Sistem Akuntansi:

FORMULIR

Monika Budiman, SE., M.Ak

 “
A. Definisi Formulir

Formulir (Dokumen) adalah secarik kertas yang memiliki ruang untuk diisi dengan
informasi tanggal penjualan, nama wiraniaga dengan kodenya, nomor urut, nama
barang dan kodenya, kuantitas, harga satuan, harga total setiap barang, harga total
semua barang, dan tanda tangan wiraniaga. Di samping informasi itu, formulir
tersebut berisi informasi yang telah tercetak, misalnya nomor urut formulir dan nama
formulir. Formulir sering pula disebut dengan dokumen.

2
B. Formulir Elektronik
Formulir elektronik merupakan ruang yang ditayangkan dalam layar komputer yang digunakan
untuk menangkap data yang akan diolah dalam pengolaan data elektronik. Berikut beberapa manfaatnya:

● Tidak pernah kehabisan formulir. Dengan formulir elektronik, penawaran selalu sama dengan
permintaan.

● Tidak pernah ketinggalan zaman. Formulir elektronik mudah disesuaikan dengan perubahan
kebutuhan dan peraturan.

● Tidak dimungkinkan penggunakan formulir yang salah. Penggunakan formulir elektronik

memungkinkan penyesuaian isi dan format formulir untuk memenuhi perubahan keadaan sehingga
penyediakan formulir tepat sesuai dengan kebutuhan pemakai.

3
B. Formulir Elektronik
• Tidak memungkinkan pengguna formulir yang salah. Dengan formulir elektronik, pengendalian formulir
dapat dilakukan dengan penentuan pemakai formulir tertentu hanya terbatas pada orang yang memiliki
password.

• Kecepatan pengisian formulir. Cursor akan berhenti di setiap ruang kosong yang harus diisi data, dan
membimbing pengisi ke dalam urutan pengisian formulir secara logis.

• Penangkapan data dilakukan sekali. Dengan menggunakan formulir elektronik, duplikasi penangkapan dan
pemasukan data ke dalam sistem informasi tidak akan terjadi.

• Tidak ada data yang mengambang. Dengan formulir elektronik, data dimasukkan dan dikirimkan dari satu
tempat lain secara elektronik, sehingga tidak ada data yang mengambang.

• Kemudahan dalam pengelolaan formulir. Dengan penggunakan formulir elektronik, perancangan,

pengelolaan, dan pengisian setiap formulir dapat dilakukan melalui sistem yang terintregasi sistem komputer,
dapat menyediakan data berapa kali suatu formulir telah digunakan, bagaimana bentuk formulir setelah revisi
yang terakhir dan berapa lama suatu formulir telah digunakan sejak revisi terakhir.
4
Contoh Faktur Penjualan Tunai

5
C. Manfaat Formulir
Formulir sangat penting artinya untuk menjalankan suatu organisasi. Hampir semua peristiwa dalam
perusahaan terjadi karena formulir dan memerlukan formulir untuk merekamnya.

Dalam perusahaan, formulir bermanfaat untuk :

1. Menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi bisnis.
Setiap transaksi terjadi karena adanya otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk
melaksanakan transaksi tersebut.
Contoh: Transaksi pembelian, harus ada tanda tangan dari Kepala Bagian Pembelian dengan
membubuhkan tanda tangan diatas surat order pembelian.

2. Merekam data transaksi bisnis perusahaan.

Formulir berfungsi sebagai alat perekam data transaksi, ini sebagai bukti telah terjadi transaksi
bisnis.
Contoh: Dalam transaksi penjualan tunai harus terekam di dalam formulir adalah; tanggal
penjualan, nama wiraniaga yang melayani pembeli, nama barang yang dijual, kuantitas, harga jual per
satuan, total harga, tanda tangan wiraniaga, dll.
6
C. Manfaat Formulir
3. Mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan semua kejadian dalam bentuk
tulisan.
Semua perintah pelaksanaan suatu transaksi perlu ditulis dalam suatu formulir untuk
mengurangi kemungkinan kesalahan.
Contoh: Order pembelian barang X sebanyak 100 ton disampaikan secara LISAN oleh
Kepala Bagian Pembelian, kemungkinan besar order ini diterima salah oleh pemasok. Oleh karena itu,
untuk mengurangi kemungkinan kesalahan, biasanya disusul kemudian dengan pengiriman surat
order pembelian kepada pemasok.

4. Menyampaikan informasi pokok dari satu orang ke orang lain di dalam organisasi yang sama atau
organisasi lain.
Formulir berfungsi pula untuk menyampaikan informasi secara intern organisasi atau antar
organisasi.
Contoh: Bagian gudang menggunakan formulir surat permintaan pembelian untuk
memberitahu bagian pembelian bahwa bagian gudang memerlukan barang dengan spesifikasi dan
kuantitas seperti tertulis dalam formulir tersebut.
7
D. Golongan Formulir Menurut Sumbernya
Menurut sumbernya, formulir dapat dibedakan menjadi 3 golongan:

a. Formulir yang dibuat dan disimpan dalam perusahaan. Formulir digunakan secara intern, dan kemudian
disimpan dalam perusahaan. Contoh formulir ini adalah surat permintaan pembelian, memo kredit, memo
kartu jam kerja, bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang.
b. Formulir yang dibuat dan dikirimkan kepada pihak luar perusahaan. Formulir di buat dalam perusahaan
dan digunakan untuk menyampaikan informasi kepada pihak luar perusahaan. Contoh golongan formulir
ini adalah faktur penjualan tunai, faktur penjualan kredit, surat order pembelian, surat permintaan
penawaran harga, bukti keluar, dan surat order penjualan.
c. Formulir yang diterima dari pihak luar perusahaan. Formulir ini diterima dari pihak luar sebagai akibat dari
transaksi bisnis antara perusahaan dengan pihak luar tersebut. Contohnya golongan formulir ini adalah
faktur pembelian, surat order dari piutang yang diterima dari kreditur, dan rekening koran bank.

8
E. Golongan Formulir Menurut Tujuan Penggunaannya
Pada dasarnya formulir dapat dibagi menjadi dua menurut tujuan penggunaannya:
1. Formulir yang dibuat untuk meminta dilakukannya suatu tindakan. Contoh lain formulir yang termasuk dalam
golongan ini adalah :
a. Bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang
b. Surat permintaan penawaran harga
c. Memo kredit dan memo debit.

2. Formulir yang digunakan untuk mencatat tindakan yang telah dilaksanakan. Formulir dalam golongan ini
digunakan untuk merekam data transaksi yang telah dilaksanakan. Sebagai contoh adalah formulir laporan
penerimaan barang. Formulir ini digunakan oleh bagian penerimaan untuk mencatat data barang yang diterima
dari pemasok. Contoh formulir lain yang termasuk dalam golongan ini adalah :
a. Faktur penjualan
b. Faktur pembelian
c. Kartu jam kerja
d. Surat muat
e. Pernyataan piutang 9
F. Prinsip Dasar Yang Melandasi Perancangan Formulir
1. Pemanfaatan tembusan atau copy formulir.
Untuk memenuhi beberapa tujuan sekaligus, perlu dibuat beberapa formulir.
Contoh: dalam transaksi pembelian diperlukan pemberitahuan kepada pemasok mengenai pesanan,
pemberitahuan kepada bagian penerimaan mengenai barang yang akan diterima dari pemasok, dan
pemberitahuan kepada bagian utang untuk melakukan pencatatan utang, jika barangnya sudah diterima.
2. Penghindaran duplikasi dalam pengumpulan data.
Dalam mengumpulkan data hindarilah pengumpulan data yang sama lebih dari satu kali. Sekali data telah
dikumpulkan dari sumbernya, data tersebut harus direkam sedemikian rupa dalam formulir, sehingga dapat
memenuhi kebutuhan informasi bagi semua departemen.
3. Rancangan formulir yang sederhana dan ringkas.
Formulir yang dirancang sederhana dan ringkas dapat menghindari perekaman data yang tidak perlu
sehingga akan membantu pencatatannya ke dalam buku jurnal dan buku pembantu.
4. Unsur internal check dalam merancang formulir.
Formulir merupakan bagian internal check dalam suatu organisasi. Internal cek ini diciptakan untuk dapat
menghasilkan informasi yang dapat dipercaya dan teliti dan untuk menjaga kekayaan organisasi.

10
F. Prinsip Dasar Yang Melandasi Perancangan Formulir
5. Nama dan alamat perusahaan pada formulir.
Formulir untuk antar bagian di dalam di perusahaan, tidak perlu memuat nama dan alamat perusahaan. Namun
untuk yang dikirm ke luar perusahaan, nama, alamat dan bahkan logo perusahaan perlu dicantumkan pada formulir, untuk
memudahkan identifikasi asal formulir tersebut bagi perusahaan penerima.
6. Nama formulir.
Seperti halnya orang, formulir pun perlu diberi nama unutk memudahkan identifikasinya.
Nama formulir biasanya dipilih untuk menggambarkan fungsi formulir tersebut. Nama formulir ini dicetak pada
formulir untuk memudahkan identifikasi terhadap formulir tersebut.
7. Nomor identifikasi pada setiap formulir.
Jika perusahaan mengggunakan berbagai jenis formulir, pemberian nomor identifikasi terhadap formulir mulai
diperlukan. Untuk mengingat berbagai nama formulir, kemungkinan orang akan menemui kesulitan. Oleh karena itu
nomor dapat melengkapi nama, untuk memudahkan identifikasi formulir. Dalam prakteknya tidak jarang nomor identifikasi
lebih umum digunakan untuk menyebut formulir dibandingkan dengan nama formulir tersebut.
8. Formulir besar.
Jika kita mengisi banyak kolom dalam formulir yang lebarnya dua atau tiga kali kertas ukuran folio, kemungkinan besar
kita mengisi pada baris yang salah. Untuk menghindarinya, setiap garis diberi nomor urut baik sisi kiri atau kanan.

11
Contoh Formulir Bukti Kas Keluar

12
F. Prinsip Dasar Yang Melandasi Perancangan Formulir
9. Pencetakan garis pada fomulir.
Garis harus dicetak pada formulir, jika formulir tersebut akan diisi dengan tangan. Jika pengisian formulir akan
dilakukan dengan mesin ketik, garis tidak perlu dicetak karena mesin ketik akan dapat mengatus spasi sendiri.
10. Pencantuman nomor urut tercetak.
Digunakan untuk mengawasi pemakaian formulir dan untuk identifikasi transaksi bisnis. Pemakaian nomor
urut tercetak pada formulir seperti bukti kas keluar, cek, faktur penjualan dan sebagainya merupakan elemen
pengawasan intern terhadap transaksi yang bersangkutan dengan formulir tersebut. Demikian juga dapat berfungsi
untuk mencari dokumen bila formulir tersebut hilang.
11. Rancangan formulir yang hanya memerlukan pengisian tanda V (cek list) atau X (silang), atau dengan
mencantumkan jawaban “Ya” atau “Tidak”.
Jika informasi yang akan dikumpulkan dengan formulir dapat ditentukan lebih dahulu, untuk menghemat waktu
pengisian, informasi tersebut dicetak dalam formulir, sehingga pengisi formulir tinggal membubuhkan tanda V
(cek list) atau X (silang) untuk informasi yang dipilih oleh pengisi.
12. Formulir ganda.
Adalah formulir yang terdiri dari formulir asli dan tembusannya. Tembusan formulir ini dapat diisi dengan
satu kali penulisan pada formulir aslinya dengan berbagai cara, sbb: menyisipkan karbon , menggunakan
kertas tanpa karbon sebagai bahan cetak formulir berganda.
13
Contoh Surat Order Pembelian

14
G. Kapan Formulir Diperlukan?

1. Jika suatu kejadian harus dicatat, maka formulir perlu digunakan.

Misalnya: suatu perusahaan perlu mencatat transaksi penjualan tunai yang dilakukannya setiap hari, maka
perlu membuat formulir faktur penjualan tunai untuk merekam transaksi tersebut setiap harinya.

2. Jika informasi tertentu harus dicatat berulang kali, penggunaan formulir akan mengurangi waktu
penulisan informasi tersebut.
Contoh: jika setiap kali mengajukan permintaan pembelian, bagian gudang harus menuliskan nama
barang, spesifikasi, kuantitas, dan sifat permintaan (biasa, segera, atau mendesak), maka perlu dibuat formulir
dengan kolom-kolom untuk menampung informasi tersebut, sehingga mengurangi waktu penulisan
informasi yang harus disampaikan oleh bagian gudang kepada bagian pembelian.

15
G. Kapan Formulir Diperlukan?

3. Jika berbagai informasi yang saling berhubungan perlu disatukan dalam tempat yang sama, untuk
memudahkan pengecekan yang cepat mengenai kelengkapan informasinya, maka formulir harus digunakan.
Untuk dapat memenuhi permintaan pembelian yang diajukan oleh bagian gudang, bagian pembelian
memerlukan informasi lengkap mengenai nama barang yang akan dibutuhkan, spesifikasi, kuantitas, dan kapan
barang tersebut diperlukan. Semua informasi tersebut perlu disatukan di tempat yang sama untuk memungkinkan
bagian pembelian melaksanakan pemesanan kepada pemasok dengan benar.
Untuk memudahkan pengecekan secara cepat mengenai kelengkapan informasi tentang barang yang diminta
oleh bagian gudang, maka formulir surat permintaan pembelian harus digunakan.

4. Jika dibutuhkan untuk menetapkan tanggung jawab terjadinya transaksi, fromulir perlu digunakan.
Jika tanggung jawab terjadinya transaksi akan dibebankan kepada seseorang diperlukan formulir untuk
merekam pertanggungjawaban pelaksanaan transaksi tersebut.

16
Pembagian Zona Dalam Formulir

17
H. Faktor Yang Perlu Dipertimbangkan Dalam Merancang Formulir
1. Siapa yang memerlukan atau akan mendapat informasi yang dicatat di dalam formulir tersebut? Hal ini akan menentukan
berapa lembar formulir tersebut harus dibuat.
2. Adakah formulir lain yang sekarang dirancang atau sekarang digunakan berisi informasi yang sama? Jika ya, apakah ada
kemungkinan menyatukan informasi di dalam formulir yang dirancang ini dengan formulir lain tersebut? Banyak
perusahaan yang membuat faktur penjualan, surat muat (bill of lading), slip pembungkus (packing slip) dan surat order
pengiriman dalam satu kali penulisan.
3. Apakah elemen-elemen yang harus dicantumkan di dalam formulir telah disusun menurut urutan yang logis? Hal ini akan
mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pengisian formulir dan akan mengurangi waktu pengisian dan
penggunaan formulir.
4. Apakah formulir tersebut akan memerlukan penulisan dengan tangan atau pemrosesan dengan mesin, atau keduanya? Hal
ini akan menentukan lebar spasi dan penggunaan garis atau hanya spasi saja.
5. Apakah formulir tersebut akan diisi dengan pensil, tinta, mesin ketik atau mesin khusus atau dengan proses penggandaan
yang lain? Hal ini akan menentukan jenis dan mutu kertas yang akan digunakan serta jumlah ruang yang harus disediakan
untuk memungkinkan pencatatan informasi.
6. Apakah formulir tersebut akan disimpan di dalam suatu arsip? Hal ini akan menentukan mutu kertas yang harus digunakan,
ukuran kertas, dan sebagainya.
18
I. Informasi Yang Diperlukan Dalam Merancang Kembali
Suatu Formulir
Formulir yang digunakan oleh perusahaan perlu ditinjau secara periodik untuk menentukan perlu
tidaknya diadakan penyempurnaan, penggantian, atau penghentian pemakaian formulir yang sekarang
digunakan. Untuk itu perlu dilakukan survei guna mengumpulkan informasi:
a. Yang bersangkutan dengan formulir itu sendiri, misalnya mengenai isinya, jumlah lembar
tembusannya, dan jenis kertas yang digunakan.
b. Yang bersangkutan dengan kegiatan penyediaan, pengisian, dan pencatatan informasi dari formulir
tersebut.
Daftar pertanyaan yang digunakan oleh analis sistem untuk mengumpulkan informasi formulir yang
akan diperbaiki desainnya meliputi aspek secara umum, teks, desain, kertas, dan produksi. Contohnya
mengenai aspek produksi, pertanyaannya: berapa kuantitas yang digunakan? Bulanan.....Tahunan......

19
J. Dokumen Sumber dan Dokumen Pendukung
● Ditinjau dari pengolahan data akuntansi, dokumen atau formulir digolongkan menjadi dua macam: dokumen
sumber (source document) dan dokumen pendukung (supporting document atau corroborating document).

● Dokumen sumber adalah dokumen yang dipakai sebagai dasar pencatatan ke dalam jurnal atau buku pembantu,
sedangkan dokumen pendukung adalah dokumen yang melampiri dokumen sumber sebagai bukti sahihnya
transaksi yang direkam dalam dokumen sumber.

● Sebagai contoh dokumen yang digunakan untuk merekam transaksi penjualan terdiri dari faktur penjualan, yang
merupakan dokumen sumber sebagai dasar pencatatan ke dalam jurnal penjualan dan kartu piutang, yang
dilampiri dengan surat order pengiriman, laporan pengiriman barang, dan surat muatan (bill of lading) sebagai
dokumen pendukung faktur penjualan tersebut.

● Surat order pengiriman membuktikan bahwa transaksi penjualan tersebut telah diotorisasi oleh Bagian Order
Penjualan, laporan pengiriman barang membuktikan telah dilaksanakanya pengiriman barang kepada pembeli
sesuai dengan perintah yang tercantum dalam surat order pengiriman, sedangkan surat muat membuktikan telah
diserahkannya barang kepada perusahaan angkutan umum dalam pelaksanaan pengiriman barang kepada
pembeli.
20
J. Dokumen Sumber dan Dokumen Pendukung
Transaksi Dokumen sumber Dokumen pendukung yang
bersangkutan
Penjualan tunai Faktur penjualan tunai Pita register kas
Penjualan kredit Faktur penjualan Surat order pengiriman
Laporan pengiriman barang surat
muat
Retur penjualan Memo kredit Laporan penerimaan barang
Pembelian Bukti kas keluar Surat order pembelian
Laporan penerimaan barang Faktur
dari pemasok
Retur pembelian Memo debit Laporan pengiriman barang
Penggajian dan Bukti kas keluar Daftar gaji
pengupahan Rekap daftar gaji
Pemakaian barang Bukti permintaan dan
gudang pengeluaran barang gudang

21
Terima Kasih

22