FORMULIR KANTOR

1. Pengertian Formulir
Dalam arti sempit, formulir dapat diartikan sebagai bukti transaksi.
Atau sering juga disebut dokumen. Dalam arti luas, formulir adalah secarik
yang telah diatur formatnya sedemikian rupa untuk diisi sesuai dengan
kebutuhan tertentu. Disamping itu formulir juga memiliki informasi yang
tercetak, misalnya nomor urut dan nama formulir tsb. Contoh formulir : Faktur
penjualan
Berikut di bawah ini pengertian formulir menurut beberapa tokoh :
1. Winardi : sehelai kertas tercetak yang menyediakan ruangan untuk
dimuat catatan-catatan, informasi atau intruksi-intruksi yang akan
diteruskan kepada individu-individu, departemen-departemen, atau
perusahaan-perusahaan lain.
2. Nuraida Ida : selembar kertas atau lebih yang digunakan untuk
mencatat kegiatan kantor yang repetitif/berulang-ulang dengan
mencantumkan intruksi atau pertanyaan mengenai urutan data atau
informasi yang harus diisi atau dilengkapi oleh penggunanya untuk
kemudian diteruskan kepada pihak-pihak yang berkepentingan
dalam mengolah dan membuat keputusan atas data dan informasi
tersebut.
3. Danang Leo Handoko : bentuk lembaran kartu atau kertas yang
terlepas yang memiliki ukuran tertentu yang telah dicetak disertai
uraian garis, ataupun ruang untuk menghimpun dan menyampaikan
keterangan yang diperlukan.
Dapat disimpulkan bahwa formulir adalah selembar kertas atau lebih
yang menyediakan ruangan untuk memuat catatan, informasi atau
intruksi yang akan diteruskan pada individu, departemen atau organisasi
lain.
2. Jenis – Jenis Formulir
1. Menurut sumbernya :
a. Formulir yang dibuat dan disimpan dalam perusahaan.
Contoh : surat permintaan pembelian, memo, kartu jam kerja, dll
b. Formulir yang dibuat dan dikirimkan kepihak luar perusahaan.
Contoh : Faktur penjualan, surat order pembelian, dll
c. Formulir yang diterima dari pihak luar.
Contoh : Faktur pembelian, rekening koran bank, dll.
2. Menurut tujuan penggunaannya :
a. Formulir yang bertujuan untuk mencatat suatu tindakan.
Contoh : Faktur penjualan, faktur pembelian, dll
b. Formulir yang bertujuan untuk meminta dilakukannya suatu
tindakan. Contoh : Bukti permintaan dan pengeluaran barang
gudang, surat permintaan penawaran harga, dll.

3. Menurut penyebarannya, yaitu :

a. Formulir intern : formulir yang digunakan di dalam lingkungan
sebuah kantor antara para pengawas, pegawai, dan wakil-wakil
sebuah perkantoran. Contoh : tiket-tiket biaya, formulir
pengeluaran, order-order pabrik, permohonan bahan-bahan, data
mengenai penjualan, keterangan mengenai hasil pekerjaan
pegawai.
b. Formulir ekstern : formulir yang digunakan dalam lingkungan
kantor yang mana formulir tersebut dikirimkan kepada para
langganan. Contoh : order pembelian, faktur, memo kredit.

3. Ciri-Ciri Formulir yang Baik

1. Mempunyai identitas yang jelas, terdiri dari :
a. Judul/nama yang mudah dimengerti
b. Nomor formulir
2. Kandungan informasinya harus :
a. Bermanfaat bagi organisasi yang memakainya
b. Sesuai dengan sistem, prosedur dan metode yang digunakan
c. Tidak ada informasi yang diulang
 3. Unsur pengisian informasi
a. Sesuai dengan metode pengisiannya, misal : manual/mesin
b. Penyediaan dan pengaturan kolom-kolom dan kotak-kotak
isian harus baik
c. Pengelompokan informasi
d. Pengaturan lay-out, baik secara vertikal maupun horisontal
e. Ukuran dari formulir
4. Pengolahan informasi: Memungkinkan untuk cara pengolahan yang
dipergunakan
5. Dapat membantu pemakai formulir :
a. Mempunyai intruksi dan cara pengisian yang jelas
b. Penggunaan garis pembantu
c. Judul kolom yang jelas
d. Metode pengisian yang mudah
e. Penggunaan carbonless paper untuk formulir berganda
6. Biaya yang murah yang meliputi :
a. Biaya pembuatan atau penggandaan
b. Biaya produksi
c. Penggunaan kertas dengan ukuran yang standart
7. Tindak lanjut yang mudah, seperti :
a. Untuk keperluan penyimpanan formulir
b. Untuk pengecekan, apakah tersedia sarananya
c. pengiriman

4. Perancangan Formulir
a. Prinsip
1. Identitas perusahaan, ada nama dan alamat perusahaan untuk
formulir ke pihak luar perusahaan
2. Identitas formulir, ada nama dan id formulir
3. Memiliki tembusan/copy
4. Hindari duplikasi dalam menghimpun data
 5. Diotorisasi oleh pejabat yang berwenang
6. Memiliki nomor urut tercetak
b. Desain
Disebabkan karena formulir bagi semua pekerjaan kantor maka
formulir perlu mempunyai desain yang efesien dan ekonomis.
Desain formulir dapat dipertimbangkan dari sudut pertimbangan-
pertimbangan :
1. Fungsional berhubungan dengan faktor-faktor seperti cara
formulir digunakan, tujuan, keterangan yang diperiksa
kepadanya, dan jumlah kopi yang diperlukan.Pentingnya
pertimbangan fungsional yaitu penghematan lebih besar
melalui pertimbangan fungsional.
2. Pertimbangan fisik meliputi tindakan, jenis, cetakan, kertas,
ukuran, dan biaya cetak.
5. Bagian Pokok Formulir
Bagian pokok, yaitu:
1. Pengenalan (introduction)
Pengenalan disajikan pada bagian atas formulir dan harus memuat judul
formulir dan nomor formulir.
2. Instruksi (Instruction)
Instruksi terdiri dari dua jenis, yaitu bagaimana mengisi formulir dan
apa yang harus dikerkjakan terhadap formulir setelah selesai pekerjaan.
3. Isi Utama (main body)
Informasi yang berhubung secara logis harus digolongkan bersama-sama
pada formulir dengan memakai kolom dan tanda batas persegi (box)
yang digunakan sebanyak mungkin untuk menyediakan ruang (spasi)
bagi data yang dicatat.
4. Kesimpulan (conclusion)
Kesimpulan disajikan pada bagian bawah formulir. Bagian ini harus
memberikan ruang (spasi) yang cukup untuk menyangkut diposisi akhir
 dan atau persetujuan akhir transaksi yang dicatat pada formulir termasuk
tanda tangan persetujuan dan tanggalnya.
6. Manfaat Formulir
Berikut beberapa manfaat formulir, diantaranya :
a. Menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi bisnis.
Setiap transaksi terjadi karena adanya otorisasi dari pejabat yang
memilki wewenang untuk melaksanakan transaksi tersebut.
Contoh: Transaksi pembelian, harus ada tanda tangan dari Kepala
Bagian Pembelian dengan membubuhkan tanda tangan diatas surat
order pembelian.
b. Merekam data transaksi bisnis perusahaan. Formulir berfungsi
sebagai alat perekam data transaksi, ini sebagai bukti telah terjadi
transaksi bisnis. Contoh: dalam transaksi penjualan tunai harus
terekam di dalam formulir adalah; tanggal penjualan, nama
wiraniaga yang melayani pembeli, nama barang ayng dijual,
kuantitas, harg jual persatuan, total harga, tanda tangan wiraniaga,
dll.
c. Mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan semua
kejadian dalam bentuk tulisan. Sering kita mendengar komentar
“memang lidah tak bertulang” atau sulit dipercaya. Semua perintah
pelaksanaan suatu transaksi perlu ditulis dalam suatu formulir untuk
mengurangi kemungkinan kesalahan. Misal: order pembelian barang
X sebanyak 100 ton disampaikan secara LISAN oleh Kepala Bagian
Pembelian, kemungkinan order ini diterima salah oleh pemasok
adlaah besar. Oleh karena itu, order pembelian yang disampaikan
secara lisan, untuk mengurangi kemungkinan kesalahan, biasanya
disusul kemudian dengan pengoiriman surat order pembelian kepada
pemasok.
d. Menyampaikan informasi pokok dari orang satu ke orang lain di
dalam organisasi yang sama atau organisasi lain.
Formulir berfungsi pula untuk menyampaikan informasi secara
intern organisasi atau antar organisasi.

7. Kelemahan Formulir
Terdapat beberapa kelemahan dari formulir, diantaranya :
a. Menghabiskan wakyu cukup lama
b. Menguras tenaga lebih banyak
c. Banyak memakan biaya
d. Karena terbuat dari bahan kertas maka formulir akan
mudah sobek
e. Mudah hilang
f. Tidak tahan lama
8. Formulir Elektronik
Formulir elektronik adalah ruang yang ditayangkan dalam layar
komputer yang digunakan untuk menangkap data yang akan diolah
dalam pengolahan data elektronik.

Faktor-faktor yang harus diperhatikan pada pembuatan formulir

elektronik adalah :
a. Formulir harus dirancang sedemikian hingga menjadi sederhana dan
ringkas, agar pengguna dapat mengerti dengan mudah dalam
pengisian formulir
b. Untuk memudahkan identifikasi maka pembuat harus mencantumkan
nama formulir elektronik
c. Untuk mengingat identifikasi maka diperlukan nomor identifikasi
pada setiap formulir elektronik
d. Memberikan penjelasan tentang tata cara mengisi formulir elektronik
e. Harus melakukan validasi checking agar tidak terjadi kerangkapan
data
f. Menyediakan prosedur, yaitu menentukan hal-hal sebagi berikut :
1. Data apa yang dibutuhkan
2. Dimana data tersebut didapatkan
3. Siapa yang harus menginput data dan kapan data harus diinput
4. Tipe input device yang harus digunakan
5. Metode pengolahan
6. Apa yang dilakukan bila terdeteksi error pada data
Kelebihan formulir elektronik adalah :
a. Dapat menghemat biaya
b. Dapat menghemat tenga
c. Dapat menghemat waktu
d. Tidak akan kehabisan formulir
e. Kemudahan dalam mengelola formulir
f. Kecepatan mengisi formulir
Kekurangan formulir elektronik adalah :
Terkadang data yang dihasilkan kurang akurat karena dengan
formulir elektronik terkadang terdapat kerangkapan data.