MERANCANG

FORMULIR
Frenky Situmorang,S.E.,M.Si.,CPIA
 Pengertian Formulir
Winardi dalam buku Asas-asas Manajemen
(2000) menyebutkan bahwa formulir adalah
sehelai kertas cetak yang menyediakan ruang
untuk dimuat catatan-catatan informasi atau
instruksi-instruksi yang akan diteruskan kepada
individu, departemen, ataupun perusahaan
FORMULIR adalah dokumen yang digunakan
untuk merekam terjadinya transaksi .

FORMULIR disebut DOKUMEN karena peristiwa

yang terjadi dalam organisasi direkam
(didokumentasikan) di atas secaraik kertas.
Sehingga jika dipandang dari sisi Akuntansi
(Sistem Informasi Akuntansi) maka Formulir
adalah suatu bagian/ komponen dari sistem
akuntansi dalam organisasi yang merupakan
alat bukti, catatan dalam proses menciptakan
sebuah laporan yang dikoordinasikan
sedemikian rupa untuk menyediakan informasi
keuangan yg dibutuhkan oleh manajemen guna
memudahkan pengelolaan perusahaan.
Formulir Elektronik adalah ruang yang
ditayangkan dalam layar komputer yang
digunakan untuk menangkap data yang akan
diolah dalam pengolahan data elektronik.
Manfaat pengolahan data elektronik
• Tidak pernah kehabisan formulir
• Tidak pernah ketinggalan jaman, karena mudah
disesuaikan dagan perubahan kebutuhan dan
peraturan Ketidakefisienan formulir dapat
dihindari
• Tdk mungkin penggunaan formulir yg salah
• Kecepatan pengisian formulir
• Penangkapan data dilakukan sekali
• Tidak ada data yang mengambang
• Kemudahan dalam pengelolaan formulir
• Menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi
• Karena setiap transaksi terjadi krn adanya otorosasi dr
pejabat yg memiliki wewenangun melakukan transaksi, dan
pelaksanaan wewenang hrs dipertangung jwbkn secara
tertulis dg memakai frmulir. Bila ada bbrp pejbt tg bertgjwb
maka formlr hrs disediakan bbrp kolom unt tand tngnn
• Merekam data transaksi
• Semua data yg diperlukan un indetifikasi transaksi direkam
pertama kali dlm formulir
• Mengurangi kemungkinan kesalahan
• Semua perintah pelaksanaan suatu transaksi perlu ditulis dlm
formulir unt mengurangi kesalahan
• Menyampaikan informasi pokok
• Berfungsi sbg sarana un menyampaikan infrms secara intern
dlm orgnisasi
 Penggolongan Formulir

Menurut Sumbernya
PENGGOLONGAN
FORMULIR
Menurut Tujuannya
Menurut Sumbernya
1. Formulir yang dibuat dan disimpan dalam perusahaan
– Contoh :
• Surat permintaan pembelian
• Memo debit
• Memo kredit
• Kartu Jam kerja
• Bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang
2. Formulir yang dibuat dan dikirim kepada pihak luar perusahaan.
– Contoh :
• Faktur Penjualan Tunai
• Faktur Penjualan Kredit
• S. O. P (Surat Order Pembelian)
• B. K. K
• S. O. Penjualan
• Surat permintaan penawaran harga
3. Formulir yang diterima dari pihak luar perusahaan.
– Contoh :
• Faktur pembelian
• Surat order dari pembelian
• Bank Statement
• Pernyataan piutang yang diterima dari kreditur.
Menurut Tujuan Penggunaannya
1. Formulir yang dibuat untuk meminta dilakukannya suatu tindakan.
– Contoh :
• surat permintaan pembelian
• bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang (materials
requisition)
• surat permintaan penawaran harga (price quatation)
• memo kredit dan memo debit
2. Formulir yang digunakan untuk mencatat tindakan yang telah
dilaksanakan.
– Contoh :
• formulir laporan penerimaan barang
• formulir penjualan
• formulir pembelian
• kartu jam kerja
• surat muat (bill of lading)
• pernyataan piutang (account – receivable statement)
 JENIS-JENIS FORMULIR
1. Formulir satu set
Formulir yang dibuat beberapa lembar dengan
bentuk dan isi yang sama. Formulir jenis ini
dapat menghemat waktu pengerjaan karena
pengisianya dapat dilakukan sekaligus dengan
menggunakan kertas karbon. Contoh :
• Faktur Penjualan
• Bukti Pembayaran Kas (Voucher Kas)
2. Formulir continues
Formulir yang berbentuk beberapa lembar
kertas yang tersambung menjadi satu dan
dipisahkan dengan perforasi sehingga dapat
disobek bila diperlukan. Contoh:
• Printer Komputer
3. Forulir tanpa karbon
Formulir yang dibuat dengan beberapa
tembusan yang dapat diisi sekaligus tanpa kertas
karbon karena setiap lembar telah diproses
kimiawi tertentu yang memungkinkan adanya
tembusan. Contoh:
• Tiket Pesawat
• Struk Pembelian
4. Formulir dengan tinta magnetis
Dapat dibaca oleh alat input untuk langsung
diproses oleh komputer.
Contoh:
5. Formulir Optical Character Recognition
(OCR)
Formulir yang mengunakan bentuk angka dan
huruf tertentu yang dapat dibaca oleh alat input
otomatis untuk ditransfer ke komputer.
Contoh:
6. Turn Around Documents
Dokumen yang dihasilkan dari suatu proses
pengolahan data yang akan nantinya akan
digunakan sebagai dokumen input ke system
pengolaahan data. Biasanya berbentuk kartu
plong atau formulir OCR yang dikirimkan pada
pihak luar yang akan dikembalikan ke
perusahaan bersama pembayaran.
Prinsip Dasar Yang Melandasi Perancangan Formulir
• Sedapat mungkin manfaatkan tembusan /
copy formulir
• Hindari duplikasi dalam pengumpulan data
• Rancangan formulir yang sederhana dan
ringkas
• Unsur internal check dalam merancang
formulir
• Nama dan alamat perusahaan pada formulir
• Nama formulir
• Nomor indentifikasi pada setiap formulir
• Untuk formulir besar → tiap garis diberi nomor
urut.
• Pencetakan garis pada formulir jika akan diisi
dengan tulisan tangan
• Pencatuman nomor urut tercetak
• Rancangan formulir yang hanya memerlukan
pengisian tanda “√” atau “x”, atau dengan
mencantumkan jawaban “ya” atau “tidak”
• Susunlah formulir berganda dengan menyisipi
karbon sekali pakai atau karbon yang beberapa
kali pakai, kaertas tanpa karbon (carbonless
paper).
 Kapan Formulir diperlukan ?
• Jika suatu kejadian harus dicatat
• Jika informasi tertentu harus dicatat berulang kali
• Jika berbagai informasi yang saling berhubungan
perlu disatukan dalam tempat yang sama, untuk
memudahkan pengecekan yang cepat mengenai
kelengkapan informasinya
• jika diperlukan untuk menetapkan tanggung
jawab terjadinya transaksi
Faktor yang perlu dipertimbangkan dalam merancang formulir

1. Siapa yang memerlukan ?

– → Berapa lembar formulir tersebut dibuat
2. Adakah formulir lain yang sekarang dirancang /
digunakan berisi informasi yang sama ?
– → Jika : Ya → bisa disatuka / tidak
– contoh : faktur penjualan, surat muat, slip
pembungkus dan surat order pengiriman jadi satu
penulisan.
3. Elemen-elemen apa yang harus dicantumkan ? dan
apakah elemen tersebut sudah tersusun menurut
urutan yang logis
4. Apakah formulir tersebut akan memerlukan penulisan
dengan tangan/mesin/kedua-duanya?
– → akan menentukan lebar spasi dan penggunaan
baris
5. Apakah formulir tersebut akan diisi dengan pensil,
tinta / mesin?
– → akan menentukan jenis dan mutu kertas dan
jumlah ruang yang harus disediakan.
6. Apakah formulir tersebut akan disimpan dalam arsip?
– → akan menentukan mutu kertas, ukuran kertas
Dokumen Sumber Dan Dokumen Pendukung

1. Dokumen Sumber (Source Document)

– Adalah dokumen yang dipakai sebagai dasar pencatatan ke
dalam jurnal atau buku pembantu.
Contoh : faktur penjualan, faktur pembelian, dsb.
2. Dokumen Pendukung (Supporting Document)
– Adalah dokumen yang melampiri dokumen sumber
sebagai bukti shahihnya transaksi yang direkam dalam
dokumen sumber.
Contoh : surat order pengiriman.
 Prinsip dasar dalam merancang formulir

1. Pemamfaatan Tembusan Atau Copy Formulir

Untuk memenuhi beberapa tujuan sekaligus, perlu dibuat
beberapa formulir.
Contoh : faktur penjualan tunai dibuat rangkap 3
2. Penghindaran duplikasi dalam pengumpulan data
Dalam mengumpulkan data hindari pengumpulan data lebih dari
satu kali.
3. Rancangan formulir yg sederhana dan ringkas
Dapat dihindari perekaman data yang tidak perlu
4. Unsur internal check dalam merancang formulir
Untuk menghidari kemungkinan kesalahan pengisian formulir,
perlu dimasukkan unsur internal check.
5. Nama dan alamat perusahaan pada formulir
Untuk formulir yg dikirim keluar perusahaan perlu
nama, alamat, logo, tujuannya untuk memudahkan
identifikasi asal formulir tersebut bagi perusahaan
penerima
6. Nama formulir
Nama formulir utk memudahkan identifikasi dan
biasanyan menggambarkan fungsi formulir tersebut.
Misal; Form bukti permintaan brg dari gudang
7. Nomor identifikasi pada setiap formulir
Nomor ini digunakan jika perusahaan menggunakan
beberapa jenis formulir
8. FORMULIR BESAR.
Untuk menghindari kesalahan pengisian formulir yg besar,
setiap garis diberi nomor urut, baik pada tepi sebelah kiri
maupun tepi kanan
9. PENCETAKAN GARIS PADA FORMULIR
digunakan jika formulir tsb akan diisi dengan tulisan tangan
10. PENCANTUMAN NOMOR URUT CETAK
Digunakan untuk mengawasi pemakaian formulir dan untuk
mengidenfikasi transaksi bisnis
11. RANCANGAN FORMULIR YG HANYA MEMERLUKAN
PENGISIAN TANDA  ATAU , ATAU DENGAN
MENCANTUNKAN JAWABAN “YA” ATAU “TIDAK”
Jika informasi yang akan dikumpulkan dengan formulir dpt
ditentukan lebih dahulu, untuk menghemat waktu pengisian.
12. FORMULIR GANDA
Formulir yang terdiri dari dari formulir asli dan tembusan
( karbon lebih satu kali pakai, karbon sekali pakai, kertas tanpa
karbon)
13. PEMBAGIAN ZONA
Formulir dibagi berdasar blok-2 yg logis yg berisi data yang
saling terkait
 Transaksi Dokumen Sumber Dokumen Pendukung
Penjualan Tunai Form Penjualan Tunai Pita register kas
Penjualan Kredit Faktur penjualan Surat order pengiriman
Laporan pengiriman
barang
Surat muat
Retur penjualan Memo kredit Lap. Penerimaan barang
Pembelian B.K.K S.O.P
Lap. Penerimaan barang
Faktur pemasok
Retur Pembelian Memo debit Lap. Pengiriman barang
Penggajian dan B.K.K Daftar Gaji
Pengupahan Rekap daftar gaji
Pemakaian Bukti permintaa dan
Barang Gudang pengeluaran barang -
gudang
CONTOH FORMULIR
1. Formulir Faktur Penjulan
2. Formulir Jurnal
3. Formulir Rekening Buku Besar
Dll
Formulir Faktur Penjualan
• Nomor Formulir
• Tanggal
• Nomor Urut
• Kode Barang
• Nama Barang
• Satuan
• Harga Satuan
• Kuantitas
• Jumlah Harga
• Nama Pramuniaga
• Kode Pramuniaga
CONTOH : FORMULIR PENJUALAN

PT. ITJI SASI No: 12345

JL. Wahidin No.66 Tgl :
MEDAN
FAKTUR PENJUALAN
NO KODE NAMA SATUAN HARGA KUANTITAS JUMLAH
URUT BARANG BARANG SATUAN HARGA

TOTAL
NAMA NO. KODE
PRAMUNIAGA

……………………… ………………………. ………………………………

TANDA TANGAN
FORMULIR JURNAL PENJUALAN
PT. ITJI SASI
Jl. Wahidin No. 66 Halaman : ……
MEDAN

JURNAL PENJUALAN
Bulan : ………………

DEBIT KREDIT
Tanggal KETERANGAN REF PIUTANG DG HPP PENJUALAN PERSEDIAAN

TOTAL
FORMULIR JURNAL PENERIMAAN KAS
PT. ITJI SASI
Jl. Wahidin No. 66 Halaman : ……
MEDAN

JURNAL PENERIMAAN KAS

Bulan : ………………

POTONGAN PIUTANG LAIN-LAIN (K R E D I T)

Tgl KETERANGAN REF KAS TUNAI DAGANG
(DEBIT) (DEBIT) (KREDIT) NAMA KODE
REKENING REK. JUMLAH

TOTAL
FORMULIR JURNAL PENGELUARAN KAS
PT. ITJI SASI
Jl. Wahidin No. 66 Halaman: ………
Halaman : ……
MEDAN

JURNAL PENGELUARAN KAS

Bulan : ………………
UTANG LAIN-LAIN (DEBIT) POT.
Tgl KETERANGAN REF DAGANG KAS PEMBEL
(DEBIT) NAMA KODE
REKENING REK. JUMLAH (KREDIT) (KREDIT)

TOTAL
FORMULIR REKENING BUKU BESAR
PT. ITJI SASI Kode :
Jl. Wahidin no. 66 NAMA REKENING: Halaman :
MEDAN

TGL KETERANGAN REF DEBIT KREDIT D/K SALDO

 TUGAS (KELOMPOK)
Rancanglah sebuah formulir dalam kaitannya sebagai bagian
sistem informasi akuntansi, sistem pengendalian internal dalam
sebuah organisasi/ perusahaan. 1 Formulir untuk 1 orang
mahasiswa/i.
Formulir tersebut harus berisi hal-hal sebagai berikut:
1. Jenis Formulir
2. Nama dan alamat perusahaan pada formulir
3. Nama/ Judul formulir
4. Kode Informasi
5. Data/ Informasi (nilai transaksi)
6. Otorisasi
7. Keterangan/ Petunjuk
Formulir dibuat berdasarkan kebutuhan Departemen
atau transaksi yang terjadi dalam departemen. Berikut
Departemen yang menjadi pembagian dalam kelompok:
1. Departemen Accounting
2. Departemen Keuangan (Finance)
3. Departemen Marketing (Penjualan)
4. Departemen Pengadaan (Procurement)
5. Departemen Persediaan (Gudang/ Warehouse)
6. Departemen Penganggaran (Budgeting)
7. Departemen Penagihan (Kredit)
8. Departemen Sumber Daya Manusia (SDM)
• Rancanglah formulir tersebut dalam aplikasi MS.
Office (Word/ Excel). Dikerjakan secara pribadi,
namun sesuai departemen yang menjadi pilihan
kelompok. Penyusunan formulir harus
memperhatikan jenis, prinsip dan ketentuan yang
sudah ditetapkan dalam tugas/materi ini.
• Formulir yang sudah dirancang kemudian dicetak
(print out) dikumpulkan pada pertemuan ke 8 atau
pada saat UTS.
• Soft copy formulir dikumpulkan melalui email:
frenky.situmorang19@gmail.com
TERIMA KASIH