BAB 1

FORMULIR

1.1 Pengertian Formulir

Dalam arti sempit formulir adalah bukti transaksi atau sering disebut sebagai dokumen. Dalam
arti luas formulir adalah secarik yang telah diatur formatnya sedemikian rupa untuk diisi sesuai
dengan kebutuhan tertentu. Selain itu formulir juga memiliki informasi yang tercetak, misalnya
nomor urut dan nama formulir tersebut, contoh: faktur penjualan.

1.2 Manfaat Formulir

Berikut manfaat formulir, diantaranya ;

1. Menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi bisnis.

Setiap transaksi terjadi karena adanya otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang
untuk melaksanakan transaksi tersebut. Contoh : transaksi pembelian, harus ada tanda
tangan dari Kepala Bagian Pembelian dengan membubuhkan tanda tangan diatas surat
order.
2. Merekam data transaksi bisnis perusahaan.
Formulir berfungsi sebagai alat perekam data transaksi, sebagai bukti telah terjadi
transaksi bisnis. Contoh : dalam transaksi penjualan tunai harua terekam di dalam
formulir adalah tanggal penjualan; nama wiraniaga yang melayani pembeli; nama barang
yang akan dijual; kuantitas; harga jual persatuan; total harga; tanda tangan wiraniaga; dll.
3. Mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan semua kejadian dalam
bentuk tulisan.
Semua perintah pelaksanaan suatu transaksi perlu ditulis dalam suatu formulir untuk
mengurangi kemungkinan kesalahan. Contoh : order pembelian barang A sebanyak 100
ton disampaikan secara lisan oleh Kepala Bagian pembelian, kemungkinan order ini salah
diterima pemasok sangat besar. Untuk mengurangi kesalahan maka dikirim surat order
pembelian kepada pemasok.
4. Menyampaikan informasi pokok dari orang satu ke orang lain.
 Formulir berfungsi pula untuk menyampaikan informasi secara intern organisasi atau
antar ekstern organisasi.

1.3 Jenis Formulir

Jenis formulir ada dua macam yaitu formulir intern dan formulir ekstern.

1. Formulir intern
Formulir intern adalah formulir yang digunakan di dalam lingkungan sebuah perusahaan
antara para pengawas, pegawai, dan wakil-wakil sebuah perusahaan.
Contoh : tiket-tiket biaya, formulir pengeluaran, order-order pabrik, permohonan bahan-
bahan, data mengenai penjualan, keterangan mengenai hasil pekerjaan pegawai.
2. Formulir ekstern
Formulir ekstern adalah formulir yang digunakan diluar lingkungan perusahaan yang
mana formulir tersebut dikirimkan kepada para pelanggan.
Contoh : order-order pembelian, faktur-faktur, dan memo-memo kredit.

Jenis formulir daapat dibedakan lagi menjadi meurut sumbernya dan menurut tujuan
penggunaannya.

1. Menurut sumbernya :
 Formulir yang dibuat dan disimpan dalam perusahaan.
Contoh : surat permintaan pembelian, memo, kartu jam kerja, dll
 Formulir yang dibuat dan dikirimkan kepihak luar perusahaan.
Contoh : faktur penjualan, surat order pembelian, dll
 Formulir yang diterima pihak luar.
Contoh : faktur pembelian, rekening koran bank, dll
2. Menurut tujuan penggunannya :
 Formulir yang bertujuan untuk mencatat suatu tindakan.
Contoh : faktur penjualan, faktur pembelian, dll
 Formulir yang bertujuan untuk meminta dilakukan suatu tindakan.
Contoh : bukti permintaan dan pengeluaran barang di gudang, surat permintaan
penawaran harga, dll
1.4 Jenis Formulir yang Dipergunakan di Kantor

1. Formulir tunggal (single)

2. Formulir stub type
3. Formulir continuous stub type
4. Formulir kipas atau penggunaan menurut huruf z (fan or z)
5. Formulir continuous semi

1.5 Ciri-ciri Formulir yang Baik

1. Mempunyai identitas yang jelas

a. Judul/nama yang mudah dimengerti
b. Nomor formulir
2. Kandungan informasi
a. Bermanfaat bagi organisasi yang memakainya
b. Sesuai dengan sistem, prosedur, dan metode yang digunakan
c. Informasi yang tidak di ulang-ulang
3. Unsur pengisian informasi
a. Sesuai dengan metode pengisiannya
b. Penyediaan dan pengaturan kolom-kolom dan kotak-kotak isian harus baik
c. Pengelompokan informasi
d. Pengaturan layout, baik secara vertical maupun horizontal
e. Ukuran formulir
4. Pengolahan informasi
a. Memungkinkan untuk cara pengolahan yang dipergunakan
5. Dapat membantu pemakai formulir
a. Mempunyai intruksi dan cara pengisian yang jelas
b. Penggunaan garis pembantu
c. Judul kolom yang jelas
d. Metode pengisian yang mudah
e. Penggunaan carbonless paper untuk formulir berganda
6. Biaya yang murah
a. Biaya pembuatan / penggandaan
 b. Biaya produksi
c. Pengiriman
7. Tindak lanjut yang mudah
a. Untuk keperluan penyimpanan formulir
b. Untuk pengecekan, apakah tersedia sarananya
c. Pengiriman

1.6 Perancangan formulir

a. Prinsip
1. Identitas perusahaan, ada nama dan alamat perusahaan untuk formulir ke pihak luar
perusahaan
2. Indentitas formulir, ada nama dan id formulir
3. Memiliki tembusan/copy
4. Hindari duplikasi dalam menghimpun data
5. Diotorisasi oleh pejabat yang berwenang
6. Memiliki nomor urut tercetak
b. Desain
Desai formulie dapat dipertimbangkan dari sudut pertimbangan-pertimbangan :
1. Fungsional berhubungan dengan faktor-faktor seperti :
Cara formulir digunakan, tujuan, keterangan yang diperiksa kepada siapa, dan jumlah
copy yang diperlukan. Pentingnya pertimbangan fungsional yaitu penghematan lebih
besar melalui pertimbangan fungsional.
2. Pertimbangan fisik, meliputi :
Tindakan, jenis, cetakan, kertas, ukuran, dan biaya cetak.

1.7 Bagian Pokok Formulir

1. Pengenalan (Introduction)
Pengenalan disajikan pada bagian atas formulir dan harus memuat judul formulir dan
nomor formulir.
2. Instruksi (Instruction)
 Instruksi terdiri dari dua jenis, yaitu bagaimana mengisi formulir dan apa yang harus
dikerjakan terhadap formulir setelah pengisian.
3. Isi utama (Main body)
Informasi yang terhubung secara logis harus digolongkan bersama-sama pada formulir
dengan memakai kolom dan tanda batas persegi yang digunakan sebanyak mungkin
untuk menyediakan ruang (spasi) bagi data yang dicatat.
4. Kesimpulan (Conclusion)
Kesimpulan disajikan pada bagian bawah formulir. Bagian ini harus memberikan ruang
(spasi) yang cukup untuk posisi akhir atau persetujuan akhir transaksi yang dicatat pada
formulir termasuk tanda tangan persetujuan dan tanggalnya.