KELOMPOK 4

1. Isnadiah Ayu Pratiwi 190803104019

2. Dafina Lulu Hafilah 190803104059
3. Dwi Bagus Pramono 190803104013
4. M. Daffa Wahyu Firman A.P.S.B 190803104052
5. Nandya Maulibi Safitri 190803104035

BAB 3. FORMULIR
DEFINISI FORMULIR
Formulir adalah secarik kertas yang memiliki ruang untuk diisi. Faktur penjualan tunai
merupakan contoh formulir, berupa secarik kertas, yang akan diisi dengan informasi tanggal
penjualan, nama wiraniaga dengan kodenya, nomor ururt, nama barang dan kodenya, kuantitas,
harga satuan, harga total setiap barang, harga total semua barang, dan tanda tanga wiraniaga.
Formulir berisi informasi yang telah tercetak, misalnya nomor urut formulir dan nama formulir,
sering pula disebut dengan dokumen.

FORMULIR ELEKTRONIK

Formulir elektronik merupakan rang yang ditayangkan dalam layar computer yang
digunakan untuk menangkap data yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik. Manfaat
formulir elektronik adalah sebagai berikut;

1. Tidak pernah kehabisan formulir.

2. Tidak pernah ketinggalan zaman
3. Ketidakefisiennan formulir dapat dihindari
4. Tidak dimungkinkan penggunaan formulir yang salah
5. Kecepatan pengisian formulir
6. Penangkapan data dilakukan sekali
7. Tidak ada data yang mengambang
8. Kemudahan dalam pengelolaan formulir
MANFAAT FORMULIR
 Formulir sangat penting tuntuk menjalankan suatu organisasi. Hampir semua peristiwa
dalam perusahaan terjadi karena formulir dan memerlukan formulir untuk merekamnya. Dalam
perusahaan formulir bermanfaat untuk;
a. Menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi bisnis perusahaan
b. Merekam data transaksi
c. Mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara meyatakan semua kejadian dalam
bentuk tulisan
d. Menyampaikan informasi pokok dari orang satu ke orang lain di dalam organisasi
yang sama atau ke organisasi lain.

Menetapkan Tanggung Jawab Timbulnya Transaksi Bisnis Perusahaan.

Setiap transaksi terjadi karena adanya otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk
melaksanakan transaksi tersebut. Pelaksanaan wewenang harus di pertanggung jawabkan dalam
bentuk tertulis dengan menggunakan formulir. Setiap orang yang bertanggungjawab atas
terjadinya transaksi membubuhkan tanda tangan atau paraf, sebagai bukti pertanggungjawaban
pemakaian wewenang atas pelaksanaan transaksi yang terjadi. Dalam formulir bukti kas keluar
(voucher) disediakan beberapa ruang untuk pejabat yang:
a. Mengisi formulir dan memverifikasi perhitungan dan kelengkapan dokumen pendukung
oleh Kepala Bagian Utang.
b. Memberikan otorisasi pengeluaran uang oleh Kepala Departemen Keuangan atau
Direktur Keuangan.
c. Melaksanakan pembayaran oleh Kasa.
d. Mencatat transaksi pengeluaran kas oleh Kepala Bagian Utang dalam register bukti kas
keluar (voucher register) dan oleh Kasa dalam register cek (check register).

Untuk Merekam Data Transaksi Bisnis Perusahaan.

Formulir berfungsi sebagai alat untuk merekam data yang terkait dengan transaksi. Semua data
yang diperlukan untuk identifikasi transaksi direkam pertama kali oleh formulir. Berikut ini data-
data yang direkam dalam formulir faktur penjualan tunai:
a. Tanggal penjualan.
b. Nama wiraniaga (dan kodenya) yang melayani penjualan.
c. Nama barang yang dijual.
 d. Kuantitas barang yang dijual.
e. Harga jual per satuan.
f. Total harga jual setiap jenis barang yang dijual.
g. Total harga jual semua barang yang dijual.
h. Tanda tangan wiraniaga yang melaksanakan penjualan.
i. Tanda penerimaan kas dari Bagian Kasa.
j. Tanda penyerahan barang kepada pembeli.
k. Tanda pencatatan transaksi penjualan dalam catatan akuntansi.
Untuk Mengurangi Kemungkinan Kesalahan dengan Cara Menyatakan Semua Kejadian
dalam Bentuk Tulisan.
Semua perintah pelaksanaan suatu transaksi perlu ditulis dalam suatu formulir untuk mengurangi
kemungkinan kesalahan.

Untuk Menyampaikan Informasi Pokok dari Orang Satu ke Orang Lain di dalam
Organisasi yang Sama atau ke Organisasi Lain.
Formulir berfungsi sebagai sarana untuk menyampaikan informasi secara intern organisasi atau
antar organisasi. Dalam sistem penjualan tunai suatu toko buku, wiraniaga memberitahu bahwa
pembeli akan membeli buku dengan jenis buku, kuantitas, dan harga tertentu dengan
mengirimkan faktur penjualan tunai (via pembeli) kepada Bagian Kasa, sehingga Bagian Kasa
siap menerima uang dari pembeli tersebut. Formulir faktur penjualan tunai juga digunakan oleh
wiraniaga untuk memberitahukan kepada pembeli jumlah harga barang yang harus dibayarkan ke
Bagian Kasa untuk buku yang telah dipilih oleh pembeli.

GOLONGAN FORMULIR MENURUT SUMBERNYA

Berdasarkan sumbernya, formulir dapat dibedakan menjadi tiga golongan:
1. Formulir yang dibuat dan disimpan dalam perusahaan.
2. Formulir yang dibuat dan dikirimkan kepada pihak luar perusahaan.
3. Formulir yang diterima dari pihak luar peusahaan.
4.
Formulir yang Dibuat dan Disimpan dalam Perusahaan.
Formulir ini digunakan secara intern, dan kemudian disimpan dalam perusahaan.
Contoh: surat permintaan pembelian, memo kredit, memo debit, kartu jam kerja, bukti
permintaan dan pengeluaran barang gudang.

Formulir yang Dibuat dan Dikirimkan kepada Pihak Luar Perusahaan.

Formulir ini digunakan untuk menyampaikan informasi kepada pihak luar perusahaan.
Contoh: faktur penjualan tunai, faktur penjualan kredit, surat order pembelian, surat permintaan
penawaran harga bukti kas keluar, dan surat order penjualan.

Formulir yang Diterima dari Pihak Luar Perusahaan.

Formulir ini diterima dari pihak luar sebagai akibat dari transaksi bisnis antara perusahaan
dengan pihak luar tersebut.
Contoh: faktur pembelian, surat order dari pembeli, pernyataan piutang yang diterima dari
kreditur, dan rekening koran bank (bank statement).

GOLONGAN AFORMULIR MENURUT TUJUAN PENGGUNAANNYA

Formulir menurut tujuannya dibagi menjadi dua yaitu:
1. Formulir yang dibuat untuk meminta dilakukannya suatu tindakan.
2. Formulir yang digunakan untuk mencatat tindakan yang telah dilaksanakan.

Formulir yang Dibuat untuk Meminta Dilakukannya Suatu Tindakan.

Formulir dalam golongan ini digunakan oleh suatu unit organisasi untuk meminta unit organisasi
lain melakukan sesuatu untuk kepentingan unit organisasi peminta.
Contoh: formulir surat permintaan pembelian.
Contoh lainnya adalah : bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang (materials
requisition);
Surat permintaan penawaran harga (price quotation); dan memo kredit dan memo debit (debit or
credit memos).

Formulir yang Digunakan untuk Mencatat Tindakan yang Telah Dilaksanakan.

Formulir dalam golongan ini digunakan untuk merekam data transaksi yang telah dilaksanakan.
Contoh: formulir laporan barang.
Contoh lainnya adalah: faktur penjualan, faktur pembelian, kartu jam kerja, surat muat (bill of
lading), dan pernyataan piutang (account receivable statement).

PRINSIP DASAR YANG MELNDASI PERANCANGAN FORMULIR

Formulir ini diisi berbagai informasi yang bersangkutan dengan transaksi penjualan, misalnya
tanggal penjualan, nama dan alamat pembeli, jumlah dan jenis barang yang dijual, harga jual per
satuan dan total harga jual.
Dalam merancang suatuformulir, prinsip-prinsip yang perlu diperhatikan yaitu:
1. Sedapat mungkin manfaatkan tembusan atau copy formulir.
2. Hindari duplikasi dalam pengumpulan data.
3. Buatlah rancanagan formulir sesederhana dan seringkas mungkin.
4. Masukkanlah unsur internal check dalam merancang formulir.
5. Cantumkan nama dan alamat perusahaan pada formulir yang akan digunakan untuk
komunikasi dengan pihak luar.
6. Cantumkan nama formulir untuk memudahkan identifikasi.
7. Beri nomor untuk identifikasi formulir.
8. Cantumkan nomor garis pada sisi sebelah kiri dan kanan formulir, jika formulir lebar
digunakan, untuk memperkecil kemungkinan salah pengisian.
9. Cetaklah garis pada formulir, jika formulir tersebut akan diisi dengan tulisan tangan. Jika
pengisian formulir akan dilakukan dengan mesin ketik, garis tidak perlu dicetak, karena
mesin ketik akan dapat mengatur spasi sendiri, dan juga jika bergaris, pengisian formulir
dengan mesin ketik akan memakan waktu lama.
10. Cantumkan nomor urut tercetak.
11. Rancanglah formulir tertentu sedemikian rupa sehingga sehingga pengisi hanya
membubuhkan tanda I, atau x, atau dengan menjawab ya atau tidak, untuk menghemat
waktu pengisiannya.
12. Susunlah formulir ganda dengan menyisipkan karbon sekali pakai, atau dengan
menggunakan karbon beberapa kali pakai, atau cetaklah dengan kertas tanpa karbon
(carbonless paper).
13. Pembagian zona sedemikian rupa sehingga formulir dibagi menurut blok-blok daerah
yang logis dan berisi data yang saling terkait.
Pemanfaatan Tembusan atau Copy Formulir.
Dalam melaksanakan transaksi pembelian, diperlukan pemberitahuan kepada pemasok mengenai
pesanan, pemberitahuan kepada Bagian Penerimaan mengenai barang yang akan diterima dari
pemasok, dan pemberitahuan kepada Bagian Utang untuk melakukan pencatatan utang, jika
barangnya sudah diterima.

Penghindaran Duplikasi dalam Pengumpulan Data.

Sekali data telah dikumpulkan dari sumbernya, data tersebut harus direkam sedemikian rupa
dalam formulir, sehingga dapat memenuhi kebutuhan informasi bagi semua departemen.

Rancangan Formulir yang Sederhana dan Ringkas.

Formulir yang dirancang dengan sederhana dan ringkas akan mengakibatkan dapat dihindarinya
perekaman data yang tidak perlu sehingga akan membantu pencatatannya ke dalam buku jurnal
dan buku pembantu .

Unsur Internal Check dalam Merancang Formulir.

Internal check ini diciptakan untuk dapat menghasilkan informasi yang dapat dipercaya dan teliti
untuk menjaga aset organisasi. Untuk menghindari kemungkinan kesalahan dalam pengisian
formulir, analis sistem harus memasukkan unsur internal check pada perancangan formulir.

Nama dan Alamat Perusahaan pada Formulir.

Formulir untuk antarbagian di dalam perusahaan, tidak perlu memuat nama dan alamat
perusahaan. Namun untuk formulir yang dikirim keluar perusahaan, nama, alamat, dan bahkan
logo perusahaan perlu dicantumkan pada formulir, untuk memudahkan identifikasi asal formulir
tersebut bagi perusahaan penerima. Pencantuman nama, alamat, dan logo tersebut umumnya di
bagian formulir sebelah atas, kiri, atau kanan. Faktur penjualan, surat order pembelian,
pernyataan piutang, dan buku kas keluar merupakan contoh formulir yang memuat nama, alamat,
dan logo perusahaan.
Nama formulir , nama formulir biasanya dipilih untuk menggambarkan fungsi formulir
tersebut. Jika formulir digunakan untuk meminta barang dari bagian gudang, maka formulir
tersebut diberi nama gudang. Semua nama formulir tergantung dari apa yang akan dipilih seperti
bukti pengeluaran barang.
Nomor identifikasi pada setiap formulir , biasanya ini digunakan untuk lebih mempermudah
untuk berbagai nama formulir apabila orang orang menemui kesulitan.
Formulir besar, apabila dalam formulir yang lebarnya dua atau tiga kali kertas ukuran folio
maka kita mengisi pada baris yang salah adalah besar. Untuk menghindari kesalahan pengisian
formulir yang lebar, setiap garis diberi nomer urut, baik pada tepi sebelah kiri atau kanan .
Pencetakan garis pada formulir, jika pengisian formulir akan dilakukan dengan mnesin
ketik,garis tidak perlu dicetak karena mesin ketik akan dapat mengatur spasi sendiri.
Pencantuman nomor urut cetak , penggunaan nomor urut tercetak pada formulir seperti bukti
kas, cek, memo kredit,faktur penjualan, dan memo debit merupakan elemen pengawasan intern
terhadap transaksi yang bersangkutan dengan formulir tersebut.
Formulir ganda , formulir ganda adalah formulir yang terdiri dari formulir asli dan
tembusannya. Tembusan formulir ini dapat diisi dengan satu penulisan dengan beberapa car
berikut :
a. Dengan menyisipkan karbon yang dapat dipakai lebih dari satu kali diantara lembar asli
dengan lembar tembusannya dan diantara lembar tembusanyang lain.
b. Dengan menyisipkan karbon sekali pakai diantara lembar asli dengan lembar
tembusannya yang lain.
c. Dengan menggunakan kertas tanpa karbon sebagai bahan cetak formulir berganda.

Ada 4 keadaan yang mendasari perlunya penggunaan formulir yaitu :

1. Jika suatu kejadian harus dicata maka formulir perlu digunakan.
2. Jika infomasi tertentu harus dicatat berulang kali, penggunaan formulir akan mengurangi
waktu penulisan informasi tersebut.
3. Jika berbagai informasi yang saling berhubungan perlu disatukan dsalam tempat yang
sama, untuk memudahkan pengecekan yang cepat mengenai kelengkapan informasinya,
maka formulir harus digunakan.
4. Jika dibutuhkan untuk menetapkan tanggung jawab terjadinya transaksi formulir perlu
digunakan.
1. Jika suatu kejadian harus dicatat, maka formulir perlu digunakan.
Misalnya: suatu perusahaan perlu mencatat transaksi penjualan tunai yang dilakukkannya
setiap hari, maka perlu menciptakan formulir faktur penjualan tunai untuk merekam
transaksi tersebut setiap harinya.
2. Jika suatu informasi tertentu harus dicatat berulang kali, penggunaan formulir akan
mengurangi waktu penulisan informasi tersebut.
Jika suatu informasi harus dicatat berulangkali, penggunaan formulir akan mengurangi
waktupenulisan informasi tersebut.
 Contoh: jika setiap kali mengajukan permintaan pembelian, bagian gudang harus
menuliskan ama barang, spesifikasi, kuantitas, dan sifat permintaan (biasa, segera, atau
mendesak), maka perlu dibuat formulir dengan kolom-kolom untuk menampung
informasi tersebut, sehingga mengurangi waktupenulisan informasi yang harus
disampaikan oleh bagian gudang kepada bagian pembelian.
3. Jika berbagai informasi yang saling berhubungan perlu disatukan dalam tempat
yang sama, untuk memudahkan pengecekan yang cepat mengenai kelengkapan
informasinya, maka formulir harus digunakan.
Untuk dapat memenuhi permitaan pembelian yang diajukan oleh bagian gudang, bagian
pembelian memerlukan informasi lengkap mengenai nama barang yang akan dibutuhkan,
spesifikasi, kuantitas, dan kapan barang tersebut diperlukan. Semua informasi tersebut
perlu disatukan di tempat yang sama untuk memungkinkan bagian pembelian
melaksanakan pemesanan kepada pemasok dengan benar.
Untuk memudahkan pengecekan secara cepat mengenai kelengkapan informasi tentang
barang yang diminta oleh bagian gudang, maka formulir surat permintaan pembelian
harus digunakan.
4. Jika dibutuhkan untuk menetapkan tanggung jawab terjadinya transaksi, fromulir
perlu digunakan.
Jika tanggung jawab terjadinya transaksi akan dibebankan kepada seseorang duperlukan
formulir untuk merekam pertanggung jawaban pelaksanaan transaksi tersebut.

FAKTOR-FATOR YANG PERLU DIPERTIMBAGKAN DALAM MERANCANG

FORMULIR

Dalam merancang suatu formulir, seorang analis harus mempertimbangkan faktor-faktor

berikut ini:
1. Siapa yang memerlukan atau akan mendapat informasi yang dicatat di dalam formulir
tersebut ? Hal ini akan menentukan berapa lembar formulir tersebut harus dibuat.
2. Adakah formulir lain yang sekarang dirancang atau sekarang digunakan berisi
informasi yang sama ? Jika ya, apakah ada kemungkinan menyatukan informasi di
dalam formulir yang dirancang ini dengan formulir lain tersebut ? Banyak perusahaan
yang membuat faktur penjualan, surat muat (bill of lading), slip pembungkus (packing
slip) dan surat order pengiriman dalam satu kali penulisan.
3. Apakah elemen-elemen yang harus dicantumkan di dalam formulir yang telah disusun
menurut urutan yang logis ? Hal ini akan mengurangi kemungkinan terjadinya
kesalahan dalam pengisian formulir dan akanmengurangi waktu pengisian dan
penggunaan formulir.
4. Apakah formulir tersebut akan memerlukan penulisan dengan tangan atau pemrosesan
dengan mesin, atau kedua-duanya ? Hal ini akan menentukan lebar spasi dan
penggunaan garis atau hanya spasi saja.
 5. Apakah formulir tersebut akan diisi dengan pensil, tinta, mesin ketik atau mesin
khusus atau dengan proses penggandaan yang lain ? Hal ini akan menentukan jensi
dan mutu kertas yang akan digunakan serta jumlah ruang yang harus disediakan untuk
memungkinkan pencatatan informasi.
6. Apakah formulir tersebut akan disimpan dalam suatu arsip ? Hal ini akan menetukan
mutu kertas yang harus digunakan, ukuran kertas, dan preforasi yang harus dibuat, jika
hal ini diperlukan.

INFORMASI YANG DIPERLUKAN DALAM MERANCANG FORMULIR

Formulir yang digunakan oleh perusahaan perlu ditinjau secara periodik untuk menentukan
perlu tidaknya diadakan penyempurnaan, penggantian, atau penghentian permakaian formulir
yang sekarang digunakan.
Untuk itu perlu dilakukan survei guna mengumpulkan informasi:
A. Yang bersagkutan dengan formulir itu sendiri, misal: mengenai isinya, jumlah lembar
tembusannya, dan jenis kertas yang digunakan.
B. Yag bserangkutan dengan kegiatan penyediaan, pengisian, dan pencatatan informasi dari
formulir tersebut.

Gambar :
Survei Formulir
=============================
SURVEI FORMULIR

NAMA FORMULIR……………….. DEPARTEMEN ……………….. NO.

FORMULIR …………….
TGL. PEMAKAIAN PERTAMA KALI …………………………………………
DISURVEI OLEH ……………………………. TANGGAL SURVEI
…………………………………..
-------------------------------------------------------------------------------------------------------
----------------------
Jika Saudara perlu menambahakan penjelasan, gunakanlah ruang dihalaman sebalik
formulir ini.
Tujukkan nomor pertanyaan yang bersangkutan dengan penjelasan Saudara.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------
----------------------
1. Fungsi umum formulir
…………………………………………………………………
2. Apakah formulir ini mutlak diperlukan ?
3. Dapatkah digunakan formulir lain ?
4. Dapatkah formulir ini dapa digabung dengan formulir yang lain ?
5. Jika jawaban pertanyaan 4 adalah ya formulir nomor berapa ?
…………………………..
6. Formulir lain apa yang dipakai sehubungan dengan pemakaian formulir ini ? Nama
formulir
………….. No. Formulir ……………… Informasi diambil dari formulir nomor
…………..
Ditransfer ke formulir no. ………………………

TEKS

7. Apakah nama formulir secara jelas menunjukkan fungsinya ?

8. Apakah instruksi dan teksnya jelas ?
9. Apakah unsur yang ada di dalam formulir diperlukan ?
10. Apakah semua unsur yang diperlukan sudahmemuat di dalam formulir ?
11. Apakah susunan informasi sesuai dengan ururtan operasinya ?

DESAIN
12. Apakah ruang yang disediakan cukup untuk diisi data ?
13. Apakah garis diatur cukup untuk diisi data dengan mesin ketik ?
14. Apakah garis diatur cukup untuk diproses denganekuipmen kantor yang tersedia ?
15. Apakah penampilan formulir menarik ?
KERTAS
16. Apakah mutu kertas sesuai dengan pemakainformulir ?
17. Apakah mutu kertas tahan dengan pelipatan ?
18. Apakah mutu kertas tahan terhadap kareakteristik pemakainya ?
19. Apakah berat kertas sesuai dengan karakterisitik penggunaannya ?
20. Apakah ukuran kertas tepat untuk pemotongan kertas yang efisien ?
21. Apakah ukuran kertas tepat untuk ekuipmen kantor ?
22. Apakah ukuran kertas tepat untuk dimasukkan ke dalam amplop ?
23. Apakah ukuran kertas tepat untuk menampung informasi ?
24. Apakah ukuran kertas tepat untuk penampilan ?

PRODUKSI
25. Berapa kuantitas yang digunakan ? Bulanan …………..
Tahunan…………………
26. Dimana tempat penyimpanan formulir ?
……………………………………………
27. Berapa jumlah lembar formulir ii yang tersedia sekarng ditempat penyimpanan ?
28. Jika akan memesan kembali formulir ini, pemasok manakah yang akan
dhubungi ?

KESIMPULAN …………………………………..
DISAHKAN OLEH : ……………………………..
TANGGAL : ……………………………………
 =================================

DOKUMEN SUMBER DAN DOKUMEN PENDUKUNG

- Dokumen sumber (source document) adalah dokumen yang dipakai sebagai dasar
pencatatan ke dalam jurnal atau buku pembantu,
- Dokumen pendukung (supporting document atau corroborating document) dokumen
yang melempari dokumen sumber sebagai bukti sahihnya transaksi yang direkam dalam
dokumen sumber

RANGKUMAN
Formulir memegang peran penting dalam sistem informasi akuntansi. Formulir digunakan untuk:
1. Menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi bisnis perusahaan
2. Merekam data transaksi bisnis perusahaan
3. Mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan semua kejadian dalam
bentuk tulisan
4. Untuk menyampaikan informasi pokok dari satu orang ke orang lain di dalam organisasi
atau ke organisasi lain

Penggunaan formulir elektronik sebagai media untuk menangkap data yang akan diolah dalam
pengolahan data elektronik memiliki berbagai manfaat, antara lain :
1. Tidak pernah kehabisan formulir
2. Tidak pernah ketinggalan jaman
3. Ketidakefisienan formulir dapat dihindari
4. Tidak dimungkinkan penggunaan formulir yang salah
5. Kecepatan pengisian formulir
6. Penangkapan data dilakukan sekali
7. Tidak ada data yang mengambang
8. Kemudahan dalam pengolaan formulir

Menurut sumbernya, formulir dapat digolongkan menjadi :

1. Formulir yang dibuat dan disimpan dalam perusahaan
2. Formulir yang dibuat dan dikirimkan kepada pihak luar perusahaan
3. Formulir yang diterima dari pihak luar perusahaan

Menurut tujuan penggunaannya, formulir dapat dibagi menjadi 2 :

1. Formulir yang dibuat untuk meminta dilakukannnya suatu tindakan
2. Formulir yang digunakan untuk mencatat tindakan yang telah dilaksanakan
Kapan suatu formulir di butuhkan ? Ada empak keadaan yang mendasari perlunya penggunaan
formulir :
1. Jika suatu kejadian harus dicatat
2. Jika informasi tertentu harus dicatat berulangkali
3. Jika berbagai informasi yang saling berhubungan perlu disatukan dalam tempat yang
sama
4. Jika dibutuhkan untuk menetapkan tanggung jawab terjadinya transaksi

Dalam merancang kembali formulir, perlu dilakukan survey untuk mengumoulkan data :
 Yang bersangkutan dengan formulir itu sendiri, missal mengenai isinya, jumlah lembar
tembusannya, dan jenis kertas yang digunakan.
 Yang bersangkutan dengan kegiatan penyediaan, pengisian, dan pencatatan informasi
dari formulir tersebut

Ditinjau dari pengolaan data akuntansi, formulir atau dokumen dapat digolongkan menjadi dua
macam, yaitu dokumen sumber (source document) dan dokumen pendukung (supporting
document).

BAB 4. JURNAL
PENTINGNYA JURNAL

Pencatatan dalam jurnal ini biasanya lebih lengkap dan lebih terinci, serta menurut urutan
tanggal kejadian transaksi. Jurnal merupakan catatan akuntansi permanen yang pertama, yang
digunakaan untuk mencatat transaksi keuangan perusahaan. Maka dalam sistem akuntasi, jurnal
harus dirancang sedemikian rupa sehingga tidak akan terjadi ada satu transaksi yang tidak
dicatat.

Jurnal Umum

Jika kenis transaksi perusahaan masih sedikit, jurnal umum dengan dua kolom sudah cukup
memadai sebagai catatan akuntansi pertama. Jurnal ini digunakan untuk menampung transaksi
penjualan, pembelian, penerimaan dan pengeluaran kas, penyusutan asset tetap dan transaksi
lainnya. Kolom-kolom dalam jurnal umum tersebut diisi data berikut ini:

a. Kolom tanggal.
b. Kolom keterangan
c. Kolom nomor bukti
d. Kolom nomor akun
e. Kolom debit dan kredit
Jurnal Khusus
Jika usaha perusahaan bertambah besar dan jenis transaksi menjadi lebih banyak, jurnal
umum tersebut menjadi tidak mampu lagi menampung berbagai transaksi yang timbul, yang
frekuensi ternjadinya semakin tinggi. Jurnal khusus perlu diperluas lagi dengan membuatnya
berkolom-kolom, agar dapat dihemat waktu yang diperlukan untuk mencatat setiap transaksi
yang terjadi dan untuk mengecek ketelitianpencatatan di dalam buku pembantu.
Ada berbagai alasan mengapa jurnal umum perlu dipecah:
1. Untuk mengumpulkan dan menggolongkan transaksi yang sama yang frekuensi
terjadinya tinggi
2. Untuk mengurangi pekerjaan pembukuan ke dalam buku besar dan untuk
menggolongkan transaksi yang dicatat.
3. Untuk memungkinkan pekerjaan pencatatan transaksi ke dalam jurnal yang
dilakukan oleh beberapa orang.
4. Untuk menciptakan pengendalian internal.
PRINSIP DASAR YANG MELANDASI PERANCANGAN JURNAL
1. Harus tersedia jurnal dalam jumlah yang memadai sehingga memungkinkan
perusahaan untuk menggunakan karyawan dalam mencatat dengan segera
transaksis keuangan yang terjadi.
2. Jurnal akan digunakan untuk memisahkan transaksi ke dalam penggolongan pokok
tertentu, seperti penerimaan kas, pengeluaran kas, penjualan, dan pembelian.
3. Untuk mengurangi pekerjaan pembukuan yang terinci, harus digunakan kolom-
kolom khusus dalam jurnal, sehingga memungkinkan pembukuan(posting) jumlah
per kolom ke dalam akun yang bersangkutan di dalam buku besar.
4. Nama kolom dalam jurnal khusus harus sesuai dengan nama akun yang
berdangkutan dalam nuku besar, yang akan memerima jumlah yang akan
dibukukan dari jurnal.
5. Kolom-kolom dalam jurnal digunakan untukmengumpulkan angka yang akan
diringkas dalam akun yang bersangkutan dalam buku besar.

Jumlah Jurnal yang Memadai.

Jika jenis transaksi yang ditangani perusahaan semakin banyak, dengan frekuensi kejadian yang
semakin tinggi, keadaan ini menuntut penyelenggaraan berbagai jurnal untuk mengimbangi
kenaikan kegiatan bisnis perusahaan tersebut.

Jurnal Digunakan untuk Memisahkan Transaksi ke dalam Penggolongan Pokok Tertentu.

Jika kegiatan bisnis perusahaan menjadi besar, transaksi perusahaan yang terkait dengan
penjualan, pembelian, penerimaan, dan pengeluaran kas menjadi semakin tinggi frekuensinya.

Penggunaan Jurnal Berkolom.

Jika frekuensi transaksi yang menyangkut akun tertentu tinggi, untuk mengurangi pekerjaan
pembukuan (posting) yang rinci, harus digunakan kolom khusus dalam jurnal, sehingga
memudahkan pembukuan jumlah kolom ke dalam akun yang bersangkutan dalam buku besar.
Nama Kolom dalam Jurnal Harus Sesuai dengan Nama Akun yang Bersangkutan dalam
Buku Besar.
Dalam buku besar terdapat akun-akun yang merupakan wadah untuk menampung ringkasan
informasi dari berbagai jurnal. Tiap-tiap wadah tersebut diberi nama, sehingga jurnal yang
merupakan catatan akuntansi pertama harus menyalurkan informasi ke alamat wadah yang tepat,
agar tidak terjadi kekeliruan pembukuan ke dalam wadah tersebut.

Kolom-kolom dalam Jurnal Digunakan untuk Mengumpulkan Angka yang Akan

Diringkas dalam Akun yang Bersangkutan dalam Buku Besar.
Akun tersebut merupakan akun kontrol, tterjadi pembukuan ganda, yaitu ringkasan total
dibukukan dari jurnal ke dalam akun kontrol yang bersangkutan dalam buku besar, dan
rinciannya dibukukan dari jurnal atau dari dokumen sumber ke dalam buku pembantu.

Sedapat Mungkin Jurnal Harus Dirancang Sedemikian Rupa Sehingga Pekerjaan

Menyalin Informasi dari Dokumen Sumbernya Dibuat Sangat Minimum.
Pekerjaan yang menyalin informasi merupakan pekerjaan yang mengandung risiko kesalahan
manusiawi. Dalam metode pembukuan tertentu, dokumen pembukuan diisi di atas formulir
jurnal, sehingga jurnal dihasilkan dari pembuatan dokumen pembukuan.
 Gambar Jurnal Pengeluaran Kas

Harus Ditetapkan Hubungan antara Dokumen Sumber Tertentu dengan Jurnal Sehingga
Pertanggungjawaban Kebenaran Informasi Dapat Ditentukan.
Data dalam jurnal harus dapat diusut ke dalam dokumen sebenarnya. Karena ada berbagai jenis
data yang dicatat dalam jurnal (missal: tanggal, keterangan mengenai transaksi, nomor bukti, dan
jumlah rupiah) maka jika terjadi kesalahan atas data tersebut, harus dapat ditentukan siapa
yangbertanggung jawab atas kesalahan tersebut.

JENIS JURNAL
Jenis jurnal terbagi menjadi 5, yaitu :
1. Jurnal penjualan
2. Jurnal pembelian
3. Jurnal penerimaan kas
4. Jurnal pengeluaran kas
5. Jurbal umum

Jurnal penjualan, jurnal ini digunakan untuk mencatat transaksi penjualan, baik penjualan
kredit maupun penjualan tunai.
Jurnal pembelian, jurnal pembelian ini digunakan untuk mencatat transaksi pembelian kredit.
Transaksi pembelian tunai dicatat dalam jurnal pengeluaran kas.
Jurnal penerimaan kas, jurnal penerimaan kas digunakan untuk mencatat transaksi penerimaan
kas. Sumber pokok penerimaan kas perusahaan umumnya dari penjualan tunai dan penerimaan
piutang.
Jurnal pengeluaran kas, jurnal ini digunakan untuk mencatat transaksi pengeluaran kas.
Jurnal umum, jurnal umum ini digunaka untuk mencatat transaksi selain yang dicatt dalam
jurnal khusus. Pada umumnya jurnal umum berbentuk jurnal dua kolom yaitu kolom debit dan
kolom kredit. Hal ini dibuat demikin karena transaksi yang dicatat dalam jurnal umum sangat
bervariasi, dengan frekuensi kejadian yang rendah.
METODE PENCATATAN DATA KE DALAM JURNAL
Ada beberapa cara yang dapat digunakan untuk mencatat informasi dalam jurnal :

1. Dengan pena.
2. Dengan mesin pembukuan.
3. Dengan arsip dokumen sumber yang berfungsi sebagai jurnal.
4. Dengan komputer.

Dengan pena, informasi dalam dokumen sumber disalin dalam jurnal dengan menggunakan
tulisan tangan.

Dengan mesin pembukuan, informasi dalam dokumen sumber dicatat dalam jurnal dengan
mesin pembukuan, bersamaan dengan pembukuan ke dalam akun buku pembantu. Pencatatan ke
dalam jurnal dapat pula dilakukan bersamaan dengan pembuatan dokumen sumber, yaitu dengan
menggunakan jurnal dan akun buku pembantu sebagai tembusannya pada saat pembuatan
dokumen sumber.

 dokumen sumber sebagai jurnal.dalam cara nin jurnal berupa arsip

dokumen sumber yang di susun menurut waktu terjadinya transaksi.
 Dengan komputer.Data dalam dokumen sumber di masukan ke
dalam sistem komputer melalui keyboard dan di catat dalam arsip
transaksi (transaction file) yang berfungsi sebagai jurnal.

LANGKAH PERANCANGAN JURNAL

Berikut ini adalah langkah-langkah yang biasa ditempuh oleh ahli sistem
dalam merancang jurnal:
1.       Studi terhadap Karakteristik Transaksi Perusahaan
Percangan jurnal dimulai dari studi terhadap karakteristik transaksi yang
dilaksanakan oleh perusahaan.
2.       Pembuatan Jurnal Standar
Setelah transaksi yang berfrekuensi tinggi diidentifikasi,
langkahselanjutnay adalah memperlajari ciri khas transaksi tersebut untuk
dapat menentukan rekening-rekening buku besar yang terkait dalam
pencatan transaksi tersebut. Atas dasar ini dibuat jurnal standar untuk
mencatat transaksi-transaksi yang berfrekuensi tinggi.
3.       Percanangan Jurnal
Jurnal standar kemudian dipakai sebagai dasar untuk menentukan kolom-
kolom yang harus dicantumkan dalam jurnal khusus.
Langkah Perancangan Jurnal
1. Mengumpulkan informasi mengenai karakteristik transaksi yang terjadi dalam
perusahaan.
2. Membuat jurnal standar untuk setiap jenis transaksiyang frekuensi terjadinyan tinggi.
3. Merancang jurnal berdasarkan jurnal standar tersebut.

Studi Terhadap Karakteristik Transaksi Perusahaan, perancangan jurnal dimulai dari studi
terhadap karakteristik transaksi yang dilaksanakan oleh perusahaan. Transaksi yang frekuensi
terjadinya tinggi dalam jangka waktu sebulan, perlu dibuatkan jurnal khusus.
Pembuatan Jurnal Standar, setelah transaksi yang berfrekuensi tinggi diidentifikasi, langkah
selanjutnya adalah mempelajari ciri khas transaksi tersebut untuk dapat menentukan akun – akun
buku besar yang terkait dalam pencatatan transaksi tersebut.
Perancangan Jurnal, jurnal standar kemudian dipakai sebagai dasar untuk menentukan kolom
– kolom yang harus dicantumkan atas dasar tingginya frekuensi keterkaitannya akun tertentu
yang di debit atau dikredit dalam pencatatan transaksi.

CONTOH
Misalnya, hasil studi terhadap transaksi yang dilaksanakan oleh perusahaan menunjukkan bahwa
transaksi pemakaian bahan mempunyai frekuensi yang tinggi dalam jangka waktu satu bulan.
Karakteristik lain dari transaksi pemakaian bahan tersebut adalah sebagai berikut :
a) Bahan yang dipakai oleh perusahaan terdiri dari bahan baku, bahan penolong, dll.
 b) Bahan baku dipakai untuk produksi pesanan
c) Transaksi yang bersangkutan dengan pemakaian bahan baku dan bahan penolong
berfrekuensi tinggi dalam jangka waktu satu bulan.

Berdasarkan informasi mengenai karakteristik transaksi pemakaian bahan tersebut dapat

disusun jurnal standar sebagai berikut :
Barang dalam proses Rp. XXX
BOP Rp. XXX
Beban administrasi & umum Rp. XXX
Beban pemmasaran Rp. XXX
Persediaan bahan Rp. XXX

JURNAL PEMAKAIAAN BAHAN

DEBIT KREDIT

TANGGA NOMOR BARANG LAIN-LAIN

KETERANGAN PERSEDIAAN
L BUKTI DALAM BOP
BARANG
PROSES NO.
JUMLAH
AKUN