Nama : Medwan Tendean

NIM : 1901036210

Prodi : Akuntansi

Matkul : Sistem Informasi Akuntansi

Tugas 3

1. Formulir dalam arti sempit formulir dapat didefinisikan sebagai bukti transaksi, atau
sering juga disebut dokumen. Sedangkan dalam arti luas ialah kertas yang memiliki ruang
untuk diisi dengan data penting tertentu. Disamping itu formulir juga memiliki informasin
yang tercetak, misalnya nomor urut dan nama formulir tersebut. Contoh formulir : faktur
penjualan. Formulir elektronik merupakan ruang yang ditayangkan dalam layar komputer
yang digunakan untuk menangkap data yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik.

2. Manfaat formulir:

 Menentukan tanggung  jawab timbulnya transaksi bisnis.

 Merekam data transaksi bisnis perusahaan.

 Mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan semua kejadian dalam

bentuk tulisan.

 Menyampaikan informasi pokok dari orang satu ke orang lain didalam organisasi
yang sama atau organisasi yang lain.

3. Menurut sumbernya, formulir dapat dibedakan menjadi 3 golongan.

 Formulir yang Dibuat dan Disimpan dalam Perusahaan. Perusahaan, digunakan secara
intern, dan kemudian disimpan dalam perusahaan .contoh formulir ini adalah  surat
permintaan pembelian, memo kredit, memo kartu jam kerja, bukti permintaan dan
pengeluaran barang gudang.

 Formulir yang Dibuat dan Dikirimkan Kepada Pihak Luar Perusahaan. Formulir di
buat dalam perusahaan dan digunakan untuk menyampaikan informasi kepada pihak
luar perusahaan. Contoh golongan formulir ini adalah : faktur penjualan tunai, faktur
penjualan kredit, surat order pembelian,surat permintaan penawaran harga, bukti
keluar, dan surat order penjualan.

 Formulir yang Diterima dari Pihak Luar Perusahaan .formulir ini diterima dari pihak
luar sebagai akibat dari transaksi bisnis antara perusahaan dengan pihak luar tersebut.
Contohnya golongan formulir ini adalah : faktur pembelian, surat order dari piutang
yang diterima dari kreditur, dan rekening koran bank.
Pada dasarnya formulir dapat dibagi menjadi dua menurut tujuan penggunaannya:

 Formulir yang dibuat untuk meminta dilakukannya suatu tindakan. Contoh lain
formulir yang termasuk dalam golongan ini adalah :

 Bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang.

 Surat permintaan penawaran harga

 Memo kredit dan memo debit.

 Formulir yang digunakan untuk mencatat tindakan yang telah dilaksanakan. Formulir dalam
golongan ini digunakan untuk merekam data transaksi yang telah dilaksanakan. Sebagai
contoh adalah formulir laporan penerimaan barang. Formulir ini digunakan oleh bagian
penerimaan untuk mencatat data barang yang diterima dari pemasok. Contoh formulir lain
yang termasuk dalam golongan ini adalah :

 Faktur penjualan

 Faktur pembelian

 Kartu jam kerja

 Surat muat

 Pernyataan piutang

4. Dalam merancang suatu formulir, prinsip-prinip berikut ini perlu diperhatikan:

 Sedapat mungkin meanfaatkan tembusan atau copy formulir.

 Hindari duplikasi dalam pengumpulan data.

 Buatlah rancangan formulir sesederhana dan seringkas mungkin.

 Masukkanlah unsure internal check dalam merancang formulir.

 Cantumkan nama dan alamat perusahaan pada formulir yang akn digunakan untuk
komunikasi dengan pihak luar.

 Cantumkan nama formulir untuk memudahkan identifikasi.

 Beri nomor untuk identifikasi formulir.

 Cantumkan nomor garis pada sisi sebelah kiri dan kanan formulir, jika formulir lebar
digunakan, untuk memperkecil kemungkinan salah pengisian.

 Cetaklah garis pada formulir, jika formulir tersebut akan diisi dengan tulisan tangan.

 Cantumkan nomor urut tercetak

KAPAN FORMULIR DIPERLUKAN?

Dalam situasi apa perusahaan memerlukan formulir? Ada 4 keadaan yang mendasar perlunya
penggunaan formulir:

 Jika suatu kejadian harus dicatat, maka formulir perlu digunakan.

 Jika informasi tertentu harus dicatat berulang kali, penggunaan formulir akan
mengurangi waktu penulisan informasi tersebut.

 Jika berbagai informasi yang saling berhubungan perlu disatukan dalam tempat yang
sama, untuk memudahkan pengecekan yang cepat mengenai kelengkapan
informasinya, maka formulir harus digunakan.

 Jika dibutuhkan untuk menetapkan tanggung jawab terjadinya transaksi, formulir

perlu digunakan.

5. Dalam merancang suatu formulir, seorang analis sistem harus mempertimbangkan

faktor-faktor berikut ini:

 Siapa yang memerlukan atau akan mendapat informasi yang dicatat di dalam formulir
tersebut? Hal ini akan menentukan berapa lembar formulir tersebut harus dibuat.

 Adakah formulir lain yang sekarang dirancang atau sekarang digunakan berisi
informasi yang sama? Jika ya, apakah ada kemungkinan menyatukan informasi di
dalam formulir yang dirancang ini dengan formulir lain tersebut? Banyak perusahaan
yang membuat faktur penjualan, surat muat (bill of lading), slip pembungkus (packing
slip) dan surat order pengiriman dalam satu kali penulisan.

 Apakah elemen-elemen yang harus dicantumkan di dalam formulir telah disusun

menurut urutan yang logis? Hal ini akan mengurangi kemungkinan terjadinya
kesalahan dalam pengisian formulir dan akan mengurangi waktu pengisian dan
penggunaan formulir.

 Apakah formulir tersebut akan memerlukan penulisan dengan tangan atau

pemrosesan  dengan mesin, atau kedua-duanya? Hal ini akan menentukan lebar spasi
dan penggunaan garis atau hanya spasi saja.

 Apakah formulir tersebut akan diisi dengan pensil, tinta, mesin ketik atau mesin
khusus atau dengan proses penggandaan yang lain? Hal ini akan menentukan jenis
dan mutu kertas yang akan digunakan serta jumlah ruang yang harus disediakan untuk
memungkinkan pencatatan informasi.

 Apakah formulir tersebut akan disimpan di dalam suatu arsip? Hal ini akan
menentukan mutu kertas yang harus digunakan, ukuran kertas, dan preforasi yang
harus dibuat, jika hal ini diperlukan
6. mengumpulkan informasi:

Yang bersangkutan dengan formulir itu sendiri, misalnya mengenai isinya, jumlah lembar
tembusannya, dan jenis kertas yang digunakan.

Yang bersangkutan dengan kegiatan penyediaan, pengisian, dan pencatatan informasi dari
formulir tersebut.

7.

Dokumen sumber Dokumen pendukung yang

bersangkutan

Faktur penjualan tunai Pita register kas

Faktur penjualan Surat order pengiriman

Laporan pengiriman barang

Surat muat

Memo kredit Laporan penerimaan

barang

Bukti kas keluar Surat order pembelian

Laporan penerimaan
barang Faktur dari
pemasok

Memo debit Laporan pengiriman barang

Bukti kas keluar Daftar gaji

Rekap daftar gaji

Bukti permintaan dan

pengeluaran barang
gudang