ILUSTRASI PEMBUATAN FLOWCHART ANALITIK

Tujuan bagian ini adalah untuk menggambarkan penyusunan flowchart analitik

dalam sebuah sistem pengolahan transaksi. Sistem berikut ini akan dijadikan contoh
pembuatan flowchart :
Kasir membuka surat yang berisi pembayaran tunai dan surat pemberitahuan dari
pelanggan. Kasir menyiapkan batch control total atas semua surat pembayaran yang
diterima. Batch control total akan dikirim ke petugas buku besar untuk diposting ke dalam
buku besar. Surat pemberitahuan pembayaran dari pelanggan akan dikirim ke petugas
piutang dagang untuk dicatat ke dalam buku pembantu piutang dagang. Kasir selanjutnya
akan membuat dua salinan slip setoran, menyetorkan kas ke bank, dan mengarsip salinan
kedua dari slip setoran tersebut, (yang telah divalidasi oleh bank). Salinan disusun urut
tanggal.
Karyawan buku besar akan mem-posting batch control total ke dalam buku besar,
kemudian mengarsip batch control total urut tanggal. Petugas piutang dagang akan mem-
posting surat pemberitahuan pelanggan ke dalam buku pembantu piutang dagang dan
mengarsip surat pemberitahuan urut tanggal.

Merencanakan Flowchart
Pertama, kita harus mendapatkan sumber daya yang dibutuhkan yaitu aplikasi
perangkat lunak yang tepat jika menggunakan computer dan template flowchart dan alat
tulis yang sesuai jika flowchart akan digambar di atas kertas. Berikutnya, perlu ditentukan
jenis flowchart seperti apa yang akan dibuat.

Memilih Simbol
Setelah menentukan jenis flowchart yang dibutuhkan, penting untuk memilih
simbol yang akan digunakan untuk menggambar flowchart. Simbol standar ANSI X3.5,
sebagaimana telah dibahas, disarankan untuk dipakai, tetapi dalam beberapa kasus,
perusahaan memiliki simbol sendiri.

Analisis Sistem
Ketika mempersiapkan pembuatan flowchart analitik, perlu untuk menentukan
entitas apa yang akan digambarkan sebagai kolom yang terpisah-biasanya hanya entitas
yang aktivitas pengolahan datanya akan digambarkan secara rinci. Ada tiga entitas yang
harus dipisahkan terkait dengan analisis terhadap sistem yang akan digambar dalam
bahasan ini : kasir, petugas buku besar dan petugas piutang dagang.

Gambar Simbol untuk Prosedur Manual Membuat Flowchart

Tahap selanjutnya dalam analisis adalah mengidentifikasi dokumen yang akan

terlibat dalam proses pengolahan. Ada enam dokumen yang terlibat dalam ilustrasi sistem
ini : pembayaran kas, surat pemberitahuan dari pelanggan, batch control, slip setoran, buku
besar, dan buku piutang dagang. Setiap dokumen tersebut harus disajikan dengan cara yang
tepat.

Menggambar Flowchart
Tujuan bahasan ini adalah untuk menggambar arus dokumen pada sehuah sistem
dengan menggunakan simbol flowchart yang tepat. Tahap pertama yang harus dijelaskan
adalah kasir membuka surat yang berisi uang kas dan surat pemberitahuan pembayaran.
Simbol terminal digunakan untuk mengindikasikan sumber surat (dalam hal ini pelanggan).
Simbol ini juga mengindikasikan titik awal flowchart. Surat digambarkan dengan simbol
dokumen. Simbol input/output dasar juga dapat digunakan disini. Simbol operasi manual
digunakan untuk menggambarkan proses membuka surat. Simbol proses dasar juga dapat
digunakan untuk menggambarkan proses tersebut. Simbol dokumen khusus digunakan
untuk menggambarkan kas dan surat pemberitahuan dari pelanggan. Sekalipun kas (tunai
ataupun dalam bentuk cek) tidak terbentuk dokumen seperti surat pemberitahuan, tetapi
kas tersebut penting dalam sistem pengolahan transaksi sehingga ketika membuat
flowchart, kas tersebut perlu diidentifikiasi dengan jelas. Garis alur digantikan untuk
mengindikasikan alur tindakan.
Tahap berikutnya yang harus digambarkan adalah pembuatan batch control total
atas penerimaan surat. Ini juga merupakan operasi manual digunakan untuk
menggambarkan proses "membuat batch control total" dan simbol dokumen digunakan
untuk menggambarkaqn kas dan surat pemberitahuan dari pelanggan. Simbol dokumen
juga digunakan untuk menggambarkan batch control total. Simbol transmital bisa juga
digunakan untuk menggambarka n batch control total. Bagian dari flowchart tersebut akam
diletakkandalam kolom dengan judul "kasir" karena proses ini juga merupakan pekerjaan
kasir.

Peraturan Sandwich
Perhatikan kesamaan antara dua bagian flowchart yang telah dibahas sebelumnya.
Dalam kedua flowchart tersebut, dokumen mengalir ke dalam proses dan dokumen keluar
dari sebuah proses. Simbol proses harus memiliki input dan output yang jelas. Ini disebut
peraturan sandwich : setiap simbol proses harus diapit simbol input dan simbol output.

Penggunaan Simbol Konektor

Kasir menyerahkan batch control total kepada petugas buku besar dan surat
pemberitahuan dari pelanggan kepada petugas piutang dagang. Flowchart untuk
menggambarkan kegiatan ini dapat dilihat pada gambar dibawah. Simbol konektor
digunakan untuk mengeliminasi alur yang panjang.
Bukti Batch Control
Pembayaran Total

A B

Gambar Penggunaan Simbol Kenektor

Penggunaan simbol konektor ada kalanya menimbulkan pertanyaan mengenai
kejelasan flowchart secara keseluruhan. Satu manfaat penting menggunakan simbol
konektor adalah simbol ini memberi flesibilitas untuk membuat modul-modul flowchart
dan pembuatan garis yang panjang dan melintang antar kolom yang saling berjauhan
dapat dihindarkan. Tidak adanya garis melintang antyarkolom akan memungkinkan
untuk emnambah kolom atau memindahkan kolom tanpa mempengaruhi kontruksi fisik
sebuah flowchart ataupun kejelasan logika sebuah flowchart. Penambahan kolom dan
pemindahan kolom dapat dilakukan tanpa harus menghapus garis dan menggambar ulang
garis. Karakteristik ini bermanfaat, khususnya pada saat kita sedang memperbaiki
flowchart yang sudah ada.

Hubungan Entitas-Kolom
Kasir mengisi dua salinan slip setoran bank, kemudian menyetorkan kas yang
diterima ke bank. Rangkap kedua slip setoran, yang telah divalidasi oleh bank, diarsip
urut tanggal. Sistem operasi manual digunakan untuk menggambarkan proses
pembuatan slip setoran dan simbol dokumen digunakan untuk menggambarkan kas dan
slip setoran. Bagian dari flowchart ini juga akan ditempatkan dalam kolom kasir karena
bagian ini merupakan kelanjutan dari aktivitas kasir.
Narasi mendeskripsikan kegiatan yang dijalankan oleh petugas buku besar dan
petugas piutang dagang. Oleh karena itu, aktivitas kedua entitas ini akan digambarkan
pada kolom tersendiri. Proses penggambaran flowchart untuk yang kedua entitas tersebut
serupa dengan proses penggambaran aktivitas kasir. Flowchart yang lengkap dapat
dilihat pada gambar di bawah ini. Perhatikan, simbol ionput/output dasar digunakan
untuk menggambarkan buku besar dan buku pembantu piutang. Simbol pengarsipan
dokumen offline digunakan untuk menggambarkan pengarsipan di kedua entitas tersebut.

Gambar Ilustrasi Flowchart Analitik

 Diskusi tersebut menunjukan bahwa ada banyak pilihan yang harus dibuat pada saat
mempersiapkan sebuah flowchat. Flowchart yang dihasilkan harus dapat menggambarkan fungsi
sebuah sistem dengan jelas. Lima panduan umum ketika menggambar flowchart adalah :
1. Analisis sistem untuk mengidentifikasi entitas dan dokumen, sebagaimana telah
dijelaskan dalam ilustrasi tersebut.
2. Pilih simbol yang akan digunakan sesuai dengan panduan umum yang dijelaskan dalam
bab ini.
3. Buatlah sketsa kasar flowchart sistem untuk menentukan letak kolom entitas dan alur
dokumen.
4. Review sketsa tersebut untuk memastikan tidak aktivitas yang terlewatkan ataupun tidak
ada kesalahan.
5. Akhirnya, pastikan flowchart tersebut telah menggambarkan sistem dengan jelas, jika
diperlukan, tambahkan komentar.

TEKNIK NARASI
Teknik narasi sangat bermanfaat, khususnya dalam analisis system tahap pencarian fakta di
perusahaan. Wawancara merupakan teknik yang berguna bagi analis untuk mengenal pihak-
pihak pengambil keputusan di perusahaan dan masalah yang mereka hadapi. Wawancara yang
mendalam memungkinkan analisa system untuk membangun hubungan personal yang baik
dengan manajer. Wawancara yang tersruktur dapat digunakan untuk menemukan jawaban terkait
dengan serangkaian pertanyaan.

Teknik narasi mencakup juga tinjauan terhadap dokumentasi. Sering analis dan auditor
terlibat dengan banyak dokumen yang harus ditinjau ulang seperti flowchat, struktur organisasi,
manual prosedur, manual operasi, manual referensi, dan data-data historis. Dokumen-dokumen
ini dapat membantu analisis ataupun auditor untuk mendapatkan pemahaman mengenai suatu
organisasi.