Penciptaan Warkat

Penciptaan warkat
 Siklus hidup arsip dimulai dari kegiatan
penciptaan warkat (records creation), yaitu
penulisan surat, memo, formulir, laporan,
gambar, rekaman, dan lain-lain. Tahap ini
disebut juga tahap dari korespondensi
management.

 Segi penciptaan warkat dalam kaitannya dengan

segi kearsipan harus diperhatikan dan
diorientasikan secara optimal

 Hal yang harus diperhatikan : kejelasan isi,

bentuk atau model
 KEJELASAN Isi Warkat
 Penciptaan warkat adalah aktivitas membuat
catatan yang berbentuk tulisan, gambar atau
rekaman mengenai hal-hal dan peristiwa yang
terjadi menyangkut kehidupan seseorang atau
organisasi

 Beberapa hal dan cara yang menunjang

kejelasan isi yaitu :
1. Penggunaan bahasa yang baik dan benar
2. Diskripsi dan penjelasan simbol-simbol
3. Penggunaan media rekaman yang baik
 Model Penulisan Warkat

 Model warkat adalah tata letak pengetikan atau

penulisan naskah seperti surat, laporan, dan
formulir.

 Tata letak pengetikan naskah perlu diperhatikan,

karena alasan efesiensi dan keserasian .
FORMULIR
 Bentuk Formulir
 Dalam menghimpun data kantor suatu
organisasi atau perusahaan dapat
menggunakan sarana formulir . Formulir
sebagai lembaran kartu kertas lepas
berukuran tertentu yang telah
dipersiapkan terlebih dahulu secara
dicetak dengan uraian, kolom, garis ruang
untuk menghimpun, mencatat atau
menyampaikan informasi.
 FORMULIR KANTOR
 Dalam arti sempit, formulir dapat
diartikan sebagai bukti transaksi.
Atau sering juga disebut
dokumen.  Dalam arti luas,
formulir adalah secarik yang telah
diatur formatnya sedemikian rupa
untuk diisi sesuai dengan
kebutuhan tertentu.

 Disamping itu formulir juga

memiliki informasi yang tercetak,
misalnya nomor urut dan nama
formulir tersebut. Contoh
formulir : Faktur penjualan.
Formulir kantor adalah alat-alat
dasar bagi semua pekerjaan
administratif (clerical work).
FORMULIR KANTOR
 Sehelai kertas yang
menyediakan ruangan
untuk dimuat catatan-
catatan, informasi atau
instruksi-instruksi yang
akan diteruskan pada
individu , departemen-
departemen atau
perusahaan lain.
Formulir :
adalah secarik kertas yang memiliki ruang untuk
diisi.

Formulir, dari bahasa Belanda, formulier, adalah sebuah

kertas yang berisi banyak pertanyaan yang harus diisi.
Kadangkala formulir juga disebut dengan kata borang.

Dokumen:
adalah formulir yang sudah diisi.
Formulir ELEKTRONIK:
merupakan ruang yang ditayangkan dalam layar
komputer yg digunakan untuk menangkap data yg
akan diolah dalam pengolahan data elektronik.
Dalam hubungannnya dg SISTEM
AKUNTANSI, formulir dan dokumen adalah
blangko-blangko untuk melakukan
pencatatan dari suatu transaksi, seperti :
- Faktur penjualan
- Voucher
- dll.
Tujuan
 Merupakan bahan dasar sebagai alat untuk mencapai
tujuan khusus suatu perusahaan.
 Mengurangi kesibukan mengutip atau menyalin kembali
keterangan yang sama atau berulang-ulang. Hal ini penting
guna menghemat waktu kerja dan menghindarkan
kelelahan serta kebosanan kerja.
 Mengadakan keseragaman atau pembakuan kerja.
 Mempermudah dalam mengklasifikasikan data.
 Mempermudah tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja.
 Sebagai alat pemberian instruksi.
 Sebagai alat perencanaan karena di formulir terdapat data
kuantitatif dan kualitatif.
 Sebagai alat pengawasan dan evaluasi.
 PERTIMBANGAN UTAMA
PENGGUNAAN FORMULIR
 ALAT UNTUK MEMPERTANGGUNGJAWABKAN
KEGIATAN TRANSAKSI
 ALAT UNTUK MENGIRIMKAN INFORMASI
 ALAT UNTUK MENGURANGI KESALAHAN dan
MENCATAT TRANSAKSI YG TELAH LALU
SECARA LENGKAP
 ALAT UNTUK MELAKSANAKAN PESANAN
 ALAT UNTUK PENGENDALIAN
Manfaat
 Untuk membantu mencatat transaksi-
transaksi, mentransmisi keterangan-
keterangan, memberikan data untuk
pengawasan, dan mengurangi kesalahan-
kesalahan administrasi
 Bentuk-bentuk  Formulir Kantor
 Ada dua macam formulir kantor;
1. Formulir intern: adalah formulir-formulir yang digunakan
didalam lingkungan sebuah kantor antara para pengawas,
pegawai dan wakil-wakil sebuah perkantoran.

Contoh formulir ini adalah : data mengenai penjualan,

keterangan mengenai hasil pekerjaan pegawai.

2. Formulir ekstern: formulir-formulir yang digunakan dalam

lingkungan kantor yang mana formulir tersebut dikirimkan
kepada para langganan-langganan.

Contoh formulir ini antara lain: faktur-faktur, dan memo-

memo kredit.
 JENIS-JENIS FORMULIR
 FORMULIR SATU SET, merupakan satu
formulir yg dibuat beberapa lembar dg bentuk
dan isi yang sama.
 FORMULIR CONTINUES, berbentuk beberapa
lembar kertas yang tersambung menjadi satu
dan dipisahkan dengan perforasi sehingga
dapat disobek bila diperlukan.
 FORMULIR TANPA KARBON, formulir dibuat
dengan beberapa tembusan yg dapat diisi
sekaligus tanpa kertas karbon, karena adanya
proses kimiawi tertentu.
 Dll.
 Alasan Formulir Digunakan

1. Memungkin dicapainya keseragaman

2. Memungkin adanya pengulangan
3. Meniadakan tindakan mengkopi
4. Berguna sebagai petunjuk bekerja
5. Mengiplementasikan operasi-operasi mekanis
 Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat formulir
 Setiap formulir yang dibuat harus mempunyai kegunaan yang jelas
 Perhatikan efektivitas dan efisiensi formulir
 Ada standarisasi dalam pembuatan formulir
 Informasi dibuat secara tersusun dengan rapi, logis dan praktis
 Dibuat secara sederhana
 Untuk bagian yang akan di isi informasi, perlu disediakan ruang
kosong yang cukup
 Harus ada judul nama formulir
 Menggunakan ukuran tertentu sesuai kebutuhan
 Cantumkan nama organisasi untuk formulir ke luar kantor
 Perancangan desain formulir harus dilakukan sebaik mungkin dan
direncanakan secara matang
 FAKTOR-FAKTOR YG PERLU
DIPERTIMBANGKAN DALAM MERANCANG
FORMULIR
 NAMA FORMULIR  KELOMPOK DAN
 NAMA UKURAN
PERUSAHAAN  UKURAN kertas
 NOMOR  KUALITAS DAN
IDENTIFIKASI JENIS KERTAS
 INSTRUKSI  NOMR URUT
 UKURAN SPASI TERCETAK
 JUDUL bagian formulir  FORMULIR EDP
 RANCANG KOTAK
NAMA formulir:
Setiap formulir harus diberi nama yg menjelaskan
tujuan formulir atau menunjukkan jenis informasi
yg ada dalam formulir itu. NAMA ini sering
diletakkan dibagian atas FORMULIR.
Nama PERUSAHAAN :
Formulir yg akan dikirimkan kepada pihak
luar perusahaan harus menunjukkan nama
perusahaan. Umumnya nama perusahaan ini
diletakkan dibagian kiri ATAS.
NOMOR Identifikasi :
Setiap formulir memerlukan nomor identifikasi
untuk memudahkan usulan percetakkan maupun
perbaikan. Nomor identifikasi ini bisa diletakkan
dibagian atas atau bawah kiri atau kanan formulir.
Bersamaan dg nomor identifikasi perlu juga dibuat
nomor EDISI formulir tersebut.
Contoh Nomor Indentifikasi :
- 211 Permintaan Pembelian
- 212 Permintaan Penawaran Harga
Bila digabungkan dg nomor edisi :
211/1 artinya Formulir permintaan pembelian edisi
pertama.
INSTRUKSI :
Beberapa instruksi yang sering diperlukan adalah:
- Metode pengisian formulir, diketik atau ditulis dengan
pena.
- Siapa yang harus mengisi formulir itu.
Dll.
Ukuran SPASI :
Formulir yang akan diisi secara manual atau
menggunakan komputer harus dirancang dalam
ukuran spasi yang sesuai baik mendatar maupun
menurun.
JUDUL bagian formulir:
Setiap bagian formulir perlu dibagi menjadi bagian-bagian
yang lebih kecil. Setiap bagian ini perlu diberi judul agar
dapat segera diketahui informasi yang harus diisikan.
Rancang KOTAK (Box Design):
Formulir dapat dirancang dalam bentuk kotak-kotak untuk
memanfaat kombinasi baris dan kolom. Untuk setiap kotak
(box) diberi judul yg diletakkan bagian kiri atas setiap
kotak.
Kelompok dan UKURAN :
Agar formulir dapat diisi dengan mudah, maka informasi
yang berhubungan perlu dijadikan satu dan agar dapat
nampak lebih jelas, garis pemisah dengan kelompok
informasi lainnya dapat ditebalkan atau dibuat GARIS
RANGKAP.
Ukuran KERTAS:
Ukuran formulir yang dirancang sebaiknya
disesuaikan dengan ukuran kertas yang ada
dipasar, misalnya kuarto (81/2 x 11) dan folio
(81/2 x 14).
Kualitas dan jenis KERTAS:
Apabila formulir yang digunakan akan disimpan
dalam waktu lama perlu dipertimbangkan untuk
menggunakan kertas yang baik kualitas, dan setiap
tembusan dapat menggunakan warna yang
berbeda.
Nomor urut TERCETAK :
Agar penggunaan formulir dapat diawasi dan
tidak disalah gunakan, formulir harus diberi nomor
urut tercetak.

Penggunaan nomor urut tercetak memudahkan

pengecekan atas formulir yang tidak digunakan
seperti karena salah pengisian.
Biasanya formulir yang diberi nomor urut tercetak
adalah formulir yang pengisiannya menjadi
tanggung jawab unit tertentu.