KONSEP DESAIN

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

AFDOLI FAHMI,M.KOM
FORMULIR
PENGERTIAN FORMULIR

Sistem akuntansi pokok terdiri dari sekumpulan bukti transaksi atau

formulir (dokumen), jurnal, buku besar dan buku pembantu serta
laporan.

Menurut Mulyadi (2010;75) Formulir adalah secarik kertas yang memiliki

ruang untuk diisi.

Definisi formulir tersebut dibuat pada waktu komputer belum digunakan

secara luas dalam bisnis.

Formulir dapat berupa kertas atau dapat berupa formulir elektronik.

Formulir elektronik merupakan ruang yang ditayangkan dalam ruang

komputer yang digunakan untuk menangkap data yang akan diolah
dalam pengolahan data elektronik.
Lanjut

Penggunaan formulir elektronik sebagai media untuk

menangkap data yang akan diolah dalam pengolahan data
elektronik memiliki berbagai manfaat antara lain:

1. Tidak pernah kehabisan formulir

2. Tidak pernah ketinggalan jaman
3. Ketidakefisienan formulir dapat dihindari
4. Tidak dimungkinkan penggunaan formulir yang salah
5. Kecepatan pengisian formulir
6. Penangkapan data dilakukan sekali
7. Tidak ada data yang mengambang
8. Kemudahan dalam pengelolaan formulir
MANFAAT FORMULIR

Menurut Mulyadi (2010;78) Formulir memegang peran penting dalam

sistem informasi akuntansi. Formulir digunakan untuk:

1. Menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi bisnis perusahaan.

2. Merekam data transaksi binis perusahaan.
3. Mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan semua
kejadian dalam bentuk tulisan.
4. Untuk menyampaikan informasi pokok dari satu orang ke orang lain di
dalam organisasi atau ke organisasi lain.
Menurut sumbernya, formulir dapat digolongkan
menjadi:

1. Formulir yang dibuat dan disimpan dalam perusahaan,

contohnya surat permintaan pembelian, memo kredit, memo
debit, kartu jam kerja, bukti permintaan dan pengeluaran
barang gudang.

2. Formulir yang dibuat dan dikirim kan kepada pihak luar

perusahaan, contohnya faktur penjualan tunai, faktur
penjualan kredit, surat order pembelian, surat permintaan
penawaran harga, bukti kas keluar, surat order penjualan.

3. Formulir yang diterima dari pihak luar perusahaan, contohnya

faktur pembelian, surat order dari pembeli, pernyataan piutang
yang diterima dari kreditur, rekening koran bank (bank
statement).
Menurut tujuan penggunaannya, formulir dapat dibagi
menjadi dua golongan:

1. Formulir yang dibuat untuk meminta dilakukannya suatu

tindakan, contohnya bukti permintaan dan pengeluaran barang
gudang (materials requisition), surat permintaan penawaran
harga, memo kredit dan memo debit.

2. Formulir yang digunakan untuk mencatat tindakan yang telah

dilaksanakan, contohnya faktur penjualan, faktur pembelian,
kartu jam kerja, surat muat (bill of lading), pernyataan piutang
(account receivable statement).
PRINSIP DASAR MERANCANG FORMULIR

Menurut Mulyadi (2010;81) dalam mendesain formulir, prinsip dasar berikut

ini perlu dipertimbangkan:

1. Sedapat mungkin manfaatkan tembusan atau copy formulir

2. Hindari duplikasi dalam pengumpulan data
3. Buatlah rancangan formulir sesederhana dan seringkas mungkin
4. Masukkkanlah unsur internal check dalam merancang formulir
5. Cantumkan nama dan alamat perusahaan pada formulir yang akan
digunakan untuk komunikasi dengan pihak luar
6. Cantumkan nama formulir untuk memudahkan identifikasi
7. Beri nomor untuk identifikasi formulir
8. Cantumkan nomor garis pada sisi sebelah kiri dan kanan formulir, jika
formulir lebar digunakan untuk memperkecil kemungkinan salah pengisian
9. Cetaklah garis pada formulir jika formulir tersebut akan diisi dengan
tulisan tangan
10. Rancanglah formulir tertentu sedemikian rupa sehingga pengisi hanya
membutuhkan tanda √, atau x, atau dengan menjawab ”ya” atau ”tidak”,
untuk menghemat waktu pengisiannya
 Lanjut

11. Cantumkan nomor urut tercetak

12. Susunlah formulir ganda dengan menyisipkan karbon sekali pakai,
atau dengan menggunakan karbon beberapa kali, atau cetaklah
dengan kertas tanpa karbon
13. Pembagian zona sedemikian rupa sehingga formulir dibagi
menurut blok-blok daerah yang logis yang berisi data yang saling
terkait

Kapan suatu formulir diperlukan? Ada empat keadaan yang mendasari

perlunya penggunaan fromulir:

1. Jika suatu kejadian harus dicatat

2. Jika informasi tertentu harus dicatat berulang kali, penggunaan
formulir akan mengurangi waktu penulisan informasi tersebut
3. Jika berbagai informasi yang saling berhubungan perlu disatukan
dalam tempat yang sama, penggunaan formulir memudahkan
pengecekan yang cepat mengenai kelengkapan informasinya
4. Jika dibutuhkan untuk menetapkan tanggung jawab terjadinya
transaksi.
Dalam merancang kembali formulir, perlu dilakukan survey untuk
mengumpulkan data:

1. Yang bersangkutan dengan formulir itu sendiri, misalnya mengenai

isinya, jumlah lembar tembusannya, dan jenis kertas yang digunakan
2. Yang bersangkutan dengan kegiatan penyediaan, pengisian, dan
pencatatan informasi dari formulir tersebut

Ditinjau dari pengolahan data akuntansi, formulir atau dokumen dapat

digolongkan menjadi dua macam:

1. Dokumen sumber (source document)

2. Dokumen sumber adalah dokumen yang dipakai sebagai dasar
pencatatan ke dalam jurnal atau buku pembantu
3. Dokumen pendukung (supporting document)
4. Dokumen pendukung adalah dokumen yang melampiri dokumen
sumber sebagai bukti sahnya transaksi yang direkam dalam dokumen
sumber.
JURNAL

PENGERTIAN JURNAL

Menurut Mulyadi (2010:101) Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama

(book of original entry) yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan
dan meringkas data keuangan dan data lainnya.

Jurnal menduduki posisi di satu pihak sebagai petunjuk untuk menemukan

penyediaan ringkasan informasi yang akan ditampung dalam rekening-
rekening buku besar.

Jika transaksi perusahaan masih sedikit jenisnya dan rendah frekuensinya,

maka jurnal umum sudah memadai untuk mencatat secara permanen
transaksi perusahaan yang terjadi.

Jika jenis transaksi semakin banyak dan frekuensi terjadinya semakin tinggi
maka jurnal umum perlu dipecah ke dalam jurnal khusus.
Alasan pemecahan jurnal umum adalah:

1. Untuk mengumpulkan dan menggolongkan transaksi yang sama

yang frekuensi terjadinya tinggi.
2. Untuk mengurangi pekerjaan pembukuan ke dalam buku besar
dan untuk menggolongkan transaksi yang dicatat.
3. Untuk memungkinkan pengerjaan pencatatan transaksi ke dalam
jurnal dilakukan oleh beberapa orang.
4. Untuk menciptakan pengendalian intern.

Pencatatan ke dalam jurnal dapat dilakukan dengan berbagai cara

berikut ini:

1. Dengan pena
2. Dengan mesin pembukuan
3. Dengan arsip dokumen sumber yang berfungsi sebagai jurnal
4. Dengan komputer.
PRINSIP DASAR PERANCANGAN JURNAL

1. Harus tersedia jurnal dalam jumlah yang memadai sehingga

memungkinkan perusahaan untuk menggunakan karyawan dalam
mencatat dengan segera transaksi keuangan yang terjadi.
2. Jurnal akan digunakan untuk memisahkan transaksi he dalam
penggolongan pokok tertentu, seperti penerimaan kas, pengeluaran kas,
penjualan, pembelian dan lain-lain.
3. Untuk mengurangi pekerjaan pembukuan yang terinci, harus digunakan
kolom-kolom khusus dalam jurnal, sehingga memungkinkanma rekening
yang bersangkutan dalam buku besar.
4. Nama kolom dalam jurnal harus sesuai dengan nama rekening yang
bersangkutan dalam buku besar, yang akan menerima jumlah yang akan
dibukukan dari jurnal.
5. Kolom-kolom dalam jurnal digunakan untuk mengumpulkan angka yang
akan diringkas dalam rekening yang bersangkutan dalam buku besar.
6. Sedapat mungkin jurnal harus dirancang sedemikian rupa sehingga
pekerjaan menyalin informasi dari dokumen sumber dibuat sangat minim.
7. Harus ditetapkan hubungan antara dokumen sumber tertentu dengan
jurnal sehingga pertanggungjawaban kebenaran informasi dapat
ditentukan.
JENIS - JENIS JURNAL

Jenis jurnal yang biasanya terdapat dalam perusahaan yang relatif

besar adalah sebagai berikut:

1. Jurnal penjualan : Jurnal ini digunakan untuk mencatat

transaksi penjualan kredit.
2. Jurnal retur penjualan: Jurnal ini digunakan untuk mencatat
transaksi return penjualan.
3. Jurnal pembelian : Jurnal ini digunakan untuk mencatat
transaksi pembelian kredit.
4. Jurnal return pembelian : Jurnal ini digunakan untuk mencatat
transaksi return pembelian.
5. Jurnal penerimaan uang : Jurnal ini dugunakan untuk mencatat
transaksi penerimaan uang
6. Jurnal pengeluaran uang : Jurnal ini digunakan untuk mencatat
transaksi pengeluarang uang
7. Jurnal umum : Jurnal ini dgunakan untuk mencatat transaksi
selain yang dicatat ke dalam 6 jurnal diatas.
Contoh Jurnal Penjualan

PT UNGU VIOLET
JURNAL PENJUALAN
JANUARI 2020
Contoh Jurnal Pembelian

PT UNGU VIOLET
JURNAL PEMBELIAN
JANUARI 2020
Contoh Jurnal Umum

PT UNGU VIOLET
JURNAL UMUM
JANUARI 2020
BUKU BESAR & BUKU PEMBANTU
PENGERTIAN BUKU BESAR

Menurut Mulyadi (2010:121) buku besar merupakan buku catatan terakhir

(book of final entry) berisi kumpulan rekenig-rekening yang digunakan
untuk menyortasi dan meringkas informasi yang telah dicatat dala jurnal.
Proses sortasi dan pemindahan data dari jurnal ke dalam buku besar dan
buku pembantu disebut posting.

Tahap posting adalah sebagai berikut:

1. Pembuatan rekapitulasi jurnal
2. Penyortiran rekening yang akan diisi
3. Pencatatan data rekapitulasi
4. Pengambilan rekening ke dalam arsip pada urutan semula atau
5. Pekerjaan posting meliputi menuliskan tanggal, keterangan, dan jumlah
dalam rekening kemudian menambahkan atau mengurangkan saldonya
Contoh rekening buku besar dan buku pembantu
adalah sebagai berikut:

Rekening yang ada dalam buku besar yang dirinci dalam buku
pembantu disebut rekening kontrol, sedangkan rekening
perinciannya dari buku besar disebut rekening buku
pembantu.
PENGERTIAN BUKU PEMBANTU

Buku pembantu adalah suatu kelompok rekening yang

merupakan rincian rekening tertentu dalam buku besar
yang dibentuk untuk memudahkan dan mempercepat
penyusunan laporan dan neraca percobaan.

Umumnya perusahaan industri menyelenggarakan

berbagai buku pembantu seperti berikut ini:

1. Buku pembantu persediaan

2. Buku pembantu piutang
3. Buku pembantu aktiva tetap
4. Buku pembantu utang
5. Buku pembantu harga pokok produk
6. Buku pembantu biaya
Metode pekerjaan posting ada 3 yaitu:

1) Metode tangan ada 2 : posting ke buku pembantu dari

jurnal dan posting ke buku pembantu dari bukti transaksi.,
2) Metode posting langsung dan
3) Metode tanpa buku pembantu (ledgerless bookeeping)

Berikut gambar metode posting dengan tangan dari jurnal:

Berikut gambar metode Posting ke buku
pembantu dari bukti transaksi:

Metode Ledgerless bookeeping

Metode ledgerless bookeeping adalah tidak ada posting dari bukti
transaksi ke buku pembantu. Setiap periode dilakukan
penjumlahan bukti yang ada dicocokkan dengan saldo rekening
kontrolnya
Metode Posting langsung
Metode posting langsung adalah pekerjaan memposting bukti
transaksi langsung ke buku pembantu dan jurnal sebagai
tembusan buku pembantu

Berikut gambar metode Posting Langsung

LAPORAN-LAPORAN
Hasil akhir dari sistem informasi akuntansi adalah berupa laporan-
laporan yang dapat berupa:

• Laporan laba rugi,

• laporan Neraca,
• laporan perubahan laba ditahan,
• laporan harga pokok produksi,
• laporan biaya administrasi dan umum,
• laporan biaya pemasaran,
• laporan harga pokok penjualan,
• daftar umur piutang,
• daftar utang yang akan dibayar,
• daftar saldo persediaan dan lain-lainnya.

Semua Laporan berisi informasi yang merupakan keluaran dari

sistem informasi akuntansi.
SELESAI

by: AFDOLI FAHMI,M.KOM