Disusun Oleh:
Dengan menyebut nama Allah SWT yang Maha Pengasih lagi Maha Panyayang, Kami
panjatkan puja dan puji syukur atas kehadirat-Nya, yang telah melimpahkan rahmat, hidayah, dan
inayah-Nya kepada kami, sehingga kami dapat menyelesaikan makalah ilmiah tentang Sistem
Akuntansi Pembelian dan Utang.
Makalah ilmiah ini telah kami susun dengan maksimal dan mendapatkan bantuan dari
berbagai pihak sehingga dapat memperlancar pembuatan makalah ini. Untuk itu kami
menyampaikan banyak terima kasih kepada semua pihak yang telah berkontribusi dalam
pembuatan makalah ini.
Terlepas dari semua itu, kami menyadari sepenuhnya bahwa masih ada kekurangan baik
dari segi susunan kalimat maupun tata bahasanya. Oleh karena itu kami menerima segala saran
dan kritik dari pembaca agar kami dapat memperbaiki makalah ilmiah ini.
Akhir kata kami berharap semoga makalah ilmiah ini dapat memberikan manfaat maupun
inpirasi terhadap pembaca.
Penyusun
2
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI............................................................................................................................. 3
3.1 Kesimpulan……………………………………………………………………..16
3.2 Saran……………………………………………………………………………16
DAFTAR PUSTAKA
3
BAB I
PENDAHULUAN
4
BAB II
PEMBAHASAN
Beberapa fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian, antara lain fungsi
gudang, fungsi pembelian, fungsi penerimaan dan fungsi akuntansi. Masing-masing fungsi
mempunyai tanggung jawab yang berbeda. Fungsi gudang bertanggungjawab mengajukan
permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk
menyimpan barang yang diterima oleh fungsi penerimaan, fungsi pembelian bertanggung
jawab untuk memeroleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok dan
mengeluarkan order, Fungsi penerimaan bertanggungjawab melakukan pemeriksaan terhadap
jenis, mutu, dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok, sedangkan dalam fungsi
akuntansi ,terdapat 2 fungsi yaitu fungsi pencatat uang dan fungsi pencatat persediaan yang
masing-masing memiliki tanggung ajwab yang berbeda, fungsi pencatat uang bertanggung
jawab mencatat transaksi pembelian ke register bukti kas keluar dan untuk fungsi pencatat
persediaan bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan ke dalam kartu
persediaan.
5
Order pembelian dibuat rangkap empat (4), lembar pertama untuk pemasok, lembar
kedua untuk gudang, lembar ketiga untuk voucher, lembar keempat untuk arsip.
c) Fungsi penerimaan memeriksa dan menerima barang yang dikirim oleh
pemasok, menyerahkan barang yang diteima kepada fungsi gudang untuk disimpan,
dan melaporakan penerimaan barang kepada fungsi akuntansi
d) Fungsi akuntansi menerima faktur tagihan dari pemasok dan atas dasar faktur dari
pemasok tersebut, fungi akuntansi mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi
pembelian.
Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok yaitu fungsi pembelian
mengirimkan surat permintaan penaaran harga kepaa para pemasok untuk memeroleh
informasi menganai harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lain.
Prosedur order pembelian yaitu fungsi pembelian mengirim surat order pembelian
kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam
perusahaan mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan perusahaan.
Prosedur distribusi pembelian yaitu meliputi distibusi rekening yang didebit dari
transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.
6
2.3 INFORMASI YANG DIPERLUKAN OLEH MANAJEMEN
7
2.4 UNSUR PENGENDALIAN INTERN
1. Organisasi
a) Surat permintaan pembelian diotorisasi oleh fungsi gudang, untuk barang yang disiman
dalam gudang, oleh atau fungsi pemakai barangm untuk barang yang langsung pakai.
b) Surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian atau pejabat yang lebih tinggi
c) Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan barang
d) Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi atau pejabat yang lebih tinggi
e) Penctatan terjadinya utang didasarkan pada bukti kas keluar yang didukung dengan surat
order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok
f) Pencatatan ke dalam kartu utang dengan register bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi
akuntansi
8
b) Surat order pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya
dipertanggungjawabkan oleh fungsi pembelian
c) Laporan penerimaan barang bernomor urut tercetak dan pemakaiannya
dipertanggungjawabkan oleh fungsi penerimaan
d) Pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing dari berbagai pemasok
e) Barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan jika fungsi ini telah
menerima tembusan surat order pembelian dari fungsi pembelian
f) Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari pemasok dengan
cara menghitung dan mengisnpeksi barang tersebut dan membandingkannya dengan
tembusan surat order pembelian
g) Terdapat pengecekan terhadap harga, syarat pembelian dan ketelitian perkalian dlam
faktur dari pemasok sebelum faktur tersebut diproses untuk dibayar
h) Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang secara periodik direkonsiliasi
dengan rekening control utang dalam buku besar
i) Pembayaran faktur dari pemasok dilakukan sesuai dengan syarat pembayaran guna
mencegah hilangnya kesempatan untuk memperoleh potongan tunai
j) Bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya dicap “lunas” oelh fungsi pengeluaran
kas setelah cek dikirimkan kepada pemasok
Permintaan Pembelian. Bukti ini datang dari bagian yang membutuhkan barang, atau dari
gudang, tergantung sitem yang berlaku
Permintaan Daftar Harga. Bagian pembelian biasanya secara periodik meminta daftar
harga barang kepada pemasok atau daftar pemasok
Pesanan/Oder pembelian.Bila pemasok tersebut sudah dapat dipilih, maka bagian
pembelian akan menertbitkan pesanan/ oder pembelian.
Laporan penerimaan barang. Bila barang sudah datang, bagian penerimaan barang akan
menerima barang, mengecek kuanitas dan kualitas barang, kemudian menerbitkan
laporan penerimaan barang.
9
Faktur dari pemasok. Bila barang yang dipesan sudah datang, biasanya pemasok segera
mengirimkan faktur.
Voucher Utang. Bila seluruh dokumen diatas sudah lengkap dan benar, kemudian
diterbitkan voucher utang. Dokumen ini merupakan surat perintah untuk membayar
sejumlah tertentu, kepada pihak tertentu dan waktu tertentu.
Barang yang sudah diterima dari pemasok adakalanya tidak sesuai dengan barang yang
dipesan menurut surat order pembelian. Ketidaksesuaian tersebut terjadi kemungkinan karena
barang yang diterima tidak cocok dengan spesifikasi yang tercantum dalam surat order
pembelian, barang mengalami kerusakan dalam pengiriman, atau barang diterima melewati
tanggal pengiriman yang dijanjikan oleh pemasok.
Ada beberapa fungi yang terkait dalam sistem retur pembelian, masing-masing fungsi
mempunyai tanggungjawab masing-masing, antara lain :
Dokumen yang digunakan dalam sistem retur pembelian adalah memo debet dan laporan
pengiriman barang. Memo debit merupakan formulir yang diisi oleh fungsi pembeliam yang
memberikan otorisasi bagi fungsi pengiriman untuk mengirimkan kembali barang yang telah
dibeli oleh perusahaan dan bagi fungsi akuntansi untuk mendebit rekening utang karena
10
transaksi retur pembelin. Laporan penerimaan barang dibuat oleh fungsi oengiriman untuk
melaporkan jenis dan kuantitas barang yang dikirimkan kembali kepada pemasok sesuai
dengan perinth retur pembelian dalam memo debit adalam fungsi pembelian.
Digunakan untuk mencatat transaksi retur penjualan yang mengurangi jumlah persediaan dan
utang dagang
Kartu persediaan
Digunakan untuk mencatat berkurangnya harga pokok persediaan karena dikembalikannya barang
yang telah dibeli kepada pemasoknya
Kartu utang
Digunakan untuk mencatat berkurangnya utang kepada debitur akibat pengembalian barang
kepadanya
Retur pembelian terjadi atas perintah fungsi pembelian kepada fungsi pengiriman untuk
mengirimkan kembali barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan kepada pemasok yang
bersangkutan.
Fungsi penermaan mengirimkan barang kepada pemasok sesuai dengan perintah retur pembelian
yang tercantum dalam memo debit dan membuat laporan pengiriman barang untuk transaksi retur
pembelian tersebut.
11
Prosedur pencatatan utang
Fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan retur pembelain dan
menyelengarakan pencatatan berkurangnya utang dalam kartu utang atau mengarsipkan dokumen
memo debit sebagai pengurang utang
1. Organisasi
Memo debit untuk retur pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya
dipertanggungjawabkan oleh fungsi pembelian
Laporan pengiriman barang bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertnggung
jawabkan oleh fungsi pengiriman
Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu uang secara periodik direkonsiliasi
dengan rekening control utang dalam buku besar
12
E. PROSEDUR PENCATATAN UTANG
Ada dua metode pencatatan utang yaitu account payable procedure dan voucher payable
procedure, yang masing-masing dijelaskan sebagai berikut :
Catatan utang adalah berupa kartu utang yang diselenggarakan untuk setiap kreditur, yang
memperlihatkan catatn mengenai nomor faktur dari pemasok, jumlah yang terutang, jumlah
pembayaran dan saldo utang.
Kuitansi tanda terima uang yang ditandatangani oleh pemasok atau tembusan surat
pemberitahuan yang dikirim ke pemasok, yang berisi ketersngan untuk apa pembayaran
tersebut dilakukan
a. Kartu utang, yang digunakan untuk mencatat mutasi dan slado utang kepaada tiap-tiap kreditur
c. Jurnal pengeluaran kas, digunakan untuk mencatat transaksi pembayaran utang dan pengeluaran
kas yang lain.
b. Informasi dalam jurnal pembelian kemudian di-posting ke dalam kartu utang yang
diselenggarakan untuk setiap kreditur
13
a. Cek dicatat dalam jumlah pengeluaran kas
b. Informasi dalam jurnal pengeluaran kas yang bersangkutan dengan pembayaran utang di posting
ke dalam kartu utang
Dalam prosedur ini tidak diselenggarakan kartu utang namun digunakan arsip voucher yang
disimpan dalam arsip menurut abjad atau menurut tanggal jatuh temponya.
Dokumen yang digunakan, adalah bukti kas keluar atau kombinasi bukti kas keluar dan
cek, bukti kas keluar ini merupakan formulir pokok dalam voucher payable procedure. Formulir
ini mempunyai 3 fungsi yaitu sebagaisurat perintas kepada bagian kas untuk melakukan
pengeluaran kas sejumlah yang tercantum di dalamnya,sebagai pemberitahuan kepada kreditor
mengenai tujuan pembayarannya dan sebagai media untuk dasar pencatatan utang dan persediaan
distribusi lain.
Catatan akuntansi yang digunakan adalah register bukti kas keluar dan register cek.
Dalam prosedur ini, untuk setiap faktur dari pemasok dibuatkan satu set voucher
Dalam procedure ini, satu set voucher dapat digunakan untuk menampung lebih dari satu faktur
dari pemasok
Ditribusi pembelian ini menyangkut peringkasan pendebitan yang timbul dari transaksi
pembelian dan pembayarannya untuk menyusun laporan dan pencatatan dalam jurnal. Hampir
semua debit dari transaksi pembelian bersumber dari register bukti kas keluar atau jurnal
pembelian, atau dari distribusi faktur yang diterima dari pemasok.
14
2.6 METODE DISTRIBUSI PEMBELIAN
15
BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Sistem akuntansi utang meliputi prosedur pencatatan utang dan prosedur distribusi
pembelian. Dalam makalah ini diuraikan sistem akuntansi retur pembelian yang digunakan
untuk melaksanakan transaksi pengembalian barang yang dibeli kepada pemasok yang
bersangkutan. Transaksi retur pembelian dicatat dengan mendebit rekening utang dagang dan
mengkredit rekening persediaan. Dengan demikian buku pembantu yang terkait dengan
transaksi retur pembelian adalah buku pembantu utang dan buku pembantu persediaan.
Fungsi yang terkait dalam sistem retur pembelian adalah : fungsi pembelian, gudang,
pengiriman, akuntansi. Dokumen yang digunakan dalam sistem retur pembelian adalah memo
debit dan laporan pengiriman barang. Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat
transaksi retur pembelian adalah jurnal retur pembelian, kartu persediaan, dan kartu utang.
Jaringan prosedur yang membentuk sistem retur pembelian adalah prosedur perintah retur
pembelian, prosedur pengiriman barang kepada pemasok, dan prosedur pendebitan utang.
3.2 SARAN
Dengan adanya penulisan makalah ini, sebaiknya para pembaca maupun perusahaan-
perusahaan dalam merancang formulir memperhatikan faktor-faktor yang digunakan dalam
merancang formulir sesuai dengan kebutuhan masing-masing perusahaan. Formulir juga perlu
ditinjau secara periodik.
16
DAFTAR PUSTAKA
17