanggal penerimaan;
 AJ05-RK1d*)
c. tanggal dan nomor Naskah Dinas;
d. asal Naskah Dinas;
e. isi ringkas Naskah Dinas;
f. unit kerja yang dituju; dan
g. keterangan.
c. pengarahan;
(1) Pengarahan Naskah Dinas masuk dengan klasifikasi keamanan sangat rahasia, rahasia, dan terbatas
disampaikan langsung kepada Unit Pengolah yang dituju.
(2) Pengarahan Naskah Dinas masuk dengan kategori biasa/terbuka dilakukan dengan membuka,
membaca dan memahami keseluruhan isi dan maksud Naskah Dinas untuk mengetahui Unit Pengolah
yang akan menindaklanjuti Naskah Dinas tersebut.
d. penyampaian.
(1) Naskah Dinas masuk disampaikan kepada Unit Pengolah sesuai dengan arahan dengan bukti
penyampaian Naskah Dinas.
(2) Bukti penyampaian sebagaimana dimaksud pada ayat (1) memuat informasi tentang:
a. nomor urut pencatatan;
b. tanggal dan nomor Naskah Dinas;
c. asal Naskah Dinas;
d. isi ringkas Naskah Dinas;
e. unit kerja yang dituju;
f. waktu penerimaan; dan
g. tandatangan dan nama penerima di Unit Pengolah.
(3) Bentuk bukti sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat berupa: a. buku ekspedisi; atau b. lembar
tanda terima penyampaian.

Pengendalian Naskah Dinas Masuk pada Media Rekam Elektronik

1) Pengendalian Naskah Dinas masuk dengan media rekam elektronik menggunakan Aplikasi Umum
Bidang Kearsipan Dinamis.
2) Dalam rangka pengendalian Naskah Dinas masuk, Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis
sebagaimana dimaksud pada ayat (1) harus memuat fitur pencatatan riwayat, pengarahan sesuai
klasifikasi keamanan, dan penyampaian.

Sumber refrensi:

 https://sepositif.com/pengertian-formulir-adalah-arti-struktur-jenis-manfaat-tujuan-formulir/
 https://www.adminmuda.com/2020/10/pengertian-formulir-menurut-ahli.html
 https://beranekaberagam.blogspot.com/2020/06/pengertian-tujuan-pedoman-pengendalian.html
 Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 7 Tahun 2018 Tentang Tata Naskah Dinas Di
Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia
 PERANRI no. 5 tahun 2021 Pedoman Umum Tata Naskah Dinas