Dengan meluasnya pemakaian komputer untuk menjalankan bisnis, pemakaian formulir elektronik (electronic form)

menjadi umum dan meluas dalam bisnis.

Formulir elektronik merupakan ruang yang ditayangkan dalam layar komputer yang digunakan untuk menangkap data
yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik.
 
Faktor yang harus diperhatikan pada pembuatan formulir elektronik :
1. Rancangan formulir yang sederhana dan ringkas. Agar pengguna dapat langsung mengerti dalam
penggunannya.
2. Elemen-elemen yang dicantumkan di dalam formulir elektronik yang telah disusun harus mmenurut urutan
yang logis. Hal ini akan mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pengisian formulir dan akan
mengurangi waktu pengisian dan penggunaan formulir elektronik.
3. Nama formulir elektronik. Seperti hal orang-orang, formulir elektonikpun perlu diberi nama untuk memudahkan
identifikasinya.
4. Nomor identifikasi pada setiap formulir elektronik. Untuk mengingat berbagai nomor identifikasi formulir
elektronik dalam database. Oleh karena itu nomor identifikasi dapat melengkapi nama, untuk memudahkan
identifikasi formulir.
5. Pengarahan dalam penginputan. Yaitu mengarahkan dimana data dapat dimasukkan dan menginformasikan
kesalahan yang terjadi saat data dimasukkan.
6. Validity checking. Memverifikasi apakah data yang dimasukkan memenuhi kriteria format, batasan dan
parameter lainnya, Menentukan apakah semua data lengkap (Contoh : NIM harus 10 digit dan tidak boleh
memasukkan NIM yang sama).
7. Menyediakan Prosedur, yaitu menentukan hal-hal sbb:
 Data apa yang dibutuhkan
 Dimana data tersebut bisa didapatkan
 Siapa yang harus mendapatkan data
 Siapa yang harus menginput dan kapan
 Tipe input device yang harus digunakan
 Metoda pengolahan
 Apa yang harus dilakukan bila terdeteksi error pada data.
Manfaat formulir elektronik yaitu;
1.      Tidak pernah kehabisan formulir
Jika perusahaan menggunakan formulir kertas, opersai bisnis dapat berhenti jika perusahaan kehabisan formulir.
2.      Tidak pernah ketinggalan jaman
Formulir elektronik mudah sekali disesuaikan dengan perubahan dan peraturan. Investasi untuk pencetakan dan
penyimpanan tidak diperlukan lagi untuk pembuatan formulir elektronik.
3.      Ketidakefisienan formulir dapat dihindari
Formulir elektronik mudah untuk segera disesuaikan isi dan format formulir untuk memenuhi kebutuhan pemakai
dengan tepat.
4.      Tidak dimungkinkan penggunaan formulir yang salah
Dengan formulir elektronik, pengendalian formulir dapat dilakukan dengan penentuan pemakai formulir tertentu hanya
terbatas pada orang yang memiliki “password” (kata sandi). Orang yang menggunakannya harus mengisi “password”.
Jika formulir elektronik direvisi, orang tidak akan salah menggunakan formulir karena formulir tersebut tidak lagi tersedia
dalam file komputer.
5.      Kecepatan pengisian formulir
Kecepatan pengisian formulir elektronik tidak diragukan lagi. Cursor akan berhenti di setiap ruang kosong yang harus
diisi data dan membimbing pengisi ke dalam urutan pengisian formulir secara logis.
Formulir elektronik dapat melakukan penghitungan (penambahan, pengurangan, perkalian, pembagian) dan
mencatumkan secara otomatis hasil perhitungan pada ruang tertentu dalam formulir.
6.      Penangkapan data dilakukan sekali
Dengan menggunakan formulir elektronik, duplikasi (penggandaan) penangkapan dan pemasukan data ke dalam
sistem informasi tidak akan terjadi.
7.      Tidak ada data yang mengambang
Dengan formulir elektronik data dimasukkan dan dikirimkan dari satu tempat ke tempat lain secara elektronik, sehingga
tidak ada data yang mengambang.
8.      Kemudahan dalam pengelolaan formulir
Dengan penggunaan formulir elektronik, perancangan, pengelolaan, dan pengisian setiap formulir dapat dilakukan
melalui sistem yang terintegrasi.
Sistem komputer dapat menyimpan dan menyediakan data beberapa kali suatu formulir telah digunakan, bagaimana
bentuk formulir setelah revisi yang terakhir, dan berapa lama suatu formulir telah digunakan sejak revisi terakhir. Data
trsebut sangat bermanfaat untuk mengelola formulir yang banyak macamnya di dalam perusahaan.

Presentasi berjudul: "Pengertian Formulir adalah secarik kertas yang

memiliki ruang untuk diisi."— Transcript presentasi:
1 PengertianFormulir adalah secarik kertas yang memiliki ruang untuk diisi
2 Formulir Digunakan untuk:
Menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi bisnis perusahaanMerekam data transaksi bisnis
perusahaanMengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan semua kejadian dalam bentuk
tulisanUntuk menyampaikan informasi pokok dari satu orang ke orang lain di dalam organisasi atau
organisasi lain

3 ManfaatMenetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi bisnis perusahaanMerekam data transaksi

bisnis perusahaanMengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan semua kejadian dalam
bentuk tulisan

4 Formulir ElektronikFormulir elektronik merupakan ruang yang ditayangkan dalam layar komputer yang
digunakan untuk menangkap data yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik

5 Manfaat Formulir Elektronik

Tidak pernah kehabisan formulirTidak pernah ketinggalan zamanKetidakefisienan formulir dapat
dihindariTidak dimungkinkan penggunaan formulir yang salahKecepatan pengisian formulirPenangkapan
data dilakukan sekaliTidak ada data yang mengambangKemudahan dalam pengelolaan formulir

6 Golongan Formulir Menurut Sumbernya

Formulir yang dibuat dan disimpan dalam perusahaanFormulir yang dibuat dan dikirimkan kepada pihak
luar perusahaanFormulir yang diterima dari pihak luar perusahaan

7 Golongan Formulir Menurut Tujuan Penggunaannya

Formulir yang dibuat untuk meminta dilakukannya suatu tindakanCt : bukti permintaan & pengeluaran brg
gudang, Surat permintaan penawaran hargaFormulir yang digunakan untuk mencatat tindakan yang telah
dilaksanakan

8 Prinsip dasar dalam desain formulir

Sedapat mungkin manfaatkan tembusan atau copy formulirHindari duplikasi dalam pengumpulan
dataBuatlah rancangan formulir sesederhana dan seringkas mungkinMasukkanlah unsur internal check
dalam merancang formulirCantumkan nama dan alamat perusahaan pada formulirCantumkan nama
formulir untuk memudahkan identifikasi

9 Beri nomor untuk identifikasi formulir

Cantumkan nomor garis pada sisi sebelah kiri dan kanan formulirCetaklah garis pada formulir jika formulir
tersebut akan diisi dengan tulisan tanganCantumkan nomor urut tercetakRancanglah formulir tertentu
sedemikian rupa sehingga pengisi hanya menjawab “ya” atau “tidak”Susunlah formulir ganda dengan
menyisipkan karbon tau cetaklah dengan kertas tanpa karbonPembagian zona sedemikian rupa sehingga
formulir dibagi menurut blok-blok daerah yang logis yang berisi data yang saling terkait

10 Ada empat keadaan yang mendasari perlunya penggunaan formulir

Jika suatu kejadian harus dicatatJika informasi tertentu harus dicatat berulang kaliJika berbagai informasi
yang saling berhubungan perlu disatukan dalam tempat yang samaJika dibutuhkan untuk menetapkan
tanggung jawab terjadinya transaksiMisalnya suatu perusahaan perlu mencatat transaksi penjualan yg
dilakuka setiap hari -> perlu formulir -> Faktur pejualan tunaict-> pengajuan permintaan pembelian, bagian
gudang harus menuliskan nama barangn, spesifikasi, kuantitas dan sifat. Maka perlu dibuat formulir untuk
menampun informasi tersebutUtk melakukan trasaksi pembelian bagian gudang memerlukan informasi
nama brg, spesifikasi, kualitas dan kapan dibutunkan-> perlu digabung sg bagian pembelian dapat
membeli barang.

11 Faktor Yang Perlu Dipertimbangkan Dalam Merancang Formulir

Siapa yang memerlukan atau akan mendapat informasi yang dicatat di dalam formulir tersebut?Adakah
formulir lain yang sekarang dirancang atau sekarang digunakan berisi informasi yang sama?Apakah
elemen-elemen yang harus dicantumkan di dalam formulir telah disusun menurut urutan yang logis?
Apakah formulir tersebut akan memerlukan penulisan dengan tangan, mesin, atau keduanya?Apakah
formulir tersebut akan diisi dengan pensil, tinta, mesin ketik atau mesin khusus, atau dengan proses
penggandaan yang lain?Apakah formulir tersebut akan disimpan di dalam suatu arsip?

12 Dokumen sumber & doc Pendukung

Ditinjau dari pengolahan data akuntansi dokumen atau formulir digolongkan menjadi 2 yaitu :1. dokumen
sumber : suatu dokumen yg diguakan sebagai dasar pencatatan kedalam jurnal atau buku
pembantuContoh : sistem penjualan -> dok pendukung FPT dan kartu piutang2. dokumen pendukung :
berfungsi utk membuktikan validnya trasaksi penjualan yg direkam kedalam Faktur penjualanContoh :surat
order pengiriman membuktikan bahwa transaksi penjualan tersebut telah diotorisasi oleh bag order
penjualan

13 TRANSAKSIDOKUMEN SUMBERDOKUMEN PENDUKUNGPenjualan tunaiFaktur penjualan tunaiPita

register kasPenjualan kreditFaktur penjualanSurat order pengirimanReturn PenjualanMemo kreditLaporan
Pengiriman BarangPembelianBukti Kas KeluarSurat order pembelianLaporan Penerimaan BarangReturn
PembelianMemo debetLaporan pengiriman barangPenggajian dan PengupahanBukti kas KeluarDaftar
GajiRekap daftar GajiPemakaian Barang GudangBukti Permintaan & Pengeluran barang gudang

14 ? Question Jelaskan tujuan dibuatnya formulir

Sebutkan dan berikan contoh penggolongan formulirSebut serta jelaskan prinsip dasar dalam mendisain
formulirAda empat keadaan yang mendasari perlunya penggunaan formulir, sebutkanDitinjau dari
pengolahan data akuntansi dokumen atau formulir digolongkan menjadi 2, sebutkan dan berikan contoh