RESUME MATA KULIAH

SISTEM AKUNTANSI

KELAS K PROGAM STUDI AKUNTANSI 2022/2023

Dosen Pengampu :

Oryza Tannar, S.Ak, M.Acc, Akt.

Disusun oleh :

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UPN “VETERAN” JAWA TIMUR

2023
 BAB III

FORMULIR

A. DEFINISI FORMULIR

Formulir (Dokumen) adalah secarik kertas yang memiliki ruang untuk diisi dengan
informasi tanggal penjualan, nama wiraniaga dengan kodenya, nomor urut, nama barang dan
kodenya, kuantitas, harga satuan, harga total setiap barang, harga total semua barang, dan tanda
tangan wiraniaga. Di samping informasi ini, formulir tersebut, berisi informasi yang telah
tercetak, misalnya nomor urut formulir dan nama formulir. Definisi formulir tersebut dibuat pada
waktu komputer belum digunakan secara luas dalam bisnis. Formulir dapat berupa kertas atau
dapat berupa elektronik.

B. FORMULIR ELEKTRONIK
Formulir elektronik merupakan ruang yang ditayangkan dalam layar komputer yang
digunakan untuk menangkap data yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik.
Penggunaan formulir elektronik sebagai media untuk menangkap data yang akan diolah dalam
pengolahan data elektronik memiliki berbagai manfaat, yaitu :

1. Tidak pernah kehabisan formulir. Dengan formulir elektronik, penawaran selalu sama
dengan permintaan.
2. Tidak pernah ketinggalan jaman. Formulir elektronik mudah di sesuaikan dengan
perubahan kebutuhan dan peraturan.
3. Ketidakefisienan formulir dapat dihindari. Penggunakan formulir elektronik
memungkinkan dengan segera menyesuaikan isi dan format formulir untuk memunihi
perubahan keaadaan sehingga memungkinkan penyediakan formulir tepat sesuai dengan
kebutuhan pemakai.
4. Tidak dimungkinkan penggunaan formulir yang salah. Dengan formulir elektronik,
pengendalian formulir dapat dilakukan dengan penentuan pemakai formulir tertentu
hanya terbatas pada orang yang memiliki password.
5. Kecepatan pengisian formulir. Kecepatan pengisian formulir elektronik jauh melebihi
kecepatan pengisian formulir kertas.
6. Penangkapan data dilakukan sekali. Dengan menggunakan formulir elektronik, duplikasi
penangkapan dan pemasukan data ke dalam sistem informasi tidak akan terjadi.
7. Tidak ada data yang mengambang. Dengan formulir elektronik, data dimasukkan dan
dikirimkan dari satu tempat lain secara elektronik, sehingga tidak ada data yang
mengambang.
 8. Kemudahan dalam pengelolaan formulir. Dengan penggunakan formulir elektronik,
perancangan, pengelolaan, dan pengisian setiap formulir dapat dilakukan melalui sistem
yang terintregasi. Sistem komputer dapat menyediakan data berapa kali suatu formulir
telah digunakan, bagaimana bentuk formulir setelah revisi yang terakhir dan berapa lama
suatu formulir telah digunakan sejak revisi terakhir.

C. MANFAAT FORMULIR

Formulir memegang peran penting dalam sistem akuntansi. Formulir bermanfaat untuk :

1. Menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi bisnis perusahaan. Dalam formulir,

setiap orang yang bertanggung jawab atas terjadinya transaksi membutuhkan tanda
tangan atau paraf, sebagai bukti pertanggung jawaban pemakaian wewenang atas
pelaksanaan transaksi yang terjadi.
2. Merekam data transaksi bisnis perusahaan. Semua data yang diperlukan untuk
identifikasi transaksi direkam pertama kali dalam formulir.
3. Mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan semua kejadian dalam
bentuk tulisan. Semua perintah pelaksanaan suatu transaksi perlu ditulis dalam suatu
formulir untuk mengurangi kemungkinan kesalahan.
4. Menyampaikan informasi pokok dari satu orang ke orang lain di dalam organisasi atau ke
organisasi lain.

D. GOLONGAN FORMULIR MENURUT SUMBERNYA

Formulir digunakan dalam suatu organisasi dapat digolongkan menurut sumbernya. Menurut
sumbernya, formulir dapat dibedakan menjadi 3 golongan.
a. Formulir yang Dibuat dan Disimpan dalam Perusahaan. Perusahaan, digunakan secara intern,
dan kemudian disimpan dalam perusahaan .contoh formulir ini adalah surat permintaan
pembelian, memo kredit, memo kartu jam kerja, bukti permintaan dan pengeluaran barang
gudang.
b. Formulir yang Dibuat dan Dikirimkan Kepada Pihak Luar Perusahaan. Formulir di buat
dalam perusahaan dan digunakan untuk menyampaikan informasi kepada pihak luar
perusahaan. Contoh golongan formulir ini adalah : faktur penjualan tunai, faktur penjualan
kredit, surat order pembelian,surat permintaan penawaran harga, bukti keluar, dan surat order
penjualan.
c. Formulir yang Diterima dari Pihak Luar Perusahaan .formulir ini diterima dari pihak luar
sebagai akibat dari transaksi bisnis antara perusahaan dengan pihak luar tersebut. Contohnya
 golongan formulir ini adalah : faktur pembelian, surat order dari piutang yang diterima dari
kreditur, dan rekening koran bank.

E. GOLONGAN FORMULIR MENURUT TUJUAN PENGGUNAANNYA

Pada dasarnya formulir dapat dibagi menjadi dua menurut tujuan penggunaannya, yaitu:
1. Formulir yang dibuat untuk meminta dilakukannya suatu tindakan. Contoh lain formulir yang
termasuk dalam golongan ini adalah :
a. Bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang
b. Surat permintaan penawaran harga
c. Memo kredit dan memo debit.
2. Formulir yang digunakan untuk mencatat tindakan yang telah dilaksanakan. Formulir dalam
golongan ini digunakan untuk merekam data transaksi yang telah dilaksanakan. Sebagai
contoh adalah formulir laporan penerimaan barang. Formulir ini digunakan oleh bagian
penerimaan untuk mencatat data barang yang diterima dari pemasok. Contoh formulir lain
yang termasuk dalam golongan ini adalah :
a. Faktur penjualan
b. Faktur pembelian
c. Kartu jam kerja
d. Surat muat
e. Pernyataan piutang

F. PRINSIP DASAR YANG MELANDASI PERENCANAAN FOMULIR

Formulir yang digunakan dalam suatu organisasi adakalanya memenuhi beberapa fungsi
sekaligus. Dalam merancang suatu formulir, prinsip-prinip berikut ini perlu diperhatikan:
1. Sedapat mungkin meanfaatkan tembusan atau copy formulir.
2. Hindari duplikasi dalam pengumpulan data.
3. Buatlah rancangan formulir sesederhana dan seringkas mungkin.
4. Masukkanlah unsure internal check dalam merancang formulir.
5. Cantumkan nama dan alamat perusahaan pada formulir yang akn digunakan untuk
komunikasi dengan pihak luar.
6. Cantumkan nama formulir untuk memudahkan identifikasi.
 7. Beri nomor untuk identifikasi formulir.
8. Cantumkan nomor garis pada sisi sebelah kiri dan kanan formulir, jika formulir lebar
digunakan, untuk memperkecil kemungkinan salah pengisian.
9. Cetaklah garis pada formulir, jika formulir tersebut akan diisi dengan tulisan tangan. Jika
pengisian formulir akan dilakukan dengan mesin ketik, garis tidak perlu dicetak, karena
mesin ketik akan dapat mengatur spasi sendiri, dan juga jika bergaris, pengisian formulir
dengan mesin ketikakan memakan waktu yang lama.
10. Cantumkan nomor urut tercetak.
11. Rancanglah formulir tertentu sedemikian rupa sehingga pengisi hanya membubuhkan
tanda √, atau × , atau dengan menjawab ya atau tidak, untuk menghemat waktu
pengisiannya.
12. Susunlah formulir ganda dengan menyisipkan karbon sekali pakai, atau dengan
menggunakan karbon beberapa kali pakai, atau cetaklah dengan kertas tanpa karbon
(carbonless paper).
13. Pembagian zona sedemikian rupa sehingga formulir dibagi menurut blok-blok daerah
yang logis yang berisi data yang saling terkait.

G. KAPAN FORMULIR DIPERLUKAN?

Dalam situasi apa perusahaan memerlukan formulir? Ada 4 keadaan yang mendasar perlunya
penggunaan formulir:
1. Jika suatu kejadian harus dicatat, maka formulir perlu digunakan.
2. Jika informasi tertentu harus dicatat berulang kali, penggunaan formulir akan
mengurangi waktu penulisan informasi tersebut.
3. Jika berbagai informasi yang saling berhubungan perlu disatukan dalam tempat yang
sama, untuk memudahkan pengecekan yang cepat mengenai kelengkapan informasinya,
maka formulir harus digunakan.
4. Jika dibutuhkan untuk menetapkan tanggung jawab terjadinya transaksi, formulir perlu
digunakan.
Jika Suatu Kejadian Harus Dicatat. Jika suatu peristiwa perlu dicatat, maka diperlukan
formulir untuk merekamnya. Misalnya suatu perusahaan perlu mencatat transaksi penjualan tunai
yang dilakukannya setiap hari. Untuk itu perusahaan tersebut perlu menciptakan formulir faktur
penjualan tunai untuk merekam transaksitersebut setiap harinya.
Jika Suatu Informasi Tertentu Harus Dicatat Berulang Kali. Jika suatu informasi harus
dicatat berulang kali, penggunaan formulir akan mengurangi waktu penulisan informasi tersebut.
Sebagai contoh jika setiap kali mengajukan permintaan pembelian, Bagian Gudang harus
menuliskan nama barang, spesifikasi, kuantitas, dan sifat permintaan (biasa, segera, atau
mendesak), maka perlu dibuat formulir dengan kolom-kolom untuk menampung informasi
tersebut, sehingga mengurangi waktu penulisan informasi yang harus disampaikan oleh Bagian
Gudang kepada Bagian Pembelian.
Jika Berbagai Informasi yang Saling Berhubungan Perlu Disatukan dalam Tempat yang
Sama. Untuk dapat memenuhi permintaan pembelian yang diajukan oleh Bagian Gudang,
Bagian Pembelian memerlukan informasi lengkap mengenai nama barang yang akan dibutuhkan,
spesifikasi, kuantitas, dan kapan barang tersebut diperlukan. Semua informasi tersebut perlu
disatukan di tempat yang sama untuk memungkinkan Bagian Pembelian melaksanakan
pemesanan kepada pemasok dengan benar. Untuk memudahkan pengecekan secara cepat
mengenai kelengkapan informasi tentang barang yang diminta oleh Bagian Gudang maka
formulir surat permintaan pembelian harus digunakan.
Jika Diperlukan Penetapan Tanggung Jawab Terjadinya Transaksi. Seperti disebutkan di
atas, formulir digunakan untuk menetapkan tanggung jawab terjadinya transaksi. Jika tanggung
jawab terjadinya transaksi akan dibebankan kepada seseorang diperlukan formulir untuk
merekam pertanggungjawaban pelaksanaan transaksi tersebut.

H. FAKTOR YANG PERLU DIPERTIMBANGKAN DALAM MERANCANG

FORMULIR
Dalam merancang suatu formulir, seorang analis sistem harus mempertimbangkan faktor-faktor
berikut ini:
1. Siapa yang memerlukan atau akan mendapat informasi yang dicatat di dalam formulir
tersebut? Hal ini akan menentukan berapa lembar formulir tersebut harus dibuat.
 2. Adakah formulir lain yang sekarang dirancang atau sekarang digunakan berisi
informasi yang sama? Jika ya, apakah ada kemungkinan menyatukan informasi di
dalam formulir yang dirancang ini dengan formulir lain tersebut? Banyak perusahaan
yang membuat faktur penjualan, surat muat (bill of lading), slip pembungkus
(packing slip) dan surat order pengiriman dalam satu kali penulisan.
3. Apakah elemen-elemen yang harus dicantumkan di dalam formulir telah disusun
menurut urutan yang logis? Hal ini akan mengurangi kemungkinan terjadinya
kesalahan dalam pengisian formulir dan akan mengurangi waktu pengisian dan
penggunaan formulir.
4. Apakah formulir tersebut akan memerlukan penulisan dengan tangan atau
pemrosesan dengan mesin, atau kedua-duanya? Hal ini akan menentukan lebar spasi
dan penggunaan garis atau hanya spasi saja.
5. Apakah formulir tersebut akan diisi dengan pensil, tinta, mesin ketik atau mesin
khusus atau dengan proses penggandaan yang lain? Hal ini akan menentukan jenis
dan mutu kertas yang akan digunakan serta jumlah ruang yang harus disediakan untuk
memungkinkan pencatatan informasi.
6. Apakah formulir tersebut akan disimpan di dalam suatu arsip? Hal ini akan
menentukan mutu kertas yang harus digunakan, ukuran kertas, dan preforasi yang
harus dibuat, jika hal ini diperlukan.

I. INFORMASI YANG DIPERLUKAN DALAM MERANCANG KEMBALI SUATU

FORMULIR

Formulir yang digunakan oleh perusahaan perlu ditinjau secara periodik untuk menentukan
perlu tidaknya diadakan penyempurnaan, penggantian, atau penghentian pemakaian formulir
yang sekarang digunakan. Untuk itu perlu dilakukan survai guna mengumpulkan informasi:

a. Yang bersangkutan dengan formulir itu sendiri, misalnya mengenai isinya, jumlah lembar
tembusannya, dan jenis kertas yang digunakan.
b. Yang bersangkutan dengan kegiatan penyediaan, pengisian, dan pencatatan informasi dari
formulir tersebut.
 Daftar pertanyaan yang digunakan oleh analis sistem untuk mengumpulkan informasi
formulir yang akan diperbaiki desainnya meliputi aspek secara umum, teks, desain, kertas, dan
produksi.

J. DOKUMEN SUMBER DAN DOKUMEN PENDUKUNG

Ditinjau dari pengolahan data akuntansi, dokumen atau formulir digolongkan menjadi dua
macam: dokumen sumber (source document) dan dokumen pendukung (supporting document
atau corroborating document). Dokumen sumber adalah dokumen yang dipakai sebagai dasar
pencatatan ke dalam jurnal atau buku pembantu, sedangkan dokumen pendukung adalah
dokumen yang melamoiri dokumen sumber sebagai bukti sahihnya transaksi yang direkam
dalam dokumen sumber. Sebagai contoh dokumen yang digunakan untuk merekam transaksi
penjualan terdiri dari faktur penjualan, yang merupakan dokumen sumber sebagai dasar
pencatatan ke dalam jurnal penjualan dan kartu piutang, yang dilampiri dengan surat order
pengiriman, laporan pengiriman barang, dan surat muat (bill of lading) sebagai dokumen
pendukung faktur penjualan tersebut.
Dokumen pendukung ini berfungsi untuk membuktikan sahihnya transaksi penjualan yang
direkam dalam faktur penjualan. Surat order pengiriman membuktikan bahwa transaksi
penjualan tersebut telah diotorisasi oleh Bagian Order Penjualan, laporan pengiriman barang
membuktikan telah dilaksanakannya pengiriman barang kepada pembeli sesuai dengan perintah
yang tercantum dalam surat order pengiriman, sedangkan surat muat membuktikan telah
diserahkannya barang kepada perusahaan angkutan umum dalam pelaksanaan pengiriman
barang kepada pembeli. Dengan dilampirkannya berbagai dokumen pendukung tersebut, faktur
penjualan sebagai dokumen yang dipakai sebagai sumber pencatatan ke dalam catatan akuntansi
menjadi dapat diandalkan kesahihannya.
Transaksi Dokumen sumber Dokumen pendukung yang
bersangkutan
Penjualan tunai Faktur penjualan tunai Pita register kas
Penjualan kredit Faktur penjualan Surat order pengiriman
Laporan pengiriman barang
Surat muat
Retur penjualan Memo kredit Laporan penerimaan barang
Pembelian Bukti kas keluar Surat order pembelian
Laporan penerimaan barang
Faktur dari pemasok
Retur pembelian Memo debit Laporan pengiriman barang
Penggajian dan Bukti kas keluar Daftar gaji
pengupahan Rekap daftar gaji
Pemakaian barang Bukti permintaan dan
gudang pengeluaran barang
gudang

Transaksi, Dokumen Sumber, dan

Dokumen Pendukung yang bersangkutan
 BAB IV

SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL

A. Definisi Pengendalian Sistem Innternal

Sistem pengendalian internal meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran- ukuran
yang dikoordinasikan untuk menjaga aset organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data
akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Definisi
sistem pengendalian internal tersebut menekankan tujuan yang hendak dicapai, dan bukan
pada unsur-unsur yang membentuk sistem tersebut. Dengan demikian, pengertian
pengendalian internal tersebut di atas berlaku baik dalam perusahaan yang mengolah
informasinya secara manual, dengan meşin pembukuan, maupun dengan komputer.
Tujuan sistem pengendalian internal menurut definisi tersebut adalah: (1) menjaga aset
organisasi, (2) mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, (3) mendorong efisiensi,
dan (4) mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Menurut tujuannya, sistem
pengendalian internal tersebut dapat dibagi menjadi dua macam: pengendalian internal
akuntansi (internal accounting control) dan pengendalian internal administratif (internal
administrative control). Pengendalian internal akuntansi, yang merupakan bagian dari sistem
pengendalian internal, meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang
dikoordinasikan terutama untuk menjaga aset organisasi dan mengecek ketelitian dan
keandalan data akuntansi.

B. Unsur Sistem Pengendalian Internal

Unsur pokok sistem pengendalian internal adalah:
1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas.
2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup
terhadap aset, utang, pendapatan, dan beban.
3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.
4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.
Struktur Organisasi yang Memisahkan Tanggung Jawab Fungsional secara Tegas.
Struktur organis merupakan terangka (framework) pembagian tanggung jawab fungsional
kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokol
perusahaan.

Pembagia tanggung jawab fungsional dalam organisasi ini didasarkan pada

prinsip-prinsip berikut ini:

1. Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi. Fungsi
operasi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk melaksanakan suatu kegiatan
(misalnya pembelian). Fungsi penyimpanan adalah fungsi yang memiliki wewenang
 untuk menyimpan aset perusahaan. Fungsi akuntansi adalah fungsi yang memiliki
wewenang untuk mencatat peristiwa keuangan perusahaan.
2. Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap
suatu transaksi.

Untuk melaksanakan transaksi pembelian dalam perusahaan misalnya,

fungsi-fungsi yang dibentuk adalah: fungsi gudang, fungsi pembelian, fungsi penerimaan,
dan fungsi akuntansi, dengan fungsinys masing-masing sebagai berikut:
a. Fungsi gudang (merupakan fungsi penyimpanan): mengajukan permintaan pembelian
dan menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan.
b. Fungsi pembelian (merupakan fungsi operasi): melaksanakan pemesanan barang
kepada pemasok.
c. Fungsi penerimaan (merupakan fungsi operasi); menerima atau menolak barang yang
diterima dari pemasok.
d. Fungsi akuntansi (merupakan fungsi pencatatan): mencatat utang yang timbul dari
transaksi pembelian dalam kartu utang dan mencatat persediaan barang yang diterima
dari transaksi pembelian dalam kartu persediaan.
Sistem Wewenang dan Prosedur Pencatatan yang Memberikan Perlindungan
yang Cukup terhadap Asel, Utang, Pendapatan, dan Beban. Dalam organisasi, setiap
transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk
menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu, dalam organisasi harus dibuat
sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap
transaksi.

Dalam melaksanakan transaksi pembelian misalnya, sistem wewenang diatur sebagai

berikut:

● Kepala fungsi gudang berwenang mengajukan permintaan pembelian dengan

surat perminta pembelian yang ditujukan kepada fungsi pembelian.
● Kepala fungsi pembelian: berwenang memberikan otorisasi pada surat order
pembelian yang diterbitkan oleh fungsi pembelian.
● Kepala fungsi penerimaan: berwenang memberikan otorisasi pada laporan
penerimaan barang yang diterbitkan oleh fungsi penerimaan.
● Kepala fungsi akuntansi: berwenang memberikan otorisasi pada bukti kas keluar
yang dipakai sebagai dasar pencatatan terjadinya transaksi pembelian.
Praktik yang Sehat dalam Melaksanakan Tugas dan Fungsi Setiap Unit
Organisasi. Pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem wewenang dan
prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tida akan terlaksana dengan baik jika tidak
diciptakan cara-cara untuk menjamin praktik yang sehat dalam pelaksanaannya.
Adapun cara-cara yang umumnya ditempuh oleh perusahaan dalam menciptaka
praktik yang sehat adalah :

a. Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya harus

dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang. Formulir merupakan alat untuk
memberikan otorisasi terlaksananya transak sehingga pengendalian pemakaiannya
dengan menggunakan nomor urut tercetak, akan dapit menetapkan
pertanggungjawaban terlaksananya transaksi.
b. Pemeriksaan mendadak (aurprised audit). Pemeriksaan mendadak dilaksanakan
tanpa pemberitahu lebih dahulu kepada pihak yang akan diperiksa dengan jadwal
yang tidak teratur. Jika dalam sat organisasi dilaksanakan pemeriksaan mendadak
terhadap kegiatan-kegiatan pokoknya, hal ini ak mendorong karyawan laksanakan
tugasnya sertai dengan aturan yang telah ditetapkan.
c. Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir olel: satu orang
atau satu unit organisasi, tanpa ada campur tangan dari orang atau unit organisasi
lais. Karena setiap trans dilaksanakan dengan campur tangan pihak lain, sehingga
terjadi internal check terhadap pelaksan togas setiap unit organisasi yang terkait,
sala setiap unit orgara sehat dalam pelaksanaan tugasnya. akon melaksanakan
praktik yang sehat dalam pelaksanaan tugasnya.
d. Perputaran jabatan (job rotation). Perputaran jahatan yang diadakan secara intin
akan dapat manag independensi pejabat dalain melaksanakan tugaya, sehingga
peck.ongkalan di antara mereka da dihindari.
e. Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak. Karyawan perusahaan
diwajibkan mengambil cuti yang menjadi haknya. Selama cuti, jabatan karyawan
yang bersangkutan digantikan untuk sementara oleh pejabat lain, sehingga
seandainya terjadi kecurangan dalam departemen yang bersangkutan, diharapkan
dapat diungkap oleh pejabat yang menggantikan untuk sementara tersebut.
f. Secara periodik diadakan pencocokan fisik aset dengan catatannya. Untuk
menjaga aset organisasi dan mengecek ketelitian dan keandalan catatan
akuntansya, secara periodik harus diadakan pencocokan atau rekonsiliasi antara
aset secara fisik dengan catatan akuntansi atas aset tersebut. Sebagai contoh,
secara periodik diadakan penghitungan kas (cash count), penghitungan fisik
persediaan (inventory taking), dan penghitungan aset tetap. Hasil penghitungan ini
digunakan untuk mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi yang dicatat
dalam jurnal kas, buku pembantu persediaan, dan buku pembantu aset tetap.
g. Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek efektivitas
unsur-unsur sistem pengendalian internal yang lain. Unit organisasi ini disebut
satuan pengawas intern atau staf pemeriksa intern (SPI). Agar efektif dalam
menjalankan tugasnya, satuan pengawas intern ini bertanggung jawab langsung
kepada manajemen puncak (direktur utama). Adanya satuan pengawas harus tidak
melaksanakan fungsi operasi, fungsi penyimpanan, dan fungsi akuntansi, serta
 harus intern dalam perusahaan akan menjamin efektivitas unsur-unsur sistem
pengendalian internal, sehingga aset perusahaan akan terjamin keamanannya dan
data akuntansi akan terjamin ketelitian dan keandalannya.

C. Lingkungan Pengendalian Internal (Control Environment)

Lingkungan pengendalian mencerminkan sikap dan tindakan para pemilik dan manajer
pers mengenai pentingnya pengendalian internal perusahaan. Efektivitas unsur pengendalian
internal sag ditentukan oleh atmosfer yang diciptakan lingkungan pengendalian. Sebagai
contoh, dalam perusahaan yang manajemen puncaknya menganggap anggaran hanya sebagai
alat untuk memena kebutuhan pemilik perusahaan, bukan sebagai alat manajemen untuk
perencanaan dan pengendal kegiatan perusahaan, lingkungan ini akan mengakibatkan
manajemen menengah dan karyawan tid serius dalam melaksanakan anggaran perusahaan.
Lingkungan pengendalian harus diberi tek perhatian, karena berdasarkan kenyataan, justru
lingkungan pengendalian ini yang mempunyai damp besar terhadap keseriusan pengendalian
internal yang diterapkan di dalam perusahaan. Lingkungan pengendalian memiliki empat
unsur: (1) filosofi dan gaya operasi, (2) berfungsi dewan komisaris dan komite audit. (3)
metode pengendalian manajemen, (4) kesadaran pengendalian.

Filosofi dan Gaya Operasi. Filosofi adalah seperangkat keyakinan dasar (basic beliefs)
yang menjadi parameter bagi perusahaan dan karyawannya. Berfungsinya Dewan
Komisaris dan Komite Audit. Dalam perusahaan berbentuk perseoran terbatas, jika
penunjukan akuntan public dilakukan oleh manajemen puncak, kebebasan akuntan public
dapat tampat berkurang dipandang dari sudut pemegang saham. Metode Pengendalian
Manajemen. Metode pengendalian manajemen merupakan metode perencanaan dan
pengendalian alokasi sumberdaya perusahaan dalam mencapai tujuan perusahaan. Melalui
tahap yaitu : (1) penyusunan program (rencana jangka panjang), (2) penyusunan anggaran
(rencana jangka pendek), (3) pelaksanaan dan pengukuran dan (4) pelaporan dan analisis.

D. Pendekatan Untuk Merancang Pengendalian Internal Akuntansi

Secara garis besar, pendekatan untuk merancang pengendalian internal akuntansi adalah
bertitik tolak dan dua tujuan sistem: menjaga aset perusahaan dan mengecek ketelitian dan
keandalan informasi akuntan Tujuan pengendalian internal akuntansi tersebut kemudian
dirinci menjadi tujuan-tujuan umum da tujuan khusus yang diterapkan pada transaksi pokok.
Dengan memperhatikan rincian tujuan tersebu disusun unsur-unsur yang membentuk
pengendalian internal akuntansi terhadap transaksi pokok tertent dengan cara merinci tiga
unsur pokok sistem pengendalian internal: struktur organisasi yang memisahka tanggung
jawab fungsional secara tegas, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, dan praktik yang
sehr Unsur karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya tidak dirinci untuk setiap transaksi
pokok karena unsur sistem pengendalian internal ini bersifat umum, yang berlaku untuk
 semua transaksi perusahaan Rincian tujuan pengendalian internal akuntansi adalah sebagai
berikut:
Menjaga aset perusahaan:
a. Penggunaan aset perusahaan hanya melalui sistem otorisasi yang telah ditetapkan.
b. Pertanggungjawaban aset perusahaan yang dicatat dibandingkan dengan aset yang
sesungguhn ada.
Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi:

a. Pelaksanaan transaksi melalui sistem otorisasi yang telah ditetapkan.

b. Pencatatan transaksi yang terjadi dalam catatan akuntansi.
Tujuan tersebut dirinci lebih lanjut sebagai berikut:

Penggunaan aset perusahaan hanya melalui sistem otorisasi yang telah ditetapkan

(1) Pembatasan akses langsung terhadap aset.

(2) Pembatasan akses tidak langsung terhadap aset.

a. Pertanggungjawaban aset perusahaan yang dicatat dibandingkan dengan aset yang

sesungguhnya ada:
(1) Pembandingan secara periodik antara catatan akuntansi dengan aset yang
sesungguhnya ada.
(2) Rekonsiliasi antara catatan akuntansi yang diselenggarakan.
b. Pelaksanaan transaksi melalui sistem otorisasi yang telah ditetapkan:
(1) Pemberian otorisasi oleh pejabat yang berwenang.
(2) Pelaksanaan transaksi sesuai dengan otorisasi yang diberikan oleh pejabat yang
berwenang.
c. Pencatatan transaksi yang terjadi dalam catatan akuntansi:
(1) Pencatatan semua transaksi yang terjadi.
(2) Transaksi yang dicatat adalah benar-benar terjadi.
(3) Transaksi dicatat dalam jumlah yang benar.
(4) Transaksi dicatat dalam periode akuntansi yang seharusnya.
(5) Transaksi dicatat dengan penggolongan yang seharusnya.
(6) Transaksi dicatat dan diringkas dengan teliti.

E. Pengendalian Internal Akuntansi dalam Lingkungan Pengolahan Data Elektronik

 Pengendalian Internal Akuntansi dalam Pengendalian Interrnal dalam Sistem
Sistem Manual Komputer

1. Pembagian tanggung jawa pelaksanaan Karena ketelitian dan kecepatan pengolahan

suatu transaksi ke tangan beberapa orang
atau department agar tercipta adanya cek
silang (cross-check) dan spesialisasi data.
data dengan computer, lebih sedikit dengan
komputer, lebih sedikit diperlukan cek
silang dalam pengolahan, terutama yang
menyangkut perhitungan dalam pengolahan,
terutama yang menyangkut perhitungan
dalam pengolahan data akuntansi.

2. Dilakukan pemeriksaan acara secara Komputer dapat melakukan berbagai

visual terhadap transaksi penting dan pemeriksaan (edit) yang semula dilakukan
dokumen yang diproses melalui sistem. oleh manusia melalui program computer,
sehingga mengurangi pekerjaan editing
dokumen secara visual.

3. Manual system menitikberatkan Sistem computer menitikberatkan

pengendalian di tangan manusia, yang pengendalian melalui program computer,
dicapai dengan pembagian tanggung jawab sehingga pembagian tanggung jawab
pelaksanaan transaksi ke beberapa orrang fungsional dalam pelaksanaan transaksi
atau bagian dapat dikurangi.

F. Pengendalian Umum (General Control)

1. Organisasi
Dalam manual system, pengendalian dilaksanakan dengan memisahkan
fungsi-fungsi pokok operasi, penyimpanan, dan akuntansi. Suatu transaksi akan
dilaksanakan oleh fungsi operasi jika ada otoriasi dari yang berwenang, hasil transaksi
akan disimpan oleh fungsi penyimpanan dan transaksi yang terrjadi akan dicatat oleh
fungsi akuntansi.
Untuk menciptakan sistem pengendalian internal dalam lingkungan pengolahan
data elektr yang fungsi otorisasi dan fungsi akuntansinya dimasukkan dalam program
komputer, perlu diada pemisahan fungsi-fungsi berikut ini:
a. Fungsi perancangan sistem dan penyusunan program.
b. Fungsi operasi fasilitas pengolahan data.
c. Fungsi penyimpanan program dan kepustakaan.
Pemisahan ketiga fungsi tersebut harus dilakukan dalam lingkungan pengolahan
data elektron karena:

a. Pemisahan ini akan menciptakan pengecekan silang (cross-check) terhadap ketelitian

dan kepantasan perubahan yang dimasukkan dalam sistem.
 b. Pemisahan ini dapat mencegah karyawan operator komputer melakukan perubahan
terhadap program tanpa izin dan tanpa pengujian sebelumnya.
c. Pemisahan ini dapat mencegah akses terhadap komputer oleh selain karyawan
operator computer dan oleh orang lain yang tahu mengenai sistem.
d. Pemisahan ini akan mendorong efisiensi karena setiap fungsi tersebut memerlukan
kemampuan latihan, dan keahlian yang berbeda dalam melaksanakan kegiatannya.

2. Pengendalian terhadap Sistem dan Program.

Pengendalian umum bersangkutan dengan fungsi pengembangan sistem dan
program meliputi:
a. Prosedur penelaahan dan pengesahan sistem baru.
b. Prosedur pengujian program.
c. Prosedur pengubahan program
d. Dokumentasi
3. Pengendalian terhadap Fasilitas Pengolahan Data
Fasilitas pengolahan data meliputi empat bidang utama berikut ini: (1) operasi
konversi data, (2) opera komputer, (3) perpustakaan, dan (4) fungsi pengendalian.
Kegiatan konversi data terdiri dari pengubahas data dari dokumen sumber ke dalam
bentuk yang dapat dibaca oleh komputer (machine-readable form baik dengan metode
batch atau dengan direct-entry mode. Operasi komputer dapat diawasi denge
menggunakan console control. Console dapat digunakan untuk menghentikan dan
menjalankan sistem serta untuk menjalankan lagi komputer yang terhenti akibat
kerusakan.
Dengan menggunakan console operator dapat menentukan status internal register
dan dapat digunakan untuk memasukkan data secar manual ke dalam sistem. Console
juga menghasilkan console log untuk mencatat semua kegiatan fasilitas komputer.
Operasi komputer harus diawasi sedemikian rupa untuk menjamin keandalan data
akuntansi yang diolah dan untuk memberikan perlindungan terhadap arsip data dan
program dari kehilangan, kerusakan, atau pengubahan dan pengungkapan tanpa izin.
Pengendalian terhadap operasi komputer meliputi:
1. Akses terhadap ruang komputer hanya terbatas bagi karyawan tertentu saja.
2. Pengendalian terhadap penggunaan arsip yang disimpan dalam perpustakaan.
3. Pembuatan instruksi yang jelas mengenai pengubahan data dari dokumen sumber ke
dalam bentuk yang dapat dibaca oleh komputer.
4. Prosedur dalam penyimpanan arsip di perpustakaan.
5. Penjagaan keamanan fisik terhadap arsip dan komputer. Pembuatan prosedur
rekonstruksi catatan.
6. Prosedur pembuatan arsip cadangan (backup).
7. Passwords yang digunakan untuk mengatur wewenang penggunaan data yang
disimpan dalam komputer.
 Pengendalian terhadap penyimpanan arsip data dan program harus dilakukan oleh
karyawan perpustakaan dalam tempat yang terlindung dengan baik, yang hanya dapat
dimasuki oleh karyawan yang memiliki izin. Arsip yang disimpan dalam perpustakaan
harus ditangani dengan pedoman bahwa setiap arsip harus secara spesifik menunjukkan:

1. Nama dan nomor arsip.

2. Otorisasi yang diperlukan untuk meminjamkan arsip yang penggunaannya terbatas.
3. Siklus pemutakhiran.
4. Siklus penyimpanan.
5. File size dan block size.
6. Bagaimana merekonstruksi arsip jika terjadi kerusakan. Bagaimana arsip disimpan
dalam perpustakaan.
7. Jika tiga bidang pokok yang bersangkutan

G. Pengendalian Aplikasi (application control)

Berbeda dengan pengendalian umum seperti yang telah diuraikan di atas, pengendalian
aplikasi dirancang untuk memenuhi persyaratan pengendalian khusus setiap aplikasi.
Pengendalian aplikasi mempunyai tujuan berikut ini:
1. Menjamin bahwa semua transaksi yang telah diotorisasi telah diproses sekali saja
secara lengkap.
2. Menjamin bahwa data transaksi lengkap dan teliti.
3. Menjamin bahwa pengolahan data transaksi benar dan sesuai dengan keadaan.
4. Menjamin bahwa hasil pengolahan data dimanfaatkan untuk tujuan yang telah
ditetapkan. Menjamin bahwa aplikasi dapat terus-menerus berfungsi.
1. Pengendalian Preventif
Pengendalian preventif bertindak sebagai petunjuk untuk membantu sesuatu
terjadi seperti yang seharusnya terjadi. Pengendalian ini sangat diperlukan dalam
pengolahan data elektronik, karena hal ini dapat mencegah terjadinya masalah.
Pengendalian preventif diletakkan di sepanjang proses pengolahan data dalam sistem
pengolahan data elektronik. Pengendalian preventif meliputi unsur-unsur berikut in:
a. Otorisasi data sumber
b. Konversi data
c. Penyiapan data sumber
d. Turnaround documents
e. Formulir bernomor urut tercetak
f. Validasi masukan
g. Permutakhiran arsip dengan komputer
h. Pengendalian terhadap pengolahan data.
Otorisasi Data Sumber. Sebelum data diolah dengan komputer, harus ada teknik
yang digunakan untuk mendeteksi apakah data tersebut telah diotorisasi oleh yang
berwenang. Contoh data sunbe yang memerlukan otorisasi sebelum diproses oleh
komputer adalah syarat kredit, potongan harg komisi, dan jam lembur.

Konversi Data. Konversi data adalah proses pengubahan data dari bentuk yang tidak
dapat dibaca o mesin menjadi bentuk yang dapat dibaca oleh mesin. Karena proses
konversi data merupakan kegiat manual, diperlukan pengendalian untuk menjamin bahwa
konversi data dilaksanakan dengan tela Teknik yang biasa dipakai untuk mengawasi
konversi data adalah:

1) Pembuatan dokumen sumber sebagai produk sampingan dari kegiatan pencatatan.

Sebagai contoh, pada saat pembuatan faktur penjualan dengan komputer, komputer
sekaligus membuat transaction file yang akan digunakan untuk memutakhirkan arsip
induk persediaan (inventory master file) dan membuat laporan analisis penjualan.
2) Penggunaan turnaround documents yang menghilangkan kegiatan konversi data.
Penyiapan Data Sumber. Dalam lingkungan pengolahan data elektronik, dokumen
sumber yang konvensional masih banyak digunakan, oleh karena itu diperlukan
pengendalian sebelum dokumen sumber tersebut dikonversi ke dalam bentuk yang dapat
dibaca oleh mesin. Cara-cara yang umumnya ditempuh untuk mengawasi penyiapan data
sumber adalah sebagai berikut:

1) Perancangan formulir secara khusus untuk mendorong perekaman data secara

teliti ke dalamnya.
2) Pemeriksaan terhadap dokumen sumber oleh karyawan untuk mendeteksi
kesalahan ejaan, penulisan kode yang tidak sah, penulisan jumlah yang tidak
masuk akal, dan data lain yang tidak semestinya.
3) Jika dokumen sumber dihilangkan dalam sistem pengolahan data elektronik atau
digunakan formulir yang tidak memungkinkan pemeriksaan oleh manusia,
pengendalian terhadap penyiapan data sumber dilakukan sedemikian rupa untuk
mencegah akses dan penggunaan peralatan yang dipakai untuk mencatat dan
mengirimkan data, agar dapat dihindari penggunaan tanpa izin atau penggunaan
yang tidak semestinya.
Turnaround Documents. Seperti sudah disebutkan di atas, penggunaan furnaround
documents dapat menciptakan ketelitian dalam penyiapan masukan yang akan diolah
dengan komputer. Contoh turnaround document adalah dokumen tagihan yang
dikeluarkan oleh suatu perusahaan yang dirancang terdiri dari dua bagian.

Formulir Bernomor Unit Tercetak. Seperti halnya dalam sistem manual, penggunaan
formulir bernom urut tercetak yang pemakaiannya dipertanggungjavallan merupakan
unsur sistem pengendalian internal untuk mendorong adanya praktik yang rehat.
Validasi Masukan. Cara ini merupakan upaya terakhir untuk mengawal penyiapan
masukan yang akan diolah dengan komputer. Validasi masukan ini dilakukan dengan
menggunakan kemampuan komputer dalam memeriksa (edit) masukan dengan
menggunakan program. Pemeriksaan yang dilakukan oleh komputer mencakup
inspekaian penerimaan (atau penolakan) transaksi sesuai dengan validitas kuantitas kode,
dan data lain yang terdapat dalam masukan, Kemampuan komputer dalam mengedit
matukan dapat mendeteksi kesalahan penyiapan masukan yang tidak dapat terdeteksi
dengan alat pengendalian yang telah diuraikan di atas. Kemampuan mengedit komputer
dapat dicapai dengan memasukkan pengecekan dalam program yang dapat berupa;

1) Validity tests.
2) Completeness tests.
3) Logical tests.
4) Limit tests.
5) Self-checking digits.
6) Control totals.
Validity tests digunakan untuk menjamin bahwa transaksi berisi kode, character,
dan field size yang sah. Sebagai contoh, jika nomor kode persediaan hanya terdiri dari
empat angka, pemasukan data kode persediaan yang melebihi empat angka ke dalam
komputer akan ditolak oleh komputer. Completeness check digunakan untuk menjamin
bahwa masukan mempunyai jumlah data seperti yang telah ditetapkan dalam semua data
field.

Logical checks digunakan dalam transaksi yang berbagai bagian atau field yang terdapat
dalam catatan (record) mempunyai hubungan logis antara yang satu dengan yang lain.
Program komputer dapat digunakan untuk mengecek hubungan logis tersebut untuk
menolak kombinasi yang salah meskipun nilai secara individual dapat diterima.

Limit tests digunakan untuk menguji record field untuk mengetahui apakah batas tertentu
yang ditetapkan telah dilampaui. Sebagai contoh field untuk jam kerja karyawan telah
diprogram tidak mungkin diisi angka lebih besar dari 40 jam. Komputer akan menolak
masukan ke dalam field tersebut jika angka yang dimasukkan mempunyai nilai lebih dari
40.

Self-checking digits digunakan untuk menjamin ketelitian nomor identifikasi seperti

kode akun. Check digit ditentukan dengan melakukan perhitungan atas nomor identifikasi
itu sendiri.

Control totals dihitung dari field jumlah rupiah atau kuantitas dari kelompok record
dalam komputer yang digunakan untuk mengecek jumlah rupiah atau kuantitas yang
terdapat dalam kelompok dokumen sumber yang dihitung secara manual. Control totals
ini digunakan untuk menjamin bahwa semua masukan telah dicatat dalam arsip komputer.
Perautakhiran Arsip dengan Komputer. Setelah data transaksi divalidasi, komputer
kemudian digunakan untuk memutakhirkan arsip induk (master file) dengan
menggunakan arsip transaksi (transaction file) yang telah divalidasi tersebut.
Pemutakhiran arsip induk dengan menggunakan komputer meliputi pengurutan transaksi,
pembandingan record dalam arsip transaksi dengan record dalam arsip induk,
perhitungan, dan manipulasi serta penyusunan data untuk keperluan pemutakhiran arsip
induk dan produksi keluaran untuk didistribusikan kepada departemen pemakai atau
untuk proses pengolahan komputer lanjutan.

Pengendalian terhadap Pengolahan Data. Pengendalian terhadap pengolahan data

dilakukan de menggunakan pengendalian terprogram. Pengendalian terprogram
dirancang untuk mendeda kehilangan data, mengecek perhitungan, dan menjamin
pembukuan transaksi dengan benar. Pengendalia terprogram dapat berbentuk
pengendalian berikut ini:

1) Record counts
2) Control totals
3) Hast totals
4) Limit cchecks
5) Cross-footing balance check
6) Overflow test;
7) File check

Record counts adalah jumlah record yang diolah oleh komputer. Hasil penghitungan
record tersebu kemudian dibandingkan dengan jumlah yang ditentukan sebelumnya.

Hash totals adalah jumlah angka yang terdapat dalam nonquantity field, seperti nomor
kode pemasok at nomor kode langganan.

Limit checks adalah batasan yang dibuat dalam program komputer untuk menolak data
yang di luar batas yang ditetapkan sebelumnya. Misalnya gaji karyawan perusahaan
berkisar antara Rp1,500,000 sampai dengan Rp5.000.000 per bulan. Program pembuatan
daftar gaji dibuatkan limit chek-nya untuk memungkinkan komputer menolak data
jumlah gaji yang berada di luar kisaran gaji tersebut.

Cross-footing balance check adalah pembandingan secara internal (melalui program

komputer) antars jumlah catatan yang satu dengan jumlah catatan yang lain.

Overflow test digunakan untuk menentukan apakah ukuran hasil perhitungan melebihi
ukuran yang t disediakan untuk menampung hasil perhitungan tersebut.
 File check merupakan pengendalian yang digunakan untuk menjamin bahwa arsip yang
digunakan dalam pengolahan data adalah benar.

2. Pengendalian Detektif
Pengendalian detektif tidak akan mencegah terjadinya masalah, namun akan
memberi petunjuk di mana letak terjadinya masalah. Contoh pengendalian detektif adalah
data transmission, control register, control totals, dokumentasi dan testing, penggunaan
label, dan output check.

Setelah data sumber disiapkan, diotorisasi, dan diubah ke dalam bentuk yang
dapat diproses dengan komputer, data tersebut kemudian dikirim dari departemea sumber
ke Departemen Pengolahan Data Elektronik. Pengiriman data dapat dilakukan secara
konvensional (melalui pos atau pengantar) atau melalui alat transmisi. Satu teknik
pengendalian yang penting dalam pengiriman data adalah dengan mengelompokkan
transaksi dalam jumlah yang banyak ke dalam satu kelompok kecil (disebut batching).
Batching dan control totals merupakan teknik pengendalian baik dalam konversi data
maupun pengiriman data. Cara pengendalian ini dapat mengecek kelengkapan transaksi
yang diproses melalui komputer dan dapat menjamin bahwa semua transaksi telah
diterima oleh Departemen Pengolahan Data Elektronik Cara lain untuk menjamin bahwa
pengiriman data adalah dengan mencatat control totals dalam suatu control log yang
memungkinkan Grup Pengawas dalam Departemen Pengolahan Data Elektronik.

Pemberian label akan memudahkan identifikasi arsip dan akan mencegah

penggunaan arsip secara keliru. Label arsip ditulis dalam bentuk yang dibaca dengan
komputer dan termasuk dalam pengendalian program. Label juga ditempelkan secara
fisik pada disket atau rel pita. Output check terdiri dari prosedur dan teknik pengendalian
berikut ini:

1) Rekonsiliasi data keluaran, terutama control totals, dengan control totals yang
ditentukan sebelumnya pada waktu menyiapkan data masukan.
2) Review terhadap data keluaran mengenai kewajaran dan formatnya.
3) Pengendalian terhadap data masukan yang ditolak oleh komputer dalam pengolahan
data, dan pendistribusian data yang ditolak tersebut kepada karyawan yang
bersangkutan.
4) Pendistribusian laporan yang dikeluarkan oleh computer kepada departmen pemakai
pada waktu yang tepat.