MATERI PRESENTASI

FORMULIR KANTOR

Disusun Untuk Memenuhi Tugas Kelompok Mata Kuliah Kesekretariatan

Dosen Pengampu : Netty Lisdiantini, S.Sos., M.AB

Disusun oleh :
Kelompok 3
1. Yannar Lenggara Sekti/27 (203101052)
2. Natasya Oktavia Widodo/17 (203101114)

PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS

JURUSAN ADMINISTRASI BISNIS
POLITEKNIK NEGERI MADIUN
2021
Pengantar
Formulir merupakan sarana yang paling tepat pada suatu kantor untuk membuktikan
sesuatu yang dibutuhkan seperti formulir pendaftaran menjadi mahasiswa perguruan tinggi
atau formulir-formulir yang lain, yang biasanya digunakan pada kantor. Cara yang tepat
pengunaaan formulirnya serta fungsi-fungsinya, seperti cara pengisian dan akhirnya sampai
pada pengawasan tentang formulir di kantor. Dalam kehidupan sehari-hari baik untuk
perorangan maupun organisasi, kita tidak dapat terlepas dari suatu benda yang dinamakan
formulir. Formulir akan dibutuhkan pada saat manusia lahir hingga meninggal. Misalnya,
pada suatu hari ada seorang bayi dilahirkan di suatu rumah sakit. Tidak berapa lama setelah
kelahiran sibayi, bidan atau dokter yang membantu proses kelahiran akan mengisi formulir
surat keterangan kelahiran. Kemudian orang tua si bayi akan membawa formulir tersebut ke
kantor kelurahan untuk mengurus surat tanda lahir dari kelurahan. Selanjutnya, setelah
mendapat surat tersebut yang juga berbentuk formulir akan dibawa kekantor catatan sipil
untuk mengurus akte kelahiran. Untuk mendapatkan akte kelahiran sebelumnya orang tua
diberikan sebuah formulir oleh petugas dikantor catatan sipil, untuk diisi, dan akan dipakai
sebagai dasar untuk mengisi formulir akte kelahiran oleh petugas kantor catatan sipil. Begitu
juga bagi suatu organisasi, pada waktu pendiriannya akan melibatkkan berbagai macam
formulir, sampai akhirnya memperoleh akte pendirian organisasi. Kemudian, pada waktu
memulai kegiatannya, organisasi tersebut mulai membutuhkan formulir yang lain lagi

A. Pengertian formulir
 Menurut B. Kronvall dalam buku “Approciate Forms: A Report on the Technique
of Deginning Forms, and on the Use and Control of Forms” (1953:10).
Pengertian formulir adalah “A form is a sheet of paper or card, cut to fixed format on
which entries are to be made, and usually printed with lines, text, signs and other
matter which is common or recurs frequently in the peculiar different cases for
which it is used, while what is to be the case concerned is indicated by filling in,
crossing out, marking or the like”. Yang artinya selembar kertas atau kartu yang
dipotong menurut ukuran tertentu, di mana akan dibuat pencatatan-pencatatan yang
biasanya dicetak dengan garisgaris, uraian tulisan tanda-tanda dan hal hal lain
yang umum atau sering berulang kembali dalam peristiwa – peristiwa yang
berlainan bagi yang memerlukannya, yang dinyatakan dengan cara mengisi,
mencoret menandai atau lainnya semacam itu, yang dipergunakan dalam
pekerjaan kantor.
 Menurut Winardi dalam bukunya “Asas-asas Manajemen”(2000:69).
Formulir adalah sehelai kertas yang tercetak yang menyediakan ruang untuk
dimuat catatan-catatan, infromasi atau instruksi-instruksi yang akan diteruskan
kepada individu-individu, departemen-departemen atau perusahaan-perusahaan.
Jadi, dari kedua pendapat tersebut kita dapat menyimpulkan bahwa pengertian
formulir adalah selembar kertas yang sangat penting bagi perusahaan dimana
kertas tersebut memeiliki format dan ukuran tertentu yang berbeda-beda antara
perusahaan yang satu dengan yang lainnya, dimana informasi yang berada
 ddalam formulir tersebut nantinya kana diteruskan kepada individu atau departemen
yang berada dalam suatu perusahaan.
Isi formulir pada umumnya dapat dibedakan dalam dua bagian, yaitu
bagian tercetak yang merupakan keterangan-keterangan yang telah tetap dan bagian
yang berubah sesuai dengan keterangan-keterangan yang diisikan dalam ruang-
ruang yang disediakan. Bagian tercetak yang merupakan keterangan-keterangan
yang bersifat tetap itu dimaksudkan agar menghemat waktu dan tenaga sehingga
pada waktu mengisi formulir tersebut tidak perlu selalu menulis uraian-uraian
yang telah tetap tersebut, tetapi hanya mengisi keteranganketerangan yang
diperlukan saja.

B. Macam –Macam Formulir Kantor

Formulir kantor dibuat selengkap mungkin karena formulir tersebut
dipergunakan untuk menampung data dan informasi yang dibutuhan, baik di
lingkungan internal perusahaan maupun dengan pihak eksternal perusahaan sebagai
open system, (seperti: pelanggan, supplier, mitra bisnis, pemerintah dan lain-lain).
Menurut Ida Nuraida, S.E. dalam bukunya “Manajemen Administrasi
Perkantoran” (2008:110), formulir kantor dapat dibedakan menjadi dua macam,
yaitu :
 Formulir Intern
Formulir intern adalah formulir yang dipergunakan di dalam lingkkunga perusahaan.
Misalnya, order form yaitu formulir internal untuk permohonan pembelian/pengadaan
bahan-bahan, alat-alat, dan persediaan. Ada pula formulir yang merangum data
penjualan harian/mingguan/bulanan, keterangan mengenai pegawai, dan lain-lain.
 Formulir Ekstern
Formulir ekstern adalah formulir yang dipergunakan untuk menjalin
hubungan dengan pihak-pihak ekstern perusahaan. Misalnya, surat pemesanan
barang, faktur, nota kredit, kuitansi, formulir pengisian setoran atau penarikan
tunai bagi nasabah bank, formulir pendaftaraan dan lain-lain.

C. Jenis – Jenis Formulir

1. Jenis formulir menurut sumbernya
 Formulir yang dibuat dan disimpan dalam perusahaan.
Contoh : Surat permintaan pembelian, memo, kartu jam kerja.
 Formulir yang dibuat dan dikirimkan kepihak luar perusahaan.
Contoh : Faktur penjualan surat order pembelian
 Faktur yang diterima dari pihak luar.
Contoh : Faktur pembelian, rekening koran bank, dll.

2. Jenis formulir menurut tujuan penggunaannya

 Formulir yang bertujuan untuk mencatat suatu tindakan.
Contoh : Faktur penjualan, faktur pembelian
 Formulir yang bertujuan untuk meminta dilakukannya suatu tindakan.
 Contoh : Bukti permintaan penawaran harga.

D. Tujuan dan Manfaat Formulir

1. Menurut Para Ahli
Menurut Sedarmayanti dalam bukunya “Dasar-dasar Pengetahuan Tentang
Manajemen Perkantoran” (2001:223), tujuan dan manfaat dipergunakannya
formulir oleh setiap kantor adalah:
 Mengurangi kesibukan mengutip atau menyalin kembali keterangan yang
sama atau berulang-ulang. Hal ini penting guna menghemat waktu
kerja dan menghindarkan kelelahan serta kebosanan kerja
 Mengadakan keseragaman atau pembakuan kerja
 Mempermudah dalam mengklarifikasi data
 Mempermudah tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja
 Sebagai alat pemberian instruksi
 Sebagai alat perencaan karena di formulir terdapat data kuantitatif dan
kualifikatif
 Sebagai alat pengawasan dan evaluasi.

Prof. C.L. Littlefield dan rekannya dalam buku “Office and Administrative
Management” (1978:154)menegaskan kegunaan yang dapat diberikan oleh
formulir, sebagai berikut :
 Formulir-formulir membuat jelas keterangan apa yang harus dihimpun
dan disampaikan.
 Formulir-formulir menyediakan suatu letak tertentu bagi setiap butir
keterangan yang diperlukan, dengan demikian memudahkan pencatatan,
pengolahan, dan penunjukan data.
 Formulir-formulir menghapuskan perlunya menyalin kembali informasi
yang bersifat pengulangan atau baku.
 Formulir-formulir memudahkan pemakaian lembaran-lembaran ganda,
sebagai akibatnya secara luas menyederhanakan prosedur-prosedur.
 Formulir-formulir memberi tanda pengenal kepada warkat -warkat dan
memudahkan penyimpanan serta penunjukan di kemudian hari.

2. Tujuan dan Manfaat Formulir Secara Umum

Tujuan Formulir
 Mengurangi kesibukan mengutip atau menyalin kembali keterangan yang sama
atau berulang-ulang
 Mengadakan keseragaman atau pembakuan kerja
 Mempermudah tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja
 Sebagai alat pemberian intruksi
 Sebagai alat perencanaan karena di formulir terdapat data kuantitatif dan
kualitatif
 Sebagai alat pengawasan dan evaluasi
 Manfaat Formulir
 Menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi bisnis.
 Merekam data transaksi bisnis perusahaan.
 Mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan semua kejadian
dalam bentuk tulisan.
 Menyampaikan informasi pokok dari orang satu ke orang lain di dalam
organisasi yang sama atau organisasi lain.

E. Bagian bagian formulir

1. Pengenalan (introduction)
Pengenalan disajikan pada bagian atas formulir dan harus memuat judul formulir
dan nomor formulir.
2. Instruksi (Instruction)
Instruksi terdiri dari dua jenis, yaitu bagaimana mengisi formulir dan apa yang
harus dikerjakan terhadap formulir setelah selesai pengisian.
3. Isi Utama (main body)
Informasi yang berhubung secara logis harus digolongkan bersama-sama pada
formulir dengan memakai kolom dan tanda batas persegi (box))
4. Kesimpulan (conclusion)
Kesimpulan disajikan pada bagian bawah formulir.

F. Ciri formulir yang baik

1. Mempunyai identitas yang jelas
2. Kandungan inforasinya harus sesuai
3. Unsur pengisian informasi
4. Pengolahan informasi
5. Dapat membantu pemakai formulir
6. Biaya yang murah
7. Tindak lanjut yang mudah

G. Desain Formulir
1. Prinsip dalam pembuatan formulir meliputi :
 Identitas perusahaan, ada nama dan alamat perusahaan untuk formulir ke pihak
luar perusahaan
 Identitas formulir, ada nama dan id formulir
 Memiliki tembusan/copy
 Hindari duplikasi dalam menghimpun data
 Diotorisasi oleh pejabat yang berwenang
 Memiliki nomor urut tercetak
 2. Desain dalam pembuatan formulir dapat dipertimbangkan dari sudut berikut :
 Fungsional berhubungan dengan faktor-faktor seperti cara formulir
digunakan,tujuan,keterangan yang diperiksa kepadanya, dan jumlah kopi yang
diperlukan Pentingnya pertimbangan fungsional yaitu penghematan lebih besar
melalui pertimbangan fungsional.
 Pertimbangan fisik meliputi tindakan, jenis cetakan,kertas,ukuran,dan biaya
cetak

H.  Pedoman Pembuatan Formulir

Semakin modern suatu kantor, maka semakin banyak diperlukan penggunaan
formulir dalam rangka pengoperasian operasi kegiatannya. Tetapi perlu diperhatikan
adanya keseragaman dalam bidang formulir ini. perlu diperhatikan, bahwa efisiensi
ketepatan tata kerja penggunaan formulir tergantung pula pada ketepatan cara
pembuatan formulir termaksud. Dalam rangka merancang (membuat formulir), maka
pedoman yang perlu diperhatikan antara lain adalah sebagai berikut:
1. Tugas pokok organisasi
2. Pekerjaan dan keterangan yang dibutuhkan untuk melakukan tugas termaksud
3. Pelaksanaan proses kerja secara menyeluruh sehingga dapat dibuat
pengklasifikasian pekerjaan
4. Mengetahui oleh siapa, atau oleh unit mana dan kapan pekerjaan termaksud
masing-masing harus dilakukan
5. Frekuensi pekerjaan termaksud dilakukan, dan bagaimana hubungan kerja
antar unit dalam rangka pelaksanaan tugas. Hal tersebut penting untuk
mengetahui:
a. Jam kerja rata-rata untuk tiap jenis pekerjaan
b. Nilai produktivitas pegawai
c. Arah dan urus formulir yang akan dicapai
d. Jumlah kolom dan pertanyaan serta instruksi yang harus dicantumkan
dalam formulir
e. Banyaknya tembusan yang harus dibuat
6. Dalam cara atau teknik pembuatannya harus memperhatikan hal-hal sebagai
berikut:
a. Gunakan kertas yang cukup kuat, tetapi tidak terlalu tebal.
b. Sebaiknya menggunakan huruf cetak, dengan mempergunakan kertas
yang berwarna putih, dan apabila menggunakan kertas berwarna,
hendaklah dipilih warna yang muda sehingga tulisan atau huruf terbaca
c. Gunakan lembaran yang cukup luasnya sehingga masih dapat
memungkinkan dipakai untuk disposisi, intruksi, ataupun catatan lainnya.
d. Pembuatan hendaknya menunjukkan suatu gambar yang sistematis
tentang keterangan yang ingin diperoleh
e. Ukuran harus disesuaiakan dengan kebutuhan pengisian dan penyimpanan
 f. Apabila formulir nantinya akan dimasukkan ke dalam komputer atau
mesin data processing, maka harus diperhatikan ukuran dan tebal tipisnya
kertas serta hendaknya diusahakan pula bahwa antara kolom yang satu
dengan kolom yang lain harus ada jarak yang cukup sehingga
memudahkan proses berikutnya
g. Hendaknya dibuat nomer seri dan kode tertentu yang sekaligus
menunjukkan tentang jumlah berapa lembar dan oleh siapakah formulir
itu dibuat

I. Pembuatan Formulir
Formulir yang benar-benar sesuai akan menunjang efisiensi kerja. Untuk
membuat formulir yang sesuai (dapat memenuhi kehendak) calon pengguna, maka
pada prinsipnya proses pembuatan formulir dapat melakukan dengan cara berikut:
1. Pembuatan formulir mengadakan diskusi (Tanya jawab) dengan pejabat
yang meminta formulir bersangkutan
2. Pembuatan formulir mencari/menggali informasi dari pihak terkait
sehubungan dengan formulir yang akan dirancang. Misal :
a. Memperhatikan pengalaman dan cara kerja merek
b. Keterangan/data yang ingin diperoleh atau akan dimasukkan pada
formulir
c. Cara pemakaian dan penyimpanan formulir, dan sebagaimananya
3. Pembuat formulir membuat konsep rancangan formulir beberapa macam
untuk diuji coba dan didiskusikan kembali dengan pihak terkait/calon
pelanggan, agar jelas kekurangannya
4. Pembuat formulir mengadakan penyempurnaan seperlunya, dan meminta
izin memberlakukannya kepada yang berwenang

J. Pertimbangan Fisik Formulir

1. Pertimbangan fisik meliputi tindakan, jenis cetakan, kertas ,ukuran dan biaya
mencetak kertas Kertas yang digunakan lima macam sifat kertas yaitu
Berat(weight)kertas,biasanyadijualmenurut beratnya
A. Jenis (grade) kualitas kertas bahan-bahan yang digunakan dalam proses
manufaktur
B. Serat (grain) kertas mempunyai ciri serat (mendetermasi kekakuan kertas)
C. Warna (color) perlu dipertimbangkan (putih, biru, kuning, merah)
D. Ukuran (size) ukuran formulir kertas dideterminasi oleh jumlah
keterangan, ukuran kertas yang ekonomis,ukuran dan jenis dan alat-alat
perkantoran dan mesin-mesin dan syarat-syarat mekanis mesin

2. Pertimbangan-pertimbangan fisik dalam desain

E. Tinta yang dipilih harus memberikan kontras tepat pada kertas dan harus
tercapai cetakan yang jelas, dan licin.
F. Jenis cetakan harus primer dipilih atas dasar kemungkinan dapat
dibaca.
 G. Items yang sangat penting sebaiknya dicetak dengan type huruf sama pada
seluruh formulir.

Banyak perusahaan yang menggunakan kertas continuous form untuk

operasional kantor. Kertas continuous form sangat efektif dan efisien untuk
digunakan karena tidak membuang waktu saat di print dan lebih irit tinta. Ukuran
dari kertas continuous form sendiri pada umumnya adalah mempunyai ukuran
standar yaitu 9.5” x 11” dan juga dapat beragam ukuran seperti 9.5” x 12” dan
juga ukuran 13” sampai dengan ukuran 14 7/8” x 11”. 
Setiap ukuran bisa dibagi 2 sampai dengan dapat dibagi 4 tiap sheetnya, bisa
juga dalam sheet ada garis jadi seperti kertas folio tapi dalam bentuk kertas
continuous form. Atau juga dapat dibuat dengan ukuran wartel sesuai dengan
permintaan. Ukuran kertas continuous form dapat disesuaikan dengan setiap
kebutuhan konsumen, ada yang ingin dengan ukuran 5.5” dan ada juga ingin
dengan ukuran yang berbeda (tidak sesuai dengan standar yang ada). Dan juga di
setiap ukuran tersebut pada kertas continuous form terdapat tiap ply dengan warna
yang berbeda. Setiap ukuran mempunyai 1 ply sampai dengan 8 ply dengan warna
standar yaitu Putih, Merah, Kuning, Hijau, Biru, Putih, Merah,
Kuning. Operasional kantor yang digunakan ada yang kertas continuous form
polos dan kertas continuous form cetakkan atau pre-printed. Jenis format yang
digunakan dalam operasional kantor terdiri dari:
1. Surat Jalan
2. Invoice atau Faktur Penjualan
3. Tanda Terima Tagihan
4. Purchase Order
5. Faktur Pajak
6. Slip Gaji

K. Hal –Hal yang Perlu Diperhatikan dalam Membuat Formulir

Secara umum kesalahan yang sering terjadi dalam pengisian formulir adalah
diakibatkan karena pemakai tidak mengetahui cara pengisiannya. Untuk itulah yang
pertama kali dilakukan sebelum mengisi suatu formulir adalah memperhatikan
terlebih dahulu petunjuk, pengisiannya. Biasanya petunjuk pengisiannya terletak di
tempat yang mudah di lihat oleh pemakai. Kadang-kadang petunjuk pengisian berada
pada halaman tersendiri. Namun, yang paling sering membuat pemakai salah
mengisian adalah petunjuk pengisian yang letaknya di bagian akhir dari formulir.
Setelah memahami petunjuk pengisian, pahamilah setiap keterangan konstan yang ada
pada formulir. Dengan demikian kesalahan pengisian formulir akan dapat di
hindarkan. Selain itu perlu juga di perhatikan bahwa ada formulir-formulir tertentu,
yang harus di hindarkan benar-benar dari adanya kesalahan, termasuk misalnya
coretan, atau tanda bekas berbagai alat penghapus kesalahan. contohnya formulir cek,
formulir giro, kuitansi, ijazah dan sejenisnya. Oleh karenanya pada waktu mengisi
 formulir ini, harus di lakukan dengan sangat hati-hati dan teliti. Unsur penting lain
yang perlu diketahui berkaitan dengan pengisian formulir adalah prosedur yang terkait
dengan formulir tersebut. Misalnya untuk mengisi formulir nota pembelian, tentunya
harus diketahui prosedur penbelian, cara menghitung harga beli dan seterusnya.

Menurut Sri Endang R. dalam bukunya “Memahami Prinsip-Prinsip

Penyelenggaraan Administrasi Perkantoran” (2010:38), terdapat berbagai hal yang
perlu diperhatikan dalam pembuatan formulir, diantaranya adalah :
 Setiap formulir yang dibuat harus mempunyai kegunaan yang jelas
 Perhatikan efektivitas dan efisiensi formulir
 Perhatikan standarisasi dalam pembuatan formulir
 Informasi dibuat secara tersusun dengan rapi, logis, dan praktis
 Formulir harus dibuat secara sederhana dan mudah dimengerti
 Untuk bagian yang akan di isi informasi, perlu disediakan ruang kosonh yang
cukup
 Harus ada judul nama formulir
 Menggunakan font/ukuran tertentu sesuai dengan kebutuhan
 Cantumkan nama organisasi untuk formulir ke luar kantor
 Perancangan desain formulir harus dilakukan sebaik mungkin dan
direncanakan secara matang.

Jika pengisian formulir mempergunaka mesin ketik atau alat lain,

perhatikanlah hal-hal sebagai berikut:
 Kata-kata yang ada pada formulir sebagai pedoman untuk menentukan lurus
(alignmen) atau tidak, bukan posisi kertasnya.
 Jika formulirnya merupakan formulir ganda, hindarkanlah jangan sampai kotor
karena karbon yang terjepit gandaran atau rol mesin ketik.
 Bilamana perlu pergunakanlah ukuran huruf dan ukuran jarak pengetikan huruf
(pitch) yang sesuai, bila mempergunakan mesin tik elektronik.
 Pada waktu memasang formulir ke mesin tik, gunakanlah sebagai pedoman
garis atau kata-kata yang ada pada formulir untuk menentukan lurus (alignment)
atau tidak.

L. Langkah –Langkah dalam Pengendalian Formulir

Dalam pembuatan formulir, boleh dikatakan, tidak ada sesuatu kantor
manapun yang pelaksanaan tata usahanya tidak memakai suatu formulir. Namun,
jika dalam pembuatan formulir itu dilakukan secara serampangan dan
pertumbuhannya tida dikendalikan, maka suatu instansi tersebut mudah dijangkiti
oleh penyakit tata usaha yang dikenal juga sebagai “formitis”, yaitu penciptaan terus
menerus formulir-formulir baru untuk setiap macam urusan yang dianggap perlu
sambil terus mempertahankan berbagai formulir lama yang sudah sangat
banyak jumlahnya. Untuk mencegah atau mengatasi hal itu maka perlu sekali
dilakukan pengendalian terhadap lahirnya, hidupnya, dan berakhirnya setiap
 macam formulir. Pengendalian ini harus dilakukan oleh seorang manajer
perkantoran secara terpusatkan.
Mengenai langkah –langkah dalam pengendalian formulir itu, John Neuner dan
Benjami Haynes dalam bukunya “Manajemen Perkantoran: Prinsip dan Praktek”
(1953:586) menyatakan sebagai berikut :
Pengendalian terhadap formulir-formulir perkantoran mencakup 3 prosedur utama,
yaitu:
1. Mengadakan penataan terhadap formulir-formulir secara terpusatkan
2. Penghapusan atau penggabungan formulir-formulir yang ini dipakai
3. Penetapan prosedur-prosedur untuk menelaah, menyetujui, dan mencetak
formulir-formulir baru. Ini termasuk mendidik pegawai-pegawai perkantoran
dan pejabat-pejabat administrasi dalam hal asas-asas dan seluk-beluk pembuatan
formulir

M. Pengawasan Formulir –Formulir Kantor

Langkah permulaan dalam mengawasi formulir-formulir kantor adalah
mendapatkan apa yang sedang dilakukan. Untuk tujuan ini doperlukan informasi baru
mengenai bermacam-macam formulir yang sekarang dipergunakan, untuk
tujuan-tujuan apa formulir - formulir itu dipergunakan, dan data-data khusus
mengenai isinya.
Menurut Drs. Moekijat dalam bukunya berjudul “Tata Laksana Kantor”
(1989:166) untuk tujuan-tujuan ini disarankan langkah-langkah sebagai berikut :
1. Umumkan pada semua pegawai dan jelaskan adanya kesatuan (unit)
pengawasan formulir, kegiatan-kegiatan dan kekuasaannya.
2. Umumkan bahwa setiap tambahan atau perubahan yang diadakan harus
dilakukan oleh kesatuan pengawasan formulir.
3. Dapatkan paling sedikit 2 salinan dari tiap formulir kantor yang dipergunakan
dalam perusahaan. Simpan satu salinan dalam suatu tempat penyimpanan
pengawasan formulir yang dipusatkan. Pergunakan salinan lainnya untuk
keperrluan analisis.
4. Simpan tiap formulir dalam tempat penyimpanan yang dipusatkan menurut
fungsinya. Hal ini akan menyatukan setiap formulir yang sama dalam
sifatnya, tidak pandang akan tujuan, nama, atau di mana dipergunakan.
5. Tentukan suatu daftar mengenai semua prosedur perkantoran dalam perusahaan.
6. Tandai semua formulir dalam tempat penyimpanan yang dipusatkan
menurut prosedur di dalam mana formulir- formulir tersebut dipergunakan.

N. Contoh Kasus
Sehubungan dengan formulir kantor, sering timbul berbagai masalah. Salah satu
di antaranya sering terjadi adalah pemborosan dalam penggunaan formulir. Ini dapat
terjadi jika pemakaian formulir tidak diawasi secara khusus. Misalnya saja
pengambilan formulir registrasi mahasiswa, jika tidak dilakukan pengawasan,
biasanya pemakai cenderung kurang hati-hati dalam mengisikan data. Selain itu yang
sering juga terjadi adalah pengulangan isian formulir berarti terjadi pemborosan
 dalam hal biaya pencetakan formulir bukan? Guna menghindari berbagai
permasalahan yang berkaitan dengan formulir kantor, perlu dilakukan pengawasan.
Pengawasan formulir adalah menjadi tanggung jawab dari manager kantor. (Ignatius
Wursanto (2006).
Dalam pelaksanaannya manajer kantor dapat membentuk tim khusus, yang terdiri
dari beberapa orang. Dalam tim ini paling tidak harus ada orang yang ahli dalam
masalah formulir. Tim pengawasan formulir harus mempunyai semua contoh formulir
yang dipergunakan oleh organisasinya. Hal ini tidak lain adalah untuk mempermudah
dalam pelaksanaan tugas dari tim itu sendiri. Semua formulir yang ada harus
didaftarkan atau diagendakan. Kemudian semua contoh formulir ini harus disimpan
dengan baik, adapun dengan teknik penyimpanan yang dipergunakan biasanya adalah
filling. Untuk keperluan ini dapat dilakukan berdasarkan nama dan nomor dari
formulir, atau kedua-duanya. Jadi dengan kata lain tim pengawas formulir harus
mempunyai file dari semua contoh formulir yang dipergunakan.
Dari pendapaat tersebut diatas dapatlah disimpulkan bahwa formulir merupakan
suatu sumber untuk mengetahui data orang lain yang ditulis/dicatat pada formulir,
kemudian formulir itu tidak boleh salah mengisinya karena akan berpengaruh pada
data yang dibutuhkan serta dapat menganalisa yang salah pula. Dipihak yang lain jika
formulir itu salah pencatatan otomatis kertas itu akan dibuang dan digantikan yang
baru, hal ini akan berpengaruh pada biaya kantor.

O. Rangkuman
Penggunaan formulir dimaksudkan untuk peningkatan efisiensi kerja dari kantor
yang bersangkutan. Oleh karena itu tepatlah apabila dalam setiap kantor, diusahakan
adanya keseragaman dalam pembuatan, penggunaan, penyimpanan, dan pemeliharaan
formulir, jadi untuk formulir yang dipergunakan guna maksud yang sama, hendaklah
dibuat seragam, baik ukuran, warna, tebal-tipisnya kertas, kolomnya, dan lain-lain.
Dalam rangka merancang (membuat formulir), maka pedoman yang perlu
diperhatikan antara lain adalah sebagai berikut: Tugas pokok organisasi, Pekerjaan
dan keterangan yang dibutuhkan untuk melakukan tugas termaksud, Pelaksanaan
proses kerja secara menyeluruh sehingga dapat dibuat pengklasifikasian pekerjaan,
Mengetahui oleh siapa, atau oleh unit mana dan kapan pekerjaan termaksud masing-
masing harus dilakukan, Frekuensi pekerjaan termaksud dilakukan, dan bagaimana
hubungan kerja antar unit dalam rangka pelaksanaan tugas. Hal tersebut penting untuk
mengetahui:, Jam kerja rata-rata untuk tiap jenis pekerjaan, Nilai produktivitas
pegawai, Arah dan urus formulir yang akan dicapai, Jumlah kolom dan pertanyaan
serta instruksi yang harus dicantumkan dalam formulir, Banyaknya tembusan yang
harus dibuat.
Formulir yang benar-benar sesuai akan menunjang efisiensi kerja. Untuk
membuat formulir yang sesuai (dapat memenuhi kehendak) calon pengguna, maka
pada prinsipnya proses pembuatan formulir dapat melakukan dengan cara berikut:
Pembuatan formulir mengadakan diskusi (Tanya jawab) dengan pejabat yang
meminta formulir bersangkutan, Pembuatan formulir mencari/menggali informasi dari
pihak terkait sehubungan dengan formulir yang akan dirancang.
Pengendalian formulir adalah kegiatan secara teratur dan terus-menerus untuk:
Mencegah jangan sampai ada formulir yang digunakan tidak sebagaimana mestinya,
Mencegah jangan sampai ada formulir yang dirubah tampa persetujuan sebelumnya,
Mencegah jangan sampai ada formulir yang beredar tampa sepengetahuan/persetujuan
yang berwenang, Agar pekerjaan rutin tidak dirubah tampa rencana, sehingga formulir
tidak dirubah secara mendadak