NAMA : RIANDINI JESSICA

NIM : 16-401-114

PENGERTIAN FORMULIR

Formulir dalam arti sempit formulir dapat didefinisikan sebagai bukti transaksi, atau sering juga
disebut dokumen. Sedangkan dalam arti luas ialah kertas yang memiliki ruang untuk diisi dengan data
penting tertentu. Disamping itu formulir juga memiliki informasin yang tercetak, misalnya nomor urut
dan nama formulir tersebut. Contoh formulir : faktur penjualan.

Berikut dibawah ini pengertian formulir menurut beberapa tokoh :

1. Winardi : sehelai kertas tercetak yang menyediakan ruangan untuk dimuat catatan-catatan, informasi
atau intruksi-intruksi yang akan diteruskan kepada individu-individu, departemen—departemen, atau
perusahaan-perusahaan lain.

2. Nuraida Ida : selembar kertas atau lebih yang digunakan untuk mencatat kegiatan kantor yang
repetitif/berulang-ulang dengan mencantumkan intruksi atau pertanyaan mengenai urutan data atau
informasi yang harus diisi atau dilengkapi oleh penggunanya untuk kemudian diteruskan kepada pihak-
pihak yang berkepentingan dalam mengolah dan membuat keputusan atas data dan informasi tersebut.

3. Danang Leo Handoko : bentuk lembaran kartu atau kertas yang terlepas yang memiliki ukuran
tertentu yang telah dicetak disertai uraian garis, ataupun ruang untuk menghimpun dan menyampaikan
keterangan yang diperlukan.

Dapat disimpulkan bahwa formulir adalah selembar kertas atau lebih yang menyediakan ruangan
untuk memuat catatan, informasi atau intruksi yang akan diteruskan pada individu, departemen atau
organisasi lain.

 MANFAAT FORMULIR

Berikut beberapa manfaat formulir, diantaranya :

a. Menentukan tanggung jawab timbulnya transaksi bisnis.

Setiap transaksi terjadi karena adanya otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk
melaksanakan transaksi tersebut. Contoh : transaksi pembelian, harus ada tanda tangan dari Kepala
Bagian Pembelian dengan membubuhkan tanda tangan diatas surat order pembelian.

b. Merekam data transaksi bisnis perusahaan.

Formulir berfungsi sebagai alat perekam data transaksi, ini sebagai buktit telah terjadi transaksi
bisnis.Contoh : dalam transaksi penjualan tunai harus terekam didalam formulir adalah ; tanggal
penjualan, nama wiraniaga yang melayani pembeli, nama barang yang dijual, kuantitas, harga jual
persatuan, total harga, tanda tangan dan lain-lain.
c. Mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan semua kejadian dalam bentuk tulisan.

Semua perintah pelaksanaan suatu transaksi perlu ditulis dalam suatu formulir untuk mengurangi
kesalahan. Misal : order pembelian barang X sebanayak 100 ton disampaikan secara LISAN oleh Kepala
Bagian Pembelian. Oleh karena itu, order pembelian yang disampaikan secara lisan, untuk mengurangi
kemungkinan kesalahan, biasanya disusul kemudian dengan pengiriman surat order pembelian kepada
pemasok.

d. Menyampaikan informasi pokok dari orang satu ke orang lain didalam organisasi yang sama atau
organisasi yang lain. Formulir ini berfungsi juga untuk menyampaikan informasi secara intern organisasi
atau antar organisasi.

 JENIS-JENIS FORMULIR

1. Menurut sumbernya dibagi menjadi tiga yaitu :

a. Formulir yang dibuat dan disimpan dalam perusahaan

Digunakan secara intern, dan kemudian disimpan dalam perusahaan.
Contoh: surat permintaan pembelian, memo kredit, m\kartu jam kerja, bukti permintaan dan pengeluaran
barang gudang.

b. Formulir yang dibuat dan dikirmkam kepada pihak luar perusahaan

Digunakan untuk menyampaikan informasi kepada pihak luar perusahaan
Conoth: faktur penjualan tunai, faktur penjualan kredit, surat order pembelian, dll.

c. Formulir yang diterima dari luar perusahaan.

Formulir ini diterima dari pihak luar perusahaan sebagai akibat dari transaksi bisnis antara perusahaan dan
pihak luar.
Contoh: faktur pembelian, surat order dari pembeli, rekening koran bank.

2. Menurut tujuan penggunaannya dibagi menjadi dua yaitu :

a. Formulir yang dibuat meminta dilakukannya suatu tindakan.

Digunakan oleh suatu unit organisasi untuk meminta unit organisasi lain melakukan sesuatu untuk
kepentingan unit organisasi peminta.
Contoh: surat permintaan pembelian (digunakan oleh bagian gudang untuk meminta bagian pembeliaan
melaksanakan transaksi pembelian guna memenuhi kebutuhan persediaan barang di bagian gudang. Bukti
permintaan danpengeluaran barang gudang, Surat permintaan penawaran harga, dll.

b. Formulir yang digunakan untuk mencatat tindakan yang telah dilaksanakan.

Digunakan untuk merekam data transaksi yang telah dilaksanakan.
Contoh: formulir laporan penerimaan barang (digunakan oleh bagian penerimaan untuk mencatat data
abrng yang diterima dari pemasok). Contoh lain; faktur penjualan, faktur pembelian, kartu jam kerja, dll.
Jenis formulir ada dua macam yaitu :

1. Formulir Intern

Formulir yang digunakan didalam lingkungan sebuah kantor antara para pengawas, pegawai, dan wakil-
wakil sebuah perkantoran.

Contoh : tiket-tiket biaya, formulir pengeluaran, order-order pabrik, permohonan bahan-bahan, data
mengenai penjualan, keterangan mengenai hasil pekerjaan pegawai.

2. Formulir Ekstern

Formulir yang digunakan dalam lingkungan kantor yang mana formulir tersebut dikirimkan kepada para
pelanggan.

Contoh : order pembelian, faktur, memo kredit.

 Bentuk-bentuk formulir adalah sebagai berikut ;

a. Formulir satu set

Formulir yang dibuat beberapa lembar dengan bentuk dan isi yang sama. Formulir jenis ini dapat
menghemat waktu pengerjaan karena pengisianya dapat dilakukan sekaligus dengan menggunakan kertas
karbon. Contoh : formulir faktur penjualan yang dibuat dengan beberapa tembusan.

b. Formulir continues

Formulir yang berbentuk beberapa lembar kertas yang tersambung menjadi satu dan dipisahkan dengan
perforasi sehingga dapat disobek bila diperlukan.

c. Formulir tanpa karbon (carbonless)

Formulir yang dibuat dengan beberapa tembusan yang dapat diisi sekaligus tanpa kertas karbon karena
disebalik setiap lembar telah diproses kimiawi tertentu yang memungkinkan adanya tembusan. Contoh :
tiket pesawat terbang garuda.

d. Formulir dengan tinta magnetis

Formulir yang dapat dibaca langsung oleh alat input untuk langsung diproses dengan computer.

e. Formulir optical character recognition (OCR)

Formulir yang mengunakan bentuk angka dan huruf tertentu yang dapat dibaca oleha alat input otomatis
untuk ditransfer ke komputer.
f. Turn around documents

Dokumen yang dihasilkan dari suatu proses pengolahan data yang akan nantinya akan digunakan sebagai
dokumen input ke system pengolaahan data. Biasanya berbentuk kartu plong atau formulir OCR yang
dikirimkan pada pihak luar yang akan dikembalikan ke perusahaan bersama pembayaran.

 Ciri-Ciri Formulir Yang Baik :

1. Mempunyai identitas yang jelas

a. Judul/nama yang mudah dimengerti

b. Nomor formulir

2. Kandungan informasinya harus :

a. Bermanfaat bagi organisasi yang memakainya

b. Sesuai dengan sisteem, prosedur dan metode yang digunakan

c. Tidak informasi yang diulang

3. Unsur pengisian informasi

a. Sesuai dengan metode pengisiannya, missal : manual/mesin

b. Penyediaan pengaturan kolom-kolom an kotak-kotak isian harus baik

c. Pengelompokan informasi

d. Pengaturan lay-out, baik secara vertical maupun horisontal

e. Ukuran dari formulir

4. Pengolahan informasi

a. Memungkinkan untuk cara pengolahan yang dipergunakan

5. Dapat membantu pemakai formulir

a. Mempunyai intruksi dan cara pengisian yang jelas

b. Penggunaan garis pembantu

c. Judul kolom yng juelas

d. Metode pengisian yang mudah

e. Penggunaan carbonless paper untuk formulir berganda

6. Biaya murah meliputi :

a. Biaya pembuatan atau penggandaan

b. Biaya produksi

c. Penggunaan kertas dengan ukuran yang standar

7. Tindak lanjut yang mudah seperti :

a. Untuk keperluan penyimpanan formulir

b. Untuk pengecekan apakah tersedia sarananya

c. Pengiriman

 Perencanaan/Perancangan Formulir

Formulir yang akan digunakan harus dirancang berdsarkan analisis yang menyeluruh. Apabila formulir
itu merupakan perbaikan dari formulir yang sudah digunakan, analisis masih tetap diperlukan. Apabila
sesudah dianalisis formulir dirasakan kebutuhannya, maka dibuata rancangan formnulir untuk memenuhi
kebutuhan itu, rancangan ini harus meliputi semua elemen dalam formulir sehingga dapat dihasilkan
formulir yang baik dan sesuai.faktor-faktor yang harus dipertimbangkan dalam merancang foermulir
adalah :

a. Nama, setiap formulir harus diberi nama yang menjelaskan tujuan formulir atau menunjukkan jenis
informasi yang ada dalam formulir itu.
b. Nama perusahaan, formulir yang akan dikirimkan kepada pihak diluar perusahaan harus
menunjukkan nama perusahaan.w
c. Nomor identifikasi, walaupun setiap formulir sudah diberi nama, setiap formulir memerlukan nomor
identifikasi untuk memudahkan usulan pencetakan, perubahan, maupun perbaikan.
d. Instruksi, beberapa macam formulir mungkin memerlukan instruksi untuk pengisiannya. Apabila
formulir itu membutuhkan banyak instruksi, maka halaman sebalik dari formulir dapat digunakan
khusus untuk intruksi yang perlu. Sedapat mungkin intruksi yang ada diletakkan sebelum area yang
akan diisi.
e. Ukuran spasi, formulir yang akan diisi dengan mesin tik harus dirancang dalam ukuran spasi yang
sesuai baik mendatar maupun menurun.
f. Judul, setiap bagian formulir perlu dibagi menjadi bagian-bagian yang lebih kecil. Setiap bagian ini
harus diberi judul agar dapat segera diketahui informasi yang harus diisikan.
g. Rancangan kotak (box ddesign), formulir dapat dirancang dalam bentuk kotak-kotak untuk
memanfaatkan kombinasi baris dan kolom. Untuk setiap kotak (box) diberi judul yang diletakkan
dibagian kiri atas setiap kotak atau box sehingga sering disebut dengan formulir susunan sudut kiri
atas (upper left corner arrangement).
h. Kualitas dan jenis kertas, perencanaan formulir perlu mempertimbangkan kualitas dan warna kertas
yang digunakan.
i. Nomor urut tercetak, agar penggunaan formulir dapat diawasi, berbagai macam formulir
dapat diberi nomor urut tercetak
j. Formulir EDP, formulir yang diisi ddengan printer dari komputer perlu dirancang khusus
menyesuaikannya dengan karakteristik printer yang digunakan.

 Prinsip Pengerjaan Formulir

a. Identitas perusahaan, ada nama dan almat perusahaan untuk fromulir ke pihak luar perusahaan

b. Identitas formulir, ada nama dan id formulir

c. Meiliki tembusan/copy

d. Hindari duplikasi dalam menghimpun data

e. Diotorisasi oleh pejabat yang berwenang

f. Memiliki nomor urut tercetak

 Desain Pengerjaan Formulir

disebabkan karena fromulir bagi semua pekerjaan kantor maka formulilr perlu mempunyai desain yang
efisien dan ekonomis.

Desain formulir dapat dipertimbangkan dari sudut pertimbangan-pertimbangan :

a. fungsional berhubungan dengan faktro-faktor seperti cara formulir digunakan, tujuan, keterangan,
yanmg diperiksa kepadanya, dan jumlah kopi yang diperlukan.

Pentingnya pertimbanngan fungsional yaitu penghematan lebih besar melalui pertimkbangan fungsional.

b. Pertimbangan fisik meliputi : tindakan, jenis cetakan, kertas, ukuran, dan biaya cetak.
  Bagian Pokok Formulir

Bagian pokok, yaitu :

a. Pengenalan (introduction)

Pengenalan disajikan pada bagian atas formulir dan harus memuat judul formulir dan nomor formulir.

b. Instruksi (instruction)

Instruksi terdiri darri dua jenis, yaitu bagaimana mengisi formulir dan apa yang harus dikerjakan terhadap
formulir setelah selesai pengisian.

c. Isi utama (main body)

Informasi yang behubung secara logis harus digolongkan bersama-sama pada formulir dengan memakai
kolom dan tanda batas persegi (box) yang digunakan sebanyak mmungkin untuk menyediakan ruang
(spasi) bagi data yang dicatat

d. Kesimpulan (conclution)

Kesimpulan disajikan pada bagian bawah formulir. Bagian ini harus memberikan ruang (spasi) yang
cukup untuk menyangkut diposisi akhir dan atau persetujuan akhir transaksi yanhg dicatat pada formulir
termasuk tanda tangan persetujuan dan tanggalnya.

CONTOH GAMBAR FORMULIR