MANFAAT FORMULIR

Formulir sangat penting untuk menjalankan suatu organisasi. Hampir semua peristiwä
dalam perusahaan terjadi karena formulir dan formulir untuk merekamnya. Banyak orang
mengira bahwa pesawat terbang Garuda dapat terbang karena pilotnya, dan hanya sedikit
yang tahu bahwa sebenarnya pesawat itu terbang karena secarik kertas yang disebut formulir
yang memberikan izin bagi pilot untuk menerbangkan pesawat tersebut.

Dalam perusahaan, formulir bermanfaat untuk:

a. Menetapkan tanggung jawabnya transaksi bisnis.

b. Merekam data transaksi bisnis perusahaan.
c. Mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara berperang kejadian dalam bentuk
tulisan. Sebuah.
d. Menyampaikan informasi pokok dari orang satu ke orang lain di dalam organisasi
yang sama atau ke organisasi lain

Menetapkan Tanggung Jawab Timbulnya Transaksi Bisnis Perusahaan.

Dalam suatu organisasi, setiap transaksi terjadi karena adanya otorisasi dari pejabat yang
berwenang untuk melaksanakan transaksi tersebut. Pelaksanaan berwenang tersebut harus
dipertanggungjawabkan dalam bentuk tertulis dengan menggunakan formulir. Dalam
formulir, setiap orang yang bertanggung jawab atas transaksi yang membubuhkan tanda
tangan atau paraf, sebagai bukti pertanggungjawah yang berwenang atas pelaksanaan
transaksi yang terjadi. Dengan demikian formulir digunak dalam organisasi untuk
menetapkan tanggung jawabnya transaksi.

Untuk Merekam Data Transaksi Bisnis Perusahaan.

Semua data yang diperlukan untuk memeriksa transaksi pertama kali dalam formulir. Seperti
yang dijleaskan di atas, dalam transaksi penjualan tunai misalnya, perusahaan memerlukan
data berikut ini dalam formulir faktur penjualan tunai:

a. Tanggal obral.

b. Nama wiraniaga (dan kodenya) yang melayani penjualan.

c. Nama barang yang dijual.

d. Kuantitas barang yang dijual.

e. Harga jual per satuan.

f. Total harga jual setiap jenis barang yang dijual. .

g. Total harga jual semua barang yang dijual.

h. Tanda tangan wiraniaga yang melaksanakan penjualan

i. Tanda penerimaan kas dari Bagian Jasa

j. Tanda penyerahan barang kepada pembeli

k. Tanda pencatatan transaksi penjualan dalam catatan akuntansi.

Semua data tersebut perlu dalam formulir, sebagai bukti telah dilaksanakannya transaksi
penjualan tunai. Dengan demikian perancang formulir perlu menyediakan ruang dalam
faktur penjualan tunai untuk memungkinkan perekaman semua data tersebut

Untuk menyampaikan Informasi dari Orang Satu ke Orang Lain di Dalam Organisasi
Sama atau ke Organisasi Lain. Formulir berfungsi pula sebagai sarana untuk
menyampaikan informasi secara intern organisasi atau antar-organisasi.Contohnya untuk
memberi tahu Bagian Pembelian bahwa Bagian Gudang memerlukan barang dengan
spesifikasi dan kuantitas seperti yang ditulis dalam formulir tersebut.

GOLONGAN FORMULIR MENURUT SUMBERNYA

Berdasarkan sumbernya, Formulir dapat dibedakan menjadi tiga golongan : .

Formulir yang dibuat dan disimpan dalam Perusahaan. Formulir ini dibuat dalam
perusahaan, digunakan secara internal, dan kemudian disimpan dalam perusahaan. Contoh
Formulir ini adalah: surat permintaan pembelian, memo kredit, memo debit, kartu jam kerja,
bukti permintaan barang gudang.

Formulir yang dibuat dan Dikirimkan kepada Pihak Luar Perusahaan. Formulir ini
dibuat di dalam perusahaan dan digunakan untuk menyampaikan informasi kepada pihak luar
perusahaan. Contoh formulir ini adalah: faktur penjualan, faktur penjualan, surat pesanan
pembelian, surat permintaan penawaran harga, dan surat pesanan penjualan.

Formulir yang Diterima dari Pihak Luar Perusahaan. Formulir ini diterima dari pihak
luar sebagai akibat dari transaksi bisnis antara perusahaan dengan pihak luar tersebut.
Contoh formulir ini adalah: faktur pembelian, surat pesanan dari pembeli, dan rekening koran
bank (rekening koran bank