Forms: Definition, Social Function, and Generic Structure

Definition Melansir Merriam-Webster, form is a printed or typed document with blank spaces
for insertion of required or requested information. Formulir ialah dokumen yang dicetak atau
diketik dengan tempat kosong untuk penyisipan informasi yang diperlukan atau diminta.
Formulir biasanya diberikan pada kita untuk kemudian diisi dengan data yang benar dan
dikembalikan kepada yang bertugas mengurus formulir.

Social function Formulir mempunyai fungsi sosial. Dikutip dari Smartdraw, formulir, khususnya
formulir aplikasi, digunakan untuk mengumpulkan informasi yang relevan dan diperlukan dari
pemohon. Jadi, formulir sangat berguna jika kita mendaftar atau membuka akun atau sejenisnya
yang memerlukan data diri kita. Jika tidak mengisi formulir, perusahaan atau pihak organisasi
tidak akan bisa memproses permintaan atau aplikasi kita.

Generic structure Formulir memang bukan teks yang berisi berita atau cerita, namun formulir
juga mempunyai struktur. Strukturnya kurang lebih seperti berikut:

1. Heading (Kepala) Bagian heading atau kepala biasanya merupakan judul dan nama lembaga
atau organisasi yang memberikan formulir. Umumnya juga disertai alamat dan nomor telepon
lembaga tersebut.

2. Instruction (Instruksi) Instruction atau instruksi biasanya dituliskan agar pemohon atau
applicant tidak kebingungan dalam mengisi formulir dan bisa melengkapinya dengan baik.
Instruksi ini berisi panduan atau tata cara pengisian formulir.
3. Body (Isi) Bagian body merupakan informasi yang perlu dilengkapi oleh pemohon atau
applicant. Bagian ini kurang lebih mencakup informasi sebagai berikut:
Name / Nama
Date of birth / Tanggal lahir
Gender / Jenis kelamin
Address / Alamat
City / Kota
Zip code / Kode pos
Phone number / Nomor telepon
Email address / Alamat email
Job title / Pekerjaan

Kelengkapan isi formulir juga berbeda-beda tergantung organisasi atau pihak yang memberikan
formulir. Biasanya untuk formulir sekolah, data yang perlu diisi jumlahnya banyak. Sedangkan
untuk formulir pembelian biasanya lebih merujuk pada kelengkapan nama, nomor telepon,
alamat, dan data barang yang dibeli. 4. Closing (Penutup) Bagian closing dapat berupa tempat
dan tanggal di mana formulir diserahkan serta nama lengkap dan tanda tangan pemohon. Selain
itu, bagian closing juga bisa memuat terms and conditions (syarat dan ketentuan) atau
(pernyataan persetujuan).

Formulir ada beberapa jenis berdasarkan tujuannya. Jenis formulir ada beberapa, yaitu purchase
form, order form, withdrawal slip, deposit slip, reservation form, dan medical form. Berikut
penjelasan masing-masing jenis formulir:
1. Purchase form Purchase form atau formulir pembelian merupakan salah satu jenis formulir
yang berkaitan dengan proses jual beli. Melansir Formplus, purchase order merupakan
dokumen komersial yang diterbitkan oleh pembeli kepada penjual yang menunjukkan detail
penting tertentu seperti jenis, kuantitas, dan harga yang disepakati untuk suatu produk dan
atau layanan. Berikut contohnya:
2. Order form Order form atau formulir pemesanan merupakan jenis formulir yang digunakan
pembeli untuk memesan suatu produk. Pengertian order form menurut Merriam-Webster
adalah formulir yang pelanggan dapat gunakan untuk memesan produk dari sebuah
perusahaan.

3. Withdrawal slip Withdrawal slip atau slip penarikan biasa kita temui di bank. Pihak bank akan
memberikan kita withdrawal slip ketika kita ingin menarik uang di bank. Melansir Collins
Dictionary, withdrawal slip merupakan formulir kertas kecil yang harus diisi sebelum melakukan
penarikan uang dari bank, building society, dll.produk dari sebuah perusahaan.

4. Deposit slip Deposit slip merupakan slip penyetoran yang kita gunakan ketika menyetorkan
uang di bank. Dikutip dari Collins Dictionary, deposit slip merupakan slip yang diisi saat
melakukan setoran ke rekening bank dan berisi informasi seperti jumlah setoran, jenis setoran
apakah itu setoran tunai atau cek, nomor rekening dan tanggal.
5. Reservation form Reservation form adalah formulir reservasi. Ketika ingin memesan tempat
seperti misalnya kamar hotel, restoran, dan lain-lain, perusahaan akan memberikan kita formulir
reservasi untuk diisi.
6. Medical form Medical form atau formulir medis digunakan untuk mencatat data pasien di
rumah sakit, klinik, dan sejenisnya.

1. Identifying the form

From the two pictures, we can see the differences between the forms based on
the functions. They are:
1. Deposit Slip: to save some money into a bank account
2. Reservation Form: to reserve or to book a place for an event
3. Purchase Order: to purchase some goods
4. Withdrawal Slip: to withdraw some money from the bank account
 5. Enrollment form: to make someone become an official member of a course,
collage, or group.

2. Filling out Some Forms

in filling out the forms, students should pay attention to the important
information, such as personal identities, name, and signature

3. Classifying the Elements of Forms

a. The elements of a deposit form are:
 date
 account number
 name of account holder
 account type
 amount of money
 depositor's signature
 teller's signature
b. The elements of the registrations form are:
 Full name of the participants
 Place and date of birth
 Address
 Phone Number
 School / grade

 4. Characteristic of form

 Less to write (people only write what is instructed in the space provided.
Generally, space is limited)
 Clear instructions about information to be supplied
 Uniformity (For a special purpose, each person will fill in a similar form)
 Information can be re-examined later (Usually, we can find a space for one's
signature in a form. It is important to evaluate the accuracy of the information
provided)
 Simpler tasks (Forms enable people to collect and distribute data easily