Perancangan Formulir/Dokumen

dan Catatan dalam Sistem

Informasi Akuntansi
FORMULIR/DOKUMEN

Definisi :
Merupakan secarik kertas yang memiliki ruang untuk diisi
dengan berbagai informasi sebagai dasar pencatatan
transaksi/ aktivitas ekonomi suatu unit organisasi.
Merupakan dokumen utama yang dapat digunakan untuk
mencatat transaksi keuangan perusahaan.
Merupakan bukti terjadinya suatu transaksi.
Sumber Formulir

Sumber formulir antara lain :

1. Dari dalam perusahaan
2. Dari luar perusahaan (vendor, customer, dll)

Contoh formulir : faktur/ invoice, kuitansi, nota/ memo kredit,

nota/ memo debit, bukti pengeluaran/ penerimaan kas, bukti
setoran bank, cek/ giro bilyet, dll.
Jenis Formulir

a. Formulir tercetak, biasanya banyak dipergunakan dalam

sistem informasi manualatau semi terkomputerisasi
b. Formulir elektronik, biasanya banyak dipergunakan dalam
sistem informasi yangsudah terkomputerisasi
Manfaat Formulir

1. Menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi bisnis

perusahaan, dengan membubuhkan tanda tangan dalam formulir
sebagai bukti pertanggungjawaban.
2. Merekam data transaksi bisnis perusahaan.
3. Mengurangi kemungkinan kesalahan dengan menyatakan semua
kejadian dalam bentuk tulisan.
4. Untuk menyampaikan informasi pokok dari orang yang satu ke
orang yang lain atau dari organisasi yang satu ke organisasi yang
lain.
Golongan Formulir

Menurut sumbernya :
 Formulir yang dibuat dan disimpan oleh perusahan. Contoh: kartu
jam kerja, bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang.
 Formulir yang dibuat perusahaan dan dikirim ke pihak luar.
Contoh: Faktur Penjualan, surat permintaan penawaran harga.
 Formulir yang diterima dari pihak luar. Contoh: Order pelanggan,
pernyataan piutangdari kreditor, Faktur pembelian, rekening koran
Bank.
Lanjutan…

Menurut tujuan penggunaannya :

 Dibuat untuk meminta dilakukannya suatu tindakan, contoh :
surat permintaan pembelian, bukti permintaan dan
pengeluaran barang gudang.
 Digunakan untuk mencatat tindakan yang telah dilaksanakan.
contoh: laporan penerimaan barang, faktur penjualan, faktur
pembelian, kartu jam kerja.
Prinsip Perancangan Formulir

a. Gunakan kalimat sederhana, jelas dan hindari kalimat yang tidak perlu 
b. Gunakan tembusan kopi untuk mempermudah pendistribusian informasi/ instruksi
c. Gunakan formulir rangkap dan berkarbon untuk memudahkan internal check 
d. Hindari penggunaan data rangkap
e. Susun sesederhana mungkin dan jelas untuk mempermudah penafsiran
f. Susun sebanyak mungkin formulir untuk memperlancar kegiatan perusahaan
g. Gunakan kertas sebaik mungkin
h. Gunakan karbon untuk menghemat waktu dalam menciptakan tembusan
i. Format dan bentuk formulir harus baik agar tidak mempersulit pengarsipan 
j. Gunakan warna yang berbeda untuk masing-masing formulir yang dibuat rangkap
k. Formulir harus bernomor urut agar mempermudah pencatatan dan pencarian kembali
Jenis Formulir/Dokumen berdasarkan Siklus
Pengolahan Transaksi

a. Siklus penerimaan (penjualan)

Aktivitas utama : penjualan
Prosedur penjualan dan dokumen yang digunakan :
 Permintaan informasi persediaan barang/ jasa dari pelanggan, dokumen
yang dikirimkan mandatory quotation yang berisi informasi produk, harga,
ketersediaan produk dan informasi pengiriman produk.
 Pembuatan kontrak penjualan, dokumen yang biasa digunakan adalah
suratkontrak penjualan.
Lanjutan…

 Memasukkan pesanan, bisa melalui telepon, internet atau langsung ke

tempat penjualnya. Dokumen yang digunakan order penjualan.
 Melakukan pengiriman, yang menjadi dokumen penyerta adalah
surat pengiriman barang/ delivery order, yang digunakan untuk menganta
rkan barang dari gudang penjual ke gudang pembeli dan daftar
pengepakan (bill of lading) yang digunakan sebagai daftar pengepakan
barang di gudang.
 Melakukan penagihan, dokumen yang digunakan faktur penjualan/
invoice,dokumen pesanan penjualan pelanggan, daftar penagihan, atau
dokumen delivery order pelanggan. 
Lanjutan…

b. Siklus pengeluaran (pembelian/ prokuremen)

Merupakan proses pemilihan sumber daya, pemesanan dan
mendapatkan barang/ jasa. Proses perolehan bisa dari dalam
perusahaan atau dari luar perusahaan.
Langkah umum dan dokumen dalam aktivitas pembelian/ prokuremen :
 Menentukan kebutuhan pada suatu waktu tertentu. Dokumen yang
digunakanadalah dokumen permintaan pembelian.
 Memilih penyedia sumber daya yang dibutuhkan perusahaan. Dokumen
yangdigunakan adalah laporan/ daftar pemasok.
 Permintaan daftar harga (quotation). Dokumen yang digunakan adalah
daftar harga barang.
Lanjutan…

 Menerbitkan pesanan pembelian dengan cara mengidentifikasi pemasok,

menginformasikan barang yang dipesan, jumlah, harga, tanggal
pengiriman, jangka waktu pengiriman, dan jangka waktu pembayaran. Dokumen y
ang digunakan adalah purchase order.
 Penerimaan barang. Dokumen yang digunakan adalah laporan
penerimaan barang.
 Verifikasi faktur. Dokumen yang digunakan adalah faktur pembelian,dokumen/
laporan penerimaan barang, dokumen permintaan pembelian, dandokumen
lainnya yang berkaitan dengan aktivitas pembelian.
 Pembayaran kepada pemasok. Biasanya dapat dilakukan denganmenggunakan
dokumen order pesanan, dokumen pengiriman barang, ataufaktur pembelian
kredit yang diberikan oleh pemasok kepada perusahaan.
Lanjutan…

c. Siklus konversi (produksi)

Aktivitas utama : mengubah bahan baku menjadi barang jadi (terjadi
pada perusahaan industri)
Prosedur dan dokumen terkait proses produksi
 Dokumen perencanaan produksi, yang mencakup perencanaan
kualitas,kuantitas, bahan baku dan tenaga kerja yang digunakan,
jalannya proses produksi, dll.
 Dokumen perancangan proses produksi, digunakan untuk
melakukan perancangan terhadap aktivitas produksi yang akan dilaksana
kan oleh suatu perusahaan.
Lanjutan…

 Dokumen order produksi, digunakan untuk melakukan permintaan

pesanan produksi yang dikeluarkan bagian produksi kepada pengawas
produksi.
 Dokumen permintaan material dan tenaga kerja, digunakan untuk
memintamaterial kepada bagian persediaan dan meminta tenaga kerja
kepada bagiansumber daya manusia.
 Dokumen pelaksanaan proses produksi, digunakan untuk
menjelaskanaktivitas produksi yang telah dilaksanakan oleh bagian
produksi.
 Dokumen pencatatan penggunaan biaya produksi.
Lanjutan…

 Dokumen pengendalian biaya dan aktivitas produksi, digunakan

untuk menjelaskan kegiatan pengendalian yang telah dilakukan dalam
proses produksi dan temuan-
temuan yang berisi masalah kesalahan prosedur, kebijakan, keamanan
terhadap persediaan selama proses produksi berlangsung.
 Dokumen penyerahan barang jadi (finish good ) dari bagian produksi
ke bagian penyimpanan barang jadi (gudang barang jadi).
 Dokumen penyimpanan dan pemeliharaan barang jadi (finish good)
oleh bagian penyimpanan barang jadi (gudang barang jadi).
Lanjutan…

d. Siklus keuangan (investasi modal)

 Dimulai dari aktivitas menerima dana, menggunakan dana tersebut,
dan penerimaan kembali dana dari aktivitas penjualan barang/ jasa,
 dan selanjutnya diinvestasikan.
 Dokumen yang digunakan : bukti penyerahan modal investasi, bukti
pembelian asset produktif, bukti pengeluaran dan penerimaan kas,
dan berbagai dokumen yang digunakan dalam ketiga siklus
sebelumnya.
CATATAN

Definisi :
Merupakan hasil peringkasan informasi yang diperoleh dari
bukti transaksi (formulir/dokumen) yang dituliskan dalam
pembukuan perusahaan yang format/ bentuknyasudah
dirancang sebelumnya.
Digunakan untuk membukukan kegiatan usaha perusahaan.
Contoh Catatan

Jurnal
adalah merupakan catatan akuntansi permanen yang digunakan untuk
mencatat transaksi keuangan perusahaan. Transaksi dicatat:
 Secara kronologis sesuai urutan kejadian.
 Meliputi : tanggal, rekening yang dipengaruhi, jumlah moneter, dan
penjelasanatas transaksi.
 Berdasarkan bukti yang sah.

Jurnal Umum
Digunakan untuk mencatat semua transaksi perusahaan. (untuk perusahaan
yang transaksinya sedikit)
Lanjutan…

Jurnal Khusus
o Digunakan untuk mencatat transaksi perusahaan yang spesifik.
o Jurnal khusus dibuat untuk jenis transaksi tertentu yang frekuensinya tinggi.
o Dapat mengurangi biaya administrasi dan waktu pencatatan
o Membagi pekerjaan pencatatan kepada beberapa pegawai

Macam-macam Jurnal Khusus

 Jurnal penjualan, untuk mencatat transaksi penjualan kredit
 Jurnal pembelian, untuk mencatat transaksi pembelian kredit
 Jurnal penerimaan kas untuk mencatat semua transaksi penerimaan kas
 Jurnal pengeluaran kas untuk mencatat semua transaksi pengeluaran kas
Lanjutan…

Buku Besar dan Buku Pembantu

o Disebut books of final entry, buku yang digunakan untuk mengklasifikasikan dan
meringkas data dari buku jurnal.
o Buku besar digunakan sebagai dasar pembuatan laporan keuangan.
o Buku pembantu merupakan cabang buku besar yang berisi rincian rekening
tertentu yang ada dalam buku besar.
Buku besar dapat berbentuk :
 Rekening T
 Rekening berkolom saldo ditengah
 Rekening berkolom saldo
 Rekening berkolom saldo debet dan kredit
 Rekening dengan saldo lama dan baru
Lanjutan…

Buku Pembantu
o Umumnya buku pembantu yang dibuat dalam perusahaan manufaktur
adalah:
 Buku pembantu Persediaan
 Buku pembantu Piutang
 Buku pembantu Utang
 Buku pembantu Harga Pokok Produk 
 Buku pembantu Biaya
 Buku pembantu Aktiva tetap
o Digunakan untuk memerinci rekening yang ada dibuku besar.
Lanjutan…

Contoh: Buku pembantu Piutang

 merupakan rincian dari buku besar piutang,
 dibuat buku pembantu untuk tiap debitur,
 dapat diketahui saldo piutang per debitur.
 digunakan untuk membuat surat pernyataan piutang dan analisa umur piutang

Kartu Pemasok 
 Digunakan untuk menginputkan data-data pemasok yang biasa menyediakan
kebutuhan persediaan barang dagangan perusahaan.
 Digunakan untuk melakukan seleksi terhadap pemasok dalam melakukan
order  pembelian barang.
Lanjutan…

Kartu Pelanggan
o Ditujukan untuk memberikan informasi mengenai para pelanggan
potensial perusahaan secara detail.
 
Kartu Aktiva
o Digunakan untuk melakukan pencatatan atas kepemilikan aktiva tetap
pada perusahaan.
 
Kartu Persediaan
o Digunakan untu mencatat mutasi (keluar-masuk)persediaan barang dari
gudang penyimpanan barang.
Lanjutan…

Kartu Barang/ Produk 

o Berfungsi untuk mencatat berbagai jenis produk yang dihasilkan
perusahaan untuk diperjualbelikan pada konsumen.

Perbedaan antara kartu barang dengan kartu persediaan adalah, kartu

persediaan digunakan untuk mencatat barang dagangan yang dibeli
perusahaan
(digunakan perusahaan dagang), sedangkan kartu barang lebih focus untuk 
produk-produk yang diproduksi perusahaan (digunakan perusahaan
manufaktur/produksi).
Kapan Formulir diperlukan?

Dalam situasi apakah perusahaan memerlukan formulir? Ada empat

keadaan yang mendasari perlunya penggunaan formulir:
1. Jika suatu kejadian harus dicatat, maka formulir perlu digunakan.
2. Jika informasi tertentu harus dicatat berulang kali, penggunaan
formulir akan mengurangi waktu penulisan informasi tersebut.
3. Jika berbagai informasi yang saling berhubungan perlu disatukan
dalam tempat yang sama, untuk memudahkan pengecekan yang
cepat mengenai kelengkapan informasinya, maka formulir harus
digunakan.
4. Jika dibutuhkan untuk menetapkan tanggung jawab terjadinya
transaksi, formulir perlu digunakan.
Faktor yang perlu dipertimbangkan dalam
Merancang Formulir
1. Siapa yang memerlukan atau akan mendapat informasi yang dicatat di dalam formular tersebut? Hal
ini akan menentukan berapa lembar formulir tersebut harus dibuat.
2. Adakah formulir lain yang sekarang dirancang atau sekarang digunakan berisi informasi yang sama?
Jika ya, apakah ada kemungkinan menyatukan informasi di dalam formulir yang dirancang ini
dengan formulir lain tersebut? Banyak perusahaan yang membuat faktur penjualan, surat muat (bill
of lading), slip pembungkus (packing slip), dan surat order pengiriman dalam satu kali penulisan.
3. Apakah elemen-elemen yang harus dicantumkan di dalam formulir telah disusun menurut urutan
yang logis? Hal ini akan mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pengisian formulir
dan akan mengurangi waktu pengisian dan penggunaan formulir.
4. Apakah formulir tersebut akan memerlukan penulisan dengan tangan atau pemrosesan dengan
mesin, atau kedua-duanya? Hal ini akan menentukan lebar spasi dan penggunaan garis atau hanya
spasi saja.
5. Apakah formulir tersebut akan diisi dengan pensil, tinta, mesin ketik atau mesin khusus atau dengan
proses penggandaan yang lain? Hal ini akan menentukan jenis dan mutu kertas yang akan
digunakan serta jumlah ruang yang harus disediakan untuk memungkinkan pencatatan informasi.
6. Apakah formulir tersebut akan disimpan di dalam suatu arsip? Hal ini akan menentukan mutu kertas
yang harus digunakan, ukuran kertas, dan preforasi yang harus dibuat, jika hal ini diperlukan.
Dokumen Sumber dan Dokumen Pendukung

 Ditinjau dari pengolahan data akuntansi, dokumen atau formulir

digolongkan menjadi dua macam: dokumen sumber (source
document) dan dokumen pendukung (supporting document atau
corroborating document).

 Dokumen sumber adalah dokumen yang dipakai sebagai dasar

pencatatan ke dalam jurnal atau buku pembantu, sedangkan
dokumen pendukung adalah dokumen yang melampiri dokumen
sumber sebagai bukti sahihnya transaksi yang direkam dalam
dokumen sumber.
Dokumen Sumber dan Dokumen Pendukung
Lanjutan…
TUGAS …

1. Buatlah salah satu formular?

2. Kapan formular dikatakan memadai?
3. Apa manfaat formular?
4. Sebutkan jenis-jenis formular?